Hướng dẫn chi tiết tất cả các chức năng của powerpoint 2007
Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 1 M ỤC L ỤC PHẦN 1.CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GI ẢN 5 1.1. Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 5 1.1.1. Làm quen với giao diện mới (Ribbon) 5 1.1.2. Tìm hiểu về thư viện (Gallery) trong tab Amination 6 1.1.3. Các trình so ạn thảo cơ bản đư ợ c s ử dụ ng trong quá trình so ạn thảo power point 6 1.1.4. Khám phá nh ữ ng chức năng khác không hi ện t rên Ribbon 7 1.1.5. S ử dụn g Quick Access Toolbar 8 1.1.6. Thay đ ổi góc nhìn cho bài thuyết tr ìn h 8 1.1.7. Phím t ắt của Pow erPoint 2007 9 1.2. Các thao tác cơ b ả n 10 1.2.1. Tìm hi ểu v ề workspace (không gian làm việc) 10 1.2.2. Làm việc v ới Slide 11 1.2.3. Thêm slide m ới vào b ài thuyết tr ìn h 14 1.2.4. Chọn kiểu dàn trang (layout) cho slide 15 1.2.5. Nhập n ội dun g văn b ản vào slide 16 1.2.6. Chèn slide t ừ một bài thu yết trình khác 16 1.2.7. Tạo ra nh ữ ng ghi chú cho ngư ời th uyết tr ình (sp eaker notes) 17 1.3. Đ ịnh dạng sl ide 18 1.3.1. S ử dụn g slide Master: 18 1.3.2. Ch ọn lại theme 19 1.3.3. S ử dụn g theme color: 20 1.3.4. Thay đ ổi màu nền: 20 1.3.5. Textbox: 22 1.3.6. Gióng hàng văn bản và các thiết lập khác: 24 1.3.7. Đ ối tượn g shape 25 1.3.8. S ử dụn g Header và Footer 25 1.3.9. Các m ẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) 26 1.3.10. Các m ẫu thiết kế theo chủ đề (Themes) 26 1.4. B ảng biể u 27 Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 2 1.4.1. Tạo b ản g: 28 1.4.2. Đưa WordArt vào Slide: 28 1.5. Hình ản h 29 1.5.1. Cách chèn hình ảnh hoặc nh ữn g thành phần khác 29 1.5.2. Cách chèn hình ảnh h oặc nh ữn g thành phần khác b ằn g Tab Insert 30 1.6. Ch ỉnh s ửa slide 30 1.7. S ắp xếp nội dung slide 31 PHẦN 2.CÁCH SỬ D ỤN G BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ VÀ BẢNG BIỂU 32 2.1. Sử d ụn g hiệu ứng đồ họa với SmartArt 32 2.1.1. Tạo đ ồ họa Sma rtArt 32 2.1.2. Blank Graphic: Phương pháp th ứ nhấ t 32 2.1.3. Blank Graphic: Phương pháp th ứ ha i 33 2.1.4. Cách th ể hiện nội du ng văn b ản (t ext) vào các hình đ ồ họ a 34 2.2. Tạo trình diễn chuyên nghiệp với slide đồ họa 35 2.2.2. Ch ủ đề bài th uyết tr ình: ki ến thứ c căn bản về mẫu slide 35 2.2.3. Mẫu SmartArt: Ví dụ 1 36 2.2.4. M ẫu Sma rtArt: Ví d ụ 2 37 2.2.5. Thay đ ổi m àu sắc cho m ẫu (style) 37 2.2.6. Tìm hi ểu th êm về sh ape (hình d ạng ) 38 2.2.7. Tìm hi ểu th êm về mẫu cho văn b ản (t ext style) 39 2.2.8. C ập nhật một biểu đồ c ũ 39 2.3. Công cụ trong quá trình biễu di ễ n 40 2.3.1. S ử dụn g bút v ẽ : 40 2.3.2. Tạo ghi chú: 41 2.3.3. Tìm và chuyển đ ến một file: 41 PHẦN 3.THÊM ÂM THANH HOẶC L ỜI T HOẠI 42 3.1. Chèn một file âm thanh 42 3.1.2. Chèn âm thanh b ằ ng cách s ử dụn g tab Insert 42 3.1.3. Chèn âm thanh b ằ ng cách s ử dụn g Slide Placeholder 43 3.1.4. Bắt đầu chơi âm thanh 43 3.1.5. Chơi âm thanh trên Slide 44 Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 3 3.1.6. Thi ết lập thời gian cho âm thanh ngừng 45 3.1.7. Thay đ ổi cách âm thanh b ắt đầ u 46 3.1.8. Cài đ ặt phươn g thức kích ho ạt (trigger ) âm thanh trên slide 46 3.1.9. File âm thanh của b ạn li ên k ết h ay đư ợ c nhúng 47 3.1.10. Làm th ế nào đ ể th ực hi ệ n các file liên kết 48 3.2. Chơi âm thanh từ đĩa CD 49 PHẦN 4.