Luận văn xây dựng chương trình quản lý thư viện trường trung học cơ sở tân tiến

LỜI NĨI ĐẦU Ngày Cơng nghệ khoa học kỹ thuật phát triển nhanh đóng vai trị quan trọng sống, Công nghệ thông tin ngành khoa học Sự đời phát triển tin học thành vĩ đại người, với phần mềm ứng dụng đời có tính chất định việc áp dụng ngành khoa học Trên giới nói chung Việt Nam nói riêng ngành Cơng nghệ thông tin trở thành mũi nhọn, công nghệ thông tin khẳng định ngành thiếu việc áp dụng hoạt động xã hội Quản lý Bán hàng, Quản lý Khách sạn, Quản lý Thư viện… Trong lĩnh vực quản lý, việc ứng dụng tin học có thành cơng đáng kể giải công việc phức tạp, đảm bảo độ xác an tồn, rút ngắn thời gian thực Hệ thống quản lý Thư viện toán điển hình tốn quản lý Nó đòi hỏi hệ thống quản lý phải biết xếp cách hợp lý cho không thời gian cồng kềnh gây khó khăn việc tra cứu sách bạn đọc công tác quản lý nhân viên thư viện Xuất phát từ yêu cầu thực tế hướng dẫn cô giáo Ths.Nguyễn Thanh Hương chọn đề tài: “Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện Trường Trung học sở Tân Tiến” Đề tài Quản lý Thư viện xây dựng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 Đây đề tài mang tính thực tế, với kinh nghiệm kiến thức có hạn nên khó tránh khỏi sai sót Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp, bảo thầy bạn bè để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô ThS.Nguyễn Thanh Hương thầy cô Bộ môn Công nghệ thông tin trường Đại Học Kinh tế Quốc dân thầy trường THCS Tân Tiến tận tình giúp đỡ em hoàn thành thực tập BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Nội dung đề tài: Yêu cầu đề tài: Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện trường THCS Tân Tiến Thực đề tài: Chương 1: Khảo sát thực tế Khảo sát hệ thống xác định yêu cầu đặt hệ thống Nội dung chương kết trình tìm hiểu thực trạng hệ thống tại, điểm mạnh, điểm yếu hệ thống yêu cầu đặt hệ thống Chương 2: Tổng quan đề tài Dựa kết khảo sát chương 1, chương đưa mục đích yêu cầu đề tài Chương 3: Phân tích hệ thống Sau lựa chọn giải pháp thích hợp, chương vào phân tích hệ thống thông qua việc xây dựng biểu đồ phân rã chức năng, biểu đồ luồng liệu sơ đồ thực thể liên kết Chương 4: Thiết kế hệ thống - Thiết kế chương trình Dựa vào phân tích chương 3, chương định việc lựa chọn hệ quản trị sở liệu, từ thiết kế tổng thể đến thiết kế chi tiết sở liệu sử dụng cho hệ thống Chương 5: Cài đặt, sử dụng - Đánh giá kết luận chương trình hướng phát triển Chương hướng dẫn cài đặt liệu, cài đặt chương trình thực hệ thống Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Chương KHẢO SÁT THỰC TẾ Khảo sát hệ thống - yêu cầu đặt hệ thống I GIỚI THIỆU CHUNG: Năm 1973, trường THPT Tân Tiến vinh dự thành lập, tám năm sau đổi tên trường cấp I, II Tân Tiến .Sau số lượng học sinh cấp II tăng dần đến đầu năm học 1991 - 1992, trường tách hẳn khỏi cấp I với tên gọi trường THCS Tân Tiến, trực thuộc sở Giáo dục - Đào tạo Tỉnh Hưng Yên Hiện (năm học 2007 - 2008), trường có 22 lớp với gần 1000 học sinh Hơn ba mươi năm qua, nhà trường trải qua bước thăng trầm đáng kể, đặc biệt có giai đoạn