1292 KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Đỗ Thị Trường Thọ, Lê Trịnh Bích Nghi, Nguyễn Thị Kim Ngọc, Nguyễn Phúc Lợi, Ngô Thúy Liễu Khoa Tài chính –[.]
KIỂM SỐT CHI PHÍ TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT- THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Đỗ Thị Trường Thọ, Lê Trịnh Bích Nghi, Nguyễn Thị Kim Ngọc, Nguyễn Phúc Lợi, Ngơ Thúy Liễu Khoa Tài – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP Hồ Chí Minh GVHD: PGS.TS Tr n Văn Tùng TĨM TẮT Chi phí doanh nghiệp định đến tồn vong hưng thịnh doanh nghiệp Để kiểm soát chi phí cách chặt chẽ có hiệu doanh nghiệp phải xây dựng cho riêng hệ thống kiểm sốt khoa học, có khả kiểm sốt chung cho tồn doanh nghiệp kiểm sốt chi tiết phận Kiểm sốt chi phí quan trọng cho hiệu quản lý sử dụng tối ưu nguồn lực doanh nghiệp Kiểm soát chi phí hiệu giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời cải thiện hoạt động tài hoạt động SXKD Theo nhiều nghiên cứu để kiểm sốt tốt chi phí cần phải tổ chức tốt hệ thống kế tốn chi phí việc tăng cường kiểm sốt chi phí doanh nghiệp Bài viết trình bày thực trạng giải pháp hồn thiện việc kiểm sốt chi phí bưu điện thành phố Thủ Dầu Một Từ khóa: Bưu điện thành phố, chi phí, kiểm sốt chi phí ĐẶT VẤN ĐỀ Kiểm sốt trình đo lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân sai lệch để đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời Kiểm soát chức công cụ quan trọng nhà quản trị Kiểm soát giúp nhà quản trị có thơng tin phản hồi nhằm khắc phục sai sót Hoạt động kiểm sốt chi phí phần hoạt động kiểm soát quản trị doanh nghiệp, kiểm sốt chi phí kiểm sốt quản trị có mối quan hệ tác động, hỗ trợ, ràng buộc phụ thuộc lẫn với loại kiểm soát khác kiểm soát quản trị nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp Trong hoạt động kiểm sốt quản trị kiểm sốt chi phí hoạt động kiểm sốt chủ yếu có ý nghĩa sống cịn doanh nghiệp giúp phát chi phí thực vượt mức chi phí kế hoạch để doanh nghiệp có hành động điều chỉnh nhằm loại bỏ chi phí vượt mức giảm thiểu ảnh hưởng đến mức thấp Theo Luận án Giáp Đăng Kha (2015), Hoàn thiện kế tốn chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm sốt chi phí doanh nghiệp xây lắp, luận án nêu rõ đặc thù tổ chức quản lý đặc thù hoạt động SXKD doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng tới kế tốn chi phí sản xuất Luận án phân tích, đánh giá sâu thực trạng để luận giải nêu rõ kết đạt tồn kế tốn chi phí sản xuất từ tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện góc độ kế tốn tài kế tốn quản trị Qua nêu bật lên đặc 1292 trưng chi phí hoạt động kiểm sốt chi phí lĩnh vực cung cấp dịch vụ bưu Hơn nữa, luận văn nghiên cứu Bưu điện Thành phố Thủ Dầu Một, đơn vị đầu lĩnh vực cung cấp dịch vụ bưu địa bàn tỉnh Bình Dương NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 2.1 Khái quát kiểm soát chi phí Kiểm sốt chi phí chức quản lý có ý thức quan trọng trình quản trị chi phí quản trị doanh nghiệp Đó tác động chủ thể quản lý lên đối tượng kiểm sốt thơng qua cơng cụ kiểm soát để đo lường, đánh giá hiệu sử dụng khoản chi phí đưa giải pháp điều chỉnh nhằm đạt mục tiêu đề Kiểm sốt chi phí giúp nhà quản trị dự đốn rủi ro xảy chiều hướng biến động chi phí hoạt động doanh nghiệp để kịp thời có biện pháp điều chỉnh Kiểm sốt chi phí giúp nhà quản trị phát kịp thời sai lệch chi phí thực so với kế hoạch để đưa biện pháp điều chỉnh ghi nhận để xây dựng kế hoạch chi phí cho tương lai Kiểm sốt chi phí