Luận văn thạc sĩ tổ chức thông tin kế toán trong chu trình doanh thu tại công ty tnhh tổng hợp thương mại gia bảo

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN PHAN MINH HÀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH TỔNG HỢP THƢƠNG MẠI GIA BẢO Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 8.34.03.01 Ngƣời hƣớng dẫn: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh e ỜI C M ĐO N Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu khoa học độc lập dƣới hƣớng dẫn TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh C c số liệu ết nghiên cứu luận văn trung thực có nguồn gốc r ràng tr ng với t ỳ cơng trình h c đ đƣ c cơng ố Bình Định n h n n Học viên Phan Minh Hà e hông MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, HÌNH MỞ ĐẦU 1 Tính c p thiết đề tài Mục tiêu nghiên cứu 3 Đối tƣ ng phạm vi nghiên cứu Phƣơng ph p nghiên cứu Ý nghĩa đề tài nghiên cứu Kết c u luận văn 7.Tổng quan cơng trình nghiên cứu có liên quan đến đề tài CHƢƠNG 1.CƠ SỞ LÝLUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 1.1.TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1.1.Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn 1.1.2.Quy trình xử lý kế toán doanh nghiệp 1.1.3.Mối quan hệ hệ thống thông tin kế tốn với hệ thống thơng tin khác doanh nghiệp 10 1.1.4.Tổ chức HTTTKT theo phần hành chu trình 11 1.2.TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 18 1.2.1.Đặc điểm chu trình doanh thu 18 1.2.2.Chức chu trình doanh thu 19 1.2.3.Mối quan hệ phận chu trình doanh thu 22 1.3.TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU 24 1.3.1.Tổ chức thông tin Hệ thống bán hàng 26 e 1.3.2.Tổ chức thông tin giao hàng 28 1.3.3.Tổ chức thơng tin lập hóa đơn theo d i to n 29 1.3.4.Tổ chức thông tin theo dõi công n thu tiền 32 1.4 KIỂM SOÁT CHU TRÌNH DOANH THU 34 1.4.1 Mục tiêu iểm so t chu trình doanh thu 34 1.4.2 C c sai sót gian lận thƣờng gặp iện pháp kiểm sốt 35 CHƢƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH THTM GIA BẢO 40 2.1.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THTM GIA BẢO 40 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty 40 2.1.2 Tổ chức máy công ty 42 2.1.3 Tổ chức máy kế tốn cơng ty 43 2.1.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty TNHH TH TM Gia Bảo 45 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 45 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH THTM GIA BẢO 46 2.2.1 Quy trình mua bán thực phẩm công ty 46 2.2.2 Phân cơng phận chu trình doanh thu 49 2.2.3.Tổ chức thông tin chu trình doanh thu cơng ty TNHH TH TM Gia Bảo 51 2.2.4 Tổ chức thông tin giao hàng 55 2.3 ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH TH TM GIA BẢO 69 2.3.1 Ƣu điểm 69 2.3.2 Hạn chế 71 e CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH TH TM GIA BẢO 74 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH TH TM GIA BẢO 74 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HTTTKT TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH TH TM GIA BẢO 75 3.2.1 Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 75 3.2.2 Hoàn thiện mối quan hệ thông tin phận chu trình doanh thu 78 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức máy kế toán 81 3.2.3 Hoàn thiện hệ thống thống tin kế tốn chu trình doanh thu 82 3.2.5 Hồn thiện kiểm soát nội 83 3.2.6 Hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ chu trình doanh thu 83 3.2.7 Hồn thiện sổ sách, báo cáo kế tốn chu trình doanh thu 86 KẾT LUẬN 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 89 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN ( ản sao) e DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Tên đầy đủ Chữ viết tắt CNTT Công nghệ thông tin Công ty TNHH TH TM Công ty Trách nhiệm hữu hạn Tổng h p Thƣơng mại CSDL Cơ sở liệu DDH Đơn đặt hàng DN Doanh nghiệp DNTN Doanh nghiệp tƣ nhân GTGT Giá trị gia tăng HTTTKT Hệ thống thơng tin kế tốn SXKD Sản xu t kinh doanh TNHH Tài sản cố định TSCĐ Trách nhiệm hữu hạn e DANH MỤC BẢNG Số Tên Bảng Trang Bảng mơ tả chức hoạt động c c chu trình 14 hiệu 1.1 1.2 C c rủi ro sai sót gian lận thƣờng gặp iện ph p iểm so t chu trình doanh thu 37 2.1 Kết hoạt động inh doanh 42 2.2 Bảng danh mục hàng hóa 54 2.3 Bảng theo d i đơn đặt hàng h ch hàng 55 2.4 Thông tin giao hàng 58 2.5 Bảng theo d i thơng tin hóa đơn 2.6 Bảng tổng h p n phải thu n hàng 69 69 e DANH MỤC HÌNH Số Tên Hình hiệu Trang 1.1 C c yếu tố ản hệ thống thông tin ế to n 1.2 Quy trình xử lý ế to n doanh nghiệp 10 Mối quan hệ hệ thống thông tin ế to n với c c hệ 11 1.3 thống thông tin h c doanh nghiệp 1.4 C c chức chu trình doanh thu 20 1.5 Quan hệ c c ộ phận chu trình doanh thu 25 1.6 Sơ đồ tổ chức thơng tin chu trình doanh thu 26 1.7 Quy trình xử lí n hàng 27 1.8 Quy trình xử lí giao hàng 30 1.9 Quy trình lập hóa đơn 32 1.10 Quy trình thu tiền 34 2.1 Phân cơng c c ộ phận chu trình doanh thu 51 3.1 Mối quan hệ thơng tin chu trình doanh thu 81 n hàng e DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Nội dung Trang Sơ đồ Tổ chức quản lý Công ty 43 Sơ đồ 2 Sơ đồ ộ m y ế to n Công ty 44 Sơ đồ Quy trình mua 48 Sơ đồ Sơ đồ hệ thống quản lý Sơ đồ Phƣơng n hoàn thiện tổ chức ộ m y ế to n 83 Sơ đồ 3 Đề xu t c c ƣớc chu trình doanh thu 85 n hàng cơng nghệ thực phẩm e n hàng 77 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kế tốn ngày khơng ghi chép thơng tin tài lên báo cáo mà cịn tham gia có vai trị quan trọng quản trị doanh nghiệp Một đơn vị muốn phát triển hay muốn tồn vững mạnh thiếu hệ thống tài hoạt động hiệu quả, kiểm so t đƣ c hoạt động doanh nghiệp Để làm đƣ c điều thơng tin ế toán phải đƣ c luân chuyển đầy đủ, kịp thời Hệ thống thơng tin kế tốn chặt chẽ giúp ngăn chặn gian lận sai sót cách hiệu quả, phần thiếu quản trị nội doanh nghiệp Cùng với phát triển khoa học công nghệ, công nghệ thông tin đƣ c áp dụng không dừng