NHỮNG HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

Những Hàm Excel HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL Microsoft Excel, phần mềm ứng dụng hay Nó cơng cụ để thống kê, tính tốn quản lý nhân tài Và công cụ hỗ trợ đắc lực cho giới kế tốn Chính áp dụng sử lý rộng rãi cơng ty, xí nghiệp Do giới hạn sách này, với tiêu đề Chính tơi để cập đến số phần quan trọng, trước hết xin giới thiệu 60 hàm Excel: TÊN Len Left Right Mid Upper Lower Proper Trim Find Search Substitute If And Or Average Max Min Count Ý NGHĨA CÚ PHÁP Công thức bắt đầu dấu (=) Đến số ký tự Len(địa chỉ) Cắt số ký tự bên trái Left(địa chỉ, số ký tự cắt) Cắt số ký tự bên phải Right(địa chỉ, số ký tự cắt) Cắt số ký tự tùy ý Mid(địa ,số ký tự bắt đầu, số ký tự kết thúc) Chuyển ký tự thành ký tự hoa Upper(địa chỉ) Chuyển ký tự thành ký tự thường Lower(địa chỉ) Chuyển ký tự đầu của từ thành Proper(địa chỉ) hoa Xóa khoảng trắng vơ nghĩa Trim(địa chỉ) Tìm vị trí ký tự Find( “ký tự tìm”, địa chỉ, vị trí thứ mấy) Tìm vị trí ký tự Cơng dụng cúp pháp giống hàm find, khơng phân biệt chữ hoa, thường Tìm thay ký tự Substitute(địa chỉ, “ký tự tìm”, “ký tự thay”, vị trí thứ mấy) Hàm logic, tính theo điều kiện If(điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai) Kết nối nhiều điều kiện thỏa And(điều kiện 1, điều kiện 2) Kết nối nhiều điều kiện Or(điều kiện 1, điều kiện 2) cần thỏa Tính trung bình cộng Average(địa chỉ) Tìm số lớn Max(địa chỉ) Tìm số nhỏ Min(địa chỉ) Đếm giá trị số Count(địa chỉ) CountA Countblank Countif Đếm ký tự số Đếm ô rỗng Đếm theo điều kiện Sum Sumif Tính tổng Tính tổng theo điều kiện Sumproduct Tính tổng tích Large Small Rank Tìm giá trị số lớn thứ n Tìm giá trị số nhỏ thứ n Xếp hạng(trong kiểu = giảm dần, kiểu = tăng dần) Định dạng biểu thức(>100 – 0,00,0.0,0.00)( Chuyển giá trị số dạng chuỗi thành số để tính tốn Làm trịn số(trong đơn làm trịn = số âm làm tròn đến phần nguyên, số dương tròn đến phần thập phân) Text Value Round Counta(địa chỉ) Countblank(địa chỉ) Countif(địa chứa điều kiện, “điều kiện”) Sum(địa chỉ) Sumif(vùng điều kiện, “điều kiện”, vùng giá trị tính) Sumproduct((địa 1), (địa chỉ)) Large(địa chỉ, lớn thứ mấy) Small(địa chỉ, nhỏ thứ mấy) Rank(địa chỉ, kiểu) Text(giá trị, “kiểu định dạng”) Value(địa chỉ) Round(giá trị, đơn vị làm tròn) Vd:A1=37496.2748 Round(A1,2)=37496.27 Int Trunc Mod Sqrt Now Today Weekday Day Month Year Data Datavalue Lấy phần nguyên nhỏ gần Lấy phần nguyên Lấy phần dư Tính bậc hai Trả ngày, hành hêu thống Trả ngày hành Trả thứ ngày tuần(trong chủ nhật) Trả giá trị ngày Trả giá trị tháng Trả năm Trả ngày tháng năm Trả ngày dạng chuỗi thành biểu Round(A1,-1)=37500 Int(giá trị) Trunc(giá trị) vd:trunc(10/3)=3 Mod(số bị chia, số chia) Sqrt(giá trị) vd:sqrt(4)=2 Now() Today() Weekday(địa chỉ) Day(today()) Month(today()) Year(today()) Data(năm, tháng, ngày) Datavalue(địa chỉ) Hour Minute Second Timevalue Time thức ngày Trả Trả phút Trả giây Trả dạng chuỗi thành biểu thức Trả phút giây Isna Kiển tra lỗi #N/A(trong giá trị trả true lỗi, false không lỗi) Isnumber Kiểm tra liệu có phải kiểu số khơng(trong giá trị trả true kiểu số, false không ) Isblank Kiển tra liệu có trống khơng(trong gía trị trả true khơng có liệu, false có liệu) Iserror Kiểm tra cơng thức có sai khơng(trong giá trị trả true sai, false không sai) Code Trả ký tự giá trị bảng mã Ascii