Chủ đề chức năng hoạch định

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI NHÓM 3 CHỦ ĐỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH THÀNH VIÊN CỦA NHÓM 1 LÊ THỊ NGỌC UYÊN 2 TRẦN THỊ ANH THƯ 3 LÊ THÙY TRANG 4 ĐÀO THỊ THANH THẢO 5 TRẦN THÙY LINH 6 LÊ[.]

1 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ ĐỐI NGOẠI NHÓM CHỦ ĐỀ: CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH THÀNH VIÊN CỦA NHÓM LÊ THỊ NGỌC UYÊN TRẦN THỊ ANH THƯ LÊ THÙY TRANG ĐÀO THỊ THANH THẢO TRẦN THÙY LINH LÊ THỊ TUYẾT DU PHAN THẢO QUYÊN NGUYỄN PHƯƠNG THẢO VŨ PHAN MAI TRANG 10 NGUYỄN MINH TIẾN 11 NGUYỄN TRỌNG KHÁNH 12 LÊ THI MAI UYÊN 13 NGUYỄN THỊ NGỌC TRÂN BẢNG ĐÁNH GIÁ PHẦN TRĂM HOÀN THÀNH CƠNG VIỆC STT TÊN Cơng việc giao Lê Thùy Trang Tìm nội dung Nguyễn Thị Ngọc Trân Tìm nội dung Lê Thị Mai uyên Tìm nội dung Lê Thị Ngọc Uyên Tìm nội dung Phan Thảo Quyên Tìm nội dung Vũ Phan Mai Trang Tìm nội dung Nguyễn Trọng Khánh Làm powerpoint Lê Thị Tuyết Du Làm powerpoint Nguyễn Minh Tiến Làm word 10 Trần Thị Anh Thư Thuyết trình 11 Đào Thị Thanh Thảo Thuyết trình 12 Nguyễn Phương Thảo Thuyết trình 13 Trần Thùy Linh Thuyết trình % thành Hồn Ghi I)Khái niệm, vai trị hoạch định 1) Khái niệm hoạch định – Hoạch định ( Planning) chức quản lý bản, bao gồm việc định trước, việc phải làm, hoàn thành, làm thực Đây q trình trí tuệ xác định mục tiêu tổ chức phát triển quy trình hành động khác nhau, nhờ tổ chức đạt mục tiêu Nó phấn đấu xác, làm để đạt mục tiêu cụ thể 2) Vai trò hoạch định – Hoạch định giúp nhà quản lý cải thiện hiệu suất tương lai, cách thiết lập mục tiêu lựa chọn trình hành động, lợi ích tổ chức Bên cạnh đó, hoạch định cịn giảm thiểu rủi ro khơng chắn, cách nhìn tương lai – Hoạch định tạo điều kiện thuận lợi cho việc phối hợp hoạt động Do đó, giảm chồng chéo hoạt động loại bỏ công việc không hiệu Hoạch định cho biết trước, thực tương lai, cung cấp định hướng cho hành động – Hoạch định phát xác định hội mối đe dọa tương lai đưa tiêu chuẩn để kiểm sốt Nó so sánh hiệu suất thực tế với hiệu suất tiêu chuẩn nỗ lực thực để sửa lỗi giống – Hoạch định có mặt tất loại hình tổ chức, hộ gia đình, lĩnh vực, kinh tế, v.v Bằng q trình hoạch định, tổ chức khơng có hiểu biết sâu sắc tương lai mà cịn giúp tổ chức định hình tương lai Khi hoạch định hiệu liên quan đến đơn giản kế hoạch, tức kế hoạch phải trình bày rõ ràng dễ hiểu kế hoạch phức tạp tạo hỗn loạn thành viên tổ chức Hơn nữa, kế hoạch phải đáp ứng tất yêu cầu tổ chức – Trong thực chức tổ chức, lãnh đạo cao phải phát triển khái niệm phân luồng quyền hạn phù hợp, trách nhiệm cấp cấp phạm vi phân quyền Về nhân sự, lãnh đạo cao phải xác định sách chương trình liên quan đến tuyển dụng, lựa chọn, bố trí, đào tạo, v.v Chức đạo thực cách hiệu quả, hệ thống truyền thông động lực hoạch định cách Việc thực chức kiểm soát phần lớn phụ thuộc vào tính hiệu việc lập kế hoạch Việc thiết kế hệ thống điều khiển bắt đầu việc hình thành kế hoạch khác II) Phân loại hoạch định Trên thực tế có nhiều loại hoạch định