giúp doanh nghiệp cắt giảm khoản chi phí hoạt động mà mang lại hiệu kinh doanh, tạo lợi cạnh tranh Khi kiểm soát tổ chức thiết kế triển khai tốt, suất chất lượng cải thiện, tăng khả nhận biết kiểm soát rủi ro tổ chức tổ chức phân quyền định tổ chức tốt Kiểm soát tổ chức hiệu mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt chúng giúp doanh nghiệp hướng chiến lược Từ phân tích, theo chúng tơi Việc cấp thiết để kiểm sốt chi phí doanh nghiệp vơ quan trọng tiền đề để để doanh nghiệp tạo lợi cạnh tranh thị trường Đồng thời cải thiện hoạt động tài hoạt động SXKD doanh nghiệp Theo từ điển kinh doanh buýtinessdictionary, Kiểm sốt chi phí thường gồm bước: Bước 1: Quy trình điều tra để phát sai lệch chi phí thực tế với chi phí dự tốn Bước 2: Quy trình điều tra để xác định nguyên nhân sai lệch Bước 3: Quy trình khắc phục để phân bổ lại chi phí thực tế dự tốn Qua đó, ta nhận kiểm sốt tốt khoản chi phí điều mấu chốt để ghi nhận, đo lường xác đầy đủ chi phí, so sánh đánh giá chi phí với tiêu chuẩn, thủ tục kiểm soát tiến hành biện pháp điều chỉnh thực theo trình tự hoạt động kiểm sốt chi phí Từ đó, có định đắn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu nhà quản trị cần đầy đủ thông tin khoản chi phí phát sinh doanh nghiệp 1293 2.2 T ng quan nghiên cứu nước 2.2.1 Các nghiên cứu nước Don R Hansen and Maryanne M Mowen (2006), “Cost Management: Accouting and Control, fifth Edition” giới thiệu khái niệm công cụ liên kết với hệ thống thơng tin quản lý chi phí, cung cấp cách tồn diện chí phí sản phẩm, lập kế hoạch kiểm sốt hệ thống chi phí dựa chức hoạt động doanh nghiệp 2.2.2 Các nghiên cứu nước Nguyễn Thị Hạnh Duyên (2015), “Tác động hạch toán kế toán đến kiểm soát chi phí doanh nghiệp” Luận án Giáp Đăng Kha (2015), “Hồn thiện kế tốn chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm sốt chi phí doanh nghiệp xây lắp” Phạm Thị Vân Anh (2017), “Cắt giảm, kiểm sốt chi phí doanh nghiệp: yếu tố định đến hiệu sản xuất kinh doanh” PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Nhóm tác giả sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu định lượng để thực nghiên cứu đề tài Cụ thể sử dụng Phương pháp điều tra, vấn; Phương pháp quan sát thực tiễn; Phương pháp thu thập tài liệu; Phương pháp tổng hợp phân tích Phương pháp thống kê, so sánh để hệ thống hóa vấn đề lý luận, đánh giá thực tiễn đề xuất giải pháp nhằm thỏa mãn mục tiêu đề tài KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KIẾN NGHỊ Bằng phương pháp gửi bảng câu hỏi khảo sát thiết kế sẵn đến Bưu điện cấp huyện với tài liệu thu thập tiến hành xử lý tài liệu theo phương pháp thống kê qua số liệu khảo sát thực tế thể đặc điểm cấu tổ chức quản lý chi phí Qua bật lên vấn đề sau: 4.1 Về Hệ thống chứng từ kế toán Thứ nhất, T chức chứng từ kế toán: Qua tìm hiểu cho thấy, phận có tập hợp đầy đủ chứng từ chi phí phát sinh tháng, 11/17 ý kiến trả lời bảng câu hỏi chứng từ chi phí tập hợp đầy đủ 13/17 ý kiến trả lời chứng từ tập hợp ghi nhận kỳ Tuy nhiên qua tìm hiểu thực trạng chứng từ, tình trạng chứng từ lập tốn khơng kỳ nhiều, đặc biệt chứng từ tốn chi phí hoa hồng cung cấp dịch vụ bưu chuyển phát, việc ghi nhận doanh thu dịch vụ bưu chuyển phát thực tháng t chi phí liên quan ghi nhận tháng t+1 t+2 Ngoài chứng từ liên quan đến nhiều dịch vụ, kế tốn khơng lập bảng phân bổ chi phí cho dịch vụ phát sinh 1294 Thứ hai, Quy trình lập luân chuyển chứng từ: Chứng từ chi phí tập hợp theo đối tượng chi phí từ khâu bắt đầu thực cơng việc phát sinh chi phí Cuối tháng, kế tốn tập hợp phiếu chi/phiếu xuất kho kẹp chung với chứng từ gốc phận ký duyệt để lưu trữ 4.2 Về Hệ thống tài khoản, s kế toán Thứ nhất, Hệ thống tài khoản kế toán: Căn thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ Tài việc Hướng dẫn Chế độ kế tốn doanh nghiệp" Tồn chi phí phát sinh kỳ phải tập hợp đầy đủ đảm bảo nguyên tắc phù hợp doanh thu chi phí Chi phí phát sinh chung cho tất nhóm dịch vụ tập hợp vào chi phí sản xuất chung theo dõi riêng phân bổ theo nguyên tắc phù hợp với nhóm dịch vụ Thứ hai, Hệ thống s kế toán: S /thẻ kế toán chi tiết, s kế toán t ng hợp, s đăng ký chứng từ ghi s : Qua tìm hiểu ta thấy, đa phần Ngoài tài khoản sử dụng để cung cấp thơng tin phục vụ lập BCTC, đơn vị cịn sử dụng tài khoản chi tiết để quản lý kiểm sốt chi phí có đến 15/17 ý kiến trả lời có, cịn lại khơng Nhưng mức độ đáp ứng u cầu quản lý kiểm sốt cịn hạn chế nhiều có 3/17 ý kiến trả lời đáp ứng tốt 14/17 ý kiến lại trả lời đáp ứng phần 4.3 Về Hệ thống báo cáo kế toán Qua khảo sát, công tác lập báo cáo nghiệp vụ bưu cục báo cáo tài phịng kế tốn tương đối đầy đủ Tuy nhiên, đơn vị xem nhẹ cơng tác khóa sổ, kiểm kê cuối ngày, thường công việc đơn vị làm vào cuối tháng, việc đối chiếu sổ sách cịn mang tính hình thức Các mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị thiết kế tương đối đầy đủ hỗ trợ kết xuất từ chương trình kế tốn đơn vị chưa tận dụng báo cáo công tác đánh giá hiệu hoạt động kiểm soát chi phí, đơn vị sử dụng báo cáo chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố để đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch việc lập báo cáo phân tích biến động chi phí đáp ứng phần yêu cầu quản lý kiểm soát chi phí có đến 15/17 ý kiến trả lời đáp ứng phần Còn 1/17 ý kiến trả lời đáp ứng tốt 1/17 ý kiến lại chọn khơng đáp ứng 4.4 Kiến nghị nhằm hồn thiện Hồn thiện hoạt động máy quản lý nhằm kiểm soát chi phí: Hiện hoạt động máy quản lý đơn vị chưa có liên kết chặt chẽ, phận chưa có phối hợp với để kiểm sốt chi phí chặt chẽ Do đó, để kiểm sốt chi phí hiệu cần điều chỉnh, cải tiến xếp phận việc bố trí lao động phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh đơn vị tăng cường công tác kiểm tra, giám sát hoạt động mội phận Hoàn thiện máy kế tốn kế tốn nhằm kiểm sốt chi phí: Để cơng tác kế tốn nói chung kế tốn chi phí nói riêng thực cơng cụ quản lý kiểm sốt chi phí hiệu tổ chức 1295 máy kế tốn nói chung kế tốn chi phí nói riêng phải phù hợp, đáp ứng u cầu quản lý kiểm sốt chi phí Tuy nhiên, việc tổ chức máy kế tốn theo mơ hình kế tốn quản trị quản trị chi phí chưa quan tâm nhiều Vì vậy, việc xây dựng mơ hình kế tốn chi phí kết hợp kế tốn quản trị quản trị chi phí giải pháp hồn thiện cấp bách Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế tốn: Để kiểm sốt chi phí, kế tốn cần cung cấp thơng tin chi phí đầy đủ, hữu ích việc xây dựng nội dung chứng từ theo tiêu chuẩn, mục tiêu kiểm sốt chi phí đảm bảo thơng tin chi phí cung cấp đáng tin cậy Như trình bày phần nhược điểm hệ thống chứng từ, để khắc phục tình trạng có đầy đủ liệu xác khoản chi phí phát sinh dịch vụ, đơn vị cần thiết kế bảng phân bổ chi phí cho dịch vụ phát sinh tương ứng chứng từ chi phí phát sinh liên quan từ hai nhóm dịch vụ trở lên Hồn thiện hệ thống tài khoản kế toán: Về hệ thống tài khoản chi phí đơn vị tổ chức hệ thống tài khoản cấp 2,3 mở mã thống kê chi tiết tài khoản tương đối phù hợp với đặc điểm chi phí