Hệ Thống Chấm Công Sử Dụng Công Nghệ Thẻ sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6..0

Luận văn : Hệ Thống Chấm Công Sử Dụng Công Nghệ Thẻ sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6..0

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 4

LỜI NÓI ĐẦU 5

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG CHẤM CÔNG HIỆN TẠI 6

1.1 - Khảo sát hệ thống hiện tại 6

1.1.1 - Cơ cấu tổ chức của công ty 6

1.1.2 - Mô tả cách chấm công hiện tại 7

1.1.2.1 - Cách thức chấm công 7

1.1.2.2 - Cách thức tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm 7

1.1.2.3 - Cách thức tổng hợp báo cáo làm thêm 8

1.1.2.4 - Cách thức tổng hợp báo cáo chấm công 8

1.1.3 - Những hạn chế của hệ thống chấm công hiện tại 9

1.2 - Yêu cầu đặt ra của hệ thống mới 10 1.3 - Đề xuất hệ thống chấm công tự động 11 1.3.1 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng 11 1.3.1.1 - Thẻ từ 11 1.3.1.2 - Đầu đọc thẻ 11 1.3.2 Phần mềm chấm công 12 CHƯƠNG 2 – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG 14 2.1 – Mục tiêu đạt được hệ thống mới 14

2.2 - Các chức năng của hệ thống mới 14

2.2.1 – Biểu đồ phân cấp chức năng 15

2.2.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: 16

2.2.3 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: 17

2.2.4 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: 18

2.2.4.1 - Biểu đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự: 18

2.2.4.2 - Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công: 19

2.2.4.3 - Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý lương: 20

2.3.1.2 - Bảng Phòng Ban: 21

2.3.1.15 - Bảng Báo Cáo Luơng Tháng Chi Tiết: 25 2.3.1.16 - Bảng Báo Cáo Nhân Viên Vắng Mặt: 25 2.3.1.17 -Bảng Báo Cáo Số Lượng Nhân Viên Đi Làm 26

2.3.2 – Sơ đồ mô hình dữ liệu quan hệ 26

CHƯƠNG 3 – CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN 27

3.1 – Cơ sở lý thuyết 27

3.1.1– Các khái niệm cơ bản 27

3.1.2- Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn 27

3.1.3– Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn 28

3.1.4– Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ 28

3.2 – Công cụ phát triển và môi trường làm việc 29

3.2.1 – Lựa chọn công cụ phát triển và môi trường làm việc 29

3.2.2 – Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS 30

3.2.3 – Giới thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAl BASIC 31CHƯƠNG 4 – THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 374.1 – Danh sách các Form thiết kế trong chương trình 374.2 – Mô tả giao diện và các chức năng chính của chương trình 414.2.1 – Giao diện Đăng Nhập chương trình 41

4.2.13 – Đăng kí nghỉ

50

4.2.17 – Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày 53

KẾT LUẬN 58

PHỤ LỤC 59TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

Trong suốt quá trình học tập tại trường và thời gian thực tập tại công ty cổ phần thương mại AZLAZ, em đã được Thầy cô giáo cùng những anh chị trong công

ty cung cấp và truyền đạt rất nhiều những kiến thức chuyên môn cần thiết và quý giá nhất Ngoài ra em còn được rèn luyện một tinh thần học tập và làm việc độc lập sáng tạo Đây là tính cách hết sức cần thiết để có thể thành công khi bắt tay vào nghề nghiệp trong tương lai

Đồ án thực tập là cơ hội để em có thể áp dụng, tổng kết lại những kiến thức

mà mình đã học trong nhà trường Đồng thời rút ra những kinh nghiệm thực tế quý giá trong suốt quá trình thực hiện đề tài này Sau một thời gian thực tập, và thiết kế cài đặt chương trình, em đã hoàn thành đề tài và cũng đạt được một số kết quả nhất

