Quản trị học đại cương ĐHBK
Trang 1Qu ẢN lý đại cơng
Bộ môn Kinh tế học
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN Lí
Trang 2QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
SƠ LƯợc về chơng trình
Khái niệm cơ bản về quản lý đại cương
Bản chất và nội dung của quản lý hoạt động
Chức năng lập kế hoạch hoạt động
Chức năng đảm bảo tổ chức cho hoạt động
Chức năng điều phối hoạt động
Chức năng kiểm tra
Ôn tập chuẩn bị thi
Trang 3TàI LIệU THAM KHảO
PGS.TS Đỗ Văn Phức, 2003, Quản lý đại cơng, NXB Khoa học Kỹ thuật
Nguyễn Thị Liên Hiệp, 2003, Quản trị học, NXB Thống kê
Nguyễn Hải Sản, 2003 Quản trị học, NXB Thống kê
Robin S et al, 2000, Management, 2 nd ed., Prentice Hall, Sydney, Australia
Trang 4QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Xã hội hóa lao động
Nhu cầu con ngời đa
HơN
Trang 5TRONG THỰC TẾ
Trang 6QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
KHáI NIệM Về QUảN Lý
“…Phơng thức làm cho hoạt động tiến tới mục tiêu đợc
hoàn thành với một hiệu quả cao, bằng và thông qua những ngời khác”
“…Quản trị là những hoạt động cần thiết
đợc thực hiện khi con ngời kết hợp với
nhau trong các tổ chức nhằm đạt đợc
những mục tiêu chung…”
“ Quản lý là quá trình làm việc với và
thông qua những ngời khác để thực
hiện các mục tiêu của tổ chức trong
một môi trờng luôn biến động ”
• Kết quả và hiệu
quả
Trang 7Khái niệm Về quản lý
Tổ chức là một sự sắp xếp có chủ ý của con ngời nhằm thực hiện một số mục đích cụ thể nào đó
Mỗi một tổ chức thì có một mục đích khác nhau
Tổ chức bao gồm các thành viên con ngời trong đó Nếu có một ngời thực hiện công việc thì không gọi là tổ chức
Tổ chức có những cấu trúc có chủ ý và từ đó các thành
viên có thể làm việc với nhau
Mục đích
khác nhau Cấu trúc chủ định
Trang 8QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
KHáI NIệM Về QUảN Lý
Làm việc với và thông qua những ngời khác
Quá trình xã hội hóa quá trình lao động, phân công và hợp tác lao động, cùng với việc quá trình sản xuất ngày càng phức tạp dẫn đến công việc phải đợc làm qua nhiều bớc và thông qua nhiều ngời
Do tổ chức đợc hình thành bởi nhiều ngời có cùng chung mục tiêu, do vậy nỗ lực của các cá nhân này phải đợc kết hợp và điều phối để thực hiện các mục tiêu chung
Trang 9KHáI NIệM Về QUảN Lý
Kết quả và hiệu quả
Kết quả là sản phẩm cuối cùng của những hoạt
động nhằm đạt đợc mục tiêu
Nhà quản lý phải quan tâm đến việc hoàn thành các nhiệm vụ sao cho đạt đựơc mục đích của tổ chức doing the right things – làm đúng việc
Hiệu quả là phần rất quan trọng của quản lý Đây
là mối quan hệ giữa lợi ích thu đợc từ hoạt động với các nguồn lực huy động sử dụng cho việc tạo ra kết quả đó
làm việc đúng = doing things right
Đây là 2 công việc có liên hệ mật thiết với nhau
Trang 10QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Hiệu quả kinh tế và hiệu quả mục đích trong Quản lý
Trang 11Bản chất của quản lý
Từ quản lý ám chỉ quá trình điều phối và tổng hợp các hoạt động công việc lại sao cho chúng đợc hoàn
thành với hiệu quả và năng suất cao nhất với và cùng với những ngời khác tối đa hóa hiệu quả sử dụng các nguồn lực để đạt đợc mục tiêu
“Quá trình” thể hiện các chức năng liên tục và chủ
yếu mà các nhà quản lý thờng xuyên phải làm Đó là
