CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP CHẾ ĐỘ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP Nội dung và mẫu chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp[.]
CHẾ Đ Ộ C H Ứ N G T Ừ K Ế T O Á N D O A N H N G H I Ệ P Nội dung mẫu chứng từ kế toán Chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp phải thực theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định Luật Kế toán Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Chính phủ, văn pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế tốn quy định chế độ Doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế, tài đặc thù chưa quy định danh mục, mẫu chứng từ chế độ kế tốn áp dụng theo quy định chứng từ chế độ kế toán riêng, văn pháp luật khác phải Bộ Tài chấp thuận Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, gồm: - Chứng từ kế toán ban hành theo Chế độ kế toán doanh nghiệp này, gồm tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ - Chứng từ kế toán ban hành theo văn pháp luật khác (Mẫu hướng dẫn lập áp dụng theo văn ban hành) Lập chứng từ kế toán _ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán lập lần cho nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt Số tiền viết chữ phải khớp, với số tiền viết số _ Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập lần cho tất liên theo nội dung máy tính, máy chữ viết lồng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết lần tất liên chứng từ viết hai lần phải đảm bảo thống nội dung tính pháp lý tất liên chứng từ _ Các chứng từ kế toán lập máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán Ký chứng từ kế toán _ Mọi chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ có giá trị thực Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật Tất chữ ký chứng từ kế toán phải ký bút bi bút mực, khơng ký mực đỏ, bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo liên Chữ ký chứng từ kế toán người phải thống phải giống với chữ ký đăng ký theo quy định, trường hợp khơng đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký lần trước _ Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế tốn trưởng phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng thay chữ ký người phụ trách kế tốn đơn vị Người phụ trách kế toán phải thực nhiệm vụ, trách nhiệm quyền quy định cho kế toán trưởng _ Chữ ký người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc người uỷ quyền), kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đóng chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký giá trị đăng ký ngân hàng Chữ ký kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đăng ký với kế toán trưởng _ Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) không ký “thừa uỷ quyền” người đứng đầu doanh nghiệp Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác _ Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký thủ quỹ, thủ kho, nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký _ Những cá nhân có quyền uỷ quyền ký chứng từ, khơng ký chứng từ kế tốn chưa ghi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm người ký _ Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an tồn tài sản Trình tự ln chuyển kiểm tra chứng từ kế toán _ Tất chứng từ kế toán doanh nghiệp lập từ bên chuyển đến phải tập trung vào phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế tốn sau kiểm tra xác minh tính pháp lý chứng từ dùng chứng từ để ghi sổ kế tốn Trình tự ln chuyển chứng từ kế toán bao gồm bước sau: Lập, tiếp Kế toán viên, kế toán trưởng nhận, xử lý kiểm tra ký chứng từ kế chứng từ kế tốn trình Giám đốc toán doanh nghiệp ký duyệt Phân loại, xếp Lưu trữ, bảo chứng từ kế toán, quản chứng từ định khoản ghi kế toán sổ kế toán Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ tiêu, yếu tố ghi chép chứng từ kế tốn; Kiểm tra tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với tài liệu khác có liên quan; Kiểm tra tính xác số liệu, thông tin chứng từ kế toán Khi kiểm tra chứng từ kế toán phát có hành vi vi phạm sách, chế độ, quy định quản lý kinh tế, tài Nhà nước, phải từ chối thực (Không xuất quỹ, toán, xuất kho,…) đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hành Đối với chứng từ kế tốn lập khơng thủ tục, nội dung chữ số khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau làm ghi sổ Dịch chứng từ kế toán tiếng Việt Các chứng từ kế toán ghi tiếng nước ngoài, sử dụng để ghi sổ kế toán Việt Nam phải dịch tiếng Việt Những chứng từ phát sinh nhiều lần phát sinh có nội dung khơng giống phải dịch tồn nội dung chứng từ kế tốn Những chứng từ phát sinh nhiều lần, có nội dung giống đầu phải dịch tồn bộ, từ thứ hai trở dịch nội dung chủ yếu như: Tên chứng từ, tên đơn vị cá nhân lập, tên đơn vị cá nhân nhận, nội dung kinh tế chứng từ, chức danh người ký chứng từ Người dịch phải ký, ghi rõ họ tên chịu trách nhiệm nội dung dịch tiếng Việt Bản chứng từ dịch tiếng Việt phải đính kèm với tiếng nước Sử dụng, quản lý, in phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán _ Tất doanh nghiệp phải sử dụng thống mẫu chứng từ kế toán quy định chế độ kế toán Trong q trình thực hiện, doanh nghiệp khơng sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc _ Mẫu chứng từ in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc giấy tờ có giá phải quản lý tiền _ Biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc Bộ Tài đơn vị Bộ Tài uỷ quyền in phát hành Đơn vị uỷ quyền in phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in theo mẫu quy định, số lượng phép in cho loại chứng từ phải chấp hành quy định quản lý ấn Bộ Tài _ Đối với biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, doanh nghiệp mua sẵn tự thiết kế mẫu, tự in, phải đảm bảo nội dung chủ yếu chứng từ quy định Điều 17 Luật Kế tốn LƯU Ý : Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài ghi sổ kế tốn phải tuân thủ theo quy định văn pháp luật chứng từ điện tử DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TỐN TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT BB (*) HD (*) A/CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY I/ Lao động tiền lương Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm Bảng toán tiền lương Bảng toán tiền thưởng Giấy đường Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành Bảng toán tiền làm thêm Bảng tốn tiền th ngồi Hợp đồng giao khốn 01a-LĐTL 01b-LĐTL 02-LĐTL 03-LĐTL 04-LĐTL 05-LĐTL x x x x x x 06-LĐTL 07-LĐTL 08-LĐTL x x x 10 11 12 2 10 Biên lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khốn Bảng kê trích nộp khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội II/ Hàng tồn kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hố Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ Biên kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Bảng kê mua hàng Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ III/ Bán hàng Bảng toán hàng đại lý, ký gửi Thẻ quầy hàng IV/ Tiền tệ Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy toán tiền tạm ứng Giấy đề nghị toán Biên lai thu tiền Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc ) Bảng kê chi tiền V/ Tài sản cố định 09-LĐTL x 10-LĐTL 11-LĐTL x x 01-VT 02-VT 03-VT x x x 04-VT 05-VT x x 06-VT 07-VT x x 01-BH 02-BH x x Biên giao nhận TSCĐ Biên lý TSCĐ Biên bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên đánh giá lại TSCĐ Biên kiểm kê TSCĐ Bảng tính phân bổ khấu hao TSCĐ 01-TSCĐ 02-TSCĐ 03-TSCĐ 04-TSCĐ 05-TSCĐ 06-TSCĐ 01-TT 02-TT 03-TT 04-TT 05-TT 06-TT 07-TT 08a-TT 08b-TT 09-TT x x x x x x x x x x x x x x x x B/ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x x Hoá đơn Giá trị gia tăng Hố đơn bán hàng thơng thường Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Hố đơn dịch vụ cho th tài Bảng kê thu mua hàng hố mua vào khơng có hố đơn Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hướng dẫn 01GTKT-3LL 02GTGT-3LL 03 PXK-3LL 04 HDL-3LL 05 TTC-LL 04/GTGT x x x x x x