Bao cao MS PROJECT 3.11

 Bởi thế nên chúng ta đặt danh sách chức năng, nhiệm vụ vào chung dự án, nhìn vào các vạch phân chia để hoạch định nguồn tài nguyên, nhìn vào nhân lực để hiểu anhcô ta có thể làm gì + c

Từ Format chọn Drawing -> tùy chọn

Table of Contents

A Intro & overview 3

B Starting project: 3

1. Khởi động chương trình : 3

Chọn shortcut -> click 3

2 Tạo mới một dự án: 4

Ấn vào mục New -> Blank Project -> Create 4

3. Lưu một dự án: 4

File/Save -> điền tên file và ok 4

4 Lưu một dự án dưới dạng tập tin tùy chọn: 4

5 Mở một dự án đã có sẵn: 5

C Create a New Project: 5

1) Working with task : 5

 Start date và Finish date: Ngày tháng bắt đầu hoặc kết thúc dự án 6

 Chèn thêm task : 7

 Điều chỉnh thời gian cho Task: 8

 Thiết lập các cột mốc quan trọng: 9

 Tóm lược các task 9

2) Working with Resource 11

 Setting up People 11

 Adjusting Availability 12

3) Task Management: 15

 Assign Work to a Task (Phân công nhân lực): 15

 Add Additional Resources (Thêm nhân lực cho task): 16

 Assign Material (Thêm phương tiện, vật liệu): 17

 Assign a Calendar to a Task: Quản lý lịch làm việc 17

 Recurring Tasks (Các task lặp): 19

 Using Constraint(Sử dụng các ràng buộc): 20

Constraint Type & Constraint Date 21

 The Critical Path (đường găng): 24

 Create a Task Calendar: 25

 Thay đổi timeline: 26

4) Edit task detail : 30

 Cácloạicôngviệc (Task type) : 30

 Chia nhỏ các côngviệc (Split task): 31

 Thay đổi loại công việc : 33

 Entering Deadline Date : 34

 Effort Driven Taks: 34

 Sắp xếp thông tin: 36

 Nhóm các thông tin: 36

 Trích lọc thông tin: 39

 Tùy biến bảng (Customize Table): 41

 Tùy biến khung nhìn: 42

5) Resource pool: 48

6)Tracking Progress: 54

a Link Summary Task: 54

b Save a baseline: 57

c Track as Scheduled: 59

d Entering Completion Percentage: 61

e Using Actuals: 63

f Updating the Baseline: 64

g Check Project Durarion: 66

h Add a note: 66

7) Share project information: 69

a Các báo biểu chuẩn của Microssoft Project: 69

b Tạo một To Do List (Danh sách công việc 1 thành viên thực hiện): 71

c Tạo hình ảnh: 72

d Sử dụng báo biểu dạng biểu đồ với Excel : 73

e Sao chép dữ liệu dự án sang một chương trình khác : 75

f Mở một định dạng File khác bằng Project : 76

A Intro & overview

 Cài đặt Project 2010

 Tạo dự án

 Bắt đầu quản lí dự án và thực chất của việc quản lí dự án là quản lí các chức năng, nhiệm vụ và nguồn tài nguyên

 Bởi thế nên chúng ta đặt danh sách chức năng, nhiệm vụ vào chung dự

án, nhìn vào các vạch phân chia để hoạch định nguồn tài nguyên, nhìn vào nhân lực để hiểu anh(cô) ta có thể làm gì + có năng lực gì…

 Một khi chúng ta nhìn vào dự án thì phải đánh giá tiến độ và khó khăn gặp phải, theo dõi tiến độ thông qua dự án; nhìn thấy vấn đề khi các chức năng, nhiệm vụ có sự xung đột, chồng chéo lên nhau; tốn nhiều thời gian khi thiếu nguồn tài nguyên; làm gì khi trễ tiến độ được giao,

…

 Sau khi sắp xếp các thông tin và phân bổ cho phù hợp thì sau đó sẽ xem xét tới báo cáo Trình bày cụ thể các công việc, cách tổ chức rõ ràng để có thể cung cấp thông tin cho những người khác dưới dạng các báo cáo

 Sự cộng tác tốt giữa các thành viên, giữa các nhóm cũng là một yếu tố liên quan tới việc hoàn thành dự án Bảo đảm cho việc truyền hay thay đổi thông tin được cập nhật nhanh chóng

B Starting project:

1 Khởi động chương trình :

Chọn shortcut -> click

2 Tạo mới một dự án:

Ấn vào mục New -> Blank Project -> Create

3 Lưu một dự án:

File/Save -> điền tên file và ok

Lưu ý là file lưu dưới dạng mpp

4 Lưu một dự án dưới dạng tập tin tùy chọn:

5 Mở một dự án đã có sẵn:

C Create a New Project: 1) Working with task :

Hiện bảng sau:

 Start date và Finish date: Ngày tháng bắt đầu hoặc kết thúc dự án.

