Nhân viên hành chính văn phòng tại xí nghiệp bao bì an giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP BAO BÌ AN GIANG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ CẨM TIÊN MSSV: DQT171882 LỚP: DH18QT1 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP BAO BÌ AN GIANG SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ CẨM TIÊN MSSV: DQT171882 LỚP: DH18QT1 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GVHD: Ths NGUYỄN VŨ THÙY CHI An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i DANH MỤC HÌNH Hình 1:Logo Chi Nhánh Cơng Ty Cổ Phần Xây Lắp An Giang Xí Nghiệp Bao Bì An Giang Hình 2: Sơ đồ tổ chức quản lý Xí nghiệp Bao Bì An Giang Hình 3: Phân xưởng làm việc Hình 4: Máy Hình 5: Tủ đựng hồ sơ Xí nghiệp ii MỤC LỤC LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP 2.1.1 Thông tin 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 2.1.3 Lịch sử hình thành phát triển 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 2.2.1 Bộ máy tổ chức xí nghiệp 2.2.2 Chức nhiệm vụ phận 2.2.3 Nhân Xí Nghiệp Bao Bì An Giang BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP (THỰC TRẠNG) 3.1 HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH 3.1.1 Công tác lƣu trữ, bảo quản giấy tờ tài liệu 3.1.2 Công tác quản lý văn đến gửi 3.1.3 Công tác tổ chức hoạt động hội họp 10 3.1.4 Theo dõi sách đãi ngộ xử lý kỷ luật lao động 10 3.2 MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC 11 3.2.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị 11 3.2.2 Quy tắc, quy định 13 3.2.3 Các mối quan hệ Xí Nghiệp 13 3.2.4 Văn hóa Xí nghiệp 13 3.3 NHẬN XÉT 14 3.3.1 Nhận xét hoạt động chuyên ngành 14 3.3.2 Nhận xét môi trƣờng làm việc 14 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 15 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG 17 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 18 6.1 NHỮNG NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐƢỢC CỦNG CỐ 18 iii 6.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN, GIỮA CÁC CÁ NHÂN VÀ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP ĐÃ HỌC HỎI ĐƢỢC 18 6.2.1 Kỹ cá nhân 18 6.2.2 Kỹ cá nhân 18 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp 19 6.3 NHỮNG KINH NGHIỆM HOẶC BÀI HỌC THỰC TIỄN NÀO TÍCH LŨY ĐƢỢC 19 6.4 CHI TIẾT CÁC KẾT QUẢ CÔNG VIỆC MÌNH ĐÃ ĐĨNG GĨP CHO ĐƠN VỊ THỰC TẬP 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC iv LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN MỖI TUẦN Tuần thực tập đủ ngày liên tiếp, tuần thứ trở sau thực tập tuần ngày, nghỉ cố định thứ hai thứ tư Lịch thực tập cụ thể sau: Thời gian buổi sáng 30 đến 11 30 buổi chiều từ 13 30 đến 17 30 Bảng Lịch làm việc tuần Tuần Thời gian Nội dung công việc Đến công ty thực tập họp Xí nghiệp Gặp người hướng dẫn làm giấy xác nhận thực tập 01 22/02/2021 đến ngày 26/02/2021 Làm quen với tất người Xí nghiệp Làm việc chung với người tìm hiểu quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ giấy tờ Đọc tài liệu tổng quan thông tin Xí nghiệp Đọc tìm hiểu nhân Xí nghiệp Cùng người hướng dẫn trao đổi sách nhân Xí nghiệp 02 1/03/2021 đến ngày 5/03/2021 Đọc luật lao động, nội quy lao động Xí nghiệp Quản lý cơng nhân viên Mơ tả vị trí hành văn phịng quản lý nhân theo suy nghĩ thân Nhận xét chữ ký giáo viên hƣớng dẫn Cách xử lý vi phạm nội quy theo ý kiến cá nhân cuối trao đổi với