TÓM LƢỢC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4 Phƣơng pháp nghiên cứu
4.1 Phƣơng pháp thu thập dữ liệu 4.2 Phƣơng pháp xử lý dữ liệu 5 Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Khái quát về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho 1.1.2 Phân loại hàng tồn kho
1.1.3 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2 Nội dung kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực kế toán
1.2.1.1 Chuẩn mực kế toán số 01: “Chuẩn mực chung” 1.2.1.2 Chuẩn mực kế toán số 02: “Hàng tồn kho”
1.2.2 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế toán hiện hành (Theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
Trang 21.2.2.3 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại hàng tồn kho 1.2.2.4 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM PHÁT
2.1 Tổng quan về tình hình và ảnh hƣởng nhân tố mơi trƣờng đến kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát
2.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
2.1.1.1 Khái quát về Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
2.1.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý tại Công
ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
2.1.1.3 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát 2.1.2 Ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
2.1.2.1 Môi trường bên ngồi doanh nghiệp 2.1.2.2 Mơi trường bên trong doanh nghiệp
2.2 Kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
2.2.1.1 Phân loại hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
2.2.1.2 Tình hình quản lý và sử dụng hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
2.2.1.3 Tính giá hàng tồn kho
2.2.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
Trang 3CHƢƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM PHÁT 3.1 Các kết luận về kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
3.2 Các kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát
3.3 Điều kiện thực hiện
Trang 4TRƢỜNG ĐẠI HỌC THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN
- -
KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM PHÁT
Giáo viên hƣớng dẫn: Sinh viên thực hiện: Th.S Nguyễn Thị Minh Giang Lƣu Hà Anh
Lớp: K52D7
Mã SV: 16D150544
Trang 5
TÓM LƢỢC
Trong nền kinh tế thị trường mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả Đứng trước những thách thức từ thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải vươn lên, tự khẳng định mình, phải tự hạch toán lấy thu bù chi, phải nghiên cứu kinh doanh như thế nào sao cho chi phí bỏ ra thấp nhất mà lợi nhuận thu được là cao nhất Bên cạnh đó mẫu và chất lượng sản phẩm phải khơng ngừng cải tiến, chất lượng tốt giá thành hạ mà doanh nghiệp vẫn thu được nhiều lãi, muốn vậy doanh nghiệp phải thực hiện đồng thời các biện pháp quản lý và sản xuất Một trong những biện pháp đó là quản lý chặt chẽ chi phí, đặc biệt khâu quản lý chi phí hàng tồn kho là rất quan trọng Việc ghi chép tình hình thu mua, nhập, xuất và dự trữ hàng tồn kho giữ một vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và đề ra các biện pháp quản lý thích hợp Tránh lãng phí tài ngun nguồn lực sản xuất qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
Trang 6LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía trường Đại Học Thương Mại, khoa Kế toán – Kiểm toán cũng như từ phía Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
Em xin cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán – Kiểm toán và đặc biệt là TS Nguyễn Thị Minh Giang, người đã hướng dẫn, chỉ bảo em rất tận tình trong quá trình thực hiện khoá luận
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát đã tạo mọi điều kiện cho em trong suốt q trình thực tập để em có thể hồn thành tốt bài khóa luận này
Do sự hiểu biết và trình độ cịn hạn chế nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý và bổ sung của thầy cơ giáo
Trang 7MỤC LỤC
TÓM LƢỢC i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ vi
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 1
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2
4 Phƣơng pháp nghiên cứu 2
5 Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp 4
CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 5
1.1 Khái quát về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 5
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho 5
1.1.2 Phân loại hàng tồn kho 7
1.1.3 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 8
1.2 Nội dung kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp 10
1.2.1 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực kế toán 10
1.2.2 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành (Theo thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính) 15
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM PHÁT 36
2.1 Tổng quan về tình hình và ảnh hƣởng nhân tố mơi trƣờng đến kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát 36
2.1.1 Tổng quan về Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát 36
Trang 82.2 Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát 42
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát 42
2.2.2 Phương pháp kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát 48
CHƢƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN HÀNG TỒN KHO TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ NAM PHÁT 72
3.1 Các kết luận về kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát 72
3.1.1 Những kết quả đã đạt được 72