 Ta có 2 tùy chọn cho mục Schedule: (Dựa vào tùy chọn này mà ta phải nhập Start

date hoặc Finish date)

• Project Start Date: Các task sẽ bắt đầu càng sớm càng tốt từ ngày Start Date

• Project Finish Date: Các task sẽ bắt đầu càng trễ càng tốt và kết thúc vào ngày Finish date.

 Có 3 tùy chọn cho Calendar:

• Standard: Lịch làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8 A.M đến 5 P.M và 1 giờ nghỉ

• 24 Hours: Không có giờ nào không làm việc

• Night Shift: Làm việc từ tối thứ 2 đến tối thứ 7, từ 11 P.M đến 8 A.M Thêm task: ta chỉ việc gõ tên task và điều chỉnh thời gian cho task

 Chèn thêm task :

Ví dụ ta muốn chèn Task 2 vào giữa 2 task trên, ta chọn task 3

Ta được kết quả

 Điều chỉnh thời gian cho Task:

Ta có các đơn vị:

Nhận xét là các đơn vị có chữ “e” ở đầu (elapsed time) sẽ không bỏ qua các ngày không làm việc (liên tục không dừng) Công việc 2 bắt đầu vào thứ 3, kéo dài 7 ngày, bỏ qua ngày thứ 7 và chủ nhật không làm, nên kéo dài đến hết ngày thứ 4 tuần kế tiếp.

 Thiết lập các cột mốc quan trọng:

Ta có thể dùng 1 task nào đó với Duration = 0 làm cột mốc:

Hoặc chọn 1 task nào đó Project-> Task Information (Hoặc double click vào task cũng được)

 Tóm lược các task

Giả sử ta gom các task 1, 2, 3 vào nhóm tên là task 1:

Ta chọn các task đó rồi làm như sau:

Kết quả:

2) Working with Resource

• Bạn sẽ nhập vào tên các Resource trong Resource Name, nó có thể là tên

các chức vụ, các công cụ… mà tham gia vào project của bạn Các giá trị mặc định sẽ được Project 2010 tự động điền vào Standard rate và Overtime rate

• Sử dụng phím Tab hoặc các phím mũi tên để di chuyển tới lui tiến hành điền/ sửa các thông tin mình cần

• Điền số liệu trực tiếp vào các cell ở cột Standart rate và Overtime rate.

• Max Units sẽ cho bạn biết hiệu suất làm việc của một loại tài nguyên, chẳnghạn tài nguyên nhân lực có Max Units có giá trị 200% tức là hiệu suất làm việc là 200%, bình thường giá trị này sẽ là 100%

Lựa chọn vị trí muốn điều chỉnh thời gian

o Ở tab Exceptions: Bạn chọn thời gian nghỉ cho Resource (nghỉ lễ, sự

kiện gì đó…) bằng cách chọn một số ngày muốn nghỉ ở Click on a day tosee its working times\ Sau đó nhập tên sự kiện nghỉ đó ở khung Name, các thông số Start và Finish sẽ tự động điền vào phù hợp với thời gian bạn đã chọn bên trên

o Ở tab Work Week: Dùng điều chỉnh thời gian làm việc trong ngày, những ngày làm việc trong tuần cho từng Resource bằng cách chọn default, sau đó click detail

Một dialog mới hiện lên, cho bạn điều chỉnh thời gian làm việc của mỗi ngày trong tuần theo ý mình, chẳng hạn thứ 2 làm 1 buổi từ 7g đến 10g, thứ 3 làm 2 buổi từ 7g đến 10g và từ 13g đến 16g…

Lúc này thời gian hoàn thành của công việc 2 đã kéo dài sang thứ 5 của tuần kế tiếp

3) Task Management:

 Assign Work to a Task (Phân công nhân lực):

Trong phần này sẽ giới thiệu về cách phân chia nhân lực cho từng task Để làm

được điều này, từ danh sách các task, ta chọn vào tab resource assign resources,

hoặc bấm phím tắt Alt+F10

Màn hình assign resources hiện ra và cho phép ta tùy chỉnh nguồn nhân lực chotask này.

