Chuyên đề thực tập chuyên ngành HD TS Trần Thị Nam Thanh TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊ[.]
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HẢI NAM
Đặc điểm doanh thu, chi phí của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam
1.1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh của công ty
Vì Công ty vào thị trường sau đã có những lợi thế, nắm bắt được điểm mạnh, yếu của đối thủ Cùng với ban lãnh đạo và thành viên trẻ năng động đã đưa ra quyết định táo bạo của mình Công ty muốn thâm nhập vào thị trường một cách nhanh chóng và có chỗ đứng trong hoạt động kinh doanh.
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam chuyên kinh doanh cung cấp sơn công nghiệp các loại trên địa bàn Hà Nội và các vùng lân cận. Sản phẩm của công ty cung cấp đa dạng về mặt mẫu mã, giá cả phù hợp với nhiều đối tượng người tiêu dùng Sơn công nghiệp là sản phẩm chính và đem lại doanh thu cao nhất cho doanh nghiệp Các sản phẩm sơn của công ty rất đa dạng về chủng loại mẫu mã, bao gồm các loại như: sơn nội thất, sơn ngoại thất, sơn chống thấm, Các sản phẩm sơn của công ty luôn được kiểm chứng chất lượng nghiêm ngặt, tạo được sự tin tưởng hài lòng của khách hàng Dùng hàng hoá chất lượng tốt xuất xứ rõ ràng là một trong các chiến lược gây dựng uy tín kinh doanh của công ty Các mặt hàng mà công ty kinh doanh là các mặt hàng tiêu dùng nên vấn đề chất lượng được đặt lên hàng đầu Bởi vậy công ty luôn lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín trên thị trường Các lô hàng khi được nhập về sẽ được bộ phận nhận hàng kiểm tra kỹ về mẫu mã, nguồn gốc xuất sứ, hạn sử dụng
Với đặc điểm của doanh nghiệp thương mại, hàng hóa bán ra của doanh nghiệp cũng là do doanh nghiệp đi mua ngoài về nhập kho và được bộ phận kĩ thuật kiểm tra và thẩm định Tất cả những sản phẩm sơn công nghiệp của Công ty được nhập về từ các nhà sản xuất có uy tín trong nước và nươc ngoài.
Vì vậy, tất cả các sản phẩm sơn công nghiệp của Công ty đều là những sản phẩm có chất lượng Sau đây là danh mục hàng bán hiện tại của Công ty:
Bảng 1.1: Danh mục hàng bán tại Công ty
STT TÊN SẢN PHẨM ĐVT MÃ SP
1 Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp Thùng, hộp KM01
2 Sơn Kamax nội thất 5 in 1 Thùng, hộp KM02
3 Sơn Kamax lót kiềm đa năng Thùng, hộp KM03
4 Sơn Kamax bóng satin nội thất Thùng, hộp KM04
5 Sơn Kamax siêu bóng ngoại thất Thùng, hộp KM05
6 Sơn Dewpont lót kiềm ngoại Thùng, hộp DP01
7 Sơn Dewpont lót kiềm nội Thùng, hộp DP02
8 Sơn Dewpont siêu trắng nội thất Thùng, hộp DP03
9 Sơn Dewpont chống thấm Thùng, hộp DP04
10 Sơn Dewpont siêu mịn nội thất Thùng, hộp DP05
(Nguồn: Phòng Kinh doanh) 1.1.2 Đặc điểm doanh thu của công ty
Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động kinh doanh, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam phân loại doanh thu thành doanh thu bán hang, doanh thu hoạt động tài chính và doanh thu hoạt động khác.
- Doanh thu bán hàng là số tiền mà doanh nghiệp thu được từ việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam áp dụng phương pháp tính thuế GTGT phải nộp theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng là doanh thu chưa có thuế giá trị gia tăng và Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam sử dụng “Hoá đơn GTGT” Khi xác định doanh thu thuần về hoạt động kinh doanh của Công ty từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, người ta thường đề cập đến các khoản giảm trừ doanh thu Vì doanh thu thuần chính là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ với các khoản giảm trừ doanh thu: các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, doanh thu của hàng bán bị trả lại
Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian, địa điểm trong hợp đồng
Hàng bán bị trả lại là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do không tôn trọng hợp đồng kinh tế như đã ký kết Trị giá của số hàng bán bị trả lại bằng số lượng hàng bị trả lại nhân với đơn giá ghi trên hoá đơn khi bán
Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với khối lượng lớn.