Trang 12QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Tại sao cần phảI có quản lý
Quản lý bắt nguồn từ tính chất xã hội hoá quá trình lao động và có sự phân công và hợp tác lao động
Nhu cầu con ngời ngày càng phong phú và đa dang, cùng với sự khăn hiếm về các yếu tố đầu vào Sx và cạnh tranh cao đã làm cho quá trình sản xuất trở nên phức tạp Để đạt đợc hoàn thành 1 công viêc hay đạt một mục tiêu chung thì cần phải có sự tham gia của nhiều cá nhân, nhiều bộ phận khác nhau Trong
đó mỗi cá nhân hoặc bộ phận phải đảm nhận thực hiện một chức năng cụ thể nào đó Mục tiêu chung chỉ thực hiện đợc nếu nh ngời ta phối hợp đợc những hoạt động riêng lẻ của các cá nhân hay các bộ phận nói trên
Trong điều kiện hiện nay, vai trò của quản lý ngày
Từ tiềm năng sáng tạo của quản lý, trên thực tế có rất nhiều quốc gia không
đ-ợc u đãi về tài nguyên, điều kiện tự nhiên, nhng do quản lý tốt họ vẫn trở thành các cờng quốc về kinh tế trên thế giới
Trang 14QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
CHứC NĂNG CủA QUảN Lý
Chức năng và quá trình
xảy trong đó ngời quản lý phải thực hiện: lập kế hoạch, tổ chúc,
điều phối và kiểm tra
Dẫn đến
Đạt đợc mục đích
sẽ làm việc đó
Định hớng,
động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn
Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng đ-
ợc hoàn thành
nh trong kế hoạch
Lập kế hoạch Tổ chức Điều phối Kiểm tra
Trang 15®iÒu phèi c«ng viÖc cho nh÷ng ngêi kh¸c
Trong tổ chức bao giờ cũng gồm
1 Người thừa hành: người trực tiếp làm công việc hay nhiệm vụ
và không có trách nhiệm trông coi công việc của người khác
2 Ngêi quản lý: Là những người điều khiển những người khác
Trang 16QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
Vai trß ngêi qu¶n lý
Miªu t¶ c«ng viÖc cña nhµ qu¶n lý kh«ng ph¶i
dÔ
2 tæ chøc gièng nhau, nhng 2 c«ng viÖc qu¶n lý sÏ kh«ng hoµn toµn gièng nhau Xem xÐt trªn c¸c khÝa c¹nh sau
Trang 17nHÀ qu¶n lý H Ọ lµ ai?
Nhµ qu¶n lý cao cÊp
Nhµ qu¶n lý cÊp trung gian
Nhµ qu¶n lý trùc tiÕp
NQL cấp cao nhất
NQL cấp trung gian
Đốc công – quản lý trực
tiếp
Nhân viên – Người thừa hành
Trang 18QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
Chief Executive General Parts Inc
Plant
Manager
Service Manager
Account Manager
Payroll Manager
VP of Production
VP of Finance
Trang 19• §iÒu phèi vµ ph©n
bæ nguån lùc
• Th¬ng lîng
Trang 20QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
• Động viên và giải quyết xung đột
Quản trọng cho tất cả mức độ quản lý
Khả năng nhận thức
Khả năng nhận thức và suy nghĩ về những tình huống rất ngắn ngủi
Nhìn tổ chức nh là một thể đồng nhấtvà mỗi quan hệ giữa các đơn vị nhỏ
Hình dung đợc làm sao tổ chức có thể tồn tại trong một môi trờng rộng lớn hơn
Trang 21CÊp qu¶n lý
Kü n¨ng nhËn thøc vµ thiÕt kÕ
Kü n¨ng kü thuËt
Trang 22QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
Quản lý trực tiếp Quản lý trung gian Quản lý cao cấp
Trang 23Những nhà quản lý họ làm gì
Khả năng nhận thức
Khả năng giao tiếp
Khả năng
kỹ thuật
Lãnh đạo cao cấp
Lãnh đạo trung cấp
Lãnh đạo thấp cấp
NHà QUảN Lý HIệU QUả
Đặt mục tiêu
Giải quyết vấn đề
Quản lý thời gian Trao đổi thông tin miệng
Kỹ năng giao tiếp
Làm việc theo nhóm tốt
Quản lý xung đột
Trang 24QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Quản lý khoa học
Thuyết QL hành chính chung