Ví dụ ở đây ta phân công công việc lên kế hoạch lấy yêu cầu phần mềm cho 2 nhân viên là Anh và Khuê Khi click vào dòng chứa nhân viên này thì nó sẽ hiển thị lên bảng thông tin chi tiết của nhân viên được chọn sau khi chọn xong các nhân viên

để phân công cho task này thì ta bấm assign để kết thúc

 Add Additional Resources (Thêm nhân lực cho task):

- Một việc quan trọng là phân công thêm nhân lực cho một task MS

Project sẽ cho phép ta thêm nhân lực cho từng task Qua đó việc thêm nhân lực thì thời gian thực hiện sẽ được redure lại

- Ví dụ: ta thêm 2 nhân viên là nhân viên mới là phúc, khoa, linh vào công việc trên

 Assign Material (Thêm phương tiện, vật liệu):

Việc thêm một phương tiện(vật liệu) được tiến hành giống như các bước thêm nhân lực vào cho task

Trong hình trên mô tả cách thêm một phương tiện(vật liệu) nhanh chóng vào một task

 Assign a Calendar to a Task: Quản lý lịch làm việc

Ứng với mỗi công việc, ta có thể thay đổi lịch làm việc cho từng nhân viên, hoặc lịch làm việc cho toàn dự án Để làm được điều này ta vào Project Change working time Cửa sổ thay đổi lịch làm việc hiện ra như sau:

Trong phần này cho phép người quản trị có thể thay đổi thời gian của từng nhân viên hoặc thời gian làm việc cho toàn dự án.

Để thiết lập thời gian làm việc của dự án ta chọn Option:

Tại đây ta có thể thiết lập số giờ làm việc trong ngày, số ngày làm việc trong tuần… Mặc định là ngày làm việc bắt đầu từ 8h và kết thúc 17h, tuần làm việc 40h

 Recurring Tasks (Các task lặp):

MS Project hỗ trợ việc thiết lập các task lặp đơn giản và dễ dàng như sau:

o Trong thẻ task ta chọn task recurring task.

o Hộp thoại giúp ta chỉnh sửa các thông tin của task như sau:

 Using Constraint(Sử dụng các ràng buộc):

• Deadline

Deadline cho 1 công việc là ngày chỉ định công việc đó phải hoàn thành

Deadline khác so với ràng buộc (xem bên dưới) ở chỗ nó không ảnh hưởng

đến việc tính toán lập lịch của project Nó chỉ có tác dụng cảnh báo nhắc nhở rằng ngày đó cần phải hoàn thành công việc

Tuy vậy, nếu công việc được tạo ra lúc bắt đầu dự án và tạo deadline cho

nó, thì deadline cũng có ảnh hưởng đến việc tính toán độ trễ trên toàn dự án

Constraint Type & Constraint Date

Mỗi công việc trong dự án đều có 1 ràng buộc đi kèm về mặt thời gian, cụ thể là ngày bắt đầu, hoặc ngày kết thúc

MS Project chia các ràng buộc ra làm 3 nhóm:

• Ràng buộc linh động (Flexible):

Là ràng buộc không rõ ràng về mặt thời gian, ví dụ như: sớm nhất có thể, muộn nhất có thể…

• Ràng buộc không linh động (Inflexible):

Là ràng buộc cố định ngày bắt đầu hoặc kết thúc của 1 công việc Ví

dụ, công việc X phải được bắt đầu vào ngày 11/5/2010…

• Ràng buộc bán linh động (Semi-Flexible):

Là ràng buộc “không chặt” trên ngày bắt đầu hoặc ngày kết thúc của công việc Ví dụ, công việc X phải hoàn thành trước ngày

Project sẽ lên lịch để công việc(task) bắt đầu sớm nhất

có thể Đây là ràng buộc của tất cả các task khi vừa đượctạo ra từ ngày bắt đầu dự án Không có ràng buộc thời gian cụ thể cho loại này

As Late As

Possible

(ALAP)

Project sẽ lên lịch để công việc(task) bắt đầu muộn nhất

có thể Đây là ràng buộc của tất cả các task khi vừa đượctạo ra từ ngày kết thúc dự án Không có ràng buộc thời gian cụ thể cho loại này