Char Trả ký số giá trị mã Ascii HÀM THAM CHIẾU Hour(now()) Minute(now()) Second(now()) Timevalue(địa chỉ) Time(địa chỉ) vd:(10.15.20)=10:15:20 Isna(hàm tham chiếu) Isnumber(tham chiếu) Isblank(địa chỉ) Iserror(địa chỉ) Code(“ký tự”) Char(“ký số”) Chú ý: vùng tham chiếu luôn tuyệt đối($) Hlookup Vlookup Match Index Tham chiếu theo dòng từ bảng phụ (trong kiểu = so sánh xác, kiểu =1 gần xác) Tham chiếu theo cột từ Phu (trong kiểu = so sánh xác, kiểu =1 gần xác) Tham chiếu chiều(tron vùng tìm kiếm phải mảng chiều, kiểu = tìm kiếm xác, kiểu =1 gần xác Tham chiếu cột dịng từ bảng phụ(nếu số thứ tự dịng = 0, trả giá trị nguyên cột(mảng cột) Hlookup(giá trị tham chiếu, vùng tham chiếu, số dòng giá trị lấy, kiểu) Vlookup(giá trị tham chiếu, vùng tham chiếu, số cột giá trị lấy, kiểu) Match(giá trị tìm kiếm, vùng bảng tìm kiếm, kiểu) Index(vùng phụ, số thứ tự dòng, số thứ tự cột) ngược lại HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU Tên hàm(vùng bảng sở liệu, số thứ tự cột tính, vùng bảng điều kiện) Trong vùng bảng CSDL gồm địa tiêu đề STT cột tính số thứ tự cột tính tốn(cột đầu vùng CSDL 1) Vùng điều kiện xây dựng vị trí khác bảng tính theo yêu cầu sau: + Tiêu đề bảng điều kiện trùng với bảng CSDL điều kiện giá trị copy + Tiêu đề bảng điều kiện khác với bảng CSDL điều kiện công thức trả kết True False Trong trường hợp phải sử dụng nhiều điều kiện thì: + And – Sẽ đặt dòng + Or - Sẽ đặt lệch dịng Dsum Tính tổng giá trị dựa vùng điều kiện Daverage Tính trung bình cộng dựa vùng điều kiện Dmax Dmin Dcount DcountA Tìm số lớn dựa vùng điều kiện Tìm số nhỏ dựa vùng điều kiện Đếm giá trị số dựa vùng điều kiện Đếm ký tự số ký tự dựa vùng điều kiện Dsum(vùng CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện) Daverage(vùng CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện) Dmax(vùng CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện) Dmin(vùng CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện) Dcount(vùng CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện) Dcounta(vùng CSDL, số thứ tự cột tính, vùng điều kiện) Đếm số từ (cell) Excel 2003 Bạn dng cơng thức sau để đếm số từ ô: =IF(LEN(TRIM(A1))=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(A1," ",""))+1) BẢNG MÃ LỖI MÃ LỖI #VALUE #N/A Ý NGHĨA Khơng tính được, trị sai Gia trị tham chiếu không tồn #NAME? #NUM! #DIV/0 #REF! #NUL! Không nhận tên hàm Trị số không hợp lệ Phép chia cho không Không tham chiếu đến Rỗng SAO CHÉP: Edit/Paste Special…  All: Sao chép tất cả yếu tố liên quan đến ô  Formulas: Sao chép công thức  Values: Sao chép giá trị  Formats: Sao chép định dạng  Comments: Sao chép thích có Validation: Sao chép biểu thức quy định tính hợp lệ liệu nhập Operation-Sao chép có sử dụng tốn tử   None: khơng sử dùng tốn tử Sao chép  Add: Sao chép cộng(kết quả= đích+ơ nguồn)  Subtract: Sao chép trừ (kết = đích+ơ nguồn)  Multiply: Sao chép nhân(kết = đích*ơ nguồn)  Divide: Sao chép chia(kết = đích/ơ nguồn) q Skip blanks: bỏ qua ô rỗng(không chưa liệu) q Transpose: Sao chép chuyển vị(cột thành dịng, ngược lại)  Paste Link: Sao chép có liên kết, liệu thay đổi, liệu đích thay đổi theo ĐỊA CHỈ: Là cách gọi để phân biệt ô khối ô ô khối ô khác bảng tính Địa ơ: kết hợp ký hiệu cột dòng Địa khối: kết hợp ô đầu ô cuối, ngăn cách dấu chấm(:) PHÂN LOẠI: Có loại: Địa tương đối: thay đổi ô kết địa tham chiếu thay đổi theo