đời sống CB-GV khó khăn, sở vật chất nhà trường nhiều thiếu thốn Nhưng rồi, nhờ biết vận dụng phát huy sức mạnh nội, ngoại lực, tất vượt qua, đến nhà trường khẳng định vị trí mình, bước phát triển tồn diện tiến lên vững Về xây dựng tình hình đội ngũ: Đội ngũ CB-GV nhà trường đủ số lượng, vững vàng chất lượng, đoàn kết, ln có ý thức trách nhiệm với cơng việc giao Điểm lại, 35 năm, qua 05 đời Hiệu trưởng, có 100 CB-GV tham gia cơng tác trường, đến nay, có người hưu, có người chuyển ngành có người vĩnh viễn đi, hình ảnh người thầy mẫu mực, tận tụy Với lịng “vì học sinh thân yêu” tinh thần thi đua dạy tốt, mãi đọng lại ký ức học sinh học trường Mỗi thành viên nhà trường góp sức xây dựng thành tập thể chun mơn tốt, đặc điểm tình hình tổ có khác nhau, tổ có hỗ trợ, động viên tiến, nên 100% tổ chuyên môn nhiều năm đạt danh hiệu tổ LĐXS hàng trăm SKKN công tác quản lý, đổi phương pháp giảng dạy Sở Giáo dục - Đào tạo công nhận Với tinh Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP thần phấn đấu không mệt mỏi tất lĩnh vực công tác, nhiều thầy cô giáo vinh dự tặng thưởng danh hiệu cao quý Nhà nước Về đào tạo: Nhà trường phân công giảng dạy giáo dục cấp THCS chủ yếu cho em nhân dân xã Tân Tiến số em vùng lân cận địa bàn huyện Văn Giang, Tỉnh Hưng Yên Từ ngày thành lập đến nay, quy mô phát triển trường lớp ổn định, dao động khoảng từ 20 - 22 lớp với từ 800 - 1000 học sinh Số lượng học sinh tốt nghiệp THCS hàng năm đạt 97 – 100% Công tác bồi dưỡng học sinh giỏi, đào tạo nhân tài cho đất nước nhà trường đặc biệt quan tâm xác định nhiệm vụ hàng đầu, phong trào đẩy mạnh liên tục đạt kết tốt Ngoài việc học tập, hoạt động giáo dục lên lớp nhà trường quan tâm mức đạt nhiều thành tích xuất sắc hoạt động Đoàn đội, văn nghệ, TDTT, giáo dục truyền thống, giáo dục mơi trường, phịng chống ma túy tệ nạn xã hội nhiều hình thức phong phú, có tác dụng giáo dục tích cực, thiết thực hỗ trợ chun mơn việc hình thành phát triển nhân cách tồn diện cho học sinh Về sở vật chất: Nhà trường không ngừng tu sửa, chỉnh trang, xây số hạng mục Đến nay, khuôn viên nhà trường hồn chỉnh với 12 phịng học, phịng chức với đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho cơng tác dạy học phịng vi tính, phịng mơn, thư viện giúp giáo viên có điều kiện tiếp cận, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn giảng, cải tiến phương pháp giảng dạy, phục vụ tốt việc thay sách giáo khoa, đổi giáo dục phổ thông Đặc biệt nhà trường triển khai xây dựng mơ hình thư viện chuẩn để đáp ứng nhu cầu cho học sinh giáo viên Nói chung, sở vật chất nhà trường tương đối đáp ứng yêu cầu dạy học, cảnh quan sư phạm nhà trường ngày thêm xanh - - đẹp Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Nhìn lại, sau 35 năm, cùng với phát triển không ngừng tỉnh Hưng Yên phong trào thi đua “Dạy tốt, học tốt” ngành GD-ĐT dấy lên sôi nổi, trường THCS Tân Tiến có bước trưởng thành vững chắc, lập nhiều thành tích đáng tự hào Thành khơng có nỗ lực, phấn đấu liên tục nhà trường, thầy giáo, học sinh mà cịn có quan tâm giúp đỡ lãnh đạo các cấp, đạo kịp thời, sâu sát Sở