Chi Nhánh Thanh Hóa Số 01/2013/DVKH THO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh Phúc Thanh hoá, ngày 01 tháng 03 năm 2013 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC PHÒNG DVKH CN THANH HOÁ A PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ[.]
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh Phúc Chi Nhánh Thanh Hóa Số: 01/2013/DVKH.THO Thanh hoá, ngày 01 tháng 03 năm 2013 PHÂN CƠNG CƠNG VIỆC PHỊNG DVKH CN THANH HỐ A PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ PHẠM THỊ HUYỀN – TRƯỞNG PHÒNG - Quản lý chung việc tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ phòng DVKH, tổ chức quản lý nhân phòng - Quản lý phòng mặt hành chính, giấc, ý thức tổ chức, kỷ luật, nội quy, quy định, chấm công - Lập kế hoạch, xây dựng phương án thực triển khai kế hoạch tiêu huy động vốn, trương trình khuyến mại HO, phân bổ tiêu đến người để thực - Mở sổ đầu ngày phần mềm Intellect - Ký, duyệt chứng từ phát sinh: thu chi tiền gửi, tiền gửi tiết kiệm, hợp đồng liên quan đến tiền gửi, chuyển tiền, Western Union, mua bán ngoại tệ, duyệt đóng mở tài khoản, duyệt Ebanking, duyệt mở thẻ - Quản lý việc cân quỹ cuối ngày phòng, đảm bảo khớp trước - Quản lý cơng tác chăm sóc khách hàng, triển khai biện pháp nhằm giữ chân ,tăng trưởng khách hàng nguồn vốn - Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc chi nhánh lĩnh vực: triển khai, tổ chức thực chế độ quy định Ngân hàng nhà nước xây dựng văn bản, quy trình quy chế cơng tác kế tốn giao dịch, hồ sơ tài khoản khách hàng SHB Thanh Hố (khơng vượt quy định chung SHB NHNN) Xây dựng triển khai chương trình khuyến mại chi nhánh - Thực nội quy, quy chế, quy định SHB, Ngân hàng nhà nước - Làm báo cáo công việc khác phát sinh thực công việc theo phân công Giám đốc chi nhánh VŨ THUỲ LINH – KSV - Phối hợp với Trưởng Phòng đạo tất nghiệp vụ phát sinh phòng DVKH - Phối hợp với Trưởng Phòng tổ chức thực chức năng, nhiệm vụ phòng DVKH - Thay mặt Trưởng Phòng giải cơng việc, lãnh đạo phịng Trưởng Phòng vắng mặt - Mở sổ đầu ngày phần mềm Intellect - Ký, duyệt chứng từ phát sinh: thu chi tiền gửi, tiền gửi tiết kiệm, hợp đồng liên quan đến tiền gửi, chuyển tiền, Western Union, mua bán ngoại tệ, duyệt đóng mở tài khoản, duyệt Ebanking, duyệt mở thẻ - Chấm chứng từ cuối ngày Giao dịch viên - Phối hợp với GDV trực tiền mặt việc cân quỹ cuối ngày, đảm bảo khớp trước - Kiểm soát sau, đối chiếu báo cáo (tiền gửi, tiền vay, tài khoản treo, kiểm sốt chương trình khuyến mại kiểm sốt chi phí khuyến mại tiền gửi, thu phí từ hoạt động tín dụng ) - Theo dõi chấm cơng ngồi - Phối hợp với giao dịch viên Trưởng Phịng cơng tác chăm sóc khách hàng - Thực nội quy, quy trình, quy chế SHB Ngân hàng nhà nước - Làm báo cáo , thực công việc phát sinh khác - Thực công việc khác theo phân cơng lãnh đạo phịng Giám đốc chi nhánh LÊ THỊ QUỲNH – KSV - Học quy trình nghiệp vụ liên quan đến cơng tác kiểm sốt phịng DVKH - Thực phê duyệt ký bút toán phát sinh nghiệp vụ thẻ mở tài khoản cho khách hàng có định bổ nhiệm Kiểm sốt viên cấp USER - Cuối ngày kiểm tra GL tài khoản treo phòng DVKH (bao gồm tất tài khoản treo Treo