3.1.2 Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân 73
3.2.3 Hồn thiện sổ kế tốn 76
3.2.4 Hồn thiện công tác quản lý hàng tồn kho 78
3.2.5 Hồn thiện kế tốn quản trị hàng tồn kho 79
3.3 Điều kiện thực hiện 80
KẾT LUẬN 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Trang 9DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH
BCTC Báo cáo tài chính
CP Cổ phần
GTGT Giá Trị Gia Tăng
HTK Hàng tồn kho
NVL Nguyên vật liệu
Trang 10DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
STT Tên sơ đồ Trang
1 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức 38
Trang 11PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong nền kinh tế thị trường, các công ty tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường với mục tiêu lợi nhuận Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có vị trí quan trọng trong toàn bộ quá t nh sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp Đó chính là lý do khiến các nhà quản trị doanh nghiệp ln phải nghiên cứu hồn thiện các phương pháp quản lý nhằm quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất
Đối với doanh nghiệp sản xuất thì kế toán hàng tồn kho là một bộ phận chiếm tỷ trọng lớn trong tồn bộ cơng việc kế tốn Việc tổ chức hợp lý q trình hạch tốn kế tốn hàng tồn kho là yêu cầu hết sức cần thiết Thơng tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho không những giúp cho doanh nghiệp trong việc thực hiện và quản lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, mà cịn giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường, khơng gây ứ đọng vốn và cũng khơng làm cho q trình kinh doanh của doanh nghiệp bị gián đoạn Kế toán hàng tồn kho cũng là công cụ đắc lực cung cấp những thơng tin chính xác, đầy đủ về trị giá vốn hàng tiêu thụ để giúp cho việc tính tốn kết quả kinh doanh và từ đó nhà quản lý có sách lược kinh doanh phù hợp
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát và thu thập số liệu đã cho thấy cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty còn tồn tại nhiều bất cập như: Việc đặt mã hàng tồn kho chưa hợp lý, công tác quản lý và sử dụng hàng tồn kho từng khu vực không được chi tiết, việc tập hợp chứng từ chưa kịp thời, công ty chưa quan tâm đến công tác quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp… Những tồn tại trên đã phần nào gây khó khăn cho cơng tác kế tốn hàng tồn kho như: Hạch tốn, tính tốn số liệu
hàng tồn kho chưa chính xác và kịp thời Chính vì vậy, em chọn đề tài: “Kế tốn hàng
tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát” để đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu rõ
thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty nhằm đưa ra các kiến nghị, giải pháp giúp
doanh nghiệp hồn thiện kế tốn hàng tồn kho
2 Mục tiêu nghiên cứu
Trang 12Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về các vấn đề liên quan đến kế toán hàng tồn kho cũng như về quy trình kế toán hàng tồn kho, các chứng từ, tài khoản được sử dụng, hệ thống sổ sách theo các quy định trong các Chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành
Về mặt thực tiễn
Khóa luận tổng hợp, phân tích tập trung làm rõ thực trạng kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát Trên cơ sở đó đánh giá thực trạng, nêu ra những ưu nhược điểm trong kế toán hàng tồn kho và đưa ra một số giải pháp hoàn
thiện kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát
3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư
Nam Phát
Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát ở Số 366 đường Phù Nghĩa, phường Lộc Hạ, thành phố Nam Định, tỉnh Nam Định
+ Số liệu được sử dụng để nghiên cứu trong đề tài là: Tháng 12/2019
4 Phƣơng pháp nghiên cứu
4.1 Phƣơng pháp thu thập dữ liệu
Quan sát: Thông tin được thu thập thông qua quan sát trực tiếp như: Tổ chức bộ
máy trong công ty, phân chia nhiệm vụ và thực hiện các phần hành kế toán của cán bộ, nhân viên kế toán đặc biệt là các nhân viên phụ trách kế toán hàng tồn kho Từ đó cho thấy cái nhìn khái quát về tổ chức bộ máy kế toán, tình hình hoạt động của doanh nghiệp và có thể thu thập số liệu phù hợp với yêu cầu của đề tài đang thực hiện
Nghiên cứu tài liệu của công ty
Nguồn tài liệu của cơng ty: Thu thập, tìm hiểu các chứng từ liên quan đến hàng tồn kho như: Hóa đơn GTGT, phiếu nhập, xuất kho, biên bản kiểm kê…), sổ sách (sổ tổng hợp, sổ chi tiết các TK 152, 153, 154, 155, 156) giúp cho em có các đánh giá xác thực về thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty
Trang 13liên quan đến kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp nói chung để làm cơ sở cho việc phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho cho Công ty Nam Phát
Phỏng vấn: Phỏng vấn trực tiếp kế tốn trưởng của Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư
Nam Phát về các vấn đề xoay quanh nội dung kế toán hàng tồn kho, tìm hiểu thực trạng tại doanh nghiệp từ đó đưa ra định hướng và giải pháp hoàn thiện phù hợp
Đối tượng phỏng vấn là Kế toán Trưởng - Bà Nguyễn Thu Hiền Thời gian: Từ 17h00’ – 17h30’ ngày 14/03/2020
Địa điểm: Tại phịng kế tốn của Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát Nội dung phỏng vấn cụ thể tại Bút ký phỏng vấn Trong đó đề cập đến: + Mơ hình tổ chức kế tốn của cơng ty?
+ Công ty đang thực hiện theo chế độ kế tốn nào? Trình tự nhập, xuất hàng tồn kho, cách tính giá và phương pháp kế tốn chi tiết hàng tồn kho?
+ Cơng ty có thực hiện lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho khơng?
