Khái niệm và thao tác ban đầu với bảng tính Excel

Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 1: các khái niệm và thao tác ban đầu với bảng tính excel I. Một số khái niệm cơ bản: Microsoft Excel là chơng trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office đợc sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới của hãng Microsoft. Excel là chơng trình bảng tính nó có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê 1. Work Book, Sheet, Cell: Work book hay book là một file chứa các bảng tính, trong một Work book gồm nhiều các Sheet. Mỗi Sheet là một bảng tính rất lớn bao gồm 256 cột đợc đánh thứ tự theo chữ cái và 65.536 hàng đợc đánh thứ tự theo số. ứng với một cột và một hàng đợc gọi là một Cell hay còn gọi là một ô. Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) tơng ứng là tên cột, tên hàng VD: D5, H30 2. Cách nhập dữ liệu vào bảng tính. Đặt con trỏ vào từng ô và nhập dữ liệu, khi kết thúc nhập cho ô nào thì ấn enter. Khi nhập số liệu vào bảng tính thông thờng ta dùng các phím số ở bên phải bàn phím (ấn phím Num Lock cho đèn Num Lock sáng) và nhập theo cột. II. Các Thao tác cơ bản: 1. Mở bảng tính mới. - ấn phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New - Chọn biểu tợng: Trang 1 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 2. Lu bảng tính. - ấn phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save - Chọn biểu tợng: 3. Đóng bảng tính. - ấn phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close - Chọn biểu tợng: 4. Mở bảng tính cũ. - ấn phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Open - Chọn biểu tợng: 5. Lu bảng tính ra đĩa mềm. - Đa đĩa mềm vào ổ đĩa -> chọn menu File -> Save As -> tại dòng save in chọn ổ đĩa A (Floppy A) -> gõ tên file ở dòng file name -> chọn nút save. Trang 2 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 2: Căn chỉnh kẻ bảng, lập công thức 1. Căn chỉnh. - Trộn và canh giữa nhiều ô -> bôi đen các ô cần trộn -> nháy chuột vào biểu tợng Merge and Centre - Chọn font chữ -> bôi đen các ô cần chọn font -> vào menu Format -> Font. - Điền Series (điền số thứ tự): + Nhập số đầu tiên và số thứ hai ở hai ô liên tiếp -> bôi đen 2 ô đó -> trỏ chuột vào chấm ở góc dới phải của khung bôi đen -> giữ nút chuột và kéo (nếu chỉ nhập một số ở ô đầu tiên thì khi kéo chuột ấn phím Ctrl). + Nhập một số ở ô đầu tiên -> vào menu Edit -> Fill -> Series -> trong đó Row: series theo hàng. Columns: series theo cột. Trend: tăng giảm theo xu hớng Linear: tăng theo cấp số cộng. Growth: tăng theo cấp số nhân. Date: tăng theo kiểu ngày Auto Fill: tự động điền. Step value: bớc nhẩy. Stop value: giá trị dừng. 2. Lập công thức. - Các phép toán trong excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^). - Trớc khi lập công thức bao giờ cũng phải nhập dấu =. - Trên một bảng dữ liệu ta chỉ việc lập công thức tại một hàng (thờng là hàng đầu tiên) sau đó copy công thức cho các hàng còn lại bằng cách trỏ chuột vào chấm dới phải của ô chứa công thức -> giữ nút chuột và kéo xuống (trong trờng hợp bảng tính lớn gồm nhiều hàng, ta nháy đúp chuột vào chấm dới phải). Trang 3 NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 3. KÎ b¶ng. - B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn kÎ -> Format -> Cells -> Border. Trang 4 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 3: Toạ độ tuyệt đối Chèn hàng, cột, ô 1. Toạ độ tuyệt đối. Trong các bài thực hành trớc ta đã thấy là khi copy công thức thì toạ độ trong công thức thay đổi theo hàng hoặc cột. Muốn lấy cố định toạ độ trong công thức thì ngay sau khi chọn toạ độ ta phải ấn phím F4 (còn gọi là lấy toạ độ tuyệt đối). 2. Chèn, xoá, ẩn hàng, cột. Bôi đen cột hặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hoặc hàng) -> nháy phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng). -> Delete Column (row): để xoá cột (hàng). -> Hide : để ẩn. -> UnHide : bỏ ẩn. 3. Kiểu dữ liệu. Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau: + Kiểu số: khi nhập nhập dữ liệu số vào cell -> số đợc canh sang phải. + Kiểu chữ (text): khi nhập nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu đợc canh sang trái. + Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu đợc canh sang phải. * Chú ý: - Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang đặt hệ ngày là mm/dd/yy hay là dd/mm/yy. - Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại. Trang 5 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 4: Định dạng cells sử dụng một số hàm đơn giản 1. Định dạng dữ liệu cho cells. Bôi đen các ô cần lấy định dạng -> Format -> Cells -> Number trong đó: + Number: kiểu số. + Currency: kiểu tiền tệ. + Accounting: kiểu kế toán. + Date: kiểu ngày. + Time: kiểu giờ. + Percentage: kiểu phần trăm. + Fraction: kiểu phân số. + Scientific: kiểu khoa học. + Text: kiểu văn bản, chữ. + Special: kiểu đặc biệt. + Custom: lựa chọn kiểu. 2. Ví dụ về một số định dạng. - Trớc khi nhập tại một ô nào đó ta gõ dấu -> thành kiểu Text: 99999 khác 99999 (kiểu Text không cộng, trừ, nhân đợc). - Định dạng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Bôi đen các cell -> Format -> Cells -> Custom -> gõ vào (0) dới dòng Type. - Định dạng giờ: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào hh:mm:ss dới dòng Type. - Định dạng ngày: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào mm/dd/yy hoặc dd/mm/yy hoặc mm/dd/yyyy dới dòng Type. Bài 5: Trang 6 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Hệ thống các hàm cơ bản nhất trong excel 1. Các sử dụng hàm trong công thức. Tổng quát: = Tên hàm(đối số1,đối số2, ) + Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel. + Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, có hàm không có đối số. + Thông thờng excel ngầm định dấu phẩy , để ngăn cách các đối trong hàm nhng khi dùng chuẩn là dấu phẩy để ngăn cách phần nguyên và phần lẻ thập phân thì dấu ngăn cách các đối trong hàm là dấu ;. 2. Hệ thống hàm. Hàm thống kê Statistical. + Hàm xếp hạng - Rank. = Rank(Số cần xếp hạng, Dãy cần so sánh, Tiêu chuẩn) - Số cần xếp hạng: là toạ độ, địa chỉ của một ô nào đó. - Dãy cần so sánh: là toạ độ của một dãy các số so sánh để xếp hạng (sau khi chọn toạ độ của dãy này cần ấn phím F4 để lấy toạ độ tuyệt đối). - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : 0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất). 1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất). + Hàm tính trung bình - Averge. = Average(Dãy cần tính). + Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất - Min, Max. = Min(Dãy số) = Max(Dãy số) Bài 6 Trang 7 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Hệ thống các hàm (Tiếp) Hàm Toán Học Và l ợng giác - Math & Trig. + Hàm tính tổng - Sum. = Sum(Dãy số). + Hàm tính luỹ thừa - Power. = Power(Cơ số, Số mũ) vd: Power(2,3) = 8 + Hàm Lấy phần nguyên - Int. = Int(số) + Hàm Lấy phần d của phép chia - Mod. = Mod(Số bị chia, Số chia) vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = 3. + Hàm làm tròn số - Round. = Round(Số, số chữ số phần lẻ thập phân) vd: ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(-1.475, 2) = -1.48 ROUND(21.5, -1) = 20 Bài 7 Trang 8 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Hệ thống các hàm (Tiếp) I. Hàm Logical. 1. Hàm và, hoặc các điều kiện - And, Or, Not. = And(Biểu thức1, biểu thức2, ) = Or(Biểu thức1, biểu thức2, ) = Not(Điêu kiện) 2. Hàm điều kiện - If. = If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true không thì value_if_false. - Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or để và, hoặc các điều kiện). - Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng. - Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (có thể là một hàm if khác, gọi là hàm if lồng nhau). - Hàm if không đợc lồng nhau quá 7 cấp. II. Các hàm về chuỗi ký tự. 1. Hàm LEFT(). Qui cách: Left(<Biểu thức ký tự>,n). Hàm này cho một chuỗi ký tự trong <Biểu thức ký tự> từ bên trái và lấy ra n ký tự. 2. Hàm RIGHT(). Qui cách: Right(<Biểu thức ký tự>,n) Cho kết quả nh hàm Left() nhng từ bên phải. 3. Hàm MID(). Qui cách: Mid(<Btkt>,<Vị trí>,n). Hàm này cho kết quả là một dãy ký tự