định Đặc biệt nhờ sự hướng dẫn tận tình của cô Nguyễn Thanh Hương, cùng các

Thầy cô giáo khác trong khoa Công Nghệ Thông Tin và tập thể nhân viên công ty

cổ phần thương mại AZLAZ đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này một cách thuận lợi và đạt được kết quả khả quan

Bên cạnh những kết quả khiêm tốn mà em đạt được, chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót khi thực hiện đồ án của mình Em rất mong được sự giúp đỡ của thầy

cô giáo và các bạn để em có thể hoàn thành tốt hơn công việc thực tế sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Phí Xuân Nam

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá trình tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài người đang chuyển sang kỷ nguyên của công nghệ thông tin Máy tính và các công cụ của nó đãtrở thành nhu cầu không thể thiếu được đối với các ngành khoa học và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế toán giảng dạy, các ngành công nghệ chế bản và đồ hoạ

Nhờ ứng dụng của công nghệ thông tin đã làm giảm được sự quản lý đầy khókhăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý Nó có yếu tố quan trọng, quyết định không nhỏ đến sự thành công của mỗi ngành nghề, mỗi xí nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay

Xuất phát từ thực tiễn đó, vốn kiến thức được học trong nhà trường và nhu

cầu nóng bỏng của xã hội Với sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thanh Hương trong

thời gian thực tập cộng thêm sự ham mê muốn làm một chương trình có thể ứng

dụng trong thực tiễn Em đã chọn đề tài: Hệ Thống Chấm Công Sử Dụng Công Nghệ Thẻ sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0

Cho dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và kinh nghiệm có hạn vì vậy chương trình chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết Rất mong được sự góp ý của Thầy

cô giáo và các bạn để chương trình được tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thanh Hương và các Thầy cô

giáo khác trong khoa Công Nghệ Thông Tin đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập để chương trình của em đạt kết quả tốt hơn cũng như giúp em có được những kiến thức vững vàng hơn trong cuộc sống

Hà Nội, Ngày 19 tháng 05 năm 2008

Sinh viên thực hiện

Phí Xuân Nam

1.1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty cổ phần thương mại AZLAZ là công ty chuyên sản xuất, giacông phần mềm, thiết kế Web, Thương mại điện tử Số lượng cán bộ, nhân viênhiện tại của công ty là 50 người chia làm các phòng ban chính sau:

Nhân viên làm theo giờ hành chính, 8giờ/1ngày, một tuần làm việc 6 ngày từthứ Hai đến thứ Bảy, một năm được nghỉ 8 ngày đó là (Ngày 30/4, 1/5, 2/9, Tết dương lịch, Tết âm lịch ) theo đúng quy định của công ty

Chăm sóc khách hàng

Phân tích hệ thống

Phòng kỹ thuậtPhòng kế toán

1.1.2 - Mô tả cách chấm công hiện tại

Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên mỗi khinhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến và giờ về của từng ngàylàm của từng nhân viên) Hiện tại công ty quy định mỗi nhân viên phải báo cáo tối

đa 4 lần, tối thiểu 2 lần một ngày đó là giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉtrưa

Đối với nhân viên trưa ở lại công ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một ngày Tổng số thời gian làm việc của một ngày là 8h00 phút chưa bao gồm thờigian nghỉ trưa là 1giờ 30 phút và thời gian làm thêm

Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm thì nhân viên đó phải đăng ký làm thêm.Thời gian làm việc của các nhân viên trong công ty:

Từ thứ 2 đến thứ 7:

+ Sáng: từ 7h30 đến 11h30

+ Chiều: từ 13h đến 17h

Nhân viên phải đăng ký làm thêm:

Thời gian làm thêm là các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết, Ngày thường từ thứ