GD-ĐT, hỗ trợ chặt chẽ Hội Cha mẹ học sinh, Hội khuyến học  Nhà trường không ngừng lớn mạnh, hoạt động phát huy tốt chức mình, góp phần xứng đáng vào thành tích chung trường nhiều năm II GIỚI THIỆU HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN: Công tác hoạt động thư viện coi công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục vụ độc giả nhanh bảo quản tư liệu lâu dài, nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ mua đến xếp lên giá sách, phục vụ độc giả cách nhanh Hoạt động Quản lý Thư viện gồm số công việc sau: Nhập sách: Khi sách nhà cung cấp chuyển đến theo đơn đặt hàng thư viện nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại hoá đơn, đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng, đơn giá ghi hoá đơn Khi lập lưu biên nhập sách Đăng ký sách: Bước nhập sách xác minh sách thuộc tài liệu thư viện cách đóng dấu thư viện vào sách, theo quy định đánh dấu trang đầu trang 17 ghi vào sổ Đăng ký cá biệt Xử lý sách: - Đọc nội dung sách xong nhân viên thư viện tiến hành phân loại sách viết phích sách mô tả cho sách, để phân loại sách theo chủ đề nhân viên thư viện phải dựa vào Bảng phân loại dùng cho thư viện khoa học tổng hợp - Làm tem dán lên đầu sách, phích sách để ô phân loại (Theo thứ tự A, B, C) Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP - Nhân viên thư viện làm nhiệm vụ ghi vào thông tin sách Thư viện để giới thiệu cho độc giả biết nội dung sách hàng tháng, hàng q theo quy định có Phục vụ độc giả: Trong thư viện có nhân viên, độc giả muốn mượn sách ghi thơng tin vào phiếu mượn đưa cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện vào thông tin ghi phiếu mượn để tìm sách kho cho độc giả mượn Như ta thấy máy tính ứng dụng vào cơng việc quản lý sách việc tra cứu thơng tin sách đầy đủ, xác nhanh chóng III KHẢO SÁT CHI TIẾT VỀ HỆ THỐNG: Phần đưa ưu, nhược điểm hoạt động hệ thống tại, nhận xét phân tích để đưa khâu tồn hệ thống cần có giúp đỡ hệ thống máy tính Khảo sát chi tiết hệ thống cũ: Quá trình hoạt động Thư viện Trường THCS Tân Tiến nhiều Thư viện khác phục vụ người đọc nhiều hình thức khác nhau: cho mượn đọc chỗ, hướng dẫn độc giả khai thác tra cứu thơng tin sách báo có hiệu qủa Các tài liệu, sách báo Thư viện phong phú đầu sách chủng loại Một tên đầu sách có nhiều để đáp ứng nhu cầu độc giả Để giúp cho độc giả tra cứu chủng loại sách, tài liệu loại sách mô tả phiếu có ghi thơng tin chi tiết như: Mã sách, tên sách, tác giả, chủng loại… Các đầu sách phân loại rõ ràng theo nội dung chúng Thư viện đánh số hiệu lưu trữ theo đặc trưng thể loại nội dung Các phiếu sau xác định phân làm nhiều xếp theo trình tự sau: - Tủ phiếu xếp theo vần tên tài liệu, tủ phiếu xếp theo chủ đề Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Những cách xếp tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả nhanh chóng tìm đến đầu sách cần quan tâm Người mượn tuỳ theo việc nhớ tên sách, tên tác giả tên thể loại mà chọn tủ sách để chọn nội dung tài liệu cần tìm Đối với độc giả có nhu cầu đọc mượn sách, nhân viên thư viện làm thủ tục để cấp thẻ bạn đọc cho độc giả