- Doanh thu hoạt động tài chính là số tiền mà doanh nghiệp thu được từ việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá do khách hàng thanh toán gửi vào tài khoản của công ty ở các ngân hàng
- Doanh thu hoạt động khác (hay còn gọi là thu nhập khác) là các khoản thu từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên, ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp Các khoản thu nhập khác có thể do chủ quan của doanh nghiệp hay khách quan đưa tới.
1.1.3 Đặc điểm chi phí của công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam phân chia chi phí kinh doanh ra thành các loại sau: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính, chi phí khác.
Giá vốn hàng bán: Do đặc thù của các kinh doanh của Công ty hàng hoá được mua từ nhiều nguồn khác nhau nên giá hàng nhập vào kho của các lần nhập khác nhau là khác nhau Khi doanh nghiệp tiến hành việc tiêu thụ hàng hoá, doanh nghiệp không thể đưa ra ngay giá vốn hàng hoá xuất kho là giá mua vào Ngoài ra, giá trị thực tế của hàng mua vào còn bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, quản lý, tiền thuê kho bãi, các khoản hao hụt tự nhiên trong quy định mức phát sinh trong quá trình mua hàng hoá và chi phí bảo hiểm hàng hoá Tỷ lệ chi phí này so với thực tế giá mua của các hàng hoá tương đối lớn và có liên quan đến khối lượng hàng hoá đã tiêu thụ và tồn kho.
Vì vậy, khi tính giá vốn hàng xuất kho, doanh nghiệp không thể đưa ra toàn bộ chi phí mua hàng trong kỳ mà giá vốn xuất kho cần được xác định theo công thức sau:
Chi phí bán hàng: Là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Bao gồm nhiều loại, như chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí chung khác Chi phí tài chính là khoản chi phí đầu tư tài chính ra ngoài doanh nghiệp nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HẢI NAM
Kế toán doanh thu và thu nhập khác tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam
2.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng tại công ty
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết hoặc nhu cầu của khách hàng mua lẻ, kế toán lập hóa đơn GTGT, ghi đầy đủ 3 chỉ tiêu: giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và tổng tiền thanh toán Hóa đơn GTGT có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, viết một lần và in sang các liên có nội dung giống nhau Không được lập cách quyển, cách số thứ tự hóa đơn, ghi đầy đủ các chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn; những dòng không dùng đến phải gạch chéo từ trái sang phải.
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên theo quy định của Bộ Tài chính:
- Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn;
- Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng;
- Liên 3: Màu xanh, giao cho phòng Kế toán để ghi sổ, bảo quản và lưu trữ.
Sau khi hóa đơn được lập xong, hóa đơn được chuyển cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng ký tên, đóng dấu, hoặc lấy chữ ký của người bán (nếu được sự ủy quyền của Giám đốc) và đóng dấu treo vào góc trên bên trái hóa đơn GTGT, sau đó tiến hành giao cho khách hàng.
Liên 2 giao cho khách hàng, lúc đó khách hàng mang liên 2 hoá đơn GTGT tới kho hàng hoá để nhận hàng Thủ kho kiểm tra số lượng hàng xuất, ghi số lượng thực xuất vào cột thực xuất, vào thẻ kho, ký xác nhận.
Ví dụ 1: Ngày 01 tháng 01 năm 2015 của Công ty Cổ phần Đầu tư
Thương mại Hải Nam có bán cho Công ty CP Đầu tư và Thương mại HòaSơn 05 Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp với đơn giá chưa có thuế GTGT là10.000.000đ/thùng Thuế suất, thuế GTGT là 10% Tổng giá bán của đơn hàng bao gồm 10% thuế GTGT là 55.000.000đ (Hóa đơn GTGT số 0015701).
