Untitled BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngà[.]
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - NĂM 2020 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TP TP HỒ HỒ CHÍCHÍ MINH – NĂM 20202017 MINH – NĂM NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HOC: Tiến sĩ Cam Anh Tuấn LỜI CAM ĐOAN HÀ NỘI - NĂM 2020 Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Tiến sĩ Cam Anh Tuấn Các nội dung nghiên cứu đề tài trung thực chưa cơng bố, tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Tác giả Nguyễn Thị Thu Hằng DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT EVN Tập đồn Điện lực Việt Nam EVNHCMC Tổng cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh UBND Uỷ ban nhân dân CNTT Cơng nghệ thơng tin CVP Chánh Văn phịng PCVP Phó Chánh Văn phịng Văn phịng TCT Văn phịng Tổng công ty CBCNV Cán công nhân viên XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu TLLT Tài liệu lưu trữ SXKD Sản xuất kinh doanh MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1 Lý lựa chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Kết cấu đề tài Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 1.1.2 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác lưu trữ 12 1.1.3 Mục đích vai trị tổ chức quản lý công tác lưu trữ hoạt động doanh nghiệp 14 1.2 Quy định pháp lý tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 17 1.2.1 Quy định pháp lý Nhà nước 17 1.2.2 Quy định tập đoàn Điện lực Việt Nam Tổng Công ty Điện lực thành phố Hồ Chí Minh 19 Tiểu kết chương 21 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 22 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Tổng Công ty điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) 22 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 22 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức 23 2.2 Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC 25 2.2.1 Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ 25 2.2.2 Tổ chức tuyển dụng bố trí cán thực công tác lưu trữ 26 2.2.3 Ban hành văn quy định công tác lưu trữ 28 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 29 2.2.5 Tổ chức kiểm tra, đánh giá cải tiến công tác lưu trữ 38 2.3 Nhận xét đánh giá kết khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng cơng ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh 39 2.3.1 Ưu điểm 39 2.3.2 Hạn chế, khuyết điểm 40 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế khuyết điểm 41 Tiểu kết chương 41 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH42 3.1 Định hướng hồn thiện tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ EVNHCMC42 3.1.1 Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với xu hướng phát triển EVNHCMC 42 3.1.2 Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với đặc thù TLLT EVNHCMC tương lai 43 3.1.3 Hồn thiện tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ phải phục vụ có hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh EVNHCMC 44 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu tổ chức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC 45 3.2.1 Đổi phương thức quản lý công tác lưu trữ EVNHCMC 45 3.2.2 Xây dựng hướng dẫn thực văn quy định công tác lưu trữ EVNHCMC 49 3.2.3 Bổ sung số lượng nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ EVNHCMC 50 3.2.4 Tăng cường đầu tư hạ tầng, sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệu EVNHCMC 52 3.2.5 Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ tài liệu EVNHCMC 54 Tiểu kết chương 3: 55 KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 MỞ ĐẦU Lý lựa chọn đề tài Vai trị cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ ngày khẳng định lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt bối cảnh phát triển mạnh mẽ Những yêu cầu xã hội công tác lưu trữ ngày gia tăng Để đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội địi hỏi cơng tác lưu trữ cần hồn thiện cách tồn diện, khơng mặt nghiệp vụ lưu trữ mà hoạt động tổ chức quản lý công tác Tuy nhiền, thực tế nay, việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ số quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa quan tâm thích đáng Thực tế ảnh hướng lớn đến vai trò công tác lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp Xuất phát từ vị trí vai trò ý nghĩa to lớn tài liệu lưu trữ doanh nghiệp nhà nước, vấn đề tất yếu đặt cần phải tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kinh doanh nhu cầu đáng khác xã hội Tổng Cơng ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) doanh nghiệp Tập đoàn Điện lực Việt Nam nắm giữ 100% vốn điều lệ, tổ chức hình thức Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thành viên, hoạt động theo mơ hình Cơng ty mẹ - Công ty theo quy định Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức hoạt động Chức quản lý phân phối điện địa bàn 24 quận, huyện địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh với gần 7.400 cán công nhân viên chức lao động Nhiệm vụ Tổng Cơng ty kinh doanh điện năng, khí điện lực dịch vụ khác liên quan đến ngành điện Qua nghiên cứu thực tế EVNHCMC, công tác lưu trữ EVNHCMC đạt số kết bước đầu như: đầu tư số sở vật chất cho lưu trữ, thiết lập máy bố trí nhân người làm lưu trữ; ban hành số văn tạo hành lang pháp lý ban đầu cho cơng tác lưu trữ… Tuy nhiên, nhìn chung, cơng tác lưu trữ cơng ty có nhiều bất cập Cụ thể sau: Chưa ban hành hệ thống văn hồn chỉnh cơng tác lưu trữ, đơn vị công tác lưu trữ chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn thuần; chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác lưu trữ; nhân đảm trách công tác lưu trữ chưa đào tạo kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác lưu trữ; chưa tiến hành đánh giá công tác lưu trữ cách thường xuyên… Từ đó, dẫn tới hậu tránh khỏi tài liệu bị thất lạc, mát, hư hỏng việc phuc vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu cao Từ lý trên, định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty Tổng Cơng ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ Kết nghiên cứu đề tài có giá trị tham khảo đổi với thực tế công tác lưu trữ EVNHCMC Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác lưu trữ doanh nghiệp vấn đề nghiên cứu mới, nhiên lại hướng nghiên cứu mang tính thời sự, đặc biệt thời kỳ ghi nhận đóng góp to lớn mà doanh nghiệp mang lại vận động phát triển kinh tế Việt Nam Nghiên cứu giúp hiểu rõ tình hình quản lý cơng tác lưu trữ việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị, mang tính đặc thù tổ chức kinh tế để từ có hình thức khai thác thơng tin hiệu quả, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động doanh nghiệp Trước có nhiều Luận văn sau đại học đề cập đến vấn đề song khía cạnh hay nội dung công tác lưu trữ Chẳng hạn, đề cập đến tình hình tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo kinh tế Việt Nam có cơng trình: Luận văn Thạc sỹ “Tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn Đại học Quốc Gia Hà Nội” Lê Thị Hằng Nhung bảo vệ tháng 12/2019; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn kinh tế Việt Nam” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016 Đề tài Luận văn Thạc sĩ: “Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty Đường sắt Việt Nam” tác giả Trần Thị Vân Anh Luận văn thạc sỹ tác giả Nguyễn Văn Báu với đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp Nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ số doanh nghiệp Nhà nước địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh Luận văn thạc sỹ tác giả Trần Vũ Thành: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước (nghiên cứu doanh nghiệp địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)” Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam”, có nhiều nghiên cứu vấn đề trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ công tác lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ đổi mới” tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/2000; “Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu trữ - Thực trạng giải pháp” PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, hai đăng Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 5/2004 Cùng với viết cịn có viết đăng Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm năm thành lập Khoa 35 năm đào tạo cán lưu trữ Việt Nam, “TLLT doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu” TS.Vũ Thị Phụng Hội thảo khoa học “Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn” Trường ĐH Khoa học Xã