ĐỊNH DẠNG BÀI THUYẾT TRÌNH 50 4.1. Cá nhân hóa định dạng bài thuy ế t trình 50 4.1.1. Chọn theme để phục vụ cho định dạng thuyết trình của bạn 50 4.1.2. Các thành phần của m ột them e 51 4.1.3. Thay đ ổi h oặc tùy bi ến theme 51 4.1.4. Tùy bi ến màu sắc theme 52 4.1.5. Thay đ ổi màu nền của slide 52 4.1.6. S ử dụn g m ột hình ảnh l àm hình n ền cho slid e 53 4.1.7. Làm m ờ ảnh nền của slide 54 4.1.8. Lưu trữ file với một theme mới 55 4.2. Khám phá sức mạnh của Custom layout 55 4.2.1. S ứ c m ạnh của layout 55 4.2.2. Layouts và Placeholders 56 4.2.3. Xem l ại Sile Master 56 4.2.4. Tạo ra m ột custom l ayout 57 4.2.5. S ử dụn g custom layout của bạn 57 4.2.6. Lưu trữ một template 58 PHẦN 5.CHU ẨN BỊ THUYẾT TRÌNH 59 5.1. Bảo vệ, in ấn và chuẩn bị s ẵ n sàng cho bài thuy ế t trình 59 5.1.1. Ki ểm chứ ng, in ấn v à chu ẩn bị th uyết tr ìn h 59 5.1.2. Duyệt lại trên máy tính 59 5.1.3. Ki ểm tr a ngữ pháp và những bình lu ận (comment) trên slide 61 5.1.4. In ấn t ài liệ u 61 5.1.5. In ấn ghi chú 62 5.1.6. Thêm n ội dun g footer trong tài li ệu handout và tài li ệu note s 62 Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 4 5.1.7. Ch ọn màu s ắc đ ể in ấ n 63 5.1.8. Sao chép đ ến C D 63 PHẦN 6.CÁC THỦ THU Ậ T TRONG MS OFFICE POWERPOINT 64 6.1. Thay đ ổi Th eme một cách nhanh chóng: 64 6.2. Sử d ụng c ác font ph ổ b iến 64 6.3. Giữ các layout cho riêng mình 64 6.4. Giữ các layout cho riêng mình 64 6.5. Nhúng các font đ ể s oạn th ảo đ ượ c d ễ d àn g 65 6.6. Đ ể lại co mment cho các đ ồng nghiệ p 65 6.7. Cách đi ệu h óa các bảng dữ li ệ u 65 6.8. Nén ản h 65 6.9. Chèn bi ểu đồ powerpoint 65 6.10. T ạo mẫu tr ình chi ếu. 66 6.11. Sử d ụng Ex cel đ ể định d ạng các b iểu đồ 66 6.12. Nhóm và lưu đ ể sử d ụ ng l ại . 66 6.13. Canh l ề cho các đ ố i tượng trên một slide 66 6.14. Sử d ụng khu ng lưới cho layout . 66 6.15. Hi ện th ướ c k ẻ 66 6.16. T ạo nút ac tion . 67 6.17. Chèn các background chung 67 6.18. T ạo nhiều c ột văn bản 67 6.19. Tùy ch ỉnh hình vẽ . 67 6.20. Xem và sửa trình chi ếu . 67 6.21. Sử d ụng c hế độ Kiosk để tự đ ộn g chạy. 67 6.22. T ạo S martArt từ những thứ có sẵn . 68 6.23. HACK: Không sử d ụn g t ất cả slide c ủ a b ạn. 68 6.24. Tab Developer . 68 6.25. Chèn Flash vào trong các trình chi ếu . 68 Ngu ồn t ham kh ảo : Microsoft Việt Nam Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 5 PHẦN 1. CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN 1.1. Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 1.1.1. Làm quen với giao di ện mới (Ribbon) Những ph ần thay đ ổ i d ễ nh ận thấy nh ất là khu v ực phía trên của cửa s ổ PowerPoint. Thay vì những menu và toolbar như trước đây thì người dùng PowerPoint 2007 s ẽ th ấ y cách s ắp xếp khoa học hơn với nh ững l ệ nh liên quan đư ợc đưa vào m ột nhóm. Dãy lệnh trên cửa sổ PowerPoint 2007 được g ọi là Ribbon, nó được xem là trung tâm đi ề u khiển cho vi ệ c t ạo ra các bài thuyết trình (Presentation) . Ribbon bao gồm m ột số tab với chức năng cụ th ể nh ư sau: Insert: Đây là nơi bạn có thể thêm vào slide nh ững table, picture(hình ảnh), Chart(biểu đ ồ), clip art (thêm vào những đo ạn text, âm thanh, hình vẽ-drawing,…), photo alblum (chọn hình nền cho slide), shapes, Design: là nơi làm cho slide có hình th ức đ ẹ p hơn bao gồm cách thiết k ế thông t in n ền, font ch ữ và cách sắp x ếp màu s ắc . Animations: Đây là tab t ạo nên sinh khí cho bài thuyết trình. Bạn có th ể d ễ dàng s ử d ụng nhi ều hi ệ u ứng cho bài thuyết trình trên tab này. Slide Show: Khi b ắt đ ầu thuyết trình thì chắc ch ắn r ằng bạn ph ả i sử d ụng tab này và lựa chọn các mục sau đây cho bài trình chi ếu của bạ n. - From Beginning (F5): N ếu bạn mu ốn bắt đ ầu 1 bài thuyết trình - From Current Slide (Shift + F5): Khi mu ốn bi ễu di ễn slide hi ệ n hành. - Custom Slide Show: Chỉ biễu diễn những Slide mà bạn chọn. Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 6 - Set up Slide Show: Thiết lập nh ững s lide cần bi ễu diễ n( vd: b ạ n muốn biễu di ễn từ sl ide 1 Slide 5 của bài thuyết trình) - Record Narration: Bạn có th ể thu âm l ại toàn b ộ bài thuyết trình c ủa b ạn. Review: V ới tab này bạn có th ể kiểm tra chính t ả đảm bảo an toàn cho bài thuyết trình. View: V ớ i Tab này bạn có th ể xem l ạ i bài thuyết trình và s ắp xếp lại bài thuyết trình trên cửa s ổ . 1.1.2. Tìm hi ể u về thư viện (Gallery) trong tab Amination M ột số hi ệu ứng chuyển ti ếp gi ữa các Slide (Slide Transition) trên Ribbon. Đ ể tìm thêm nhi ều mẫu Slide Transition, chọn nút More. Toàn b ộ thư vi ệ n Slide Transition đư ợ c th ể hi ệ n trên màn hình, rê chu ột vào các Transition để xem th ử, click vào Transition phù h ợp đ ể áp d ụng cho bài thuyết trình c ủ a mình. 1.1.3. Các trình soạn thảo cơ bản đư ợ c s ử dụng trong quá trình soạn thảo powerpoint Các Khung Outline, Slide notes, Slide Trên màn hình s ọ an thảo còn có các thành phần sau Cửa s ổ Outline th ể hi ện c ấ u trúc t ổ chức các khung slide trong phiên trình bày. Có thể dùng khung này để tạo và s ắ p xếp các slide. Cửa sổ Notes cho phép bổ sung ghi chú trong mỗi trang thuyết trình. Khung Notes thư ờng d ù ng đ ể mô tả chi ti ế t cho n ội dung khung slide. Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 7 Cửa s ổ Slide: n ội dung c ần trình bày n ằ m ở khung này. Khung Slide bao g ồ m văn bản, hình ảnh, các đo ạn âm thanh mà chúng ta mu ốn trình di ễn. Vi ệc soạn thảo hầu hết tập trung ở phần này. Khung Task (Task Panes): chứa các liên kết (link) đến các chức năng cơ b ả n thường s ử dụng. Khung này đư ợc s ử d ụ ng rất nhi ều trong quá trình so ạn th ảo , g ồ m nhi ề u khung: New File / Presentation / Document, Clipboard, Search và Insert ClipArt. Đ ể m ở khung Task: View->Task Pane Đ ể di chuyển qua lại các khung này, chúng ta nh ắp chu ột vào khung ho ặc nh ấn F6. 1.1.4. Khám phá những chức năng khác không hiện trên Ribbon Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 8 Khi bạn không th ấ y m ột chức năng trong nhóm như nhóm Font như hình trên, thì hãy click vào mũi tên ở góc dưới của nhóm. M ột h ộ p tho ại xuất hi ệ n v ớ i nhiều tùy chọn khác để bạn lựa chọn. Thông thường có nhi ề u l ệnh trong các nhóm, nhưng vì diện tích có gi ới hạn trên Ribbon, nên ch ỉ có những lệnh thường sử d ụ ng nhất mới hiện trên màn hình, còn trong trư ờ ng h ợ p không thấy b ạ n nên click vào các mũi tên trê Ribbon để tìm thêm những l ệ nh cần thiết. 1.1.5. Sử dụng Quick Access Toolbar Khi b ạn làm vi ệc v ới bài thuyết trình và có một vài tình huống bạn mu ốn l ặ p l ại, ch ẳ ng h ạn như lưu tài liệu, thì nên sử dụng Quick Access Toolbar. Nó là một nhóm nh ỏ các nút l ệnh n ằ m phía bên trái trên Ribbon. Các nút l ệnh bao g ồ m Save, Undo, Repeat và Redo. B ạn cũng có th ể thêm các l ện h thư ờ ng dùng vào Quick Access Toolbar b ằ ng cách click phải chuột vào lệnh đó trên thanh Ribbon rồi chọn Add to Quick Access To. 1.1.6. Thay đổi góc nhìn cho bài thuyết trình 1. Nút view gi ống như phiên b ản trước đây, nhưng chúng b ị thay đổi vị trí trên cửa sổ. 2. Kéo thanh Zoom để phóng to thu nhỏ slide bài thuyết trình hoặc click nút cộng hoặc trừ có có tính năng phóng to hoặc thu nhỏ slide. 3. Nh ấ n vào nút trong hình trên để chọn góc nhìn phù hợp. Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 9 1.1.7. Phím tắt của PowerPoint 2007 N ếu bạn thích sử d ụ ng bàn phím hơn chuột, ch ắc ch ắ n bạn cần phải bi ế t phím t ắt trong Office 2007. Cách thiết k ế Ribbon đi kèm v ới cách s ử d ụ ng phím t ắ t mới. Có hai ưu đi ể m là có th ể sử d ụng một nút đơn cho phím t ắt và sử d ụng t ổ h ợp p hím. Đây là cách s ử d ụn g phím tắt. Đ ầu tiên n hấn phím Alt trên bàn phím. Những ký t ự và con số xu ất hi ện trên hầu h ết các trên ph ần của Ribbon được gọi là Key Tips, Những ký tự hiện trên các tab của Ribbon và nút Microsoft Office, còn nh ữ ng con số xuất hi ện trên Quick Access Toolbar. Bây gi ờ b ạn có thể sử dụng nó đ ể có thêm nhiều lệnh và nút khác. Ví dụ nhấn nút “H” để hiện lên Key Tip cho tất cả các nhóm trên tab Home. Sau đó nh ấn Key Tip trong nhóm để thực hi ệ n một lệnh nào đó, ch ẳ ng h ạn b ạn nhấn Alt, r ồi H, r ồi L thì bạn s ẽ có lệnh layout cho bài thuyết trình. Còn những phím t ắt trước đây như th ế nào? Nó v ẫn đư ợc s ử d ụng bình thư ờn g v ới PowerPoint 2007. Ch ẳng h ạn như phím tắt Ctrl + C là l ệ nh copy và phím t ắt Ctrl + V là lệnh dán. Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 10 1.2. Các thao tác cơ bản Tìm hi ể u bằng cách nào để thêm những slides mới, chọn một layout cho slide và sau đó thêm n ội dung vào. Bạn cũng có th ể sử dụng lại các slide từ bài thuyết trình khác và cuối cùng tìm hiểu bằng cách nào để chu ẩn b ị nh ữn g ghi chú cho bài thuyết tr ìn h. 1.2.1. Tìm hi ể u về workspace (không gian làm vi ệc ) Hình ảnh trên được gọi là Normal View, khi b ạ n mở PowerPoint, thì bạn sẽ thấy Normal View c ủa bài thuyết trình. Bạn làm vi ệc ở đây đ ể t ạo ra các slide, có ba khu vực chính của Normal View: Slide pane là khu vực lớn ở giữa, b ạ n s ẽ làm vi ệc ch ủ yếu tại đây. Trên slide, những h ộp được t ạo thành bởi những chấm đứt quãng được g ọi là placeholders. Chính nơi này b ạ n nh ậ p dữ liệu, hình ảnh, bi ể u đ ồ và những thứ khác như file âm thanh, video clip. Những h ộp nh ỏ phía bên trái g ọi là thumbnail, khu vực này được gọi là tab Slide và bạn có thể ch ọn slide thumbnails (hình thu nh ỏ c ủa các [...]... tab Home Trang 31 Tài liệu MS PowerPoint 2007 PHẦN 2 CÁCH SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ VÀ BẢNG BIỂU 2.1 Sử dụng hiệu ứng đồ họa với SmartArt 2.1.1 Tạo đồ họa SmartArt Có hai cách để tạo đồ họa SmartArt: Cách thứ nhất là chuyển đổi nội dung có sẵn và cách thứ hai là chèn thành phần đồ họa trước rồi thêm thông tin vào Sau đó học cách sử dụng thêm hình dạng cho nội dung text bằng cách dùng Text pane Di chuyển... Home tab-> chọn menu Font từ Font group Trang 22 Tài liệu MS PowerPoint 2007 Ngoài ra, trong mục Font group cũng cho phép chúng ta chọn Font Style, font size, và các hiệu ứng Bold, Italic…(tương tự các định dạng của MS Word), màu sắc của chữ (color)… Trang 23 Tài liệu MS PowerPoint 2007 1.3.6 Gióng hàng văn bản và các thiết lập khác: Tương tự MS Word, để gióng hàng văn bả n, chúng ta sử dụng menu... tạo xong bảng, để hiệu chỉnh Table, khi chúng ta chọn table, PowerPoint 2007 sẽ tự độn g hiển thị thẻ Table Tools với các lệnh cho phép chúng ta tùy chỉnh Việc tùy chỉnh table thực hiện tương tự như trong MS Word 2007 1.4.2 Đưa WordArt vào Slide: WordArt dùng để tạo các hiệu ứng hình ảnh trên các nội dung text nhập vào Điểm mới của PowerPoint 2007 là không có sự khác biệt giữa WordArt và các textbox:... chèn bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh cá nhân, video và SmartArt graphics bằng cách này Nên lưu ý rằng bạn phải giảm dung lượn g hình ảnh cần thiết khi chèn vào slide Trang 29 Tài liệu MS PowerPoint 2007 1.5.2 Cách chèn hình ảnh hoặc những thành phần khác bằng Tab Insert Có một cách khác để chèn những thành phần khác vào slide bằng cách sử dụng tab Insert trên Ribbon Tất cả mọi thứ bạn có thể chèn từ đây... quan trọng, bở i nó cần phải hợp v ới màu chữ Để thay đổi màu nề n của một hay nhiều s lide: Chọn menu Design ->Background Style, hộp thoại Background hiển thị (xem hình) Trang 20 Tài liệu MS PowerPoint 2007 Chọn