Yêu cầu của người sử dụng: Mỗi độc giả chỉ được mượn một số sách nhất định trong một khoảng thời gian nhất định. Khi độc giả cần tra cứu tài liệu thì đòi hỏi: Việc truy cập dữ liệu phải được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản, dễ bảo trì, có thể điều chỉnh, có tính mở, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý lỗi, hệ thống phải có khả năng lưu trữ. Giao diện giữa người dùng và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện, đẹp, gọn và có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày. Hệ thống có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng khi sử dụng. Như vậy hệ thống không chỉ đáp ứng cho người dùng thông thạo về tin học mà còn đáp ứng được với những người dùng ít hiểu biết về tin học. Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác các yêu cầu bất thường của nhà quản lý, đảm bảo nhanh cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp.+) Yêu cầu của người quản lý: Giúp độc giả tiện lợi và tự tin hơn trong việc tìm kiếm, tra cứu với nhiều chức năng bổ sung. Đảm bảo việc tìm kiếm là chính xác và đầy đủ, độc giả không sợ bị tìm sót một tài liệu nào đó. Việc mượn trả tài liệu trở nên dễ dàng hơn, bỏ bớt được các khâu viết phiếu, tra cứu thủ công chậm chạp như trước kia. Giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho cả độc giả và người quản lý trong các hoạt động mang tính thủ tục. Nâng cao trình độ tin học của cán bộ quản lý cũng như độc giả, giúp độc giả làm quen với quy trình mượn tài liệu từ các thư viện trên thế giới. Giúp độc giả có thể mượn được nhiều tài liệu với nội dung phong phú hơn, do có thư viện liên kết. Giúp độc giả xây dựng thói quen chủ động khi tìm kiếm tư liệu. Giúp người đọc chủ động hơn thông qua hệ thống tự đánh giá, bầu chọn của độc giả. Người đọc có thể trực tiếp tham gia vào việc đánh giá nội dung của tài liệu. Việc quản lý quá trình mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn, người quản lý chỉ cần sử dụng một máy tính có kết nối vào cơ sở dữ liệu là có thể lấy ra các thông tin cần thiết. Ngoài ra cũng có thể thực hiện các hoạt động điều tra về nhu cầu, ý kiến độc giả một cách tiện lợi hơn. Từ đó nắm bắt được xu hướng chung của độc giả, nâng cao hiệu quả của thư viện. Từ các tiện lợi trên, độc giả (chủ yếu là sinh viên và cán bộ giáo viên) sẽ xây dựng được thói quen sử dụng thư viện, cảm thấy thích thú với sử dụng thư viện, do đó nâng cao được trình độ chuyên môn, năng lực nghiên cứu nói chung.
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Lý do chọn đề tài
Hiện nay, thư viện của các trường THPT và THCS ở các đơn vị chưa có một hệ thống nào chuyên biệt để lưu thông tin sách và việc mượn trả Với nhu cầu mở rộng và phát triển thư viện, cùng với nhu cầu đó là sự gia tăng số lượng sách và số lượng độc giả Bên cạnh đó là sự phát triển của công nghệ thông tin, nhu cầu ứng dụng công nghệ vào trong quản lý ngày càng phát triển mạnh và đem lại rất nhiều lợi ích Vì vậy, cần phải xây dựng một chương trình quản lý để đáp ứng nhu cầu quản lý và mượn trả sách được dễ dàng và thuận lợi Từ những yêu cầu này, nhóm chúng em quyết định chọn đề tài báo cáo môn Công Nghệ Phần Mềm là “Xây dựng phần mềm quản lý thư viện trường THPT Hiệp Hòa Số
Khách thể và đối tượng nghiên cứu
Khách thể: Hệ thống quản lý thư viện trường THPT Hiệp Hòa Số 1 Đối tượng: Phần mềm quản lý thư viện
Giới hạn và phạm vi nghiên cứu
Trường THPT Hiệp Hòa số 1
Mục đích nghiên cứu
Xây dựng được phần mềm quản lý thư viện cho trường THPT Hiệp Hòa số1.
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu nghiệp vụ quản lý thư viện (quản lý tài liệu, quản lý độc giả, quản lý quá trình mượn trả…).
- Tìm hiểu các công cụ xây dựng chương trình
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Giúp chúng em hiểu về nghiệp vụ quản lý thư viện.
- Ứng dụng đề tài vào việc tối ưu hóa quá trình quản lý thư viện.
