Mẫu DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH

Mẫu M.01-QT.02/TCHC 7.2.1 Danh mục HS BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP NAM ĐỊNH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Năm… (Ban hành kèm theo Quyết định số …….ngày……tháng… năm…… Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định) Số ký hiệu HS (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Đơn vị/người lập hồ sơ Ghi (2) (3) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có…… (1) hồ sơ, bao gồm: ………………(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ………………(2) hồ sơ bảo quản có thời hạn HIỆU TRƯỞNG (chữ ký, dấu) Họ tên Hướng dẫn sử dụng: Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012; Cột 2: Ghi số thứ tự tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012); Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể; Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ; Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v… (1) Ghi tổng số hồ sơ có Danh mục (2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục Mẫu M.02 - QT.02/TCHC 7.2.2 Mẫu bìa hồ sơ Bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012 (Cơ quan chủ quản) -(Tên quan) Mã hồ sơ:………….(Nhân viên Văn thư, Lưu trữ ghi) HỒ SƠ -(Tiêu đề hồ sơ Từ ngày … … đến ngày… … Gồm :… tờ Phông số :….…… Mục lục số :…… Hồ sơ số :……… Thời hạn bảo quản …….…………… Mẫu M.03 - QT.02/TCHC 7.2.3 Mục lục văn MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số ….tập số….(1) Số TT Số ký hiệu văn Ngày, tháng văn Trích yếu nội dung Tác giả văn Tờ số Ghi Ghi chú: Tờ mục lục văn áp dụng hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, xếp tờ bìa tờ văn (1): Ghi theo số hồ sơ Danh mục hồ sơ số văn thư tờ bìa Cột 6: Nếu văn có nhiều tờ Ví dụ: có tờ tờ số 10 đến tờ số 15 ghi 10-15 Cột 7: Ghi điểm ghi cần thiết tài liệu quý hiếm, tài liệu mật, có ảnh, … Mẫu M.04 - QT.02/TCHC 7.2.4 Chứng từ kết thúc CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản có:…………tờ (ghi số tờ có HS/đơn vị bảo quản) (Viết chữ:……………………………………… ) Được đánh từ số…………đến số……………………… Số trùng (ghi số đánh trùng HS/dơn vị bảo quản):…………… …… Số khuyết (ghi số khuyết HS/đơn vị bảo quản):………………… Mục lục văn gồm:……………………… tờ (Viết chữ:……………………………….) Đặc điểm tài liệu bên hồ sơ (tình trạng vật lý HS/đơn vị bảo quản): ……………………………………………………………………………………… ngày………… tháng………….năm……… ………………., Người lập hồ sơ PHẦN BỔ SUNG …………………… ………………………………………………………………………………………… ………… ………………………………………………………………… ………………………………(ghi thông tin bổ sung tài liệu) \ Mẫu M.05 - QT.02/TCHC 7.2.5 Danh mục HS, TL nộp lưu: TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU Năm 20… Hộp/ Số, ký cặp hiệu HS số (1) (2) Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: …………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: ………………………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) Trong có: ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn; ……………………… hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn ………… , ngày … tháng … năm 20…… Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hộp cặp tài liệu giao nộp Cột 2: Ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ bìa hồ sơ Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ Cột 7: Ghi thơng tin cần ý nội dung hình thức văn có hồ sơ./ Mẫu M.06 - QT.02/TCHC 7.2.6 Biên giao nhận HS, TL BỘ CƠNG THƯƠNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nam Định, ngày…… tháng……năm…… BIÊN BẢN Về việc giao nhận tài liệu Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn ….(Danh mục hồ sơ năm…, Kế hoạch thu thập tài liệu…), Chúng gồm: BÊN GIAO: (Tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là: - Ơng (bà):…………………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/chức danh:………………………………………………… BÊN NHẬN: (Lưu trữ trường), đại diện là: - Ông ……………………………………………………………………… (bà): Chức vụ công tác/chức danh:…………………………………………… Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp:………………………………………………… Thời gian tài liệu:……………………………………………………… Số lượng tài liệu: - Tổng số hộp (cặp): ………………………………………………………… - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản):……………Quy mét giá:……….mét Tình trạng tài liệu giao nộp:………………………………………………… Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao (đơn vị/cá nhân) giữ bản, bên nhận (Lưu trữ trường) giữ bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên ghi rõ họ tên) (Ký tên ghi rõ họ tên) Mẫu M.07 - QT.02/TCHC 7.2.7 Danh mục HS, TL hết giá trị BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP NAM ĐỊNH CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………., ngày…… tháng…….năm…… DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phơng (khối)………………… ……………………………………… Bó số (1) Tập số (2) Tiêu đề hồ sơ tập tài liệu (3) Lý hủy (4) Ghi (5) NGƯỜI LẬP (Họ tên, chữ ký) Ghi chú: Phông (khối): Ghi tên phông khối tài liệu (1): Ghi thứ tự bó (cặp) tài liệu Số thứ tự ghi liên tục cho phông (hoặc khối) tài liệu (2): Ghi số thứ tự bó (cặp) tài liệu Số thứ tự ghi liên tục bó (cặp) (3): Ghi tiêu đề hồ sơ tài liệu hết giá trị Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên (4): Ghi lý hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo quý, tháng mà giữ báo cáo tháng năm); trùng; tài liệu bị rách nát không khả phục hồi; nháp; tư liệu tham khảo; chụp…Đối với hồ sơ tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm trùng với hồ sơ mục lục hồ sơ giữ lại (5): Ghi ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu ghi khác Mẫu M.08 - QT.02/TCHC 7.2.8 Tờ trình đề nghị hủy tài liệu hết giá trị BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /TTr-CĐCNNĐ-TCHC ………., ngày…… tháng…….năm…… TỜ TRÌNH Về việc hủy tài liệu hết giá trị Kính gửi: Giám hiệu Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn vào kết q trình chỉnh lý tài liệu, Phịng Tổ chức Hành chính, phận văn thư, lưu trữ đề nghị Giám hiệu phê duyệt cho hủy tài liệu hết giá trị (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị, Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị, mục lục hồ sơ giữ lại)./ Nơi nhận: - Giám hiệu (để báo cáo); - Lưu: VT, TCHC QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký dấu) Họ tên Mẫu M.09-QT.02/TCHC 7.2.9 Bản thuyết minh HS, TL hết giá trị BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …………, ngày…… tháng…….năm…… BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối)……………………… Thời gian Phơng (khối) tài liệu………………………… I Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu loại nào? (Trong trình chỉnh lý hay tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?) Số lượng: Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý là….mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản là…… mét; số lượng tài liệu loại ra….mét (bó, gói); tỷ lệ loại so với tài liệu giữ lại là……% Thời gian: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc khối tài liệu hết giá trị II Tóm tắt thành phần nội dung chủ yếu tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị bao gồm nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục đươc, tài liệu tham khảo, chụp… Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm tài liệu gì? Nội dung vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý hủy…) Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý hủy… Nhóm tài liệu trùng: Gồm loại tài liệu gì? Nhóm tư liệu: Gồm loại nào? Nội dung vấn đề gì? NGƯỜI VIẾT THUYẾT MINH (Họ tên, chữ ký) Mẫu M.10-QT.02/TCHC 7.2.10 Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Số: CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /QĐ-CĐCNNĐ Nam Định, ngày…… tháng……năm…… QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Căn quyền hạn trách nhiệm Hiệu trưởng quy định Điều lệ Trường Cao đẳng ban hành kèm theo Thông tư số …/… /TT-…… ngày tháng năm … ………………………… ; Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Theo đề nghị Trưởng phịng Tổ chức Hành chính, QUYẾT ĐỊNH: Điều Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định gồm ơng/bà có tên sau đây: Ơng/Bà ……………………., Chức vụ, Chủ tịch Hội đồng Ơng/Bà………………………, Chức vụ, Phó Chủ tịch