phần mềm kế tốn mà cịn t t hoạt động phịng ban tồn doanh nghiệp Từ tập đồn đa quốc gia đến cơng ty có quy mơ vừa nhỏ Các quy trình phức tạp, chồng chéo, gây m t thời gian chí tạo điều kiện cho gian lận, th t T y theo đặc thù mà doanh nghiệp tổ chức thơng tin theo chu trình hoạt động khác nhau: chu trình bán hàng – thu tiền, mua hàng tốn chu trình doanh thu… D doanh nghiệp có quy mơ nhỏ hay lớn, hoạt động lĩnh vực cần có hệ thống thơng tin kế toán đƣ c tổ chức minh bạch, rõ ràng để hỗ tr cho hoạt động tác nghiệp, hoạt động quản lý doanh nghiệp đƣ c thực hiệu Tuy nhiên, thực tế khơng có hệ thống thơng tin kế tốn tối ƣu cho t t doanh nghiệp áp dụng hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị cho đơn vị khác Vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng cho hệ thống thơng tin kế tốn riêng e 75 tình hình kinh doanh giúp nhà quản trị cơng ty có định đắn q trình hoạt động kinh doanh - Hồn thiện c u tổ chức máy, nhân để bố trí ngƣời việc, phân cơng trách nhiệm r ràng đảm bảo khơng lãng phí nhân tận dụng đƣ c tối đa lực nhân viên 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HTTTKT TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH TH TM GIA BẢO 3.2.1 Ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Qua phân tích thực trạng tổ chức liệu chu trình doanh thu công ty TNHH TH TM Gia Bảo cho th y sở liệu cịn rời rạc chƣa có chia sẻ tích h p thơng tin phận chức Vì vậy, nhằm nâng cao hiệu khai thác sử dụng thông tin, phối h p đồng nguồn lực thông tin, phần mềm kế tốn cần phải đƣ c tích h p, kết nối với phần mềm quản lí hệ thống chức tồn cơng ty Khi hệ thống thông tin công ty chia sẻ sử dụng chung sở liệu thống nh t, cho phép ngƣời sử dụng truy v n liệu nơi lúc theo phân quyền truy cập Các nghiệp vụ phát sinh phận đƣ c cập nhật vào sở liệu thống nh t công ty thông qua hệ thống mạng máy tính nội Một hệ thống nhƣ đƣ c gọilà hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Theo cơng ty sử dụng hệ thống ERP công ty không cần phải sử dụng nhiều loại phần mềm song song độc lập cho nhiều công việc khác Sơ đồ hệ thống quản lý bán hàng đƣ c minh họa qua sơ đồ 3.1 e 76 Bộ phận Bộ phận kho Kinh doanh Hàng kho Đơn đặt hàng Hàng Tồn Phiếu Xu t kho kho Bộ phận cung ứng Bộ phận Kế hoạch Lệnh xu t kho Kho hàng hóa Xu t bán Giao Hàng Bộ phận kiểm hàng Bộ phận giao hàng Tập h p hàng hóa, tính giá thành Báo cáo Bộ phận Kế tốn BC hàng hóa kho BC tiến độ kiểm hàng, số lƣ ng hàng nhập kho … Sơ đồ3.1.Sơ đồ hệ thống quản lý bán hàng Các chức ch nh tr ng hệ thống quản lý hàng bán: - Thiết lập giá trị sản phẩm kho: Khai báo hàng hóa đƣ c nhập vào kho khai báo tỷ lệ hao hụt hàng hóa hi đ có lệnh xu t kho Chƣơng trình cho phép hỗ tr khai báo nhanh tính chép danh mục hàng tồn kho nhập liệu từ số liệu hàng xu t file excel e 77 - Đơn đặt hàng: Dữ liệu đơn hàng thơng thƣờng phận kế tốn kinh doanh lập vào yêu cầu trực tiếp từ khách hàng từ kế hoạch dự trữ hàng hóa Bộ phận kế hoạch đƣ c quyền truy cập vào liệu đơn hàng để xem thông tin đơn hàng lập kế hoạch đặt hàng cho phù h p Chƣơng trình phần mềm có nhắc nhở đơn hàng cho phận có liên quan - Lập kế hoạch nhập xu t hàng: Kế thừa liệu từ đơn đặt hàng để lập kế hoạch xu t bán hàng hóa với đơn hàng tính to n dự kiến thời gian kết thúc đơn hàng Chức cho phép ộ phận lập kế hoạch quản lý đƣ c thơng tin kế hoạch hàng hóa đơn vị Phân hệ lập kế hoạch nhập kho sản phẩm đƣ c tích h p với phân hệ hoạch định nhu cầu xu t hàng bán để tính tốn nhu cầu khách hàng l y sàn phẩm để dự trữ hàng hóa kho Lệnh xu t bán đƣ c lập từ liệu đơn đặt hàng khách hàng - Hoạch định nhu cầu hàng hóa: Hỗ tr việc tính toán yêu cầu từ đơn đặt hàng h ch hàng để tính tốn số liệu hàng tồn kho tối thiểu đảm bảo lƣ ng hàng hóa có ho đủ đ p ứng cho nhu cầu c c đơn đặt hàng khác, phận cung ứng truy cập vào phân hệ để xem nhu cầu hàng hóa thiếu hụt sản phẩm thực trình cung ứng - Quản lý hàng hóa: cho phép phận kế tốn kho ln có đƣ c số liệu hàng hóa tùng ngày, ca làm việc từ c c công đoạn khách q trình nhập xu t hàng hóa Chức cho phép ghi chép t t sản phẩm xu t cho c c đơn hàng cơng đoạn nhập hàng hóa thời điểm nh t định, hàng hóa ln đƣ c cập nhập giá thành, kiểm tra hàng hóa cịn hạn hay không, tồn kho - Tập h p chi phí giá thành hàng hóa: Chƣơng trình tự động tập h p phân bổ hàng hóa kho, sản phẩm có mức giá khác nhau, nên yêu cầu kế toán kho phải cập nhập gi thành hàng hóa thời điểm sản phẩm nhập kho phải có báo cáo hàng nhập lƣu trữ số liệu, e 78 hông đƣ c để sai sót để tránh q trình nhập kho bị thiếu hụt sản phẩm - Chức o c o: Chƣơng trình tự động thiết lập báo cáo nhu cầu hàng hóa, báo cáo tiến độ đơn đặt hàng, báo cáo số lƣ ng sản phẩm nhập kho, báo cáo giá thành sản phẩm… Với cách tổ chức này, liệu đƣ c cập nhật lần sử dụng suốt chu trình, thơng tin khơng bị chồng chéo, trùng lắp; giảm bớt khới lƣ ng lƣu trữ, thời gian xử lý khối lƣ ng công việc phận Hệ thống sở liệu phận chức đƣ c liên kết chặt chẽ, thống nh t nhằm cung c p thơng tin cách kịp thời, xác phục vụ cơng tác lập đặt hàng, kiểm sốt hàng hóa đ nh gi đƣ c trình kinh doanh ngày cách tối ƣu Trên sở phần mềm Bravo đƣ c sử dụng, cơng ty tiến hành nâng c p mở rộng phạm vi sử dụng đồng t t phận chức tồn cơng ty Đồng thời thực phân quyền quản lý sử dụng CSDL phù h p với chức phận, nhân viên Trong điều kiện ứng dụng tin học, việc mã hóa thơng tin kế tốn giúp ngƣời quản lý truy cập liệu cách nhanh chóng, hạn chế rủi ro gây nhầm lẫn, sai sót Hiện nay, phận kế tốn cơng ty đ xây dựng mã đối tƣ ng cách khoa học nhƣng ộ mã đƣ c sử dụng chủ yếu phận kế to n mà chƣa đƣ c sử dụng thống nh t tồn cơng ty Vì vậy, cơng ty cần xây dựng mã thống nh t cho c c đối tƣ ng đƣ c theo d i tồn cơng ty để đồng hóa t t khâu nhập liệu nhằm tạo liên kết đối chiếu liệu đƣ c dễ dàng 3.2.2 Hồn thiện mối quan hệ thơng tin phận chu trình doanh thu Hệ thống thơng tin