người hướng dẫn Học xếp giấy tờ tài liệu Học cách quản lý dấu, cách thức đóng dấu qui tắc đóng dấu 03 8/03/2021 đến ngày 12/03/2021 Tiếp tục học qui trình lưu trữ hồ sơ giấy tờ Tiếp tục học bảo quản dấu, cách thức qui tắc đóng dấu Đánh máy văn mà người hướng dẫn giao Tiếp tục đánh máy văn phân công 04 15/03/2021 đến ngày 19/03/2021 Thu thập thơng tin liên quan đến Xí nghiệp Xem bảng chấm cơng phận Tìm hiểu quy trình sản xuất sản phẩm 05 22/03/2021 đến ngày 26/03/2021 Phân tích nhân Xí nghiệp hoạt động đào tạo Thống kê ngày nghỉ nhân viên tìm nguyên nhân Sắp xếp giấy tờ hồ sơ xin việc 06 29/03/2021 đến ngày 2/04/2021 Nghiên cứu luật lao động 2019 Hỗ trợ photo tài liệu soạn thảo văn phân công Tiếp tục nghiên cứu luật lao động 2019 07 5/04/2021 đến ngày 9/04/2021 Tìm hiểu chế độ khen thưởng Tiếp tục cơng việc tìm hiểu chế độ khen thưởng hỗ trợ anh chị đồng nghiệp Hỗ trợ anh chị xếp tài liệu, phân loại giấy tờ 08 12/04/2021 đến ngày 16/04/2021 Quan sát quy trình sản xuất sản phẩm anh chị hướng dẫn giới thiệu phân xưởng tham quan phân xưởng Tiếp tục quan sát quy trình sản xuất sản phẩm Xí nghiệp GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP 2.1.1 Thơng tin Tên doanh nghiệp: Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Xây Lắp An Giang Xí Nghiệp Bao Bì An Giang Mã số thuế doanh nghiệp: 1600220016-006 Địa chỉ: Số 297 Trần Hưng Đạo, Phường Bình Khánh, TP Long Xuyên, Tỉnh An Giang Giấy phép kinh doanh: số 101219 cấp ngày 09/01/2001 Ngày bắt đầu hoạt động: 01/01/2001 Số fax: 0296 3853459 Người đại diện: TRẦN THỊ THANH HƯỜNG Logo: Hình 1:Logo Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Xây Lắp An Giang Xí Nghiệp Bao Bì An Giang 2.2.3 Nhân Xí Nghiệp Bao Bì An Giang Tổng nhân Xí nghiệp 107 người bao gồm: Nhân viên gián tiếp sản xuất gồm có 17 nhân viên nằm phòng ban Giám đốc, phòng kinh doanh, phòng kế tốn, phịng sản xuất: có trình độ chun mơn cao đáp ứng với vị trí có kinh nghiệm Nhân viên trực tiếp sản xuất có 90 cơng nhân chia làm tổ nhỏ: tổ kỹ thuật,tổ chỉ, tổ dệt, tổ may, tổ tráng, tổ in Có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm, hàng hóa cơng nhân viên có đầy đủ kinh nghiệm tay nghề cao, sản xuất theo quy trình sản phẩm để tạo sản phẩm chất lượng, theo yêu cầu khách hàng Phần lớn cơngnhân trực tiếp sản xuất có trình độ khơng cao chủ yếu phổ thơng, sở Trước làm việc công nhân qua lớp đào tạo, tập huấn đủ trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu khách hàng Tổ kỹ thuật có trình độ cao đẳng, đại học nên kỹ thuật sửa chữa, bảo trì máy móc đáp ứng làm việc quy trình Nhân viên Xí nghiệp đáp ứng rõ vị trí cơng việc phân cơng Sản Xuất Xí nghiệp bao bì nên phần lớn cơng nhân nữ cần có khéo léo, cẩn thận Cơng nhân nam chiếm tỉ lệ chủ yếu kỹ thuật BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP (THỰC TRẠNG) 3.1 HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH 3.1.1 Công tác lƣu trữ, bảo quản giấy tờ tài liệu Vì Xí nghiệp quy mơ cịn nhỏ nên việc cơng tác lưu trữ đơn giản, công tác lưu trữ dựa theo quy định Công việc lưu trữ thực theo bước Lập hồ sơ, phân loại tài liệu theo tên, chủ đề, thời gian đóng vào bìa túi hộp đựng tài liệu để phục vụ cho công tác lưu trữ cách hiệu dễ tìm kiếm Khi tài liệu, hồ sơ giấy tờ hết giá trị hết thời hạn sử dụng tiến hành lý theo quy định Xí nghiệp 3.1.2 Công tác quản lý văn đến gửi Công tác