Start No Later

Than (SNLT)

Project sẽ lên lịch để bắt đầu công việc trước (hoặc bằng) 1 ngày nào đó được chỉ định trước Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo công việc không bắt đầu sau 1mốc thời gian nào đó

Finish No

Earlier Than

(FNET)

Project sẽ lên lịch để kết thúc công việc sau (hoặc bằng)

1 ngày nào đó được chỉ định trước Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo công việc không kết thúc trước 1 mốc thời gian nào đó

Finish No Later

Than (FNLT)

Project sẽ lên lịch để kết thúc công việc trước (hoặc bằng) 1 ngày nào đó được chỉ định trước Sử dụng loại ràng buộc này để đảm bảo công việc không kết thúc trước 1 mốc thời gian nào đó

 The Critical Path (đường găng):

o Đường giăng là tập hợp các task mà phải được thực hiện đúng tiến độ,

những công việc này sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của dự án

o Để hiển thị đường găng trong MS Project ta thực hiện như sau: trên tab Format của Gant, ta chọn dấu check vào Critical Task.

Biểu đồ gant sẽ hiển thị cho ta thấy các công việc trong đường găng như sau:

 Create a Task Calendar:

Giả sử bạn muốn công việc xảy ra không phụ thuộc vào thời gian làm việc của dự

án (ví dụ có 1 công việc phải làm qua đêm…), bạn phải áp dụng Task Calendar

Task Calendar cho phép chúng ta lên lịch làm việc cho mỗi công việc.

Mặc định, khi được tạo ra, các công việc không gắn với 1 lịch làm việc nào cả

Để tạo một lịch trình cho một task ta thực hiện như sau:

Project Change working time  trong hộp thoại Change working time chọn Create new Calendar Nhập vào các thông tin của lịch làm việc mới.

Ta quay lại chọn lại task, chọn vào task information trong thẻ Advance

Ta chọn calendar cho task được chọn như sau:

 Thay đổi timeline:

Timeline chính là khung thời gian của dự án

Để thay đổi thiết lập cho thanh thời gian này, ta click chuột phải vào nó, và vào các tùy chọn:

+ TimeScale : Thay đổi hình dạng hiển thị của Timeline Vd như hiển thị

theo tuần, hiển thị theo tháng…

+ Zoom: Cho phép chúng ta thay đổi khoảng thời gian cơ sở của timeline

để xem project theo 1 khoảng thời gian nào đó Ví dụ xem theo mỗi 3 tháng…

Để hiệu chỉnh thời gian dự án, vào menu Project → Project Information.

Tại đây chúng ta có thể hiệu chỉnh thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, phươngthức lập lịch dựa trên ngày bắt đầu hay kết thúc….

Khi bạn bấm vào statistics thì sẽ hiện lên bảng thông báo các thông tin của dự

án như sau:

4) Edit task detail :

 Cácloạicôngviệc (Task type) :

Có 3 loại task type: Fixed Units, Fixed Duration, Fixed Work

Các khái niệm về Unit, Duration và Work :

- Unit: số lượng của tài nguyên(nhânlực, máytính, … ) hoặc % thời gian của một người dành cho một việc

- Duration: khoảng thời gian hoàn thành của một công việc

- Work: khối lượng công việc hay sốgiờ công (person-hours) cần để hoàn thành công việc

Mốiquanhệgiữa Unit, Duration vàWork :

Duration =Works Units

Việc xác định task type nhằm xác định tính quyết định đối với 2 giá trị còn lại.

o Fixed Units : Một công việc khi được xác lập Task type là Fixed Units

nghĩa là Units của các tài nguyên sẽ không thay đổi khi có sự điều chỉnh

từ 2 giá trị còn lại Nói cách khác thì khi ta thay đổi Duration thì Workstương ứng sẽ thay đổi và ngược lại.

o Fixed Duration : Một công việc khi được xác lập Task type là Fixed Duration nghĩalà Duration của công việc sẽ không thay đổi khi có sự

điều chỉnh từ 2 giá trị còn lại Nói cách khác thì khi ta thayđổi Units thì Works tương ứng sẽ thayđổi và ngược lại

o Fixed Work: Một công việc khi được xác lập Task type là Fixed Work

nghĩa là số lượng việc cần làm của của công việc sẽ không thay đổi khi

có sự điều chỉnh từ 2 giá trị còn lại Nói cách khác thì khi ta thayđổi Units thì Duration tương ứng sẽ thay đổi và ngược lại