KHẢO SÁT HỆ THỐNG
Quá trình khảo sát
Hiện nay, trên thế giới cũng như ở Việt Nam công nghệ thông tin đã trở thành công nghệ mũi nhọn, nó là ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các tổ chức, các hoạt động xã hội như: quản lý hệ thống thư viện sách, kinh tế, thông tin, kinh doanh, và mọi hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu… Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng vi tính hóa trong quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết, bởi ngành nghề nào cũng đòi hỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ, và những kiến thức, những suy nghĩ, những đào tạo chuyên sâu Một vấn đề cấp thiết đặt ra trong quản lý là làm thế nào để chuẩn hóa cách xử lý dữ liệu ở những trường học lớn mà trong đó việc quản lý một hệ thống thư viện với hàng ngàn đầu sách và quản lý việc mượn – trả sách của hàng ngàn sinh viên là vô cùng phức tạp, chính vì thế nhóm chúng em chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện
+) Yêu cầu của người sử dụng: Mỗi độc giả chỉ được mượn một số sách nhất định trong một khoảng thời gian nhất định Khi độc giả cần tra cứu tài liệu thì đòi hỏi:
- Việc truy cập dữ liệu phải được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản, dễ bảo trì, có thể điều chỉnh, có tính mở, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và xử lý lỗi, hệ thống phải có khả năng lưu trữ.
- Giao diện giữa người dùng và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện, đẹp, gọn và có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày.
- Hệ thống có khả năng trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng khi sử dụng Như vậy hệ thống không chỉ đáp ứng cho người dùng thông thạo về tin học mà còn đáp ứng được với những người dùng ít hiểu biết về tin học.
- Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác các yêu cầu bất thường của nhà quản lý, đảm bảo nhanh cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp.
+) Yêu cầu của người quản lý:
- Giúp độc giả tiện lợi và tự tin hơn trong việc tìm kiếm, tra cứu với nhiều chức năng bổ sung.
- Đảm bảo việc tìm kiếm là chính xác và đầy đủ, độc giả không sợ bị tìm sót một tài liệu nào đó.
- Việc mượn trả tài liệu trở nên dễ dàng hơn, bỏ bớt được các khâu viết phiếu, tra cứu thủ công chậm chạp như trước kia Giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn cho cả độc giả và người quản lý trong các hoạt động mang tính thủ tục.
- Nâng cao trình độ tin học của cán bộ quản lý cũng như độc giả, giúp độc giả làm quen với quy trình mượn tài liệu từ các thư viện trên thế giới.
- Giúp độc giả có thể mượn được nhiều tài liệu với nội dung phong phú hơn, do có thư viện liên kết.
- Giúp độc giả xây dựng thói quen chủ động khi tìm kiếm tư liệu.
- Giúp người đọc chủ động hơn thông qua hệ thống tự đánh giá, bầu chọn của độc giả Người đọc có thể trực tiếp tham gia vào việc đánh giá nội dung của tài liệu.
- Việc quản lý quá trình mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn, người quản lý chỉ cần sử dụng một máy tính có kết nối vào cơ sở dữ liệu là có thể lấy ra các cầu, ý kiến độc giả một cách tiện lợi hơn Từ đó nắm bắt được xu hướng chung của độc giả, nâng cao hiệu quả của thư viện Từ các tiện lợi trên, độc giả (chủ yếu là sinh viên và cán bộ giáo viên) sẽ xây dựng được thói quen sử dụng thư viện, cảm thấy thích thú với sử dụng thư viện, do đó nâng cao được trình độ chuyên môn, năng lực nghiên cứu nói chung.
Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại Thư viện trường THPT Hiệp Hòa số 1.
- Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của Thư viện trường THPT Hiệp Hòa số 1
- Thu thập thông tin về các đầu sách của trường Thư viện trường THPTHiệp Hòa số 1
Kết quả khảo sát thực trạng
- Tại trường THPT Hiệp Hòa số 1 nhóm đã làm việc với:
+ Cô Hằng (cô đã từng tham gia quản lý thư viện) - ĐT: 0966506146.
+ Chị Thủy là thủ thư của thư viện trường.
- Thư viện trường THCS Lương Phong số 2 nhóm đã làm việc với cô Ngọc và chị Thúy.
Qua quá trình khảo sát nhóm đã thu được kết quả như sau:
Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát
Trường THPT Hiệp Hòa số 1 : có Chị Phượng là thủ thư.
