BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : VI THỊ LỢI Mã số sinh viên : 1205QTVB040 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12B HÀ NỘI - 2016 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS LÂM THU HẰNG Sinh viên thực : VI THỊ LỢI Mã số sinh viên : 1205QTVB040 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12B HÀ NỘI - 2016 MỤC LỤC BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu khóa luận B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ………6 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tổ chức 1.1.2 Khái niệm quản lý 1.1.3 Khái niệm văn 1.1.4 Khái niệm hồ sơ 1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ 1.1.6 Khái niệm Danh mục hồ sơ 1.1.7 Khái niệm dấu 1.1.8 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Vị trí 1.3 Yêu cầu 1.4 Ý nghĩa 10 1.5 Nội dung công tác văn thư 11 1.5.1 Soạn thảo ban hành văn 11 1.5.2 Quản lý giải văn đến 12 1.5.3 Quản lý văn 17 1.5.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 21 1.5.4.1 Lập hồ sơ 21 1.5.4.2 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu 24 1.5.5 Quản lý sử dụng dấu 25 CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ LĐTB&XH 27 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐTB&XH 27 2.1.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐTB&XH 27 2.1.2 Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ 28 2.2 Thực trạng tổ chức quản lý nghiệp vụ công tác văn thư Văn phòng Bộ LĐTB&XH 30 2.2.1 Tình hình tổ chức việc thực công tác văn thư 30 2.2.1.1 Trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng 30 2.2.1.2 Các văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư 31 2.2.2 Tổ chức máy làm công tác văn thư 33 2.2.3 Tổ chức bố trí, xếp nhân làm cơng tác văn thư 34 2.2.4 Công tác xây dựng ban hành văn 36 2.2.4.1 Quy trình soạn thảo văn 36 2.2.4.2 Thể thức văn 44 2.2.4.3 Kỹ thuật trình bày văn 44 2.2.4.4 Thẩm quyền ký văn 47 2.2.5 Quản lý giải văn đến 48 2.2.6 Quản lý văn 53 2.2.7 Quản lý sử dụng dấu 56 2.2.7.1 Quản lý dấu 56 2.2.7.2 Sử dụng dấu 57 2.2.8 Công tác lập hồ sơ 58 2.2.9 Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 59 2.3 Đánh giá tổ chức quản lý công tác văn thư 61 2.3.1 Ưu điểm 61 2.3.2 Hạn chế 63 2.3.3 Nguyên nhân 64 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 66 3.1 Nhóm giải pháp hoạt động quản lý lãnh đạo cơng tác văn thư 66 3.2 Nhóm giải pháp giám sát việc thực công tác văn thư 68 3.3 Nhóm giải pháp cơng tác đào tạo, bồi dưỡng 69 3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 71 3.5 Nhóm giải pháp sở vật chất 73 3.6 Nhóm giải pháp công tác kiểm tra, đánh giá 74 C PHẦN KẾT LUẬN 76 D DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT CỤM TỪ VIẾT TẮT CỤM TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ Bộ LĐTB&XH Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội LỜI CẢM ƠN Được đồng ý nhà trường thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phịng, quan tâm, bảo tận tình thầy cơ, cán Văn phịng Bộ LĐTB&XH, đặc biệt cô, chú, anh, chị cơng tác Phịng Hành tạo điều kiện giúp đỡ, với cố gắng, nỗ lực thân tơi hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu nhà trường thầy, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng giảng dạy cho tơi kiến thức ngành học mình, kỹ để hồn thành tốt cơng việc để trở thành nhà Quản trị văn phòng tương lai Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn tận tình, giúp đỡ tơi hồn thiện đề tài khóa luận Trong q trình thực đề tài khóa luận này, có chuẩn bị cố gắng, tránh khỏi thiếu sót, hạn chế, tơi mong nhận ý kiến đóng góp từ phía thầy, bạn Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2016 Tác giả Vi Thị Lợi A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng có tầm quan trọng hoạt động quan, tổ chức; đặc biệt giúp việc, giúp lãnh đạo việc quản lý điều hành Văn phòng đơn vị có chức tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo thực chức giúp việc, hậu cần quan, tổ chức Hoạt động văn phòng bao gồm nội dung sau: tổ chức điều hành văn phịng; tổ chức cơng tác văn thư; tổ chức lưu trữ; tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phịng; kỹ giao tiếp, văn hóa cơng sở; quản lý nhân văn phịng, công tác văn thư chiếm phần lớn hoạt động văn phịng Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc quan, tổ chức Đồng thời công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng Ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng trình lãnh đạo, điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần công tác văn thư có làm tốt hay khơng Bởi cơng tác vừa mang tính trị, vừa có tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức, viên chức Làm tốt công tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Công tác văn thư hoạt động góp phần cải cách thủ tục