2 đến thứ 7 thời gian làm thêm từ 17h đến tối đa 22h

1.1.2.2 - Cách thức tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm

Cuối tháng nhân viên chấm công tổng hợp nên bảng chấm công tháng Căn

cứ thời gian thực tế của từng nhân viên đi làm để tổng hợp nên báo cáo đi muộn về sớm của các nhân viên Việc đi muộn về sớm thực chất là một bởi đều phản ánh sự

vi phạm kỷ luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định Đi muộn về

Việc làm thêm của nhân viên được tính toán như sau: Nhân viên chỉ đượctính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng ký làm thêm (đăng ký thời gian

cụ thể) Từ đó thời gian làm thêm của nhân viên đó mới được chấp nhận Ngượclại nếu nhân viên này không đăng ký làm thêm mà giờ về của nhân viên này lớnhơn giờ kết thúc làm việc do công ty quy định thì nhân viên đó không được tínhlàm thêm

Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân viên

đó đăng ký Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào cuối tháng và quy ragiờ để trả lương cho nhân viên

Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày nghỉ,làm thêm ngày Lễ Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng để tính toán với

hệ số khác nhau

1.1.2.4 - Cách thức tổng hợp báo cáo chấm công

Đối với việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ vào thờigian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà không có giấy xin phépnghỉ được phòng nhân sự đồng ý thì vẫn bị tính là đi muộn về sớm

Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày thường, Thờigian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày thường

Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và được định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ không trả lương

1.1.3 - Những hạn chế của hệ thống chấm công hiện tại

Do công tác chấm công của công ty theo kiểu thủ công nên nó bộc lộ một

số hạn chế sau:

 Tất cả các thao tác chấm công cho nhân viên chủ yếu cộng trừ bằngcách nhập toàn bộ số giờ đăng ký của nhân viên vào bảng Excel, sau đó cộng trừthời gian đi muộn về sớm, làm thêm, thời gian thực tế làm việc trong tháng Nhưvậy là rất mất thời gian, thông thường việc chấm công cho 100 nhân viên chiếm mất2.5 ngày của một nhân viên phòng kế toán do phải tổng hợp quá nhiều yếu tố sau

đó mới có thể tổng hợp nên 2 báo cáo trên

 Do phải nhập một lượng dữ liệu quá lớn nên các sai sót thường xuyênxảy ra, ảnh hưởng đến ngày công của nhân viên

 Đối với bộ phận Kế toán, công đoạn tính tiền lương, thưởng, phạt, phụcấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của công ty, điều đó không thể tránhkhỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian

 Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân viênthì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến việc đề ra các quyết địnhtrong quản lý

rất nhiều thời gian, tính chính xác sẽ giảm xuống.

 Không kiểm soát được chi tiết, chính xác từng phút mà nhân viên đó đimuộn hoặc về sớm

Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận của công ty

1.2 - Yêu cầu đặt ra của hệ thống mới

 Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm côngcho các nhân viên chấm công

 Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình trạng đilàm của của nhân viên của công ty, kịp thời có những biện pháp nhắc nhở đối vớinhững nhân viên kém tích cực trong khi làm việc

 Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày công, số giờ làm thêm,

số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên

 Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu về

số liệu chấm công của nhân viên

 Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy nhậpcho từng đối tượng có chức năng cụ thể

1.3 - Đề xuất hệ thống chấm công tự động

1.3.1 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng

1.3.1.1 - Thẻ từ

Thẻ từ: Được làm từ chất liệu nhựa PVC Laminate, kích thước:

86mm54mm0.76mm theo chuẩn ISO quốc tế Mặt trước của thẻ in ảnh nhânviên, tên công ty, logo tên nhân viên, phòng ban, chức vụ mã số Thẻ rất tiện ích

cho việc nhân viên đeo thẻ khi ra vào công ty Mặt sau thẻ có một dải băng từ, trêndải băng từ có ghi mã nhân viên lên đó.