đa dạng phức tạp đơn vị Hoàn thiện hệ thống báo cáo: Đơn vị cần tận dụng tất báo cáo thực chi phí chương trình kế tốn hỗ trợ cơng tác đánh giá hiệu hoạt động để có đánh giá tổng thể chi tiết khoản mục chi phí thực nhiều khía cạnh để đưa định chiến lược đắn kiểm sốt chi phí nói riêng mặt hoạt động nói chung Ngồi ra, việc kiểm sốt chi phí thể việc lập báo cáo biến động chi phí cách so sánh chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch chi phí để xác định chênh lệch mà chưa có xem xét, phân tích, đánh giá chênh lệch có mang lại hiệu doanh thu cao mức tăng chi phí hay khơng, từ phân tích ngun nhân đưa định điều chỉnh hay không điều chỉnh Do đó, tác giả đề xuất hồn thiện hệ thống báo cáo phân tích biến động chi phí có xem xét đến hiệu mang lại doanh thu KẾT LUẬN Bưu điện thành phố Thủ Dầu Một thành lập từ đầu năm 2017, với chế chuyển đổi mơ hình từ quản lý phụ thuộc sang quản lý trực thuộc nên có nhiều đổi mơi quản lý, đặc biệt có chuyển đổi kiểm sốt mang tính chấp hành cấp trên, cấp sang kiểm soát vốn Cùng với hoạt động cung cấp đa dịch vụ dẫn đến đa dạng phức tạp quản lý chi phí Tăng cường kiểm sốt chi phí vấn đề đơn vị quan tâm hàng đầu nhằm nâng cao hiệu hoạt động, sử dụng tối ưu nguồn vốn Bưu điện Tỉnh giao nâng cao khả cạnh tranh doanh nghiệp ngành Vì vậy, để giải vấn đề này, luận văn hệ thống hóa lý luận kiểm sốt chi phí, vai trị kế tốn chi phí việc cung cấp thơng tin kiểm sốt chi phí Thấy tầm quan trọng kế tốn chi phí quản trị chi phí Trên sở đó, thơng qua tìm hiểu trực quan kết trả lời bảng câu hỏi khảo sát thực phận trực thuộc Bưu điện TP TDM, luận văn sâu nghiên cứu đánh giá thực trạng kiểm sốt chi phí đơn vị nhiều hạn 1296 chế nguyên nhân khách quan chủ quan nên kiểm soát chi phí chưa đáp ứng mục tiêu đề Từ nghiên cứu lý thuyết tìm hiểu thực trạng kiểm sốt chi phí đơn vị luận văn trình bày cần thiết việc hồn thiện kiểm sốt chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động, phù hợp với đặc điểm chi phí đơn vị đưa giải pháp hoàn thiện nhằm tăng cường kiểm sốt chi phí, đưa số kiến nghị ban giám đốc, phận kế toán phận khác có liên quan TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Nhà xuất Phương Đơng [2] Giáo trình Tổ chức hệ thống thơng tin quản trị đơn vị, PGS.TS Hồ Tiến Dũng, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Nhà xuất Lao động - 2010 [3] ThS Bùi Văn Trường, Kế toán quản trị, Trường Đại học Kinh tế TP HCM, in lần thứ 5, Nhà xuất Lao động - 2010 [4] TS Đồn Ngọc Quế, ThS Đào Tất Thắng, TS Lê Đình Trực, Kế toán quản trị, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, in lần thứ 5, Nhà xuất Lao động - 2011 [5] TS Trương Quang Dũng, Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế Tài [6] TS Đồn Ngọc Quế, PGS.TS Phạm Văn Dược, TS Huỳnh Lợi, Kế tốn Chi phí, Trường Đại học Kinh tế TP HCM, Nhà xuất Lao động - 2010 1297 ...trưng chi phí hoạt động kiểm sốt chi phí lĩnh vực cung cấp dịch vụ bưu Hơn nữa, luận văn nghiên cứu Bưu điện Thành phố Thủ Dầu Một, đơn vị đầu lĩnh vực cung cấp dịch vụ bưu địa bàn tỉnh... hình kế tốn chi phí kết hợp kế tốn quản trị quản trị chi phí giải pháp hồn thiện cấp bách Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế tốn: Để kiểm sốt chi phí, kế tốn cần cung cấp thơng tin chi phí đầy đủ,... thực trạng kiểm sốt chi phí đơn vị nhiều hạn 1296 chế nguyên nhân khách quan chủ quan nên kiểm soát chi phí chưa đáp ứng mục tiêu đề Từ nghiên cứu lý thuyết tìm hiểu thực trạng kiểm sốt chi phí