Kết quả thu được: Tác giả hiểu sâu hơn về công tác tổ chức của phịng ban, cơng tác kế tốn nói chung và quy trình kế tốn hàng tồn kho nói riêng tại công ty đồng thời giải đáp các thắc mắc về số liệu kế tốn, hiểu được quy trình và ý nghĩa của các số liệu trong sổ sách kế tốn, làm cơ sở để phân tích trong bài khóa luận
4.2 Phƣơng pháp xử lý dữ liệu
Để có nhìn nhận đánh giá khái qt và chính xác hơn về kế tốn hàng tồn kho tại cơng ty, sau khi thu thập được những số liệu theo các phương pháp cụ thể bên trên em đã sử dụng một số phương pháp xử lý số liệu: Phương pháp so sánh, phương pháp toán học
Phƣơng pháp so sánh: Trong q trình nghiên cứu đề tài kế tốn hàng tồn kho
này, em đã sử dụng phương pháp này cụ thể hóa đó là đối chiếu giữa lý luận với thực tế tổ chức cơng tác kế tốn hàng tồn kho tại đơn vị, đối chiếu chứng từ gốc với các sổ kế tốn có liên quan, đối chiếu số liệu cuối kỳ giữa sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết để có kết quả chính xác khi lên báo cáo tài chính
Phƣơng pháp tổng hợp: Sau khi thu thập thông tin các nghiệp vụ phát sinh tại
Trang 14phiếu chi… em đã tiến hành tổng hợp số liệu nhằm phục vụ công tác nghiên cứu đề
tài
Phƣơng pháp phân tích:
Phương pháp phân tích dữ liệu sơ cấp: Những thông tin thu thập thông qua
phỏng vấn kế toán trưởng thì được tổng hợp lại và phân tích theo đặc điểm bộ máy công ty và bộ máy kế tốn của doanh nghiệp, các chính sách kế tốn chung và chính sách kế tốn hàng tồn kho nói riêng, nội dung tổ chức kế tốn trong doanh nghiệp
Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp: Với hệ thống chuẩn mực kế toán liên
quan đến kế toán hàng tồn kho như chuẩn mực số 01, 02 thì em tham khảo những quy định về chứng từ, tài khoản, hạch toán tài khoản, sổ sách liên quan phục vụ đến kế toán hàng tồn kho Đối với thông tư hay các văn bản khác em chọn lọc thông tin, sử dụng kỹ thuật đối chiếu so sánh những bài nghiên cứu cùng nội dung với đề tài của mình tìm ra ưu, nhược điểm của các tài liệu tham khảo để vận dụng tốt hơn vào bài khóa luận của mình
Phƣơng pháp tốn học: Phương pháp này được sử dụng để tính tốn các chỉ tiêu
về giá trị hàng tồn kho nhập, xuất tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhằm kiểm tra tính chính xác về mặt số học của các số liệu trong kế toán hàng tồn kho
5 Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
Ngồi phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam
Phát
Trang 15CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Khái quát về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho
Tài sản là tất cả những nguồn lực do doanh nghiệp kiểm sốt, nắm giữ và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.Tài sản của doanh nghiệp được biểu hiện dưới hình thái vật chất như nhà xưởng, máy móc, thiết bị, vật tư hàng hóa hoặc khơng thể hiện dưới hình thái vật chất như bản quyền, bằng sáng chế
Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, hàng tồn kho thường bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm hàng hóa Ngồi ra cịn có một số vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho như: Hàng đang đi đường, hàng gửi bán…
Tại phần quy định chung, mục số 03, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng
tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
Hàng tồn kho bao gồm:
Hàng mua đang đi đường là: Giá trị hàng hố mua ngồi đã thuộc quyền sở hữu
của doanh nghiệp còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, kho ngoại quan hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho (Theo thông tư 133/2016/TT-BTC)
Nguyên vật, vật liệu là tài sản lưu động được mua sắm, dự trữ để phục vụ cho quá
trình sản xuất bằng tài lưu động
Công cụ, dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn để ghi nhận là tài sản
Trang 16Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng trong
quy trình cơng nghệ sản xuất ra sản phẩm đó của DN đã qua kiểm tra kỹ thuật và được xác định là phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, đã được nhập kho hoặc giao trực tiếp cho khách hàng
Hàng hóa là sản phẩm của lao động, nó có thể thỏa mãn những nhu cầu nhất định
nào đó của con người thông qua trao đổi, mua bán Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hóa là những sản phẩm có hình thái vật chất hay khơng có hình thái vật chất được doanh nghiệp mua vào với mục đích để kinh doanh, bán ra phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội
Đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường có nhiều loại, có vai trị, cơng dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh
Hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
- Hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán, hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia cơng chế biến
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường
- Chi phí dịch vụ dở dang
- Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hồn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng
- Giá hiện hành: Là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế tốn
Trang 17doanh nghiệp có thời gian luân chuyển ngắn hạn, thường trong vòng 1 năm
Do đó, địi hỏi cơng tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những đặc thù riêng Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau:
- Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sản lưu động của doanh nghiệp Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn khi có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính tốn và hạch tốn đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ
- Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho ln biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm…
- Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo khơng đồng nhất với người quản lý Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, cơng việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn
1.1.2 Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều vai trị và cơng dụng khác nhau trong q trình sản xuất, kinh doanh Trong điều kiện đó để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán HTK, các doanh nghiệp cần phải phân loại HTK
