Đề tài quản lý khách sạn

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 1/ Mô tả đề tài: 1.1 Mô tả thực tế Khách sạn Khảo sát khách sạn tiêu chuẩn , đặt thành phố Hồ Chí Minh Qui mơ khách sạn có 100 phịng ngủ phịng Suite chia làm kiểu phòng gồm : Excutive Deluxe Rooms (loại phịng đơn, phịng đơi) Deluxe Rooms (loại phịng đơn, phịng đơi) Superior Rooms (loại phịng đơn, phịng đơi) Tất phịng trang bị ,tùy thuộc vào loại phòng, thiết bị : máy điều hịa , truyền hình cáp , truyền hình vệ tinh , mini-bar , bàn làm việc , điện thoại , Internet … Ngoài khách sạn phục vụ dịch vụ : đưa đón sân bay , cho thuê xe, karaoke , giặt ủi, thư tín , trao đổi ngoại tệ… Hiện khách sạn chưa có chương trình chun quản lý việc đặt phịng tóan Nhân viên khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phịng khách hàng.Chính gặp phải số khó khăn sau: Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phòng thời gian Khó kiểm tra phịng hư, kiểm sốt trạng thái phòng ( phòng trống , phòng sử dụng ) Khó việc quản lý thơng tin khách hàng, thơng tin hố đơn, thơng tin phiếu đăng ký phịng, đăng ký dịch vụ… Vì lý , ban lãnh đạo khách sạn yêu cầu phải có chương trình nhỏ đặt phận kinh doanh khách sạn có khả quản lý thơng tin khách hàng , thơng tin đặt phịng, nhận phòng , trả phòng , báo cáo , quản lý danh mục phòng… Giám đốc điều hành Bộ phận kinh doanh Bộ phận tiếp tân Bộ phận nhân Bộ phận kế toán Kế toán Tạp vụ Bộ phận dịch vụ Bộ phận giải trí Dịch vụ ăn uống Dịch vụ thể thao Mơ Hình tổ chức Khách Sạn Bảo vệ 1.2 Đặc tả yêu cầu cho chương trình Mơ tả quy trình thực chương trình: + Khách hàng có nhu cầu khách sạn gọi điện để đặt phòng trước Nhân viên sử dụng chương trình để ghi nhận thơng tin đặt phịng vào phiếu đăng ký : thơng tin khách hàng, số phòng đặt, loại phòng, kiểu phòng, ngày đến nhận phịng… Khách hàng đặt phịng lúc đến Nhận thông tin đặt phịng, nhân viên kiểm tra tình trạng phịng để đưa thơng báo cho việc đặt phịng khách hàng + Khi khách hàng đến nhận phòng, nhân viên cập nhật thêm thông tin khác vào phiếu đăng ký như: ngày đến, số lượng trẻ em, số lượng người lớn, phương thức toán, số tiền trả trước, dịch vụ khách hàng đăng ký dịch vụ… Đồng thời, nhân viên tạo khách hàng sở liệu Khách hàng xem thơng tin phịng: kiểu phịng, loại phịng, giá phịng, trang bị phịng…, xem thơng tin dịch vụ: tên dịch vụ, giá dịch vụ… để đăng ký + Khi khách hàng trả phòng, nhân viên dựa vào phiếu đăng ký, tính số tiền chi phí phải trả (tiền phịng, tiền dịch vụ, tiền thuế VAT) xuất phiếu toán cho khách hàng + Đối với số khách hàng yêu cầu xuất hố đơn đỏ, nhân viên nhận thơng tin từ khách hàng: tên khai thuế, mã số khai thuế, địa khai thuế kiểm tra tính hợp lệ thơng tin để xuất hố đơn theo yêu cầu khách hàng Những yêu cầu hệ thống chia làm phần : Nhập : Thông tin khách hàng (họ tên khách hàng, giới tính, quốc tịch, số điện thoại, địa chỉ, CMND hộ chiếu, email…) Thơng tin đặt phịng ( ngày đến , ngày , số người lớn , số trẻ em ,số lượng phòng , loại phòng , kiểu phòng, giá phòng , dịch vụ , ghi chú…) Kiểu Phòng (Excutive Deluxe, Deluxe, Superior) Phịng loại ( phịng đơn ,phịng đơi ) Giá trang thiết bị phòng Thông tin khách sạn ( để hiển thị lên phần phiếu đăng ký, phiếu toán, hố đơn…) Thơng tin người quản trị , thơng tin người dùng Xuất : Phiếu đăng ký phòng Hiển thị thơng tin phịng trống Tình trạng phịng ( kiểu , loại giá phòng ) Danh sách giá dịch vụ có Hiển thị danh sách khách hàng đặt phòng trước ,danh sách khách hàng sử dụng phòng Xử lý : Tự động tính tổng số tiền:tiền phịng ,thuế , phí dịch vụ … Điều khiển : Hệ thống có giao diện thân thiện dễ sử dụng Hệ thống phân quyền người sử dụng Khách hàng phục vụ nhanh Chất lượng dịch vụ cải thiện Hóa đơn tính cách xác Dễ dàng quản lý thơng tin khách hàng Dễ tìm kiếm thông tin khách hàng Sự thay đổi trạng thái phịng kiểm sốt Cung cấp nhiều thơng tin trạng thái phòng , giá phịng Cung cấp nhiều thơng tin dịch vụ Điều khiển mạnh hơn: Các lỗi nhập liệu bị loại bỏ Bảo mật cao Số lượng nhân viên tiếp tân giàm , giúp giảm chi phí Chi phí lọai giấy tờ , thủ tục lạoi bỏ Microsoft Visual Studio 2005 (C#)- Viết source code Microsoft SQL Server 2000 - Dùng để thiết kế liệu Microsoft Word 2003 - Dùng để viết báo cáo Microsoft Visio- Dùng dể vẽ ERD, DFD 1.3 Mơ tả quy trình làm việc khách sạn: Đặt phịng Thơng tin đăng ký Thơng tin kiểm tra Kết Nhận phịng Phịng đầy Lấy phòng Trả phòng Ngày đến Sử dụng dịch vụ In phiếu tốn Thơng tin trả phịng Phí dịch vụ Tiền phải trả Phí 1.4 Một số mẫu đơn: a) Mẫu đơn Booking b) Mẫu đơn Customer Payment Report b) Mẫu đơn Checked In Guests Report