Điều hành cuộc họp

DONG HOI URBAN DEVELOPMENT PROJECT COOPERATION SWITZERLAND-VIETNAM D ÁN PHÁT TRIN Ô TH NG HI HP TÁC VIT NAM-THY S TRUNG TÂM PH BIN KIN THC D ÁN PTTH 1. iu hành cuc hp Tháng 11, 2003 Da theo tài liu ca trng Harvard Business Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp IU HÀNH CUC HP T chc thành công cuc hp là công vic mà bt c ngi lãnh đo có nng lc nào cng cn phi có kh nng thc hin. ây là mt vic không d dàng gì. Các cuc hp nên đc t chc nh th nào? làm th nào đ bit chc chn ngi tham d s đn đúng gi? Truyn đt cho mi ngi nh th nào? T chc thc hin công vic sau cuc hp ra sao? Trong tài liu này, bn s hc cách xây dng mc tiêu cho cuc hp, hình thành ni dung sát vi thc t, tip xúc vi nhng ngi khác trong cuc hp, và lp k hoch đ bin nhng quyt đnh thành hành đng. 1. Loi hình và mc đích cuc hp Có th t chc mt cuc hp vi nhiu mc đích. Loi hình trong cuc hp có th phân chia thành ba lnh vc nh sau: • Cuc hp đ gii quyt vn đ • Cuc hp đ đa ra quyt đnh • Các loi hình khác: Truyn đt, báo cáo và hp đ tip nhn ý kin phn hi 2. 14 bc lp k hoch, trin khai thc hin và theo dõi 1. m bo là cuc hp thc s cn thit. Triu tp cuc hp khi: • bn cn c nhóm cung cp thông tin hoc t vn. D án Phát trin ô th ng Hi 1 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp • bn mun Nhóm tham gia đa ra quyt đnh hoc gii quyt vn đ. • bn mun làm rõ mt vn đ mà trao đi vi tng ngi mt không mang li kt qu. • bn mun chia s thông tin, thành công hoc quan tâm đn c nhóm. Không nên t chc cuc hp nu: • ch liên quan đn nhng vn đ cá nhân • bn không có thi gian chun b • có cách khác hiu qu hn nh nhc nh, th đin t hoc đin thoi • vn đ đã đc gii quyt • ni dung cuc hp không hu ích đi vi mi ngi. 2. Xác đnh và làm rõ các mc tiêu và tin trình cuc hp. • Da vào mc tiêu c th ca cuc hp bn s quyt đnh ai là ngi bn mun mi đn d và cuc hp nên đc t chc nh th nào. (đ thông báo, gii quyt vn đ, khuyn khích mi ngi đóng góp ý kin hoc đi đn kt lun?) • Mc tiêu ca cuc hp cn phi c th, rõ ràng và kh thi. • Phân công vai trò và trách nhim và đm bo là nhng vai trò quan trng đc đm nhim chu đáo: o lãnh đo: nên điu khin cuc hp và gii thích rõ mc đích, mc tiêu, khó khn và phm vi quyn hn. Chu trách nhim và theo dõi tình hình thc hin sau cuc hp o chuyên gia: Hng dn nhóm thông qua cuc tho lun, gii quyt vn đ và quá trình đa ra quyt đnh D án Phát trin ô th ng Hi 2 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp trong cuc hp. óng góp kin thc chuyên môn khi đc yêu cu. Có th chu trách nhim đi vi công vic hu cn trc và sau cuc hp. o th ký: ghi li các ni dung, ý kin và quyt đnh chính ca cuc hp. Th ký cng có th d tho các biên bn hoc bn ghi chép sau cuc hp. o ngi cng tác: tham gia mt cách tích cc vào cuc hp bng cách đóng góp ý kin và tho lun đúng hng. • Xác đnh rõ ai là ngi ra quyt đnh • Xác đnh cách thc đa ra các quyt đnh nh th nào: do lãnh đo, do b phiu nhóm, hoc thng nht ý kin chung. • Xây dng ni dung hp và s dng danh mc kim tra đ xây dng ni dung c th. (Xem mc 2.4). 