Hội đồng Ông/Bà…………………… , Chức vụ, Thư ký Hội đồng Ông/Bà………………………, Nhân viên Văn thư, lưu trữ, Uỷ viên Ơng/Bà………………………., Trưởng phịng… , Uỷ viên Ơng/Bà……………………… , Trưởng phịng… , Uỷ viên Ơng/Bà………………………, Trưởng phịng……, Uỷ viên Ơng/Bà………………………., Trưởng phịng……., Uỷ viên Điều Hội đồng xác định giá trị tài liệu trường Cao đẳng Cơng nghiệp Nam Định có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu theo quy định pháp luật Điều Các Ơng/Bà có tên Điều đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như Điều…… ; - Lưu: VT, TCHC (chữ ký dấu) Họ Tên 10 Mẫu M.11-QT.02/TCHC 7.2.11 Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quyết định số ………ngày……….tháng…….năm ……… Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hôm nay, vào hồi…… giờ, ngày………tháng……….năm………., Tại………………………………………………………………… Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Nam Định gồm có:… .(ghi rõ họ tên thành viên Hội đồng) …… Chủ tọa:……………………………………………………………………… Thư ký:……………………………………………………………………… Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu………………… Sau nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị Phông (khối) ………và kiểm tra thực tế, thành viên Hội đồng có ý kiến sau: …………………………… ……………………………… ……………………………… Chủ tọa họp thống kết luận: Đề nghị giữ lại tập (hồ sơ) tài liệu số:………., nêu lý (nếu có) Đề nghị (người có thẩm quyền)……….xem xét, định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm Hội đồng thông qua biên họp, với ý kiến trí… /……(ghi rõ số lượng) Cuộc họp kết thúc vào hồi…….h, ngày ……… THƯ KÝ (họ, tên, chữ ký) 11 CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký) Mẫu M.12- QT.02/TCHC 7.2.12 Văn đề nghị thẩm tra HS, TL hết giá trị: BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nam Định, ngày…… tháng … năm …… /CĐCNNĐ-TCHC V/v đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị Kính gửi: …………………………… Danh mục tài liệu hết giá trị Phông (khối)……… lập trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trình xác định giá trị tài liệu) Danh mục Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định xem xét, kiểm tra trí phép tiêu hủy Để việc tiêu hủy tài liệu thực theo quy định pháp luật, Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định gửi hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối)…….đề nghị …(cơ quan quản lý có thẩm quyền)… thẩm tra cho ý kiến văn để Trường Cao đẳng Cơng nghiệp Nam Định có sở định tiêu hủy số tài liệu hết giá trị Trân trọng./ HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như trên; - Lưu: VT, TCHC (Chữ ký, dấu) Họ tên 12 Mẫu M.13-QT.02/TCHC 7.2.13 Quyết định việc tiêu hủy HS, TL hết giá trị: BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CĐ CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Số: /QĐ-CĐCNNĐ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nam Định, ngày…… tháng……năm…… QUYẾT ĐỊNH Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH Căn quyền hạn trách nhiệm Hiệu trưởng quy định Điều lệ Trường Cao đẳng ban hành kèm theo Thông tư số …/……/TT- … ngày … tháng năm … ………………………… ; Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ…………(văn thẩm định cấp có thẩm quyền); Xét đề nghị Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, QUYẾT ĐỊNH: Điều Tiêu hủy…………tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)… (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị) Điều Giao cho Lưu trữ Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định thực việc tiêu hủy tài liệu theo quy định pháp luật Điều Hội đồng xác định giá trị tài liệu, đơn vị cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như Điều…… ; - Lưu: VT, TCHC (chữ ký dấu) Họ Tên 13 Mẫu M.14-QT.02/TCHC 7.2.14 Biên bàn giao HS, TL hết giá trị BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐĂNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nam Định, ngày…… tháng……năm…… BIÊN BẢN Về việc bàn giao tài liệu hết giá trị Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Quyết định số…….ngày……… tháng…… năm Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định