hành Hiện nay, Bộ LĐTB&XH, cơng tác văn thư đạt kết tương đối tốt quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quản lý giải văn – đến, quản lý sử dụng dấu Bên cạnh cịn mặt hạn chế như: soạn thảo văn sai thể thức (cỡ chữ, kỹ thuật trình bày,….) chưa theo quy định Nhà nước, cơng tác bố trí xếp nhân cịn chưa phù hợp, cơng tác lập hồ sơ chưa vào nề nếp, chưa theo trình tự giải cơng việc, tài liệu cịn tình trạng bó gói Xuất phát từ thực tế trên, chọn đề tài “Nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề Về vấn đề có số cơng trình nghiên cứu như: Giáo trình Lý luận phương pháp cơng tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011 Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất Giao thông vận tải, 2009 Hai giáo trình nghiên cứu đầy đủ mặt lý luận công tác văn thư Bên cạnh hệ thống lý luận công tác văn thư cịn phải kể đến số khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư quan cấp Bộ, quan hành chính, doanh nghiệp trường Cao đẳng Cụ thể như: khóa luận tốt nghiệp tác giả Nguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Thành Đô “Thực trạng công tác văn thư Tổng cục Thi hành án dân - Bộ Tư pháp”; khóa luận tốt nghiệp tác giả Mai Thị Thanh Tuyền – Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng “ Thực trạng cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc – Thanh Hóa; khóa luận tốt nghiệp tác giả Nhữ Mai Nhung – Lớp ĐHLT QTVPK1A - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội “Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty Cổ phần Giấy An Hịa”; khóa luận tốt nghiệp tác giả Bùi Thị Mến – Lớp QT901P “Tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Trường Cao đẳng nghề số – Bộ Quốc phịng” Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp có báo cáo thực tập nghiên cứu công tác văn thư quan cấp Bộ, quan hành nhà nước trường Đại học, như: báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT VT-LTK1 – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội “Tìm hiểu cơng tác văn thư Bộ Lao động – Thương binh Xã hội – Thực trạng giải pháp”; báo cáo thực tập tác giả Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học Quản trị văn phòng K53 – Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn “Công tác văn thư – lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông Sơn”; báo cáo thực tập tác giả Đinh Thị Hoài “Hoàn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Văn phịng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội” Có số viết đăng Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam như: + Nguyễn Tất Thắng – Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế - “Một vài suy nghĩ thực trạng giải pháp nâng cao hoạt động công tác văn thư - lưu trữ doanh nghiệp tỉnh Thừa Thiên – Huế” + Phí Thị Nhung, Nguyễn Văn Kết – “Phát triển ngành văn thư – lưu trữ nhà nước tiến trình cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước” Tuy nhiên, chưa có đề tài nghiên cứu cách đầy đủ toàn diện cơng tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTB&XH Mục tiêu nghiên cứu Đề tài khóa luận thực với ba mục tiêu sau: Một là, khảo sát thực tiễn công tác tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTB&XH; Hai là, kết hợp kết khảo sát thực tế để phân tích, đánh giá nhận xét thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTB&XH, từ tìm hiểu ngun nhân thực trạng đó; Ba là, thơng qua kết nghiên cứu đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hiệu tổ chức quản lý cơng tác văn thư Văn phịng Bộ LĐTB&XH Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực tốt đề tài khóa luận này, tơi cần phải thực nhiệm vụ sau: Một là, tìm hiểu lý luận chung cơng tác văn thư; Hai là, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ LĐTB&XH, Văn phòng Bộ; Ba là, khảo sát công tác tổ chức quản lý công tác văn thư Văn phòng Bộ LĐTB&XH; Bốn là, nhận xét, đánh giá tổ chức quản lý công tác văn thư; Trên sở nhận xét, đánh giá, tìm hiểu nguyên nhân đề xuất số giải pháp góp phần nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác văn thư Phụ lục 05: Báo cáo công tác năm 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015 Phịng Hành Phụ lục 10: Mẫu dấu “Đến” Bộ Phụ lục 11: Hình ảnh giao diện đăng ký văn đến Phụ lục 12: Mẫu Sổ đăng ký văn mật đến Nội dung bên Sổ: Phụ lục 13: Hình ảnh giao diện chương trình quản lý đơn thư, khiếu nại Phụ lục 14: Hình ảnh giao diện đăng ký văn Phụ lục 15: Hình ảnh đóng dấu giáp lai, phụ lục Phụ lục 16: Mẫu bì, cách trình bày viết bì Phụ lục 17: Mẫu Sổ chuyển giao văn cho đơn vị Nội dung bên Sổ Phụ lục 18: Mẫu Sổ chuyển giao văn Nội dung bên Sổ: Phụ lục 19: Mẫu Sổ chuyển giao văn bưu điện Nội dung bên Sổ: Phụ lục 20: Hình ảnh loại dấu quan, két sắt bảo quản Phụ lục 21: Hình ảnh sơ sở vật chất, phòng làm việc Bộ phận Văn thư