quản lý văn đến gửi thực quy trình, đảm bảo tính xác, nhanh gọn, đảm bảo đầy đủ thao tác, chuyển giao văn xác, đối tượng Quy trình quản lý văn đến: -Tiếp nhận ký văn gửi đến: văn gửi đến tiến hành xem thông tin địa chỉ, tên xí nghiệp có chưa sau kí xác nhận -Kiểm tra phân loại văn bản: tiến hành kiểm tra số lượng trường hợp số lượng bị thiếu phong bì khơng cịn ngun vẹn báo cáo với Giám đốc để giải kịp thời Phân loại văn gồm có văn bóc phong bì khơng bóc phong bì -Ghi nhận vào sổ để lưu văn đến: nhập đầy đủ thông tin ghi số, ngày đến -Đăng ký văn đến: văn đến Xí nghiệp chủ yếu hợp đồng mà cấp giao xuống để lên đơn hàng cho khách hàng Ghi vào sổ đăng ký văn đến phải rõ ràng, đầy đủ thơng tin -Nhân bản, trình với cấp trên, chuyển văn đến người nhận: việc chuyển giao phải đảm bảo tính kịp thời, xác, đối tượng trường hợp văn khẩn, mật phải trình cho Giám đốc thời gian ngắn Quy trình gửi văn đi: -Kiểm tra hình thức, thể thức trình bày văn bản: trước thực cơng tác phát hành văn Xí nghiệp ban hành hay văn công ty cổ phần Xây Lắp ban hành, cần phải kiểm tra lại hình thức thể thức trình bày văn bản, có sai sót để báo cáo với người có trách nhiệm giải -Ghi số văn bản, ngày tháng năm vào sổ văn đi: kiểm tra hình thức thể thức trình bày, sau đánh số văn kèm ghi ngày tháng năm vào sổ lưu văn -Nhờ cấp đóng dấu quan đánh dấu độ khẩn, mật (nếu có): nguyên tắc đóng dấu quan Giám đốc quản lý trực tiếp đóng dấu Dấu trịn ưu tiên đóng trước, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Đóng dấu rõ ràng, chiều màu mực theo quy định -Đăng ký văn đi: văn đăng ký phải nhập đầy đủ thông tin bao gồm số văn bản, ngày tháng năm, tên loại văn bản, người ký, nơi nhận văn bản, đơn vị, người nhận lưu, số lượng, ghi (nếu cần thiết) -Làm thủ tục chuyển văn đi: tùy vào kích cỡ để chọn phong bì đựng văn bản, gấp văn cho văn vào phong bì gấp để mặt giấy có chữ vào phía trong, dùng keo dán phong bì tránh trường hợp làm bẩn, rách văn -Lưu theo dõi chuyển văn đi: Bản lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký, việc theo dõi chuyển phát để tránh trường hợp bị thất lạc bị để kịp thời xử lý 3.1.3 Công tác tổ chức hoạt động hội họp -Xác định thời gian, địa điểm cụ thể -Lên danh sách thông báo đến thành viên khách mời đến tham dự -Chuẩn bị tài liệu liên quan đến họp -Tổ chức vệ sinh lại phòng họp -Kiểm tra thiết bị phòng họp máy chiếu, đèn, máy lạnh, bàn, ghế, ổ cắm điện -Chuẩn bị nước uống phịng họp 3.1.4 Theo dõi sách đãi ngộ xử lý kỷ luật lao động Các sách đãi ngộ: có sách thu hút người lao động, tạo cảm giác làm việc thoải mái, an tâm cho người lao động Hằng năm, vào tháng tháng Xí nghiệp tổ chức cho tồn công nhân viên du lịch nghỉ mát, cho phép công nhân viên lựa chọn địa điểm du lịch Xí nghiệp cịn quan tâm đến đời sống người lao động vào dịp lễ Tết tặng quà cho công 10 nhân viên, công nhân viên có học thành tích học tập loại giỏi Xí nghiệp khích lệ tinh thần cách tặng quà tiền thưởng Tổ chức hoạt động thể dục, thể thao giúp nâng cao tinh thần tập thể, rèn luyện sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định kì cho người lao động Thành lập quỹ nhằm hỗ trợ, trợ cấp cho gia đình cơng nhân viên có hồn cảnh đặc biệt khó khăn Cấp đầy đủ chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn cho công nhân viên tồn Xí Nghiệp Ngồi ra, cịn có lương tháng 13 dành cho công nhân viên lương nhận vào cuối năm, số tiền mức độ hồn thành cơng việc độ chuyên cần người lao động Xử lý kỷ luật lao động: xử lý hình thức khiển trách, cách chức, buộc việc Trường hợp vi phạm lần đầu, mức độ nhẹ xử lý hình thức khiển trách nhắc nhở, trường hợp có hành vi tham ơ, vơ trách nhiệm làm ảnh hưởng đến công việc gây tổn hại, mát cho Xí Nghiệp đưa Hội đồng xét xử để xử lý 3.2 MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC 3.2.