CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31 10 2019 66 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH Số 22/2019/QĐ UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Bắc Ninh, ngày 22 tháng 10 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH[.]
CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 66 ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH BẮC NINH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 22/2019/QĐ-UBND Bắc Ninh, ngày 22 tháng 10 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Bắc Ninh ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC NINH Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015; Căn Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005; Căn Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006; Căn Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan quản lý hành Nhà nước; Căn Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chữ ký số; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Căn Thơng tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan Nhà nước; Căn Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan Nhà nước; Căn Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng việc quan, tổ chức; Theo đề nghị Giám đốc Sở Thông tin Truyền thơng, CƠNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 67 QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Bắc Ninh” Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 04 tháng 11 năm 2019 Điều Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở, ban, ngành tỉnh; đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đã ký Nguyễn Tiến Nhường 68 CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH BẮC NINH Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Bắc Ninh (Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22/10/2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử hoạt động quan nhà nước, đơn vị nghiệp địa bàn tỉnh Bắc Ninh Các loại văn có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định pháp luật không thuộc phạm vi điều chỉnh Quy chế Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng quan nhà nước, đơn vị nghiệp (sau gọi tắt quan, đơn vị) cán công chức, viên chức người lao động (sau gọi tắt cán bộ) địa bàn tỉnh Bắc Ninh Khuyến khích tổ chức, cá nhân khác áp dụng Quy chế trao đổi văn điện tử Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế từ ngữ hiểu sau: Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu, theo thể thức, định dạng quan nhà nước có thẩm quyền quy định, tạo lập số hóa từ giấy Bên gửi quan, đơn vị phát hành văn điện tử Bên gửi không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến truyền đưa văn điện tử CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 69 Bên nhận quan, đơn vị tiếp nhận văn điện tử theo chủ ý bên gửi Bên nhận không bao gồm đối tượng hoạt động với tư cách trung gian liên quan đến truyền đưa văn điện tử Chữ ký số quan, đơn vị chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cấp cho quan, đơn vị theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Chữ ký số người có thẩm quyền chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cấp cho người có thẩm quyền theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Văn số hóa từ văn giấy văn điện tử tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, xác nội dung, thể thức văn giấy có chữ ký số quan, tổ chức thực số hóa Hệ thống quản lý văn điều hành tỉnh Bắc Ninh (sau viết tắt hệ thống QLVBĐH) hệ thống thông tin dùng chung quan, đơn vị địa bàn tỉnh, với chức hỗ trợ quan, đơn vị cán gửi, nhận, lưu trữ, theo dõi điều hành xử lý văn điện tử môi trường mạng Hệ thống QLVBĐH bao gồm tập hợp máy chủ, thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý, sở liệu thiết lập vận hành hạ tầng kỹ thuật tỉnh, Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Bắc Ninh quản lý Tài khoản truy nhập hệ thống QLVBĐH đồng