Trong nghiệp vụ hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng Hằng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, dựa trên hóa đơn GTGT đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập các thông tin trên hoá đơn GTGT vào máy vi tính Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng
Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT số 0015701
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTGT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Kí hiệu: HN/15P
Liên 3: Lưu nội bộ Số: 0015701
Ngày 01 tháng 01 năm 2015 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam
Mã số thuế: 0101844881 Địa chỉ: Số 28/72 Quan Nhân, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
Số tài khoản: 03501012946113 tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Điện thoại: 043.3561602
Họ và tên người mua hàng: Phùng Văn Tấn
Tên đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Thương mại Hòa Sơn Địa chỉ: Ngõ 145 phố Trần Xuân Soạn, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Số tài khoản: 31100205124314 tại Ngân hàng NN&PTNT
Hình thức thanh toán: CK Mã số thuế: 0101844881
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp
Cộng tiền hàng 50.000.000 Thuế suất GTGT: 10% ; Tiền thuế GTGT 5.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 55.000.000
Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi lăm triệu đồng chẵn./.
Người mua hàng Người bán hàng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu 2.2: Sổ chi tiết TK511 - Đối tượng Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp
Tên tài khoản 511: Doanh thu bán hàng Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp
Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
Biểu 2.3: Sổ tổng hợp doanh thu các loại sản phẩm
SỔ TỔNG HỢP DOANH THU CÁC LOẠI SẢN PHẨM
Các khoản giảm trừ doanh thu
Người mua chưa trả tiền
Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(Kí, họ và tên) (Kí, họ và tên)
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, được thực hiện trên phần mềm kế toán Vì vậy, để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác, kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511.
Biểu 2.4: Sổ nhật ký chung
(Trích) Đơn vị tính: VNĐ
Diễn giải Đã ghi Sổ cái
Cty Long Thành thanh toán tiền vi phạm hợp đồng
Tiền lương phải trả CNV
31/1 BPB 31/1 Các khoản trích theo
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến trang
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Tháng 01 năm 2015 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng
- Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 20
2.1.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính tại công ty
Doanh thu hoạt động tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam chủ yếu là lãi tiền gửi Ngân hàng.
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam mở tài khoản giao dịch chính tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải, CN Nam Hà Nội, phòng giao dịch Kim Đồng và một số Ngân hàng khác nữa Hàng tháng, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam sẽ nhận được tiền lãi từ khoản tiền có trong tài khoản Tiền lãi được Công ty hạch toán trên tài khoản 515.
Sau khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng về khoản lãi tiền gửi hàng tháng, kế toán vào sổ nhật ký chung phản ánh nghiệp vụ xảy ra Sau đó, vào các sổ chi tiết liên quan như nếu nhận bằng tiền mặt thì căn cứ vào phiếu thu để vào sổ quỹ tiền mặt Nếu cho vào tiền gửi thì kế toán căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng để vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ 2: Ngày 30 tháng 01 năm 2015, Công ty nhận được giấy báo có về khoản tiền lãi ngân hàng tháng 01 năm 2015 số tiền là 600.243đ tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải, CN Nam Hà Nội, phòng giao dịch Kim Đồng.
Doanh thu hoạt động tài chính của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam chủ yếu là lãi tiền gửi Ngân hàng.
Trong nghiệp vụ hạch toán chi tiết doanh thu hoạt động tài chính Cuối tháng, sau khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng, dựa trên giấy báo có đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập các thông tin trên giấy báo có vào máy vi tính Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết doanh thu hoạt động tài chính.
Biểu 2.6: Sổ chi tiết TK515
Tên tài khoản 515: Doanh thu hoạt động tài chính Tại ngân hàng: Ngân hàng TMCP Hàng Hải, CN Nam Hà Nội
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, được thực hiện trên phần mềm kế toán Vì vậy, để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác, kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung sổ cái TK 515.
Tháng 01 năm 2015 Tên tài khoản: Doanh thu hoạt động tài chính
- Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 20
2.1.3 Kế toán thu nhập khác tại công ty
Thu nhập khác là khoản thu bất thường của Công ty Cổ phần Đầu tưThương mại Hải Nam Sau khi phát sinh thì kế toán ghi vào sổ nhật ký chung để phản ánh nghiệp vụ phát sinh Sau đó, vào các sổ kế toán liên quan như sổ chi tiết TK711.
