BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG BÁO CÁO ĐỒ ÁN Cơ Sở Dữ Liệu Đề tài Quản lý ký túc xá Khoa Công nghệ thông tin Lời Nói Đầu Hàng năm kí túc xá trường Đại Học Xây Dựng sẽ nhận một đợt tân[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC XÂY DỰNG BÁO CÁO ĐỒ ÁN: Cơ Sở Dữ Liệu Đề tài Khoa : Quản lý ký túc xá : Cơng nghệ thơng tin Lời Nói Đầu: Hàng năm kí túc xá trường Đại Học Xây Dựng nhận đợt tân sinh viên đăng kí vào đợt sinh viên cũ rời Với số lượng sinh viên vào lớn việc quản lý sinh viên, quản lý tiền điện nước, quản lý thu chi, quản lý trang thiết bị cho kí túc xá giấy tờ đem lại khó khăn khơng hiệu suất cho cơng việc Vì để quản lý sinh viên quản lý thu chi cách hợp lý cần xây dựng phần mền, ứng dụng Nên chúng em định chọn đề tài: Quản lý kí túc xá Nội dung Mục tiêu đề tài: Mục tiêu phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá nhằm đơn giản hóa việc quản lý sinh viên, quản lý thu chi kí túc xá phần mềm, ứng dụng vấn đề như: Quản lý phòng: - Loại phòng, số phịng, số chỗ; - Tình trạng phịng( sửa, bình thường, cịn chỗ, hết chỗ) Quản lý thơng tin sinh viên: - Xử lý thơng tin sinh viên đăng kí rời khỏi kí túc xá - Xem danh sách sinh viên theo phịng đăng kí - Tra cứu thông tin sinh viên Quản lý sinh viên vi phạm: - Xử lý sinh viên vi phạm nội quy kí túc xá - Tra cứu thơng tin sinh viên vi phạm nội quy Xếp phòng cho sinh viên: - Xếp phịng ngẫu nhiên - Ứng dụng thuật tốn xếp phòng theo nguyện vọng Quản lý tiền phòng khoản thu khác cho sinh viên: - Lập phiếu thu tiền phịng - thu khoản phí khác Quản lý thiết bị: - Cập nhập số lượng nhập, thiết bị cho phòng lý - Số lượng thiết bị từ phịng tình trạng thiết bị Quản lý sinh viên lưu trú phòng: - Quản lý danh sách sinh viên phòng - Quản lý thông tin điện nước - Quản lý dịch vụ phát sinh Quản lý tiền điện nước, dịch vụ phòng: - Cập nhập số dịch vụ phịng đăng kí theo tháng - Tính tiền điện nước tháng - In phiếu báo điện nước theo tháng - Lập phiếu thu điện nước theo tháng Quản lý thu chi kí túc xá: - Quản lý thu chi theo sở vật chất - Thu tiền thuê mặt - Thu chi khoản phí khác Báo cáo thống kê: - Tình hình thu chi số lượng sản phẩm - Tiền phòng khoản thu chi khác - Báo cáo thống kê phòng nợ dịch vụ điện nước - Tình hình thu chi kí túc xá theo tháng Khảo sát hệ thống: 1.Xử lý sinh viên vào KTX Đầu học kì năm học, ban quản lý KTX xét duyệt cho sinh viên có nhu cầu đủ điều kiện vào KTX, đồng thời xem xét việc lại sinh viên cũ KTX có nhu cầu tiếp tục lại Các tân sinh viên trường ưu tiên việc xét cư trú KTX, sinh viên muốn tiếp tục lại xét sau sinh viên năm KTX chỗ trống + Đối với sinh viên KTX, có nhu cầu tiếp tục lại Ban quản lý yêu cầu sinh viên nộp đơn đăng ký vào KTX (nhưng ghi KTX), thẻ KTX giấy tờ cần thiết khác, phải hoàn