Thẻ được xử lý qua một hệ thống chuyên dụng để phủ một dải băng từ 3track mã hoá

Track 1: In theo dạng ký tự (8 bit nhớ)

Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ)

Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ)

Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ được truyền

về máy tính và máy tính sẽ ghi lại giờ quẹt thẻ của nhân viên đó để làm căn cứchấm công

Để đảm bảo cho việc kiểm soát vào ra thì máy tính đặt ở vị trí phòng bảo vệ

để tiện cho việc kiểm soát nhân viên, khi quẹt thẻ trên màn hình sẽ hiện lên Mãnhân viên, ảnh, tên phòng ban, giờ vào ra của nhân viên đó

1.3.1.2 - Đầu đọc thẻ

Đầu đọc: Đầu đọc quẹt thẻ kiểm soát cổng ra vào là loại đầu đọc được thẻ,

có vạch dải băng từ, phù hợp với tiêu chuẩn ISO/ANSI Đầu đọc phù hợp với cácloại máy tính cá nhân hoặc bất kỳ loại máy tính nào kèm theo bộ ghép nối RS-232.Đọc thẻ bằng cách quẹt thẻ, để phần có vạch xuống phía dưới và quẹt bề mặt cóvạch bên cạnh về phía đèn LED màu xanh, quét ngược hoặc xuôi đều được

Đèn hiển thị màu xanh (Điôt phát quang) ở đầu đọc sáng giúp cho người thaotác biết được đầu đọc đang hoạt động

Khi cần cắm điện nguồn, đầu đọc truyền tín hiệu trên thẻ từ Khoảng 0.15giây thì bộ DTR được đưa vào hoạt dộng, đầu đọc truyền số của chương trình cơ sởvào theo mẫu sau: 21088819A01 Tám ký tự đầu chỉ số chương trình cơ sở, chữ cáitiếp theo là so sánh với dãy chữ số từ 01 đến 99 Tín hiệu cài đặt trên thẻ gồm 3nhóm chữ số

Khi điện áp đầu vào thấp, điện dung của tụ điện tại đầu đọc sẽ bị thay đổitheo, để duy trì quá trình nạp cho đầu đọc để phù hợp trong suốt quá trình hoạtđộng Nhằm giảm sự tiêu hao nguồn điện bên trong lúc truyền dữ kiện, dữ liệu đầu

Các mã số, rãnh đọc và các tiêu chuẩn liên quan tới đầu đọc cụ thể như sau:

1.3.2 Phần mềm chấm công

Phần mềm chấm công ngoài việc phải khắc phục được những hạn chế của hệthống chấm công cũ, còn phải bổ sung thêm các chức năng mới nhằm đảm bảo hiệuquả cao nhất cho công tác tính lương

 Nhập dữ liệu chấm công ngày:

Hệ thống chấm công mới phải cho phép người quản trị cập nhật hiệu chỉnhgiờ làm việc của từng nhân viên trong công ty

Trong trường hợp đầu đọc quẹt thẻ bị hư, mất dữ liệu, quẹt thiếu…cần cóthao tác cập nhật từ bên ngoài hoặc import từ file Excel vào cơ sở dữ liệu trongtrường hợp số liệu nhiều

 Tính toán được thời gian đi muộn về sớm từng ngày

Đối chiếu với múi giờ đăng ký làm việc để tính toán thời gian đi muộn vềsớm

 Tính toán được làm thêm thực tế của công nhân

Đối chiếu với mốc thời gian đăng ký làm thêm để tính toán số giờ làm thêm.Việc tính toán làm thêm của nhân viên sẽ được nhân hệ số bao nhiêu

Cụ thể: Theo quy định của công ty

Từ thứ Hai đến thứ Bảy: Làm thêm ngày tính hệ số 1.5

Chủ nhật: Làm thêm ngày tính hệ số 2

Ngày Lễ tết: Làm thêm ngày tính hệ số 3

Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của công ty đó là: Nghỉphép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu hỉ, nghỉ tai nạn…đồngthời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào được trả lương dạng nghỉ nào khôngđược trả lương, để tính toán ngày công trong tháng, cụ thể nếu ngày nghỉ được trảlương thì coi như vẫn tính một công như đi làm