dùng chung với tài khoản thư điện tử công vụ Điều Nguyên tắc thực Các quan, đơn vị cán phải thực nguyên tắc quy định Điều Luật Giao dịch điện tử tuân theo quy định khác pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ Tất văn đi/đến quan, đơn vị phải đăng ký vào hệ thống QLVBĐH (đối với văn thuộc Khoản Điều Quy chế này, văn thư quan, đơn vị đăng ký trường thông tin bắt buộc phải điền văn để 70 CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 lấy số không đưa nội dung văn lên hệ thống QLVBĐH), trừ trường hợp Bên gửi Bên nhận chưa đáp ứng yêu cầu hạ tầng kỹ thuật, cơng nghệ, an tồn thơng tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn điện tử Số văn đi/đến nhất, thống văn giấy với văn điện tử Văn điện tử phải bảo đảm tính xác thực nguồn gốc, tồn vẹn, an tồn thơng tin, liệu q trình gửi, nhận, xử lý lưu trữ Văn đến giấy, phải số hóa theo quy định tiến hành gửi, nhận hệ thống QLVBĐH Bên nhận có quyền từ chối nhận văn điện tử, văn điện tử khơng bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu gửi, nhận phải chịu trách nhiệm việc từ chối đó, đồng thời Bên nhận phản hồi cho Bên gửi biết thông qua hệ thống QLVBĐH để xử lý theo quy định Điều Đầu mối quan, đơn vị gửi, nhận văn điện tử Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi, nhận văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Văn phịng quan, đơn vị chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh gửi, nhận văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Thủ trưởng quan đơn vị chun mơn Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện gửi, nhận văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp xã gửi, nhận văn điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã Điều Tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Đối với văn a) Văn điện tử phải gửi ngày văn ký ban hành, chậm buổi sáng ngày làm việc Trường hợp văn điện tử thuộc loại khẩn phải đặt chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi sau ký số b) Văn phải chuyển giao đến địa quan, đơn vị, cá nhân có chức thẩm quyền giải CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 71 c) Bảo đảm văn chuyển giao toàn vẹn, an tồn mơi trường mạng d) Văn số hóa để phát hành phải có chữ ký số quan, tổ chức thực việc số hóa Đối với văn đến a) Văn đến dạng điện tử bảo đảm giá trị pháp lý phải xử lý kịp thời, chờ văn giấy (nếu có) Trường hợp văn điện tử thuộc loại khẩn phải trình, chuyển giao xử lý sau tiếp nhận b) Văn đến dạng giấy phải số hóa Việc gửi, nhận xử lý văn chủ yếu điện tử số hóa c) Thời hạn xử lý văn tính theo thời gian ghi nhận hệ thống QLVBĐH Nếu thời gian ghi nhận sau làm việc hành ngày làm việc hơm trước trước làm việc hành ngày làm việc tính đầu làm việc hành ngày làm việc Điều Các hành vi bị nghiêm cấm Cản trở, ngăn cản trái phép thay đổi trình truyền, gửi, nhận văn điện tử môi trường mạng hoạt động quan, đơn vị Truy nhập, thay đổi, giả mạo, chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép phần toàn văn điện tử trao đổi Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số người khác để gửi, nhận văn điện tử Lợi dụng việc trao đổi văn điện tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật cơng tác thơng tin bí mật khác pháp luật quy định Chương II QUY ĐỊNH VỀ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều Khuôn dạng văn điện tử Thể thức kỹ thuật trình bày văn điện tử văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn hành thực theo quy định 72 CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, trừ yếu tố thể thức ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức quy định Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức (sau gọi tắt Thông tư số 01/2019/TT-BNV) Định dạng tệp liệu văn điện tử: Định dạng văn điện tử thực theo quy định Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước Cụ thể: a) Văn điện tử tạo lập từ phần mềm máy tính sử dụng định dạng tệp liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.txt), (.odt), (.rtf), (.doc), (.xls), (.ppt), (.docx), (.xlsx), (.pptx), (.jpg), (.jpeg), (.gif), (.bmp), (.png); b) Văn điện tử số hoá dạng ảnh quét, số hóa từ gốc văn giấy sử dụng định dạng tệp liệu theo tiêu chuẩn kỹ thuật (.pdf); c) Việc lựa chọn định dạng tệp liệu văn điện tử phải bảo đảm việc gửi, nhận, xử lý lưu trữ văn cách tự động phương tiện điện tử, đồng thời cho phép việc thực chuyển đổi sang văn giấy phản ánh toàn vẹn nội dung văn điện tử chuyển đổi Đặt tên tệp liệu văn điện tử Tên tệp liệu văn điện tử bao gồm ba phần __, cụ thể sau: a) Số, ký hiệu: Ký tự “/” thay dấu gạch ngang "- "; chữ “Đ” thay chữ “D”; chữ “Ư’ thay chữ “U”, (tiếng Việt không dấu); b) Ngày phát hành: Viết liền 08 ký tự số theo định dạng ddmmyyyy; c) Trích yếu văn bản: Viết khơng dấu (trường hợp trích yếu dài viết tắt rút gọn phải thể đủ ý nghĩa trích yếu văn bản) CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 73 Ví dụ: tên tệp 2019-stttt-bc_10072019_baocaoktxh2019.pdf Văn số 2019/STTTT-BC ngày 10/7/2019 Sở Thông tin Truyền thông việc Báo cáo công tác KTXH năm 2019 Đơn vị có quyền sử dụng biện pháp kỹ thuật văn điện tử thấy cần thiết để làm cho văn điện tử dễ đọc, dễ lưu trữ dễ phân loại phải bảo đảm khơng thay đổi hình thức, nội dung, tính chất văn điện tử Điều Bộ mã ký tự tiếng Việt Bộ mã ký tự tiếng Việt sử dụng văn điện tử dùng cho việc gửi, nhận văn điện tử phải mã ký tự tiếng Việt theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (font chữ tiếng Việt Unicode) Điều 10 Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số theo quy định pháp luật gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH quy định Quyết định có giá trị pháp lý tương đương văn giấy thay cho việc gửi, nhận văn giấy Văn điện tử không thuộc Khoản Điều gửi, nhận qua hệ thống QLVBĐH có giá trị để biết, để tham khảo, khơng thay cho việc gửi, nhận văn giấy Điều 11 Sử dụng chữ ký số Các quan, đơn vị cán sử dụng chứng thư số hợp lệ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng (Ban Cơ yếu Chính phủ) cung cấp để ký số xác nhận văn điện tử cuối trước thức ban hành: a) Trường hợp văn điện tử hình thành từ việc số hóa gốc văn giấy cần chữ ký số quan, đơn vị ban hành văn bản; b) Các trường hợp lại, văn điện tử cần chữ ký số hợp lệ người có thẩm quyền quan, đơn vị ban hành văn kèm theo dấu thời gian Kiểm tra chữ ký số văn điện tử theo quy định Điều Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước (sau gọi Thơng tư số 41/2017/TT-BTTTT) 74 CƠNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 Hình thức chữ ký số người có thẩm quyền ký ban hành văn quan, đơn vị ban hành văn tuân thủ quy định Điều 12, Điều 13 Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ Điều 12 Nội dung yêu cầu thông tin văn điện tử Nội dung yêu cầu thông tin văn điện tử gửi, nhận hệ thống QLVBĐH tuân thủ quy định Điều 10 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Điều 13 Hình thức gửi, nhận văn điện tử Thực gửi, nhận văn điện tử thông qua hệ thống QLVBĐH Các quan, đơn vị phải sử dụng hệ thống QLVBĐH với đầy đủ tính năng, chức để trao đổi, luân chuyển văn nội công tác đạo, điều hành Trường hợp văn cần phổ biến rộng rãi đăng tải, cập nhật Cổng/Trang thông tin điện tử quan, đơn vị Các quan, đơn vị sử dụng thư điện tử cơng vụ để gửi nhận văn điện tử trường hợp bên gửi bên nhận chưa đáp ứng điều kiện nhận, gửi văn thông qua hệ thống QLVBĐH Điều 14 Thời điểm gửi, nhận văn điện tử Trừ trường hợp bên gửi bên nhận thỏa thuận từ trước, thời điểm gửi, nhận văn điện tử xác định sau: a) Thời gian gửi, nhận văn điện tử hệ thống QLVBĐH bảo đảm thống nhất, đồng theo múi Việt Nam (Tiêu chuẩn ISO 8601) đồng theo Trục kết nối liên thông tỉnh; b) Thời điểm gửi văn điện tử tới bên nhận thời điểm văn điện tử gửi thành công tới bên nhận từ bên gửi có xác nhận đến hệ thống QLVBĐH; c) Thời điểm nhận văn điện