khác phân chia dựa theo tiêu thức khác nhau, cụ thể là:  - Theo cấp độ hoạch định gồm: Hoạch định vĩ mô: hoạch định sách kinh tế vĩ mơ, hoạch định sách kinh tế - xã hội, hoạch định sách tài thời kỳ sau khủng hoảng… Hoạch định vi mô: hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp, hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, hoạch định chiến lược doanh nghiệp… Theo lĩnh vực kinh doanh bao gồm: Hoạch định tài chính, hoạch định nhân sự, hoạch định vật tư, hoạch định sản xuất, hoạch định tiêu thụ…  Theo thời gian hoạch định: Hoạch định dài hạn: hoạch định cho thời gian thực kéo dài từ năm trở lên Hoạch định trung hạn: hoạch định cho khoảng thời gian từ năm đến năm Hoạch định ngắn hạn: hoạch định cho khoảng thời gian năm Trong loại hoạch định này, người ta cịn chia thành: Hoạch định cụ thể: Là hoạch định với mục tiêu xác định rõ ràng, mập mờ Ví dụ: cơng ty định tăng 20% doanh thu năm Vậy ngân sách, tiến độ, phân công cụ thể… để đạt mục tiêu Hoạch định định hướng: Là hoạch định có tính linh hoạt đưa hướng đạo chung Ví dụ: Hoạch định việc cải thiện lợi nhuận doanh nghiệp khoảng đến 10% thời gian tới  Theo mức độ hoạt động: hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp Hoạch định chiến lược: liên quan đến việc xác định mục tiêu dài hạn, bao quát toàn tổ chức chiến lược hành động để thực mục tiêu Đối với tổ chức lớn hoạt động môi trường ln bất ổn, có thay đổi nhanh chóng, hoạch định chiến lược cịn bao gồm hoạch định dự phịng, có nghĩa chuẩn bị điều kiện để ứng phó với thay đổi nhanh chóng khơng dự kiến (cả tích cực tiêu cực) mơi trường tác động mạnh đến tổ chức yêu cầu phải phản ứng nhanh chóng.Thơng thường, tổ chức hướng vào xây dựng bốn loại chiến lược sau: ổn định, phát triển, cắt giảm phối hợp ba chiến lược +) Chiến lược ổn định: khơng có thay đổi đáng kể Chẳng hạn không tạo sản phẩm mà phục vụ sản phẩm cũ, trì thị phần, lợi nhuận +) Chiến lược phát triển: tăng thêm mức hoạt động tổ chức Cụ thể tăng thêm thị phần, thị trường, sản phẩm, khách hàng, doanh thu, lợi nhuận Nhìn chung nhà quản trị yêu thích chiến lược +) Chiến lược cắt giảm: giảm bớt kich thước hay tính đa dạng hoạt động tổ chức Nhìn chung phải áp dụng chiến lược có nghĩa nhà quản trị khơng cịn lựa chọn khác +) Chiến lược phối hợp: sử lúc nhiều chiến lược khác nhau, chẳng hạn thu hẹp phận lại mở rộng phận khác -Hoạch định tác nghiệp: hoạch định có liên quan đến việc triển khai phương án chiến lược chọn lựa lĩnh vực hoạt động cụ thể khoảng thời gian ngắn (tháng, quý, năm) Có thể hiểu hoạch định tác nghiệp việc vạch kê hoạch hoạt động cụ thể cho phận cá nhân để đảm bảo đạt mục tiêu tổ chức Hoạch định tác nghiệp mơ tả q trình xác định kế hoạch: Kế hoạch đơn dụng giành cho hoạt động khơng lặp lại, tức kế hoạch sử dụng lần , gồm: + Chương trình quy mơ lớn): đưa sản phẩm thị trường, khánh thành tòa nhà thương mại, xóa đói giảm nghèo +Dự án (quy mơ nhỏ): Là phân tách rời từ chương trình, có dẫn cụ thể công việc, giới hạn nghiêm ngặt nguồn lực sử dụng (giao người cụ thể phụ trách) thời gian hoàn thành +Kế hoạch ngân sách: Là biểu mẫu tường trình nguồn tài phân bổ cho hoạt động định, khoảng thời gian xác định Đây thành tố quan trọng chương trình dự án, cơng cụ kiểm sốt hiệu đơn vị Kế hoạch thường xuyên: Hướng vào hoạt động có khả chắn lặp lại tương lai, gồm: +Chính sách: Là đường lối đạo tổng quát để làm định, ví dụ sách đãi ngộ chất xám, chỉnh ách phân phối thu nhập +Thủ tục: Là hướng dẫn chi tiết để thực sách +Quy định, quy tắc: Các tuyên bố số việc phép hay không phép làm  Theo phạm vi: hoạch định toàn diện, hoạch định toàn phần  Theo lĩnh vực kinh doanh: dịch vụ, tài chính, nhân sự, * Phân biệt hoạch định chiến lược hoạch định tác nghiệp Tiêu thức phân Hoạch định Hoạch định tác loại chiến lược nghiệp Cấp hoạch Nhà quản trị Nhà quản trị định cấp cao cấp trung gian cấp sở Thời gian Vài năm trở lên Ngày, tuần, tháng Phạm vi Bao quát lĩnh Lĩnh vực hẹp vực rộng nhiều chi tiết chi tiết xác định xác định Mục tiêu Mục tiêu dài Mục tiêu ngắn hạn hạn Harold Koontz Cyril O’Donnell phân chia việc hoạch định tổ chức thành nội dung sau: ˉ Sứ mạng-nhiệm vụ tổng quát: giải thích lý tổ chức tồn phát triển ˉ Mục tiêu: kết mong đợi mà tổ chức nhắm đến tương lai, bao gồm mục tiêu tổ chức mục tiêu phận ˉ Các chiến lược: sách chương trình hành động tổng qt triển khai nguồn lực quan trọng để đạt mục tiêu tồn diện ˉ Các sách: bao gồm điều khoản quy định chung để hướng dẫn khai thông suy nghĩ hành động định, đảm bảo cho định phù hợp với mục tiêu ˉ Các thủ tục: chúng cách chi tiết cơng việc phải làm ˉ Các qui tắc: qui định cần tn thủ mà khơng có lựa chọn ˉ Các chương trình: cụ thể hóa sách, nhiệm vụ giao, nguồn lực cần sử dụng, để đạt kết ˉ Các nguồn lực: bao gồm nhân lực, vật lực tài lực để thực mục tiêu định khoản thời gian định III)Mục tiêu : Khái niệm phân loại mục tiêu a) Khái niệm Mục tiêu kết mà nhà quản ng hoạch trị muốn đạt tương lai cho tổ chức họ Khơng có mục tiêu hoạch mục tiêu khơng rõ ràng kế hoạch phương hướng Các tổ chức thông thường hướng tới mục tiêu, mà thường hệ thống mục tiêu phụ thuộc ràng buộc lẫn b)Phân loại mục tiêu Mục tiêu công tác hoạch định mục tiêu kế hoạch phong phú, chúng phân thành loại sau: 10  Mục tiêu thật mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu tuyên bố tuỳ theo đối tượng tổ chức mà mục tiêu diễn đạt khác Ví dụ mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với thành viên tổ chức, hoăc với đối thủ cạnh tranh thường không giống Mục tiêu tuyên bố khác với mục tiêu thật chúng chứa đựng thât Nếu không tất nhiên mục tiêu khó có thẻ thuyết phục  Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn dài hạn: Mục tiêu ngắn hạn mục tiêu mà tổ chức cầm đạt ngắn hạn (thời hạn năm) mục tiêu trung hạn đòi hỏi thời gian từ đến năm năm, mục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược dài hạn( thời gian dài năm năm)  Mục tiêu định tính mục tiêu định lượng: Mục tiêu định tính khơng thể đo lường khó đo lường Mục tiêu định lượng rõ ràng kết đo lường