Slide chương 4 quản trị chi phí và tài chính dự án student version

QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 4: QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN NỘI DUNG - VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN CÁC LOẠI CHI PHÍ TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN NỘI DUNG QUẢN TRỊ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN KIỂM SỐT VÀ ĐÁNH GIÁ CHI PHÍ VÀ TÀI CHÍNH DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 4.1 Vấn đề chung quản trị chi phí tài dự án - Khái niệm - Đặc điểm - Ý nghĩa vai trò 4.1 Vấn đề chung quản trị chi phí tài dự án KHÁI NIỆM • Chi phí hao phí nguồn lực để doanh nghiệp đạt mục tiêu cụ thể • Quản trị chi phí dự án bao gồm việc thu thập số liệu, hạch tốn chi phí quản trị chi phí, bao gồm việc lấy thông tin từ báo cáo tài áp dụng vào dự án mức độ giải trình định để trì việc quản trị tiền bạc cách rõ ràng cho dự án 4.1 Vấn đề chung quản trị chi phí tài dự án ĐẶC ĐIỂM • Ước tính chi phí xác kỹ quan trọng cần thiết mà chuyên gia quản trị dự án cần phải có • Nguyên nhân khiến cho dự án bị vượt chi phí dự án thường có tính mới, đặc biệt dự án có cơng nghệ mới, hay quy trình kinh doanh • Trong việc quản trị chi phí, ước tính chi phí hồn tồn gặp phải sai lầm như:  Dùng ước tính khơng phù hợp  Thơng tin ước tính không phù hợp 4.1 Vấn đề chung quản trị chi phí tài dự án Ý NGHĨA VÀ VAI TRỊ • Quản lý chi phí dự án tốt không giúp cho dự án thành công phạm vi ngân sách cho phép mà giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu sử dụng vốn Ngược lại, quản lý chi phí khơng tốt dẫn đến lãng phí, thất nguồn tài ngun tổ chức • Muốn quản trị chi phí dự án hiệu việc ước tính chi phí lập ngân sách cho dự án phải sát với số thực tế, hạn chế việc vượt ngân sách • Đối với nhóm thực dự án, quản lý chi phí ngân sách dự án ảnh hưởng đến tâm lý động lực làm việc công việc QUẢN TRỊ DỰ ÁN 4.2 CÁC LOẠI CHI PHÍ TRONG QUẢN TRỊ DỰ ÁN - Chi phí lao động Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nhà thầu phụ Chi phí văn phịng trang thiết bị Chi phí cơng tác Chi phí trực tiếp gián tiếp Chi phí lặp lại khơng lặp lại Chi phí cố định biến đổi Chi phí thơng thường ngồi kế hoạch 4.2 Các loại chi phí quản trị dự án • Chi phí lao động (labour cost) Là chi phí liên quan đến việc thuê trả tiền công cho người tham gia dự án • Chi phí nguyên vật liệu (material cost) Là chi phí cho nguyên vật liệu cần thiết để thực hồn thành dự án • Chi phí nhà thầu phụ (subcontractors) Khi dự án sử dụng nhà thầu phụ để làm phần công việc dự án bắt buộc phải tính đến chi phí dành cho nhà thầu phụ vào ước tính chi phí cho dự án phản ánh vào ngân sách • Chi phí văn phịng trang thiết bị (Equipment and facilities) Các dự án thực địa điểm xa so với công ty mẹ, cần đưa chi phí cho th văn phịng, trang thiết bị vào chi phí dự án • Chi phí cơng tác (travel cost) Những chi phí lại, ăn uống q trình cơng tác để thực dự án tính vào chi phí dự án 4.2 Các loại chi phí quản trị dự án CHI PHÍ TRỰC TIẾP VÀ CHI PHÍ GIÁN TIẾP • Chi phí trực tiếp: chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc tạo sản phẩm, dịch vụ dự án chi phí lao động trực tiếp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp • Chi phí gián tiếp: khoản chi phí chung (overhead) chi phí quản lý, bán hàng chung (selling and general administration), chi phí chi phí hoạt động khơng phải hệ trực tiếp dự án, dịch vụ hay sản phẩm cụ thể doanh nghiệp  Chi phí sản xuất chung bao gồm tất chi phí ngun vật liệu gián tiếp, chi phí nhân cơng gián tiếp, khấu hao nhà xưởng máy móc, bảo hiểm, thuế bảo dưỡng thiết bị sản xuất  Chi phí bán hàng quản lý chung chi phí quảng cáo, vận chuyển, tiền lương cho nhân viên bán hàng nhân viên hành chính… 4.2 Các loại chi phí quản trị dự án CHI PHÍ LẶP LẠI VÀ CHI PHÍ KHƠNG LẶP LẠI • Chi phí lặp lại (recurring costs): chi phí giai đoạn thực dự án chi phí nhân sự, nguyên vật liệu, logistics, chi phí bán hàng • Chi phí khơng lặp lại (non-recurring costs): chi phí xảy lần, liên quan đến số khoản mua sắm chi tiêu đặc biệt cho dự án thường vào giai đoạn đầu giai đoạn kết thúc dự án chi phí marketing khảo sát thị trường trước thực dự án, chi phí đào tạo nhân thực dự án, chi phí dành cho dịch vụ giúp nhân viên tìm cơng việc dự án kết thúc 10 4.4 Các phương pháp quản trị chi phí dự án XÂY DỰNG DỰ PHỊNG VỀ NGÂN SÁCH • Dự phòng ngân sách (budget contingencies) phân bổ thêm vốn để trang trải cho bất trắc nâng cao khả dự án hoàn thành phạm vi thời gian cho phép • Dự phịng dự án khơng bao gồm q trình xác định chi phí theo hoạt động dự án • Ưu điểm:  Đưa ngân sách dự phòng, dự án cho phép xử lý tác động tiêu cực thời gian chi phí  Cho phép tồn ngân quỹ dự phòng cho dự án bước việc chấp nhận có gia tăng ngân sách  Việc sử dụng quỹ/chi phí dự phòng đưa cảnh báo sớm khả thấu chi ngân sách 27 4.4 Các phương pháp quản trị chi phí dự án QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVM) • Quản lý giá trị thu công cụ đo lường kết thực dự án có kết hợp liệu phạm vi, thời gian chi phí EVM bao gồm việc tính tốn giá trị: Chi phí theo kế hoạch (planned value – PV): số ngân sách tổng ngân sách ước tính theo kế hoạch chi để thực hoạt động thời gian định PV cịn có ký hiệu khác BCWS – Budgeted Cost of Work Scheduled Tổng tất chi phí theo kế hoạch dự án tổng chi phí vào thời điểm hoàn thành (BAC – Budget at Completion) PV = % hoàn thành theo kế hoạch x BAC Chi phí thực tế (Actual cost – AC): tổng chi phí trực tiếp gián tiếp để hồn thành cơng việc theo thời gian thực tế AC cịn có ký hiệu khác ACWP – Actual Cost of Work Performed Giá trị thu (Earned value – EV): giá trị công việc thực hồn thành thời điểm tính tốn Tỷ lệ thực (rate of performance – RP) tỷ lệ công việc thực tế 28 hoàn thành thời gian thực dự án hay công việc 4.4 Các phương pháp quản trị chi phí dự án QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVM) Bảng 4.5: Các số quản lý giá trị thu EVM Thuật ngữ EV – Giá trị thu (earned value) Cơng thức tính EV = RP (% hoàn thành CV thực tế) x BAC CV – Sai lệch chi phí (cost variance) CV = EV - AC SV – Sai lệch thời gian (schedule variance) SV = EV - PV CPI – Chỉ số chi phí thực (cost performance index) CPI = EV/AC SPI – Chỉ số tiến độ thực (schedule performance index) SPI = EV/PV EAC – Ước tính chi phí hồn thành (estimation at completion) Ước tính thời gian hồn thành EAC = BAC/CPI Ước tính thời gian ban đầu/SPI 29 4.4 Các phương pháp quản trị chi phí dự án QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVM) Ví dụ số tiến độ thực (SPI) số chi phí thực (CPI) • Cơng ty bạn có dự án dự định hồn thành vịng 12 tháng với dự tốn chi phí 100,000 USD Sáu tháng trôi qua 60,000 USD chi tiêu có 40% cơng việc hồn thành Hãy tính tốn SPI dự án thời điểm này? • AC = 60,000 USD • PV = 50% x 100,000 USD = 50,000 USD • EV = 40% x 100,000 USD = 40,000 USD • SPI = EV/PV = 