đồ án quản lý thư viện

đồ án tốt nghiệp

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 4

1.1 Khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu 4

1.1.1 Ứng dụng trong các bài toán Khoa học kĩ thuật 4

1.1.2 Cơ sở dữ liệu trong Quản lý 4

1.1.3 Các ngành Khoa học không phải là Công nghệ Thông tin 5

1.1.4 Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu 5

1.1.5 Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện 5

1.2 Cấu trúc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu 6

1.3 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ 8

1.3.1 Khái niệm 8

1.3.2 Khoá 8

1.3.3 Các phép toán trên Cơ sở dữ liệu Quan hệ 9

1.3.4 Thiết kế Cơ sở dữ liệu Quan hệ 9

1.3.5 Công cụ và Môi trường phát triển bài toán 9

1.4 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 10

1.4.1 Giới thiệu chung về Access 10

1.4.2 Một số đối tượng cơ bản 10

1.4.3 Một số chức năng cơ bản 12

1.5 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 14

1.5.1 Tổng quan về ngôn ngữ Visual Basic 14

1.5.2 Giới thiệu Giao diện cửa sổ của Visual Basic: 14

1.5.3 Giới thiệu tổng quan về Form 17

1.5.4 Các đối tượng (Objects) 18

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 27

2.1 Mục đích yêu cầu 27

2.2 Tìm hiểu chung về quản lý thư viện 27

2.2.1 Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý sách thư viện 27

2.2.2 Tổ chức quản lý sách trong thư viện hiện nay 28

2.3 Khảo sát hiện trạng của thư viện 29

2.4 Thông tin vào của hệ thống 34

2.5 Thông tin ra của hệ thống 35

2.6 Các vấn đề đặt ra cho hệ thống mới 35

2.6.1 Phạm vi nghiên cứu 35

2.6.2 Giới hạn hệ thống 36

2.6.3 Các chức năng của hệ thống mới 36

2.7 Phân tích chức năng hệ thống 38

2.8 Bảng cơ sở dữ liệu của hệ thống 44

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 49

3.1 Chức năng đăng nhập 49

3.2 Chức năng quản lý độc giả 50

3.4 Chức năng mượn trả 51

3.5 Chức năng quản lý đầu sách 52

3.6 Chức năng tìm kiếm sách 53

3.7 Chức năng thống kê 54

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ngành Công NghệThông Tin đã và đang có sự phát triển nhảy vọt, nó đã đi sâu vào mọi ngành nghề

và mọi lĩnh vực khác nhau trong đời sống xã hội Đặc biệt là các ứng dụng trongcông tác quản lý

Xã hội ngày càng phát triển, công việc quản lý cũng trở nên phức tạp hơn.Cách quản lý dựa trên kinh nghiệm, trực giác, giấy tờ, sổ sách đã không còn đemlại hiệu quả như mong muốn, do đó cần phải thiết lập một phương thức quản lýmới hiện đại hơn Tin học đã đáp ứng được điều đó Vì thế, việc áp dụng tin họcvào công tác quản lý ở các đơn vị kinh tế, hành chính, trường học… là một việclàm tất yếu Những năm gần đây, ứng dụng tin học trong công tác quản lý đãphát triển một cách nhanh chóng và ngày càng hoàn thiện với quy mô phát triểnngày càng rộng Các ứng dụng này được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhautuỳ theo đối tượng và mục đích sử dụng

Việc tìm hiểu và áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý thư viện vàotrường học là việc rất cần thiết, vì việc quản lý trên giấy tờ, sổ sách … rất dễ gây

ra mất mát và khó khăn trong quản lý Vì vậy trong quá trình làm đồ án tốt

nghiệp em đã nhận đề tài: “Xây dựng chương trình quản lý thư viện tại Trường THPT Phú Lương – Tỉnh Thái Nguyên”.

Trong thời gian thực tập, tìm hiểu cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của cô

giáo Th.s Ngô Thị Lan Phương, em đã tìm hiểu và hoàn thành chương trình quản

lý này Nhưng do điều kiện về thời gian, kỹ năng lập trình còn nhiều hạn chế cộngvới việc mới bước đầu làm quen với ngôn ngữ lập trình Visual Basic nên chươngtrình còn nhiều hạn chế và thiếu sót Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến của thầy cô và các bạn để chương trình ngày càng hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Khái niệm cơ bản về hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Cơ sở Dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữtrong Máy tính theo một quy định nào đó, và được sử dụng cho một số đôngngười sử dụng Họ có thể cập nhập số liệu của mình vào máy, lưu trữ, xử lýphục vụ theo yêu cầu của mình Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin Cơ sở

dữ liệu để dễ quản lý và khai thác, mỗi tập tin Cơ sở dữ liệu bao gồm các Mẫu tin

(Record) chứa một số thông tin về đối tượng.

Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi Dữ liệu được gọi là Hệ quảntrị Cơ sở dữ liệu (Database management system) Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu có

một nhiệm vụ rất quan trọng, nó được coi như là một Bộ diễn dịch (Interpreter)

với ngôn ngữ bậc cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống

mà không nhất thiết phải biết tường tận các thuật toán, cũng như là cách lưu trữ,biểu diễn dữ liệu trong Máy tính như thế nào Việc tổ chức một hệ thống thôngtin hay xây dựng một Cơ sở dữ liệu cho một ngành Khoa học hoặc một ngànhKinh tế nào đó càng ngày càng trở nên thông dụng, có thể phân loại như sau:

- Tổ chức Thông tin trong các bài toán Khoa học kĩ thuật

- Kho dữ liệu trong hệ thống Thông tin quản lý

- Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu Địa lý

- Cơ sở dữ liệu trong các Hệ thống hỗ trợ Công nghiệp, hỗ trợ Giảng dạy

- Tổ chức Thông tin Đa phương tiện, xử lý Tri thức

1.1.1 Ứng dụng trong các bài toán Khoa học kĩ thuật

Các bài toán này có thuật toán khó, thường thì không đòi hỏi công cụ tốtnhất về tổ chức dữ liệu Tuy nhiên, trong các bài toán phức tạp hơn, với nhiều dữliệu Trung gian thì cách tổ chức dữ liệu hợp lý là điều không thể không nghĩ đến

1.1.2 Cơ sở dữ liệu trong Quản lý

Công tác quản lý không cần thuật toán phức tạp, nhưng đòi hỏi xử lý nhiều

dữ liệu Khối lượng lớn thông tin cần được tổ chức có khoa học để tiện cho quá trì

xử lý Hình dung như con người ta với khối lượng thông tin vừa phải còn bao quátđược, chứ quá nhiều thông tin không có tổ chức làm sao mà xem hết được.