 Một số yêu cầu về báo cáo:

Khi chuyển sang dùng hệ thống chấm công tự động thì các yêu cầu về mặtquản lý đòi hỏi chặt chẽ hơn Vì vậy cần bổ sung thêm một số báo cáo chi tiết sau:

Báo cáo chấm công chi tiết: Hệ thống phải truy vấn và đưa ra nội dung cầntìm kiếm để phục vụ cho việc in ấn

Báo cáo bao gồm các thông tin: Có 2 thuộc tính MaNV và HoTen là cố định,còn lại là các thuộc tính tuỳ chọn, báo cáo này được hiển thị theo hàng ngang Báocáo phải đưa ra được Giờ dến, Giờ về, Thời gian đi muộn về sớm, Thời gian làmthêm của từng nhân viên trong ngày (không tính làm thêm trước giờ đến và tínhtheo hàng giờ)

CHƯƠNG 2 – PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHẤM CÔNG

2.1 – Mục tiêu đạt được hệ thống mới

Sau khi đã khảo sát những đặc điểm của hệ thống cũ và bước đầu đưa ra môhình hệ thống mới, hệ thống mới phải đạt được những mục tiêu sau:

 Cập nhật được thông tin cơ bản về nhân sự, thay đổi giờ vào ra các calàm việc, cập nhật ngày nghỉ do công ty quy định, cập nhật được các khác chi phiphát sinh trong quá trình tính lương

 Tra cứu các thông tin về nhân sự, kết xuất ra các báo cáo chi tiết thông tinnhân sự

Quản lý lương (Cập nhật dữ liệu lương, tính lương, báo cáo lương).

2.2.1 – Biểu đồ phân cấp chức năng

Báo cáo nhân sự đi làm trong ngày

ày

Cập nhật dữ liệu lương

Tính lương

Báo cáo lương

Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Đồ án thực tập tốt nghiệp

Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng

2.2.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

Hình 2.2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

2.2.3 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

Nhân viên

Chấm công

Quản lý nhân sự

Quản lý lương

Người quản lý

Phiếu đăng ký làm thêm Giờ vào ra Phiếu đăng ký nghỉ

Thông tin Tính lương

Hình 2.3: Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

2.2.4 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:

2.2.4.1 - Biểu đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự:

Hồ sơ

nhân viên

Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng quản lý nhân sự

2.2.4.2 - Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công:

Nhân viên

Cập nhật thông tin nhân viên

Tìm kiếm nhân viên

Xoá dữ liệu vào ra

Cập nhật giờ vào ra

Báo cáo chi tiết

Giờ Vào Ra

Báo cáo chấm công tháng

Báo cáo nhân sự đi làm

Hình 2.5: Biểu đồ luồng phân rã chức năng Chấm công

2.2.4.3 - Biểu đồ phân rã chức năng Quản lý lương:

Hình 2.6: Biểu đồ luồng phân rã chức năng Quản lý lương

Tên bảng: HOSO

với từng nhân viên

MaPB Text(6) Mã phòng ban, là duy nhất đốivới từng phòng banMaCV Text(6) Mã chức vụ, là duy nhất đốivới từng chức vụ

Phòng Ban:

Lưu trữ thông tin về các phòng ban trong công ty

Tên bảng: PHONGBAN

HanhChinh Yes/No Kiểm tra Nhân viên làm hànhchính

chức vụ:

Lưu trữ thông tin về chức vụ của nhân viên trong công ty

MaCV Text(6)  Mã chức vụ, là duy nhất

đối với từng chức vụ

giờ vào ra:

Lưu trữ giờ vào ra của nhân viên khi quẹt thẻ

Tên bảng: GIOVAORA

do nghỉ:

Lưu trữ các lý do mà nhân viên có thể chọn để nghỉ

Tên bảng: LYDONGHI

MaNV Text(6)  Mã nhân viên

NgayDangKy Date/Time  Ngày đăng ký nghỉ

Người Dùng:

Lưu trữ Thông tin người dùng.