hội Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có viết “TLLT doanh nghiệp với phát triển kinh tế Việt Nam” ThS Nguyễn Thị Kim Bình Các viết thực trạng việc thực nhiệm vụ mang tính cấp thiết cơng tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp phần cho thấy giá trị vốn có TLLT hình thành họat động doanh nghiệp Đồng thời khẳng định khối tài liệu thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ có biện pháp thiết thực nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt lâu dài xã hội Qua thấy rằng, vấn đề tổ chức quản lý công tác Tổng công ty nhà nước cụ thể EVNHCMC cách tổng quan, khái quát đầy đủ nội dung + Tháng, quý, tháng - Chứng từ kế toán ấn - Liên lưu biên lai, liên biên lai, liên báo soát, liên liên khác - Tập văn công tác lao động, tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) - Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương quan: + Dài hạn, hàng năm + tháng, tháng + Tháng, quý - Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành - Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương, chế độ phụ cấp nghề, phụ cấp ngành phụ cấp độc hại - Hồ sơ, công văn trao đổi công tác lao động, tiền lương, phụ cấp - Kế hoạch, họp đồng in ấn phát hành loại ấn công ty 3.9 Năm 2018 Các Công ty thành viên 4.1 Năm 2010 - Hồ sơ nguyên tắc quy định công tác quản lý rủi ro hoạt động nghiệp vụ - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy trình, quy chế quản lý rủi ro hoạt động nghiệp vụ - Hồ sơ xây dựng triển khai thực thu thập thông tin, xây dựng tiêu chí quản lý rủi ro: + Triển khai thực thức + Triển khai thực thí điểm - Kế hoạch, báo cáo tình hình áp dụng quản lý rủi ro ban: + Dài hạn, hàng năm + Tháng, quý, tháng, tháng + Kế hoạch, báo cáo quan cấp - Hồ sơ quản lý khai thác, sử dụng, cấp quyền truy cập hệ thống thông tin quản lý rủi ro - Hồ sơ, công văn trao đổi công tác quản lý rủi ro - Hồ sơ nguyên tắc liên quan đến công tác ban - Hồ sơ ban hành quy chế chi tiêu nội - Báo cáo cơng tác tài chính, kế tốn; chế quản lý tài chính: + Năm + tháng + Tháng, quý - Kế hoạch tài trung dài hạn quan - Hồ sơ xây dựng, điều chỉnh dự toán ngân sách hàng năm - Hồ sơ tổng họp toán chi ngân sách hàng năm (báo cáo tốn, biên tốn, thơng báo xét duyệt qut tốn ) - Báo cáo tình hình sử dụng kinh phí - Báo cáo tốn vốn đầu tư xây dựng - Sổ theo dõi quản lý tài chính, ngân sách - Sổ sách kế tốn: + Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết - Sổ lưu chứng từ, hạn mức kinh phí duyệt cấp - Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài - Báo cáo đối chiếu tốn cơng nợ - Hồ sơ đấu thầu, thực mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ cho quan + Hồ sơ trúng thầu + Hồ sơ dự thầu không trúng thầu - Báo cáo kiểm tốn năm - Hồ sơ, cơng văn trao đổi cơng tác tài chính, kế tốn - Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại TSCĐ + Báo cáo tổng họp + Báo cáo loại tài sản - Hồ sơ, tài liệu trang cấp, bàn giao, điều chuyển, lý tài sản quan + Nhà đất + Công cụ hỗ trợ, tài sản khác - Hồ sơ, tài liệu đất đai, công sở, sở hạ tầng - Hồ sơ tài sản chuyên ngành (máy soi) - Báo cáo công tác đầu tư xây dựng + Năm + tháng + Tháng, q - Hồ sơ cơng trình xây dựng quan (Gửi cấp làm phê duyệt, cấp phát vốn) - Báo cáo tổng hợp, đánh giá tình hĩnh giải ngân vốn đầu tư quyễt toán vốn đầu tư xây dựng + Năm + tháng + Tháng, quý - Hồ sơ cải tạo, sữa chữa nhỏ công trình quan - Hồ sơ lưu mẫu ấn - Sổ số liệu lịch sử ấn - Các loại sổ kế toán, sổ quản lý ấn - Hồ sơ xử lý, hủy ấn cũ chưa sử dụng, ấn hỏng - Báo cáo tốn tem, ấn cơng tác quản lý tem, ân quan + Hàng năm + Tháng, quý, tháng - Chứng từ kế toán ấn - Liên lưu biên lai, liên biên lai, liên báo soát, liên liên khác - Tập văn công tác lao động, tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) - Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương quan: + Dài hạn, hàng năm + tháng, tháng + Tháng, quý - Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành - Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương, chế độ phụ cấp nghề, phụ cấp ngành phụ cấp độc hại - Hồ sơ, công văn trao đổi công tác lao động, tiền lương, phụ cấp - Kế hoạch, họp đồng in ấn phát hành loại ấn công ty 4.9 Năm 2018 Các trung tâm 5.1 Năm 2010 5.1.1 Hồ sơ tổng hợp: - Hồ sơ nguyên tắc công tác tổ chức, cán - Hồ sơ quy định công tác tổ chức, cán - Hồ sơ quy định quản lý, sử dụng dấu, số hiệu công chức - Hồ sơ xây dựng tổ chức máy trung tâm - Hồ sơ thành lập ban, tổ, nhóm, hội đồng có tính chất tạm thời trung tâm - Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức trung tâm + Hàng năm + tháng + Tháng, quý - Hồ sơ ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ, chức danh công chức, viên chức - Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ, công chức, viên chức quan - Hồ sơ quy hoạch CBCC - Biên bản, nhận xét, tờ trình, định phê duyệt - Phiếu quy hoạch - Tập định, điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán chuyển công tác CBCC - Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch, chuyển ngạch CBCC: + Tài liệu xây dựng đề án, rà sốt, trình duyệt, thành lập hội đồng, ban hành quy chế + Quyết định tuyển dụng, chuyển ngạch, nâng ngạch, xếp ngạch + Báo cáo danh sách trúng tuyển - Hồ sơ gốc Cán công chức, Hợp đồng lao động - Hồ sơ đánh giá, phân loại công chức: + Đánh giá phân loại công chức hàng năm + Đánh giá phân loại CBCC hàng tháng, quý - Sổ quản lý CBCC, Viên chức - Hồ sơ giải chế độ: hưu trí, tử tuất, tai nạn LĐ,BHXH cho CBCC - Hồ sơ quản lý CBCC nước việc riêng - Hồ sơ tài liệu kê khai tài sản, thu nhập cá nhân: + Quyết định phê duyệt danh sách CBCC thuộc diện phải kê khai tài sản, thu nhập + Tập văn hướng dẫn việc kê khai tài sản, thu nhập - Hồ sơ kiểm tra công tác TCCB - Quy chế hoạt động, báo cáo năm Ban tiến phụ nữ - Công văn trao đổi, báo cáo tháng, quý - Hồ sơ giải việc liên quan đến số hiệu công chức, dấu tên công chức - Hồ sơ, công văn trao đổi công tác tổ chức, cán - Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương, chế độ phụ cấp nghề, phụ cấp ngành phụ cấp độc hại - Báo cáo tổng hợp tình hình lao động tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp hàng năm trung tâm - Hồ sơ vụ tai nạn lao động giải pháp khắc phục: + Vụ việc nghiêm trọng + Vụ việc khác 5.1.2 Hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng: - Hồ sơ nguyên tắc công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC - Hồ sơ quy định công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC - Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng CBCC: + Hàng năm + Tháng, quý - Báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC + Năm + tháng + Tháng, quý - Hồ sơ tổ chức lóp đào tạo, bồi dưỡng CBCC - Hồ sơ cử CBCC học tập, công tác ngồi nước - Hồ sơ, cơng văn trao đổi công tác đào tạo, bồi dưỡng CBCC - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế quan - Hồ sơ kỷ luật CBCC - Báo cáo công tác bảo vệ nội bộ, kỷ luật CBCC: + Năm + tháng + Tháng, quý - Hồ sơ họp đồng khốn việc, họp đồng thịi vụ - Hồ sơ nâng lương thường xuyên, nâng lương trước hạn CBCC - Tập định nâng lương cho CBCC - Tập văn hoạt động nghiên cứu khoa học gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) - Hồ sơ hội nghị, hội thảo đề tài, đề án khoa học, công nghệ cán bộ, ngành quan chủ trì tổ chức - Kế hoạch, báo cáo công tác nghiên cứu khoa học trung tâm + Dài hạn, hàng năm + tháng, tháng + Tháng, quý - Hồ sơ đăng ký, xét duyệt đề tài nghiên cứu khoa học hàng năm - Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích cơng nhận: + Cấp Nhà nước, Bộ, ngành + Cấp sở - Hồ sơ xây dựng, triển khai chương trình, đề án ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học công nghệ ngành, quan - Tập văn công tác cải cách đại hóa hải quan gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) - Hồ sơ xây dựng, ban hành quy trình, quy định, quy chế cải cách đại hóa hải quan, cải cách máy, thủ tục hải quan - Hồ sơ xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu cải cách đại hóa Ngành, quan phê duyệt - Báo cáo điều tra bản, điều tra chuyên đề Ngành, quan: + Báo cáo tổng hợp + Báo cáo sở, phiếu điều tra - Công văn trao đổi công tác cải cách đại hóa hải quan - Tập văn lĩnh vực giáo dục, đào tạo gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) - Bài thi, kiểm tra hết mơn học viên khóa đào tạo, bồi dưỡng, ngắn hạn - Báo cáo thực tập tốt nghiệp học viên khóa học - Hồ sơ, công văn trao đổi công tác đào tạo, tuyển sinh, thực tập 5.1.3 Hồ sơ thi đua khen thưởng - Hồ sơ ban hành quy