Hàng tồn kho được phân chia dựa trên các tiêu chí khác nhau:
Theo cơng dụng của hàng tồn kho
Trang 18Việc phân chia hàng tồn kho một cách tỉ mỉ chi tiết trong doanh nghiệp sản xuất được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu Trong đó, vật liệu được chia thành các loại nhóm thứ bằng hệ thống ký hiệu các chữ số để thay thế cho tên gọi nhãn hiệu, quy cách vật liệu Những ký hiệu đó được gọi là danh điểm vật liệu và được áp dụng thống nhất trong phạm vi toàn doanh nghiệp, giúp cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu
Mỗi loại vật liệu có thể sử dụng một số danh điểm vật liệu, số danh điểm vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu của từng nhóm và đặc tính cơng dụng của chúng Tùy theo nhóm, thứ vật liệu mà số kết cầu số liệu gồm 1, 2 hoặc 3 chữ số
Theo mục đích và nội dung hàng tồn kho
Ví dụ: Hàng tồn kho trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh, hàng tồn kho dùng cho các nhu cầu khác phục vụ ở quản lý phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp
Theo nguồn hình thành
Ví dụ: Hàng tồn kho mua ngoài, hàng tồn kho tự chế hoặc th ngồi gia cơng chế biến, hàng tồn kho nhận vốn góp liên doanh của các đơn vị khác hoặc được cấp phát biếu tặng, hàng tồn kho thu hồi vốn góp liên doanh, hàng tồn kho khác như kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết
1.1.3 Yêu cầu quản lý hàng tồn kho và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Yêu cầu quản lý hàng tồn kho
Xuất phát từ vai trò hết sức quan trọng của hàng tồn kho, để hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được tiến hành đều đặn, thường xuyên, liên tục phải đảm bảo các loại hàng tồn kho đầy đủ về số lượng, kịp thời gian, đúng quy cách phẩm chất
Trang 19Trong khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách
phẩm chất, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Trong khâu dự trữ, bảo quản: Để tránh mất mát, hư hỏng, hao hụt, đảm bảo an
tồn hàng tồn kho thì việc tổ chức tốt kho hàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ quản lý đối với từng loại hàng tồn kho rất quan trọng vì hàng tồn kho có ảnh hưởng khơng nhỏ tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh
Trong khâu sử dụng: Đòi hỏi sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức,
dự tốn chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao hàng tồn kho trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích lũy cho doanh nghiệp Vì vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng hàng tồn kho trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh
Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho có vị trí, vai trị quan trọng trong sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, đòi hỏi hệ thống quản lý phản ánh chính xác đầy đủ về thông tin, số liệu hàng tồn kho Do đó nhiệm vụ đặt ra với kế tốn hàng tồn kho là:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời về số lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ hàng tồn kho xuất, nhập, tồn kho
+ Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch tốn, phương pháp tính giá hàng tồn kho nhập, xuất kho Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập, xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán
+ Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ hàng tồn kho theo đúng chế độ, phương pháp quy định
+ Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ, sử dụng hàng tồn kho theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc bị thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý
+ Tham gia kiểm kê và đánh giá hàng tồn kho theo chế độ quy định của Nhà nước
Trang 201.2 Nội dung kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực kế toán
1.2.1.1 Chuẩn mực kế toán số 01: “Chuẩn mực chung”
Chuẩn mực được ban hành và công bố theo quyết định số QĐ165/2002/QĐ –BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, phản ánh các nguyên tắc, yêu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố của BCTC
Khi kế toán hàng tồn kho, doanh nghiệp cần tôn trọng một số quy định:
Các ngun tắc kế tốn cơ bản
Cơ sở dồn tích: “Mọi nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp phải được ghi sổ kế
toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai”
Như vậy, theo ngun tắc cơ sở dồn tích thì với hàng tồn kho của doanh nghiệp khi mua ngoài nhập kho sẽ được ghi nhận trên cơ sở giá thực tế mua không căn cứ vào doanh nghiệp trả tiền hay chưa
Nguyên tắc giá gốc: “Tài sản được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc tài sản được
hình thành theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận”
Nguyên tắc giá gốc cho phép kế toán ghi nhận hàng tồn kho theo giá vốn ban đầu khi hình thành khơng cần điều chỉnh theo giá thị trường trong suốt thời gian tồn tại của hàng tồn kho Giá gốc của hàng tồn kho được tính theo số tiền hoặc tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của hàng tồn kho đó vào thời điểm hàng tồn kho được ghi nhận Giá gốc của hàng tồn kho khơng được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể
Nguyên tắc phù hợp: “Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với
Trang 21Như vậy, chi phí hàng tồn kho được ghi nhận trong kỳ là toàn bộ các khoản chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh thu và thu nhập hàng tồn kho của kỳ đó khơng phụ thuộc khoản chi phí hàng tồn kho đó được chi ra tại thời điểm nào Quy định hạch toán phù hợp giữa doanh thu và chi phí hàng tồn kho nhằm xác định và đánh giá đúng kết quả kinh doanh của từng thời kỳ kế toán giúp nhà quản trị có những quyết định kinh doanh đúng đắn và hiệu quả
Nguyên tắc nhất quán: “Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp
đã chọn phải được áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế tốn năm Trường hợp có thay đổi chính sách và phương pháp kế tốn đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính”
Ngun tắc nhất qn đảm bảo cho thơng tin mang tính ổn định và có thể so sánh được giữa các kỳ kế toán với nhau, giữa kế hoạch, dự toán với thực hiện Trong đó, việc lựa chọn, áp dụng các chính sách và phương pháp kê khai, hạch tốn hàng tồn kho cần thống nhất ít nhất trong một kỳ kế tốn năm, khi có sự thay đổi cần phải giải trình