Tên Bảng:NGUOIDUNG

Remember Yes/No Thành viên đăng nhậptrước

2.3.1.10 - Bảng Quyền Người Dùng:

Lưu trữ Thông tin quyền người dùng.

UserName Text(15)  Tên đăng nhập

2.3.1.13 - Bảng Báo Cáo Chi Tiết:

Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo chi tiết bao gồm Mã Nhân Viên, Họ

tên, Ngày sinh, Giới tính, Thời gian làm, Thời gian thiếu, Thời gian làm thêm

Tên Bảng:BAOCAOCHITIET

TGThieu Long Integer Thời gian làm thiếu (phút)

2.3.1.14 - Bảng Báo Cáo Giờ Vào Ra:

Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo giờ vào giờ ra của nhân viên, bao gồm Mã Nhân Viên, Họ tên, Giới tính, Phòng Ban, Giờ vào, Giờ Ra, thời gian làm,

thời gian làm thiếu, thời gian làm thêm.

Tên Bảng:BAOCAOGIOVAORA

2.3.1.15 - Bảng Báo Cáo Luơng Tháng Chi Tiết:

Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo lương của một tháng đã chọn của nhân viên, bao gồm Mã Nhân Viên, Thời gian làm của nhân viên từ ngày mồng một

đến cuối tháng.

Tên Bảng:BAOCAOLUONGTHANGCT

2.3.1.16 - Bảng Báo Cáo Nhân Viên Vắng Mặt:

Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo nhân viên vắng mặt từ ngày đến ngày đã chọn của từng phòng ban hay toàn bộ nhân viên, bao gồm Ngày làm, Mã

Nhân Viên, Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Mã Phòng ban, Lý do vắng mặt.

Tên Bảng:BAOCAOVANGMAT

NgaySinh Date/Time Ngày sinh

2.3.1.17 -Bảng Báo Cáo Số Lượng Nhân Viên Đi Làm

Lưu trữ Thông tin tạm thời của báo cáo số lượng nhân viên đi làm cho từng

phòn ban.

Tên Bảng:BAOCAOSLNVTRONGNGAY

SoNhanVien Long Integer Số lượng nhân viên đi làm

2.3.2 – Sơ đồ mô hình dữ liệu quan hệ

Mô tả mối quan hệ giữa các thực thể đã được xác định

Hình 2.7 Mô Hình Thực Thể Liên Kết

CHƯƠNG 3 – CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ CÔNG CỤ PHÁT TRIỂN

3.1 – Cơ sở lý thuyết

3.1.1 – Các khái niệm cơ bản

+ Thực thể: Là một đối tượng cụ thể nào đó

+ Thuộc tính thực thể:Tính chất xác định thực thể

+ Lớp thực thể: Các thực thể cùng thuộc tính

+ Lược đồ quan hệ:

 Thuộc tính: Tên thuộc tính, miền xác định của thuộc tính

 Lược đồ một quan hệ gồm các thuộc tính của thực thể (Tên miền xác định)cùng với các mệnh đề ràng buộc.Lược đồ quan hệ:

R=<x,w>=(A1:D1,A2:D2,…An:Dn,M)

Nội dung của Lược đồ quan hệ gọi là các bộ

+Các phép toán tối thiểu:

- Tìm kiếm dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn, không làm thay đổi trạng tháiCSDL

 Thay đổi cấu trúc CSDL

 Thay đổi nội dung CSDL

 Xử lý tính toán trên CSDL

3.1.2 - Khái niệm phụ thuộc dữ liệu và các dạng chuẩn

 Một thuộc tính gọi là phụ thuộc vào các thuộc tính khác khi giá trị củacác thuộc tính này phụ thuộc vào giá trị của thuộc tính kia.Sự phụ thuộcnày có thể là gián tiếp hay trực tiếp