1.1.3 Các ngành Khoa học không phải là Công nghệ Thông tin

Thí dụ như Vật lý, Hoá học, Sinh học, Ngôn ngữ Cũng có các nhu cầucần lưu trữ, xử lý dữ liệu Các Cơ sở dữ liệu riêng biệt này mang những đặc tínhriêng của từng ngành

1.1.4 Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu

Việc tổ chức Lưu trữ và xử lý Dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng

có sử dụng Hệ Chuyên Gia, Người Máy, xử lý các quá trình công nghiệp Hơnnữa, trong đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể.Riêng về nhu cầu này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hoá việc tìm kiếmThông tin nhờ cơ chế suy luận tự động Vấn đề thời gian thực trong cơ sở dữ liệuđược giải quyết để phù hợp với các hệ thống công nghiệp, thời gian có thể đượcthể hiện trong cơ sở dữ liệu thông qua hai cách:

- Thời gian tương đối hệ quản trị cơ sở dữ liệu, liên quan đến thay đổitrạng thái của cơ sở dữ liệu

- Thời gian tuyệt đối của môi trường được mô tả trong cơ sở dữ liệu, liênquan đến trạng thái của môi trường

1.1.5 Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện

Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không thể không đề cập giaodiện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề cập các nghiên cứu về quan hệ và Sựkiện, đề cập việc tổ chức các câu hỏi cho người sử dụng Người ta nhận thấykhông có ngôn ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm trội hơn hẳn, ngay cảngôn ngữ đồ thị Một giao diện hiển thị thường được người ta ưa chuộng, vớikhả năng:

+ Đưa ra câu trả lời dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ, có tác dụngnhấn mạnh trực giác

+ Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh chóng

+ Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đã quenthuộc, chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện

Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùngngôn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp.

Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, cơ sở

dữ liệu có thể mô tả và xử lý các tri thức Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệusuy diễn, các Tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng:

1 Tri thức tổng quát như các luật và sự kiện,

2 Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu,

3 Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và luật

Ngoài ra, người ta còn đề cập khía cạnh về xử lý các tri thức không đầy đủ

- Chức năng quản lý dữ liệu trong các tệp, quản lý quan hệ giữa các dữliệu nhằm tìm kiếm nhanh Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữliệu theo cấu trúc vật lý của dữ liệu Do vậy chương trình ứng dụng thực hiệnchức năng quản trị dữ liệu không thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được

- Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng Nếu người sử dụng đượcphép mô tả dữ liệu, họ có thể diễn tả yêu cầu về dữ liệu nhờ một ngôn ngữ Đó là

hệ quản trị cơ sở dữ liệu ngoài, có các khả năng phân tích, dịch các câu hỏi, vàtạo dạng dữ liệu phù hợp với thế giới bên ngoài

1.2 Cấu trúc một hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Một hệ cơ sở dữ liệu được chia thành các mức khác nhau: Mức vật lý,mức lôgíc

- Cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào

đó được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như đĩa từ, băng từ Cơ cấu ở mứclôgic là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lý Cấu trúc của một cơ

sở dữ liệu bao gồm

- Thể hiện (Instance): Một khi đã được thiết kế, thường người ta quan tâmtới “ Bộ khung ” hay còn gọi là “mẫu“ của CSDL Dữ liệu hiện có trong CSDLgọi là thể hiện của CSDL, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời giannào đó thì “Bộ khung” của CSDL vẫn không thay đổi

- Lược đồ (scheme): Thường “ Bộ khung“ nêu trên bao gồm một số danhmục, hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong CSDL Giữa các thựcthể có thể có mối quan hệ nào đó với nhau.

* Có các lược đồ sau:

- Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm

- Lược đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý

- Lược đồ con là mức khung nhìn

Mô hình dữ liệu: có nhiều loại mô hình dữ liệu, hiện đang có ba loại môhình dữ liệu đang sử dụng là:

* Có hai mức độc lập dữ liệu:

+ Độc lập dữ liệu mức vật lý:

Việc tổ chức lại CSDL vật lý (thay đổi các tổ chức, cấu trúc dữ liệu trêncác thiết bị nhớ thứ cấp) có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chươngtrình ứng dụng mà không cần thiết phải viết lại các chương trình đó

+ Độc lập dữ liệu mức lôgic:

Khi sử dụng một CSDL, có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái niệmnhư thêm thông tin về các loại khác nhau của các thực thể đang tồn tại trongCSDL Việc thay đổi lược đồ khái niệm không nhất thiết phải thay đổi cácchương trình ứng dụng

Trong các loại mô hình dữ liệu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm

và được quan tâm nhiều nhất bởi vì mô hình quan hệ có tính độc lập dữ liệu rấtcao lại dễ sử dụng Song điều quan trọng chủ yếu là mô hình quan hệ được hìnhthức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu phát triển và cho nhiều kết quả lýthuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn

1.3 Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

1.3.1 Khái niệm.

- Khái niệm toán học của mô hình quan hệ là quan hệ hiểu theo nghĩa lý

thuyết tập hợp là tập của con của tích Đề - Các của các miền Miền (domain) là

một tập các giá trị

Nếu D1, D2, Dn là các miền thì tích Đề - Các của n miền là:

D1 * D2 * Dn chính là tập tất cả n bộ (V1, V2, Vn) sao cho ViDi với

i = 1,2, n

Quan hệ là một tập con của tích đề - các của một hay nhiều miền Mỗihàng của một quan hệ gọi là một bộ (tuples) Quan hệ của tập con của tích đề -các D1 x D2 x Dn gọi là quan hệ n - ngôi Khi đó mỗi bộ của quan hệ có nthành phần (n cột) Các cột của quan hệ gọi là thuộc tính (attributes)