Ví dụ 3: Trong tháng 01 năm 2015 thì Công ty Cổ phần Đầu tư
Thương mại Hải Nam có một nguồn thu nhập khác là tiền phạt vi phạm hợp đồng của Công ty TNHH Thương mại Thành Long.
Ngày 15 tháng 01 năm 2015 nhận được tiền nộp phạt của Công ty TNHH Thương mại Thành Long số tiền 2.500.000đ.
Trong nghiệp vụ hạch toán chi tiết thu nhập khác Hằng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng liên quan đến kế toán thu nhập khác như khách hàng vi phạm hợp đồng,…Dựa trên các hợp đồng kinh tế đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán tiến hành nhập các thông tin trên phiếu thu vào máy vi tính Phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết thu nhập khác
Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Thu Trang Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại Thành Long Địa chỉ: 299 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội
Nội dung nộp: Thanh toán tiền vi phạm hợp đồng
(Viết bằng chữ: Hai triệu, năm trăm nghìn đồng./.)
Kèm theo:…Chứng từ gốc
(Đã nhận đủ số tiền): Hai triệu, năm trăm nghìn đồng./.
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.9: Sổ chi tiết TK711
Tên tài khoản 711: Thu nhập khác Đối tượng: Công ty TNHH Thương mại Thành Long
Cty Long Thành thanh toán tiền vi phạm hợp đồng
31/1 KC003 Kết chuyển TN khác 911 2.500.000
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung, được thực hiện trên phần mềm kế toán Vì vậy, để hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác, kế toán sử dụng sổ tổng hợp là sổ Nhật ký chung sổ cái TK 711.
Tháng 01 năm 2015 Tên tài khoản: Thu nhập khác
Cty Long Thành thanh toán tiền vi phạm hợp đồng 111 2.500.000
- Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 20
Kế toán chi phí tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam.25 1 Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.1.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
+ Hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Lệnh xuất kho hoặc chuyển kho.
+ Thủ tục nhập kho: Đối với hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa nhập kho chủ yếu là mua ngoài Và mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, muốn cho công tác tiêu thụ hàng hóa nhanh chóng và đạt được hiệu quả kinh doanh tối đa thì phải tổ chức và thực hiện tốt khâu thu mua hàng hoá Do đó, tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất.
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam nhập mua hàng hoá từ các doanh nghiệp đầu mối chuyên sản xuất và phân phối hàng hoá Vì vậy, chất lượng hàng hoá luôn được đảm bảo như cam kết, đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng
Căn cứ vào tình hình kinh doanh của công ty mà phòng Kinh doanh gửi yêu cầu hay đề xuất mua hàng đến Ban giám đốc Sau khi Ban giám đốc xem xét và ký duyệt thì phòng Kinh doanh có trách nhiệm đi mua hàng Sau khi hàng về đến kho Công ty thì được phòng Kỹ thuật kiểm tra, nếu không có vấn đề gì về chất lượng thì kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho hàng hóa mua về Phiếu nhập kho gồm 3 liên, trong đó:
+ Liên 1: Phòng kinh doanh lưu;
+ Liên 2: Phòng kế toán lưu;
Thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng nhập, ghi số lượng nhập và ký xác nhận.
Tại kho hàng hóa của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam, Thủ kho hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán phát sinh nhập kho, xuất kho ghi hàng hóa thực nhập, thực xuất để tính ra số tồn từng các loại hàng hóa vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu để ký xác nhận hàng hóa tồn trong kho.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT, thủ kho ghi đầy đủ thông tin về số thứ tự phiếu xuất kho, số lượng bán, các đặc tính kỹ thuật của hàng bán vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên (đặt giấy than ghi 1 lần):
+ Liên 1: Lưu tại quyển và Thủ kho giữ để ghi thẻ kho;
+ Liên 2: Chuyển cho kế toán bán hàng ghi vào cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất kho để tiến hành ghi sổ kế toán;
+ Liên 3: Giao cho khách hàng.
