Luận văn thạc sĩ nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng bản sao microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN PHẠM THU HƢƠNG NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lƣu trữ Mã số: 60.32.24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc Hà Nội - 2013 z MỤC LỤC Nội dung Đề mục Trang DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƯỢC SỬ DỤNG TRONG ĐỀ TÀI LỜI MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu 10 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 11 Nguồn tư liệu tham khảo 13 Phương pháp nghiên cứu 14 Bố cục đề tài 15 Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ 17 17 1.1.1 Khái niệm bảo hiểm tài liệu lưu trữ 17 1.1.2 Khái niệm bảo hiểm tài liệu lưu trữ 20 1.1.3 Khái niệm microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ 21 1.2 Lập microfilm bảo hiểm phương pháp chụp microfilm 25 1.3 Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng microfilm bảo hiểm 30 1.3.1 Độ phân giải 31 1.3.2 Mật độ 33 1.3.3 Hình ảnh 35 1.3.4 Mức độ dư thừa hoá chất 37 z 1.4 Nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm 38 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm 39 1.5.1 Tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập microfilm bảo hiểm 39 1.5.2 Tài liệu chụp microfilm 40 1.5.3 Thiết bị chụp microfilm 41 1.5.4 Thiết bị tráng rửa microfilm 42 1.5.5 Phim sống 43 1.5.6 Hoá chất tráng rửa 43 1.5.7 Con người 44 Chương THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở VIỆT NAM 2.1 Tình hình lập microfilm bảo hiểm 46 46 2.1.1 Các văn hướng dẫn nghiệp vụ lập microfilm bảo hiểm 46 2.1.2 Nhân lực thực việc lập microfilm bảo hiểm 49 2.1.3 Tài liệu lưu trữ lập microfilm bảo hiểm 49 2.1.4 Hệ thống dây chuyền thiết bị, vật tư, hố chất, cơng cụ dụng cụ để lập microfilm bảo hiểm 51 2.1.5 Cơ sở vật chất khác phục vụ cho việc lập microfilm bảo hiểm 57 2.1.6 Quy định chất lượng microfilm bảo hiểm 58 2.2 Thực trạng chất lượng microfilm bảo hiểm Việt Nam 60 2.2.1 Kết kiểm tra chất lượng microfilm bảo hiểm 60 2.2.2 Nguyên nhân gây nên sai sót/khiếm khuyết làm hạn chế đến chất lượng microfilm bảo hiểm 66 z 2.2.2.1 Khiếm khuyết độ phân giải 66 2.2.2.2 Khiếm khuyết mật độ 67 2.2.2.3 Khiếm khuyết hình ảnh 70 2.3 Nhận xét, đánh giá tình hình lập chất lượng microfilm bảo hiểm Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ 74 79 3.1 Nhóm giải pháp xây dựng, hồn thiện văn bảo hiểm tài liệu lưu trữ 79 3.1.1 Xây dựng tiêu chuẩn nước lập microfilm bảo hiểm 79 3.1.2 Bổ sung hướng dẫn thực quy trình lập bảo hiểm 84 3.1.3 Xây dựng bảng phân loại khiếm khuyết nguyên nhân 86 3.2 Nhóm giải pháp kỹ thuật 89 3.2.1 Xây dựng bảng tham chiếu mật độ chụp microfilm 89 3.2.2 Làm thước đo bàn chụp máy chụp microfilm 92 3.3 Nhóm giải pháp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực 94 3.3.1 Đào tạo nhân lực quản lý 94 3.3.2 Đào tạo nhân lực làm chuyên môn, nghiệp vụ 96 3.3.3 Đào tạo nhân lực thực bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị thuộc dây chuyền lập microfilm bảo hiểm 97 3.4 Nhóm giải pháp khác 98 3.4.1 Hợp tác quốc tế 98 3.4.2 Đầu tư kinh phí 99 KẾT LUẬN 100 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 PHỤ LỤC 106 z Phụ lục Hệ thống tiêu chuẩn số nước chụp microfilm 107 Phụ lục Quy trình lập microfilm máy lưỡng hệ 112 Phụ lục Biểu tổng hợp kết kiểm tra chất lượng phim 113 BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Yêu cầu độ phân giải tối thiểu theo tiêu chuẩn Singapore 32 Bảng 1.2 Yêu cầu mật độ theo tiêu chuẩn Singapore 34 Bảng 1.3 Yêu cầu mật độ theo tiêu chuẩn Mỹ 35 Bảng 2.1 Yêu cầu độ phân giải tối thiểu theo hướng dẫn Việt Nam 58 Bảng 2.2 Số cuộn phim sản xuất từ năm 2007 đến 2013 60 Bảng 2.3 Kết thống kê sai sót, khiếm