Đang tải... (xem toàn văn)
CHƯƠNG I Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG tại công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )” 1 CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ Q[.]
Quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển sang thị trường HONGKONG công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )” CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN TRƯỜNG GIANG 1.1 Tính cấp thiết đề tài Hịa với xu khu vực hóa tồn cầu hóa hợp tác kinh tế trội ,với phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường ,với tính phụ thuộc lẫn kinh tế thương mại quốc gia ngày sâu sắc Việt Nam không ngừng cố gắng đẩy mạnh nghiệp CNH HĐH đất nước đưa kinh tế hòa nhập vào kinh tế giới Trong bối cảnh ,Xuất trở thành hoạt động chủ lực để phát triển ,nâng cao giá trị kinh tế ,có vai trị định việc hội nhập kinh tế giới Việt Nam Để hoạt động thực mang lại hiệu kinh tế cao cần phải có chiến lược phát triển hợp lý mà số đẩy mạnh giao hàng xuất Đây hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu hoạt động xuất Dịch vụ giao hàng xuất tạo điều kiện làm tăng tính cạnh tranh hàng hóa nước ta thị trường giới đồng thời đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển hàng hóa xuất Ở lĩnh vực giao nhận ,giao hàng hóa xuất đường biển ,cũng phương thức có nhiều ưu điểm chuyên chở khối lượng hàng hóa lớn ,cồng kềnh ,trên tuyến đường xa ,cước phí thấp tạo điều kiện cho nhà xuất hoạt động hiệu Nghiệp vụ giao hàng xuất đường biển quy trình phức tạp với nhiều khâu mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng ,hãng tàu ,cơ quan cấp giấy phép ,hải quan ,cảng vụ Nên doanh nghiệp kinh doanh hoạt động giao nhận thường mắc nhiều lỗi chậm tiến độ giao hàng ,sai sót chuẩn bị chứng từ tài liệu có liên quan ,hàng hóa bị hỏng hóc ,mất mát ,giao sai ,vướng mắc thủ tục hải quan,chậm trễ toàn quy trình thiếu khả quản lý nguồn lực Những tác động ảnh hưởng tiêu cực tới kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp hạn chế phát triển ngành giao nhận vân tải Việt Nam bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt Công ty TNHH giao nhận Trường Giang doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập ,cũng phải đối mặt với tình trạng khó khăn chung ngành Chính ,việc phân tích ,nghiên cứu ,đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển cơng ty từ đề giải pháp nâng cao hiệu hoạt động vấn đề thực tiễn mang tính cấp thiết Viếc tiếp cận quy trình giao hàng xuất cơng ty góc độ quản trị giúp nhìn nhận thực trạng cách tổng quát ,khoa học ,từ có cách đánh giá ,điều chỉnh sai sót hiệu mang tính thống quy trình Nghiên cứu góc độ quản trị giúp nâng cao lực quản lý nhà quản trị ,giúp họ điều phối nguồn lực cho quy trình hợp lý Từ thực tế trên, qua trình thực tập công ty dựa kiến thức trang bị trường ,tác giả xin chọn đề tài :” Quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển sang thị trường HONGKONG công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )” giai đoạn 2007-2009 làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp 1.2 Đối tượng nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu hoạt động “Quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển sang thị trường HONGKONG công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )” 1.3 Cácmục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa số vấn đề lý luận quy trình giao hàng xuất đường biển Tìm hiểu thực trạng giao hàng xuất đường biển công ty , đặc biệt giao