Hiện tại, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam đang áp dụng phương pháp xuất kho là nhập trước, xuất trước Việc đặt mã hàng cho tất cả các mặt hàng, tài khoản doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, tài khoản hàng hoá và mã kho chỉ cần đặt 1 lần khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế đầu tiên, các lần sau đã có sẵn các mã đó rồi chỉ việc sử dụng nó nhờ điều này nên công tác kế toán bán hàng cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều Kế toán bán hàng chỉ việc nhập vào máy phiếu nhập kho và phiếu xuất kho theo đúng mã hàng, đơn giá mua và đơn giá bán tương ứng thì máy tính sẽ tự động tính giá vốn của hàng xuất bán theo phương pháp đã chọn là nhập trước, xuất trước.
Ví dụ 1: Ngày 01 tháng 01 năm 2015 của Công ty Cổ phần Đầu tư
Thương mại Hải Nam có bán cho Công ty CP Đầu tư và Thương mại Hòa Sơn 05 thùng Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp với đơn giá chưa có thuế GTGT là 10.000.000đ/thùng Thuế suất, thuế GTGT là 10% Tổng giá bán của đơn hàng bao gồm 10% thuế GTGT là 55.000.000đ (Hóa đơn GTGT số
0015701) Trị giá xuất kho là 7.540.545đ/thùng.
PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK632 Ngày 01 tháng 01 năm 2015 Có TK156
- Họ và tên người nhận hàng: Phùng Văn Tấn
- Địa chỉ (bộ phận): Ngõ 145 phố Trần Xuân Soạn, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Lý do xuất kho: Xuất bán hàng cho Công ty CP Đầu tư và Thương mại Hòa Sơn
- Xuất tại kho: Kho công ty
STT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba mươi bảy triệu, bảy trăm linh hai nghìn, bảy trăm hai mươi lăm đồng./.
- Số chứng từ gốc kèm theo: 01 hóa đơn GTGT số 0015701.
Thủ kho Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
2.2.1.2 Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán
Do tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồn kho nên mỗi khi có nghiệp vụ xuất bán hàng hóa, cả thủ kho lẫn kế toán đều thực hiện ghi sổ kế toán.
Thủ kho ghi chép biến động nhập - xuất - tồn kho về hiện vật trên Thẻ kho Mỗi sản phẩm được theo dõi trên 1 thẻ kho Thẻ kho được mở trên cơ sở danh mục hàng hóa, sản phẩm đã được mã hóa Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi số lượng hàng xuất bán vào hàng hóa, sản phẩm liên quan, thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số liệu tồn kho thực tế. Ở phòng Kế toán, kế toán bán hàng và kế toán mua hàng ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho sản phẩm, hàng hóa cả về hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa, sản phẩm.
Hàng ngày, sau khi nhận được phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán bán hàng xác nhận trên thẻ kho về số lượng hàng xuất bán, ghi cột đơn giá, thành tiền trên phiếu xuất và tiến hành nhập thông tin về phiếu xuất vào máy tính Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán bán hàng nhập thông tin về số phiếu xuất kho, ngày, mã hàng hóa…để phần mềm kế toán ghi sổ chi tiết hàng hóa Mỗi dòng trên sổ chi tiết ứng với giá vốn của một loại hàng trên phiếu xuất kho.
Cuối tháng, kế toán bán hàng thực hiện lệnh cộng sổ và in ra sổ chi tiết giá vốn hàng bán Song song với việc ghi sổ chi tiết giá vốn hàng bán, kế toán bán hàng cũng ghi sổ chi tiết hàng hóa.
Trở lại với ví dụ 1 để lấy căn cứ hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán:
Biểu 2.12: Sổ chi tiết TK632 – Đối tượng Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp
Tên tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp
Số tiền Ngày, tháng Số hiệu Nợ Có
31/1 KC004 Kết chuyển giá vốn hàng bán 911 60.324.360
- Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…
Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán, máy tính tự tổng hợp và vào sổ Tổng hợp chi tiết Giá vốn hàng bán.
Biểu 2.13: Sổ tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN
HH Tên, mã hàng hóa
Ghi Nợ TK 632, Có các TK Ghi Có TK 632
1 Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp 60.324.360 60.324.360 60.324.360
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.1.3 Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán
Căn cứ vào các phiếu xuất kho mà kế toán bán hàng tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính tự động chuyển dữ liệu vào sổ Nhật ký chung hàng ngày và sổ cái TK632 Kế toán sẽ thực hiện bút toán toán tổng cộng và kết chuyển tự động giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh vào cuối tháng và in ra sổ cái TK632.