để họ có quyền tra cứu thông tin thư viện Thẻ bạn đọc quản lý theo loại thẻ đọc thẻ mượn, thẻ có quy định nội dung riêng Trên thẻ có thông tin chi tiết độc giả như: Họ tên, Năm sinh…, thẻ có số đăng ký thư viện cấp Sau cấp thẻ, thư viện tạo hồ sơ ghi nhận việc mượn trả người đọc Trên hồ sơ có thông tin tương tự thông tin ghi thẻ bạn đọc, ngồi hồ sơ cịn có bảng ghi lại lần mượn trả sách độc giả để dễ theo dõi Bảng ghi nhận mượn trả độc giả bao gồm cột là: ngày mượn, tên sách, số hiệu sách, cột ký mượn Quá trình mượn, trả sách Thư viện làm sau: Khi mượn sách độc giả đưa thẻ xác nhận số sách mượn, người thủ thư kiểm tra tính hợp lệ thẻ sách mượn nội quy Nếu hợp lệ ghi vào hồ sơ theo dõi mượn trả xác nhận mượn cho độc giả Nếu khơng hợp lệ thông báo xử lý Đối với thẻ đọc thẻ mượn có nội quy mượn sách khác Khi trả sách tương tự, số thẻ số sách kiểm tra hồ sơ theo dõi mượn trả Quá trình kiểm tra xác định sách bị hạn tiến hành xử lý, sách bị hư hại so với tình trạng lúc mượn để định xử phạt độc giả Sau tháng quý theo quy định, thư viện tiến hành kiểm kê để thống kê danh sách đầu sách Thư viện, bên cạnh theo dõi tình hình phục vụ độc giả Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Thư viện thường xuyên rà sách để nắm sách yêu cầu nhiều, sử dụng với tần số cao đưa kho phục vụ thường xuyên Qua trình kiểm kê, phận phục vụ phải báo cáo Ban Giám Hiệu số người mượn, số lượt sách phục vụ, tần suất khai thác loại sách… Qua lên kế hoạch bổ sung sách Tuy công tác cịn làm thủ cơng nên phải sau năm báo cáo lần, sau nửa năm lên danh sách địi sách việc so khớp thông tin để kiểm kê gặp nhiều khó khăn Đánh giá hệ thống tại: - Hầu hết công việc nghiệp vụ hệ thống Thư viện tiến hành hồn tồn thủ cơng - Trong cơng tác kiểm kê vơ khó khăn số lượng sách báo lớn, số độc giả thay đổi nên công tác quản lý cịn gặp nhiều nhầm lẫn, sai sót - Vì thao tác nghiệp vụ hồn tồn thủ cơng nên cơng việc hiệu qủa công tác phục vụ phụ thuộc nhiều vào trình độ kỹ cán thư viện Nếu trình độ khơng đồng dẫn đến lúng túng làm việc - Đối với việc tra cứu sách độc giả có nhiều khó khăn, thời gian tìm sách nhiều thời gian độc giả cán thư viện - Việc quản lý thư viện cập nhật thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập biểu đồ thống kê… khó khăn chí cịn gây nhầm lẫn khó có khả khắc phục IV NHỮNG CHỨC NĂNG VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG MỚI: Trình bày yêu cầu mới: Trong năm qua lưu lượng học sinh hàng năm có đủ tiêu chuẩn nhập học ngày đông Để tạo môi trường học tập thuận lợi, hệ thống thư viện nhà trường cần đổi để đáp ứng nhu cầu nghiên cứu học sinh giáo viên nhà trường Trong năm gần hệ thống Thư viện trường quan tâm cấp trang bị cho nhiều đầu sách lĩnh vực Vì việc quản lý phương pháp thủ cơng khó khăn Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Từ thực tế nêu Thư viện trường THCS Tân Tiến có nhu cầu thực cần xây dựng hệ thống Quản lý Thư viện cho trường, người xây dựng hệ thống quản lý phải đảm bảo yêu cầu sau: - Rút ngắn thời gian tra cứu đáp ứng yêu cầu bạn đọc - Giảm thiểu số lượng thao tác thủ công - Báo