trung gian toán điện, treo trung gian DVKH, treo trung gian với HBB…) Đảm bảo tài khoản treo cuối ngày Nếu có sai lệch phải báo cáo lãnh đạo phịng để giải CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY CỦA CÁC GIAO DỊCH VIÊN Hàng ngày Giao dịch viên cần hoàn thành tốt nội dung công việc sau: - Tư vấn, hướng dẫn khách hàng dịch vụ SHB cách chuyên nghiệp (chủ động chăm sóc khách hàng, niềm nở nhiệt tình tư vấn cho khách hàng, nhanh chóng, xác hiệu quả) - Thực giao dịch toán, chuyển tiền trực tiếp, gián tiếp, lập điện chuyển tiền đảm bảo nhanh chóng xác - Thực giao dịch đóng, mở tài khoản giao dịch liên quan đến tiền gửi toán, tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi có kỳ hạn, tiền gửi khơng kỳ hạn, kỳ phiếu, tín phiếu chứng tiền gửi khác - Thực nghiệp vụ chi trả Kiều hối, mua bán ngoại tệ với khách hàng - Hạch toán trả lương qua tài khoản (của doanh nghiệp có hợp đồng trả lương qua tài khoản) - Đăng ký dịch vụ mobile banking,E-corporation,Ebanking,phonebanking Thực nghiệp vụ phát hành thẻ ATM cho khách hàng Phối hợp với Tổ hỗ trợ tín dụng thực chiết khấu giấy tờ có giá khách hàng sổ tiết kiệm khách hàng gần đến hạn, hướng dẫn tư vấn cho khách hàng khách hàng cầm cố sổ tiết kiệm - Thực việc thu chi hộ với chi nhánh khác Tra soát với chi nhánh lưu giữ hồ sơ khách hàng mở tài khoản, gửi tiền trường hợp có nghi vấn - Các giao dịch viên phải luân phiên trực tiền mặt cuối ngày đảm bảo công tác giao dịch, phục vụ khách hàng đến giao dịch muộn Đảm bảo công tác cân quỹ cuối ngày kịp thời tránh ảnh hưởng đến việc chạy cuối ngày toàn hệ thống - Các giao dịch viên phải ln phiên trực nhật phịng đảm bảo phịng ln gọn gàng, sẽ, xếp tờ rơi, mẫu biểu, lãi xuất, tỷ giá đầy đủ, ngăn nắp theo quy định - Trước nghỉ trưa cuối ngày giao dịch GDV phải cân tiền mặt niêm phong thùng tiền gửi kho quỹ - Cuối ngày GDV phải hoàn thiện chứng từ, in liệt kê giao dịch, chấm chứng từ phát sinh, đảm bảo cân khớp trước Nếu có sai lệch phải báo cáo với Trưởng phòng, KSV để kịp thời xử lý Sáng ngày làm việc (đầu làm việc buổi sáng) GDV phải chuyển tập chứng từ giao dịch ngày hôm trước cho KSV kiểm soát lại - Thực việc bán chéo sản phẩm giữ chân khách khàng cũ, thu hút thêm khách hàng mới, phấn đấu hoàn thành kế hoạch - Thực nội quy, quy định, quy chế SHB NHNN - Làm báo cáo, thực công việc khác phân cơng Lưu ý: Ngồi công việc hàng ngày trên, GDV phải đảm nhận thêm số công việc phải chủ động học hỏi thêm để biết làm thành thạo hết cơng việc giao dịch viên khác phịng LÊ THANH HUYỀN – GIAO DỊCH VIÊN - Đang nghỉ thai sản NGUYỄN THỊ HƯỞNG – GIAO DỊCH VIÊN - Phối hợp với phòng thẻ thực công việc liên quan đến nghiệp vụ thẻ, phụ trách việc giao thẻ mã pin cho khách hàng (mở sổ theo dõi khách hàng ký nhận nhận thẻ) Chịu trách nhiệm cơng tác phát hành thẻ cho khách hàng - Phối hợp với phòng thẻ giải thắc mắc khiếu nại khách hàng có phát sinh lỗi giao dịch thẻ (như khách ko đổi Pin, khách rút tiền máy khơng chi trả….) - Chịu trách nhiệm mảng WU, thực chi trả WU cho khách hàng, kết hợp với phịng kế tốn làm báo cáo WU theo quy định - Chịu trách nhiệm theo dõi thẻ chương trình