kế tốn chu trình doanh thu địi hỏi phải có kết h p mật thiết phận chức chu trình nhƣ: Bộ phận e 79 kinh doanh, phận kế hoạch, phận kho hàng, phận kế to n… Vì vậy, trƣớc tiên công ty cần thiết phải tổ chức cách chặt chẽ, liên kết thông tin phận chức chu trình doanh thu để trình bán hàng đạt hiệu tối ƣu Mối quan hệ thông tin phận chức chu trình doanh thu đƣ c tác giả đề xu t thể qua Hình 3.1 e 80 HỆ THỐNG MÁY CHỦ Dữ Dữ Dữ Dữ liệu liệu liệu liệu đơn hàng tồn kế hàng nhập kho tốn Cơng đoạn chôt đơn hàng Kế hoạch nhập xu t hàng Thiết kế k thuật Chi phí giá vốn hàng bán Chi phí giao hàng … Kế Nhập Quản Quản KT Kho Kế hoạch lệnh trị tồn lý hàng ch t vận toán đặt đặt hàng hàng kho xu t lƣ ng ngj HỆ THỐNG MÁY TRẠM Hình 3.1.Mối quan hệ thơng tin chu trình doanh thu e CP 81 Với phƣơng hƣớng hồn thiện HTTTKT cơng ty TNHH TH TM Gia Bảo áp dụng hệ thống quản trị ERP, tác giả lựa chọn phần mềm Bravo, phần mềm đƣ c sử dụng công ty, hầu hết phận đ quen với việc sử dụng phần mềm Tuy nhiên phần mềm có chức cho ộ phận kế to n mà chƣa tích h p chức cho ộ phận inh doanh nhƣ ho hàng Do theo t c giả đề xu t cơng ty nâng c p phần mềm để sử dụng đƣ c cho tồn cơng ty mà không cần phải thay phần mềm mới, m t thêm chi phí cho việc tập hu n sử dụng phần mềm cho tồn cơng ty Để áp dụng phần mềm Bravo cho tồn cơng ty, cơng ty cần trang bị máy chủ có c u hình mạnh, ổn định hoạt động có hệ thống quét vi rút để đảm bảo không bị m t liệu q trình làm việc Bên cạnh máy trạm công ty đ có thời gian sử dụng lâu nên để đảm bảo hiệu việc sử dụng phần mềm Bravo công ty cần phải xem xét đến việc nên thay số máy tính trạm 3.2.3 Hồn thiện tổ chức máy kế tốn Phịng kế tốn cơng ty có nhân viên gồm: Kế to n trƣởng, kế toán tổng h p, thủ qu nhân viên kế toán chi tiết Khi áp dụng hệ thống quản trị ERP nhân viên đƣ c giải phóng khỏi khâu cập nhật chứng từ, tăng cƣờng hoạt động kiểm sốt kiêm nhiệm nhiều cơng việc, giảm số lƣ ng nhân Hiện công ty sử dụng nhân kế tốn chi tiết cho vị trí: kế toán tiêu thụ, kế toán thuế, kế toán vốn tiền, kế toán toán kế toán tiền lƣơng Khi p dụng hệ thống ERP, kế toán toán, kế toán vốn tiền kế toán tiêu thụ kiểm nhiệm cơng việc đƣ c thực ch t việc n hàng có liên quan tới thu chi tiền, mặt khác phận inh doanh đ e 82 đảm nhiệm việc liên quan tới tiêu thụ hàng hóa cơng ty nên khơng cần thiết phải có thêm kế tốn tiêu thụ phụ trách mảng Kế tốn tổng h p kiêm nhiệm đƣ c cơng việc kế tốn thuế, kế tốn thuế khâu sau cơng việc kế to n để có đƣ c số liệu làm cơng tác kế tốn thuế cần phải có tham gia kế tốn tổng h p Khi áp dụng hệ thống ERP t t c c thông tin đƣ c tập h p hệ thống CSDL chung nên đ hạn chế khâu phải nhập nhập lại liệu thơng tin đƣ c l y tự động nên tiết kiệm thời gian mà độ xác cao Mỗi lần khách hàng toán, hệ thống tự động cập nhật trạng thái toán h ch hàng ngƣời sử dụng dễ dàng truy cập để hiểu chi tiết lần to n Nhƣ với việc áp dụng hệ thống ERP, tác giả đề xu t máy