Ta có thể định nghĩa quan hệ một cách hình thức như sau:

Gọi R = {A1, A2, An} là tập hữu hạn các thuộc tính Ai với i = 1, , n

có miền giá trị tương ứng là dom ( Ai) Quan hệ trên tập các thuộc tính:

R = {A1, A2, An} là tập con của tích Đề - Các

r  D(A1) *D(A2)* * D(An) và ký hiệu là r(R) hoặc r (A1 An)

K là xác định duy nhất

Định nghĩa: Khoá của quan hệ r trên tập thuộc tính R = {A1 An} là tậpcon K  K R sao cho bất kỳ hai bộ khoá khác nhau t1, t2  r luôn thỏa t1(K) t2(K) bất kỳ tập con thực sự K  K nào đó đều không có tính chất đó Tập K làsiêu khoá (superkey) của quan hệ r nếu K là một khoá của quan hệ r

1.3.3 Các phép toán trên Cơ sở dữ liệu Quan hệ

- Phép thêm là phép bổ sung 1 bộ vào quan hệ r {A1, A2, An} có dạng

r = r  t

Mục đích của phép chèn là thêm một bộ phận vào một quan hệ nhất định

- Phép loại bỏ là xoá đi một bộ ra khỏi một quan hệ cho trước giống nhưphép chèn, phép loại có dạng r = r -1

- Phép thay đổi dùng thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính nào đó.Phép thay đổi là phép tính rất thuận lợi, hay dùng Cũng có thể không dùng phépthay đổi mà dùng tổ hợp của phép loại bỏ và phép chèn một bộ mới Do vậynhững sai sót của phép thay đổi cũng sẽ xảy ra tương tự như phép chèn và phéploại bỏ

1.3.4 Thiết kế Cơ sở dữ liệu Quan hệ

Muốn thiết kế Cơ sở dữ liệu quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ.Thiết kế các lược đồ CSDL quan hệ là giải quyết các vấn đề phụ thuộc dữ liệu.Một cơ sở dữ liệu cần phải giải quyết các vấn đề :

- Tránh dư thừa dữ liệu

- Tránh sự thiếu nhất quán

- Tránh dị thường khi thêm bộ, tức là thêm bộ dữ liệu chưa đầy đủ

- Tránh dị thường khi xoá bộ tức là xoá những thông tin đang còn sử dụng

1.3.5 Công cụ và Môi trường phát triển bài toán

Để giải quyết yêu cầu mà bài toán quản lý nhân sự với những chức năng

đã được phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở

dữ liệu khác nhau như: Foxpro (for DOS hoặc for Windows), Visual basic,

Access

Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm mạnhriêng và dĩ nhiên cũng sẽ có những hạn chế riêng

Việc chọn một công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ratùy thuộc nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình.

1.4 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access

1.4.1 Giới thiệu chung về Access

Microsoft Access là một hệ quản trị nó có đầy đủ các tính năng định nghĩa

dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu cần thiết để quản lý một lượng dữ liệulớn Cũng có thể yêu cầu Microsoft Access kiểm tra mối quan hệ hợp lệ giữa cáctệp và các bảng của CSDL Ngoài ra, Microsoft Access là một ứng dụng cao củaMicrosoft Window, nếu có thể sử dụng tất cả các phương tiện của cơ chế trao đổi

dữ liệu tự động (DDE-dynamic date exchange) và chúng liên kết đối tượng(OLE-object linking and embeding) DDE cho phép thực hiện các hàm và traođổi dữ liệu của Microsoft Access và mọi ứng dụng dựa trên Window khác có hỗtrợ DDE với các ứng dụng khác bằng Macro hoặc là Access Basic, OLE là mộtkhả năng cao cấp của Window cho phép liên kết các đối tượng hoặc nhúng cácđối tượng vào một CSDL Microsoft Access

Microsoft Access cũn là cụng cụ hỗ trợ để phát triển ứng dụng CSDL Nó

có những phương tiện phát triển cơ sở ứng dụng tiên tiến để xử lý cỏc dữ liệuthông dụng khác Có lẽ đặc trưng nổi bật nhất của Microsoft Access là khả năng

xử lý dữ liệu của các bảng tính, tệp văn bản các CSDL khác như: Pradox, Btrieve,Foxpro và một số CSDL, SQL bất kỳ hỗ trợ chuẩn ODBC nghió là MicrosoftAccess cú thể dựng để tạo một ứng dụng trong Window mà có thể xử lý dữ liệutrên máy tính lớn

1.4.2 Một số đối tượng cơ bản

Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sảnsinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê,

kế toán Với Access người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần

tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết Sáu đối tượng,công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn (Query), Biểu mẫu(Form), Báo cáo (Report), Macro và Module

1.4.2.1 Bảng (Table)

Bảng là đối tuợng được định nghĩa và được dùng để lưu dữ liệu Mỗi bảngchứa các thông tin về một chủ thể xác định Mỗi bảng gồm các trường (field) haygọi là các cột (Column) lưu giữ các dữ liệu khác nhau, và các bản ghi (Record)hay còn gọi là các hàng (Row) lưu giữ tất cả các thông tin về một cá thể xác địnhcủa chủ thể đó Một cơ sở dữ liệu bao gồm nhiều bảng liên kết với nhau thôngqua khóa

Khóa chính là một hay nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi Nó cótác dụng làm tăng tốc độ truy vấn và các thao tác khác

Để đặt khóa chính:

1 Chọn trường làm khóa chính

2 Chọn Edit, Primary key hoặc nhấp biểu tượng khóa

1.4.2.2 Truy vấn

Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm

dữ liệu trên các bảng Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả thểhiện trên màn hình dưới dạng bảng gọi là Dynaset Dynaset chỉ là bảng kết quảtrung gian, không được ghi lên đĩa và nó sẽ bị xóa khi kết thúc truy vấn Tuynhiên, có thể sử dụng một Dynaset như một bảng để xây dựng các truy vấn khác