 Một quan hệ bao giờ cũng có một nhóm thuộc tính mà giá trị của chúngquy định giá trị các thuộc tính khác, nhóm thuộc tính đó gọi là khóa

 Với một quan hệ tuỳ vào các phụ thuộc của các thuộc tính vào khoá cótrong đó mà ta phân chia các quan hệ đó thành các dạng chuẩn khác nhau.Các dạng chuẩn cơ bản:

+ Dạng chuẩn 1+ Dạng chuẩn 2+ Dạng chuẩn 3Các dữ liệu lu trữ dưới dạng chuẩn 3 tránh được hiện tượng dư thừa dữ liệu, tạo cho

dữ liệu có tính độc lập cao Các quan hệ nếu chưa ở dạng chuẩn 3 sẽ được phân rãthánh các quan hệ nhỏ hơn ở dạng chuẩn 3

3.1.3 – Khái niệm chỉ dẫn và khoá chỉ dẫn

Để có thể tìm kiếm thông tin nhanh theo một tiêu chuẩn nào đó chúng ta tạo racác thông tin chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó Các thông tin chỉ dẫn là các thông tin

giúp ta tìm kiếm dữ liệu nhanh Các thông tin này gọi là khoá chỉ dẫn, khoá chỉ dẫnchỉ có thể là một trường, hoặc nhiều trường trong trường hợp này phải chỉ ra thứ tự.Với cách tạo ra khoá chỉ dẫn theo tiêu chuẩn nào đó ta có thể tìm kiếm nhanh dữliệu theo tiêu chuẩn nào đó.

3.1.4 – Mục tiêu và tính ưu việt của mô hình quan hệ

 Cho một Lược đồ dữ liệu dễ sử dụng, mô hình đơn giản, người dùngkhông cần biết cấu trúc vật lý của dữ liệu Tiện lợi cho người dùng khôngchuyên về tin học

 Tăng cường tính độc lập của dữ liệu, đặc biệt là vật lý

 Cho một khả năng có một ngôn ngữ thao tác bậc cao

 Tối ưu việc tìm kiếm cơ sở dữ liệu, hệ quản trị tự tìm cách truy nhập

 Cải thiện nâng cao toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu

 Có thể phục vụ cho nhiều chương trình ứng dụng

 Có cơ sở toán học phong phú chắc chắn

 Lý thuyết quan hệ

 Dạng chuẩn có độ bền vững và đầy đủ thông tin

3.2 – Công cụ phát triển và môi trường làm việc

3.2.1 – Lựa chọn công cụ phát triển và môi trường làm việc

 Trong đề tài quản lý chấm công tự động có một số yếu tố được xem xétkhi lựa chọn công cụ như sau:

 Khả năng phát triển của hệ thống: Hệ thông tin xây dựng trong giai đoạnhiện tại đã và đang là bước đi ban đầu trong quá trình tiến tới một hệthống hoàn hảo, do đó việc nâng cấp dần trong tương lai là điều khôngthể tránh khỏi Chính vì vậy, yếu tố hàng đầu cần quan tâm khi lựa chọncông cụ là khả năng hỗ trợ của chúng trong việc bổ sung phát triển hệthống Công cụ được chọn phải giảm được chi phí bảo hành và nâng cấpchưong trình

 Hệ quản trị dữ liệu được chọn phải có tính cởi mở cao để hệ thống có thể

dễ dàng kết nối với các hệ thống thông tin khác

cơ sở dữ liệu MS ACCESS với ngôn ngữ để viết chương trình là VisualBasic 6.0.