hàng xuất sang thị trường HongKong giai đoạn 2007-2009 Đưa kết luận thành tựu đạt , vấn đề tồn ,nguyên nhân , trình bày quan điểm giải vấn đề Từ trình bày quan điểm giải vấn đề đề tài nghiên cứu đề xuất kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển sang thị trường Hongkong cách hệ thống khả thi 1.4 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu lý luận: giới hạn khái quát chung quy trình giao hàng xuất đường biển Phạm vi nghiên cứu thực tế : + Không gian: Công ty TNHH giao nhậnTrường Giang (chi nhánh Hà Nội) + Thời gian : 2007- 2009 1.5 Một số khái niệm phân đinh nội dung vấn đề nghiên cứu 1.5.1Khái quát giao hàng xuất phương thức giao hàng xuất 1.5.1.1 Khái quát giao hàng xuất a/ Khái niệm Giao hàng xuất hoạt động thương mại theo người làm dịch vụ giao nhận thay mặt người xuất đứng thực nghiệp vụ nhận hàng ,gom hàng , lưu kho , tổ chức giao hàng cho đơn vị vận tải ,làm thủ tục giấy tờ dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa giao cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận với chủ hàng gửi để hưởng thù lao b/Các bên tham gia vào hoạt động giao hàng xuất + Người xuất Là người kí hợp đồng ủy thác với người giao nhận ,Chủ hàng yêu cầu người giao nhận thay mặt thực nghiệp vụ cần thiết để giao hàng cho người nhận hay người chuyên chở số lượng ,chất lượng hàng hóa thời gian ,địa điểm phải trả khoản chi phí dịch vụ định hợp đồng quy định hay theo thỏa thuận hai bên +Người giao nhận Là người thay mặt chủ hàng xuất thực dịch vụ nhận thù lao : -Nhận hàng , thiết lập cung cấp chứng từ cần thiết giấychứng nhận hàng người giao nhận -Lưu kho , đóng gói hàng ( theo u cầu khách hàng ) có tính đến tuyến đường , phương thức vận tải ,bản chất hàng hóa qui chế áp dụng (nếu có)ở nước xuất ,nước cảnh nước nhập -Vận tải hàng hóa đến cảng , khai báo hải quan , giao hàng cho người chuyên chở -Nhận vận đơn kí người chuyên chở giao cho người gửi hàng -Chuyển tải đường (nếu cần) -Giám sát việc vận tải hàng hóa đường tới người nhận hàng giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở tổn thất hàng (nếu có ) + Ga ,Cảng Kí hợp đồng xếp dỡ ,bảo quản ,lưu kho hàng hóa với người giao nhận Giao hàng cho phương tiện vận tải xuất Container ,hay hàng hóa lưu kho cảng + Người chuyên chở Trong số trường hợp người giao nhận người chuyên chở ,nhưng phần lớn người vận tải thường hoạt động độc lập ,tham gia vào hoạt động giao hàng xuất hình thức cho thuê phương tiện chuyên chở + Chính phủ quan chức Các chủ quản , hải quan , tổ chức kiểm nghiệm ,giám định , c/ Cơ sở pháp lý Ở Việt Nam ,hoạt động giao hàng xuất chịu điều chỉnh văn pháp luật có liên quan như: +Luật Thương mai Việt Nam ( 2005) +Bộ luật hàng hải ( 2005) +Luật hải quan (2005) Các quy phạm pháp luật quốc điều chỉnh hoạt động giao hàng xuất công ước quốc tế vận đơn vận tải như: +Công ước quốc tế Brussel hay quy tắc Hague ký ngày 25/8/1924 ,sửa đổi bổ sung ngày 23/2/1968 gọi Hague –Visby +Quy tắc Hamburg (ký 31/3/1978) +Công ước liên hợp quốc chuyên chở hàng hóa vận tải đa phương tiện thông qua Geneva ngày 24/5/1980 +Điều kiện sở giao hàng Incoterms 2000 ,điều kiện kinh doanh chuẩn Liên đoàn hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA dịch vụ giao nhận hàng hóa ,quy tắc chứng từ vận tải đa phương tiện ủy ban liên hợp quốc thương mại phát triển (UNCTAD)và phòng thương mại quốc tế (ICC) phát hành 1.5.1.2 Các phương thức giao hàng xuất a/Giao hàng xuất đường hàng không -Người xuất giao hàng cho người giao nhận kèm thư dẫn gửi hàng để người giao nhận giao cho hãng vận chuyển lập vận đơn - Người giao nhận cấp FCR cho người xuất - Người giao nhận cấp CWR cho người xuất hàng lưu taị kho trước gửi cho hãng hàng không - Trên sở ủy thác người xuất ,người giao nhận tiến hành tập hợp chứng từ sau thành chứng từ gốc ,một để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không gồm: +Vận đơn hàng khơng AWB +Hóa đơn thương mại +Giấy phép xuất nhập +Bản kê chi tiết hàng hóa +Giấy chứng nhận xuất xứ +Tờ khai hải quan Sau làm xong thủ tục với hãng hàng không ,sân bay tốn chi phí ,người giao nhận gửi chứng từ gốc thứ kèm theo hàng hóa Bộ chứng từ thứ thơng báo chi phí dịch vụ giao cho người xuất b/ Giao hàng xuất đường sắt - Người xuất giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận tổ chức giao hàng lên tàu Đối với gửi hàng lẻ ,có số lượng khối lượng khơng đủ để xếp nguyên toa , đường sắt chịu trách nhiệm nhận hàng ,cân đo xếp dỡ hàng ,niêm phong toa xe Đối với hàng nguyên toa , người giao nhận tự tiến hành bốc dỡ ,gia cố hàng vào toa niêm phong toa - Người giao nhận có trách nhiệm lập vận đơn đường sắt RB giao lại RB cho người xuất Mỗi toa hàng có RB riêng - Người giao nhận tiến hành lập chứng từ kèm hàng gồm : +Bản gốc RB +Giấy theo hàng gửi kèm hàng hóa đường sắt lưu lại +Hóa đơn thương mại +Bản kê chi tiết hàng hóa +Tờ khai hải quan c/ Phương thức giao hàng xuất đường biển - Người xuất giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau tiến hành giao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu -Giao hàng cho cảng : +Giao danh mục hàng hóa xuất đăng kí với phịng điều độ để bố trí phương án xếp dỡ Liên hệ với phịng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho , bốc xếp hàng hóa với cảng +Lấy lệnh nhập kho báo vơi hải quan kho hàng, giao hàng vào kho - Giao hàng cho tàu +Người giao nhận làm thủ tục thông quan hàng hóa ,báo cho cảng ngày tàu đến ,chấp nhận thông báo sẵn sàng.Trên sở danh mục hàng hóa xuất nhập lập sơ đồ xếp hàng +Cùng cảng tổ chức vận chuyển hàng cảng , lấy lệnh xếp hàng ,ấn định số máng xếp hàng Công nhân cảng tiến hành bốc hàng lên tàu giám sát đại diện hải quan , người giao nhận ,nhân viên kiểm đếm cảng tàu -Sau giao nhận lấy biên lai thuyền phó , tổng kết xếp hàng lên tàu đổi lấy B/L -Bộ chứng từ gồm : +Vận đơn đường biển +Hóa đơn thương mại +Bản kê chi tiết hàng hóa +Sơ đồ xếp hàng +Giấy chứng nhận xuất xứ +Tờ khai hải quan d/Giao hàng xuất container + Gửi hàng nguyên container( FCL/FCL) Người giao nhận thuê vỏ container rỗng , đóng hàng vào container theo yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an tồn cho hàng hóa suốt q trình chun chở.Mời hải quan làm thủ tục kiểm hóa ,niêm phong kẹp chì container Vận chuyển container đóng hàng từ kho tới CY để giao cho người chuyên chở ,lấy biên lai nhận container tàu để đổi lấy vận đơn + Gửi hàng lẻ container ( LCL/LCL) Áp dụng người gửi có khối lượng hàng hóa nhỏ , khơng đủ xếp đầy container.Người giao nhận tập hợp lô hàng nhỏ lẻ nhiều chủ hàng thành lô hàng hỗn hợp ,đóng vào container giao cho người chuyên chở CFS Người giao nhận ký phát vận đơn gom hàng (HB/L đường biển, HAWB hàng không )cho người gửi hàng lẻ Người chuyên chở sau nhận hàng cấp vận đơn chủ ( MB/L đường biển , MAWB hàng không ) cho người giao nhận + Gửi hàng container kết hợp ( FCL/LCL- LCL/FCL) Là phương pháp kết hợp hai phương pháp FCL /LCL chủ hàng đóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung container , LCL/FCL nghĩa nhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa container tới người nhận 5.1.2 Quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển 1.5.2.1 Tổ chức giao hàng a/ Đối với giao hàng xuất phải lưu kho ,lưu bãi Việc giao hàng gồm bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp nước) giao hàng xuất cho cảng, sau cảng tiến hành giao hàng cho tàu *Giao hàng cho cảng - Giao Danh mục hàng hóa XK ( Cargo List) đăng ký với Phịng điều độ để bố trí kho bãi lên phương án xếp dỡ - Chủ hàng liên hệ với Phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng - Lấy lệnh nhập kho báo với hải quan kho hàng - Giao hàng vào kho, bãi cảng *Cảng giao hàng XK cho tàu: - Chuẩn bị trước giao hàng cho tàu: + Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan + Báo cho cảng ngày dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng + Giao cho cảng Danh mục hàng hóa XK để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ Trên sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hóa lên Sơ đồ xếp hàng ( Cargo plan) + Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng - Tổ chức xếp giao hàng cho tàu + Trước xếp phải vận chuyển hàng từ kho cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe cơng nhận người áp tải (nếu cần) + Tiến hành giao hàng cho tàu Việc xếp hàng lên tàu công nhân cảng làm Hàng giao cho tàu giám sát đại diện hải quan Trong trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Final Report Phía tàu có nhân viên kiểm đếm ghi kết vào Tally Sheet + Khi giao nhận lơ tồn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để lập vận đơn.Sau xếp hàng lên tàu, vào số lượng hàng xếp ghi Tally Sheet, cảng lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) ký xác nhận với tàu Đây sở để lập B/L - Lập chứng từ toán Căn vào hợp đồng mua bán L/C, cán giao nhận phải lập lấy chứng từ cần thiết để tập hợp thành chứng từ tốn, xuất trình cho ngân hàng để toán tiền hàng.Bộ chứng từ toán theo L/C thường gồm: B/L hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng - Thông báo cho người mua việc giao hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần) - Thanh tốn chi phí cần thiết cho cảng chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho - Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ(nếu có) b/Đối với hàng xuất lưu kho ,lưu bãi Đây cách hàng hóa XK chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ kho riêng từ phương tiện vận tải để giao trực tiếp cho tàu có tham gia bên thứ cảng ,các bước giao nhận diễn hàng qua cảng -Chuẩn bị trước giao hàng cho tàu +Người giao nhận đưa hàng tới cảng +Đăng ký với cảng máng ,địa điểm ,cầu tàu xếp dỡ +Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất ,xin giấy chứng nhận vệ sinh , kiểm dịch +Giao danh mục hàng hóa XK ,thuyền phó phị trách hàng hóa lên sơ đồ xếp hàng -Tổ chức vận chuyển ,xếp hàng lên tàu +Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng +Tiến hành xếp hàng lên tàu công nhân cảng làm ,nhân viên giao nhận phải theo dõi trình để giải vấn đề xảy ,trong phải xếp hàng lên tàu ghi vào phiếu kiểm kiện ( Tally sheet) +Tàu lập biên lai thuyền phó ghi số lượng ,tình trạng hàng hóa xếp lên tàu ( sở cấp vận đơn ) ,Biên lai phải - Lập chứng từ toán Căn vào hợp đồng mua bán L/C, cán giao nhận phải lập lấy chứng từ cần thiết để tập hợp thành chứng từ tốn, xuất trình cho ngân hàng để toán tiền hàng.Bộ chứng từ tốn theo L/C thường gồm: B/L hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng - Thông báo cho người mua việc giao hàng