1.4.2.3 Mẫu biểu (Form)

Mẫu biểu là đối tượng được thiết kế chủ yếu dùng để nhập hoặc hiển thị

dữ liệu, hoặc điều khiển việc thực hiện một ứng dụng Các mẫu biểu được dùng

để trình bày hoàn toàn theo ý muốn, các dữ liệu được truy xuất từ các bảng hoặccác truy vấn

Mẫu biểu là phương tiện giao diện cơ bản giữa người sử dụng và một ứng dụngMicrosoft Access và có thể thiết kế các mẫu biểu cho nhiều mục đích khác nhau:

Hiển thị và điều chỉnh dữ liệu

Điều khiển tiến trỡnh của ứng dụng

Nhập các dữ liệu

Hiển thị các thông báo

1.4.2.4 Báo cáo

Báo cáo là một đối tượng được thiết kế để định nghĩa quy cách tính toán,

in và tổng hợp các dữ liệu được chọn Nó có các khả năng:

In dữ liệu dưới dạng bảng

In dữ liệu dưới dạng biểu

Sắp xếp dữ liệu trước khi in

Sau đây là một số chức năng cơ bản của Access:

1.4.3.1 Tìm kiếm thông tin

Tìm kiếm là tìm trong file và định vị dữ liệu cần tìm Công việc này tiếnhành trên một file, với hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép tìm trên nhiều file Tuynhiên người dùng không xác định được chính xác dữ liệu cần tìm, họ phải duyệt

cả file để xem, sau đó lựa chọn bản ghi thích hợp, như phép Brower của hệthống Đa số các trường hợp đã biết rõ về dữ liệu cần tìm, cần thiết cho các tham

số để phân biệt dữ liệu lấy ra

ra hay chèn vào giữa các bản ghi

1.4.3.4 Sắp xếp

Thông thường người ta hay đọc các dữ liệu đó được sắp xếp theo một thứ

tự nào đó, việc sắp xếp có thể theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần theo thứ tựbảng chữ cái hay chữ số.Trường dữ liệu có thể dùng để sắp xếp các bản ghi gọi làtrường khóa Hầu hết các hệ cho phép sắp xếp theo nhiều khóa Việc sắp xếp cácfile hay thành lập một file hay là file chỉ số nhằm tìm kiếm các file nhanh hơn

1.4.3.5 Xoá

Xoá là việc xoá bỏ các bản ghi ra khỏi file Các trường riêng lẻ của bảnghi cũng có thể bị xoá Sau khi bị xoá các mục tin này không còn giá trị Việcxoá các thông tin không tránh khỏi những hối tiếc, do vậy việc giữ lại các bảnsao của file trước khi tiến hành cập nhật là một sự tiến hành cần thiết

1.4.3.6 Tạo báo cáo

Việc tự tạo dạng in ra chỉ có thể có trong hệ thống có chức năng tạo báo cáo Với chức năng này, người sử dụng có thể chọn cách tạo báo cáo trên máyin.Các bộ tạo báo cáo có chức năng tạo dòng nhan đề Dòng nhan đề của báo cáođược đặt ở đầu trang, có thông tin như ngày tháng, số trang, địa chỉ, logo Khảnăng tạo cho phép người sử dụng điều khiển hình thức trang in ra Như đặt lề,dàn các đoạn, độ dài, độ rộng của trang in Con số thống kê cho các thông tin đơngiản như tổng trung gian, số trung bình, kế toán

Các mối quan hệ diễn tả theo lược đồ thường là phức tạp Ba cấu trúc cơbản dùng để tổ chức các thành phần dữ liệu là cấu trúc được chọn tuỳ theo cácứng dụng và thường là tổ hợp nhiều mặt của cả ba cấu trúc trên

+ Cấu trúc cơ sơ dữ liệu phân cấp: Coi cơ sở dữ liệu gồm nhiều bản ghiđược liên kết với nhau bằng con trỏ Do vậy chương trình máy tính tìm kiếm mộtbản ghi theo các liên kết con trỏ này Cơ sở dữ liệu IMS của IBM đại diện cho cơ

sở dữ liệu phân cấp

+ Cấu trúc cơ sơ dữ liệu quan hệ: Là cấu trúc mảng hai chiều có các dòng

và cột, được gọi là bảng quan hệ Mỗi bảng có nhiều bản ghi, và nhiều bảng tạothành một cơ sở dữ liệu Loại này được dùng từ những năm 70 đại diện làSYSTEM/R

+ Cấu trúc cơ sở dữ liệu mạng: tương tự như cấu trúc cơ sở dữ liệu phân

cấp, về bản chất nó phức tạp hơn Cơ sở dữ liệu mạng gồm nhiều bản ghi, và cómột nhóm bản ghi này có quan hệ liên kết với một nhóm bản ghi khác, đại diệncho loại cơ sở này là CODASYL

1.5 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

1.5.1 Tổng quan về ngôn ngữ Visual Basic

Ngôn ngữ Visual Basic chứa đến hàng trăm câu lệnh (command), hàm(functions) và từ khoá (keywords), luôn cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh đểđơn giản hoá việc triển khai lập trình ứng dụng cho MSWindows

Visual Basic có hai dạng khác nhau:

+ Visual Basic for Application (VBA) là ngôn ngữ nằm phía sau các chươngtrình Word Excel, MSAccess còn gọi là Macros Dùng VBA trong MSOffice làmtăng chức năng bằng cách tự động hoá các chương trình

+ VBScript được dùng cho Internet và chính Operating System

1.5.2 Giới thiệu Giao diện cửa sổ của Visual Basic:

Khi khởi động Visual Basic có dạng như hình sau:

Giao diện hay còn được gọi là IDE là tên viết tắt của môi trường phát triểntích hợp (Inegreated Development Enviroment) IDE là nơi tạo ra các chươngtrình Visual Basic

1.5.2.1 Tạo/ lưu Project làm việc

a Tạo Project gồm các bước sau:

* Khởi động Visual Basic

* Chọn trình đơn File -> chọn mục New Project

* Trong hộp thoại New Project, chọn loại project muốn tạo, ở đây ta sẽ

chọn StandardEXE như hình sau:

* Visual Basic sẽ hiện một cửa sổ trên màn hình Đây là Form (cửa sổ)trống với tiêu đề (Caption) là Form1:

b Lưu Project: Đây là thao tác cần thiết khi đã tạo chương trình.