Tháng 01 năm 2015 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
- Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 20
2.2.2 Kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
2.2.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán
Chứng từ kế toán bao gồm:
+ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
+ Phiếu xuất kho công cụ dụng cụ và đồ dùng văn phòng
+ Giấy đề nghị thanh toán;
+ Giấy đề nghị tạm ứng;
Chi phí phát sinh trong kì sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam là toàn bộ các khoản mục chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng hóa, bán sản phẩm và các chi phí quản lí doanh nghiệp bao gồm: Chi phí tiền lương nhân viên; chi phí nguyên vật liệu, bao bì; chi phí công cụ dụng cụ; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác Thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam các khoản mục chi phí phát sinh trong kỳ kinh doanh liên quan đến hoạt động bán hàng không được hạch toán riêng mà được hạch toán chung vào các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.2.2.2 Kế toán chi tiết chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra và dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán bán hàng định khoản và nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động vào sổ chi tiết chi phí quản lí doanh nghiệp.
- Đối với chi phí tiền lương cho công nhân viên:
Cuối tháng căn cứ vào Bảng chấm công, kế toán tính toán và lập Bảng thanh toán lương cho công nhân viên Sau đó, căn cứ vào Bảng thanh toán lương kế toán lập Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Trong tháng 01 năm 2015, tính tiền lương phải trả cho công nhân viên như sau:
+ Các khoản trích theo lương được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong tháng 01 năm 2015 là 57.960.000đ, còn người lao động phải đóng là23.940.000đ
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI HẢI NAM
Nhận xét chung về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả
- Thứ nhất về kế toán chi phí: Kế toán giá vốn hàng bán đối ứng từng hoá đơn GTGT xuất ra cho việc cung cấp các sản phẩm của mình, kế toán đã chi tiết được giá vốn của hàng hoá Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp phản ánh các bút toán dễ hiểu, làm tắt bỏ bớt các giai đoạn tạo điều kiện cho việc kiểm tra, kiểm soát được thuận lợi và chính xác Kế toán chi phí bán hàng giống với việc tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, quá trình tập hợp số liệu của chi phí bán hàng cũng được thực hiện một cách chính xác, cẩn thận hợp lý và hợp lệ Việc tính toán các khoản chi phí này chính xác giúp Công ty xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại sản phẩm một cách chính xác và có độ tin cậy cao, đánh giá đúng được hoạt động sản xuất kinh doanh Kế toán chi phí tài chính căn cứ vào sổ sách của kế toán giúp Ban giám đốc biết khi nào có đủ tiền và đến hạn để thanh toán, làm giảm chi phí lãi vay cho Công ty Khi thanh toán tiền gốc kế toán xác định được số lãi vay phải trả và số tiền lãi luôn được tính đúng, tính đủ với lãi suất phù hợp với quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính Kế toán chi phí khác không phát sinh thường xuyên nhưng kế toán đã hạch toán và phản ánh đúng, đủ theo quy định.
- Thứ hai về kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Được tập hợp một cách có hệ thống, rõ ràng và chính xác, chi tiết cho từng khách hàng tạo điều kiện cho quá trình kiểm tra, rà soát lại công nợ được nhanh chóng, hiệu quả Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán phản ánh luôn vào sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản có liên quan theo thứ tự thời gian, không để chồng chéo gây nhầm lẫn Khi vào sổ cái các tài khoản kế toán cũng không làm gộp các nghiệp vụ phát sinh mà chi tiết cụ thể từng nghiệp vụ Trong khi viết hoá đơn cho khách hàng đến khi hạch toán kế toán cũng thể hiện rõ ràng đâu là phần doanh thu thực hiện năm nay, doanh thu chưa thực hiện Kế toán doanh thu hoạt động tài chính, thu nhập khác, Kế toán xác định đúng đâu là doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác để vào sổ cái.
- Thứ ba về kế toán xác định kết quả kinh doanh: Từ các sổ kế toán đã thực hiện các bút toán kết chuyển cụ thể tương ứng với từng tài khoản, không làm gộp, làm tắt, phản ánh đúng và chính xác số lợi nhuận mà Công ty đạt được, số thuế Thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế và số lợi nhuận còn lại sau thuế.