Nguyên tắc thận trọng: “Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần
thiết để lập các ước tính kế tốn trong các điều kiện không chắc chắn”
Nguyên tắc này yêu cầu việc ghi tăng vốn chủ sở hữu chỉ được thực hiện khi có bằng chứng chắc chắn, cịn việc ghi giảm vốn chủ sở hữu phải được ghi nhận ngay từ khi có chứng cứ về khả năng có thể xảy ra Nguyên tắc thận trọng áp dụng trong kế toán hàng tồn kho đòi hỏi:
- Phải lập các khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhưng khơng lập quá lớn; - Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;
- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;
- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, cịn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí
Nguyên tắc hoạt động liên tục:“Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả
Trang 22hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải được lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính”
Như vậy, nguyên tắc này liên quan đến việc phản ánh hàng tồn kho của doanh nghiệp theo giá gốc chứ không phản ánh theo giá thị trường Mặc dù, những hàng tồn kho của doanh nghiệp mua về giá cả trên thị trường thay đổi theo thời gian Do đó, có thể thấy nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán trong kỳ, qua đó tác động tới q trình tiêu thụ Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị bán, sáp nhập hoặc giải thể thì ngun tắc hoạt động liên tục sẽ khơng được vận dụng vào viêc lập Báo cáo tài chính, lúc này hàng tồn kho của doanh nghiệp được phản ánh theo giá thị trường
Nguyên tắc trọng yếu: “Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thơng tin hoặc thiếu tính chính xác của thơng tin đó có thể làm sai lệch đáng kể Báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng quyết định kinh tế của người sử dụng Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thơng tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể”
Như vậy, hàng tồn kho là một khoản mục quan trọng, ảnh hưởng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, là căn cứ để nhà quản trị cũng như các đối tượng sử dụng thông tin trên Báo cáo tài chính ra quyết định nên chỉ tiêu này được trình bày thành một phẩn riêng biệt trên Báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính
1.2.1.2 Chuẩn mực kế toán số 02: “Hàng tồn kho”
Kế toán hàng tồn kho tuân thủ theo chuẩn mực số 02 quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho, gồm: Xác định giá trị và kế tốn hàng hóa tồn kho vào chi phí: Giảm giá trị hàng tồn kho cho phù hợp với giá trị thuần có thể thực hiện được và phương pháp tính giá trị hàng tồn kho làm cơ sở ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính
Xác định giá trị hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được
Trang 23Chi phí mua: Chi phí mua của HTK gồm giá mua, các loại thuế khơng được hồn
lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua HTK Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua cho hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khoản chi phí mua
Chi phí chế biến: Chi phí chế biến HTK gồm những chi phí có liên quan trực tiếp
đến sản xuất, như chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm
Chi phí liên quan trực tiếp khác: Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào giá gốc
HTK bao gồm các khoản chi phí khác ngồi chi phí mua và chi phí chế biến HTK
Phƣơng pháp xác định giá trị thực tế hàng tồn kho nhập kho
Giá gốc của hàng tồn kho mua ngồi bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, thuế
nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường phải nộp (nếu có), chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm… hàng tồn kho từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, cơng tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua NVL và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có)
Giá gốc của hàng tồn kho tự chế biến bao gồm: Giá trị thực tế của hàng tồn kho
xuất chế biến và chi phí chế biến
Giá gốc của hàng tồn kho thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm: Giá thực tế
của hàng tồn kho xuất th ngồi gia cơng chế biến, chi phí vận chuyển hàng tồn kho đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về doanh nghiệp, tiền thuê ngồi gia cơng chế biến
Giá gốc của hàng tồn kho nhận góp vốn liên doanh, cổ phần: Là giá trị được các
bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận
Phƣơng pháp xác định giá trị thực tế hàng tồn kho xuất kho
Phƣơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của từng loại HTK được tính theo
giá trị trung bình của từng loại HTK tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, giá thực tế HTK
xuất kho trong kỳ được tính theo cơng thức sau:
Trang 24Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = (Giá trị thực tế tồn đẩu kỳ + Giá trị hàng tồn kho nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá trị hàng tồn kho tồn kho sau mỗi lần nhập / Số lượng tồn kho sau mỗi lần nhập
=>Trị giá thực tế HTK xuất kho = Đơn giá bình quân x Số lượng HTK xuất kho
Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO): Được áp dụng dựa trên giả định
là HTK được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và HTK còn lại cuối kỳ là HTK được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của HTK được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ cịn
tồn kho
Phƣơng pháp thực tế đích danh: Giá thực tế HTK xuất kho được căn cứ vào số
lượng xuất kho và đơn giá nhập kho (mua) thực tế của từng hàng, từng lần nhập từng lô hàng và số lượng xuất kho theo từng lần nhập Hàng tồn kho nhập kho theo giá nào thì khi xuất kho ghi theo giá ấy
Phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc: Áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho
được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lơ hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán số 02:
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện dự phòng của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ (-) chi phí để hồn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính)