định, hướng dẫn công tác thi đua, khen thưởng - Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng + Hàng năm + tháng + Tháng, quý - Hồ sơ khen thưởng (thường xuyên, đột xuất) cho tập thể, cá nhân: + Các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ) + Các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Chủ tịch UBND tương đương + Các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng Lãnh đạo Cục - Tập định danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng cho tập thể, cá nhân thành tích cơng tác qua thời kỳ - Hồ sơ khen thưởng tập thể cá nhân ngành có quan hệ phối hợp hiệu cơng tác quản lý nhà nước hải quan chấp hành tốt pháp luật hải quan - Hồ sơ xét tặng kỷ niệm chương “Vì nghiệp Tài chính” đối vơi CBCC: + Hồ sơ xét tặng + Quyết định trao tặng - Văn hướng dẫn, tổ chức thực phong trào thi đua hàng năm kỷ niệm Ngành, quan - Hồ sơ quản lý, theo dõi sức khỏe CBCC, người lao động 5.1.4 Hồ sơ công tác tra - Hồ sơ nguyên tắc công tác tra - Hồ sơ ban hành quy định, quy trình hướng dẫn tra, giải khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chơng lãng phí - Kế hoạch, báo cáo công tác tra, kiểm tra + Hàng năm + tháng + Tháng, quý - Kế hoạch, báo cáo công tác giải khiếu nại, tố cáo (định kỳ, đột xuất, theo chuyên đề) + Hàng năm + tháng + Tháng, quý - Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí + Hàng năm + tháng, quý, tháng - Tài liệu hoạt động tra nhân dân + Báo cáo năm + Tài liệu khác - Hồ sơ tra chuyên ngành đơn vị + Vụ việc nghiêm trọng + Vụ việc khác - Hồ sơ kiểm tra thực sách, pháp luật, nhiệm vụ quan + Vụ việc nghiêm trọng + Vụ việc khác - Hồ sơ tiếp nhận, xử lý, kiểm tra, xác minh giải đơn thư khiếu nại, tố cáo + Vụ việc nghiêm trọng + Vụ việc khác + Chuyển đơn khiếu nại cho quan có thẩm quyền giải - Hồ sơ theo dõi, kiểm tra, đôn đốc thực kết luận, kiến nghị, tra - Sổ theo dõi tiếp nhận đon thư khiếu nại, tố cáo - Hồ sơ trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí - Tập lưu định, kết luận tra đoàn kiểm tra - Hồ sơ phê duyết kế hoạch tra, kiểm tra Tổng cục HQ - Hồ sơ công tác tiếp người dân doanh nghiệp 5.9 Năm 2018 B HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Nguyên tắc lập hồ sơ Trong q trình lập hồ sơ áp dụng Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Nguyên tắc: + Không phân tán xé lẻ tài liệu phơng nhóm tài liệu phơng Tài liệu phơng nhóm tài liệu phông chỉnh lý xếp riêng biệt + Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc + Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan hình thành tài liệu; liên hệ logic lịch sử tài liệu + Tài liệu 01 hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Phân loại tài liệu Căn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, tiến hành phân chia tài liệu thành nhóm theo trình tự sau: Bước 1: Phân chia tài liệu thành nhóm lớn; Bước 2: Phân chia tài liệu nhóm lớn thành nhóm vừa; Bước 3: Phân chia tài liệu nhóm vừa thành nhóm nhỏ Trong q trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát thấy có chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phơng khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho phơng Lập hồ sơ chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ a) Lập hồ sơ phông tài liệu chưa lập hồ sơ Trong phạm vi nhóm nhỏ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ Trong trình xếp tài liệu hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại khỏi hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị khơng có giá trị Đối với tài liệu loại, phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu loại Tài liệu trùng thừa tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ phải xếp cuối hồ sơ loại khỏi hồ sơ sau kiểm tra Nếu hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu dày, cần phân chia thành đơn vị bảo quản cách hợp lý b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ Đối với phông tài liệu lập hồ sơ, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn hồ sơ phơng; chỉnh sửa hồn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị định thời hạn bảo quản hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ Mỗi hồ sơ lập chỉnh sửa hoàn thiện cần để tờ bìa tạm sơ mi riêng đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số thông tin ban