Có 2 tập tin khi ta lưu Project:

* Tập tin chứa các thông tin Visual Basic cần trong việc xây dựng project.Tập tin này có phần mở rộng là VBP

* Tập tin chứa các thông tin về Form Tập tin này có phần mở rộng là frm

- Các bước thực hiện:

+ Chọn trình đơn File -> chọn mục Save Project As

+ Visual Basic hiện hộp thoại (Dialog Box) Save File As

Chọn thư mục C:\VB làm thư mục lưu project

* Chú ý: Ta nên đặt tên Form gần gũi với các chức năng của Form và đặt

tên Project gần gũi với chương trình ta đang muốn xây dựng

Ví dụ: hanghoa.frm, quanlybanhang.VBP

1.5.2.2 Làm việc với cửa sổ Project

Chọn trình đơn View -> chọn mục Project Explorer Cửa sổ Project xuất

hiện như sau:

Tiêu đề của cửa sổ projet chính là tên Project (thuộc tính Name)

Tên tập tin đầu tiên trong cửa sổ Project là tên tập tin Form1.frm

Khi tạo Project, tiêu đề (Caption) mặc định của Project là Project1, Muốn đổi tên hiển thị này ta chọn vào Project trong cửa sổ Project, sẽ xuấthiện một cửa sổ phụ là Properties, tại đây ta có thể thay đổi thuộc tính Name củaProject

1.5.3 Giới thiệu tổng quan về Form.

a Giới thiệu Form

Trong chương trình Visual Basic đều có ít nhất là một Form Form hay còngọi là biểu mẫu, là thành phần quan trọng nhất trong số tất cả các thành phần giaodiện Form là cơ sở cho việc thiết kế giao diện người dùng của ứng dụng Tất cả cácthành phần tạo thành giao diện người dùng đều được đặt trong Form

Khi ứng dụng chạy, nó mở ra một Form Sau khi Form được nạp vào bộnhớ, tất cả các thành phần hàm chứa trong nó sẽ hiện diện và có thể truy cập

* Cách tạo Form: Sau khi tạo Project mới, môi trường triển khai lập trình

cho sẵn ta một Form Có 2 cách:

+ Cách 1: Dùng menu: Vào trình đơn Project -> chọn mục Add Form

+ Cách 2: Dùng công cụ: Trên thanh công cụ, ta chọn vào công cụ Add Form

* MDI Form (Multiple Document Interface): MDI Form là một Form có thể chứa nhiều Form con bên trong Có 2 cách tạo:

+ Cách 1: Dùng menu: Vào trình đơn Project -> chọn mục Add MDI Form

+ Cách 2: Dùng công cụ: Trên thanh công cụ, ta chọn công cụ Add Formrồi chọn MDI Form

Mỗi Project chỉ có thể có tối đa một MDI Form Muốn một Form trở

thành một Form con (MDI Form) ta Set property MDI Child của nó thành True Trong một chương trình dùng MDI Form khi ta click MDI Form nó không

nhảy ra phía trước và che các Form con, nó luôn chứa các Form con gói gọntrong cửa sổ của nó

b Lưu và chạy Form

* Lưu Form có 2 cách:

1 Dùng menu: Vào trình đơn File -> chọn Save<tên Form>As

2 Vào cửa sổ Project, chuột phải lên Form chọn Save<tên Form>As

* Chạy Form: Vào trình đơn project -> chọn mục <tên Project>Properties xuấthiện hộp thoại Project Properies Trong Tab General, trong mục Startup Object chọnForm muốn chạy Sau đó thực thi Form vừa chọn bằng cách vào menu chọn trình đơnRun -> Start hoặc nhấn vào công cụ Run trên thanh công cụ (Tool Bar)

1.5.4 Các đối tượng (Objects)

Trong Visual Basic, đối tượng là những thành phần tạo nên giao diện giữangười sử dụng cho ứng dụng Các điều khiển là những đối tượng Những nơichứa (container) như biểu mẫu (form), khung (frame), hay hộp ảnh (picture box)cũng là một đối tượng

Visual Basic 6.0 hỗ trợ một cách lập trình tương đối mới, lập trình hướngđối tượng (Object Oriented Programming)

* Truy xuất đối tượng:

- Truy xuất đối tượng tức là đặt giá trị cho các property (thuộc tính) củađối tượng, hay gọi Method (phương thức) cho các đối tượng đó hoạt động Bất

cứ khi nào truy xuất đến đối tượng đều được viết theo cú pháp :

<Object name>.<tên Property hay Method>

* Viết lệnh cho đối tượng:

- Khi bạn đặt một đối tượng lên form thì lúc đầu nó chưa hoạt động Vìvậy cần phải viết lệnh để cho nó làm việc bằng cách :

+ Double click cho đối tượng

+ Cửa sổ lệnh hiện ra và viết lệnh cho đối tượng đó

+ Thuộc tính nhận dạng :

Alignment Canh lề cho dòng chữ (Text, Caption)

Appearrance Xác định cotrol có là 3D hay không ?