Trang 25giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) của doanh nghiệp
Chuẩn mực VAS 02 trình bày chi phí về hàng tồn kho trên báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh được phân loại chi phí theo chức năng Phân loại chi phí theo chức
năng là hàng tồn kho được trình bày trong khoản mục “Giá vốn hàng bán” trong báo
cáo kết quả kinh doanh, gồm giá gốc của hàng tồn kho đã bán, khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, các khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, chi phí sản xuất chung không được phân bổ
1.2.2 Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành (Theo thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính)
1.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán được quy định theo chế độ chứng từ ban hành theo Thông tư 133/2016/TT–BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính và các quyết định khác có liên quan bao gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)
Phiếu nhập kho do kế toán hoặc người phụ trách lập khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho Để nhập kho, phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hóa đơn mua hàng, hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao sản phẩm sản xuất hoàn thành, giấy giữ hộ tài sản…
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 –VT)
Phiếu xuất kho là do kế toán hoặc người phụ trách viết khi muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Khi xuất kho, phải căn cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hóa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ…
Hóa đơn GTGT
Trang 26đơn GTGT được lập thành 3 liên (Liên 1 lưu vào sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 dùng làm chứng từ kế toán)
Biên bản kiểm kê
Biên bản kiểm kê giúp nhận biết được số lượng và chất lượng của các vật tư, sản phẩm, hàng hóa và cơng cụ trong doanh nghiệp, từ đây có thể biết được sự chênh lệch giữa thực tế với sổ sách kế toán
Phiếu chi
Phiếu này nhằm xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán
Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho
Tổ chức tốt kế toán chi tiết HTK có ý nghĩa quan trọng với công tác bảo quản HTK và kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng HTK Kế toán chi tiết HTK vừa được thực hiện ở kho vừa được thực hiện ở phịng kế tốn theo 1 trong 3 phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, Phương pháp sổ số dư
Phƣơng pháp ghi thẻ song song
Tại kho: Thủ kho dùng “Thẻ kho” để ghi chép hàng ngày phản ánh tình hình nhập
xuất tồn của từng HTK theo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ nhập xuất vật tư, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhận, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho Cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên Thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phịng kế tốn
Tại phịng kế tốn: Kế toán HTK sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép
tình hình nhập xuất từng HTK theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị Kế toán khi nhận được chứng từ nhập, xuất của Thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dịng
Cuối tháng, kế tốn lập bảng kê nhập - xuất - tồn, sau đó đối chiếu: + Đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho
Trang 27+ Đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế
Trình tự hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song - Phụ
lục 01
Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Tại kho: Thủ kho sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp thẻ
song song
Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho
từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị “Sổ đối chiếu luân chuyển”
được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng, mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra và hồn chỉnh chứng từ Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tự, chứng từ nhập riêng, chứng từ xuất riêng Hoặc kế tốn có thể lập bảng kê nhập, bảng kê xuất
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc từ bảng kê) để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, cột luân chuyển và tính ra số tồn cuối tháng Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng
Trình tự hạch toán chi tiết chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi sổ đối
chiếu luân chuyển - Phụ lục 02
Phƣơng pháp ghi sổ số dƣ
Tại kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép như hai phương pháp trên thì cuối
tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng vật tư cột số
lượng
“Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho, được mở cho cả năm Trên “Sổ số dư” vật tư được xếp thứ, nhóm, loại; có dịng cộng nhóm, cộng lại Cuối mỗi tháng, “Sổ số
dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép
Phịng kế tốn: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho”
của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho Sau đó, kế tốn ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ
Trang 28và tổng hợp giá trị (giá hạch toán) theo từng nhóm, loại vật tư để ghi chép vào cột “Số
tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê lũy kế nhập”
và “Bảng kê lũy kế xuất” vật tư
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê lũy kế nhập, bảng kê lũy kế xuất để cộng tổng số
tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập xuất tồn” Đồng thời, sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho chuyển lên, kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng
và đơn giá hạch tốn của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền
Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập xuất tồn” Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập xuất tồn” với số liệu
trên sổ kế tốn tổng hợp
Trình tư hạch tốn chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi sổ số dư - Phụ lục 03
1.2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai
thường xuyên
Tài khoản 151 - “Hàng mua đang đi đường”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa…mua ngồi đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ:
