Chuyên đề thực tập hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần sông hồng thăng long

LỜI MỞ ĐẦU CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO (7/11/2006) và đang trong quá trình thực hiện ca[.]

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại giới WTO (7/11/2006) và quá trình thực hiện các cam kết mở cửa hẳn các thị trường nước, DN Việt Nam thực tham gia vào sân chơi bình đẳng khối kinh tế giới Đây hội lớn, đồng thời thách thức không nhỏ tất cả DN Việt Nam Thực tế cho thấy DN có làm ăn hiệu tồn phát triển mơi trường cạnh tranh Một câu hỏi đặt cho DN phải làm để đạt lợi nhuận tối đa giới hạn lực sản xuất Trong doanh nghiệp xây lắp, NVL thường chiếm tỷ trọng lớn giá trị cơng trình doanh nghiệp Sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL góp phần làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận đáng kể cho DN, điều phụ thuộc phần lớn vào cơng tác hạch tốn NVL Vì việc hiểu, vận dụng sáng tạo cơng tác hạch tốn NVL vấn đề hàng đầu DN Công ty Cổ Phần Sông Hồng Thăng Long khơng nằm ngồi quy luật Là cơng ty cổ phần hóa từ năm 2006 theo chủ trương Nhà nước đồng tình tồn cán cơng nhân viên tồn cơng ty, công ty đứng trước rất nhiều thời đồng thời cũng phải đối đầu với nhiều thử thách nền kinh tế thị trường hiện Sử dụng hình thức kế tốn tập trung đặc điểm sản xuất công ty thi công cơng trình nằm rải rác ngồi trời ở rất nhiều địa phương cả nước nên việc giám sát, quản lý NVL cơng ty gặp nhiều khó khăn Trong q trình hạch tốn NVL, cơng ty ln tiến hành biện pháp cải tiến cho phù hợp với tình hình thực tế và cớ gắng đạt hiệu quả cao nhất, nhiên không tránh khỏi tồn tại, vướng mắc địi hỏi phải tìm hướng hoàn thiện Nhận thức tầm quan trọng cần thiết vấn đề trên, qua thời gian thực tập công ty cổ phần Sông Hồng Thăng Long, giúp đỡ cô giáo Tiến sĩ TRẦN XUÂN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Phạm Thị Thủy ban lãnh đạo công ty đặc biệt phịng kế tốn – tài cơng ty cổ phần Sông Hồng Thăng Long, em định sâu tìm hiểu nghiên cứu đề tài : “HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN SƠNG HỒNG THĂNG LONG” để hồn thành chun đề tốt nghiệp Bố cục chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm phần: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sông Hồng Thăng Long Chương 2: Thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại cơng ty cở phần Sông Hồng Thăng Long Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Sông Hồng Thăng Long Do thời gian thực tập không nhiều, kiến thức hiểu biết thực tế nhiều hạn chế, nên bài thực tập nhiều thiếu sót, em mong quan tâm giúp đỡ đóng góp ý kiến thầy Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Tiến sĩ Phạm Thị Thủy chú, anh chị phịng Tài kế tốn Cơng ty cổ phần Sơng Hồng Thăng Long giúp đỡ em trình thực tập hoàn thành bài thực tập này TRẦN XUÂN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG THĂNG LONG 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu công ty cổ phần Sông Hồng Thăng Long Công ty CP SHTL công ty chun xây dựng thi cơng cơng trình , hoạt động lĩnh vực đầu tư cung ứng dịch vụ xây dựng Hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty bao gờm: - Xây dựng cơng trình cơng nghiệp, cơng trình dân dụng, xây dựng cơng trình hạ tầng - Lắp đặt thiết bị điện nước cơng trình trang trí nội ngoại thất - Đầu tư xây dựng hạ tầng đô thị - Sản xuất cấu kiện bê tông phụ kiện kim loại cho xây dựng - Kinh doanh bất động sản, kinh doanh nhà Chính vì vậy, nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty Công ty CP SHTL tiến hành phân loại NVL Nguyên vật liệu công ty phân loại sau: + NVL không phân loại thành NVL chính, phụ mà coi chúng NVL Nó bao gồm hầu hết loại vật liệu mà công ty sử dụng như: “xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vơi ve, đá, gỗ…” Trong loại chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: xi măng trắng, xi măng P300, xi măng P400, thép  6, thép 10, thép  20… thép tấm, gạch chỉ, gạch rỗng … + Nhiên liệu: Là loại NVL sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho loại máy móc, xe cộ, các phương tiện dùng quá trình thi công công trình… xăng, dầu… + Phụ tùng thay thế: Là chi tiết phụ tùng loại máy móc thiết bị mà cơng ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tơng phụ tùng thay xe ô tô như: mũi khoan, săm lốp tơ TRẦN XN LƯƠNG KẾ TỐN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN + Phế liệu thu hồi: bao gồm đoạn thừa thép, tre, gỗ không dùng nữa, vỏ bao xi măng… Nhưng công tác hạch tốn sử dụng mã vật tư nên cơng ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh loại NVL mà công ty xây dựng thứ vật tư mã số riêng quy định lần bảng mã vật tư máy vi tính chữ đầu vật liệu Vì loại NVL sử dụng hạch tốn TK 152 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Thép  13 Thép D13 VIS GR60 Kg Thép  25 Thép D25 VIS GR60 Kg … … … X18 Xi măng Duyên Hà Kg … … … 128 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu Công ty cổ phần Sông Hồng Thăng Long Trong cơng ty CP SHTL chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn từ 65% - 70% tổng giá trị cơng trình Khi thi cơng xây dựng cơng trình, thơng qua cơng tác kế tốn NVL cơng ty đánh giá khoản chi phí chưa hợp lý, lãng phí hay tiết kiệm Bởi công ty tập trung quản lý chặt chẽ tất khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm chừng mực định, giảm mức tiêu hao sản xuất sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, góp phần hạ giá thành, nâng cao tính cạnh tranh cho các công trình của công ty thị trường xây dựng, góp phần thu hút các nhà thầu xây dựng, các công trình lớn về cơng ty TRẦN XN LƯƠNG KẾ TỐN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 1.2.1 Mua nguyên vật liệu Trách nhiệm Tiến trình công việc Yêu cầu về NVL cần mua Đội trưởng,chủ nhiệm công trình Đội trưởng, chủ nhiệm công trình NVL Đội trưởng Lập yêu cầu về Phê duyệt yêu cầu Có Đã có HĐ nguyên tắc Không Đội xây dựngCB mua NVL Đánh giá các nhà cung cấp Đội xây dựng – CB mua NVL Lựa chọn nhà cung cấp (đã phê duyệt) Ký hợp đồng Đội xây dựng/ Giám đốc công ty Đội xây dựng Thực Thủ kho công trình, cán bộ kỹ thuật công trình, đội trưởng, chủ nhiệm công trình Xác nhận NVL mua Kết thúc,lưu hồ sơ Sơ đồ 1.1: Quá trình mua NVL công ty cổ phần Sông Hồng Thăng Long TRẦN XUÂN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Quy trình mua NVL cơng ty CP SHTL nhằm qui định thống việc mua NVL từ việc xác định chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hóa cần mua, lựa chọn nhà cung ứng có đủ lực đến việc kiểm tra, xác nhận hàng mua để đảm bảo hàng mua phù hợp với yêu cầu qui định tiến độ mà cơng trình thi cơng cơng ty u cầu Quy trình mua NVL công ty đưa nhân viên thực ln tn thủ theo quy trình công ty Căn cứ vào tài liệu thiết kế và hồ sư mời thầu, hồ sơ dự thầu các công trình, chủ nhiệm công trình, cán bộ mua hàng công ty lập tổng hợp yêu cầu về NVL, hàng hóa theo Bảng tổng hợp NVL BMT-04-01 trình đội trưởng xem xét, phê duyệt mua Yêu cầu mua NVL: Khi có nhu cầu sử dụng NVL cho các hạng mục công trình