 Lựa chọn Effort Driven:

o Effort driven là một tính năng của MS Project, có khả năng tự động tính toán sự tăng giảm Duration của một task khi có sự thay đổi của nguồn tàinguyên Chức năng này chỉ có thể áp dụng với Fixed Duration và Fixed units Đối với Task type là Fixed word thì Effort Driven không được lựa chọn vì nó đã được ngầm định sẵn

o Ví dụ:

 Đối với một Task type là Fixed Units- Effort driven, khi ta thêm nguồn nhân lực cho task thì tất nhiên Work của task sẽ tăng và Duration của task sẽ giảm xuống Nếu không có effort driven thì work của task vẫn tăng nhưng duration sẽ không đổi

 Đối với 1 task là Fixed Work, khi ta giảm nguồn nhân lực cho taskthì duration sẽ tăng lên để đảm bảo Work không đổi

 Chia nhỏ các côngviệc (Split task):

Chia nhỏ các công việc có trong bảng thành các công việc nhỏ hơn nếu có các diễn biến mới cần thay đổi về lịch hoặc thời gian…

o Sau khi chọn công việc trên thanh công cụ , chọn công cụ Split task

trên thanh công cụ hoặc menu Edit  Split Task

o Click trên thanh hiển thị công việc để chọn vị trí cần chia

Ngoài ra ta có thể ghép các công việc lại bằng cách kéo các công việc chạm vào nhau.

 Thay đổi loại công việc :

o Chọn công việc mà ta muốn thay đổi loại của nó trong cột Task name

o Click chọn nút Task Information

o Chọn Tab Advance.

Ta thay đổi loại công việc tại thuộc tính Task type.

 Entering Deadline Date :

- Chọn công việc mà ta muốn thay đổi loại của nó trong cột Task name

- Click chọn nút Task Information

- Chọn Tab Advance

- Ta thay đổi Deadline công việc tại thuộc tính Deadline

 Effort Driven Taks:

Khi một công việc được gán thuộc tính Effort Driven thì khi bạn thêm tài nguyêncho nó thì Microsoft Project sẽ tự giảm thời gian thực hiện công việc đó Mặc định thìtất cả mọi công việc được tạo ra đều được gán thuộc tính Effort Driven

Để bỏ thuộc tính này cho một công việc, ta làm như sau:

o Vào hộp thoại Task Information của công việc đó.

o Trong Tab Advanced, xóa bỏ dấu chọn cho thuộc tính Effort Driven.

Ta cũng có thể mặc định cho tất cả các công việc được tạo ra không có thuộc

tính Effort Driver bằng cách trong menu File, chọn mục Options, chọn tab Schedule

và sau đó bỏ dấu chọn tại mục New tasks are effort driven.

 Sắp xếp thông tin:

Ta có thể sắp xếp các công việc hay tài nguyên theo một điều kiện nào đó nhưtên công việc, ngày kết thúc, tên tài nguyên

o Chọn khung nhìn Gantt Chart.

o Trên menu View, chọn Icon Sort và chọn kiểu sắp xếp mà ta muốn

- Ta cũng có thể tùy sắp xếp bằng cách chọn Sort by…

 Nhóm các thông tin:

- Ta có thể nhóm các công việc hay tài nguyên theo một số điều kiện nào

đó (chi phí thực hiện, khoảng thời gian thực hiện)

Trên menu View,click chọn thanh Other Views, chọn mục More Views và chọn Task Sheet (đối với nhóm thông tin về công việc).

Chọn khung nhìn mà ta muốn  Apply

Trong menu View, trên thanh Group by trong drop down ta chọn loại thuộctính mà muốn nhóm.

- Ta cũng có thêm các loại Group khác trong mục More Group hoặc tạo mới một loại Group với Group Definition in ….

 Trích lọc thông tin:

Microsoft cho phép ta lọc thông tin trong toàn dự án để có được những thông tincần thiết

Trên menu View, trên thanh Filter: click drop down và chọn kiểu lọc.

Ta có thể chọn thêm nhiều kiểu lọc không nằm trong mục Filter: bằng cách chọn More filters hoặc cũng có thể định nghĩa kiểu lọc mới bằng cách chọn New filters trong mục More Filters.

Đề quay trở về trạng thái ban đầu, ta chọn kiểu lọc là All Tasks.

 Tùy biến bảng (Customize Table):