tử thời điểm văn điện tử nhập vào hệ thống QLVBĐH mà bên nhận truy cập sử dụng văn điện tử từ thời điểm bên nhận xác nhận CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 75 Hệ thống QLVBĐH phải thiết lập tính xác định thời điểm nhận, gửi văn điện tử gửi, nhận hệ thống QLVBĐH Điều 15 Kiểm tra, bảo đảm trì tính tồn vẹn văn điện tử Tính tồn vẹn văn điện tử nội dung văn điện tử chưa bị thay đổi, trừ thay đổi hình thức biểu thơng tin phát sinh trình gửi, lưu trữ hiển thị văn điện tử Văn điện tử kiểm tra tính tồn vẹn dựa thơng tin sau đây: a) Thể thức văn bao gồm: Tên loại trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; b) Thông tin bên gửi bên nhận văn điện tử; c) Thời gian văn điện tử thức phát hành, thời gian gửi, nhận văn điện tử; d) Cấu trúc tệp liệu chứa văn điện tử; đ) Chữ ký số bên gửi trường hợp có sử dụng chữ ký số Chương III TIẾP NHẬN, XỬ LÝ VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ Điều 16 Tiếp nhận văn đến dạng văn giấy Văn thư quan, đơn vị tiếp nhận văn đến dạng giấy theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Bắc Ninh theo quy định Quyết định số 25/2015/QĐ-UBND ngày 29/6/2015 UBND tỉnh Bắc Ninh Văn thư quan, đơn vị thực tiếp nhận văn giấy sau: a) Đóng dấu “Đến”, ghi ngày tháng đến theo quy định; b) Thực số hóa ký số văn điện tử quy định Khoản Điều Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ; c) Cập nhật liệu đặc tả văn bản, tài liệu vào hệ thống QLVBĐH theo trường thông tin tương ứng Việc số hóa tài liệu giấy gửi kèm văn vào Danh mục văn phải số hóa yêu cầu quản lý, thực tiễn hoạt động quan, đơn vị CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 76 Điều 17 Tiếp nhận văn đến dạng văn điện tử Trình tự tiếp nhận văn đến dạng điện tử: a) Xác định nguồn gốc văn bản, đối chiếu địa bên gửi b) Kiểm tra tính hợp lệ văn Chữ ký số văn đến kiểm tra theo quy định theo quy định Điều Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT c) Đăng ký văn đến lưu vào hệ thống QLVBĐH - Cập nhật vào hệ thống QLVBĐH theo trường thông tin tương ứng; - Cấu trúc định dạng trường thông tin theo Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia cấu trúc mã định danh định dạng liệu gói tin phục vụ kết nối hệ thống quản lý văn điều hành quy định Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông quy định khác liên quan việc tạo lập, lưu trữ, trao đổi văn điện tử, hồ sơ công việc; - Số đến, thời gian đến lưu hệ thống QLVBĐH Điều 18 Chuyển văn đến Việc chuyển văn đến phải đảm bảo xác giữ gìn tồn vẹn nội dung văn Văn thư quan, đơn vị có trách nhiệm trình, chuyển văn đến lãnh đạo quan, đơn vị người ủy quyền chuyển xử lý giải văn (gọi tắt Lãnh đạo quan, đơn vị) Lãnh đạo quan, đơn vị cho ý kiến phân phối, đạo giải văn đến hệ thống QLVBĐH Đối với văn đến liên quan đến nhiều phòng, ban, cá nhân, phải xác định rõ đạo đầu mối chủ trì, phối hợp thời hạn giải văn Khi nhận văn đến, đầu mối giao chủ trì có trách nhiệm tạo/cập nhật hồ sơ cơng việc liên quan trình duyệt, trình ký lên lãnh đạo quan, đơn vị thời hạn Điều 19 Xử lý, phát hành văn hệ thống QLVBĐH Bước 1: Cán giao xử lý công việc dự thảo văn bản, tạo Hồ sơ công việc trình lãnh đạo cấp phịng hệ thống QLVBĐH CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 77 Bước 2: Lãnh đạo cấp phòng xem xét văn dự thảo cho ý kiến duyệt/không duyệt hồ sơ Nếu đồng ý, chọn “Duyệt” phiếu trình để thực ký nháy văn chữ ký số cá nhân trình ký cho lãnh đạo quan, đơn vị Nếu khơng đồng ý, chọn “Khơng duyệt” phiếu trình để hồ sơ tự động trả cho cán Bước Bước 3: Lãnh đạo quan, đơn vị xem xét nội dung văn dự thảo trình cho ý kiến ký duyệt/không ký duyệt hồ sơ Nếu đồng ý, chọn “Ký duyệt” phiếu trình để thực ký văn chữ ký số cá nhân Sau bước hồ sơ tự động chuyển tới mục văn ký duyệt văn thư quan, đơn vị Nếu không đồng ý, chọn “Không duyệt” phiếu trình để hồ sơ tự động trả Bước Điều 20 Phát hành văn Văn thư quan, đơn vị thực phát hành văn