màu từ danh sách thả xuố ng, nhấn chuột phải vào màu muốn chọn và và bấm nút Apply to All Slides Chúng ta có thể tùy biến nền bằng cách chọn mục BackGround Styles Trang 21 Tài liệu MS PowerPoint. .. chuyển, bấm phím phải chuộ t-> chọn Move Up hay Move Down 1.2.3 Thêm slide mới vào bài thuyết trình Trang 14 Tài liệu MS PowerPoint 2007 Khi mở PowerPoint ra chỉ có một slide trên màn hình bạn muốn thêm các slide khác thì cách thông dụng là chọn New Slide, trên tab Home tab, như hình trên Có hai cách để sử dụng nút này Nếu bạn click phần trên của nút này, một slide mới sẽ xuất hiện ngay lập tức, bên dưới...Tài liệu MS PowerPoint 2007 slide) ở đây để tìm và di chuyển tới các slide khác Khu vực phía bên dưới là notes pane, nơi bạn có thể nhập những ghi chú khi cần thiết 1.2.2 Làm việc với Slide Các chế độ View của Powerpoint: Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét các khung nhìn khác nhau của một trình diễn trong quá trình soạn thảo PowerPoint có thể hiển thị trình chiếu của chúng ta với nhiều cách khác... có thể di chuyển giữa các slide trong các cách xem (view) khác nhau Phóng to – thu nhỏ sli de: - Chúng ta có thể sử dụng lệnh Zoom để thay đổi cách nhìn một slide to hay nhỏ hơn Lệnh Zoom dựa trên độ phóng tính theo phần tr ăm - Cách dễ nhất để zoom slide là kéo Zoom slider trong thang tác vụ nằm ở bên phải, phía dưới màn hình Trang 13 Tài liệu MS PowerPoint 2007 Chọn nhiều slide đồng thời: Để... kèm Trang 33 Tài liệu MS PowerPoint 2007 2.1.4 Cách thể hiện nội dung văn bản (text) vào các hình đồ họa Kiểu Layout của SmartArt mà bạn chọn quyết định cách mà văn bản thể hiện trong các hình đồ họa Hình minh họa trên cho thấy văn bản được thể hiện khác nhau trong các layout khác nhau Muốn sử thử một layout cho slide? Bạ n có thể dễ dàng chuyển sang cái layout khác bằng cách: Chọn thành phần... Page: cung cấp một khung ghi chú cho các slide Loại này chuyên dùng khi chỉ làm việc vớ i các ghi chú Để chuyển giữa các chế độ view, có thể sử dụng các nút lệnh (xem hình) hoặc từ menu: chọn menu: View->Normal (hay Slide Sorter, Slide Show…) Trang 12 Tài liệu MS PowerPoint 2007 Di chuyển giữa các slide: Để di chuyển giữa các slide, có nhiều cách làm: Bấm phím Page Up, Page Down để di chuyển Click . hợp. Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 9 1.1.7. Phím tắt của PowerPoint 2007 N ếu bạn thích sử d ụ ng bàn phím hơn chuột, ch ắc ch ắ n bạn cần phải bi ế t phím t ắt trong Office 2007. Cách thiết. tài li ệu note s 62 Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 4 5.1.7. Ch ọn màu s ắc đ ể in ấ n 63 5.1.8. Sao chép đ ến C D 63 PHẦN 6.CÁC THỦ THU Ậ T TRONG MS OFFICE POWERPOINT 64 6.1. Thay đ ổi Th eme. t ham kh ảo : Microsoft Việt Nam Tài li ệu MS PowerPoint 2007 Trang 5 PHẦN 1. CÁCH TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH ĐƠN GIẢN 1.1. Làm quen nhanh với PowerPoint 2007 1.1.1. Làm quen với giao di ện mới (Ribbon)