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác hạch toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam vẫn còn những tồn tại cần phải khắc phục sau:
Thứ nhất, Công ty đã áp dụng phần mềm Fast Accoungting để thực hiện các công tác kế toán trong Công ty Hằng ngày, kế toán chỉ cập nhật các chứng từ cần thiết, và thực hiện một số bút toán và các thao tác kết chuyển trên máy, chương trình sẽ tự động kết chuyển lên sổ chi tiết, sổ cái và các sổ tổng hợp liên quan khi cần thiết kế toán chỉ cần in ra Tuy nhiên, ngoài việc kế toán chi tiết trên máy, các nhân viên kế toán vẫn phải thực hiện một số thao tác hỗ trợ trên phần mềm excel và các phần mềm phụ trợ khác Như vậy, phần mềm kế toán Fast Accounting được thiết kế riêng cho Công ty vẫn còn một số hạn chế.
Thứ hai, kế toán giá vốn hàng bán kế toán áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước nên không tính lãi của từng lô hàng mà chỉ tính được lợi nhuận của từng tháng.
Thứ ba, chi phí tài chính kế toán hạnh toán chi phí tra soát số dư tài khoản, chi phí số dư tối thiểu của tài khoản mặc dù đây đều là chi phí làm giảm lợi nhuận của Công ty nhưng cho vào chi phí tài chính là chưa hợp lý.
Thứ tư, việc tính lãi vay phải trả chỉ hạch toán cùng với thời điểm thanh toán gốc hay một phần gốc, hàng tháng không hạch toán và xác định lãi vay phải trả từng tháng Số tiến vay chưa chi tiết cho từng đối tượng để theo dõi mà chỉ theo dõi theo ngày gây ra sự nhẫm lẫn nếu trong cùng ngày vay từ hai đối tượng trở lên.
Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam.51 3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam
Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam là một doanh nghiệp còn non trẻ, đang trên đường phát triển Cùng với sự phát triển của kinh tế thị trường, khối lượng hàng hoá Công ty sẽ ngày một tăng lên về số lượng, đa dạng về chủng loại hàng hoá Do vậy, công tác kế toán tại Công ty sẽ ngày một phức tạp Kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh là ba phần hành kế toán mà doanh nghiệp nào cũng có, tập hợp chi phí là đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, doanh thu là đầu ra là thành quả của quá trình sản xuất kinh doanh, xác định kết quả kinh doanh là công tác xác định giữa doanh thu và chi phí bỏ ra, để đưa ra quyết định kinh doanh đúng đắn Ban giám đốc phải căn cứ vào kế toán của ba phần hành trên Từ đó đặt ra một yêu cầu tất yếu là phải hoàn thiện công tác kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh để đảm bảo công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin kế toán cho Ban giám đốc cũng như các cơ quan quản lý, khách hàng một cách chính xác, hợp lý, chi tiết.
3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mạiHải Nam
3.3.1 Về bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam Để xác định đúng lợi nhuận của từng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để từ đó giúp Ban giám đốc cũng như những người quan tâm đưa ra các quyết định đúng đắn trong việc đầu tư của mình, trong công tác kế toán nên chú ý một số điểm: Kế toán nên chi tiết giá vốn tương ứng với từng loại doanh thu, đối với những khoản chi phí mà không xác định được thì nên phân bổ doanh thu Những khoản chi phí trả trước, chi phí lãi vay kế toán nên phân bổ theo cho các tháng để phù hợp với việc tính và xác định kết quả kinh doanh theo từng quý đảm bảo cho viêc lập tờ khai thuế Thu nhập doanh nghiệp tạm tính từng quý đạt kết quả chính xác cao Đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán nên xác định hạch toán vào tài khoản nào cho phù hợp, mặc dù những chi phí đều làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp tuy nhiên phải hạch toán đúng mới phù hợp với bản chất của nghiệp vụ Kế toán phải theo dõi chi tiết đối với từng nhà cung cấp như thế mới xác định được nghĩa vụ cụ thể của công ty với từng nhà cung cấp.