Cơ sở vật chất kỹ thuật
Các thư viện đều có sử dụng máy tính - hệ điều hành Windows và chưa có một phần mềm chuyên biệt nào để quản lý thư viện, chưa có máy đọc mã vạch.
Các đầu sách được phân chia theo từng ngành (khoa) và được lưu trữ vào từng kho sách, giá sách tương ứng.
Thực trạng quản lý thư viện tại Trường THPT Hiệp Hòa Số 1
Tất cả các dữ liệu về sách và báo tạp chí đều được lưu trữ trên giấy tờ sổ sách Tài liệu chủ yếu của thư viện là sách
Sau khi nhập sách về, thủ thư phải nhập lại thông tin các đầu sách vào sổ và cất giữ hóa đơn và chứng từ liên quan
Thủ thư đánh mã cho từng cuốn sách theo từng ngành và sắp xếp chúng vào đúng vị trí lưu trữ.
2.2.2 Quy trình mượn sách Đối với học sinh
Thư viện trường THPT Hiệp Hòa số 1 đều chưa cho học sinh mượn sách về mà chỉ cho sinh viên mượn sách để đọc tại thư viện Ngoài ra học sinh chưa có thẻ thư viện mà dùng thẻ học sinh để mượn trả sách Học sinh chỉ được mượn một đến hai cuốn sách mỗi lần.
Học sinh muốn mượn sách để đọc thì phải đưa thẻ học sinh và thông báo tên sách cần mượn Sau đó, thủ thư tìm đến các giá sách và nếu tìm thấy sách theo yêu cầu của học sinh thì thủ thư đưa sách cho sinh viên mượn và giữ lại thẻ học sinh Người thủ thư sẽ ghi lại tên học sinh và tên đầu sách vào phiếu ghi danh Nếu không thấy sách đó thì thủ thư thông báo sách đã mượn hết hoặc không có trong thư viện Đối với cán bộ, giáo viên
Các giáo viên được mượn sách về và cũng được mượn sách để đọc tại thư viện Khi mượn sách thì thủ thư sẽ ghi tên giáo viên và tên sách mượn vào trong
2.2.3 Quy trình trả sách Đối với học sinh
Sau khi đọc xong, học sinh phải trả đúng sách đã mượn Thủ thư sẽ tìm và trả lại thẻ cho sinh viên, đồng thời đánh dấu phiếu ghi danh là sách đã được trả Đối với cán bộ, giáo viên
Khi trả sách, thủ thư kiểm tra đúng sách đã mượn và họ đánh dấu là giáo viên đã trả sách.
2.2.4 Thống kê báo cáo, in ấn
Cả hai thư viện này đều thực hiện thống kê theo định kỳ vào cuối năm Họ thống kê sách theo từng ngành và theo các tiêu chí sau:
− Thống kê sách nhập mới.
− Thống kê sách đang được mượn.
− Thống kê sách còn trong thư viện.
− Thống kê sách thanh lý.
2.2.5 Xử lý sách thanh lý
Các loại sách được nhập về thông thường sau 5 năm sẽ được thanh lý 1 lần. Nhưng thường những sách bị hư hỏng quá nặng hoặc những cuốn sách không sử dụng đến thì mới tiến hành thanh lý. Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại Ưu điểm
- Không tốn kém cho việc đầu tư cơ sở vật chất.
- Nhân viên thư viện không cần phải hiểu biết về tin học nhiều cũng có thể làm được.
- Thông tin ghi trên sổ sách, giấy tờ dễ bị mất mát, không lưu trữ được lâu
- Quá trình tìm kiếm sách phục vụ cho việc mượn sách phải làm thủ công và mất nhiều thời gian.
- Nhân viên phải tốn nhiều thời gian và công sức vào việc thống kê sách
- Tất cả các công việc của nhân viên thư viện đều tiến hành một cách thủ công, không khoa học.
- Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới
- Từ những bất cập trong quá trình quản lý thư viện như hiện nay, nhóm đã đề xuất một phần mềm giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn Hầu hết các thủ thư đều mong muốn phần mềm cần phải đạt được yêu cầu sau:
- Phần mềm có giao diện dễ sử dụng.
- Cho phép lưu trữ được các thông tin về sách, báo, tạp chí của cả thư viện hiện tại và mở rộng lượng tài liệu về sau.
- Quản lý việc mượn, trả tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện cho thủ thư.
