LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện tiểu luân với đề tài “Tìm hiểu công tác Văn thư lưu trữ tại văn phòng công ty TNHH phát triển đô thị cây xanh Ninh Thuận” Tôi xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tôi.
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luân với đề tài “Tìm hiểu cơng tác Văn thư lưu trữ văn phịng cơng ty TNHH phát triển thị xanh Ninh Thuận” Tôi xin cam đoan tiểu luận riêng không chép Mọi thơng tin trình bày đề tài trung thực Sinh viên thực LỜI CẢM ƠN Trước hết, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô, đặc biệt TS Bùi Thị Ánh Vân tận tâm, giúp đỡ tận tình q trình tơi thực đề tài Để hồn thành đề tài này, q trình khảo sát thực tế, thu thập tổng hợp thông tin, tơi nhận giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo, cán văn thư – lưu trữ Công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU .2 1.Lý chọn đề tài:……………………………………………………………2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Mục tiêu nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: 7.Bố cục đề tài: Chương TÌM HIỂU CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN 1.1: Công tác văn thư 1.1.1: Khái niệm công tác văn thư: 1.1.2 : Nội dung công tác văn thư : .2 1.1.3: Yêu cầu công tác văn thư: 1.2 : Công tác lưu trữ : 1.2.1: Khái niệm công tác lưu trữ: .2 1.2.2 : Nội dung công tác lưu trữ: .2 1.2.3 : Vai trị cơng tác lưu trữ : 1.2.4 : Tính chất cơng tác lưu trữ : 1.3 : Khái quát văn phòng : ……………………………………………… 1.3.1 Khái niệm văn phòng 1.3.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.4 Một số nét khái qt văn phịng cơng ty TNHH phát triển thị xanh Ninh Thuận 1.3.1: Thông tin chung .2 1.3.2: Cơ cấu tổ chức: Chương 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN 2.1: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ văn phịng Cơng ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận .2 2.1.1: Công tác văn thư 2.1.2: Công tác lưu trữ: 2.2: Đánh giá ưu điểm, nhược điểm cơng tác Văn thư lưu trữ văn phịng công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận: .2 2.2.1: Ưu điểm: 2.2.2: Nhược điểm: Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ Ở VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN 3.1: Tăng cường: .2 3.2: Sửa chữa: .2 3.3: Các kiến nghị biện pháp khắc phục: KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO .2 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ngày để phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức đáp ứng nhu câu toàn xã hội, để phù với thay đổi đất nước hoạt động Văn phòng quan ngày mở rộng nâng cao Chính cơng tác văn thư, lưu trữ ngày trở nên quan trọng, yếu tố thiếu hoạt động quan quản lý Nhà nước hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức Đây cơng tác có tính chất nghiệp vụ, kĩ thuật liên quan đến nhiều cán bộ, công nhân viên công ty Công tác tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành, lưu trữ tổ chức Vì làm tốt cơng tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hóa Cơng tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Mục đích cao công tác lưu trữ hướng tới việc phục vụ nghiên cứu xã hội, người Nếu công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp tổ chức tốt giúp quan, doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh đạo cán trình thực công việc Nội dung nhiều tài liệu lưu trữ chứa đựng học kinh nghiệm quý báu q trình phát triển cơng ty nói riêng hệ thống doanh nghiệp nói chung Vì vậy, cơng tác lưu trữ giúp quan, tổ chức, doanh nghiệp việc khai thác thông tin tài liệu để giáo dục truyền thống cho hệ cán quan, tổng kết hoạt động rút học kinh nghiệm bổ ích quản lý, sản xuất, kinh doanh Nhận thấy tính thiết cần phải có nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ văn phịng doanh nghiệp Cơng ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận công tác văn thư – lưu trữ nơi cơng tác có vấn đề bất cập cần tìm hiểu để góp phần hỗ trợ cho phát triển Cơng ty Do tơi định chọn vấn đề “Tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ văn phịng cơng ty TNHH phát triển thị xanh Ninh Thuận” làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ như: Sách giáo trình “Văn quản lý nhà nước kỹ thuật soạn thảo văn bản” (của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, NXB Giao thơng vận tải); giáo trình “Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ quan, doanh nghiệp” (của trường Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, NXB Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, Năm – 2015), Đề tài “ Giải pháp nâng cao nhận thức viên chức công tác lưu trữ nhằm phát huy hiệu lưu trữ” bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Ninh… Các tài liệu cung cấp cho lý luận thiết thực, minh họa thật chất, sinh động phong phú Mục tiêu nghiên cứu: Sáng tỏ lý luận công tác văn thư – lưu trữ học, chứng minh đắn vấn đề lý luận Từ bất cập thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ để tìm số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho phát triển Công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ văn phịng Cơng ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu cơng tác văn thư tại Văn phịng Công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận: - Thời gian nghiên cứu: Khoảng năm 2022 - Phạm vi khơng gian: Tại Văn phịng Cơng ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp khảo sát thực tiễn - Phương pháp phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư – lưu trữ văn phòng quan, doanh nghiệp - Phương pháp phân tích, đối chiếu, tổng hợp - Phương pháp so sánh, thống kê Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu; kết luận; tài liệu tham khảo phụ lục đề tài gồm chương: - Chương 1: Một số vấn đề lý luận công tác văn thư – lưu trữ tổ chức, hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận - Chương 2: Công tác văn thư – lưu trữ Công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận - Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ Công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CƠNG TY TNHH PHÁT TRIỂN ĐƠ THỊ CÂY XANH NINH THUẬN 1.1: Cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lí văn giấy tờ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải văn quản lí quy trình chuyển giao văn quan, tổ chức Hay Công tác văn thư cịn hiểu tồn cơng việc soạn thảo ban hành văn quan tổ chức, tổ chức quản lí văn quan Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công tác văn thư hoạt động bao gồm công việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Như hiểu bao quát khái niệm công tác văn thư sau: “Công tác văn thư tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức” 1.1.2 Nội dung, nhiệm vụ công tác văn thư : Công tác văn thư gồm nhũng nội dung công việc như: Soạn thảo văn bản, ghi biên họp, hội nghị; Đánh máy, in; Trình ký; Quản lý dấu chặt chẽ, sử dụng dấu quy định văn thư; Vào sổ làm thủ tục gửi đi; Cấp phát giấy đường, giấy giới thiệu; Nhận, vào sổ công văn đến; Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng; Chuyển giao công văn đến bàn văn thư; Theo dõi giải công văn đến; Lập hồ sơ tất người liên quan đến công văn giấy tờ; Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan tất người có hồ sơ… Theo Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì công gồm nội dung, nhiệm vụ cụ thể như: “+ Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến + Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn + Quản lý Sổ đăng ký văn + Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định.” Như hiểu công tác văn thư gồm nhũng nội dung cơng tác là: - Cơng tác xây dựng ban hành văn + Soạn thảo văn + Trình duyệt thảo + Bổ sung xử lý kỹ thuật văn + Ký ban hành văn - Công tác tổ chức quản lý quản lý văn + Tổ chức quản lý giải văn đến + Tổ chức quản lý giải văn + Công tác tổ chức quản lý văn mật - Công tác tổ chức quản lý sử dụng dấu - Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư Theo Điều Nghị định 30/2020/NĐ-CP về cơng tác văn thư, có quy định yêu cầu quản lý công tác văn thư, sau: “+ Văn quan, tổ chức phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn chuyên ngành người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực Nghị định để quy định cho phù hợp; văn hành thực theo quy định Chương II Nghị định + Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật + Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận + Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý + Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan + Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật + Hệ thống phải đáp ứng quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan.” Như hiểu q trình thực cơng tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau đây: - Tính nhanh chóng: Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý giải văn kịp thời góp phần hồn thành tốt cơng việc quan - Tính xác: Tất khâu từ tiếp nhận văn đến soạn thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn phải thực theo quy trình, nguyên tắc đối tượng - Tính bí mật: Trong nội dung văn đến, văn quan thuộc phạm vi bí mật quan, Nhà nước Vì trình tiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản văn phải bảo đảm bí mật - Tính đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kĩ thuật văn phịng đại Vì vậy, u cầu đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho cơng tác quản lí Nhà nước nói chung quan doanh nghiệp nói riêng có suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với điều kiện cụ thể quan, tổ chức, doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến khoa học kĩ thuật, phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu công tác văn thư 1.2 Công tác lưu trữ 1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ Khoản Điều Luật Lưu trữ năm 2011 Quốc hội nước Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng năm 2012 quy định: “Lưu trữ quan là tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức” Điều Luật Lưu trữ năm 2011xác định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức công tác lưu trữ: “Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý lưu trữ, áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu việc thu thập, quản lý, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế công tác lưu trữ quan, tổ chức mình” Hiện có nhiều quan niệm khác : - Công tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tư liệu có giá trị hình thành trình họat động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Công tác lưu trữ công việc thiếu họat động quản lý máy nhà nước - Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội - Công tác lưu trữ khâu cuối trình xử lý thơng tin Tất văn đến qua xử lý, lưu văn hồ sơ tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ Từ quan niệm kết luận: “Cơng tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng, nghiên cứu, trao đổi tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Tổ chức, doanh nghiệp toàn xã hội” 1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ Công tác Lưu trữ bao gồm nội dung sau: + Phân loại tài liệu lưu trữ + Xác định giá trị tài liệu lưu trữ + Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ + Thống kê tài liệu lưu trữ + Chỉnh lý tài liệu lưu trữ + Bảo quản tài liệu lưu trữ + Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2.3 Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ 1.2.3.1.Vai trị cơng tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Tồn nguồn thơng tin văn sử dụng để nghiên cứu qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn Thứ hai, dựa thông tin khứ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo, tìm hiểu đối tượng văn hiểu quan tâm, chờ mong vấn đề đó, dự đốn phản ứng họ nhân văn Từ tìm cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động đời sống xã hội định hướng Nhà nước Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành, trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định, tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp tác động tiêu cực, thiệt hại xảy cho xã hội văn 1.2.3.2 Vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó cho biết tình hình sản xuất, tỉnh hình tài giúp doanh nghiệp định hướng kế hoạch kinh doanh, sản xuất 1.2.3.3 Vai trị nguồn sử liệu quan trọng, thước trình độ quản lý thời kỳ lịch sử quốc gia tài liệu văn thư lưu trữ cịn cung cấp nguồn thơng tin quan trọng, cần thiết việc nghiên cứu khoa học từ ứng dụng vào thực tiến để nâng cao chất lượng sống, phát triển kinh tế xã hội 1.2.4 Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất khoa học: ... THỊ CÂY XANH NINH THUẬN 1.1: Công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư: Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lí văn giấy tờ quan, tổ chức, doanh nghiệp, công tác văn thư bao gồm... luận công tác văn thư – lưu trữ tổ chức, hoạt động văn phịng Cơng ty TNHH phát triển thị xanh Ninh Thuận - Chương 2: Công tác văn thư – lưu trữ Công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận. .. luận thực tiễn công tác văn thư lưu trữ văn phòng doanh nghiệp Công ty TNHH phát triển đô thị xanh Ninh Thuận công tác văn thư – lưu trữ nơi tơi cơng tác có vấn đề bất cập cần tìm hiểu để góp phần