kế tốn cơng ty theo sơ đồ 3.2 Kế to n trƣởng Kế toán tổng h p Kế toán Vốn tiền Kế toán tiền lƣơng Thủ qu Kế toán tiền lƣơng Sơ đồ 3.2 Phƣơng án h àn thiện tổ chức máy kế toán Kế toán tiền lƣơng tốn tiền 3.2.3 Hồn thiện hệ thống thống tin kếKế tốn chu trình doanh thu lƣơng Nhƣ c điểm chu trình doanh thu trình tự luân chuyển chứng từ công ty phức tạp nội dung thông tin nhƣng c c ộ phận phải nhập nhập lại nhiều lần khơng có hệ thống CSDL thống nh t áp dụng cho tồn cơng ty Bên cạnh c c thông tin hông đƣ c cập nhật liên tục mà phải đ i đến cuối tháng có kết cập nhật điều làm ảnh hƣởng tới việc định nhà quản lỷ ảnh e 83 hƣởng đến công tác thu hồi n khách hàng Vì vậy, xây dựng hệ thống ERP, cần thiết kế h p nh t liệu tồn cơng ty vào CSDL chung phân quyền sử dụng cho cá nhân, phận Cơng ty có nhiều kênh bán hàng khác (bán hàng cho cửa hàng n hàng cho đại lý bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng, nên lƣ ng hàng tồn kho cần phải đƣ c theo dõi chặt chẽ để hông làm gi n đoạn việc kinh doanh cơng ty 3.2.5 Hồn thiện kiểm soát nội Khi áp dụng hệ thống quản trị ERP nâng c p phần mềm Bravo lên để sử dụng cho tồn cơng ty hệ thống kiểm soát nội m đƣ c nâng cao đ ng ể Phần mềm Bravo giúp kiểm tra c c trƣờng h p bán trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng mà khơng xu t hóa đơn cách nhanh chóng, tiện l i Đồng thời phần mềm thống kê công n khách hàng cách nhanh chóng với đầy đủ thơng tin truy su t iểm tra đƣ c cơng n cách chặt chẽ Với đặc thù doanh nghiệp thƣơng mại nên cơng ty khơng có hoạt động sản xu t việc kiểm so t c c chi phí liên quan giới hạn việc kiểm sốt chi phí mua hàng.Mà hoạt động mua hàng nhập kho công ty mua từ nhà sản xu t nên c c chi phí ph t sinh tƣơng đối th p Trong hi c c chi phí cho hâu dụ nhƣ: hàng n hàng hóa ln có nhiều v n đề (Ví n ị trả lại, hàng để tồn kho lâu dẫn đến hết hạn sử dụng …) Phần mềm Bravo giúp việc kiểm soát hàng tồn ho đƣ c dễ dàng Và phần mềm dễ sử dụng cho t t nhân viên công ty 3.2.6 Hồn thiện quy trình ln chuyển chứng từ chu trình doanh thu Tác giả đề xu t tiến trình luân chuyển chứng từ chu trình doanh thu công ty nhƣ sơ đồ 3.3 e 84 Xem xét nhu cầu thị trƣờng Nhận đơn đặt hàng Kiểm tra tín dụng, tồn kho Ký h p đồng mua bán Xu t hóa đơn Chuẩn bị hàng Giao hàng giao hóa đơn Ghi nhận bán hàng, cơng n Thu tiền Sơ đồ 3.3 Đề xuất bƣớc chu trình doanh thu Để đ p ứng địi hỏi ngày cao cơng tác quản lý cung c p thơng tin cách xác, kịp thời nhằm đƣa c c chiến lƣ c kinh doanh h p lý nhƣ hƣớng tới việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lý tích h p Hệ thống thơng tin chu trình doanh thu cần thực cải tiến, hoàn thiện quy trình quản lý cơng ty, khắc phục điểm yếu Sau thời gian tìm hiểu thực tế công ty, tác giả đề e 85 xu t quy trình doanh thu cơng ty nhƣ sơ đồ 3.3 với nội dung nhƣ sau: Bƣớc 1: Xem xét nhu cầu thị trƣờng để xây dựng kế hoạch bán hàng cụ thể cho th ng quý năm đồng thời xây dựng