ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số /UBND PNV V/v soạn thảo, quản lý văn bản đi, đến theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ CP Cẩm Lệ, ngày thá[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số:435/UBND-PNV Cẩm Lệ, ngày 01 tháng năm 2020 Độc lập - Tự - Hạnh phúc V/v soạn thảo, quản lý văn đi, đến theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Kính gửi: - Các quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc quận; - UBND phường Ngày 05 tháng năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cơng tác văn thư (có hiệu lực thi hành từ ngày ký), thay Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 công tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Thực Công văn số 850/SNV-CCVTLT ngày 24 tháng năm 2020 Sở Nội vụ việc soạn thảo, quản lý văn đi, đến theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, UBND quận kính đề nghị quan, đơn vị thực công tác văn thư quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, lưu ý số nội dung thay đổi so với quy định trước soạn thảo văn hành quản lý văn đi, đến sau: Về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành a) Các loại văn hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định có 29 loại văn hành chính, bổ sung loại văn phiếu báo, khơng cịn 04 loại văn là: Giấy đường, cam kết, giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ Chữ viết tắt tên loại mẫu trình bày văn hành thực theo Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP b) Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Màu chữ: Màu chữ trình bày văn hành phải màu đen - Vị trí đánh số trang văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định số trang đặt canh theo chiều ngang phần lề văn bản, khác với quy định trước vị trí đánh số trang văn góc phải cuối trang giấy - Về ban hành văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định ban hành văn bao gồm văn quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ quan ban hành văn văn quy định nội dung, sở để ban hành văn Căn ban hành văn ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn trích yếu nội dung văn (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, quan ban hành) Căn ban hành văn trình bày kiểu chữ nghiêng, sau phải xuống dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy (;), riêng cuối kết thúc dấu chấm (.) Đối với cuối định, thay từ “Xét đề nghị” từ “Theo đề nghị” - Về bố cục văn bản: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định bố cục văn hành có thêm “tiểu mục” Từ “Tiểu mục” số thứ tự tiểu mục trình bày dòng riêng, canh giữa, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Số thứ tự tiểu mục dùng chữ số Ả rập Tiêu đề tiểu mục trình bày dưới, canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm - Về ký ban hành văn bản: + Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rõ: “Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng” trường hợp ký thừa ủy quyền “Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền” + Đối với văn giấy: Khi ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai - Nơi nhận văn bản: + Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định rõ nơi nhận văn gồm: Nhận để thực hiện, nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết, nơi nhận để lưu văn Tại Điểm d, Khoản 9, Mục II, Phần I, Phụ lục I kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Dòng cuối nơi nhận bao gồm chữ “Lưu”, sau có dấu hai chấm (:), chữ viết tắt “VT”, dấy phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc phận soạn thảo) số lượng lưu, cuối dấu chấm (.) + Đối với tờ trình, báo cáo (cơ quan cấp gửi quan cấp trên) công văn phải có phần kính gửi đặt trích yếu văn Hình thức chữ ký số quan a) Hình thức chữ ký số quan văn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định hình ảnh, vị trí chữ ký số quan hình ảnh dấu quan ban hành văn văn bản, màu đỏ, kích thước kích thước thực tế dấu, định dạng (.png) suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số người có thẩm quyền bên trái b) Hình thức chữ ký số quan văn kèm theo văn (phụ lục) - Đối với phụ lục kèm theo tập tin với nội dung văn điện tử: Văn thư thực ký số văn không thực ký số lên phụ lục kèm theo - Đối với phụ lục không tập tin với nội dung văn điện tử, văn thư thực ký số quan tập tin kèm theo sau: + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo + Hình ảnh chữ ký số quan: Không hiển thị + Thông tin: Số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen c) Hình thức chữ ký số quan định dạng điện tử Đối với trường hợp phát hành văn điện tử từ văn giấy số hóa giấy văn đến, thực ký số quan sau: - Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn bản, phía quốc hiệu - Hình ảnh chữ ký số quan: Khơng hiển thị - Thơng tin: Hình thức sao, tên quan văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen Quản lý văn a) Cấp số văn - Số ký hiệu văn quan năm, thống văn giấy văn điện tử - Việc cấp số văn người đứng đầu quan quy định - Việc cấp số, thời gian ban hành văn giấy thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng - Việc cấp số, thời gian ban hành văn điện tử thực chức hệ thống b) Đăng ký văn - Văn đăng ký sổ hệ thống Văn đăng ký hệ thống phải in giấy đầy đủ thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP mẫu Sổ đăng ký văn gồm nội dung: Số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận lưu; số lượng bản; ngày chuyển; ký nhận; ghi Như vậy, mẫu Sổ đăng ký văn bổ sung thêm 02 nội dung “Ngày chuyển” “Ký nhận” so với quy định trước - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước c) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan ban hành văn - Thu hồi văn bản: + Đối với văn giấy: Trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận + Đối với văn điện tử: Trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết - Phát hành văn bản: + Trường hợp phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan để tạo văn giấy phát hành văn + Trường hợp phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư y từ văn giấy sang văn điện tử theo quy định Điểm c, Khoản 1, Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP d) Lưu văn - Lưu văn giấy: Bản gốc văn lưu văn thư phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký Bản văn lưu hồ sơ cơng việc - Lưu văn điện tử: Bản gốc văn điện tử phải lưu hệ thống quan ban hành văn Cơ quan có hệ thống đáp ứng quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử hệ thống thay cho văn giấy Cơ quan có hệ thống chưa đáp ứng quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật liên quan văn thư tạo văn giấy (thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan để tạo văn giấy) để lưu văn thư hồ sơ công việc Quản lý văn đến a) Mẫu dấu “Đến” Nghị định số 30/2020/NĐ-CP điều chỉnh mẫu dấu “ĐẾN” có thơng tin “Số ký hiệu HS” thay cho thông tin “Lưu hồ sơ số” Cơ quan thực việc khắc lại mẫu dấu “ĐẾN” theo mẫu quy định b) Đăng ký văn đến - Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử - Văn đến đăng ký sổ hệ thống Văn đến đăng ký vào hệ thống phải in giấy đầy đủ thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý - Mẫu Sổ đăng ký văn đến: Theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP mẫu Sổ đăng ký văn đến gồm nội dung: Ngày đến; số đến; tác giả; số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; đơn vị người nhận; ngày chuyển; ký nhận; ghi Như vậy, mẫu Sổ đăng ký văn đến bổ sung thêm 01 nội dung “Ngày chuyển” so với quy định trước - Chuyển giao văn đến: Khoản 3, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐCP quy định chuyển giao văn giấy cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Tuy nhiên, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP không quy định mẫu sổ chuyển giao văn đến, vậy, đơn vị, cá nhân nhận văn giấy phải ký nhận vào Sổ đăng ký văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Khoản 1, Điều 24 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến” Mẫu sổ theo dõi giải văn đến thực theo theo Mục VIII, Phụ lục VI ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Sao văn a) Hình thức gồm y, lục trích b) Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý c) Thẩm quyền văn người đứng đầu quan định văn quan ban hành quan khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước d) Thể thức kỹ thuật trình bày văn sang định dạng điện tử - Tiêu chuẩn văn bản: Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu 200 dpi, tỷ lệ số hóa 100% 6 - Hình thức chữ ký số quan định dạng điện tử thực theo Khoản 3, Mục I, Phần II, Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP UBND quận trích dẫn lại Điểm c, Khoản Công văn Nhận Cơng văn kính đề nghị quan, đơn vị quan tâm, nghiêm túc triển khai thực hiện./ Người ký: Ủy Nơi nhận: - Như trên; - UBND quận (để báo cáo); - Lưu: VT, PNV ban CHỦ TỊCH Nhân dân Quận Cẩm Lệ Email: quancamle@da nang.gov.vn Lê Văn Sơn Cơ quan: Thành phố Đà Nẵng