- Tìm kiếm thông tin tài liệu, độc giả một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Cho phép thống kê, in ấn theo nhiều tiêu chí.
- Không gây khó khăn cho việc quản lý của nhân viên thư viện.
- Yêu cầu cần đạt được của hệ thống mới
Qua quá trình khảo sát thực tế tại thư viện của trường THPT Hiệp Hòa số 1, THCS Lương Phong số 2 Nhóm nhận thấy quá trình quản lý thư viện của các trường vẫn thực hiện rất thủ công, chưa khoa học, tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên thư viện Do đó cần phải có một phần mềm quản lý nhằm khắc phục được các nhược điểm của quy trình quản lý hiện tại, đảm bảo được các yêu cầu mà người dùng mong muốn
Hệ thống mới cần phải đạt đựợc các chức năng sau:
+ Thông tin về sách báo, tạp chí,
+ Thông tin về người dùng (thủ thư,…)
- Quản lý quá trình mượn trả tài liệu của độc giả.
- Tìm kiếm tài liệu, độc giả theo nhiều tiêu chí khác nhau.
- Thống kê và in ấn theo nhiều tiêu chí.
- Phục hồi và sao lưu dữ liệu.
Quy trình hoạt động của hệ thống
2.3.1 Quy trình nhập tài liệu
❖ Thời gian: Thực hiện mỗi khi thư viện nhập tài liệu mới về.
- Tài liệu nhập về bao gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu điện tử, luận văn, đồ án, giáo trình, đề cương, đĩa CD, DVD Trong đó, sách là tài liệu chính.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình nhập tài liệu
❖ Vai trò của quá trình nhập tài liệu
- Tăng số lượng tài liệu đáp ứng được nhu cầu của độc giả
- Nguồn tài liệu phong phú
− Phân loại tài liệu Ban kỹ thuật phân tài liệu thành các loại như: + Sách
Trong đó, mỗi loại tài liệu được phân theo từng ngành/khoa (khoa học cơ bản, điện – điện tử, cơ khí, động lực, kinh tế, thủy lợi….)
− Đánh mã tài liệu: Ban kỹ thuật thực hiện đánh mã cho từng loại tài liệu bao gồm cả mã số và mã chữ.
+ Mã được đánh theo quy định: Theo loại tài liệu, theo ngành sau đó là
+ Loại tài liệu được đánh mã vạch gồm: Sách, báo, tạp chí, tài liệu tham khảo
+ Đối với loại tài liệu sử dụng mã vạch thì ban kỹ thuật sử dụng phần mềm sinh mã tự động cho từng tài liệu theo quy định đã đặt ra
+ Mã được sinh ra không bị trùng lặp Sau khi đã sinh mã họ sẽ in mã và gán mã cho từng loại tài liệu.
− Sắp xếp tài liệu: Gán mã cho từng loại tài liệu xong, ban kỹ thuật sắp xếp tài liệu vào các tủ tài liệu tương ứng (tủ để sách, tủ để báo, tạp chí, tủ để tài liệu tham khảo…) Ban kỹ thuật phân tủ tài liệu ra thành các tầng, giá, kệ để sắp xếp tài liệu theo đúng từng ngành.
2.3.2 Quy trình mượn tài liệu
❖ Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả đến mượn tài liệu (trong giờ hành chính).
Mượn tài liệu gồm có 2 loại: mượn về và mượn đọc tại chỗ Số lượng tài liệu được mượn về và mượn đọc tại chỗ theo quy định của thư viện
− Độc giả là học sinh, sinh viên: tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình, luận văn, đề cương.
− Độc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm: sách, giáo trình, luận văn, đề cương, đĩa CD, DVD
− Tài liệu không được mượn về, chỉ mượn đọc tại chỗ là báo, tạp chí.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình mượn tài liệu
Ban thủ thư, độc giả (học sinh, sinh viên, cán bộ nhân viên trong trường).
❖ Vai trò của quá trình mượn tài liệu Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.
− Độc giả yêu cầu tài liệu cần mượn.
− Ban thủ thư dựa vào thông tin tài liệu đó trong hệ thống.
− Trường hợp tài liệu đó còn trong thư viện, thủ thư yêu cầu độc giả đưa thẻ thư viện Thủ thư sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc mã vạch từ tài liệu => lấy thông tin về tài liệu đó, đọc mã vạch tù thẻ thư viện => lấy thông tin về độc giả.