khuyết microfilm bảo hiểm nước ta 61 Bảng 2.4 Kết thống kê mức độ chất lượng microfim bảo hiểm nước ta 63 Bảng 3.1 Phân loại khiếm khuyết nguyên nhân 87 Bảng 3.2 Kết bước đầu bảng tham chiếu mật độ 91 HÌNH ẢNH Hình Một số dạng microform 23 Hình Biểu đồ kiểm tra độ phân giải ISO số 32 Hình Máy lưỡng hệ Zeutschel OK300 (Đức) 52 Hình Máy tráng rửa Kodak Prostar (Mỹ) 53 Hình Các thiết bị kiểm tra chất lượng nối phim 55 Hình Hố chất tráng rửa làm máy tráng rửa 56 Hình Hố chất kiểm tra Hypo 56 z DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ ĐƢỢC SỬ DỤNG TRONG ĐỀ TÀI (1) STT Tên thuật ngữ Giải thích thuật ngữ Âm Biểu đồ kiểm tra độ Biểu đồ có chứa mẫu đồ hoạ dùng để đánh phân giải giá khả phân giải hệ thống chụp microfilm Cỡ phim Kích thước chiều rộng phim, thường có cỡ phim: 16mm, 35mm 105mm Cuộn phim/microfilm Phim/microfilm có định dạng cuộn, có độ dài khoảng từ 30,5 đến 65,5m cuộn tròn vào lõi nhựa trơ Đánh blip Chế độ đánh dấu vệt đen cỡ to, trung bình nhỏ lên phía khn phim để nhận diện Định hướng ảnh Xác lập hướng khn phim hình ảnh microfilm theo chiều dọc chiều ngang Độ phân giải Khả hệ thống chụp microfilm ghi lại chi tiết phức tạp tài liệu Đoạn cuối Phần phim không phơi sáng cuối cuộn phim (sau ảnh cuối chụp cuộn phim) Đoạn đầu Phần phim không phơi sáng đầu cuộn phim (trước ảnh chụp cuộn phim) 10 Bản chứa ký tự sáng tối (ngược lại với dương bản, chứa ký tự tối sáng) Khuôn phim/khuôn Vùng phim lượng xạ tác động hình/khn ảnh q trình phơi sáng z STT Tên thuật ngữ Giải thích thuật ngữ 11 Mã hố khn phim Cách thức để nhận diện khn phim (có thể cách đánh số, đánh blip, đánh chữ…lên phía khn phim) 12 Mật độ Mật độ dùng để mức độ tương phản vùng sáng tối hình ảnh microfilm sở hình thành nên tồn hình ảnh microfilm 13 Lớp nhũ tương Là lớp có khả bắt ánh sáng cực nhạy, cấu tạo nên microfilm, chứa tinh thể bạc lơ lửng gelatin (gelatin chất lỏng suốt không vị, dùng để chế tạo phim chụp ảnh) 14 Microfilm/Vi phim/Phim vi Một loại định dạng thu nhỏ (microform), sản xuất vật liệu phim 15 Microform Các loại vật liệu (phim giấy) có đặc điểm chung mang thơng tin cực nhỏ, khó đọc mắt thường 16 Nền phim Một phận cấu tạo nên microfilm, làm từ loại vật liệu bề mặt phủ lớp nhũ tương 17 Nhân bản/sao Việc tái tạo lại microfilm hệ thứ sang microfilm hệ 18 Phim Vật liệu phim nói chung 19 Phim vật tư/phim sống Phim chưa phơi sáng 20 Phơi sáng/rọi sáng Phơi lớp nhạy sáng (của microfilm) lượng xạ để thu hình ảnh phim từ ảnh gốc phương pháp chụp ảnh (nói đến việc chụp phim) 21 Thế hệ thứ Bản sao trực tiếp từ tài liệu gốc (còn gọi chủ) z STT Tên thuật ngữ Giải thích thuật ngữ 22 Thế hệ thứ hai Bản sao từ hệ thứ (còn gọi sao) 23 Tiêu chụp Bản dẫn thông tin cuộn phim phản ánh yếu tố bất thường tình trạng hồ sơ/tài liệu chụp cuộn phim 24 Tráng rửa/xử lý Quá trình làm hình ảnh microfilm (sau phim phơi sáng máy chụp) 25 Trình tự chụp phim Trật tự tiêu chụp tài liệu chụp cuộn phim 26 Tỷ lệ thu nhỏ Sự tương quan kích thước tài liệu gốc kích thước ảnh chụp thu nhỏ, thể số lần kích thước gốc thu nhỏ phim 27 Vi ảnh Hình ảnh thu nhỏ microfilm z MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục đích cuối cơng tác lưu trữ khai thác phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ cho nghiên cứu khoa học thực tiễn sống Để thực mục đích này, cơng việc cần phải làm bảo quản tài liệu gốc tạo lập bảo hiểm có chất lượng cao tài liệu gốc Các xem dự phòng trường hợp tài liệu gốc bị huỷ hoại, thay tài liệu gốc cần lưu thành nhiều hệ để phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài Một công việc chủ yếu bảo hiểm tài liệu lưu trữ nước ta việc tạo lập microfilm bảo hiểm tài liệu giấy có ứng dụng cơng nghệ microfilm Cơng việc bắt đầu thực từ năm 2003, trình chụp thử