Những nhà quản trị ngày cho mục tiêu định tính lượng tính được, ví dụ đánh giá mức độ làm tốt đến mức hồn thành nhiệm vụ *Đặc điểm mơt mục tiêu thiết lập tốt 10 11 => Trong kinh doanh đại cá nhà quản trị thường đề tiêu chí, áp dụng nguyên tắc SMART Cụ thể sau:  Specific: Rõ ràng  Measurable: Có thể đo lường  Achievable: Tính khả thi  Realisic: Thực tế  Time bound: Giới hạn thời gian Trong thực tế tổ chức thường gặp phải vấn đề đạt mục tiêu lại làm hỏng bay chí làm phương hại đến mục tiêu khác Ví dụ số nhà quản trị việc nhấn mạnh mục tiêu trước mắt chẳng hạn giành thị phần làm giảm tập trung nỗ lực để thực mục tiêu dài hạn lợi nhuận Sự mâu thuẫn mục tiêu đến từ nhóm có quyền lợi khác tổ chức bao gồm cổ đông, công nhận viên, nhà cung ứng, chủ nợ Nhà quản trị cần phải xem xét nhằm đảm bảo hệ thống mục tiêu phải hài hồ Vai trị mục tiêu Trong cơng tác quản trị mục tiêu có vai trò quan trọng Mục tiêu xác định tảng hoạch định, nhằm xây dựng hệ thống quản trị Mặt khác, hướng đến mục đích dài hạn có tính chiến lược tổ chức, mục tiêu quản trị điểm mốc cố định mà linh hoạt phát triển với kết mong đợi ngày cao sở xem xét nguồn lực có có tổ chức Với nghía 11 12 mục tiêu giữ vai trị quan trọng tiến trình quản trị định toàn diễn tiến tiến trình Ngồi mục tiêu quản trị đóng vai trị quan trọng khác tuỳ theo “kiểu quản trị “: a) Đối với quản trị theo tình huống, mục tiêu quản trị để đánh giá phân tích tình Nó để tổ chức trình quản trị cụ thể b) Đối với quản trị theo chương trình( MBP), mục tiêu tổng quát phân chia thành mục tiêu riêng biệt cho phận chức thực c) Đối với quản trị theo mục tiêu (MBO) mục tiêu giữ vai trị then chốt, gắn liền chi phối hoạt động quản trị Quản trị theo mục tiêu tư tưởng quản trị đại ngày Quá trình quản trị theo mục tiêu, thông qua bước đây:  Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho tổ chức  Phân bổ mục tiêu chủ yếu cho phận phân xưởng  Những nhà quản trị cộng xác định mục tiêu cụ thể cho phận họ  Xác định mục tiêu cụ thể cho thành viên phận  Xây dựng kế hoạch hành động, xác định cách thức để đạt mục tiêu  Thực kế hoạch 12 13  Đánh giá việc thực mục tiêu  Tưởng thưởng cho việc đạt mục tiêu SO SÁNH HAI PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRI HÀNG ĐÂU MBO VÀ MBP Tiêu chí so MBO sánh MBP Kết công -Đảm bảo theo mục -Kiểm sốt việc tiêu đề cơng việc chi tiết chưa đảm -Hiệu bảo mục tiêu -Làm việc -Hiệu -Làm việc Người dụng Ưu điểm sử -Thường quản lý Thường quản cấp cao cấp lí cấp trung trung cấp thấp -Thuận lợi Thuận lợi cho việc kiểm sốt việc khó xác đo lường định mục tiêu 13 14 IV)Hoạch định chiến lược Khái niệm: + Hoạch đinh chiến lược việc xác lập mục tiêu dài hạn phương thức để đạt mục tiêu cho tương lai tổ chức + Hoạch định chiến lược loại hoạch định có nhiệm vụ vạch thực kế hoạch hoạt động nhằm đạt mục tiêu dài hạn tổ chức Chức - Định hướng chiến lược cho hoạt động tổ chức - Đảm bảo chủ động chiến lược tiến cơng phịng thủ kinh doanh - Huy động khai thác tập trung sử dụng mạnh chién lược tổ chức - Đảm bảo tính thích nghi nghiến lược với điều kiện thay đổi thị trường nói riêng mơi trường nói chung tương lai dài hạn - Phòng ngừa rủi ro nguy có khả xuất phịng ngừa hội tương lai - Xây dựng phát triển lực nguồn tài nguyên tổ chức Nhiệm vụ - Xây dựng kế hoạch dài hạn mang tính quan trọng định làm tảng để triển khai hoạt động thường xuyên lâu dài tổ chức - Vạch kế hoạch tổ chức thực loại chiến lược sách lược như: chiến lược kinh doanh , đầu tư, marketing ,nhân v v 14 15 - Phối hợp hoạt động chiến lược phận với Ý nghĩa - Hoạch định chiếm vai trò to lớn thành bại tổ chức.Để thích ứng hồn cảnh khách quan bên bên tổ chức cách lâu dài đòi hỏi nội dung hoạch định chiên lược phải khoa học , phải tính tới tác động ảnh hưởng quy luật khách quan - Hoạch đinh chiến lược giữ vai trò quan trọng hoạt động lâu dài quản trị.Nó định trước, phải làm gì, làm nào, làm người làm Lập kế hoạch thu hẹp khoảng cách ‘chúng ta đâu’ ‘chúng ta muốn đâu.’ Lập kế hoạch q trình địi hỏi trí tuệ Nó địi hỏi xác định có ý thức trình hành động đưa định mục đích, kiến thức ước tính cân nhắc Có thể nói hoạch định nỗ lực có hệ thống để định lộ trình hành động cụ thể cho tương lai Nó dẫn đến việc xác định mục tiêu hoạt động nhóm bước cần thiết để đạt chúng V)Hoạch định tác nghiệp • Khái niệm : hoạch định tác nghiệp nhữđịnh liên quan đến việc triển khai kế hoạch thực tình cụ thể thời gian ngắn ( thường tháng hay năm ) • Hoạch định tác nghiệp mơ tả q trình xác định kế hoạch cho hoạt động không lặp lại 15 16 • Kế hoạch đơn dụng :nhằm vào hoạt động khơng có khả lặp lại tương lai hay nói cách khác sử dụng lần a)Chương trình : có qui mơ lớn đơn giản Các bước xây dựng thực chương trình : -Xác định bước cần thiết để đạt mục tiêu -Các phận thành viên chịu trách nhiệm cho bước -Thứ tự thời gian dành cho bước b)Dự án : qui mơ nhỏ phận chương trình ,được giới hạn nghiêm ngặt nguồn lực sử dụng thời gian hoàn thành c)Ngân sách: mức ngân quỹ tất khoản chi thu theo kế hoạch khoảng thời gian định( thành tố quan trọng ) • Kế hoạch thường xuyên:hướng vào hoạt động đơn vị đánh giá có khả chắn lập lại tương lai a)Chính sách tập hợp chủ trương biện pháp khuyến khích đối tượng nhằm đạt mục đích tổ chức.Là đường lối đạo tổng quát để làm định -Chính sách thiết lập thức cân nhắc cản thận nhà quản trị cấp cao : +Họ cảm nhận cải thiện hiệu hoạt động đơn vị +Họ muốn vài gốc độ ,đơm vị mang dấu ấn phản ánh giá trị nhân họ +Họ cần xóa xung đột hay làm sáng tỏ điều tồn mơ hồ cấp 16 17 -Chính sách coi vài kiện lập lập lại mà nhà quản trị cấp cao không phủ nhận chúng -Chính sách trở thành đối sách bị áp lực từ bên b)Thủ tục hướng dẫn chi tiết để thực sách hoàn cảnh cụ thể c)Qui định tuyên bố số việc phép hay không phép làm *Kế hoạch thường xuyên phải diễn giải sử dụng linh hoạt VI) TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM SỐT TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH Các yếu tố ảnh hưởng đến việc hoạch định a.Yếu tố người (a) Lãnh đạo Trong cơng tác hoạch định vai trị người