sau văn ký duyệt a) Trường hợp ký văn dạng giấy: Văn thư quan, đơn vị thực số hóa văn giấy (bản gốc, chính), ký số quan, đơn vị phát hành văn số hóa ký số văn dự thảo cuối b) Trường hợp ký văn dạng điện tử: Văn thư quan, đơn vị vào sổ văn ký duyệt (chuyên mục Văn ký duyệt thư mục Quản lý văn đi); thực thêm số, ngày, tháng, năm ban hành, dấu chữ ký số quan, đơn vị phát hành văn điện tử ký số văn dự thảo cuối Các yêu cầu phát hành quản lý văn điện tử a) Văn điện tử phải kiểm tra tính tồn vẹn theo quy định Điều 15 Quy chế trước gửi b) Sau chuyển đi, văn phải theo dõi xác nhận bên nhận nhận văn c) Văn điện tử gửi lại trường hợp phải bảo đảm an tồn, khơng trùng lặp thơng tin: - Do cố kỹ thuật lần gửi trước chưa thành cơng; CƠNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 78 - Gửi lại theo yêu cầu bên nhận Các yêu cầu lưu trữ a) Văn điện tử phải lưu có giá trị tương đương vào hệ thống lưu trữ văn điện tử quan, đơn vị b) Thông tin lưu trữ kèm theo văn điện tử có ký số lưu hệ thống tuân thủ quy định Điều Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT c) Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử Lưu trữ quan hủy tài liệu điện tử hết giá trị thực theo quy định Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 21 Trách nhiệm Sở Thông tin Truyền thông Chủ trì, phối hợp với quan, đơn vị hướng dẫn triển khai thực Quy chế Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật Trung tâm liệu tỉnh hệ thống mạng diện rộng tỉnh; tổ chức quản lý, vận hành hệ thống thông tin hoạt động ổn định, thơng suốt, an tồn bảo mật Định kỳ lưu sở liệu văn điện tử tỉnh để kịp thời phục hồi có cố xảy Đề xuất giải pháp, tham mưu ban hành sách, quy định, nhằm tăng cường cơng tác an tồn, an ninh thông tin việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử; thường xuyên tập huấn, hướng dẫn thực cơng tác bảo đảm an tồn, an ninh thông tin Phối hợp với đầu mối Văn phịng Chính phủ việc đảm bảo kết nối, liên thông hệ thống QLVBĐH với Trục liên thông văn quốc gia thông suốt ổn định Phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ triển khai biện pháp bảo đảm an tồn thơng tin cần thiết hệ thống QLVBĐH, bảo vệ tính xác thực toàn vẹn liệu văn điện tử ký số suốt trình gửi, nhận, xử lý lưu trữ CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 79 Chủ trì, phối hợp với Văn phịng UBND tỉnh quan liên quan: - Phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng quan - Tham mưu, đề xuất ban hành danh mục loại văn sử dụng hoàn toàn dạng điện tử giao dịch quan nhà nước địa bàn, phù hợp với lộ trình xây dựng phủ điện tử tỉnh Triển khai công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức kỹ cho cán sử dụng văn điện tử thực thi công vụ Thống kê tình hình gửi, nhận văn điện tử định kỳ, theo thời gian thực báo cáo chủ tịch UBND tỉnh Đề xuất kinh phí triển khai thực đảm bảo quy định Điều 22 Trách nhiệm Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Theo dõi, kiểm tra việc thực trao đổi, sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh theo phạm vi trách nhiệm Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Trên sở đó, phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông để đôn đốc, nhắc nhở quan đơn vị thực nghiêm nội dung quy chế Điều 23 Trách nhiệm Sở Nội vụ Phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin Truyền thông tổ chức kiểm tra, theo dõi, đôn đốc thực Quy chế tồn tỉnh Phối hợp với Sở Thơng tin Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho cán văn thư, cán chuyên môn quan, đơn vị trao đổi, sử dụng văn điện tử Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin Truyền thông nghiên cứu, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành tiêu chí đánh giá việc xét thi đua, khen thưởng hàng năm cho quan, đơn vị triển khai thực tốt Quy chế Điều 24 Trách nhiệm quan, đơn vị địa bàn tỉnh Trách nhiệm quan, đơn vị a) Tổ chức quán triệt triển khai đầy đủ nội