Forecolor Mã chữ trên cotrol

Backcolor Màu nền trên coltrol

Enable Nếu thuộc tính này có giá trị False, coltrol sẽ không

sử dụng được, đủ có thể nhìn thấyTop - Left Quy góc trái trên của coltrol

Width - Height Quy định kích thước coltrol

Tooltexttip Ghi chú nội dung của coltrol Dòng chữ này hiện ra

khi ta dừng chuột ngay trên coltrol

a Đối tượng Form :

* Cửa sổ thuộc tính Properties-Form:

Cửa sổ này giúp ta xem, sửa đổi và điều khiển các thuộc tính trongchương trình

* Cửa sổ soạn thảo mã lệnh

Cửa sổ này để viết mã lệnh cho chương trình

b Các điều khiển (control) cơ bản trong Toolbox:

* Các loại điều khiển: Trong Visual Basic có ba nhóm điều khiển

+ Điều khiển nội tại, ví dụ như là các điều khiển nút lệch và khung Các

điều khiển này được chứa trong các tập tin EXE của Visual Basic Các điềukhiển nội tại luôn chứa sẵn trong hộp công cụ, ta không thể gỡ bỏ hay thêmchúng vào hộp công cụ

+ Điều khiển ActiveX: tồn tại trong các tập tin độc lập có phần mở rộng là

.OCX Chúng có thể đưa ra các điều khiển hiện diện trong mọi ấn bản của VisualBasic (ví dụ: DataCombo, Datalist, ) hoặc là các điều khiển chỉ hiện diện trong

ấn bản Professional và Enterprise (như ListView, Toolbar, Animation ) Ngoài

ra, còn rất nhiều điều khiển ActiveX do các nhà cung cấp thứ ba đưa ra

+ Đối tượng chèn được, ví dụ như đối tượng bảng tính (Worksheet) của

Microsoft Excel chứa một danh sách các nhân viên của một công ty hay đốitượng lịch biểu (Calendar) của Microsoft Project chứa việc lập biểu thông tin chomột đề án Bởi vì chúng có thể thêm vào hộp công cụ, chúng có thể là các điềukhiển được chuẩn bị chu đáo Một vài đối tượng kiểu này cũng cung cấp phầnAutomation lập trình với các đối tượng sinh ra từ những ứng dụng khác ngaytrong ứng dụng của Visual Basic

*Các điều khiển nội tại

Các điều khiển nội tại gồm có:

Điều khiển Mô tả

Label Hiển thị chuỗi ký tự không đổi trên biểu mẫu

Frame Cho phép người sử dụng chọn hoặc không chọn một khả

năng nào đó

CheckBox Cho phép người sử dụng chọn hoặc không chọn một khả

năng nào đóComboBox Cho phép người sử dụng chọn từ danh sách các chọn lựa

hay nhập liệu mớiHscrollBar Cho phép người dùng sử dụng cuộn ngang qua một điều

khiển chứa dữ liệu khác Timer Cho phép chương trình tự động thi hành một công việc

nào đó vào một thời điểm, không cần tương tác củangười sử dụng

DirListBox Cho phép người sử dụng chọn một thư mục

Shape Hiển thị một dạng hình học trên biểu mẫu

Image Hiển thị hình ảnh đồ hoạ trên biểu mẫu nhưng không thể

làm nơi chứaOLE Container Cho phép thêm chức năng lập trình của một điều khiển

vào ứng dụngPictureBox Hiển thị hình ảnh trên biểu mẫu và có thể dùng làm nơi

chứa

TextBox Dùng trình bày văn bản, nhưng cũng cho phép người sử

dụng sửa đổi hay thêm mới văn bảnCommandButton Cho phép người sử dụng thực hiện một hành động

OptionButton Cho phép ngưới sử dụng chọn lựa từ một nhóm có hai

hay nhiều khả năng trở lên

ListBox Cho phép người sử dụng chọn từ danh sách các phần tửVscrollBar Cho phép người sử dụng cuộn dọc qua một điều khiển

chứa dữ liệu khácDriveListBox Cho phép người sử dụng chọn ổ đĩa

FileListBox Cho phép người sử dụng chọn một tập tin

Line Hiển thị một đoạn thẳng trên biểu mẫu

Data Cho phép lập trình để kết nối dữ liệu

Sau đây, ta sẽ tìm hiểu về một số điều khiển nội tại phổ biến nhất:

b.1 Label: Hiển thị đoạn văn bản, không cho phép người dùng nhập một

đoạn văn bản như Textbox

- Đối với Lable ta cần chú ý đến các thuộc tính :

+ Caption: nhập và hiển thị đoạn văn bản

+ Alignment: dùng căn chỉnh đoạn văn bản Có các lựa chọn căn chỉnh sau: Left Justify (căn bên trái), 1- Right Justify (căn phải), 2-Center (căn giữa)

0-+ Font: dùng chọn các font chữ

+ Forecolor: chọn màu cho chữ

+ Backcolor: chọn màu cho đối tượng Lable

b.2 Textbox: Được sử dụng để nhập một đoạn văn bản hay hiển thị một

đoạn văn bản

Các thuộc tính cở bản của đối tượng Textbox :

+ Name: thuộc tính này dùng để đặt tên nhằm phân biệt với các đối tươngkhác trong cùng một Form

+ Alignment: có các tuỳ chọn để căn chỉnh đoạn văn bản trong Textbox+ Font: dùng chọn các font chữ

+ Forecolor: chọn màu cho chữ

+ Backcolor: chọn màu cho đối tượng hiển thị Textbox

Text : nhập đoạn văn bản

b.3 CommandButton : Dùng để tạo nút sự kiện khi ta click vào đó Khi

đó nó sẽ thực hiện hành động nào đó điều khiển kéo theo

Các thuộc tính của Command Button:

+ Name: thuộc tính này dùng để đặt tên cho đối tượng

+ Caption: nhập và hiển thị đoạn văn bản

+ Alignment: dùng căn chỉnh đoạn văn bản Có các lựa chọn căn chỉnh sau:0- Left Justify (căn bên trái), 1- Right Justify (căn phải), 2-Center (căn giữa)

+ Font: dùng chọn các font chữ

+ Forecolor: chọn màu cho chữ

+ Backcolor: chọn màu cho đối tượng Lable

b.4 OptionButton: Dùng để tạo các tuỳ chọn.