nghiệm kéo dài từ năm 2003 đến năm 2006 đến năm 2007 thức phép thực đại trà Với đầu tư bước đầu nhà nước trang thiết bị, máy móc, vật tư, hoá chất, đào tạo nhân lực xây dựng sở hạ tầng đại, việc tạo lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ nước ta thực tới đạt kết định Tuy nhiên với đầu tư to lớn, chất lượng microfilm lập nào, có đáp ứng yêu cầu việc bảo quản, khai thác thông tin lâu dài hay không vấn đề quan tâm Thực tế cho thấy, việc ứng dụng công nghệ microfilm để lập microfilm bảo hiểm phức tạp Để tạo lập microfilm bảo hiểm đạt chất lượng tốt, phải thực nhiều bước cơng việc theo quy trình, hướng dẫn tiêu chuẩn định, đồng thời phải sử dụng thành thạo loại máy móc thiết bị, hố chất, cơng cụ, dụng cụ liên quan Một cơng việc vừa đòi hỏi phải nắm vững lý thuyết, vừa đòi hỏi tay nghề kỹ thuật cao So với kinh nghiệm nhiều nước giới ứng dụng phương pháp chụp microfilm để tạo lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ hàng chục năm nay, kinh nghiệm lập microfilm bảo hiểm nước ta cịn ít, điều kiện làm việc điều kiện nhân lực z đầu tư bước đầu có hạn, yêu cầu công việc chất lượng microfilm lại áp dụng yêu cầu, tiêu chuẩn ISO số nước lâu năm lĩnh vực như: Mỹ, Australia hay Singapore, nên chất lượng microfilm bảo hiểm nước ta không tránh khỏi hạn chế với hạn chế tổn thất to lớn cơng sức lao động, thời gian, vật tư, tiền suốt trình tạo lập microfilm bảo hiểm Vì vậy, chúng tơi mong muốn nghiên cứu đề tài này, mặt nhằm nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm, đáp ứng yêu cầu bảo quản, khai thác lâu dài thông tin tài liệu lưu trữ, đồng thời để giảm thiểu tổn thất không đáng có cơng sức lao động vật chất nhà nước Bên cạnh đó, chúng tơi mong muốn mang đến cho người đọc nhìn chi tiết hơn, cụ thể đặc thù công việc lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ, công việc thú vị ngành lưu trữ nước ta so với cơng việc có từ lâu chỉnh lý hay tu bổ, phục chế tài liệu… Kết nghiên cứu đề tài bổ sung thêm phần mặt lý luận nghiệp vụ công tác lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Chúng hy vọng kết nghiên cứu đề tài có khả ứng dụng cao vào thực tiễn công việc lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ triển khai Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia triển khai nhiều nơi khác tương lai Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Với tên gọi đề tài, mục tiêu đặt là: Thứ nhất, nghiên cứu tiêu chuẩn đánh giá chất lượng yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm Thứ hai, tìm hiểu thực trạng tình hình lập microfilm bảo hiểm chất lượng microfilm bảo hiểm nước ta, hạn chế nguyên nhân; Thứ ba, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ Nhằm đạt mục tiêu nghiên cứu trên, đưa nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau: 10 z Chỉ số tăng STT Loại tài liệu Đặc điểm tài liệu giảm thời Ghi gian chụp Tài liệu A4, giấy dầy, màu tím Tăng từ 20 hành đậm, xanh đậm, hồng đến 50 đậm, đỏ, chữ đen Tài liệu A4, giấy dầy, màu vàng Tăng lên 20 hành đậm Tài liệu A4, giấy dầy, màu nâu Tăng lên từ - Nt vẽ kỹ tím, bẩn 20 đến 30 thuật Tài liệu A4, giấy thường, màu Giảm 20 hành trắng, chữ nhiều, đậm, nhoè Nếu chụp loại tài liệu chế độ auto thường cho mật độ cao Tài liệu A4, giấy thường, tài liệu Giảm 20 hành phơtơ có nhiều vết mực bẩn, nh - Nt - Tài liệu A4, tài liệu có chữ chứa ảnh ảnh chụp kiểu, kiểu lấy chữ, kiểu lấy ảnh - Nt - - Nt - Kiểu lấy ảnh tăng lên từ 30 đến 50 để ảnh rõ nét 3.2.2 Làm thước đo bàn chụp máy chụp microfilm Việc làm thước đo bàn chụp máy chụp microfilm biện pháp giúp người chụp kiểm sốt thời gian chụp thích hợp tài liệu khổ nhỏ sau: đặt tài liệu vào vị trí thích hợp bàn chụp nơi phận cảm biến bắt vào chứa thơng tin tài liệu Sau đo thời gian chụp