cáo thống kê thư viện cách nhanh - Kiểm soát quản lý thư viện xác - Cung cấp thơng tin đưa liệu xác theo yêu cầu Lý phải tin học hố: Thứ việc tin học hố áp dụng cơng tác tìm kiếm tra cứu, cơng việc mà từ trước tới tốn nhiều thời gian khó khăn ý thức số độc giả Từ trước tới thông tin sách cần tra cứu thường in áp phích để tủ tìm kiếm, với số lượng sách báo lớn nhiều thời gian, không khắc phục nạn huỷ phích số người Đối với cán Thư viện thao tác nghiệp vụ làm thủ công từ khâu nhập sách từ phía nhà cung cấp, phân loại hay tìm sách để phục vụ độc giả nhiều cơng sức, dễ sai sót nhầm lẫn Việc thống kê sách, độc giả… khâu trước làm thủ cơng nên thực sau tháng năm mà khó khăn lượng cơng việc lớn mà nhân viên có hạn nên hiệu khơng cao Chính mà công việc quản lý thư viện cần phải tin học hoá phần số khâu để giảm bớt thao tác thủ công nâng cao hiệu hệ thống Những thuận lợi khó khăn việc đưa tin học vào quản lý Thư viện Trường THCS Tân Tiến: Trong bối cảnh biết áp dụng thành công tin học vào quản lý lĩnh vực hiệu xuất cơng việc cao, giảm bớt sức lao động người, thông tin đầu vào, đầu quản lý chặt chẽ, thống kê, xử lý xác, nhanh gọn, rõ ràng đem lại lợi ích cho người sử dụng Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP a Những thuận lợi: Nếu đưa tin học vào số khâu giảm bớt công việc thủ công nhàm chán mà nhẹ nhàng cho cán thư viện Đối với độc giả thú vị cơng việc hồn tất nhanh chóng, khỏi tình trạng tìm buổi đầu sách cuối thông báo hết sách Trong khâu quản lý, kiểm kê lên báo cáo nhanh chóng, xác mang tính chun nghiệp Trong việc cập nhật thông tin nhanh nhiều thông tin hơn, giao tiếp với môi trường máy tính bên ngồi dễ dàng thuận tiện b Những khó khăn: Khó khăn gặp phải hệ thống thư viện bước vào tin học hoá là: - Phải trang bị thêm trang thiết bị máy tính - Phải có hướng dẫn bảo việc quản lý hệ thống máy tính - Đối với nghiệp vụ kiểm sốt liệu máy tính phải cần tính xác cao, không cẩu thả bừa bãi việc cập nhật thông tin - Loại bỏ tính bảo thủ số cán thư viện lâu năm làm thao tác thủ cơng - Những khó khăn giải xây dựng hệ thống Thư viện tốt kết hợp hài hồ cơng nghệ máy tính thủ công truyền thống Yêu cầu hệ thống mới: Với điểm mạnh, điểm yếu hệ thống tại, ta đưa yêu cầu hệ thống là: Phải xây dựng chương trình thực hệ thống khắc phục yếu điểm hệ thống cũ, nghĩa tiết kiệm mặt nhớ, thuận lợi cho việc bảo trì, đảm bảo tính suốt hệ thống Sinh viên thực hiện: Quách Thị Huế Lớp: CNTT-K7D ... THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Từ thực tế nêu Thư viện trường THCS Tân Tiến có nhu cầu thực cần xây dựng hệ thống Quản lý Thư viện cho trường, người xây dựng hệ thống quản lý phải đảm bảo yêu cầu sau: - Rút... cầu đề tài: Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện trường THCS Tân Tiến Thực đề tài: Chương 1: Khảo sát thực tế Khảo sát hệ thống xác định yêu cầu đặt hệ thống Nội dung chương kết trình tìm hiểu... thơng tin để hỗ trợ công tác quản lý sách phục vụ độc giả Tóm lại: Xây dựng chương trình Quản lý Thư viện nhằm mục đích sau: - Quản lý thông tin sách, báo… - Quản lý thông tin bạn đọc Cho phép