Các thuộc tính của OptionButton: tương tự như CommandButton.

b.5 Checkbox: Cũng được tạo như OptionButton và các thuộc tính của

cũng tương tự như OptionButton Nhưng Checkbox cho phép người dùng chọnmột hay nhiều tuỳ chọn cùng một lúc

b.6 Frame: Dùng để gồm nhóm một số Coltrol khác như : nhóm

OptionButton, Commandbutton

Các thuộc tính của Frame cũng tương tự như Lable

b.7 Listbox: Dùng để hiển thị một loạt các thông tin dưới dạng hàng Mỗi

hàng được gọi là một Item Nó chỉ cho phép chọn nhưng không được phép nhậpgiá trị

Các thuộc tính của Listbox tương tự như CommandButton

b.8 Datagrid: Cho phép hiển thị dữ liệu dạng lưới gồm các cột dòng

tương ứng với cột dòng trong CSDL Mỗi dòng hiển thị thông tin của một mẫutin tuỳ thuộc vào số trường hiển thị

Các thuộc tính của Datagrid tương tự như CommandButton

b.9 Combobox: Dùng để kết buộc dữ liệu của một cột CSDL nào đó Nó

hiển thị danh sách thông tin của một fields nào đó

Các thuộc tính của Combobox tương tự như CommandButton…

c Các đối tượng ADO liên kết với cơ sở dữ liệu:

- ADO (Activex Data Objects) là một dạng kỹ thuật lập trình vớidatabase

- ADO cung cấp cho người lập trình nhiều lựa chọn trong việc truy xuất

dữ liệu ADO không truy xuất dữ liệu một cách trực tiếp mà nó truy xuất ở tầngthấp hơn là OLEDB provider và OLEDB provider ngày có nhiệm vụ truy xuấtđến nhiều loại dữ liệu khác nhau rồi sau đó trình bày CSDL ngược lại đến ADO

ADO truy cập dữ liệu qua 2 phương cách sau:

* DataControl (Các điều khiển dữ liệu) : Là một điều khiển chức năng

giao tiếp, cập nhật CSDL ADO Datacontrol không có sẵn trong Toolbox nhưmột số công cụ khác mà nó phải được truy xuất từ Project qua câu lệnh sau:

Menu - > Project -> Components hoặc right click vào Toolbox chọnComponents Trong Tab control check vào Microsoft ADO data control 6.0(OLEDB) rồi Apply, lúc này đối tượng ADO Data control (ADODC) xuất hiệntrong Toolbox.

- Cách tạo kết nối ADODC với CSDL gồm 2 bước sau:

+ Bước 1: Double click chuột vào đối tượng ADODC được tạo trên Form

xuất hiện cửa sổ Properties thuộc tính của đối tượng Trong của sổ thuộc tínhnày ta chọn Connection String khi đó xuất hiện cửa sổ Property Page sẽ cho 3lựa chọn:

1 Use Data link file: Cho phép load những thông tin số kết nối đã lưutrong MDL file (Microsoft Data Link)

2 Use ODBC Data Source name: chọn một DSN này trong ODBC

3 Use Connection String: Chỉ ra chuỗi kết nối trực tiếp

Giả sử như ta chọn Option thứ 3, click vào Build chọn Provider là

“Provider Jet 4.0 OLE DB provider”

Sau thao tác đó nhấn nút Next để chỉ đương dẫn đến CSDL, rồi kiểm trakết nối có thành công không thì nhấn vào Test connection, nếu thấy báo thànhcông thì nhấn OK -> Apply -> OK

+ Bước 2: Thiết lập Record Source từ CSDL:

Click chuột vào nút 3 chấm cuối dòng Record Source để xuất hiện

Property Page Khi chọn combobox “Command Type” sổ xuống sẽ có các chọn

lựa sau:

1 1-adCmdText: kiểu lệnh thi hành một câu truy vấn (Select) trên nguồn

dữ liệu

2 2-adCmdTable: tên của một Table cụ thể

3 4-adCmdStoredProc: kiểu lệnh thi hành một Store Procedure trêndatabase, tên của Store Procedure này ghi bên dưới Command Text (SQL)

4 8-adCmdUnknown: kiểu lệnh không xác định

Việc hiển thị dữ liệu ADODC cần có các control thông thường kết buộc

dữ liệu

* Sử dụng Object Interface

Với những yêu cầu như: Xem, Thêm, Xoá, Sửa thông tin trong mộtDatabase nào đó ta có thể dùng các đối tượng điều khiển bình thường có sẵntrong thư viện ADO Để thực hiện được kết nối ta phải tạo nguồn CSDL, sau đó

chọn ra nguồn dữ liệu cần thao tác ADO sẽ cung cấp đối tượng “Connection”

để kết nối CSDL, đối tượng Recordset để chứa tập tin mà người dùng cần khaithác đồng thời sẽ cung cấp một số phương pháp cho người dùng truy cập và cậpnhật dữ liệu, ngoài ra còn đối tượng Command để thực thi một câu lệnh SQLhay một thủ tục trong database

Khai báo thư viện ADO để sử dụng các đối tượng trên vào Menu project

-> References > check ô “Microsoft Active Data Object 2.7 library” (chọn

version mới nhất)

c.1 Đối tượng connection

* Lệnh khai báo và khởi tạo đối tượng connection

Dim <Tên> - as connection as ADODB Connection

Set <tên> - connection= new ADODB Connection

Hoặc có thể khai báo chung một dòng:

Dim ten-connection as new ADODB Connection

Ví dụ: Dim conn as new ADODB Connection

* Chỉ ra chuỗi kết nối CSDL (thuộc tính ConnectionString)

Ten-bien.ConnectionString

“provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0:

Data Source=E:\Programfiles\Microsoft Visual Studio\VB98\* mdb”

Nếu không dùng đường dẫn trực tiếp ta có thể dùng đường dẫn tương đối quađối tượng App do VB cung cấp để chỉ ra vị trí lưu trữ Database:

Dim strStemp as string

Strtemp=App.path ‘đường dẫn đến thư mục hiện hành

Strtemp=strTemp & “\*mdb” ‘đường dẫn database

Cnn.connectionstring=provider=Microsoft.jet.OLEDB.4.0;

Data Source=”&strTemp

* Mở kết nối cho đối tượng Connection

Dùng phương thức open của đối tượng connection để thiêt lập kết nối vớinguồn dữ liệu nhằm thông báo cho ADO cách nối với nguồn dữ liệu Để thưc hiệnđiều này ta phải cung cấp thông tin dưới dạng kết nối bằng cách dùng thuộc tínhconnetionsting Ta còn có khả năng tuỳ chọn để chọn trình cung cấp nào sẽ đượcdùng bằng cách quy định giá trị của thuộc tính provider của đối tượng ADO

c.2 Đối tượng Recordset

Đối tượng Recordset được gọi là tập hợp các mẫu tin

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Mục đích yêu cầu

* Mục đích:

Mục đích nhằm quản lý thư viện và đáp ứng được các yêu cầu của giáoviên, của học sinh, và của tất cả độc giả một cách nhanh chóng, hiệu quả và chínhxác, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả

Để đạt hiệu quả cao trong công tác phục vụ bạn đọc, thì hệ thống phải đượccập nhật thông tin một cách kịp thời về tài liệu mới hay các tư liệu cần thanh lý ,bêncạnh đó hệ thống phải giúp cho độc giả tra cứu các loại sách một cách nhanh chóng

và chính xác bằng cách đưa ra được mục lục về các loại sách hiện có trong thư viện

* Yêu cầu:

Cần phải hiểu biết rõ và nắm được các công việc của quản lý thư viện từ

đó đi đến khảo sát, phân tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu, cuốicùng là phải thiết kế được chương trình với các chức năng chỉ rõ ở bước phântích hệ thống

2.2 Tìm hiểu chung về quản lý thư viện

2.2.1 Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý sách thư viện

Một hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu trong thư việnhiện có để phục vụ cho công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả Hệ thống quản lýphải nắm giữ được số lượng sách có trong thư viện, phân loại sách theo chương, vàcần có các mục để tiện cho công tác tìm kiếm Ngoài ra hệ thống phải biết được tìnhtrạng hiện tại của sách, phải cập nhật thông tin mỗi khi có tư liệu mới Đối với việcphục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra được danh mục các loại sách có trong thư việnsao cho độc giả có thể tìm được các tư liệu cần thiết, ngoài ra hệ thống cũng phảiquản lý được những độc giả có yêu cầu mượn sách Việc phân loại sách và quản lýđộc giả là công việc phức tạp nhất trong công tác quản lý

2.2.2 Tổ chức quản lý sách trong thư viện hiện nay

Hệ thống quản lý sách của thư viện được tổ chức và hoạt động như sau:

a Bổ xung và bảo quản sách

Bộ phận quản lý thư viện nhận được sách nhập về, tiến hành phân loạisách và đánh mã số sách Tại đây cuốn sách sẽ được xem xét nội dung, thể loạiqua đó phân loại cuốn sách theo chuyên mục đã có sẵn trong thư viện Đồng thờicuốn sách cũng được đánh một mã số để tiện cho việc tra cứu, qua mã số này cán

bộ quản lý có thể biết được cuốn sách nằm ở vị trí nào trong kho lưu trữ Sau khicuốn sách được phân loại và đánh mã số nó được cung cấp một thẻ mục lục, trên

đó có mã số sách, tên sách, nội dung sách, tên tác giả, tên nhà xuất bản…

Trong quá trình quản lý những cuốn sách bị hư hỏng hoặc nội dung khôngcòn phù hợp thì sẽ được loại bỏ ra khỏi hệ thống

b Phục vụ độc giả

Khi có nhu cầu tìm hiểu tài liệu độc giả sẽ đăng ký làm thẻ với thư viện

Để làm thẻ thư viện độc giả được cung cấp phiếu đăng ký Trong phiếu độc giảphải điền một số thông tin cá nhân, phiếu này được thư viện tiếp nhận và lưutrữu Đồng thời độc giả được cung cấp thẻ thư viện, trên thẻ có mã số độc giả vàcác thông tin khác thư viện sẽ quản lý độc giả thông qua mã số này

Khi có nhu cầu tìm tài liệu, độc giả sẽ tìm kiếm mã số sách thông qua hệthống danh mục sách có tại phòng mượn của thư viện theo chủ đề, nội dung hoặctác giả Tiếp theo độc giả đăng ký mượn sách qua phiếu yêu cầu với thư viện.Trên phiếu yêu cầu có ghi mã số thẻ thư viện và mã số sách cần mượn, tên sách,ngày mượn và ngày trả… Sau đó căn cứ theo mã số sách cán bộ thư viện tiếnhành kiểm tra lại các phiếu mượn sách để thống kê sách mượn, sách hiện còntrong thư viện và thông báo lại cho độc giả biết cuốn sách nào đã hết Cán bộcũng phải kiểm tra xem có những độc giả nào vi phạm quy định của thư việnnhư: mượn quá số lượng sách cho phép, sách mượn quá hạn, làm hỏng sách… để

có biện pháp xử lý

c Ưu nhược điểm của quản lý thư viện trên

2.3 Khảo sát hiện trạng của thư viện

Trường THPT Phú Lương nằm trên địa bàn Thị Trấn Đu - huyện PhúLương - tỉnh Thái Nguyên

Công tác quản lý thư viện của trường chủ yếu dựa trên giấy tờ ghi chép,mọi công việc đều tiến hành thủ công là nhiều, từ việc cập nhật đến tìm kiếm, sắpxếp tài liệu Do đó mất rất nhiều thời gian và nhân lực Thêm vào đó do công tácquản lý trên giấy tờ nên việc lưu trữ tốn nhiều thời gian, và công tác bảo quảncũng gặp nhiều khó khăn, và do vậy việc sai sót khi cần cập nhật thông tin mớithường gây ra tẩy xóa là không tránh khỏi Hiện nay thư viện trường được cấpthêm máy tính để trợ giúp cho công tác quản lý xong cũng chỉ để giảm bớt việcghi chép, giúp in ấn số liệu

Tóm lại, việc quản lý sách của thư viện đều làm thủ công trên giấy tờ, máytính chưa hỗ trợ nhiều và chưa có phần mềm quản lý

a Nguyên tắc quản lý của thư viện.

+ HS trong trường có nhu cầu làm thẻ phải làm đơn xin cấp thẻ Cán bộ

thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ và ghi vào sổ theo dõi của thư viện Đối với cán

bộ giáo viên trong trường không phải làm thẻ

+ Khi đến mượn sách, độc giả phải xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện kiểmtra Nếu đủ điều kiện mượn sách thì độc giả sẽ tự tra trong danh mục sách và ghivào phiếu yêu cầu mượn sách