khuyến mại khách hàng Vip - Phối hợp với phịng hỗ trợ tín dụng làm báo cáo theo quy định, kịp thời gửi NHNN - Thực nghiệp vụ đổ lương cho đơn vị có hợp tác chi trả lương qua TK - Cuối ngày kiểm tra GL tài khoản treo phòng DVKH (bao gồm tất tài khoản treo Treo trung gian toán điện, treo trung gian DVKH, treo trung gian với HBB…) Đảm bảo tài khoản treo cuối ngày Nếu có sai lệch phải báo cáo lãnh đạo phòng để giải - Làm cơng việc phát sinh khác có u cầu LÊ THỊ THOA – GIAO DỊCH VIÊN - Chịu trách nhiệm mảng tốn chuyển tiền.Thực nghiệp vụ toán bù trừ với NHNN Cuối ngày theo dõi, kiểm tra GL đối chiếu số liệu mảng toán chuyển tiền đảm bảo cân khớp cuối ngày Kiểm tra điện đến, điện trả Kiểm tra đối chiếu tài khoản treo “Trung gian toán điện gián tiếp”, đảm bảo cuối ngày tài khoản treo 0, lệnh toán bù trừ xử lý kịp thời Xử lý nhanh chóng thắc mắc khách hàng có phát sinh - Hàng ngày làm báo cáo huy động vốn - Làm báo cáo phòng chống rửa tiền gửi mail theo quy định - Quản lý séc, phát séc cho khách hàng (làm sổ ký giao nhận với khách hàng mua séc) - Làm báo cáo sử dụng séc hàng tháng - Quản lý, theo dõi, làm hợp đồng tiền gửi - Theo dõi chấm công hàng tháng chấm công - Thực mở thấu chi theo đề nghị phòng khách hàng cá nhân Kiểm tra đối chiếu tài khoản thấu chi - Làm công việc phát sinh khác có yêu cầu NGUYỄN THANH HIỀN - Phối hợp với GDV Lê Thị Thoa công tác mở tài khoản thấu chi, kiểm tra đối chiếu tài khoản thấu chi - Phối hợp với GDV Nguyễn Thị Hưởng thực nghiệp vụ đổ lương cho đơn vị có hợp tác chi trả lương qua TK - Chịu trách nhiệm phát hành khiếu nại liên quan đến Thẻ tín dụng - Phối hợp với GDV Vũ Thị Loan việc theo dõi chương trình khuyến mại - Theo dõi tổng hợp quà khuyến mại phòng - Làm đầu mối giao nhận chứng từ phòng Dịch vụ Khách hàng với phịng kế tốn Đầu chiều phải tổng hợp chứng từ ngày hôm trước P.DVKH hồn thiện, giao nộp cho phịng kế tốn (ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ) - Phụ trách công tác đóng chứng từ đánh số chứng từ phịng Hiền có tránh nhiệm nhắc nhở tồn thể GDV phịng hồn thiện chứng từ nộp cho Hiền để thực đóng đánh số chứng từ Sau nộp chứng từ phịng kế tốn tài theo thời gian quy định (chậm 13h30 chiều ngày làm việc phải nộp chứng từ ngày làm việc liền trước) - Làm cơng việc phát sinh khác có u cầu TRỊNH THỊ THÙY - Phụ trách văn phòng phẩm phịng Phụ trách cơng tác mẫu biểu giao dịch phòng Đảm bảo mẫu biểu giao dịch đầy đủ - Nhận file scan chữ ký Loan scan up lên hệ thống kịp thời, ngày khách hàng giao dịch - Phối hợp với GDV Lê Thị Thoa công tác phát hành séc cho khách hàng Làm báo cáo sử dụng séc - In ấn sổ phụ cho khách hàng đầy đủ sau chuyển cho GDV Loan để xếp trả sổ phụ cho khách hàng - Làm công việc phát sinh khác có yêu cầu 10 VŨ THỊ LOAN - Hàng ngày theo dõi, đối chiếu số liệu liên quan đến mảng tiền gửi Đầu ngày vào báo cáo sổ tiết kiệm đến hạn Thực gọi điện chăm sóc khách hàng có sổ tiết kiệm, tài khoản tiền gửi đến hạn thời gian ngày làm việc - Chịu trách nhiệm cơng tác chăm sóc khách hàng theo quy định SHB thời gian chưa có phận marketing Khảo sát , thu thập ý kiến, phản ánh khách hàng sản phẩm, dịch