Sau đó thủ thư tạo phiếu mượn Mẫu phiếu mượn tài liệu:
THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT HIỆP HÒA 1
Nếu độc giả mượn về thì phiếu mượn có ghi rõ ngày phải trả tài liệu Đối với độc giả mượn đọc tại chỗ thì phiếu mượn không có hạn trả.
Tạo xong phiếu mượn thì thủ thư đưa tài liệu và thẻ thư viện cho độc giả.
− Trường hợp tài liệu đó không còn thì hệ thống sẽ thông báo và thủ thư thông báo cho độc giả “Tài liệu bạn yêu cầu không còn”.
− Trường hợp hệ thống thông báo không có tài liệu này Thủ thư sẽ
2.3.3 Quy trình trả tài liệu
❖ Thời gian: Xảy ra mỗi khi có độc giả trả tài liệu
Trả tài liệu mượn đọc tại chỗ, trả tài liệu mượn về.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu
Ban thủ thư, độc giả.
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn đọc tại chỗ
− Độc giả đưa tài liệu đã mượn và thẻ thư viện cho thủ thư
− Thủ thư nhận tài liệu và thẻ thư viện, sử dụng đầu đọc mã vạch để đọc thông tin tài liệu và độc giả, kiểm tra và so sánh thông tin với phiếu mượn
− Thông tin đúng với phiếu mượn và không xảy ra vi phạm thì thủ thư đánh dấu phiếu mượn là đã được xử lý và trả thẻ thư viện cho độc giả.
Trường hợp độc giả vi phạm quy định của thư viện : Trả tài liệu bị rách nát, hư hỏng thì bị xử phạt.
Trường hợp độc giả trả tài liệu mượn về
− Độc giả đưa tài liệu và thẻ thư viện cho thủ thư
− Thủ thư kiểm tra tài liệu và sử dụng đầu đọc mã vạch để kiểm tra thông tin tài liệu và độc giả
− Trường hợp độc giả trả tài liệu đúng thời hạn và thông tin tài liệu và độc giả giống phiếu mượn thì thủ thư đánh dấu đã xử lý vào phiếu mượn và trả thẻ thư viện cho độc giả.
Sau khi nhận tài liệu độc giả trả, thủ thư phân loại và sắp xếp tài liệu vào đúng vị trí lưu trữ nó.
2.3.4 Xử lý độc giả vi phạm
❖ Thời gian: Xảy ra khi có độc giả vi phạm mượn trả tài liệu.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm.
Ban thủ thư, độc giả
❖ Vai trò của việc xử lý vi phạm
− Giảm tỷ lệ vi phạm của độc giả.
− Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện.
− Độc giả trả tài liệu và bị vi phạm
− Thủ thư xử phạt độc giả theo quy định của thư viện
+ Trường hợp độc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định Đối với những độc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị khóa thẻ theo đúng quy định của thư. + Trường hợp độc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài liệu đã mượn.
+ Trường hợp độc giả đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài liệu mà thủ thư phạt.
+ Trường hợp tiền phạt của độc giả vượt quá 90% giá bìa thì độc giả vừa phải nộp 90% giá bìa và bị khóa thẻ trong khoảng thời gian bằng thời hạn mượn tài liệu đó.
2.3.5 Quy trình xử lý tài liệu
❖ Thời gian: Xảy ra khi mỗi khi nhập tài liệu về, tiến hành thanh lý vào mỗi năm.
Tài liệu cần xử lý gồm cả tài liệu mới và cũ.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý tài liệu
− Đối với tài liệu mới: Giúp cho thủ thư dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu
− Đối với tài liệu cũ: Giảm bớt tài liệu không còn sử dụng được cho thư viện.
− Đối với tài liệu mới: Thực hiện như quá trình nhập tài liệu
− Đối với tài liệu cũ: Hàng năm ban kỹ thuật chọn ra các cuốn tài liệu cũ, rách nát, lạc hậu, những cuốn không sử dụng được nữa Những cuốn tài liệu này sẽ được bỏ vào kho hoặc thanh lý Sau khi bỏ các cuốn tài liệu cũ, ban kỹ thuật phân loại và sắp xếp lại tài liệu vào mỗi tủ, mỗi giá sao cho thuận tiện cho quá trình tìm kiếm và mượn trả.
2.3.6 Quy trình tìm kiếm thông tin
❖ Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu.
❖ Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm
Admin, ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư.
