Có thể nói, thời đại ngày nay công nghệ thông tin phát triển vô cùng mạnh mẽ. Và đặc biệt trong công cuộc công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước thì tin học là một công cụ không thể thiếu trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Hiện nay, tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong hầu hết tất cả các lĩnh vực của mỗi quốc gia. Việc ứng dụng rộng rãi tin học đã đem lại những thành tựu vô cùng to lớn trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ. Tin học hóa trong công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động của con người, tiết kiệm được thời gian, với độ chính xác cao, gọn nhẹ và tiện lợi hơn rất nhiều so với việc quản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây. Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, tự động hệ thống hóa và cụ thể hóa các thông tin theo nhu cầu con người. Tin học sẽ góp phần vào quá trình phát triển nền kinh tế xã hội, đáp ứng mọi nhu cầu của cuộc sống và nâng cao chất lượng cuộc sống con người. Thông qua tin học con người sẽ tiết kiệm sức lao động và nâng cao năng suất, chất lượng lao động. Đối với sinh viên nói chung và đối với chính bản thân em một sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng, đợt thực tập này là một cơ hội, một thời điểm để bản thân tự củng cố các kiến thức đã thu hoạch được trong thời gian học tập tại trường, là nền tảng vững chắc cho công việc sau này.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM ĐỂ QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI UBND XÃ MỸ HƯNG – HUYỆN PHỤC HÒA TỈNH CAO BẰNG Họ tên sinh viên Lớp Giảng viên hướng dẫn : PHAN THỊ DUYÊN : QTVP – K14A - TS NGUYỄN VĂN HUÂN - ThS ĐÀM THỊ PHƯƠNG THẢO Thái nguyên- 2018 LỜI CẢM ƠN Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo Nguyễn Văn Huân – người tận tình hướng dẫn bảo em suốt trình thực đề tài thực tập Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô Khoa Hệ thống Thơng tin Kinh tế tận tình giảng dạy, trang bị cho em kiến thức quý báu suốt thời gian học tập vừa qua Có kết ngày hơm nhờ giúp đỡ truyền tải kiến thức nhiệt tình, tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đề tài thực tập Em xin chân thành cảm ơn cán nhân viên UBND xã Mỹ Hưng – huyện Phục Hòa – tỉnh Cao Bằng tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập đơn vị Mặc dù cố gắng hoàn thành đề tài với tất nố lực thân chắn khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận thơng cảm, đóng góp ý kiến tận tình bảo quý Thầy Cô bạn Em xin chân thành cảm ơn! Mỹ Hưng, ngày tháng năm 2018 Sinh viên thực Phan Thị Duyên LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan toàn nội dung đề tài thực tập “Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý lịch làm việc UBND Xã Mỹ Hưng, Huyện Phục Hòa, Tỉnh Cao Bằng” thân em tìm hiểu, khảo sát, nghiên cứu thu thập thông tin thực tế Nội dung đề tài thực tập thân tự nghiên cứu xây dựng Mọi tham khảo dùng đề tài trích dẫn rõ ràng Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan Sinh viên Phan Thị Duyên MỤC LỤCC LỤC LỤCC MỤC LỤC .4 LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN TÀI LIỆU VỀ LỊCH LÀM VIỆC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 1.1 Khái niệm lịch làm việc 1.1.1 Những quan niệm quản lý 1.1.2 Khái niệm lịch làm việc .10 1.1.3 Quản lý lịch làm việc 10 1.1.4 Khái niệm chương trình .10 1.1.5 Khái niệm kế hoạch .11 1.2 Vai trò .11 1.3 Những yêu cầu chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc .12 1.3.1.Yêu cầu chương trình cơng tác .12 1.3.2.Yêu cầu kế hoạch công tác .12 1.3.3.Yêu cầu lịch làm việc .13 1.3 Phân loại chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc quan, tổ chức13 1.3.1 Phân loại chương trình 13 1.3.2 Phân loại kế hoạch công tác 14 1.3.3 Phân loại lịch làm việc 15 1.4 Kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc quan, tổ chức 15 1.4.1 Căn để lập chương trình, kế hoạch cơng tác 15 1.4.2 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác 15 1.4.3 Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác 16 1.4.4 Bố cục lịch công tác hàng tuần 17 Chương .18 QUY TRÌNH QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI UBND XÃ 18 MỸ HƯNG - HUYỆN PHỤC HÒA - TỈNH CAO