dung Quy chế để tăng cường trao đổi, sử dụng văn điện tử nội quan 80 CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 b) Triển khai sử dụng có hiệu hệ thống thơng tin chứng thư số cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử nội quan, quan tổ chức, cá nhân thống nhất, toàn diện c) Ban hành quy định trao đổi, xử lý, lưu trữ văn điện tử nội quan quy trình trao đổi, xử lý, lưu trữ văn điện tử tương ứng với hệ thống thông tin sử dụng d) Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, kết hợp với hình thức hỗ trợ, hướng dẫn nhằm khuyến khích tổ chức, cá nhân tăng cường sử dụng văn điện tử việc trao đổi, giao dịch với quan nhà nước đ) Hướng dẫn, tập huấn cách thức trao đổi, lưu trữ, xử lý văn điện tử hệ thống thông tin cho cán nhằm sử dụng thành thạo phần mềm triển khai Bố trí cán có trình độ tin học đáp ứng u cầu cơng việc để trì hoạt động trao đổi, quản lý, xử lý văn điện tử môi trường mạng e) Từng bước triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm xử lý thơng tin cán qua mạng g) Hàng năm, lập đề xuất bố trí kinh phí để phục vụ việc trao đổi, sử dụng văn điện tử nội quan tổ chức, đơn vị trực thuộc h) Thường xuyên kiểm tra công tác sao, lưu bảo quản văn điện tử để đảm bảo an tồn, tính tồn vẹn khả truy cập, khai thác văn lưu điện tử i) Đảm bảo điều kiện hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho việc trao đổi, xử lý sử dụng văn điện tử nội quan; triển khai biện pháp tổ chức, quản lý xử lý kỹ thuật để đảm bảo an toàn, an ninh bảo mật thơng tin quan k) Báo cáo tình hình thực định kỳ hàng năm báo cáo đột xuất theo yêu cầu, gửi Sở Thông tin Truyền thông tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh theo dõi, đạo Trách nhiệm Thủ trưởng quan, đơn vị a) Chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân tỉnh việc đạo thực Quy chế quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý b) Gương mẫu thực việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; đạo cá nhân, đơn vị quản lý tăng cường trao đổi văn điện tử qua hệ CƠNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 81 thống thơng tin nhằm tiết kiệm chi phí in ấn, chụp tài liệu, văn hành chính; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác c) Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn điện tử cán công việc, coi trách nhiệm, quyền hạn cán việc nâng cao hiệu hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính; quy định rõ tiêu chí đánh giá, theo dõi hình thức khen thưởng, kỷ luật đơn vị, cá nhân việc thực thi quy định sử dụng văn điện tử công việc Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức, người lao động a) Thực nghiêm nội dung Quy chế quy định nội quan Đảm bảo nội dung, độ xác bảo mật thơng tin trao đổi hệ thống thông tin sử dụng quan, đơn vị b) Tích cực khai thác sử dụng có hiệu cơng cụ, phương tiện điện tử đặc biệt hệ thống thông tin cấp phát tài khoản sử dụng c) Tích cực, chủ động thay đổi lề lối, phong cách làm việc giấy tờ sang phong cách làm việc dựa môi trường điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao chất lượng cơng việc d) Nghiêm túc thực quy định đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin Điều 25 Sửa đổi, bổ sung Quy chế Trong trình triển khai thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, quan, đơn vị kịp thời phản ánh Sở Thông tin Truyền thơng để tổng hợp, trình Ủy ban nhân dân tỉnh sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đã ký Nguyễn Tiến Nhường CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 82 PHỤ LỤC 01 DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN CHỈ GỬI, NHẬN ĐIỆN TỬ (Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22/10/2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh) a Các loại văn gửi, nhận phạm vi nội quan, đơn vị TT Tên văn Văn đạo, điều hành lãnh đạo Lịch công tác, chương trình, kế hoạch Giấy mời họp nội bộ, tài liệu phục vụ họp Thông báo