❖ Vai trò của việc tìm kiếm
− Biết được đầy đủ thông tin về tiêu chí cần tìm
− Tìm kiếm nhanh, chính xác.
− Nâng cao hiệu quả làm việc
Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm:
− Tìm kiếm tài liệu: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm tài liệu.
+ Tìm theo dạng tài liệu: Sách, báo - tạp chí, tài liệu điện tử, tài liệu khác.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách tài liệu theo từng dạng tài liệu mà người dùng lựa chọn
+ Tìm tài liệu theo ngành: hệ thống hiển thị danh sách tài liệu theo từng ngành, theo từng chuyên ngành.
+ Người dùng tìm theo tên, tác giả, nhà xuất bản…Hệ thống sẽ hiển thị cuốn tài liệu có những thông tin đó Hệ thống sẽ thông báo “Không còn tài liệu này” nếu tài liệu đó đã được độc giả mượn hết.
+ Người dùng có thể kết hợp nhiều tiêu chí tìm kiếm: Tìm theo dạng tài liệu, theo ngành, theo tên…Hệ thống sẽ trả ra kết quả nếu còn tại tài liệu đó trong thư viện
Quá trình tìm kiếm cho biết được đầy đủ thông tin của tài liệu đó như: Tên, mã, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngành…ngoài ra còn cho biết số lượng của tài liệu, số lượng còn và vị trí của tài liệu đó thuộc tầng mấy, tủ nào, giá nào
− Tìm kiếm thông tin độc giả: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm độc giả.
+ Tìm kiếm độc giả theo khoa: hệ thống sẽ hiển thị danh sách độc giả thuộc khoa đó
+ Tìm độc giả theo lớp Hệ thống hiển thị danh sách độc giả thuộc lớp mà người dùng lựa chọn.
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HÊ THỐNG
Kịch bản cho các tác nhân
Tác nhân chính Nhân viên , Người quản trị hệ thống
Người chịu trách nhiệm Nhân viên , Người quản trị hệ thống
Tên điều kiện Người dùng được truy cập vào hệ thống Đảm bảo tối thiểu Hệ thống hủy quyền truy cập Đảm bảo thành công Đăng nhập thành công và sử dụng được chức năng của hệ thống
Kích hoạt Nhấn “Đăng Nhập”
Chuỗi sự kiện chính 1.Hiển Thị Form Đăng Nhập
2.Nhập thông tin đăng nhập và nhấn nút “Đăng Nhập”
3.Hệ thống kiểm tra CSDL xem tài khoản có tồn tại hợp lệ
4.Thông báo đăng nhập thành công
Ngoại lệ Ở bước 3, nếu thông tin đăng nhập sai thì thực hiện lại bước 2 Người dùng quên thông tin thì có thể bấm
“Quên Mật Khẩu” để lấy lại thông tin đăng nhập
Tác nhân chính Nhân Viên, Người quản trị hệ thống
Người chịu trách nhiệm Nhân viên , Người quản trị hệ thống
Tên điều kiện Người dùng truy cập được vào hệ thống và có phân quyền Đảm bảo tối thiểu Hệ thống báo lỗi Đảm bảo thành công Người dùng tìm kiếm được thông tin các mặt hàng
Kích hoạt Nhấn “Tìm Kiếm”
Chuỗi sự kiện chính 1.Hiển thị trang chủ mà người dùng được phân quyền
2 Nhập thông tin muốn tìm kiếm 3.Tìm kiếm theo danh mục hoặc tên 4.Thực hiện tìm kiếm
5.Hiển thị danh mục tìm kiếm
Ngoại lệ 1.Ở bước 1 , hệ thống lỗi hoặc người dùng không được phân quyền yêu cầu đăng nhập lại để xem
2.Ở bước 4 , nếu từ khóa không hợp lệ hoặc từ khóa không tồn tại , yêu cầu nhập lại từ khóa tìm kiếm
3.2.3 Quản lý ( Thêm, Sửa, Xóa)
Tên UseCase Quản lý ( Sách , Nhân Viên, Tác
Tác nhân chính Nhân Viên, Người quản trị hệ thống
Người chịu trách nhiệm Nhân Viên, Người quản trị hệ thống
