{Slimcrm vn} xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho smes trong bối cảnh covid 19 (3)

GIỚI THIỆU ▶ Về Tổ chức Lao động Quốc tế (International labour organization - ILO): Đây quan đặc biệt Liên Hợp Quốc liên quan đến vấn đề lao động Nhiệm vụ ILO làm tăng hội có việc làm tốt có thu nhập cho người điều kiện tự do, cơng bằng, an tồn đảm bảo nhân quyền người lao động ▶ Về tài liệu: Đây công cụ chủ yếu ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ với nguồn lực hạn chế cấu trúc thành hai phần Phần 1: Đánh giá rủi ro mức độ dễ bị tổn thương Covid-19 ảnh hưởng tới yếu tố: Con người, Quy trình, Lợi nhuận Quan hệ đối tác (4P) Cụ thể: ● Con người: Cuộc sống người lao động thành viên gia đình ● Quy trình: Các hoạt động doanh nghiệp ● Lợi nhuận: Tạo doanh thu ● Quan hệ đối tác: Điều kiện, môi trường thực hoạt động kinh doanh Phần 2: Quy trình sáu bước chi tiết phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan - BCP) ví dụ minh hoạ giúp bạn dễ hình dung áp dụng dễ dàng cho doanh nghiệp SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt PHẦN 1: Xây dựng hồ sơ rủi ro doanh nghiệp cách tự đánh giá Chọn câu trả lời Có / Khơng cho câu hỏi bên dấu X Có bốn phần bao gồm tổng số 47 câu hỏi cấu trúc xoay quanh “4P” bao gồm Con người, Quy trình, Lợi nhuận Quan hệ đối tác ' Bạn ước tính mức độ dễ bị tổn thương cách cộng số lần câu trả lời “có” bảng câu hỏi Trả lời “có” bạn khơng chắn DOANH NGHIỆP ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ RỦI RO DƯỚI TÁC ĐỘNG COVID-19 👉 Click TẠI ĐÂY để làm đánh giá Từ tập này, bạn xác định yếu tố số 4P (con người, quy trình, lợi nhuận quan hệ đối tác) doanh nghiệp dễ bị tổn thương (cụ thể khía cạnh biến số nào) Để tính toán tổng mức độ tổn thương cộng số lần bạn trả lời “có” bốn lần tự đánh giá Chèn kết vào ô bên dưới: ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt Bảng điểm rủi ro Con người Quy trình Lợi nhuận Đối tác Tổng điểm Số điểm không đánh giá doanh nghiệp bạn tốt hay xấu Nó đơn giản điểm chuẩn doanh nghiệp tính dễ bị tổn thương tác động COVID-19 từ giúp xác định khu vực tác động đến khả phục hồi tổng thể doanh nghiệp khủng hoảng COVID-19 cải thiện Quan trọng nhất, cho bạn biết vấn đề doanh nghiệp có nguy cao nhân người, chuỗi cung ứng hay phụ thuộc doanh nghiệp vào bên thứ ba Dưới nhìn tổng thể điểm số 34-47 Doanh nghiệp dễ bị tổn thương tác động tiêu cực COVID-19, có khả bị ảnh hưởng nặng nề, gây gián đoạn lâu dài trường hợp tình hình xấu Kế hoạch hành động phải xác định xem doanh nghiệp dễ bị tổn thương trước mối đe dọa bên hay bên ngồi, từ thực biện pháp để giảm rủi ro tính dễ bị tổn thương 16-33 Mặc dù thực số hành động để tăng cường khả sẵn sàng cao, doanh nghiệp dễ bị tổn thương Hãy tìm hiểu mối đe dọa doanh nghiệp bên hay bên ngoài, đảm bảo ưu tiên yếu tố dễ bị tổn thương thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh 0-15 Doanh nghiệp hướng đảm bảo an toàn đại dịch, số lĩnh vực mà bạn giảm bớt tính dễ bị tổn thương Hãy đảm bảo việc thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh để quản lý rủi ro mối đe dọa bên bên ngồi cơng ty ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt Phần 2: Lộ trình bước phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục Dưới sáu bước cần thiết để thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP) cho doanh nghiệp: Bước 1: Xác định sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Sản phẩm dịch vụ quan trọng doanh nghiệp gì? Xem xét tiêu chí sau: ▶ Tỷ lệ doanh thu sản phẩm /dịch vụ tạo ra; ▶ Nhu cầu khách hàng sản phẩm / dịch vụ đó; ▶ Tổn thất khơng giao hàng, hậu tiêu cực tài chính, suất danh tiếng Bước 2: Thiết lập mục tiêu BCP doanh nghiệp Bạn muốn đạt điều thiết lập BCP mình? Bước 3: Đánh giá tác động tiềm ẩn gián đoạn dịch Covid-19 doanh nghiệp người lao động Sự ảnh hưởng kéo dài trước vượt tầm kiểm soát? Các nguồn lực cần thiết, nhà cung cấp, đối tác nhà thầu cần thiết để tiến hành hoạt động gì? ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt Bước 4: Liệt kê hành động để bảo vệ doanh nghiệp Sử dụng nhóm yếu tố 4Ps để thực việc Các hành động để giảm thiểu rủi ro đối với: Con người, Quy trình, Lợi nhuận Quan hệ đối tác (“4P”) ▶ Con người: sống người lao động thành viên gia đình ▶ Quy trình: hoạt động doanh nghiệp ▶ Lợi nhuận: tạo doanh thu ▶ Quan hệ đối tác: tạo điều kiện môi trường để thực hoạt động kinh doanh Bước 5: Thiết lập danh sách liên hệ Nhiều hoạt động doanh nghiệp cần ứng dụng công cụ làm việc online (WhatsApp, Zoom Meeting, ) Hãy đảm bảo bạn có danh sách xác cập nhật tất bên liên quan doanh nghiệp Bước 6: Duy trì, xem xét liên tục cập nhật BCP doanh nghiệp Sau ví dụ cách chủ doanh nghiệp nhỏ kết hợp BCP cho doanh nghiệp Tình minh họa ứng dụng bước xây dựng mẫu kế hoạch liên tục (BCP) Joyce Mkumura chủ sở hữu công ty sản xuất cá mịi đóng hộp Mombasa bờ biển Kenya Cơ bán sản phẩm trực tiếp khắp Kenya cho công ty lớn để xuất Joyce phụ thuộc vào đơn đặt hàng từ ba công ty chiếm khoảng 80% công việc kinh doanh Các cơng ty có mối liên hệ với thị trường xuất nên thường xuyên gửi đơn đặt hàng Khi trường hợp COVID-19 lan rộng Kenya, Joyce phát triển BCP để bảo vệ doanh nghiệp Cơ có tổng cộng 30 cơng nhân Joyce hồn thành kiểm tra Đánh giá rủi ro từ COVID-19 nhận hồ sơ rủi ro doanh nghiệp cô cao Cô giao dịch với nhiều nhà cung cấp hàng ngày Công nhân cô làm việc gần Cô phụ thuộc vào cảng mở cho phần lớn doanh thu Phần cịn lại doanh số bán hàng cô chủ yếu đến thành phố khác Kenya Joyce nhận thấy doanh nghiệp cần bảng kế hoạch kinh doanh liên tục ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt Bước 1: Joyce xác định sản phẩm chủ lực Đối với Joyce, sản phẩm loại cá mịi đóng hộp Doanh số bán sản phẩm nguồn để tạo doanh thu Tệp khách hàng sở (client base) cô tương đối nhỏ Cơ có ba khách hàng chiếm 80% doanh thu Chi phí phải bỏ khơng giao hàng cho khách hàng có hậu tiêu cực công việc kinh doanh cô Bước 2: Joyce thiết lập mục tiêu BCP doanh nghiệp Mục tiêu phát triển quy trình nội đơn giản cho doanh nghiệp để cung cấp biện pháp bảo vệ cho “4P”: người, quy trình, lợi nhuận quan hệ đối tác Điều có nghĩa là: ▶ Tối đa hóa an tồn thể chất tinh thần thân nhân công ty ▶Tiếp tục hoạt động nhanh tốt sau chịu ảnh hưởng Covid-19 ▶ Đảm bảo sản phẩm chủ chốt có khả chống lại ảnh hưởng, gián đoạn kinh doanh liên quan đến COVID-19; ▶ Bảo vệ chuỗi cung ứng; ▶ Đảm bảo doanh nghiệp thực cam kết hợp đồng với khách hàng Bước 3: Cô đánh giá tác động tiềm ẩn việc gián đoạn kinh doanh doanh nghiệp người lao động Những hoạt động yêu cầu để sản xuất