Lập luận đầu tiên
Nghiên cứu của Hawthorrne
Phong trào quan
hệ con ngời
Lý thuyết khoa học hành vi
Sơ đồ sự phát triển các học thuyết về quản lý
Federick Taylor Frank & Gilbreth Herry Gantt
Henri Fayol Max Weber Ralph Davis
McNamara Charles Thornton
Trang 25Các CH ỨC NĂNG
Dẫn đến
Đạt đợc mục đích
sẽ làm việc đó
Định hớng,
động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn
Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng đ-
ợc hoàn thành
nh trong kế hoạch
Trang 26QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
LËp kÕ ho¹ch
Trang 27Khái niệm về lập kế hoạch
“ Lập kế hoạch là một quá trình ấn định
những mục tiêu và xác định những biện
pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu
đó ”
Trang 28QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Khái niệm về lập kế hoạch
“ Lập kế hoạch đợc hiểu là việc lựa chọn
một trong những phơng án hành động tơng lai cho tổ chức và cho từng bộ phận của t ổ
chức , là quá trình xác định các mục tiêu, các nhiệm vụ và phơng pháp tốt nhất để đạt đợc các mục tiêu đó ”
Lập kế hoạch là việc quyết định định trớc xem
Tổ chức cần phải làm những việc gì?
làm nh thế nào?
Nguồn lực phân bổ thực hiện ra sao?
Trang 29Mục đích của lập kế hoạch
“ là chắc chắn rằng các hoạt động của tổ
chức đạt đợc mục tiêu và có hiệu quả cao”
Trang 30QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
LY DO LậP Kế HOạCH
Tài nguyên thiên nhiên
Tài nguyên của tổ chức nh nhân lực, tài chính
Không thể đoán trớc đợc các môi trờng của quản lý
Không thể đoán chắc chắn đợc hậu quả và kết quả của các quyết định
Không thể đoán trớc đợc sự thay đổi của môi trờng tác động đến doanh nghiệp
Trang 31Lợi ích CủA LậP Kế HOạCH
ứng phó với những tình huống bất định và thay đổi thích nghi với sự thay đổi
Phối hợp các hoạt động và nỗ lực các bộ phận của tổ chức lại với nhau để hoàn thành mục tiêu
Kế hoạch là nền tảng cho việc phối hợp các hoạt động khác nhau của
tổ chức
Một bản kế hoạch sẽ giúp việc phân chia rõ ràng về công việc và trách nhiệm của từng cá nhân và nhóm từ đó giúp điều hành hoạt động
chung của họ
Tập trung nỗ lực và các nguồn lực vào các mục tiêu chính
Tạo động lực và tinh thần tập thể cho nhân viên
Giúp cho các nhà quản lý kiểm tra
Trang 32QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
CHI PHí CủA LậP Kế HOạCH
Nếu làm một cách hoàn chỉnh, quá trình lập kế
hoạch đòi hỏi khối lợng lớn thời gian và công sức
Lập kế hoạch có thể dẫn đến việc chậm trễ trong việc ra quyết định, trái ngợc với sự quan trọng của thời gian ra quyết định phản ứng với tình hình
Trang 33HÖ thèng liªn hoµn
Mục tiêu
Goals
Kiểm soát Control
Kế hoạch Plans
Mèi quan hÖ gi÷a môc tiªu, kÕ
ho¹ch vµ kiÓm so¸t
Trang 34QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
bản chất của lập kế hoạch
thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức đặt ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thành viên trong tổ chức
lý, nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả không thực hiện đợc hoặc thực hiện với hiệu quả
thực hiện với hiệu quả cao nhất,
Trang 35CáC LOạI Kế HOạCH
Phân loại theo phạm vi hoạt động
Kế hoạch chiến lợc
Kế hoạch tác nghiệp
Phân loại theo thời gian
Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 5 năm
Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 1 năm và
nhỏ hơn 5 năm
Kế hoạch ngắn hạn: là kế hoạch có thời gian nhỏ hơn 1 năm
Phân loại theo mức độ cụ thể
Kế hoạch cụ thể: kế hoạch cụ thể là kế hoạch với mục tiêu đợc
xác định rõ, không có sự mập mờ và hiểu lầm
Kế hoạch định hớng: kế hoạch định hớng là kế hoạch có tính
định hớng và đa ra hớng chỉ đạo chung
Trang 36QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Kh chiến lợc vs kh tác nghiệp
Kế hoạch chiến lợc
Kế hoạch chiến lợc là kế hoạch
ở cấp tổ chức, là KH thiết lập
những mục tiêu chung của
doanh nghiệp và vị trí của tổ
chức với môi trờng
Hoạch định chiến lợc mang tính
Kế hoạch tác nghiệp sẽ đa ra những chiến thuật hay những b-
ớc cụ thể mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện kế hoạch chiến lợc
Nội dung chủ yếu là định ra các chơng trình hoạt động ngắn, sử dụng các nguồn lựcđã đợc phân
bổ để hoàn thành nhiệm vụ
Trang 37Nh÷ng nh©n tè ngÉu nhiªn
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch tác nghiệp
Quản lý cao cấp
Quản lý trung cấp
Quản lý trực tiếp
Trang 38QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
NéI DUNG CñA LËP KÕ HO¹CH
Trang 39KẾT QUẢ CỦA LẬP KẾ HOẠCH
Mục tiêu
Chơng trình hành động
Ngân quỹ thực hiện
Trang 40QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
Mục đích mục tiêu
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch tác nghiệp
Trang 41đợc cấp tiền hoặc xếp thứ tự u tiên về tiền
Sự phân cấp trong lập kế hoạch
Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch Tỏc nghiệp
Trang 42QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Các ngân quỹ mà doanh nghiệp phải thực hiện
Nhà quản lý phải phân biệt rõ các loại kế hoạch này
cũng nh xác định đợc mối quan hệ qua lại giữa
chúng Trong một chừng mực nào đó, quan hệ giữa các loại kế hoạch này có sự phân cấp
Trang 43Nội dung của lập kế hoạch
Mục đích của tổ chức là lý do để tồn tại, là các động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của tổ chức trong khuôn khổ quy định của pháp luật và thông lệ của thị tr- ờng
Từ mục đích sẽ hình thành các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể của tổ chức
Các mục đích bao hàm sự biến đổi: tơng lai sẽ khác
nhiều hoặc ít so với hiện tại, môi trờng hoạt động của doanh nghiệp cũng luôn biến động
Trang 44QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Nội dung lập kế hoạch
Mục tiêu là điểm kết thúc của một hành động đã đợc ấn
định trong một khoảng thời gian
Mục tiêu là kế hoạch ngắn hạn có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lờng và lợng hoá đợc kết quả
Các bộ phận trong tổ chức cũng có thể có mục tiêu riêng
Nh vậy, cần phải có sự kết hợp giữa mục tiêu chung và các mục tiêu bộ phận
Mục tiêu của tổ chức thờng biến động qua quá trình phát triển của nó: từ đơn giản (nhỏ bé) đến phức tạp (to lớn)
theo biểu đồ phù hợp với biểu đồ chu kỳ sống của doanh nghiệp
Trang 45Nội dung lập kế hoạch
Chiến lợc
Chiến lợc của doanh nghiệp là một chơng trình hành động tổng
quát nhằm hớng đến việc thực hiện các mục tiêu cụ thể Bao gồm:
Các mục tiêu cơ bản của tổ chức
Các đờng lối tổng quát, các chủ trơng mà doanh nghiệp sẽ thực thi trong một thời hạn đủ dài
Các nguồn lực và các tiềm năng đợc sử dụng để đạt đợc các mục tiêu
đó