tài liệu, đặt tài liệu vào vùng chụp Nhập thời gian đo vào máy chụp ấn lệnh chụp tài liệu 93 z Cách dùng thước đo bên cạnh công dụng giảm khn phim có mật độ thấp mức u cầu cịn giảm thiểu hình ảnh bị xiên lệch phim người chụp phim đặt tài liệu không thẳng vào vùng chụp Vì bàn chụp gắn với chân đế máy, phía vướng phận gắn kết di chuyển bàn chụp, nữa, bàn chụp bảng liền mà hai nửa ghép lại với nên nâng lên, hạ xuống bàn chụp, hai nửa lên xuống không nhau, tạo nên độ vênh định, khơng thể làm thước trượt kéo dài theo chiều ngang bàn chụp Việc làm thước đo bàn chụp phải ý cho thước không làm cản trở đến việc nâng lên, hạ xuống bàn chụp sau lần chụp tài liệu Do thước cần chia tách thành hai phần ứng với hai nửa bàn chụp Thước đo nên làm chất liệu giấy dai bìa mỏng, màu trắng, không dày để đặt tài liệu có chất liệu giấy mỏng (như giấy po luya) vào bàn chụp không tạo độ kênh, làm tài liệu không ép chặt phẳng vào bàn chụp, dẫn đến xô lệch tài liệu Trên thước đo cần đánh dấu vùng chụp tương ứng với khổ tài liệu tỷ lệ chụp Các chữ, số vạch giới hạn đánh màu đen với kích cỡ đủ lớn để chụp vào phim đọc rõ mắt thường mà khơng cần phải dùng kính hiển vi Vì tài liệu có nhiều khổ khác chụp nhiều tỷ lệ khác nên thước đo làm với chiều dài khác để đo nhiều tỷ lệ khác nhau: A3, A2, A1 A0 Cách dán vị trí dán thước đo: tuỳ theo tỷ lệ tài liệu chụp, thước đo có chiều dài tương ứng với tỷ lệ tài liệu chụp lựa chọn để dán vào bàn chụp Nâng bàn chụp lên hết cỡ, nhấn phím chữ P bàn điều khiển để bật đèn rọi sáng vùng chụp, đánh dấu vùng chụp Tắt đèn rọi sáng vùng chụp, hạ bàn chụp xuống, dán thước đo vào phía vùng chụp theo chiều ngang, cho thước đo phải chụp hết vào phim Thông qua thước đo, người kiểm tra phim biết tài liệu chụp tỷ lệ nên dễ dàng phát tài liệu bị chụp sai tỷ lệ 94 z 3.3 Nhóm giải pháp đào tạo, bồi dƣỡng nguồn nhân lực Dễ dàng nhận thấy qua việc phân tích tìm hiểu nguyên nhân khiếm khuyết, nguyên nhân gây nên khiếm khuyết, làm hạn chế chất lượng microfilm bảo hiểm xuất phát chủ yếu từ yếu tố người Thứ nhất, người thực chưa nắm vững quy trình, hướng dẫn thực cơng việc (VD: người chuẩn bị tài liệu không sử dụng đặt vị trí tiêu chụp nguyên nhân gây nên khiếm khuyết biên tập microfilm) Thứ hai, người thực thiếu kinh nghiệm, khơng kiểm sốt thời gian chụp thích hợp loại tài liệu biến số trình tráng rửa phim (VD: tài liệu màu nâu nhạt, chữ đỏ, đặt chế độ chụp tự động cho mật độ nhạt, dẫn đến lỗi mật độ microfilm) Thứ ba, vô ý, sơ xuất người thực (VD: trình tháo lắp phim, người chụp sơ ý để ánh sáng trắng lọt vào, bắt vào phim, gây nên tượng mép phim đen vết mờ phim) cuối chủ quan, cố ý người thực (VD: người chụp không vệ sinh đầu máy chụp theo quy định, gây nên vết xước microfilm, dấu vân tay microfilm hậu việc không đeo găng tay cầm phim cách) Bởi vậy, biện pháp để nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm phải giải vấn đề người nêu trên, tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ nâng cao ý thức làm việc cho người làm công việc lập microfilm bảo hiểm, bao gồm quản lý nhân viên thực Hầu hết khiếm khuyết microfilm khống chế loại bỏ nhờ vào yếu tố người Việc đào tạo nhân lực đồng thời giúp tạo đội ngũ kế cận có đủ trình độ để thực cơng việc tương lai 3.3.1 Đào tạo nhân lực quản lý * Đối tượng đào tạo: Đối tượng đào tạo người làm công tác quản lý đề án, dự án bảo hiểm tài liệu lưu trữ, người quản lý trực tiếp công việc lập microfilm bảo hiểm * Mục đích đào tạo: 95 z Nâng cao trình độ hiểu biết lực quản lý cho đội ngũ quản lý nước công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung, việc lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói riêng * Nội dung đào tạo: - Hệ thống tiêu chuẩn nước liên quan đến việc lập microfilm bảo hiểm - Hệ thống văn nước liên quan đến việc lập microfilm bảo hiểm - Cách xây dựng quản lý dự án/đề án lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ - Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết lập hệ thống để thực lập microfilm bảo hiểm cho phông khối tài liệu cụ thể cách thức kiểm soát yếu tố * Yêu cầu: - Hiểu nắm bắt mục đích, ý nghĩa, yêu cầu việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung việc lập microfilm bảo hiểm nói riêng - Hiểu nắm bắt văn liên quan đến việc lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đặc biệt hiểu nắm ý nghĩa, nội dung tiêu chuẩn việc lập microfilm bảo hiểm nước nước - Trên sở đó, xây dựng văn bản, tiêu chuẩn phù hợp với tình hình điều kiện nước - Quản lý, xây dựng dự án lập microfilm bảo hiểm - Thiết kế hệ thống để thực lập microfilm bảo hiểm cho phông khối tài liệu cụ thể - Quản lý, điều phối nhân lực, giám sát tiến trình thực cơng việc - Giải kịp thời tình xảy trình lập microfilm bảo hiểm * Hình thức đào tạo: 96 z - Cử cán quản lý học tập nước chuyên đề cụ thể - Tổ chức hội thảo nước 3.3.2 Đào tạo nhân lực làm chuyên môn, nghiệp vụ * Đối tượng đào tạo: Đối tượng đào tạo người (đã, sẽ) trực tiếp làm công việc lập microfilm bảo hiểm, bao gồm: người thực chuẩn bị tài liệu, người thực việc chụp phim, người thực tráng rửa phim, người thực việc kiểm tra chất lượng phim, người thực ghép nối phim * Mục đích đào tạo: Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ tay nghề lập microfilm bảo hiểm đội ngũ nhân viên nước * Nội dung đào tạo: - Các văn liên quan trực tiếp đến công việc lập microfilm bảo hiểm, đặc biệt tiêu chuẩn nước lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ - Yêu cầu chất lượng microfilm bảo hiểm, yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm cách thức kiểm sốt yếu tố - Thực hành việc chuẩn bị tài liệu, chụp phim, tráng rửa phim, nối phim, kiểm tra chất lượng phim * Yêu cầu: - Hiểu nắm bắt toàn trình sản xuất microfilm bảo hiểm; - Nắm bắt yêu cầu cụ thể bước cơng việc q trình sản xuất; - Nắm ý nghĩa, nội dung, cách thức thực cơng việc; - Biết cách kiểm sốt biến số ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm - Thực tốt công việc, đáp ứng yêu cầu đặt 97 z * Hình thức đào tạo: - Mở lớp đào tạo nước có giảng dạy chuyên gia nước nước - Tổ chức buổi hội thảo, thảo luận, trao đổi chuyên đề chuyên môn, nghiệp vụ - Cử cán học tập nước chuyên đề cụ thể 3.3.3 Đào tạo nhân lực thực bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị thuộc dây chuyền lập microfilm bảo hiểm Rõ ràng nguyên nhân hạn chế đến chất lượng microfilm bảo hiểm vấn đề bảo trì, bảo dưỡng, kỹ thuật hiệu chỉnh, sửa chữa máy chụp máy tráng rửa chưa tốt Đó hệ thống máy tương đối phức tạp phương diện như: cấu tạo, vận hành, lắp đặt, hiệu chỉnh, sửa chữa v.v… Chính vậy, để đảm bảo máy vận hành tốt, đáp ứng yêu cầu độ phân giải, mật độ, hình ảnh, tất phương diện phải đảm bảo Tuy nhiên, nước ta nay, nhà cung cấp, tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật máy lưỡng hệ trình độ cịn hạn chế, đặc biệt kỹ thuật hiệu chỉnh, sửa chữa cố xảy với máy để máy đáp ứng yêu cầu đặt độ phân giải, mật độ, hình ảnh Do vậy, nhiều cuộn phim không đạt độ phân giải kỹ thuật máy không hiệu chỉnh máy không hợp lý, cài đặt cần đèn thơng số máy khơng thích hợp Việc bảo trì, bảo dưỡng khơng thường xun, khơng phát kịp thời phận hỏng hóc, mịn, kẹt cần thay thế, sửa chữa Bởi vậy, cần phải mở lớp đào tạo người thực công việc chỗ * Đối tượng đào tạo: Đối tượng đào tạo người thực việc bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị, người vận hành thiết bị chụp microfilm thiết bị tráng rửa phim * Mục đích đào tạo: - Nâng cao trình độ nhân viên kỹ thuật nước để chủ động, xử lý kịp thời tình