cung cấp sản phẩm thời gian ngừng hoạt động chấp nhận bao lâu: hoạt động ngừng hoạt động trước trở nên tổn hại đến khả tồn doanh nghiệp Cô xác định hoạt động cần thiết để sản xuất cung cấp sản phẩm rủi ro nằm đâu? Điều liên quan đến tập lập đồ ngắn hạn bên liên quan Có năm bên liên quan quan trọng hoạt động kinh doanh: Người lao động, khách hàng, nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ quan quản lý ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt ▶ Công nhân: Joyce có 30 cơng nhân thu hút từ địa phương (may mắn thay họ chủ yếu sống địa phương đến nơi làm việc) ▶ Khách hàng: 80% sản phẩm cô cơng ty xuất thị trường nước ngồi, 20% lại dành cho thị trường Kenya (15% dành cho nhà bán bn có trụ sở Nairobi) ▶ Nhà cung cấp: Cô phụ thuộc vào ba nhà cung cấp Đầu tiên nhà sản xuất kim loại (thiếc); thứ hai cơng ty in có trụ sở Nairobi để dán nhãn cho sản phẩm; thứ ba ngư dân địa phương quan trọng nhóm lại hợp tác xã Tất nhà cung cấp yêu cầu liên lạc thường xuyên, tiếp xúc thường xuyên với ngư dân ▶ Dịch vụ Hỗ trợ: Bao gồm công ty vận tải đường sử dụng công ty bảo vệ ▶ Cơ quan quản lý tiện ích cơng cộng: Bao gồm quan Tiêu chuẩn Thực phẩm quản lý cấp giấy phép; quan thuế quan quyền địa phương giám sát tiêu chuẩn sức khỏe an toàn Qua trắc nghiệm, Joyce thấy doanh nghiệp cô phụ thuộc vào tác nhân bên hoạt động lành mạnh trường hợp nhà cung cấp, dịch vụ hỗ trợ khách hàng tiếp tục kinh doanh Cơ nhanh chóng nhận bị phá sản vòng đến tuần làm ăn thất bát Cô đánh giá gián đoạn tiềm ẩn doanh nghiệp sau: ▶ Công nhân bị ốm (cô / nhà cung cấp / dịch vụ hỗ trợ); ▶ Các hạn chế phủ quyền tự lại ảnh hưởng đến khả làm cô (và nhà cung cấp); ▶ Các hạn chế phủ việc tiếp cận cảng ảnh hưởng đến khả đưa sản phẩm thị trường; ▶ Khơng có khả cung cấp dịch vụ tiện ích phủ (nước điện mối quan tâm hàng đầu); ▶ Giảm nhu cầu sản phẩm ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt Cơ nghĩ kiện nằm ngồi tầm kiểm sốt cách chúng tác động đến nhà cung cấp nằm tầm kiểm soát mức độ Về mặt tiêu cực, phụ thuộc nhiều vào người khác, chủ yếu nhà cung cấp khơng có ảnh hưởng đến hạn chế phủ xảy Về mặt tích cực, nhu cầu sản phẩm đóng hộp tăng lên Bước 4: Joyce thực hành động để bảo vệ hoạt động doanh nghiệp Con người ▶ Cô định giới hạn điểm tiếp xúc điểm doanh nghiệp thiết lập điểm vệ sinh để cơng nhân tiếp xúc ▶ Ngoài biện pháp an toàn / vệ sinh, cô xem xét cách thức làm việc tiêu chuẩn tiêu chí khoảng cách xã hội thích ứng Điều yêu cầu việc xếp ca làm việc cô thảo luận với công nhân ▶ Cô chuẩn bị cho tình trạng vắng mặt ngày nhiều Quy trình ▶ Cơ u cầu cơng nhân tình nguyện thực nhiệm vụ sau: Đảm bảo điểm vệ sinh dự trữ đầy đủ hàng ngày; thiết lập trạm kiểm tra nhiệt độ lối vào cho tất công nhân / nhà cung cấp / khách hàng /; tư vấn hàng ngày với nhà cung cấp khách hàng để đánh giá tình hình họ thay đổi xảy ra; đảm bảo người quen thuộc với cách để giữ an toàn nhà ▶ Cô thảo luận với tất khách hàng nhà cung cấp hệ thống an toàn họ đâu họ tuân thủ quy định Cô trả tiền mặt cho số nhà cung cấp (ví dụ ngư dân) ▶ Cô sử dụng hội để chuyển tất khoản toán (đang diễn đến) sang định dạng kỹ thuật số ▶ Cô backup tất liệu thường xun tự động giữ bổ sung nhà trường hợp cô phải tự cô lập ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt Lợi nhuận ▶ Cô nhận thấy nhu cầu sản phẩm đóng hộp / đóng hộp tăng lên Có hội để tăng doanh số bán hàng Cô đàm phán thỏa thuận với khách sạn năm địa phương, không gian lưu trữ lạnh cho hàng tồn kho khơng gian an tồn thứ cấp cho sản phẩm cuối Sản phẩm cuối cô có thời hạn sử dụng lâu hơn, lợi thực ▶ Cô thảo luận với nhà cung cấp Hợp tác xã đánh cá, người nói với họ có thỏa thuận với hợp tác xã khác dọc theo bờ biển Nếu khu vực Mombasa bị gián đoạn nghiêm trọng, nguồn thay có sẵn thỏa thuận đưa để thực điều ▶ Cơ tính tốn chi phí hoạt động hàng ngày (tiền lương, tiền thuê nhà, vật tư, v.v.) thực mô dựa nhu cầu tài xảy gián đoạn ▶ Cơ thường xun trị chuyện với ngân hàng cung cấp tín dụng cho Ngân hàng biết “kế hoạch BCP” cô tỏ linh hoạt với yêu cầu cho vay, yêu cầu cần thiết Quan hệ đối tác ▶ Cô thảo luận với ba khách hàng (xuất khẩu) Cơ đề nghị họ u cầu Liên đồn Người sử dụng lao động Kenya hiệp hội doanh nghiệp khác thảo luận với phủ để có rõ ràng sở cảng tiếp tục hoạt động ▶ Cô ký thỏa thuận với chủ sở hữu SME khác để chia sẻ biện pháp thực hành an toàn cho doanh nghiệp họ Họ đồng ý với quy trình chung để giữ an tồn cho người lao động Họ đồng ý chia sẻ chi phí để có thơng tin cách xử lý vấn đề nơi làm việc thay đổi thời gian làm việc vấn đề nhân khác ▶ Cô thảo luận với quan thuế khả hỗn thuế mà nghe phương tiện truyền thông Bước 5: Joyce thiết lập danh sách liên lạc ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt ▶ Cơ liệt kê số liên lạc quan chức bên thứ ba (cảnh sát, dịch vụ khẩn cấp, nhân viên cứu hỏa, bệnh viện gần nhất, cơng ty bảo hiểm) trợ giúp trường hợp khẩn cấp ▶ Cô lập danh sách nhân viên mình, vị trí họ chi tiết liên hệ (điện thoại di động địa email) chi tiết liên hệ khẩn cấp nhân viên ▶ Cô lập danh sách khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu quan phủ mà làm việc, bao gồm người liên hệ thông tin chi tiết (điện thoại di động, địa email địa đường phố), tất cho phép cô liên lạc Cô chọn phương pháp liên lạc để kết nối với nhân viên khủng hoảng COVID-19 (các biểu mẫu Facebook, WhatsApp, Google) thiết lập kênh gọi khẩn cấp cho nhân viên Bước 6: Joyce trì, xem xét cập nhật liên tục BCP Cơ xem xét cập nhật kế hoạch hàng tuần để: ▶ Cập nhật mục tiêu BCP cải thiện hiệu nó; ▶ Cập nhật đánh giá rủi ro cô ấy, chiến lược để liên tục kinh doanh thủ tục khác có BCP; ▶ Đảm bảo cải tiến liên tục tất quy trình có BCP Tài liệu biên soạn bởi: SlimCRM.vn Nguồn: Tổ chức Lao động Quốc tế Mọi chia sẻ vui lòng ghi rõ nguồn ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng SlimCRM.vn Kiến tạo doanh nghiệp ưu việt ➥ Truy cập https://SlimCRM.vn để bắt đầu sử dụng ... trình bước phát triển kế hoạch kinh doanh liên tục Dưới sáu bước cần thiết để thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP) cho doanh nghiệp: Bước 1: Xác định sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Sản phẩm... bên liên quan doanh nghiệp Bước 6: Duy trì, xem xét liên tục cập nhật BCP doanh nghiệp Sau ví dụ cách chủ doanh nghiệp nhỏ kết hợp BCP cho doanh nghiệp Tình minh họa ứng dụng bước xây dựng mẫu kế. .. sàng cao, doanh nghiệp dễ bị tổn thương Hãy tìm hiểu mối đe dọa doanh nghiệp bên hay bên ngoài, đảm bảo ưu tiên yếu tố dễ bị tổn thương thiết lập kế hoạch liên tục kinh doanh 0-15 Doanh nghiệp