BẰNG 18 2.1 Tổng quan UBND xã Mỹ Hưng, Huyện Phục Hòa, Tỉnh Cao Bằng 18 2.2 Nguyên tắc làm việc, nhiệm vụ UBND xã Mỹ Hưng, Huyện Phục Hòa, Tỉnh Cao Bằng 20 2.3 Cơ cấu tổ chức UBND xã Mỹ Hưng .23 2.4 Quá trình quản lý lịch làm việc UBND xã Mỹ Hưng 25 Chương .29 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ESSENTIAL PIM QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC TẠI UBND XÃ MỸ HƯNG - HUYỆN PHỤC HÒA - TỈNH CAO BẰNG 29 3.1 Giới thiệu phần mềm Essential PIM 29 3.1.1 Giao diện phần mềm Essential PIM .29 3.1.2 Tính phần mềm Essential PIM .30 3.2 Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý công việc UBND xã Mỹ Hưng - Phục Hòa - Cao Bằng 37 3.2.1 Hướng dẫn cài đặt phần mềm Essential PIM .37 3.2.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Essential PIM .38 KẾT LUẬN 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO .45 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Có thể nói, thời đại ngày công nghệ thông tin phát triển vô mạnh mẽ Và đặc biệt công công nghiệp hóa - đại hóa đất nước tin học công cụ thiếu công xây dựng phát triển đất nước Hiện nay, tin học ứng dụng rộng rãi hầu hết tất lĩnh vực quốc gia Việc ứng dụng rộng rãi tin học đem lại thành tựu vô to lớn nhiều ngành, nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt lĩnh vực quản lý lưu trữ Tin học hóa công tác quản lý nhằm giảm bớt sức lao động người, tiết kiệm thời gian, với độ xác cao, gọn nhẹ tiện lợi nhiều so với việc quản lý thủ công giấy tờ trước Tin học hóa giúp thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, tự động hệ thống hóa cụ thể hóa thông tin theo nhu cầu người Tin học góp phần vào q trình phát triển kinh tế xã hội, đáp ứng nhu cầu sống nâng cao chất lượng sống người Thông qua tin học người tiết kiệm sức lao động nâng cao suất, chất lượng lao động Đối với sinh viên nói chung thân em - sinh viên ngành Quản trị văn phịng nói riêng, đợt thực tập hội, thời điểm để thân tự củng cố kiến thức thu hoạch thời gian học tập trường, tảng vững cho công việc sau Với đợt thực tập chuyên ngành này, đồng ý thầy cô môn thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông với hướng dẫn thầy Nguyễn Văn Huân em mạnh dạn nhận đề tài: “Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý lịch làm việc UBND Xã Mỹ Hưng, Huyện Phục Hịa, Tỉnh Cao Bằng” Mục đích nghiên cứu đề tài Tin học hóa q trình quản lý công việc UBND xã Mỹ Hưng, huyện Phục Hòa, tỉnh Cao Bằng nhằm đưa phương pháp quản lý công việc khoa học đại nhằm đáp ứng yêu cầu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, khả trình độ thích nghi hồn cảnh để hồn thành xuất sắc cơng việc 2.Giúp xếp, quản lý công việc cập nhật thơng tin cơng việc cách xác, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu công tác UBND xã Mỹ Hưng, huyện Phục Hòa, tỉnh Cao Bằng Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát trạng trình quản lý lịch làm việc UBND xã Mỹ Hưng, huyện Phục Hòa, tỉnh Cao Bằng - Thu thập số liệu liên quan đến công việc UBND xã Mỹ Hưng, huyện Phục Hòa, tỉnh Cao Bằng từ đánh giá, phân loại, giải thích vấn đề, xây dựng giải pháp - Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Essential PIM để phục vụ đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu quy trình quản lý công việc UBND xã Mỹ Hưng, huyện Phục Hòa, tỉnh Cao Bằng ứng dụng phần mềm EssentinalPIM để giải toán quản lý lịch làm việc hiệu - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu thực quy trình quản lý lịch làm việc như: tên công việc, nội dung công việc, thời gian giải dự kiến, thời gian hoàn thành, quan chịu trách nhiệm chính… Nội dung đề tài - Chương Tổng quan lý thuyết quản lý lịch làm việc - Chương Quy trình quản lý lịch làm việc UBND xã Mỹ Hưng, huyện Phục Hòa, tỉnh Cao Bằng - Chương Ứng dụng phần mềm Essential PIM để quản lý lịch làm việc UBND xã Mỹ Hưng, huyện Phục Hòa, tỉnh Cao Bằng Chương TỔNG QUAN TÀI LIỆU VỀ LỊCH LÀM VIỆC VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ LỊCH LÀM VIỆC 1.1 Khái niệm lịch làm việc 1.1.1 Những quan niệm quản lý Trên thực tế tồn nhiều cách tiếp cận khái niệm “quản lý” Quản lý định nghĩa công việc mà người lãnh đạo học suốt đời không thấy chán khởi đầu họ nghiên cứu Quản lý giải thích nhiệm vụ nhà lãnh đạo