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị Cơ sở vật chất: gồm nhà xưởng gồm phòng ban, phân xưởng nằm vị trí thuận lợi, đối diện dễ dàng vận chuyển sản phẩm qua lại trình tạo sản phẩm công đoạn, đảm bảo đầy đủ ánh sáng không gian để sản xuất Phịng ban nằm phía phân xưởng tránh tiếng ồn tạo không gian yên tĩnh, thoải mái dễ dàng tập trung vào công việc 11 Hình 3: Phân xưởng làm việc Trang thiết bị đại đầy đủ như: máy in, máy tính, máy lạnh, máy móc để phục vụ q trình sản xuất máy cắt, máy in, máy tráng Các dụng cụ bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, bình đựng nước nóng lạnh, bố trí đầy đủ đại hỗ trợ cho công việc nhân viên cách hiệu nhanh chóng Hình 4: Máy Ngồi ra, Xí nghiệp trang bị tủ bảo quản tài liệu đại, có khóa bảo mật để bảo quản tài liệu quan trọng cần bảo quản cao Ngồi ra, cịn trang bị vật dụng tủ hồ sơ, hộp đựng tài liệu, túi đựng tài liệu, bìa, 12 3.2.2 Quy tắc, quy định Thời gian làm việc Đối với phòng ban: buổi sáng từ 30 đến 11 30; buổi chiều từ 13 30 đến 17 30 Đối với phận trực tiếp sản xuất: ngày có ca ( sáng - chiều - tối ) thay phiên làm việc liên tục Quy định Không làm việc riêng hành chính; khơng hút thuốc uống chất kích thích làm việc; khơng mang khí vật dụng cháy nổ vào Xí nghiệp; khơng tổ chức đánh bạc; ngồi làm việc cần phải thông báo với cấp Trang phục Đối với phòng ban trang phục tự thoải mái, lịch phù hợp; phận trực tiếp sản xuất có đồng phục chung áo xanh đậm quần đen; bảo vệ trang phục áo xanh lam quần tây có mũ 3.2.3 Các mối quan hệ Xí Nghiệp Đối với cấp trên: tơn trọng cấp bình đẳng, nhân viên thẳng thắn trao đổi cơng việc với tình hình Xí nghiệp Đối với đồng nghiệp: thân thiện nhiệt tình, sẵn sàng giúp đỡ để phát triển, phịng ban ln phối hợp chặt chẽ với để đưa định đắn hiệu 3.2.4 Văn hóa Xí nghiệp Quản lý tinh gọn hiệu quả, xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên mơn lành nghề, có ý thức kỹ luật cao Đề cao tính tập thể cá nhân Xí nghiệp tạo nên môi trường tập thể vững mạnh phát triển Xí nghiệp có mục tiêu phát triển cách rõ ràng xác định ngắn hạn dài hạn để nhân viên gắn bó lâu dài Ban lãnh đạo Xí nghiệp ln làm gương nỗ lực với cơng việc, dám chịu trách nhiệm công việc, sẵn sàng hỗ trợ giúp đỡ cơng nhân viên gặp khó khăn Chính ln nhận tơn trọng tin tưởng cơng nhân viên, từ tồn cơng nhân viên ln cống hiến để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao giúp cho sản phẩm có chất lượng cơng việc hiệu hơn, bước giúp cho Xí nghiệp ngày vững mạnh phát triển 13 3.3 NHẬN XÉT 3.3.1 Nhận xét hoạt động chuyên ngành Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Xây Lắp An Giang Xí Nghiệp Bao Bì An Giang Xí Nghiệp có uy tín chất lượng thị trường Môi trường làm việc Xí nghiệp chun nghiệp, thân thiện ln tạo điều kiện để nhân viên phát huy kỹ chuyên môn Các chế độ đãi ngộ nhân viên tốt để nhân viên gắn bó Xí nghiệp ngày phát triển Xí nghiệp có cơng tác lưu trữ văn