mua bảo hiểm cho hàng hóa cần - Thanh tốn chi phí cần thiết cho cảng chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho - Tính tốn thưởng phạt xếp dỡ( có) c/Đối với hàng hóa xuất container * Nếu gửi hàng nguyên( FCL/FCL) - Chủ hàng người chủ hàng uỷ thác điền vào Booking Note đưa cho đại diện hãng tàu đại lý tàu biển để xin ký với Danh mục hàng XK - Sau ký Booking Note, hãng tàu cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn giao Packing List Seal - Chủ hàng lấy container rỗng địa điểm đóng hàng - Chủ hàng mời đại diện hải quan,kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định( có) đến kiểm tra giám sát việc đóng hàng vào container.Sau đóng xong, nhân viên hải quan niêm phong kẹp chì container Chủ hàng điều chỉnh lạiPacking List va Cargo List(nếu cần) - Chủ hàng vận chuyển giao container cho tàu CY quy định hải quan cảng, trước hết thời gian quy định ( closing time) chuyến tàu ( thường la tiếng trước bắt đầu xếp hang) lấy Mate's Receipt - Sau hàng xếp lên tàu mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn * Nếu gửi hàng lẻ (LCL/LCL) - Chủ hàng người ủy thác(ngừoi giao nhận) gửi Booking Note cho hãng tàu đại lý hãng tàu, cung cấp cho họ thông tin cần thiết hàng xuất Sau Booking Note chấp nhận, chủ hàng thoả thuận với hãng tàu ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng -Chủ hàng người chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở đại lý CFS ICD - Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa giám sát việc đóng hàng vào container người chuyên chở người gom hàng Sau hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu yêu cầu cấp vận đơn - Người chuyên chở xếp container lên tàu vận chuyển đến nơi đến - Tập hợp chứng từ để toán 5.1.2.2Điều hành giám sát việc giao hàng a/Nội dung giám sát -Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực giao hàng công ty để đảm bảo tránh chậm trễ sai sót tồn quy trình giao hàng.Kiểm tra , giám sát nội dung : + Khối lượng hàng hóa : chủng loại ,số lượng chủng loại + Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ chất lượng ,đắc điểm ,nơi cung cấp bao bì +Chỉ định tàu cảng : Đặc điểm tàu ,thời gian đến cảng ,bốc hàng,đặc điểm tuyến vận chuyển +Lịch giao hàng: lịch trình giao hàng ,số lần giao , thơng báo giao hàng ,thời điểm dự tính tàu đến nơi +Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan thủ tục khác + Cước phí : thơng tin liệu cần thiết để đàm phán cước phí +Thanh tốn tiền cước : tiến độ toán ,hạn cuối lần toán , chứng từ cho lần toán - Các phương pháp giám sát quy trình : + Hồ sơ theo dõi +Phiếu giám sát b/ Nội dung điều hành -Là việc đề thực quy định vấn đề khơng tính trước phát sinh trình tổ chức thực giao hàng Điều hành trình giao hàng phải tập trung giải vấn đề sau: + Chất lượng : giải thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định hợp đồng giao hàng 10 ... quy trình giao hàng xuất đường biển sang thị trường HONGKONG công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội ) Chương III:Các kết luận đề xuất tăng cường hiệu quản trị quy trình giao hàng. .. thức giao hàng xuất đường biển - Người xuất giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau tiến hành giao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu -Giao hàng cho cảng : +Giao danh mục hàng. .. môi trường ảnh hưởng tới quản trị quy trình giao hàng xuất đường biển sang HongKong công ty Trường Giang giai đoạn 2007-2009 2.2.1 Giới thệu chung công ty TNHH giao nhậnTrường Giang( chi nhánh Hà