đầu hồ sơ (như tên viết tắt nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ) lên thẻ tạm c) Viết tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ gồm thông tin bản, phản ánh khái quát nội dung tài liệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng tóm tắt nội dung văn thể ngôn ngữ phù hợp Hệ thống hoá hồ sơ Bước 1: Sắp xếp thẻ tạm phạm vi nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, nhóm vừa nhóm lớn nhóm lớn phơng theo phương án phân loại tài liệu đánh số thứ tự tạm thời lên thẻ tạm Bước 2: Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo số thứ tự tạm thời thẻ tạm Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra tiến hành chỉnh sửa trường hợp hồ sơ lập bị trùng lặp (trùng toàn hồ sơ số văn hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa xác khơng thống Sắp xếp tài liệu hồ sơ Sắp xếp tài liệu hồ sơ theo trình tự lơgic định nhằm bảo đảm phản ánh xác, trung thực q trình theo dõi, giải cơng việc Biên mục hồ sơ Việc đánh số tờ áp dụng hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên Việc viết mục lục văn chứng từ kết thúc dụng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn gồm nội dung sau: a) Đánh số tờ Dùng bút chì đen, mềm để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ả rập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót khơng đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm hồ sơ đơn vị bảo quản b) Viết mục lục văn Viết nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn theo Tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ c) Viết chứng từ kết thúc Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc theo Tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ d) Viết bìa hồ sơ Căn thẻ tạm, ghi thông tin: Tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” ban hành kèm theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Cơng nghệ Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý: - Tên phơng tên gọi thức đơn vị hình thành phơng Đối với đơn vị hình thành phơng có thay đổi tên gọi bản, có chức năng, nhiệm vụ không thay đổi (tức chưa đủ điều kiện để lập phơng mới) lấy tên phơng tên gọi cuối đơn vị hình thành phơng; - Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; - Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu - Dùng dụng cụ như: Dao lưỡi mỏng, móc chuyên dùng… để gỡ bỏ ghim, kẹp tài liệu; - Làm phẳng tài liệu tờ tài liệu bị quăn, gấp, nhàu Thống kê tài liệu hết giá trị - Tài liệu hết giá trị loại trình chỉnh lý phải tập hợp thành nhóm theo phương án phân loại thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Khi thống kê tài liệu loại cần lưu ý: + Các bó, gói tài liệu loại trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi tồn phơng; + Trong bó, gói, tập tài liệu đánh số riêng, từ 01 đến hết + Hệ thống tài liệu loại theo thứ tự sau: Tài liệu không giá trị (bản nháp, thảo, không dấu, không chữ ký); tài liệu tham khảo (sách, báo, tạp chí); tài liệu mối mọt, mục nát phục hồi; tài liệu dấu treo; tài liệu hết thời hạn bảo quản; tài liệu trùng thừa Đánh số hồ sơ thức; vào bìa, hộp; đánh máy nhãn hộp dán nhãn hộp - Đánh số thức chữ số Ả rập cho tồn + Bộ hồ sơ phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý lên thẻ tạm lên bìa hồ sơ Số hồ sơ đánh liên tục theo 02 hệ thống số hồ sơ có thời hạn hồ sơ vĩnh viễn phông: + Đối với phông khối tài liệu chỉnh lý lần đầu: Từ số 01 hết + Đối với đợt chỉnh lý sau: Từ số số hồ sơ cuối mục lục hồ sơ phơng khối tài liệu đợt chỉnh lý trước - Vào bìa hồ sơ đưa hồ sơ vào hộp - Đánh máy nhãn hộp dán nhãn hộp Nhãn in sẵn theo kích thước phù hợp với gáy hộp dùng để đựng tài liệu + Đối với tài liệu vĩnh viễn nhãn hộp gồm: Tên phông, hộp số, hồ sơ số, THBQ: Vĩnh viễn 10 Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu Lập mục lục hồ sơ: Mục lục hồ sơ đánh máy file excel khổ dọc A4 Việc lập mục lục hồ sơ, tùy loại hình tài liệu thay đổi số cột Cơ bao gồm nội dung sau: - Căn nội dung thông tin thẻ tạm, đánh máy in bảng thống kê hồ sơ phông - Mục lục hồ sơ lập riêng phông tương ứng với thời hạn bảo quản - Đóng mục lục hồ sơ để phục vụ cho việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu: Trước nghiệm thu in tạm, đóng Sau nghiệm thu, hồn thiện mục lục hồ sơ đóng