Tên điều kiện Người dùng đăng nhập được vào hệ thống Đảm bảo tối thiểu Hệ thống báo lỗi , hủy đăng nhập và xóa khỏi CSDL Đảm bảo thành công Người dùng cập nhật thêm, xóa ,sửa vào CSDL
Kích hoạt Bấm “Quản Lý ”
Chuỗi sự kiện chính 1.Người dùng thêm, Sửa, Xóa, Phân
Quyền nhân viên 2.Xác nhận thông tin hợp lệ 3.Xác nhận lưu thay đổi 3.Kết thúc
Ngoại lệ Ở bước 3, có thể nhấn hủy để trở về bước 1
Tên UseCase Tạo phiếu mượn
Tác nhân chính Nhân Viên, Người quản trị hệ thống
Người chịu trách nhiệm Nhân Viên, Người quản trị hệ thống
Tên Điều Kiện Người dùng đăng nhập được vào hệ thống Đảm bảo tối thiểu Hệ thống lỗi hoặc đơn hàng bị xóa khỏi CSDL Đảm bảo thành công Phiếu mượn tạo thành công
Kích hoạt Bấm “ Tạo phiếu mượn”
Chuỗi sự kiện chính 1.Người dùng thêm thông tin sách được mượn vào phiếu mượn 2.Xác nhận tạo phiếu mượn 3.Tạo phiếu mượn thành công
Ngoại lệ 1.Nếu chưa xác nhận tạo phiếu mượn ở bước 2 , ấn hủy để quay lại bước 12.Thông báo lỗi khi thông tin sách không hợp lệ
Biểu đồ tuần tự
3.3.3 UseCase “ Quản lý nhân viên”
3.3.4 UseCase “ Quản lý Độc Giả”
3.3.5 UseCase “Quản lý Mượn Trả”
3.3.6 UseCase “ Quản lý Tác Giả”
3.3.8 UseCase “ Quản lý Thể Loại”
3.3.9 UseCase “ Quản lý Tài Khoản”
3.3.10 Use Case “Tạo Phiếu Mượn”
Biểu đồ hoạt động
3.4.2 Use Case “ Quản lý nhân viên”
3.4.5 UseCase “Quản lý Độc Giả”
3.4.6 UseCase “Quản lý Thể Loại”
3.4.8 Use Case “Quản lý Tác Giả”
3.4.9 Use Case “Quản lý tài khoản”
3.4.10 Use Case “Quản lý Mượn Trả”
3.4.11 Use Case “ Tạo Phiếu Mượn”
Biểu đồ trạng thái
3.5.4 Use Case “ Tạo Phiếu Mượn”
Biểu đồ lớp
3.7 Thiết kế cơ sở dữ liệu
3.7.1 Bảng tb_TaiKhoan (Tài khoản đăng nhập)
1 TenDangNha p nchar 10 Tên đăng nhập – khóa chính
2 MaNV nchar 10 Mã nhân viên - khóa chính
5 Quyen Varchar 50 Quyền sử dụng chức năng
3.7.2 Bảng tb_NhanVien (Nhân viên)
1 MaNV nchar 10 Mã nhân viên - khóa chính
2 TenNV nvarchar 50 Tên nhân viên
6 Sdt nchar 10 Số điện thoại
3.7.3 Bảng tb_DocGia (Độc giả)
1 MaDG nchar 10 Mã độc giả - khóa chính
2 TenDG nvarchar 50 Tên độc giả
3.7.4 Bảng tb_NhaXuatBan (Nhà xuất bản)
1 idNXB nchar 10 Mã nhà xuất bản - khóa chính
2 TenNXB nvarchar 50 Tên nhà xuất bản
4 Sdt nchar 10 Số điện thoại
3.7.5 Bảng tb_TacGia (Tác giả) tính liệu
1 MaTG nchar 10 Mã tác giả - khóa chính
2 TenTG nvarchar 50 Tên tác giả
3.7.6 Bảng tb_TheLoai (Thể loại)
1 MaTL nchar 10 Mã thể loại - khóa chính
2 TenTL nvarchar 50 Tên thể loại
STT Tên thuộc Kiểu dữ Kích thước Ý nghĩa tính liệu
1 MaS nchar 10 Mã sách - khóa chính
3 NamXB int Năm xuất bản
4 idNXB nchar 10 Mã nhà xuất bản
5 MaTL nchar 10 Mã thể loại
6 MaTG nchar 10 Mã thể loại
3.7.8 Bảng tb_PhieuMuon (Phiếu mượn trả sách)
1 MaP nchar 10 Mã sách - khóa chính
2 MaDG nchar 10 Mã độc giả
3 MaNV nchar 10 Mã nhân viên
3.7.9 Bảng tb_ChiTietPhieuMuon (Chi tiết phiếu mượn trả sách)
1 MaP nchar 10 Mã sách - khóa chính
2 MaS nchar 10 Mã sách - khóa chính
3 NgayMuon date 10 Ngày mượn sách
4 NgayHenTra date 10 Ngày hẹn trả sách
5 TinhTrangS ach nvarchar 100 Tình trạng sách
Thiết kế giao diện
3.9.1 Giao diện chính của phần mềm
Hình 3.9.1: Giao diện chính của hệ thống 3.9.2 Giao diện form “Đăng nhập”
Hình 3.9.2: Giao diện form “Đăng nhập”
Người dùng nhập thông tin đăng nhập gồm: Tên đăng nhập và mật khẩu vào textbox tương ứng.