3. Thu hút s tham gia ca nhng ngi cn thit. Cuc hp nên bao gm nhng ngi nh sau tham gia: • nhng ngi s đa ra quyt đnh cui cùng • có quyn lc trong vic ng h hoc ngn cn các quyt đnh • có th cung cp ngun thông tin liên quan • cam kt gii quyt các vn đ hoc thc hin quyt đnh • có th trình bày quan đim ca các bên tham gia quan trng. Mi các thành viên ch cht tham gia vào cuc hp bng cách: • mi riêng tng ngi và t chc cuc hp phù hp vi thi gian ca h • trao cho h vai trò ch đng hoc khai thác li ích khi h tham gia cuc hp. D án Phát trin ô th ng Hi 3 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp 4. Cung cp trc chng trình cuc hp. a vào chng trình nhng ni dung thích hp nh sau: • mc đích cuc hp • kt qu hoc mc tiêu đt ra • ngày, gi và đa đim • đi tng tham gia • vai trò ca ngi tham gia • ni dung công vic cùng vi trách nhim ca tng cá nhân và b trí thi gian thc hin • các tài liu c bn v cuc hp hoc k hoch chun b • thi gian cuc hp. Ni dung tho lun ch bao gm nhng vn đ mà nhóm có th thc hin đc trong khong thi gian cho phép. i vi cuc hp kéo dài trong hai ting đng h thì ch nên tho lun không qúa nm vn đ chính, hoc trong cuc hp kéo dài 30 phút thì ch nên tho lun mt vn đ. Trình t các ni dung tho lun: • tìm các nhân t có nh hng ln nhau • tách nhng ý kin thuc loi chia s thông tin vi nhng ý kin cn phi tho lun gii quyt • đi t các vn đ d đn các vn đ phc tp và gây tranh cãi nht. 5. Thm dò trc ý kin ca nhng ngi tham d chính Bn có th chun b cuc hp tt hn nu bn: D án Phát trin ô th ng Hi 4 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp • Bit trc đc ý kin ca nhng ngi tham d chính ca cuc hp v các vn đ quan trng • tho lun vi h nhng ý kin mà bn mun h chia s vi nhng ngi tham gia khác. Bn có th chn la đ điu chnh ni dung cuc hp ca bn da trên thông tin t nhng ngi tham gia chính cung cp cho bn trc cuc hp. 6. Chun b cho cuc tho lun và quyt đnh s đa ra • Thu thp tài liu và d liu liên quan • Nói chuyn vi nhng ngi tham gia v ý kin cng nh các mc tiêu ca h • ng viên nhng ngi tham gia phát huy vai trò ca mình và cho h thy rng bn quan tâm đn ý kin ca h. • Tóm tt ni dung cuc hp vi lãnh đo và cp trên ca bn, nhng ngi không th tham gia cuc hp nhng rt quan tâm đn kt qu cuc hp này. • Phân phát chng trình và các thông tin liên quan 7. Nêu rõ mc đích và mc tiêu ca cuc hp Nu bn trình bày rõ mc đích và mc tiêu ca cuc hp ngay vào đu cuc hp, bn có th gim thiu đc vic đi lc đ hoc tránh s đ cp đn các vn đ không liên quan. 8.  tt c mi ngi có c hi phát biu • iu chnh mc đ đóng góp ca bn đ đm bo rng bn không quá áp đt D án Phát trin ô th ng Hi 5 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp • Kim soát nhng ngi hay ct ngang và nhng ngi hay áp đo trong cuc hp; to c hi cho nhng ngi ít nói cng tham gia ý kin • Cn có thái đ tích cc và đng viên v nhng vn đ mà mi ngi phát biu • Can thip nu có mt ngi phê bình hoc công kích ý kin ca nhng ngi khác • Ghi li các ý kin đóng góp vào mt t giy kh rng đ mi ngi cùng nhìn thy • Khi bn cm thy có nhiu ý kin mun đóng góp cho mt vn đ, cn quan sát và lng nghe tt c nhng ý kin ca ngi mun đóng góp • Hi nhng ngi tham gia xem h đang ngh gì. Yêu cu nhng ngi cha đóng góp ý kin phát biu • Chia thành các nhóm hai hoc ba ngi và yêu cu các nhóm có báo cáo tr li • ng quá vi vàng b phiu hay đa ra quyt đnh. 9. Có kt lun cho tng vn đ Khi ra quyt đnh, nhóm có th b phiu hoc dung hoà ý kin (hai bên cùng thng nht) hoc ngi lãnh đo có th t đa ra quyt đnh: • B phiu cho bn kt qu nhanh hn • Dung hoà ý kin thng khó hn và mt nhiu thi gian hn. Trong