vụ SHB báo cáo lãnh đạo phòng - Văn thư, lưu trữ tất công văn đến, văn bản, tài liệu, hướng dẫn nghiệp vụ phòng DVKH - Sắp xếp hồ sơ mở tài khoản sổ phụ khách hàng gọn gàng ngăn nắp, khoa học, dễ tìm kiếm Trả sổ phụ cho khách hàng (mở sổ theo dõi có ký nhận nhân viên nhận sổ phụ) - Theo dõi chương trình quà tặng khuyến mại( chương trình “ Phúc lộc bảo an”), làm báo cáo tổng hợp chương trình khuyến mại theo quy định (tổng hợp báo cáo hàng tuần, báo cáo cuối chương trình.) - Phối hợp với GDV Nguyễn Thanh Hiền cơng tác chứng từ phịng - Scan chữ ký khách hàng up lên hệ thống kịp thời (ngay ngày khách hàng giao dịch, thời gian chưa có user tạm thời chuyển cho GDV Trịnh Thị Thùy up lên hệ thống) - Trực tổng đài chi nhánh - Phối hợp với GDV Nguyễn Thị Hưởng thực công việc liên quan đến nghiệp vụ thẻ, phụ trách việc giao thẻ mã pin cho khách hàng (mở sổ theo dõi khách hàng ký nhận nhận thẻ) Phối hợp phát hành thẻ cho khách hàng Đổi mã PIN - Làm cơng việc phát sinh khác có u cầu - Quản lý theo dõi sản phẩm tiết kiệm “ Tình yêu cho con”: Quản lý hồ sơ khách hàng tham gia bảo hiểm, kiểm tra đối chiếu trích phí bảo hiểm khớp B.QUY ĐỊNH VỀ NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC Ngồi việc có trách nhiệm tn thủ nội quy SHB, nhân viên phòng DVKH cần thực số nguyên tắc làm việc sau: - Lãnh đạo phịng chịu trách nhiệm độc lập cơng việc phân công đảm bảo thống công tác điều hành, đạo nghiệp vụ.Trong trường hợp chưa thống ý kiến khác bảo lưu song ý kiến Trưởng phòng ý kiến cuối để giải cơng việc để trình giám đốc - Lãnh đạo phòng người tiếp nhận đạo giám đốc chi nhánh triển khai cụ thể đến nhân viên phòng Đồng thời nơi thu nhận ý kiến đề xuất cán nghiệp vụ để báo cáo trình giám đốc xem xét đạo kịp thời - Lãnh đạo phòng người có trách nhiệm đơn đốc, nhắc nhở, theo dõi kiểm tra cán phòng thực đầy đủ,kịp thời nhiệm vụ giao - Nhân viên phải chấp hành phân cơng lãnh đạo phịng, thực nghiêm túc chế độ bảo mật thông tin nghiệp vụ ngân hàng,user cấp theo quy định SHB - Nhân viên khuyến khích khả sáng tạo, đề xuất ý kiến để góp phần hồn thiện cơng việc cách nhanh chóng xác an tồn - Nhân viên vắng mặt vị trí quầy giao dịch 10 phút, khỏi chi nhánh 15 phút phải đồng ý lãnh đạo phịng Bản phân cơng nhiệm vụ có hiệu lực kể từ ngày ký, thay cho phân công nhiệm vụ ln chuyển cơng việc trước Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG DVKH - Giám đốc Chi nhánh(để báo cáo) - CBNV phòng DVKH(để thực hiện) - Các phòng ban chi nhánh(để phối hợp) - Lưu P.DVKH ... phút, khỏi chi nhánh 15 phút phải đồng ý lãnh đạo phịng Bản phân cơng nhiệm vụ có hiệu lực kể từ ngày ký, thay cho phân công nhiệm vụ luân chuyển cơng việc trước Nơi nhận: TRƯỞNG PHỊNG DVKH -... việc có trách nhiệm tuân thủ nội quy SHB, nhân viên phòng DVKH cần thực số nguyên tắc làm việc sau: - Lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm độc lập công việc phân công đảm bảo thống công tác điều hành,... nước - Làm báo cáo , thực công việc phát sinh khác - Thực công việc khác theo phân công lãnh đạo phòng Giám đốc chi nhánh LÊ THỊ QUỲNH – KSV - Học quy trình nghiệp vụ liên quan đến cơng tác kiểm