chung quan, đơn vị Giấy ủy quyền gửi báo cáo Lãnh đạo cấp vắng mặt quan Các văn báo cáo công tác: báo cáo tháng, quý, năm, định kỳ, đột xuất, chuyên đề, hội nghị, báo cáo gửi lãnh đạo để biết Văn dự thảo xin ý kiến, văn đóng góp ý kiến, tài liệu cần trao đổi trình xử lý công việc Các gửi văn để phối hợp xử lý 10 Văn quy phạm pháp luật gửi chung để biết Các văn không quy định mục quan, đơn vị tự định việc trao đổi dạng điện tử nội quan, đơn vị b Các loại văn gửi, nhận quan đơn vị TT Tên văn Thư mời, Giấy mời, Giấy triệu tập họp, Tài liệu phục vụ họp Lịch công tác, đăng ký lịch làm việc Thông báo (Giới thiệu dấu, chữ ký, trụ sở làm việc, ý kiến kết luận Lãnh đạo quan, đơn vị) Tài liệu, văn tham gia ý kiến, góp ý Các văn để biết, để báo cáo; Báo cáo số liệu thống kê, tổng hợp Các văn báo cáo công tác: Báo cáo tháng, quý, năm, định kỳ, đột xuất, chuyên đề, hội nghị, báo cáo gửi lãnh đạo để biết Các gửi văn (văn y) Các văn quy phạm pháp luật gửi chung để biết, để phổ biến Các văn hành trao đổi cơng việc (Cơng văn, Thơng báo, Chương trình, Kế hoạch…) CƠNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 83 PHỤ LỤC 02 DANH MỤC CÁC LOẠI VĂN BẢN GỬI, NHẬN ĐỒNG THỜI BẢN ĐIỆN TỬ VÀ BẢN GIẤY (Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22/10/2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh) TT Tên văn Văn quy phạm pháp luật Văn bản, hồ sơ, tài liệu trình Tỉnh ủy, HĐND tỉnh UBND tỉnh Văn hành sở, ban, ngành, đồn thể tỉnh với nhau; UBND cấp huyện với sở, ban, ngành tỉnh; UBND cấp xã với UBND cấp huyện (trừ văn Phụ lục 01 Quy chế này) Các văn bản, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn theo quy định hành Các loại văn không thuộc Phụ lục 01 Quy chế bên gửi bên nhận có đủ điều kiện kỹ thuật cho phép để trao đổi dạng điện tử 84 CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 PHỤ LỤC 03 MẪU CHỮ KÝ SỐ (Ban hành kèm theo Quyết định số22/2019/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh) Mẫu chữ ký số người có thẩm quyền ký ban hành văn theo quy định chữ ký số quan đơn vị ban hành văn bản: CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 85 PHỤ LỤC 04 QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh) Minh họa quy trình Nhiệm vụ Chức danh Văn thư - Nhận văn (số hóa vào sổ với văn giấy + vào sổ với văn điện tử), vào sổ trình văn lên lãnh đạo quan Lãnh đạo quan - Xem xét cho ý kiến đạo bút phê văn Lãnh đạo phòng - Tiếp nhận, xem xét ý kiến đạo chuyển cho Chuyên viên xử lý - Tiếp thu ý kiến đạo, giải quyết, lập hồ sơ công Chuyên viên việc dự thảo văn trình lãnh đạo 86 CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 PHỤ LỤC 05 QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI (Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh) Minh họa quy trình Chức danh Nhiệm vụ - Dự thảo văn đi, tạo hồ sơ công việc trình lãnh đạo phịng; Chun viên - Chỉnh sửa văn dự thảo trường hợp lãnh đạo phịng khơng duyệt - Duyệt văn dự thảo Chuyên viên trình ký lên lãnh Lãnh đạo đạo quan phòng - Chỉnh sửa văn dự thảo trường hợp lãnh đạo quan yêu cầu chỉnh sửa Lãnh đạo quan - Ký duyệt văn trình lên từ Lãnh đạo phòng - Phát hành văn Văn thư - Nhận văn chuyển văn cho lãnh đạo quan CÔNG BÁO BẮC NINH/Số 25+26/Ngày 31-10-2019 87 PHỤ LỤC 06 BIỂU MẪU THỐNG KÊ (Ban hành kèm theo Quyết định số 22/2019/QĐ-UBND ngày 22 tháng 10 năm 2019 Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN Tên quan, đơn vị Độc lập - Tự - Hạnh phúc THỐNG KÊ TÌNH HÌNH GỬI, NHẬN VĂN BẢN ĐIỆN TỬ QUA HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Từ ngày …/…/…… đến ngày …/…/…….) (Kèm theo Báo cáo số ……/…… ngày …/…/…… ………) STT Loại văn 1 Báo cáo Công văn …… …… Văn gửi qua Hệ thống QLVBĐH VĂN BẢN ĐI Văn gửi Tổng không qua số Hệ thống (3+4) QLVBĐH VĂN BẢN ĐẾN Tỷ lệ văn gửi qua Hệ thống QLVBĐH Văn nhận qua Hệ thống QLVBĐH Văn nhận không qua Hệ thống QLVBĐH Tổng số (8+9) Tỷ lệ văn gửi qua Hệ thống QLVBĐH 10