Địa tuyệt đối: thay đổi kết địa tham chiếu không thay đổi theo Vd:$Column $row Địa hỗn hợp: kết hợp địa tương đối tuyệt đối Vd:$Column row CÁC KIỂU DỮ LIỆU: Kiểu chuỗi: Bao gồm ký tự :A-Z, a-z, 0-9 Đặc điểm: Luôn canh trái, sử dụng kiểu chuỗi công thức ln đặt dấy nháy kép(“”) Các phép tốn: & Kiểu số: Bao gồm 0-9 Đặc điểm: luôn canh phải ô Các phép toán: +, -, *, /, ^, % Kiểu lý luận: Là kiểu logic, thường dùng làm điều kiện hàm so sánh Đặc điểm: Luôn trả giá trị là: True hoặc False CÁC PHÉP TOÁN: PHÉP TOÁN Equel to Greater than Less than Greater than or Equel to Less than or Equel to Not Equal to Kiểu ngày giờ:Date, Time: Kiểu ngày: Date TƯƠNG ĐƯƠNG = > < >= = 48, Code(Mid(A2,2,1)) >= 48, Isna(Match(Value(Mid(A2,3,1)),A11:A13,0))=False, Or(Code(Right(A2,1)=65, Code(Right(A2,1)=66)) Data: lựa chọn phép tốn q Ignore blank: bỏ qua trống q Apply these changes to all other cells with the same settings: chọn, muốn tác động thay đổi, có, đến phạm vi khác chúng có kiểu quy định Ø Clear All: xóa tất quy định Tab Input Message: để xây dựng ToolTip hướng dẫn cho địa chỉ, đó: Title: xây dựng tiêu đề Input message: xây dựng nội dung q Show input message when cell is selected: bật/tắt thông báo điều kiện quy định ô chọn Tab Error Alert: Để xây dựng cửa sổ báo lỗi, đó: Style: biểu tượng thông báo Title: xây dựng tiêu đề Error message: xây dựng nội dung báo lỗi q Show error alert affter invalid data is entered: bật/tắt thông báo lỗi liệu nhập vào TRÍCH LỌC TRÊN CSDL: Là việc lọc mẫu tin từ bảng CSDL dựa điều kiện,trong đó: Trích lọc tự động bảng CSDL: Tô khối, chọn: Data/Filter/Auto filter, nhấp mũi tên để chọn kiểu lọc, đó: All: liệt kê tất liệu Top 10: liêt kê 10 dòng Custom: thiết lập điều kiện tùy ý, đó: Begin with: bắt đầu với End with: kết thúc với Not begien with: không bắt đầu với Not end with: không bắt đầu với Contain: chứa đựng giá trị Not contain: không chứa đựng giá trị Chú ý: Đối với trường hợp có từ điều kiện trở lên với cột khác chức khơng thực Trích lọc bảng riêng: dựa bảng điều kiện thiết lập vị trí khác bảng tính Thiết lập bảng điều kiện: giống bảng điều kiện hàm CSDL, đề cập bước trước Tô khối bảng CSDL, chọn: Data/Filter/Advanced filter Filter the list, in-place: trích lọc bảng CSDL  copy to another location: trích lọc liệu vị trí khác List range: địa CSDL Criteria range: địa vị trí cần copy q Unique records only: loại bỏ mẫu tin trùng lặp TRÍCH LỌC CSDL CHỈ VỚI MỘT SỐ CỘT QUY ĐỊNH: Xây dựng bảng kết với số cột (fiell) quy đinh, có tên fiell trùng với tên fiell bảng CSDL Xử dụng chức Advanced bình thường, Copy to:được lấy địa bảng kết Chú ý:ta nên lấy dư vài dịng trống để q trình lọc đầy đủ THỐNG KÊ TỔNG HỢP: Dùng để thống kê tổng hợp từ nhiều bảng CSDL thành bảng tổng hợp dựa bảng liệu: Tạo cấu trúc bảng tổng hợp, có tiêu đề trùng với tiêu đề cột tổng hợp Tô khối bảng tổng hợp dòng trống để lưu trữ kết quả, chọn: Data/Consolidate Reference: địa bảng CSDL tham chiếu, cột vùng tham chiếu phải trùng với cột bảng tổng hợp All references: lưu chưa tất vùng liệu tham chiu thụng qua Add ChnỵTop row,ỵLeft column Browse:dựng mở tập tin CSDL khác bảng excell q Create links to source data: tạo liên kết bảng tổng hợp bảng tham chiếu khác Sheft khác tập tin ĐỒ THỊ Là cách biểu diễn liệu dạng hình ảnh Được thiết lập qua bước:Insert/Chart… Bước 1:Chart Type: Lựa chọn kiểu đồ thị Bước 2: Data Source: Xác định vùng liệu vẽ đồ thì(nếu tơ khối trước bỏ qua bước Bước 3: Chart Option: Xác định thông số cho đồ thị: Trong đó Tab Titles, với quy định sau: Char title: Tên đề đồ thị Category(x)axis:Tên trục hoành Value(y)axis: Tên trục tung Tab Axes, với quy định sau: q Category(x)axis: Bật/Tắt giá trị trục hoành q Value(y)axis: Bật/Tắt giá trị trục tung  Automatic: Tự động nhận dạng nhóm nhãn  Category: Nhóm nhãn quy định mục Category Axis Label  Time-scale: Biểu thị nhóm nhãn theo dạng ngày Tab Gridlines, với quy định sau: Category(x)axis: Bật/Tắt/Mật độ đường lưới ngang Value(y)axis: Bật/Tắt/Mật độ đường lưới dọc Tab Legend, với quy định sau: q Show Legend: Hiện/Ẩn bảng thích Mục Placement: Quy định vị trí đặt bảng thích Tab Data Labels, với nhũng quy định sau: Mục data labels: Các thông số nhãn liệu, None: khơng dùng nhãn Show value: hiển thị giá trị làm nhãn Show percent: hiển thị giá trị dạng phần trăm Show label: hiển thị hiển thị nhóm nhãn trục x lên đồ thị Show label and percent: hiển thị nhóm nhãn giá trị dạng phần trăm Show bubble size: hiển thị kích thước bọt đồ thị q Legen key next to label: Bật/Tắt ký hiệu chuỗi liệu hộp thích Tab Data Table: Hiện/Ẩn bảng liệu Bước 4: Chart Location: Xác định vị trí đặt độ thị, đó: As new sheet: Nằm Sheet riêng As Object in: Nằm Sheet hành ĐỊNH DẠNG: Do đồ thị tạo kết hợp nhiều thành phần, nên định dạng đồ thị định dạng thành phần Nhấp chuột phải vào thành phần, chọn Format… IN ẤN TRONG EXCELL Xem Tổng Quat Trang In: File/Print Preview, xuất hộp thoại, đó: Next: Hiển thị trang in kế tiếp(nếu có) Previous: Hiển thị trang in trước Zoom: Phóng to/Thu nhỏ Print: Chuyển sang hộp thoại Print Setup: Chuyển sang hộp thoại Page Setup Margin: Bật/Tắt đường biên lề cột Page Break Preview: xem dấu ngắt trang In Ra Máy In: File/Print:  Selection: In phần đánh dấu  Active sheet: In sheet hành  Entire workbook: In tất sheet book Properties: xem thông số kỹ thuật máy in Print to file: in bảng tính thành file dạng nhị phân Number of copies: Xác định số in Collate: Bật/Tắt việc chọn in theo hay trang Preview: Trở lại cửa sổ Preview Quy Định Các Thông Số Về Trang In: File/Page Setup: Tab Page, bao gồm: Portrait: in dọc Landscape: in ngang Adjust to: xác định tỉ lệ phóng/thu so với kích thước chuẩn, Fit to: in vừa vặn với trang ta định Paper Size: chọn khổ giấy(A3=297 x 420, A4=210 x 297, A5 = 148.5 x 210) Print Quality: Chọn độ phân giải in(phụ thuộc vào máy in cụ thể) First page number: chọn cách đánh số cho trang đầu tiên(nên chọn Auto) Print: trở cửa sổ để bắt đầu in Print preview: xem lại trang in Options: xác định thêm số thông số khác Tab Margins, bao gồm: Quy định thiết lập thông số lề giấy, đó: q Horizontally: canh theo chiều ngang trang in q Vertically: canh theo chiều dọc trang in Tab Header/Footer, bao gồm: Các thiết đặt cho tiêu đề trang in Tab Sheet, bao gồm: Print area: xác định vùng in địa Prin titles: chọn dòng (Rows to repeat at top)hoặc cột trái (Columns to repeat at left)nào in lặp lại đầu trang Prin: định yếu tố bảng tính có in hay khơng, đó: q Gridlines: bật/tắt in đường lưới q Back and white: In trắng đen q Draft quality: In nháp q Row and column headings: bật/tắt in heading(dòng/cột địa chỉ) Comments: bật/tắt in thích ơ(nếu có) Page order: chọn thứ tự in: in xuống sang trái(Down, then over), in sang trái xuống(Over, then down)