dung hoà ý kin, không phi tt c mi ngi đu đng ý vi quyt đnh nhng vn nht trí là ng h quyt đnh đó. D án Phát trin ô th ng Hi 6 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp • Quyt đnh ca lãnh đo thng tn ít thi gian nht. Khi áp dng phng pháp này, điu quan trng là tt c các thành viên đu cm thy quan đim ca h đc lng nghe. 10. Kt thúc cuc hp vi mt K hoch hành đng và truyn đt Các cuc hp kt thúc không có mt k hoch hành đng và truyn đt s không đ ra đc mt hành đng nào sau khi cuc hp kt thúc. Mt k hoch hành đng và truyn đt cn có ba yu t: • Nhng quyt đnh và kt qu c th nào đã đt đc trong cuc hp và nhng công vic nào cn đc thc hin sau cuc hp? • Ai chu trách nhim đi vi nhng nhim v này? • Khi nào nhng nhim v này đc hoàn thành? 11. Biên bn hp Mt biên bn bao gm: • Danh sách nhng ngi tham gia • Mc tiêu cuc hp • Các ch đ chính đã đc tho lun • Các quyt đnh chính đã đc đa ra • Các bc tip theo hoc các k hoch hành đng • Thi gian cuc hp tip theo hoc chng trình theo dõi tip Mt biên bn cho các cuc hp gii quyt vn đ cng có th bao gm: D án Phát trin ô th ng Hi 7 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp • Xác đnh vn đ cn gii quyt • Phng pháp phân tích • Các gii pháp • Tiêu chí đ đa ra quyt đnh • Quyt đnh đc đa ra • Ai theo dõi vào thi gian nào • Kt qu mong đi Sau khi cuc hp kt thúc, hoàn chnh biên bn và k hoch hành đng, sau đó gi cho tt c nhng ngi tham gia cuc hp, và c nhng ngi không tham gia cuc hp, nhng cn đc thông báo. Các k hoch hành đng có nhiu kh nng đc thc hin nu đc xem thuc v trách nhim thc t, bn phn và các hp đng. 12. T chc hp không chính thc vi nhng ngi cha đc nghe hoc không hài lòng vi kt qu ca cuc hp. Trong quá trình hp, cn chú ý đn các du hiu không hài lòng ca nhng thành viên v các quyt đnh và cn tìm gp h sau cuc hp. Các cuc trao đi sau cuc hp có th s cung cp cho bn nhiu đóng góp quý báu và có th tránh làm nhng vn đ đn gin tr nên phc tp không cn thit. 13. Cung cp đ các ngun lc đã ha Cn đm bo các thành viên s đc cung cp các ngun lc h cn đ đt đc các nhim v đc giao. Trong trng hp không th cung cp đc, cn gii thích ti sao. D án Phát trin ô th ng Hi 8 Trung tâm ph bin kin thc - d án PTTH: 1.iu hành cuc hp 14. Thc hin các quyt đnh ca bn Thc hin ngay các quyt đnh đã đa ra trong cuc hp càng sm càng tt. iu này s cho thy hiu qu làm vic ca bn vi t cách là ngi ch trì cuc hp. Cui cùng, bn s đc đánh giá thông qua nhng gì bn làm nhiu hn là thông qua nhng gì bn nói. 3. Các gi ý cho vic chun b và t chc mt cuc hp • Ch mi nhng ngi cn phi tham d và nhng ngi có th đóng góp đ đt đc các mc tiêu ca cuc hp. • Nu làm vic vi mt nhóm ln, cn chun b nhiu phng thc. • Chn la mt không gian hp thích hp và cn kim tra đa đim hp và các thit b cn thit • Chun b chng trình hp. Mt cuc hp không có chng trình cng nh mt đi quân tìm kim không có bn đ. • Lên k hoch thi gian t 30 phút đn 2 gi đi vi các cuc hp cho nhóm nh và thng nên d tính thp khi lng công vic mt nhóm có th hoàn thành. • T chc cuc hp càng ít thi gian càng tt trong khi vn đt đc các mc tiêu ca cuc hp • Thu thp các thông tin và tài liu liên quan đn cuc hp • Bt đu và kt thúc hp đúng gi • Bt đu vi các vn đ đn gin hn. Nhng thành công buc đu thng s to thun li cho nhng thành công tip theo D án Phát trin ô th ng Hi 9