Môi trường làm việc

 Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tại Công ty Cổ Phần

Thương Mại AZLAZ là máy PC với môi trường làm việc là hệ điều hànhWindow XP

 Đa số người sử dụng trên thực tế đã làm quen với tin học qua máy PC với

3.2.2 – Tổng quan về hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS ACCESS

Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu(CSDL) Cũng giống như các hệCSDL khác, Access lu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làmnhiều nhiệm vụ khác Việc sử dụng Acess, chúng ta có thể phát triển cho các ứngdụng một cách nhanh chóng

Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows Ngay từ đầuAccess cũng là một sản phẩm của CSDL trong Microsoft Windows Bởi và cảWindows và Access đều xuất phát từ Microsoft nên cả hai sản phẩm này hoàn toàntương thích cùng nhau, Access chạy trên nền Windows cũng thể hiện được trongAccess Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất kỳ ứng dụng nào trong môi trườngWindows nào cho Access và ngược lại Bạn có thể liên kết các đối tượng nào đó ví

dụ như: OLE trong Excel, Paintbrush và Word for Windows vào môi trườngAccess

Access là một hệ quản trị dữ liệu khá hoàn hảo trong cơ sở dữ liệu, đồng thời

nó có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu Nó có thể làm việc vớinhiều hơn một mảng(Table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữliệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn Chúng có thể liên kết một bảngtrong Paradox và một bảng trong dbase, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó vàviệc kết nối dữ liệu này với những bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng

và dễ dàng

Những công cụ mà Access cung cấp:

Access cung cấp những thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiệnvới những định nghĩa khoá(Primary key) và khoá ngoại (Foreign key), các loại luậtquan hệ(một-một, một-nhiều), các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũngnhư định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường(Filed) trong mộtbảng Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức database engine, Access ngănngăn được sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp

Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm vănbản(text), kiểu số(number), kiểu tiền tệ(currency), kiểu ngày/tháng(date/time), kiểumeno, kiểu có/không(yes/no) và các đối tượng OLE Nó cũng hỗ trợ cho các giá trịrỗng(Null) khi các giá trị này bị bỏ qua

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đựơc những đòi hỏi với kiến trúcmềm dẻo của nó Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo

mô hình Client/Server Thông qua ODBC(Open Database Connectivity), chúng ta

có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như: oracle, Sybase, thậm chívới cả những CSDL trên máy tính lớn như: DB/2

Với Access chúng ta cũng có thể phân quyền cho người sử dụng và cho cácnhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng dữ liệu

Tóm lại: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác vớingười sử dụng chạy trên môi trường Windows, nó tăng thêm sức mạnh trong côngtác tổ chức, tìm kiếm và tổ chức thông tin Các quy tắc kiểm tra dữ liệu, giá trị mặcđịnh, khuôn nhập dữ liệu… của Microsoft Access hoàn toàn đáp ứng yêu cầu Khả

3.2.3 – Giới thiệu tổng quát ngôn ngữ lập trình VISUAl BASIC

Như trên đã viết thì Access là một ứng dụng mạnh trong môi trườngWindows về cơ sở dữ liệu còn Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình hoàn thiện vàhoạt động theo kiểu điều kiện bởi sự kiện( Event – Driven programming language)nhưng lại giống ngôn ngữ lập trình có cấu trúc( Structured programming language)

Theo Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một “công cụ vừa dễ lại vừamạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic“ Điều này dường như chưa

đủ để chứng minh cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiệnđang có hàng chục triệu người dùng Microsoft Windows

Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn VisualBasic 1.0 Visual Basic 3.0 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở

dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basic 5.0 đã bổ sung khả năng tạo ra những tập tinthi hành thực sự, thậm chí có khả năng sáng tạo các điều khiển riêng Và bây giờ,Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăngcường năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn Mặt khác, lợiđiểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so vớingôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng

Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan(Visual), nghĩa là khithiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diệnkhi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác,Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc kích thước, hìnhdáng của các đối tượng trong ứng dụng

Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thu việnliên kết động DLL(Dynamic Link Library) DLL chính là phần mở rộng cho VisualBasic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà VisualBasic cha đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