thực thụ, khởi đầu để họ triển khai công việc Như vậy, nhà lãnh đạo có cách định nghĩa giải thích khác quản lý Vậy suy cho quản lý gì? Định nghĩa quản lý yêu cầu tối thiểu việc lý giải vấn đề quản lý dựa lý luận nghiên cứu quản lý học Xét phương diện nghĩa từ, quản lý hiểu chủ trì hay phụ trách cơng việc Bản thân khái niệm quản lý có tính đa nghĩa nên có khác biệt nghĩa rộng nghĩa hẹp Hơn nữa, khác biệt thời đại, xã hội, chế độ, nghề nghiệp nên quản lý có nhiều giải thích, lý giải khác Cùng với phát triển phương thức xã hội hoá sản xuất mở rộng nhận thức người khác biệt nhận thức lý giải khái niệm quản lý trở nên rõ rệt Quản lý theo định nghĩa trường phái quản lý học Xuất phát từ góc độ nghiên cứu khác nhau, nhiều học giả ngồi nước giải thích khác quản lý Cho đến nay, chưa có định nghĩa thống quản lý Đặc biệt kể từ kỷ 21, quan niệm quản lý lại phong phú Các trường phái quản lý học đưa định nghĩa quản lý sau: -Theo Tailor định nghĩa: "Làm quản lý phải biết rõ: muốn người khác làm việc ý đến cách tốt nhất, kinh tế mà họ làm " - Theo Fayel: "Quản lý hoạt động mà tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, phủ) có, gồm yếu tố tạo thành: kế hoạch, tổ chức, đạo, điều chỉnh kiểm soát Quản lý thực kế hoạch, tổ chức, đạo điều chỉnh kiểm soát” - Hard Koont cho rằng: "Quản lý xây dựng trì mơi trường tốt giúp người hồn thành cách hiệu mục tiêu định" - Theo Peter F Druker: "Suy cho cùng, quản lý thực tiễn Bản chất khơng nằm nhận thức mà hành động; kiểm chứng khơng nằm logic mà thành quả; quyền uy thành tích" - Theo Peter F Dalark: "Định nghĩa quản lý phải giới hạn mơi trường bên ngồi Theo đó, quản lý bao gồm chức là: Quản lý doanh nghiệp, quản lý giám đốc, quản lý công việc nhân công" Tư tưởng triết học quản lý Peter F Dalark Quản lý doanh nghiệp phải theo nguyên tắc: "lấy hiệu kinh tế thực tế làm nguyên tắc hoạt động, cách nhìn tổng thể lấy thành tích làm cốt lõi" Nguyên tắc quản lý dành cho giám đốc cần có động lực mạnh mẽ quản lý mục tiêu kiểm soát thân để họ trở thành người giám đốc giỏi Quản lý công việc nhấn mạnh: cơng việc cần có sức sản xuất phải thơng qua cơng cụ phân tích, tổng hợp, kiểm sốt thí nghiệm Quản lý nhân cơng coi trọng nguồn nhân lực, làm cho họ có hội, chủ động phát huy ưu điểm mình, thoả mãn nhu cầu chức địa vị xã hội họ công việc, đưa đến cho họ hội, quyền lợi để người thể giá trị, hồi bão Vậy, làm để khái quát khái niệm quản lý cách đơn giản toàn diện? Quản lý hiểu theo nghĩa chung nhiều người sử dụng là: “Quản lý điều khiển, đạo hệ thống hay trình theo quy luật, định luật hay quy tắc tương ứng hệ thống hay q trình vận động theo ý muốn người quản lý nhằm đạt mục đích định trước” 1.1.2 Khái niệm lịch làm việc Là ghi ngày thực công việc theo dự kiến kế hoạch 1.1.3 Quản lý lịch làm việc Quản lý lịch làm việc việc sếp, chỉnh sửa ghi ngày để thực có hiệu cơng việc theo dự kiến kế hoạch đề Quản lý lịch làm việc hay nói cách khác việc đề chương trình, kế hoạch thực cơng việc theo trình tự thời gian cách khoa học, logic nhằm thực nhiều công việc đạt kết cao nhất.1.2 Khái niệm chương trình 1.1.4 Khái niệm chương trình Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc 1.1.5 Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ cơng tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm ); kế hoạch trung hạn (2 - năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc giao) có hồn thành tốt thời hạn hay không chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị 1.2 Vai trị Quản lý lịch làm việc đóng vai trị quan trọng việc điều hành hoạt động cá nhân tổ chức giữ vai trị then chốt cơng tác đạo thực nhiệm vụ lãnh đạo đạo cho công chức chuyên môn thực nhiệm vụ, theo dõi tiến độ thực kết nhiệm vụ Để thực tốt công tác quản lý lịch làm việc cần nắm rõ định hướng chương trình, kế hoạch tuần, tháng, năm cá nhân từ xây dựng lịch làm việc tổ chức thời điểm Do vai trò chương trình, kế hoạch việc xây dựng quản lý lịch làm việc thiếu Cụ thể: - Chương trình, kế hoạch có vai trị quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức + Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động công việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc + Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề 10