thư, quản lý giấy tờ tốt văn đến văn xử lý kịp thời, nhanh chóng Trang bị máy móc thiết bị đại, có khóa bảo mật, để bảo quản tài liệu quan trọng, cần độ bảo quản cao 3.3.2 Nhận xét môi trƣờng làm việc Nơi làm việc phòng ban chia thành phịng riêng tạo khơng gian riêng tư thoải mái giúp nhân viên dễ tập trung vào công việc, diện tích vừa đủ, ánh sáng hợp lý cách bố trị đồ dùng tiện nghi Đối với phận trực tiếp sản xuất, phân xưởng có khơng gian rộng rãi, thống mát chứa nhiều thiết bị phục vụ sản xuất nên khơng khí phân xưởng tránh khỏi tiếng ồn âm máy móc, thiết bị 14 NỘI DUNG CƠNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG STT 01 02 CÔNG VIỆC Nghiên cứu xếp phân loại giấy tờ, tài liệu; quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ giấy tờ Nghiên cứu cách quản lý dấu, qui tắc đóng dấu NỘI DUNG Phân loại tài liệu theo nhóm nhỏ cụ thể xếp theo quy tắc định Sắp xếp theo tên, chủ đề, theo thời gian để dễ dàng tìm kiếm nhanh chóng, tránh bị Sắp xếp hồ sơ, lý lịch xin việc theo năm, để vào tủ tài liệu Tùy vào độ quan trọng hồ sơ, xác định cách thức bảo quản lưu trữ hợp lý Trong q trình lưu trữ bảo quản có xảy vấn đề phải báo cáo lên Giám Đốc để kịp thời xử lý Đọc tìm hiểu quy tắc quản lý dấu hành vi nghiêm cấm sử dụng dấu Chịu trách nhiêm quản lý sử dụng dấu Xí nghiệp Giám Đốc quy mơ Xí nghiệp nhỏ Đóng dấu chữ ký có chữ ký, đóng dấu rõ ràng chiều dùng màu mực mà Xí nghiệp quy định 03 Đánh máy phần văn giao; hỗ trợ anh chị photo tài liệu Đánh máy phần văn giao trình bày theo thể thức văn canh lề trái, phải, Photocoppy phần tài liệu giao 04 Xem bảng chấm công phận; thống kê ngày nghỉ, theo dõi nghỉ phép nhân viên Kiểm tra bảng chấm công phận, kiểm tra số cơng, ngày nghỉ, làm thêm ngồi giờ, xem tổng số công công nhân, nhân viên theo dõi độ chuyên cần người 15 Thống kê ngày nghỉ công nhân viên Trường hợp nghỉ nhiều quy định cần tìm biện pháp xử lý để tránh ảnh hưởng đến công việc trình sản xuất sản phẩm 16 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CÔNG Phương pháp thống kê: bảng chấm công phận gửi để tổng hợp Đếm số ngày nghỉ nhân viên tháng sau thống kê vào excel để theo dõi tình hình chun cần nhân viên Xí Nghiệp Phương pháp kiểm tra: kiểm tra bảng chấm công xem công, ngày công, ngày tăng ca, làm thêm, kiểm tra lại tổng số công nhân viên xác chưa Phương pháp đọc tài liệu: đọc, nghiên cứu tìm hiểu tài liệu liên quan đến dấu cách thức đóng dấu, quy trình bảo quản dấu lưu ý trường hợp cấm Phương pháp ghi chép: sau đọc tài liệu nghiên cứu quy trình lưu trữ văn hồ sơ giấy tờ liên quan, cần ghi chép lại nội dung cần lưu ý để nắm rõ quy tắc làm việc Phương pháp quan sát: quan sát người hướng dẫn mua sắm thiết bị, đồ dùng doanh nghiệp lưu trữ lại hóa đơn 17 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 NHỮNG NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐƢỢC CỦNG CỐ Trong trình thực tập củng cố vận dụng kiến thức từ trường học vào công việc sau: Kiến thức tin học văn phòng: áp dụng vào công việc đánh máy soạn thảo văn word phân cơng, trình bày văn Các kiến thức thực máy tính cải thiện nhanh Kiến thức kỹ truyền thông: giúp đỡ thân tự tin thuyết trình trước người cách mạch lạc hơn, thuyết phục người nghe Kiến thức quản trị hành văn phịng: vận dụng vào việc soạn thảo văn bản, biểu mẫu canh lề trái phải dưới, giúp khắc phục lỗi sai soạn thảo văn hành phân cơng, quy định thể thức văn Kiến thức môn quản trị nguồn nhân lực: có thêm kiến thức quản lý, kiểm sốt nhân 6.