tất tất khoản chi phí cần tốn cho q trình sinh hoạt KTX Sinh viên cung cấp nguyện vọng khác (nếu có) thay đổi phịng Nếu thơng tin sinh viên có vi phạm kỷ luật nặng sinh viên năm cuối khơng cho lại ký túc xá Cịn trường hợp khác thông tin sinh viên chờ ban quản lý xét duyệt dựa vào thứ tự ưu tiên quy định 1.1 Đối với sinh viên nhập học Sinh viên làm đơn đăng kí lưu trú vào KTX nộp cho KTX Sau đó, thơng tin đăng ký chờ xét duyệt với tiêu chuẩn ưu tiên quy định trước Sau đó, ban quản lý dựa vào danh sách sinh viên xếp theo thứ tự ưu tiên thời gian nộp hồ sơ sinh viên để đưa danh sách sinh viên vào tiếp tục lại KTX công bố danh sách lên website sinh viên nhằm giúp sinh viên cập nhật thơng tin nhanh chóng xác Sau sinh viên nhận thơng báo có tên danh sách duyệt vào KTX, sinh viên đóng phí lưu trú để vào KTX, đóng phí lưu trú thời gian quy định trường (thường khoảng tuần kể từ ngày thông báo) Sau hết thời gian đóng phí lưu trú theo quy định, ban quản lý KTX cập nhật lại số lượng sinh viên đóng phí lưu trú Nếu khơng có sinh viên chưa đóng phí lưu trú bố trí cho sinh viên khu nào, phòng nào, làm thẻ nội trú cho sinh viên lưu hồ sơ thơng tin Ngược lại, có tồn sinh viên chưa đóng phí lưu trú xóa sinh viên khỏi danh sách duyệt vào KTX bắt đầu lập thêm danh sách bổ sung sinh viên vào KTX Xử lý sinh viên rời khỏi KTX Định kỳ (theo tháng, theo học kỳ, theo năm, ) ban quản lý xét duyệt sinh viên hết thời hạn đăng ký KTX, sinh viên có nguyện vọng khỏi KTX trước thời hạn Ngoài ra, có sinh viên bị bắt buộc phải khỏi KTX trước thời hạn đăng ký KTX (Ví dụ: Khi bị kỷ luật nặng) 2.1 Đối với trường hợp sinh viên hết thời hạn: Ban quản lý gửi thông báo rời khỏi KTX sinh viên u cầu sinh viên nhanh chóng hồn tất thủ tục để rời khỏi KTX như: phải tốn đầy đủ chi phí liên quan đến thiết bị giấy tờ liên quan Sinh viên hoàn thành thủ tục, nộp lại thẻ nội trú cho KTX, yêu cầu khác Ban quản lý lưu trường hợp vào danh sách quản lý sinh viên với tình trạng rời khỏi KTX 2.2 Đối với trường hợp sinh viên có nguyện vọng rời khỏi trước thời hạn: Sinh viên cần phải nộp đơn lên Ban quản lý KTX Ban quản lý kiểm tra sinh viên có đủ điều kiện khỏi KTX hay khơng, đủ u cầu sinh viên hồn tất thủ tục quy trình giống ờng hợp sinh viên hết thời hạn Sau đó, Ban quản lý lập danh sách sinh viên rời khỏi trước hạn với số tiền hoàn trả lại cho sinh viên u cầu phịng Tài – kế tốn trả lại phí lưu trú cịn dư cho sinh viên 2.3 Đối với trường hợp sinh viên bị bắt buộc phải rời khỏi trước thời hạn: Ban quản lý KTX gửi thơng báo tới sinh viên quy trình nghiệp vụ giống với trường hợp sinh viên hết thời hạn Lưu ý: sinh viên bị bắt buộc rời khỏi KTX không hồn trả lại tiền phịng Quản lý phịng Ban quản lý cập nhật thường xuyên thông tin phòng ký túc xá, bao gồm: mã số