❖ Sau đó click chọn nút “Đăng nhập”, hệ thống sẽ kiểm tra thông tin đăng nhập.
➢ Nếu thông tin đăng nhập hợp lệ thì sẽ hiển thị giao diện chính của hệ thống.
➢ Nếu thông tin đăng nhập không hợp lệ sẽ thông báo lỗi:
Người dùng click chọn nút “OK” thì sẽ cho phép nhập lại thông tin đăng nhập.
❖ Nếu click chọn nút “Thoát” thì sẽ đóng lại hệ thống.
− Nếu người dùng click vào “Đăng xuất” thì màn hình sẽ trở lại form đăng nhập.
− Nếu click chọn nút “Thoát” thì sẽ đóng lại hệ thống.
● Đối với quyền user: Không có quyền quản lý nhân viên a Form giao diện “Độc giả”
❖ Khi ấn nút thì nút từ ẩn sẽ hiện ra , nút từ hiện sẽ ẩn đi , nút đổi thành
➢ sau khi thêm dữ liệu rồi ấn nút , sẽ có các trường hợp sau:
■khi chưa nhập mã độc giả: , rồi ấn nút
“ok” để trở lại “form độc giả”
■khi chưa nhập tên độc giả: , rồi ấn nút
“ok” để trở lại “form độc giả”
■khi chưa nhập lớp độc giả: , rồi ấn nút “ok” để trở lại “form độc giả”
■Khi chưa nhập giới tính độc giả: , rồi ấn nút
“ok” để trở lại “form độc giả” rồi ấn nút “ok” để trở lại “form độc giả”.
❖ khi nhấn nút , nếu chưa nhập dữ kiện thì sẽ hiện ra những thông báo chưa nhập thông tin như khi ấn nút , và khi dữ liệu sửa hợp lệ thì sẽ hiện ra thông báo: rồi ấn nút “ok” để trở lại “form độc giả”.
❖ Khi chọn độc giả muốn xóa rồi nhấn nút thì sẽ hiện ra thông báo:
➢ Nếu chọn “Yes” thì sẽ hiện ra thông báo: rồi ấn nút “ok” để trở lại “form độc giả”.
➢ Nếu chọn “No” thì sẽ quay trở lại “form độc giả” ban đầu.
❖ Khi nhấn nút thì sẽ trở về giao diện chính.
❖ Khi cần tìm độc giả thì chọn các điều kiện sau để tìm nhấn nút :
➢ Nếu tìm thấy thì sẽ hiện ra kết quả cần tìm: ra kết quả:
➢ Nếu không tìm thấy thì sẽ hiện ra thông báo:
❖ Khi ấn nút hiện tất cả thì sẽ hiện ra tất cả độc giả mượn sách: b Form giao diện “Nhân viên” c Form giao diện “Nhà xuất bản” d Form giao diện “Quản lý sách” e Form giao diện “Tác giả” f Form giao diện “Thể loại”
3.9.5 Menu “Mượn trả sách” a Form giao diện “Lập phiếu mượn” b Form giao diện “Chi tiết phiếu mượn”
3.9.6 Menu “Tìm kiếm” a Form giao diện “Tìm kiếm độc giả” b Form giao diện “Tìm kiếm nhân viên” c Form giao diện “Tìm kiếm sách” d Form giao diện “Tìm kiếm phiếu mượn”
3.9.7 Menu “Báo cáo thống kê” a Form giao diện “Báo cáo thống kê sách”
● Khi lựa chọn thì sẽ chuyển đến excel : b Form giao diện “Báo cáo thống kê độc giả”