hỏng hóc, trục trặc xảy với thiết bị, để không làm ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm * Nội dung đào tạo: 98 z - Cấu tạo, cách lắp đặt, cách vận hành, cách bảo quản, cách hiệu chỉnh sửa chữa trục trặc, hỏng hóc thường xảy với thiết bị chụp, tráng rửa kiểm tra microfilm * Yêu cầu: - Hiểu nắm chủng loại, cấu tạo, cách lắp đặt vận hành thiết bị - Nắm cách thức hiệu chỉnh thiết bị, đáp ứng yêu cầu lập microfilm bảo hiểm theo tiêu chuẩn nước - Sửa chữa lỗi trục trặc phổ biến thiết bị * Hình thức đào tạo: - Cử cán học tập nước kỹ thuật số thiết bị cụ thể - Mời chuyên gia kỹ thuật nước vào đào tạo kết hợp kiểm tra, hiệu chỉnh thiết bị nước 3.4 Nhóm giải pháp khác 3.4.1 Hợp tác quốc tế Tăng cường, tranh thủ mối quan hệ nước khối Sarbica để nhận giúp đỡ kỹ thuật lập microfilm bảo hiểm, nâng cao trình độ chun mơn, khắc phục sai sót, khiếm khuyết vấn đề chất lượng Đồng thời, tranh thủ hỗ trợ đào tạo kỹ thuật bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa, hiệu chỉnh thiết bị dây chuyền lập microfilm bảo hiểm Bên cạnh đó, thơng qua hợp tác song phương đa phương thu thập nguồn tư liệu phong phú hữu ích tiêu chuẩn, hướng dẫn thực hành lập microfilm bảo hiểm… mà phải bỏ kinh phí mà khơng có 3.4.2 Đầu tư kinh phí Giải pháp kinh phí điều kiện cần đủ để giải pháp khác thực được: đào tạo cán bộ; xây dựng tiêu chuẩn nước; mua sắm, sửa chữa, thay phận thiết bị 99 z Đầu tư kinh phí để mua tài liệu nước ngồi, tiêu chuẩn quốc tế nước khác, kinh phí để dịch tài liệu làm nguồn tư liệu tham khảo nước, phục vụ công tác chuyên môn, nghiên cứu khoa học v.v… Cập nhật kịp thời thông tin công nghệ lập microfilm bảo hiểm để tránh bị lạc hậu, tụt lùi 100 z KẾT LUẬN Trong luận văn này, trình bày tồn kết nghiên cứu, tìm hiểu đề tài: “Nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ” Kết chủ yếu mà giải luận văn là: Đã nghiên cứu tiêu chuẩn đánh giá chất lượng yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm Để làm điều này, trước hết nghiên cứu hệ thống văn quy phạm, quy định hệ thống thuật ngữ ngành Lưu trữ bảo hiểm tài liệu lưu trữ để qua đưa khái niệm cách giải thích liên quan đến cụm từ: “bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ”, “bản microfilm tài liệu lưu trữ” Sau đó, chúng tơi sâu nghiên cứu vấn đề liên quan đến microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ như: phương pháp lập microfilm bảo hiểm, tiêu chí đánh giá chất lượng microfilm bảo hiểm yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng microfilm bảo hiểm Đã tìm hiểu thực trạng tình hình lập microfilm bảo hiểm chất lượng microfilm bảo hiểm nước ta, nêu rõ hạn chế nguyên nhân Để làm rõ vấn đề này, trước hết nghiên cứu hệ thống tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn lập microfilm bảo hiểm tiêu chí chất lượng microfilm bảo hiểm ngồi nước theo phương pháp chụp microfilm, từ có đối chiếu so sánh định Đồng thời, chúng tơi nghiên cứu, khảo sát máy móc, thiết bị thuộc dây chuyền lập microfilm bảo hiểm; khảo sát tài liệu lập microfilm bảo hiểm; khảo sát tình hình áp dụng quy trình hướng dẫn thực quy trình vào lập microfilm bảo hiểm nước; nghiên cứu kết kiểm tra chất lượng microfilm bảo hiểm tạo lập thông qua biểu tổng hợp kết kiểm tra chất lượng phim thực tế cuộn phim bảo quản kho Qua chúng tơi tiến hành phân tích, tổng hợp để thấy bên cạnh ưu điểm đạt được, chất lượng microfilm bảo hiểm tạo lập nước nhiều hạn chế mức thấp nhiều nguyên nhân 101 z Đã đề xuất 04 nhóm giải pháp nhằm nâng cao chất lượng microfilm bảo hiểm, là: Thứ nhất, nhóm giải pháp bổ sung, hồn thiện văn Trong nhóm giải pháp này, đề cập đến ba giải pháp là: xây dựng tiêu chuẩn nước lập microfilm bảo hiểm; bổ sung hướng dẫn quy trình lập microfilm bảo hiểm xây dựng bảng phân