- Giá trị vật tư, hàng hóa đã mua đang đi đường
- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Bên Có:
- Giá trị vật tư, hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho bộ phận sử dụng hay giao cho khách hàng
- Kết chuyển giá trị thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Dư bên Nợ:
Trang 29 Tài khoản 152 - “Nguyên liệu, vật liệu”
Tài khoản này phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp theo giá thực tế Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngồi, tự chế, th ngồi gia cơng, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Bên Có:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia cơng, chế biến hoặc đưa đi góp vốn
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua - Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê
- Chiết khấu thương mại nguyên liệu, vật liệu khi mua được hưởng
- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Dư bên Nợ:
- Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ
TK 152 cịn có thể mở các tài khoản chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu
Tài khoản 153 - “Công cụ, dụng cụ”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia cơng chế biến, nhận góp vốn;
- Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho;
Trang 30- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Bên Có:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn;
- Chiết khấu thương mại khi mua công cụ, dụng cụ được hưởng;
- Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá; - Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện trong kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
+ Dư bên Nợ:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho
Tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”
Tài khoản này dùng để phản ánh tổng hợp chi phí sản xuất, kinh doanh phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ ở doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong hạch toán hàng tồn kho Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ:
- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến sản xuất sản phẩm và chi phí thực hiện dịch vụ;
- Các chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ liên quan đến giá thành sản phẩm xây lắp công trình hoặc giá thành xây lắp theo giá khốn nội bộ;
+ Bên Có:
- Giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm đã chế tạo xong nhập kho, chuyển đi bán, tiêu dùng nội bộ ngay hoặc sử dụng ngay vào hoạt động XDCB;
- Giá thành sản xuất sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao từng phần, hoặc toàn bộ tiêu thụ trong kỳ; hoặc bàn giao cho doanh nghiệp nhận thầu chính xây lắp (cấp trên hoặc nội bộ); hoặc giá thành sản phẩm xây lắp hoàn thành chờ tiêu thụ;
Trang 31- Trị giá phế liệu thu hồi, giá trị sản phẩm hỏng không sửa \chữa được; - Trị giá nguyên liệu, vật liệu, hàng hố gia cơng xong nhập lại kho;
- Phản ánh chi phí ngun vật liệu, chi phí nhân cơng vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định khơng phân bổ khơng được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán Đối với doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng, hoặc doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất sản phẩm dài mà hàng kỳ kế tốn đã kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định vào TK 154 đến khi sản phẩm hồn thành mới xác định được chi phí sản xuất chung cố định khơng được tính vào trị giá hàng tồn kho mà phải hạch toán vào giá vốn hàng bán (Có TK 154, Nợ TK 632);
+ Dư bên Nợ:
- Chi phí sản xuất, kinh doanh cịn dở dang cuối kỳ
TK 155 - “Thành phẩm”
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm của doanh nghiệp Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc th ngồi gia cơng xong đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ:
- Trị giá của thành phẩm nhập kho hoặc thừa khi kiểm kê
+ Bên Có:
- Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho hoặc thiếu hụt khi kiểm kê
+ Dư bên Nợ:
- Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ
TK 156 - “Hàng hóa”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập kho và chi phí thu mua phát sinh trong
kỳ
+ Bên Có: Phản ánh trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ; chi phí mua
Trang 32+ Dư bên Nợ: Phản ánh trị giá mua và chi phí mua hàng hóa cịn tồn kho hiện cịn
Tài khoản 2294 - “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Tài khoản này phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi có sự suy giảm của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ:
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phịng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết;
- Bù đắp giá trị khoản đầu tư vào đơn vị khác khi có quyết định dùng số dự phòng đã lập để bù đắp số tổn thất xảy ra
- Bù đắp phần giá trị đã được lập dự phịng của khoản nợ khơng thể thu hồi được phải xóa sổ
+ Bên Có:
- Trích lập các khoản dự phòng tổn thất tài sản tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
+ Số dư bên Có:
- Số dự phịng tổn thất tài sản hiện có cuối kỳ
Ngồi ra, kế tốn hàng tồn kho cịn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 632, TK 111, 112, 331, 131, 157…
Tài khoản sử dụng để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Tài khoản 611 - “Mua hàng”
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ,
hàng hố mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ Tài khoản 611 “Mua
hàng” chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm
kê định kỳ Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:
+ Bên Nợ:
- Kết chuyển giá gốc hàng hố, ngun liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê);
- Giá gốc hàng hố, ngun liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ, mua vào trong kỳ;
Trang 33- Kết chuyến giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê);
- Giá gốc hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc hàng hoá xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ);
- Giá gốc nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá
Tài khoản 611 - Mua hàng khơng có số dư cuối kỳ
Ngồi ra, kế tốn hàng tồn kho còn sử dụng một số tài khoản khác liên quan như: TK 632, TK 111, 112, 331, 131…