phịng, tầng, khu nhà, tình trạng phịng, trang vật tư thiết bị có phịng, số lượng sinh viên, mơ tả khác Quy trình xếp phịng cho sinh viên: Khi sinh viên làm đầy đủ thủ tục đăng ký vào KTX xét vào Ban quản lý thực xếp phòng cho sinh viên Có lựa chọn xếp phịng: xếp phịng theo nguyện vọng (đã sinh viên đăng ký trước đó), xếp phòng ngẫu nhiên > Xếp phòng theo nguyện vọng: Ban quản lý xét duyệt nguyện vọng sinh viên, thực xếp theo nguyện vọng sinh viên Ngược lại, khơng thực xếp phịng ngẫu nhiên cho sinh viên > Xếp phịng ngẫu nhiên: Ban quản lý kiểm tra hồ sơ sinh viên phân chia sinh viên theo khu vực (Khu vực nam, khu vực nữ) Quản lý vi phạm Ký túc xá có danh sách nội quy mức xử phạt sinh viên vi phạm kèm theo nội quy Quản lý thơng tin nội quy như: tên nội quy, mức vi phạm, hình thức xử phạt, Quản lý thông tin sinh viên vi phạm nội quy như: tên sinh viên, tên nội quy vi phạm, ngày vi phạm, xử lý hay chưa Quản lý thiết bị Quản lý thiết bị quản lý thiết bị (trang thiết bị) có phịng, thành viên phịng phải có trách nhiệm bảo vệ, giữ gìn trang thiết bị phịng Mỗi lần nhập thiết bị thiết bị cập nhật số lượng tiến hành phân bổ xuống phòng (nếu phòng thiếu thiết bị đó) Sinh viên nhận phịng nhận thiết bị cần kiểm tra tình trạng thiết bị, thấy có hư hỏng trả lại thiết bị cho ban quản lý KTX yêu cầu ban quản lý KTX sữa chữa Trong trình sử dụng xảy hư hỏng hay bị mất, sinh viên phải chịu trách nhiệm hành vi có khoảng bồi thường thỏa đáng cho KTX Cuối tháng, ban quản lý kiểm tra tình trạng thiết bị phịng (kiểm tra hư hỏng, có bị thất khơng?, ) Nếu phát có thiết bị hư hỏng ban quản lý kiểm tra thiết bị có phải sinh viên làm hư hỏng không, sinh viên làm hỏng yêu cầu sinh viên bồi thường lại thiết bị Ngược lại, khơng phải sinh viên làm hư hỏng ban quản lý xem xét tiến hành lý thiết bị KTX thường phải nâng cấp định kỳ, đưa định lý thiết bị, khấu hao thiết bị Vì vậy, cần thường xuyên cập nhật số lượng thiết bị: cập nhật số lượng nhập mới, cập nhật số lượng phân bổ, cập nhật số lượng hư hỏng, cập nhật số lượng tồn kho Quản lý điện nước Vào ngày 25 tháng, ban quản lý KTX cử người kiểm tra công tơ điện nước, ghi số điện nước tiêu thụ phịng Sau chốt số điện nước lại thực tính số tiền điện nước theo phòng (dựa vào số điện nước đầu kỳ, số điện nước cuối kỳ, số điện nước hỗ trợ theo phịng, ) Khi tính toán tiền điện nước xong, Ban quản lý gửi phiếu báo điện nước cho phòng yêu cầu phịng đóng hạn quy định (10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn) Ngồi ra, có thay đổi giá điện nước, phận quản lý thực chỉnh sửa, thay đổi thông tin thơng báo cho phịng Số điện nước cho phòng = (chỉ số điện nước cuối kỳ - số điện nước đầu kỳ) - (chỉ số điện nước phụ cấp xsố đầu người phòng) Định mức điện nước: Lượng điện tiêu thụ không vượt 50 