theo tiến độ thi công cơng trình, chủ nhiệm cơng trình / cán bợ mua hàng công ty lập phiếu yêu cầu NVL theo mẫu BMT-04-02 trình đội trưởng xem xét tiến hành mua NVL Đối với các yêu cầu về các loại NVL mà công ty ký hợp đồng, đội xây dựng thông báo nhà cung cấp để thống nhất về các điều kiện nội dung hợp đồng ký kết trình giám đốc xem xét ký hợp đồng Đối với các yêu cầu về các loại NVL mà công ty không ký hợp đồng, đội trưởng đội xây dựng chỉ đạo các bộ phận chức của đội xây dựng tiến hành đánh giá, chọn nhà cung cấp để ký hợp đồng, phương thức mua hàng… Đánh giá nhà cung cấp: Trước ký hợp đồng, bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng phải tiến hành đánh giá nhà cung cấp Chỉ được chọn, ký hợp đồng với các nhà cung cấp đã được đánh giá và được phê duyệt Đối với mỗi nhà cung cấp, bộ phận phụ trách mua hàng tiến hành thu thập thông tin về nhà cung cấp và ghi vào biểu mẫu “Phiếu đánh giá nhà cung cấp” BMT-04-03 trình giám đốc công ty phê duyệt TRẦN XUÂN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Các chỉ tiêu để xem xét đánh giá nhà cung cấp bao gồm: - Chất lượng NVL, hàng hóa cung cấp - Mối quan hệ truyền thống với công ty, đội thi công - Chất lượng dịch vụ kèm theo - Năng lực cung cấp Những nhà cung cấp đã được phê duyệt cập nhập vào: “Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt” BMT-04-04 Chọn nhà cung cấp: Bộ phận mua hàng liên hệ với các nhà cung cấp đã được đánh giá và phê duyệt để thông báo về NVL, hàng hóa cần mua Bộ phận mua hàng tổng hợp các thông tin của các nhà cung cấp để lựa chọn một nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp dựa các thông tin về: thể - Các điều kiện thuận lợi và khó khăn của các nhà cung cấp với các công trình cụ - Giá cả NVL - Thời hạn giao hàng - Phương tiện vận chuyển - Điều kiện toán Ký hợp đồng: Sau lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng xây dựng dự thảo hợp đồng chuyển đội trưởng xem xét tham mưu cho giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền ký hợp đồng để tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp lựa chọn Các phận có liên quan tiến hành thực hiện mua hàng, thông báo cho nhà cung cấp để thống nhất về các điều kiện giao hàng, hoạt động vận chuyển, thời hạn vận chuyển Kiểm nhận hàng hóa mua về: Chủ nhiệm công trình, cán bộ kỹ thuật công trình và thủ kho nhận hàng chịu trách nhiệm kiểm nhận NVL về số lượng, chủng loại lập biên bản kiểm nhận theo BMT – 04 - 06 Điều đòi hỏi cám giao nhiệm vụ TRẦN XUÂN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN phải không ngừng thực chức giám sát để đảm bảo yêu cầu NVL theo hợp đồng ký Thanh quyết toán, lý hợp đồng: Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục quyết toán, gửi hồ sơ cho phòng Tài chính kế toán, kỹ thuật vật tư để theo dõi, quản lý 1.2.2 Nhập NVL Trước NVL nhập về kho, Đội trưởng xây dựng hoặc chủ nhiệm công trình thông báo cho cán bộ quản lý vật tư, thủ kho biết về chủng loại NVL, quy cách, số lượng để chuẩn bị kho hàng xếp đặt chúng Sau nhận được thông báo có hàng về, thủ kho phải tiến hành chuẩn bị mặt bằng để nhận NVL Chỗ xếp NVL phải đảm bảo nguyên tắc: dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm Thủ kho phải đối chiếu phiếu mua hàng với hợp đồng mua NVL mà Giám đốc công ty / Đội xây dựng hoặc chủ công trình đã ký Kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ NVL Trong trường hợp NVL không đảm bảo chất lượng, quy cách thì thủ kho phải báo cáo với đội trưởng, chủ nhiệm công trình hoặc cán bộ phụ trách vật tư