3.3.2 Về chứng từ hạch toán Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam Để giảm bớt công việc của kế toán hàng hóa và tránh các chững từ bị thất lạc Công ty nên cài đặt phần mềm máy tính nối mạng giữa phòng Kế toán của Công ty với phòng Vật tư Hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh thì phòng Vật tư chỉ việc nhập số liệu vào máy chuyển lên Phòng Tài chính kế toán Khi phòng Kế toán nhận được các chứng từ này sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ và các định khoản, đối chiếu số liệu dễ dàng hơn và chính xác hơn, sau đấy hoàn chỉnh nốt phần nhập liệu.
3.3.3 Về sổ sách kế toán Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam
Công ty sử dụng phần mềm kế toán vì vậy việc in ra các sổ chi tiết các tài khoản để lưu là không cần thiết Công ty có thể lưu trữ dữ liệu của phần mềm kế toán đó ở dạng excel hoặc copy vào đĩa mềm hoặc các phương tiện tin học khác Sử dụng các phương tiện này sẽ giảm bớt được tài liệu lưu trữ, thông tin được lưu ở dạng gọn nhẹ và dễ bảo quản không tốn diện tích cất trữ.
3.3.4 Về báo cáo kế toán Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam
Công ty cần phải lập thêm các báo cáo kế toán về doanh thu theo từng địa bàn Từ các báo cáo này mà các cán bộ Phòng Tài chính Kế toán có những phương thức tiêu thụ phù hợp cho các địa bàn để có thể nâng cao số lượng bán, cung cấp kịp thời sản phẩm cho người tiêu dùng và mở rộng thị trường cho sản phẩm của Công ty Không những cần phải lập theo tháng, theo địa bàn mà Công ty cần phải lập Báo cáo về doanh thu và giá vốn theo từng loại sản phẩm Việc lập theo doanh số từng loại sản phẩm giúp Công ty sắp xếp và có biện pháp nâng cao doanh số cho từng loại sản phẩm.
Bên cạnh lập các báo cáo kế toán về doanh thu và giá vốn hàng bán thì cán bộ Phòng Tài chính Kế toán cần phải lập thêm các Báo cáo quản trị về doanh thu và giá vốn hàng bán để cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết về tình hình tiêu thụ của Công ty cho Ban giám đốc Công ty, để từ đó Ban giám đốc có những biện pháp điều chỉnh mang tính vĩ mô đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty.
Biểu 3.1: Bảng dự toán doanh thu bán hàng
BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG
Xi măng PCB30 Xi măng BCP40
3.3.5 Về các kiến nghị khác Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Hải Nam
Thứ nhất, Công ty cần phải nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các nhân viên kế toán Các kế toán viên nắm chắc chuyên môn, nghiệp vụ trong hạch toán kế toán sẽ giúp cho các Báo cáo kế toán của Công ty phản ánh được chính xác hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hiện nay, Bộ Tài chính ban hành và thay đổi rất nhiều văn bản pháp quy đòi hỏi các kế toán viên phải thường xuyên cập nhật và nắm bắt các thông tin, chủ trương, chính sách của Bộ và của Nhà nước Đặc biệt là trong tình hình hiện nay, tình hình cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt đòi hỏi các kế toán viên phải biết xử lý linh hoạt, nhanh chóng và chính xác các thông tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh Ngoài ra, trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nói chung và hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ vẫn còn nhiều bất cập, Công ty nên cải thiện và nâng cao công tác kiểm soát nội bộ đảm bảo sự chính xác từ khâu lập và luân chuyển các chứng từ.
Thứ hai, giữ vững các thị trường truyền thống như Hà Nội, Hà Nam,Hưng Yên và khu vực Tây Bắc, đặc biệt là thị trường Hà Nội đây là thị trường nhạy cảm có rất nhiều chủng loại sản phẩm tham gia thị trường này.Tăng cường công tác quang cáo, quảng bá hình ảnh Công ty, giới thiệu sản phảm bằng nhiều hình thức khác nhau Tập trung nghiên cứu để thay đổi chính sách bán hàng cho phù hợp với tình hình thực tế của thị trường hiện nay.
Thứ ba, đối với Ban giám đốc Công ty cần phải xây dựng và thông qua một chiến lược phát triển trong dài hạn với những mục tiêu cụ thể Ban giám đốc cần triển khai việc phát hành tăng vốn điều lệ theo nghị quyết của Ban giám đốc để cơ cấu lại tài chính của Công ty.