40,000/50,000 = 0.8 -> SPI < -> dự án bị chậm tiến độ • CPI = EV/AC = 40,000/60,000 = 0.67 -> CPI < -> dự án thu 0.67 USD USD tiêu -> dự án bị vượt chi 30 4.4 Các phương pháp quản trị chi phí dự án QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVM) • Ví dụ: Theo kế hoạch, hoạt động mua sắm cài đặt máy chủ diễn vịng tuần chi phí $10.000 cho lao động trực tiếp, phần cứng phần mềm dự án Tuy nhiên thực tế, công việc mua sắm lắp đặt máy chủ cho web lại diễn tuần chi phí $20.000, với $15.000 chi phí thực tế xảy tuần $5.000 xảy tuần Kết thúc tuần đội dự án hoàn thành nửa cơng việc Hãy tính tốn số giá trị thu vào thời điểm kết thúc tuần 1? 31 Bảng : Số liệu tháng thực dự án A Biểu đồ giá trị thu sau tháng dự án A 4.4 Các phương pháp quản trị chi phí dự án QUẢN TRỊ DỰ ÁN TRONG DANH MỤC DỰ ÁN Ý nghĩa • Giúp nhà quản trị có nhìn tổng thể chiến lược DN • Nhận thấy chồng lấn hoạt động, giảm thiểu lãng phí cấp độ quản trị danh mục dự án đầu tư Để dự án doanh nghiệp vào sở liệu Xếp loại ưu tiên cho dư án sở liệu Phân dự án vào loại phân bổ ngân sách cho loại hình đầu tư Tự động hóa chọn lọc theo tiêu chí cài đặt phần mềm; Áp dụng lý thuyết danh mục đầu tư đại, bao gồm công cụ đường cong rủi ro lợi nhuận… 34 4.5 Kiểm soát đánh giá chi phí tài dự án Kiểm sốt đánh giá hai loại chi phí sau • Các chi phí tính đến thời điểm dự án; • Các chi phí cịn lại đến tận thời điểm kết thúc dự án Kiểm sốt chi phí dự án cần đảm bảo: • Cập nhật thơng tin chi phí thực tế dự án • Bảo đảm thay đổi ghi nhận • Xác định nguyên nhân gây thay đổi Các bước cập nhật lịch trình dự án • • • • • Tính tốn chi phí dự tốn việc thực hiện; Tính tốn chi phí thực tế chi cho cơng việc đó; Tính tốn sai khác chi phí thực tế kế hoạch; Tính tốn số chi phí thực CPI; Dựa kế hoạch quản lý rủi ro đưa cho ngân sách dự phịng, xác định xem có nên dùng khoản dự phịng ngân sách khơng 35 QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÂU HỎI CHƯƠNG 36 BÀI TẬP 1: QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Công ty IBM thực dự án Sierra Những thông tin dự án trình bày bảng bên Giả định tuần 30 dự án công ty tiến hành đánh giá tình trạng dự án Hãy tính giá trị thu (EV) thời điểm dự án? Phần trăm hồn thành cơng việc dự án Sierra (đơn vị tính: 1000$) Thời gian (tính theo tuần) Thiết kế 10 Chế tạo 15 20 25 30 35 40 45 RP (%) 100 Lắp đặt 8 20 100 Chạy thử 50 Tổng 6 12 28 6 Tích lũy 12 20 32 60 66 72 76 78 37 BÀI TẬP 2: QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Dự án Mercury mà công ty Abott thực theo kế hoạch hoàn thành tháng với chi phí $118,000 Dự án tháng cuối tháng Hãy tính số để quản lý giá trị thu dự án với thông tin dự án trình bày bảng sau: 38 BÀI TẬP 2: QUẢN LÝ GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC Đơn vị tính: 1000$ Công việc T1 T2 T3 CP nhân T4 T5 T6 T7 Theo kế hoạch % hoàn thành 15 100 Thiết kế 10 80 Phát triển SP mẫu 10 60 Hoàn thiện sản phẩm Chế tạo 10 21 33 30 32 25 10 10 15 20 Chuyển giao Lên DS đặt hàng CP kế hoạch theo tháng 17 10 55 15 CP theo kế hoạch tích lũy 15 21 38 48 103 118 CP thực tế tháng 11 11 10 30 CP thực tế tích lũy 19 27 38 48 78 EV 39 HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH QUẢN TRỊ CHI PHÍ TRÊN MS PROJECT STT Gói cơng việc Trình tự Thời gian (tháng) Yêu cầu nhân lực % hồn thành Thiết kế tài - 100% Đặt móng 90% Đặt mua vật tư 1 65% Xây thô 2,3 - Điện nước 2,3 - Sơn nhà - Hồn cơng 4,6 - QUẢN TRỊ DỰ ÁN HẾT CHƯƠNG 41