lƣ ng hàng tồn kho phù h p nh t để tiến hành bán hàng Bên cạnh xem xét nhu cầu thị trƣờng để công ty hiểu r nhu cầu thị trƣờng hƣớng đến mặt hàng nào, nhu cầu ngƣời tiêu d ng để giới thiệu hàng hóa có sách bán hàng, quảng cáo, khuyến phù h p thúc đẩy hoạt động kinh doanh Bƣớc 2: Sau hi đ giới thiệu hàng hóa, sách bán hàng, quảng cáo, khuyến m i cho c c công ty ngƣời tiêu dùng công ty nhận đơn đặt hàng h ch hàng Đơn đặt hàng phải có đẩy đủ thơng tin đơn vị đặt hàng, số lƣ ng chủng loại hàng hóa phƣơng thức giao nhận hàng tốn Bƣớc 3: Căn vào đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng tiến hành đối chiếu số cơng n có khách hàng số lƣ ng hàng tồn kho Khi số lƣ ng hàng đ đủ tiến hành ký kết h p đồng mua bán (nếu có) Bƣớc 4: H p đồng mua bán hàng đơn đặt hàng đƣ c chuyển cho phận có liên quan để tiến hành chuẩn bị hàng đóng gói hàng hóa; ộ phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn n hàng Bƣớc 5: Hàng hóa sau hi đƣ c đóng gói xong đƣ c giao cho đơn vị vận chuyển (hoặc phận vận chuyển) giao cho khách hàng kho công ty Đồng thời hóa đơn n hàng đƣ c giao cho khách hàng để khách hàng tiến hành toán Bƣớc 6: Sau nhận đƣ c chứng từ đầy đủ, kiểm tra thống nh t thông tin chứng từ liệu hệ thống; phát sinh chênh lệch phận kế toán o cho nhân viên n hàng để giải sai sót phát sinh tiến hành ghi nhận doanh thu, công n khách hàng Bƣớc 7: Khi nhận đƣ c tiền hàng h ch hàng to n đối chiếu số e 86 liệu với chứng từ bán hàng, kế toán tiến hành cập nhật số tiền khách hàng toán vào hệ thống liệu để phục vụ cho cơng tác bán hàng lần sau 3.2.7 Hồn thiện sổ sách, báo cáo kế tốn chu trình doanh thu Từ thực trang sổ sách, báo cáo kế tốn chu trình doanh thu, tác giả th y nhiều loại sổ sách, báo cáo công ty chƣa thực đƣ c cách cụ thể r ràng nhƣ: B o c o tổng h p doanh thu bán hàng, giá vốn hàng bán, lãi gộp theo khách hàng, loại hàng bán; loại báo cáo h c nhƣ doanh số bán hàng nhân viên bán hàng, thời gian thực đơn đặt hàng, thời gian giao hàng … Trong hi hàng hóa cơng ty đa dạng, cơng ty vừa thực hình thức bán bn lại vừa có hình thực bán lẻ nên để kiểm so t đƣ c tình hình biến động loại hàng, khách hàng, tránh tình trạng ghi nhầm cơng n khách hàng, kiểm so t đƣ c liệu thông tin liên quan đến việc phân tích, lập kế hoạch, định kinh doanh cơng ty nên thiết lập hệ thống o c o để tổng h p lại trình thực hoạt động chu trình để nhà quản lý có đối sách kịp thời nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh cơng ty Do theo t c giả, sau hồn thành hoạt động bán hàng nhân viên phịng inh doanh đ có đầy đủ thơng tin để lập báo cáo công tác n hàng nhƣ sau: B o c o doanh số bán hàng theo khách hàng, nhân viên kinh doanh; báo cáo tổng h p thực đơn hàng; o c o tình hình thực đơn hàng; sổ chi tiết đơn hàng sổ chi tiết bán hàng Phịng kế tốn lập báo cáo: Sổ chi tiết công n khách hàng, sổ đối chiếu công n , sổ chi tiết công n theo hạn mức tín dụng, bảng cân đối số