Các chính sách điều hành việc thu hút và sử dụng các nguồn lực, các tiềm năng cần thiết để đạt đợc mục tiêu của doanh nghiệp
Chiến lợc mang tính dài hạn
Tầm quan trọng: nó làm định hớng cho các kế hoạch một cách
thống nhất, là khuôn mẫu cho các kế hoạch và ảnh hởng đến mọi khía cạnh của quản lý
Trang 46QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Nội dung của lập kế hoạch
Tài chính: xác định các nguồn tài trợ cần thiết cho mọi hoạt động của doanh nghiệp
Tổ chức: xây dựng mô hình tổ chức, cơ cấu của bộ máy quản lý sao cho hoạt
động có hiệu quả nhất
Nhân sự: bao gồm việc tuyển chọn, đào tạo, sử dụng, đánh giá, đề bạt và các hoạt động có liên quan đến yếu tố con ngời
Quan hệ xã hội: tạo dựng hình ảnh tốt đẹp về doanh nghiệp và khai thác tốt nhất các yếu tố môi trờng
Cạnh tranh: nhằm xác định phơng pháp tạo dựng đợc vị thế có lợi trên thị ờng
Trang 47tr-Nội dung của lập kế hoạch
Các bớc xây dựng chiến lợc
Bớc 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp
Bớc 2: Xác định các mục tiêu chiến lợc, nhằm trả lời
doanh nghiệp muốn đi tới đâu
Bớc 3: Xác định nhiệm vụ mà bộ máy doanh nghiệp cần
thực hiện, nhằm trả lời câu hỏi doanh nghiệp cần phải làm gì
Bớc 4: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lợc, các
nhiệm vụ chiến lợc nhằm trả lời câu hỏi doanh nghiệp phải thực hiện nh thế nào?
Trang 48QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Nội dung của lập kế hoạch
Là những đờng lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định
Ví dụ: chính sách học bổng, chính sách thuế, chính sách tăng lơng và thởng…
Trang 49Nội dung của lập kế hoạch
Các quy tắc giải thích việc đợc làm hoặc không đựoc làm
cụ thể, cần thiết, không cho phép bất cứ một bộ phận nào trong tổ chức đợc hành động theo ý riêng
Các quy tắc đợc gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hớng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian Thực tế có thể coi thủ tục là một loạt các quy tắc
Mục đích sử dụng không muốn mọi ngời sử dụng quyền hạn để làm theo ý riêng của mình
Trang 50QUẢN Lí ĐẠI CƯƠNG
Nội dung của lập kế hoạch
Các thủ tục là các kế hoạch thiết lập phơng pháp
điều hành các hoạt động trong tơng lai của tổ chức
Bao gồm một chuỗi các hoạt động hoạt động cần thiết đợc ấn định theo trình tự thời gian (ví dụ nh thủ tục đặt hàng, thủ tục thanh toán, )
Các thủ tục tồn tại ở tất cả các bộ phận của doanh nghiệp mà nhờ đó những hoạt động hàng ngày ở
các bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp diễn ra theo những cách thức có lợi nhất nhằm đạt đến hiệu quả cao nhất
Trang 51Nội dung của lập kế hoạch
Các chơng trình là tổ hợp các mục tiêu, các chính sách, các thủ tục, các quy tắc, các công việc phải thực hiện và trình tự các b-
ớc tiến hành công việc nhằm hớng đến việc thực hiện một mục tiêu nhất định nào đó cho doanh nghiệp
Trong chơng trình, quản lý thiết lập trình tự các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, quy định sự u tiên cho các hoạt động tập trung các nguồn lực của tổ chức cho các CV chính, đẩy lùi
về phía sau các khâu thứ yếu tuy không phải là vô ích, nhng
chúng ngẫu nhiên tiêu tốn quá nhiều tiền bạc và thời gian so với giá trị đem lại
Việc thành lập các chơng trình làm thuận lợi cho sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và chúng