lấy ra trong <Btkt>, từ <Vị trí> và lấy ra n ký tự. Trang 9 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 8 Hệ thống các hàm (Tiếp) Hàm tìm kiếm và tham chiếu - Lookup & Reference. + Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng - Hlookup. Hlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tơng ứng với mã đó. = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã). - Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ). - Row_index_num: số thứ tự của hàng, nơi lấy giá trị trả về. - Range_lookup nhận một trong hai giá trị: 0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau). 1 : là tìm kiếm tơng đối (giá ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu phải đ- ợc Sắp xếp tăng dần). + Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột - Vlookup. Vlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tơng ứng với mã đó. = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã). - Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ). - Column_index_num: số thứ tự của cột, nơi lấy giá trị trả về. - Range_lookup nhận một trong hai giá trị: 0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau). 1 : là tìm kiếm tơng đối (giá ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải đ- ợc Sắp xếp tăng dần). Trang 10 [...]... Tại dòng đầu tiên của bảng -> Nháy chuột vào -> chọn Custom -> chọn điều kiện để lọc - Sau khi lọc ra kết quả ta có thể copy ra vùng khác và in riêng - Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu để lọc tiếp -> Data -> Filter -> Show All - Muốn bỏ chế độ lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter Trang 12 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Bài 11 định dạng bảng tính, in dữ liệu 1 Định dạng bảng Vào menu... trăm so với kích thớc bình thờng) + Margins (đặt lề) - Center on page: Đặt bảng vào giữa trang giấy (horizontally theo chiều ngang, vertically theo chiều dọc) + Header/Footer (tiêu đề đầu, cuối trang) Chọn Custom header hoặc Custom footer để nhập tiêu đề Trang 13 Nguyễn Thắng Lợi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com 2 Đặt vùng in Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area Vào menu... dữ liệu cần lập biểu đồ (nếu các cột dữ liệu không liên tiếp thì ấn Ctrl khi bôi đen) -> Nháy vào biểu tợng Chart Wizard hoặc vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện bảng chọn -> chọn kiểu biểu đồ -> Next -> Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title -> Next -> Finish + Thêm, sửa kiểu biểu đồ: Nháy phải chuột vào khung của biểu đồ -> Chart Options trong đó: Title (tiêu đề) Legend (chú giải, chú thích)... tlcomhn@gmail.com Bài 10 Sắp xếp và lọc dữ liệu 1.Sắp xếp dữ liệu Bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp -> Data -> Sort -> Tên cột cần sắp xếp (ở sort by) -> chọn chỉ tiêu sắp xếp (Ascending là tăng dần, Descending là giảm dẩn) + Then by: trong trờng hợp nếu trùng thì sắp xếp theo cột tiếp + Header row: Sắp xếp và trừ hàng đầu tiên (tên cột) + No header row : Sắp xếp cả hàng đầu tiên 2 Lọc dữ liệu AutoFilter... tlcomhn@gmail.com 2 Đặt vùng in Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area Vào menu File -> Print Area -> Clear Print Area để huỷ việc thiết lập vùng in 3 In bảng Vào menu File -> Print Preview để xem toàn bộ trớc khi in Vào menu File -> Print -> - All: in toàn bộ (tất cả các trang) - Pages; in từ trang đến trang - Number of copies: số bản in Trang 14 . tính excel I. Một số khái niệm cơ bản: Microsoft Excel là chơng trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office đợc sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới của hãng Microsoft. Excel. tlcomhn@gmail.com Hệ thống các hàm cơ bản nhất trong excel 1. Các sử dụng hàm trong công thức. Tổng quát: = Tên hàm(đối số1,đối số2, ) + Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel. + Bao nhiêu đối số thì tuỳ. Column (row): để xoá cột (hàng). -> Hide : để ẩn. -> UnHide : bỏ ẩn. 3. Kiểu dữ liệu. Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau: + Kiểu số: khi nhập nhập dữ liệu số vào cell -> số đợc canh sang