lãnh đạo quan trọng Họ có vai trò chủ yếu sau: – Sáng lập – Quyết định – Chỉ đạo lãnh đạo – Tổ chức – Cổ vũ – Động viên – Kiểm soát 17 18 Những yêu cầu người lãnh đạo công tác hoạch định là: – Làm việc có khoa học, có nguyên tắc có kế hoạch – Quyết đốn – Dám chịu trách nhiệm – Có khả nhìn xa trơng rộng – Có lực – Đồn kết, động viên khơi dậy trí tuệ, nhiệt tình, trách nhiệm đội ngũ nhân viên – Biết lắng nghe ý kiến người khác - Có lĩnh, kiến thức vững vàng, chun mơn nghiệp vụ hoạch định (b) Cán tham mưu Không có nhà lãnh đạo am hiểu hết vấn đề thời đại bùng nổ thông tin Mọi định hoạch định thật có sở khoa học khách quan, tồn diện Như có nghĩa cơng tác hoạch định quan trọng vai trị tham mưu giúp việc cá nhân phận tham mưu giúp việc trở thành cấp thiết b Tiến khoa học kỹ thuật Cách mạng khoa học kỹ thuật yếu tố thúc đẩy phát triển xã hội mạnh thời đại Thật có lĩnh vực xã hội lồi người lại khơng chịu tác động yếu tố Trong lĩnh vực 18 19 hoạch định vậy, tiến khoa học kỹ thuật có ảnh hưởng lớn đến tồn tiến trình tổ chức hoạch định tổ chức Với tiến vượt bậc điện tử, tin học truyền thơng, nói khơng có lĩnh vực hoạch định mà khơng chịu ảnh hưởng yếu tố phát triển vũ bão Khơng có tiến khoa học kỹ thuật làm thay đổi tận gốc rễ trình tổ chức thực cơng tác hoạch định Nghiên cứu tìm phương pháp ứng dụng khoa học kỹ thuật để hồn thiện cơng tác tổ chức thực kiểm soát hoạch định nhiệm vụ quan trọng tổ chức giai đoạn c Yếu tố sở vật chất Trong công tác hoạch định, thiếu trang thiết bị sở vật chất người ta tổ chức, soạn thảo, thực kiểm soát hoạch định có hiệu Một đường hồn thiện nâng cao chất lượng công tác hoạch định hồn thiện sở vật chất – kỹ thuật d Yếu tố tổ chức quản lý Chất lượng hiệu công tác hoạch định phụ thuộc nhiều vào trình độ tổ chức quản lý cơng tác soạn thảo, tổ chức thực kế hoạch đề Để hồn thiện cơng tác này, cần thiết tổ chức phải xây dựng cho máy tổ chức hoạch định mạnh đội ngũ nhân viên có đủ lực, trình độ nghiệp vụ chun mơn cần thiết 19 20 e Yếu tố môi trường -Nếu coi hoạch định hệ thống yếu tố nằm ngồi hệ thống yếu tố mơi trường (tài chính, marketing, kế tốn, nhân sự, xã hội, văn hóa, pháp luật, thiên nhiên v.v…) Tuy yếu tố không nằm hệ thống hoạch định (theo nghĩa tương đối) chúng có ảnh hưởng sâu sắc tới trình tổ chức, thực kiểm sốt cơng tác hoạch định Chính cần phải phân tích ảnh hưởng yếu tố mơi trường đề biện pháp thích hợp để cải tạo thích nghi với chúng cho có hiệu cơng tác hoạch định Phân quyền Nghệ thuật quản trị nghệ thuật huy động tài vật lực để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu, kế hoạch v.v… xác định Trong công tác hoạch định vậy, cần phải huy động sức mạnh tối đa phận tổ chức điều dễ hiểu Điều nghĩa hoạt động quản trị lĩnh vực hoạch định cần phải chia cho người hay phận tham gia Như phân quyền hoạch định khoa học đòi hỏi tất yếu khách quan Muốn làm việc cần xem xét câu hỏi sau:  Kiến thức công tác nghiệp vụ có nằm cấp đơn vị tác nghiệp khơng?  Ai phân tích tổng hợp nhanh chóng cơng tác nghiệp vụ? 20