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN, GIỮA CÁC CÁ NHÂN VÀ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP ĐÃ HỌC HỎI ĐƢỢC 6.2.1 Kỹ cá nhân Kỹ giao tiếp: trao dồi khả giao tiếp với người khác tốt hơn, học cách giao tiếp với người tốt hơn, thái độ tơn trọng lịch lời nói giao tiếp với người Kỹ quan sát lắng nghe: lắng nghe dẫn người luôn quan sát người khác làm việc để đúc kết kinh nghiệm cho thân Kỹ tìm kiếm thơng tin: học cách tìm thơng tin phân công hay vấn đề cần nghiên cứu q trình thực tập Kỹ thích nghi: lần đến Xí Nghiệp thực tập cịn nhiều bỡ ngỡ với chuyên nghiệp đây, nhờ dẫn nhiệt tình anh chị thân thiệt người giúp tơi thích nghi với mơi trường làm việc Kỹ chấp hành tốt nội quy: quy định giấc, trang phục, có trách nhiệm với công việc 6.2.2 Kỹ cá nhân Kỹ làm việc nhóm: làm việc hoạt động tập thể, hỗ trợ giúp đỡ lẫn để hồn thành tốt cơng việc Kỹ giao tiếp với cấp trên: thái độ tôn trọng, chào hỏi gặp cấp 18 Kỹ giao tiếp với đồng nghiệp: thân thực tập sinh nên có thái độ tơn trọng, lễ phép với người Học hỏi cách ứng xử cách lắng nghe người 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp Kỹ phân loại xếp hồ sơ giấy tờ: xếp giấy tờ tài liệu liên quan đến người lao động theo phận, theo với thứ tự, từ năm 2018 đến Kỹ thống kê số ngày nghỉ: kiểm tra bảng chấm công tháng tháng 2, kiểm tra lại số ngày nghỉ thống kê excel tổng số ngày nghỉ người lao động tháng Kỹ tổ chức quản lý hồ sơ giấy tờ: lưu trữ quản lý hồ sơ, giấy tờ tài liệu có liên quan cách khoa học an toàn Kỹ tổ chức lên kế hoạch cho công tác xếp cách dễ dàng tránh sai sót 6.3 NHỮNG KINH NGHIỆM HOẶC BÀI HỌC THỰC TIỄN NÀO TÍCH LŨY ĐƢỢC Để hồn thành tốt cơng việc trước tiên cần phải tự tin, chủ động với cơng việc Trong q trình thực tập tơi nói ngại hỏi sợ ảnh hưởng đến cơng việc người.Vì nên cởi mở chủ động chào hỏi nói chuyện trao đổi nhiều với người, để trao đổi công việc chưa rõ chưa biết Chủ động tìm kiếm việc để làm khơng đợi việc tìm đến Học cách lắng nghe giúp đỡ cần người Xí Nghiệp, lắng nghe học hỏi điều quan trọng trình thực tập Vì kiến thức thực tế cịn hạn chế nên việc lắng nghe người giúp biết thêm công việc đúc kết kinh nghiệm cho thân để hồn thành cơng việc cách tốt Học cách tôn trọng người lớn tuổi người ( đến Xí Nghiệp gặp bác bảo vệ người chào hỏi lễ phép đến ) học tác phong làm việc nghiêm túc, thái độ chuyên nghiệp, chủ động sẵn sàng với công việc Phải trao dồi thân, rèn luyện nhạy bén không ngừng bổ sung kiến thức Phân bổ thời gian công việc hợp lý để có kết tốt 19 6.4 CHI TIẾT CÁC KẾT QUẢ CƠNG VIỆC MÌNH ĐÃ ĐĨNG GĨP CHO ĐƠN VỊ THỰC TẬP Trong thời gian thực tập Chi Nhánh Cơng Ty Cổ Phần Xây Lắp An Giang Xí Nghiệp Bao Bì An Giang với vị trí nhân viên hành văn phịng Tơi có đóng góp cụ thể sau: - Hồn thành cơng việc mà người hướng dẫn giao cho; - Hoàn thành soạn thảo văn giao; - Thống kê số ngày nghỉ công nhân viên tháng tháng 2; - Kiểm tra bảng chấm công phận; - Hỗ trợ photocoppy; - Sắp xếp hồ sơ lưu trữ giấy tờ từ năm 2018 đến 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Bích Vân (2018), Thực tập phịng tổ chức hành Công ty TNHH Liên Doanh ANTRACO, Khoa Kinh Tế Quản Trị Kinh Doanh, Đại học An Giang 21 PHỤ LỤC Hình 5: Tủ đựng hồ sơ Xí nghiệp 22