loại khiếm khuyết nguyên nhân Trong giải pháp xem quan trọng nhất, cần thiết để hướng đến ổn định, lâu dài, “kim đường” cho việc lập microfilm bảo hiểm nước ta, nhiên giải pháp cần nghiên cứu chuyên sâu Hai giải pháp sau xem giải pháp phụ áp dụng vào thực tiễn Thứ hai, nhóm giải pháp kỹ thuật Hai giải pháp bên nhóm giải pháp chúng tơi nghiên cứu đề xuất liên quan nhiều đến vấn đề kỹ thuật máy móc, thiết bị, có mối liên hệ tương quan đến đặc điểm, tình trạng tài liệu lưu trữ lập microfilm bảo hiểm Đó xây dựng bảng tham chiếu mật độ chụp microfilm làm thước đo bàn chụp máy chụp microfilm Đây giải pháp mang tính ứng dụng, thực tiễn Thứ ba, nhóm giải pháp đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực Trong chúng tơi đề xuất ba nhóm đối tượng cần phải đào tạo, bồi dưỡng đồng thời, là: người làm quản lý, người làm chuyên môn nghiệp vụ (trực tiếp làm việc với máy móc, thiết bị, tài liệu, hoá chất ) người làm kỹ thuật, thực bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị thuộc dây chuyền lập microfilm bảo hiểm Và cuối nhóm giải pháp khác Trong nhóm giải pháp này, chúng tơi nhấn mạnh vào hai giải pháp Thứ giải pháp hợp tác quốc tế nhằm tăng cường giao lưu, học tập, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm lĩnh vực bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói chung, việc lập microfilm bảo hiểm tài liệu lưu trữ nói riêng để phát triển Thứ hai giải pháp đầu tư kinh phí, khơng phải giải pháp giải pháp khơng thể thiếu tính chất cơng việc lĩnh vực đòi hỏi đầu tư kinh phí lớn, máy móc, thiết bị, sở vật chất kèm đào tạo nguồn nhân lực kế cận có đủ khả thực công việc 102 z Các nhóm giải pháp có liên quan đến định, xem nhóm giải pháp bổ sung, hồn thiện văn nhóm giải pháp kỹ thuật xem hai nhóm giải pháp quan trọng nhất, giải vấn đề trước mắt Có thể nói từ trước đến chưa có cơng trình nghiên cứu nghiên cứu vấn đề chất lượng microfilm bảo hiểm, nghiên cứu luận văn nghiên cứu xuất phát từ thực tiễn việc lập microfilm bảo hiểm nước ta Do vậy, giải pháp chúng tơi đưa có giải pháp cụ thể ứng dụng nhóm giải pháp kỹ thuật, có giải pháp bước đầu, cần phải có thêm nghiên cứu sâu nhóm giải pháp bổ sung hoàn thiện văn bản, đặc biệt việc xây dựng tiêu chuẩn chụp microfilm bảo hiểm Chúng hy vọng giải pháp đưa luận văn góp phần giải vấn đề chất lượng microfilm bảo hiểm thực tế, đồng thời gợi mở cho nhà quản lý, người làm nghiên cứu khoa học, bạn đồng nghiệp số vấn đề cần phải tiếp tục nghiên cứu, giải quyết./ 103 z DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tiếng Việt: Cục Lưu trữ nhà nước (2003), Công văn số 129/VTLTNN-NVTW ngày 31/10/2003 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn xác định, lựa chọn thống kê tài liệu lưu trữ thuộc diện bảo hiểm Cục Lưu trữ nhà nước (2003), Công văn số 375/LTNN-NVTW ngày 11/8/2003 Cục Lưu trữ nhà nước việc phê duyệt danh mục thiết bị, vật tư, hoá chất để nghiên cứu thử nghiệm lập phông bảo hiểm microfilm Cục Lưu trữ nhà nước (2003), Công văn số 432/LTNN-NVTW ngày 29/8/2003 việc phạm vi, đối tượng, phương thức tỷ lệ tài liệu lưu trữ cần bảo hiểm Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2008), Quyết định số 30/QĐVTLTNN ngày 29/2/2008 việc ban hành Quy trình lập bảo hiểm microfilm tráng bạc 35mm sử dụng kỹ thuật số tài liệu giấy máy chụp/quét lưỡng hệ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Tập tài liệu Hội nghị Ban chấp hành Sarbica 17 lần thứ Hội thảo Khoa học "Số hóa tài liệu lưu trữ - Chia sẻ kinh nghiệm" Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2013), Quyết định số 35/QĐVTLTNN ngày 07/3/2013 việc ban hành Quy trình Hướng dẫn thực Quy trình lập bảo hiểm sử dụng máy chụp-quét lưỡng hệ Dương Văn Khảm (1988), Những yêu cầu việc lập phông bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ, số 1/1988 Dương Văn Khảm (2004), Tổng quan công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ (báo cáo khoa học) Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nhà Xuất Văn hố - Thơng tin, Hà Nội 104 z 10 Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia (2006), Ban Xây dựng Đề án Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 11 Hiệp hội Quản lý thơng tin hình ảnh Quốc tế (1998), Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ Quản lý Thơng tin Hình ảnh ANSI/AIIM MS231998 hướng dẫn thực hành theo tiêu chuẩn chụp, kiểm tra đảm bảo chất lượng vi phim silver-gelatin hệ thứ tài liệu 12 Lưu trữ Quốc gia Singapore (2004), Giới thiệu chụp microfilm bảo hiểm 13 Lưu trữ Quốc gia Singapore (2004), Hướng dẫn NAS-IPL-G-02 chụp microfilm bảo quản 14 Lưu trữ Quốc gia Singapore (2004), Hướng dẫn NAS-IPL-G-04 kiểm tra mật độ 15 Lưu trữ Quốc gia Singapore (2006), Tiêu chuẩn Singapore SS522:2006 (ICS 37.080) Quy tắc thực hành kiểm tra giám sát chất lượng microfilm loại silver-gelatin, đen trắng, cỡ 16 mm 35mm 16 Nguyễn Đăng Khải (2006), Thực trạng tài liệu lưu trữ tư liệu lưu trữ bị hư hỏng nay, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2/2006 17 Nguyễn Như Ý (1999), Đại từ điển Tiếng Việt, Nhà Xuất Văn hố - Thơng tin, Hà Nội 18 Nguyễn Thị Hà (2007), Giải pháp công nghệ lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ, Kỷ yếu Hội nghị Khoa học 45 năm hoạt động khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ 19 Nguyễn Thị Phương Mai (2011), Công nghệ lập bảo hiểm microfilm kết hợp với lập sử dụng kỹ thuật số, Kỷ yếu Hội thảo thống tiêu chuẩn nghiệp vụ trung tâm lưu trữ quốc gia 20 Nguyễn Thị Tâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia (Luận văn Thạc sĩ khoa học) 21 Nguyễn Trọng Biên (2004), Giấy việc nghiên cứu giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1/2004 105 z 22 Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 23 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 24 Tiêu chuẩn Australia AS/NZS 4589:1999 chụp microfilm tài liệu phim silver-gelatin cỡ 16mm 35mm – Quy trình vận hành 25 Tiêu chuẩn Australia AS1203.2:1996 chụp phim vi tài liệu kỹ thuật, tiêu chí chất lượng kiểm sốt chất lượng 26 Tiêu chuẩn Đức số 19055 chụp microfilm tài liệu chữ viết phim 16mm 35mm 27 Tiêu chuẩn Đức số 19057 chụp microfilm báo phim 35mm 28 Tiêu chuẩn Đức số 19059 biểu tượng chụp microfilm, vận dụng khái quát 29 Tiêu chuẩn quốc tế ISO 3272-2:1994 chụp phim vi bản vẽ kỹ thuật tài liệu văn phịng chứa vẽ khác - Tiêu chí quản lý chất lượng phim vi silver-gelatin 35mm 30 Tư liệu số 151 Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia, Tiêu chuẩn phim vi giới 31 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ Tài liệu tiếng nƣớc ngoài: 32 Heather Brown, State Library of South Australia (2005), Records preservation through microfilm and digital technologies 33 National Archives of Singapore (2004), Introduction to Preservation Microfilming Trang web tham khảo: 34 Trang web: http://www.en.wikipedia.org/wiki/Microform 106 z PHỤ LỤC 107 z ... ngành Lưu trữ bảo hiểm tài liệu lưu trữ; qua đưa khái niệm cách giải thích liên quan đến cụm từ: ? ?bảo hiểm tài liệu lưu trữ? ??, ? ?bản bảo hiểm tài liệu lưu trữ? ??, ? ?bản microfilm tài liệu lưu trữ? ??;... microfilm bảo hiểm Chương CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƯU TRỮ 74 79 3.1 Nhóm giải pháp xây dựng, hoàn thiện văn bảo hiểm tài liệu lưu trữ 79 3.1.1... CHUNG VỀ BẢN SAO MICROFILM BẢO HIỂM TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1 Khái niệm microfilm bảo hiểm tài liệu lƣu trữ Sau nghiên cứu học tập mơ hình bảo hiểm tài liệu lưu trữ Lưu trữ nhiều nước giới, Lưu trữ nước