việc cho hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi………………………… Tại (nơi tiêu hủy):……………………… Chúng gồm: Bên giao: 1…………………………………………, quan (đơn vị)……………………… 2…………………………………………., quan ………………………………… 3………………………………………… , quan ……………………………… Bên nhận: 1…………………………………………, quan (đơn vị)……………………… 2…………………………………………., quan ………………………………… 3………………………………………… , quan………………………………… Cùng giao nhận khối lượng tài liệu để hủy sau: - Tên phông (khối) tài liệu:……………………………………………… - Số lượng………… tập (hồ sơ) theo Danh mục tài liệu hết giá trị Hai bên giao nhận đầy đủ số lượng tài liệu hết giá trị ghi Danh mục Biên lập thành 02 (hai) bản: Bên giao giữ 01 (một) bản, bên nhận giữ (01) bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Họ tên, ký) 14 Mẫu M.15-QT.02/TCHC 7.2.15 Biên việc tiêu hủy HS, TL hết giá trị BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐĂNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nam Định, ngày…… tháng……năm…… BIÊN BẢN Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số…….ngày……… tháng…… năm Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp Nam Định việc hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi………………………… Tại (nơi hủy):……………………… Chúng gồm: 1…………………………………………, quan, đơn vị……………………… 2…………………………………………., quan, đơn vị……………………… 3………………………………………… , quan, đơn vị……………………… Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (Khối)…………… Số lượng tài liệu tiêu hủy…………………………………………… Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)…………………………… định Chúng hủy hết số tài liệu ghi danh mục tài liệu hết giá trị theo quy Biên lập thành 02 (hai) bản: quan, đơn vị có tài liệu giữ 01 (một) bản, quan, đơn vị thực tiêu hủy tài liệu giữ 01 (một) bản./ ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) TIÊU HỦY TÀI LIỆU (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN CÓ TÀI LIỆU TIÊU HỦY (Họ tên, ký) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) 15 Mẫu M.16-QT.02/TCHC 7.2.16 Mục lục hồ sơ 7.2.16.1 Mẫu trình bày tờ bìa mục lục hồ sơ BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG CAO ĐẴNG CÔNG NGHIỆP NAM ĐỊNH MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU PHÔNG………………….(Tên khối tài liệu) Mục lục số (quyển số):……………… ……………… , Năm ………… 7.2.16.2 Mẫu trình bày phần kê hồ sơ, tài liệu Hộp/cặp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Thời gian bắt đầu-kết thúc Số tờ Ghi 7.2.16.3 Mẫu trình bày tờ kết thúc mục lục hồ sơ TỜ KẾT THÚC Mục lục gồm:…………………………………… Viết chữ:…………………………………………… Phần bảng kê hồ sơ, tài liệu Mục lục gồm:…………………tờ (được đánh số liên tục từ đến……… ) …………… , ngày…… tháng……… năm…………… Người lập 16 Mẫu M.17-QT.02/TCHC 7.2.17 Sổ sử dụng lưu: 7.2.17.1 Bìa trang đầu: ……………(1)……………… ……………(2)……………… SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: 20… (3) Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (nếu có) (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (đối với sổ đơn vị) (3): Năm mở sổ sử dụng lưu; 17 Mẫu M.17-QT.02/TCHC 7.2.17.2 Phần đăng ký sử dụng lưu trình bày trang giấy khổ A3, bao gồm 09 cột theo mẫu sau: Ngày tháng Họ tên người sử dụng Số/ký hiệu, ngày, tháng văn (1) (2) (3) Tên loại trích yếu nội dung văn (4) Hồ sơ số Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng (5) (6) (7) (8) Ghi (9) Hướng dẫn cách ghi: Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu; ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước, ví dụ: 05/02/2011, 21/7/2011, 31/12/2011 Cột 2: Ghi họ tên, đơn vị công tác người sử dụng lưu Cột 3: Ghi số ký hiệu; ngày, tháng, năm văn Cột 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột 5: Ghi số, ký hiệu tập lưu văn xếp theo thứ tự đăng ký văn thư, ví dụ: Số: CV-01/2011 (01-300) (tập lưu công văn số 01 năm 2011, từ số 01 đến số 300) Cột 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột 7: Ghi ngày, tháng, năm mà người sử dụng (người mượn) phải trả lưu Cột 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột 9: Ghi điểm cần thiết trả, ngày tháng trả (nếu người sử dụng trả muộn thời hạn cho phép) 18