kw/h lượng nước tiêu thụ không vượt quá10 m, vượt định mức tính theo giá tiền vượt định mức Ví dụ: Phịng A102 có số lượng điện tiêu thụ 100 kw/h (đã trừ mức hỗ trợ) Tiền điện phòng A102 = 50 * tiền điện định mức + (100 50) * tiền điện vượt định mức (Tính tương tự tiền nước) Lưu ý: - Ký túc xá quản lý điện nước phịng, trường hợp có cá nhân phịng rời khỏi ký túc xá tiền điện nước cá nhân phòng thương lượng với nhau, ký túc xá không chịu trách nhiệm khoản thu Đối với phòng hết thời hạn quy định mà chưa đóng điện nước khơng có lý gia hạn thỏa đáng, phòng bị ban quản lý KTX cho ngừng sử dụng điện nước Quản lý dịch vụ Ký túc xá có dịch vụ hỗ trợ thêm cho phịng như: phí wifi, phí vệ sinh, phí hoạt động KTX, khoản chi phí phát sinh khác, Đầu tháng, đại diện phòng yêu cầu đăng ký dịch vụ (nếu muốn sử dụng) yêu cầu ngừng sử dụng số dịch vụ cho ban quản lý KTX Ban quản lý KTX xem xét mức độ hợp lí mà có quyền duyệt hay không duyệt yêu cầu đăng ký yêu cầu ngừng sử dụng dịch vụ phòng Cuối tháng, Ban quản lý gửi phiếu báo đóng tiền dịch vụ cho phòng đăng ký dịch vụ u cầu phịng đóng hạn quy định (10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn) Lưu ý: Đối với phòng hết thời hạn quy định mà chưa đóng tiền dịch vụ khơng có lý gia hạn thỏa đáng, phòng bị ban quản lý KTX cho ngừng sử dụng dịch vụ chưa đóng tiền Quản lý thu chi ký túc xá Mỗi ký túc xá trường đại học có khoản thu chi khác khoản (thu tiền lưu trú sinh viên, tiền điện nước, tiền dịch vụ) khoản thu chi như: thu chi sở vật chất (mua mới, sửa chữa, lý), thu tiền thuê mặt bằng, chi tiền điện nước cho toàn KTX, thu chi trả chi phí phát sinh khác, Báo cáo thống kê Định kì (mỗi tháng, học kì, năm) phận quản lý tổng hợp thông tin, báo cáo thống kê như: - Báo cáo, thống kê tình hình thu chi số lượng (nhập, tồn, lý) thiết bị - Báo cáo, thống kê nợ tiền phòng khoản thu khác sinh viên - Báo cáo, thống kê tiền phòng cần trả lại cho sinh viên (đối với sinh viên xin rời khỏi KTX trước thời hạn quy định) - Báo cáo, thống kê phòng nợ tiền điện nước tiền dịch vụ - Báo cáo, thống kê tình hình thu chi KTX qua tháng - Báo cáo, thống kê doanh thu toàn KTX qua năm Mơ Hình Dữ Liệu Quan Hệ ... túc xá Nội dung Mục tiêu đề tài: Mục tiêu phân tích thiết kế hệ thống quản lý kí túc xá nhằm đơn giản hóa việc quản lý sinh viên, quản lý thu chi kí túc xá phần mềm, ứng dụng vấn đề như: Quản lý. .. kí túc xá giấy tờ đem lại khó khăn khơng hiệu suất cho cơng việc Vì để quản lý sinh viên quản lý thu chi cách hợp lý cần xây dựng phần mền, ứng dụng Nên chúng em định chọn đề tài: Quản lý kí túc. .. tương tự tiền nước) Lưu ý: - Ký túc xá quản lý điện nước phịng, trường hợp có cá nhân phịng rời khỏi ký túc xá tiền điện nước cá nhân phòng thương lượng với nhau, ký túc xá không chịu trách nhiệm