phát sinh công n , bảng tổng h p số dƣ công n cuối kỳ, bảng kê chứng từ theo đơn hàng h ch hàng thông báo n cho khách hàng Nội dung sổ s ch o c o hi đƣ c lập phải đảm bảo đầy đủ yếu tố ph p lý nhƣ có số trang, ký duyệt đầy đủ đóng d u đơn vị nghiêm e 87 túc ch p hành nguyên tắc sửa chữa số liệu đ ghi sai sổ kế to n theo phƣơng ph p chữa sổ đ có quy định, tránh tình trang tẩy xóa, sai sót sổ kế tốn, bảo quản giữ gìn sổ s ch theo quy định hành e 88 KẾT LUẬN Theo mục tiêu đề ra, luận văn đ thực đƣ c nội dung: Luận văn đ h i qu t toàn ộ hệ thống sở liệu HTTTKT sở liệu tổ chức HTTTKT chu trình doanh thu Tiếp luận văn đ h i qu t đƣ c công tác tổ chức HTTTKT chu trình doanh thu cơng ty TNHH TH TM Gia Bảo Qua đ đƣ c ƣu điểm nhƣ c điểm cơng tác tổ chức HTTTKT chu trình doanh thu công ty Cuối luận văn đ đề xu t số giải ph p để hoàn thiện cơng tác tổ chức HTTTKT chu trình doanh thu cơng ty nhằm giúp cơng ty tiết kiệm đƣ c chi phí q trình hoạt động mà mang lại hiệu công việc cao nh t thúc đẩy q trình phát triển cơng ty Ngồi ra, q trình thực luận văn hạn chế thời gian nghiên cứu nên tác giả sử dụng c c sơ đồ chƣa mô tả đƣ c lƣu đồ luân chuyển chứng từ chu trình doanh thu Mặt h c c c đề xu t tác giả đƣa thực công ty thời gian ngắn nên chƣa đ nh gi đƣ c hiệu Bên cạnh công ty thƣơng mại, mua bán hàng hóa khơng có tham gia vào q trình sản xu t sản phẩm việc áp dụng giải pháp sử dụng hệ thống quản trị ERP nhiều hạn chế chi phí xây dựng hệ thống lớn Nhƣ ản, luận văn đ đạt đƣ c mục tiêu đề ra, nên tảng để nghiên cứu hoàn thiện tổ chức HTTTKT chu trình doanh thu doanh nghiệp thƣơng mại sau e 89 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Phạm Lê Hồi (2012) "Hồn thiện tổ chức thơng tin k tốn chu trình bán hàng thu tiền công ty Cổ phần Pymepharco" luận văn thạc sĩ quản trị inh doanh Đại học inh tế - Đại học Đà Nẵng [2] Nguyễn Mạnh Toàn, Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, NXB Tài Chính [3] Trần Mậu Thơng (2010) "Hồn thiện hệ thống thơng tin k tốn Cơng ty Cổ phần Lâ Đặc Sản Quảng Nam" – luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng [4] Trần Thị Thanh Tâm (2013) "Hồn thiện hệ thống thơng tin k tốn chu trình cung ứng Cơng ty Cổ phần Cẩm Hà" – luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Đại học kinh tế - Đại học Đà Nẵng e ... TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH TH TM GIA BẢO 74 3.1 ĐỊNH HƢỚNG HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CƠNG TY TNHH TH TM GIA. .. nghiên cứu việc tổ chức thơng tin kế tốn chu trình doanh thu công ty TNHH TH TM Gia Bảo - Phạm vi nghiên cứu tổ chức thơng tin kế tốn chu trình doanh thu cơng ty TNHH TH TM Gia Bảo giai đoạn 2016-... thực luận văn đề tài: ? ?Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình doanh thu công ty TNHH Tổng H p Thƣơng Mại Gia Bảo? ?? e Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa lý luận, nghiên cứu tổ chức thơng tin kế tốn chu