để xử lý Thủ kho phải kiểm tra tình trạng NVL nhập xem quá trình vận chuyển có bị hư hỏng không Trường hợp NVL quá trình vận chuyển bị hư hỏng thủ kho phải tiến hành lập biên bản với nhà cung cấp để loại bỏ khỏi danh mục NVL được nhập kho và phải báo cáo với đội trưởng, chủ nhiệm công trình để kịp thời giải quyết * Đối với vật tư để kho ngoại (gạch, cát, đá, sỏi…) - Trước NVL được đưa về công trình, đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình cần báo trước với thủ kho một thời gian nhất định để thủ kho chuẩn bị sân bãi để chứa NVL mua TRẦN XUÂN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN - Căn cứ vào số lượng, chủng loại NVL cần nhập, thủ kho kết hợp với kỹ thuật viên bố trí mặt bằng kho bãi vật tư và hướng dẫn cho công nhân cách thức bốc xếp đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, quản lý đối với từng loại NVL nhập - Yêu cầu kho bãi phải bằng phẳng, rộng rãi, thuận tiện cho việc xuất nhập NVL và theo dõi quản lý quá trình thi công - Đối với gạch xây, bốc xếp phải nhẹ nhàng và chỉ được xếp tối đa 20 hàng - Trong trường hợp cát, đá, sỏi…để gần mặt bằng chật trội thì phải có sự phân cách để chúng khỏi lẫn vào * Đối với NVL kho nội: - Kho chứa hàng phải rộng rãi, thông thoáng, có mái che kín, có đầy đủ ánh sáng, có phương tiện phòng chống cháy ( bình bọt, câu liêm, hộc cát…), có nội quy bảo vệ - Thủ kho phải phân loại từng lô hàng, kiểm tra chủng loại, ký hiệu, mã hiệu, đói chứng với chứng từ kèm theo và yêu cầu vật tư cho công trình để sắp xếp cho hợp lý, gọn gàng, riêng biệt để tránh nhầm lẫn + Kiểm tra số lượng vật tư bằng cách: Cân, đo, đong, đếm, sau đó đối chiếu với chứng từ nhập kho, nếu thiếu hoặc có gì vướng mắc phải báo cáo với cán bộ vật tư, kỹ thuật viên hàng ngày để có biện pháp xử lý * Cách thức viết phiếu nhập: - Vật tư về đến dâu người giao hàng, thủ kho, công nhân bốc xếp cùng cân, đo, đong, đếm…và nhập kho đến đấy Các thành viên tham gia nhập kho cùng ký và chịu trách nhiệm về số lượng NVL đã nhập - Lập biên bản nghiệm thu giao nhận vật tư theo biểu mẫu: BMT-04-06 của QT04, vào thẻ kho theo dõi TRẦN XUÂN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN * Cán bộ quản lý vật tư tại công ty, Chi nhánh, đội xây dựng - Căn cứ biên bản nghiệm thu giao nhận vật tư theo biểu mẫu BMT-04-06 của QT-04 và các chứng từ liên quan, lập phiếu nhập kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định - Vào thẻ kho theo mẫu quy định - Tổng hợp NVL theo chủng loại sản phẩm, theo từng công trình * Đánh giá NVL nhập kho Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho xác định theo nguồn nhập, NVL công ty chủ yếu mua ngồi, khơng vật tư th ngồi gia cơng chế biến - Đối với NVL mua ngồi: Cơng ty mua NVL ngồi theo phương thức nhận hàng kho công ty Giá gốc vật liệu mua = Trị giá mua + Chi phí q trình thu mua Trong : Trị giá mua = Giá mua – Giảm giá hàng mua chiết khấu thương mại + Các khoản thuế không hồn lại Chi phí q trình thu mua = Chi vận chuyển bốc dỡ + Chi cho phận thu mua + Hao hụt định mức Chẳng hạn: Căn vào hóa đơn số 0018273 ngày 12/1/2011 cơng ty mua Thép D25 VIS GR60 chi nhánh công ty cổ phần thép Sơng Hồng, số tiền chưa có thuế VAT 216.439.450 đ, chi phí vận chuyển chưa VAT 33.560.550 đ Tổng cộng tiền toán là: (216.439.450đ + 33.560.550đ) x 1,1 =275.000.000 đ - Đối với nhiên vật liệu phụ tùng thay thế: Khi đội xe có nhu cầu sử dụng tạm ứng để mua nhiên vật liệu phụ tùng thay thế, kèm theo phiếu yêu cầu xuất kho phiếu lĩnh vật tư TRẦN XUÂN LƯƠNG 10 KẾ TOÁN TỔNG HỢP