Trình tự hạch tốn
Kế tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp kê khai thường xuyên theo dõi và phản ánh thường xun, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho các loại vật liệu, hàng hóa trên sổ kế toán
Kế toán tăng hàng tồn kho
1, Khi mua ngun vật liệu, hàng hóa, cơng cụ dụng hoặc thành phẩm nhập kho, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan kế toán phản ánh: Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế tốn ghi tăng ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa, nhập kho theo giá mua chưa có thuế GTGT (TK 152, 153, 155, 156), ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu có (TK 133); ghi giảm các khoản tiền thanh toán hoặc ghi tăng công nợ phải trả (TK 111, 112, 331) Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị hàng tồn kho bao gồm cả thuế GTGT
2, Kế toán hàng tồn kho trả lại cho người bán, khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được khi mua hàng tồn kho:
Trường hợp trả lại hàng tồn kho cho người bán, kế toán phản ánh: Kế toán ghi giảm khoản công nợ phải trả cho người bán (TK 331) bao gồm cả thuế GTGT đồng thời ghi giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng, hàng hóa (TK 152, 153, 156) theo giá mua chưa có thuế GTGT và ghi giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu có (TK 133)
Trang 34động của hàng tồn kho để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số hàng tồn kho còn tồn kho, số đã xuất dùng cho sản xuất sản phẩm hoặc cho hoạt động đầu tư xây dựng hoặc đã xác định là tiêu thụ trong kỳ, kế toán phản ánh: Ghi tăng các khoản tiền thanh tốn hoặc ghi giảm cơng nợ phải trả (TK 111, 112, 331) và ghi giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng, hàng hóa hoặc thành phẩm (TK 152, 153, 155, 156) nếu hàng tồn kho còn tồn kho hoặc ghi giảm chi phí sản xuất (TK 154) nếu hàng tồn kho đã xuất dùng cho sản xuất hoặc ghi tăng chi phí xây dựng cơ bản dở dang (TK 241) nếu HTK đã xuất dùng cho hoạt động đầu tư xây dựng hoặc ghi giảm giá vốn hàng bán (TK 632) nếu sản phẩm do HTK đó cấu thành đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ hoặc ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh (TK 642) nếu hàng tồn kho dùng cho hoạt động bán hàng, quản lý và ghi giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu có (TK 133)
3, Trường hợp doanh nghiệp đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng hàng tồn kho chưa về nhập kho doanh nghiệp thì kế tốn lưu hóa đơn vào một tập hồ sơ riêng
“Hàng mua đang đi đường”
Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho để ghi vào các tải khoản tương ứng như: 152, 153, 156…
Nếu đến cuối tháng hàng tồn kho vẫn chưa về thì căn cứ vào hóa đơn, kế tốn ghi nhận theo giá tạm tính: Ghi tăng hàng mua đang đi đường (TK 151) và ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ nếu có (TK 133) đồng thời ghi giảm các khoản tiền thanh tốn hoặc ghi tăng cơng nợ phải trả (TK 111, 112, 331)
Sang tháng sau, khi hàng tồn kho về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán phản ánh: Ghi tăng nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa, nhập kho (TK 152, 153, 156) và ghi giảm hàng mua đang đi đường (TK 151)
4, Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh tốn, thì khoản chiết khấu thực tế được hưởng được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, kế tốn phản ánh: Ghi giảm cơng nợ phải trả (TK 331) và ghi tăng doanh thu hoạt động tài chính (TK 515) khoản được chiết khấu
Trang 356, Đối với hàng tồn kho nhập kho do th ngồi gia cơng, chế biến:
Khi xuất hàng tồn kho đưa đi gia công, chế biến, kế tốn phản ánh: Ghi tăng Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 154) và ghi giảm nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156)
Khi phát sinh chi phí th ngồi gia cơng, chế biến, kế tốn phản ánh: Ghi tăng Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 154) và ghi tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (TK 133) đồng thời ghi giảm các khoản tiền thanh toán hoặc ghi tăng công nợ phải trả (TK 111, 112, 331)
Khi nhập lại kho số hàng tồn kho thuê ngoài gia công, chế biến xong, kế toán phản ánh: Ghi tăng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156) đồng thời ghi giảm Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 154)
7, Đối với hàng tồn kho nhập kho do tự chế:
Khi xuất kho hàng tồn kho để tự chế biến, kế tốn phản ánh: Ghi tăng Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 154) đồng thời ghi giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156)
Khi nhập kho hàng tồn kho đã tự chế, kế toán phản ánh: Ghi tăng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156) đồng thời ghi giảm Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (TK 154)
8, Đối với hàng tồn kho thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị hàng tồn kho thừa, kế tốn phản ánh: Ghi tăng ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156) đồng thời ghi tăng các khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338)
Khi có quyết định xử lý hàng tồn kho thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán phản ánh: Ghi tăng các khoản phải trả, phải nộp khác (TK 338) và ghi giảm các TK có liên quan
Nếu xác định ngay khi kiểm kê số hàng tồn kho thừa là của các doanh nghiệp khác khi nhập kho chưa ghi tăng TK 152, 153, 156 thì khơng ghi vào bên Có TK 338 (3381) mà doanh nghiệp chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính
Kế toán giảm hàng tồn kho
Trang 36giảm ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156)
2, Xuất hàng tồn kho sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, kế toán phản ánh: Ghi tăng chi phí xây dựng cơ bản dở dang (TK 241) đồng thời ghi giảm ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156)
3, Đối với hàng tồn kho thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê:
Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ:
Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán
Nếu giá trị hàng tồn kho hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), kế toán phản ánh: Ghi tăng Giá vốn hàng bán (TK 632) đồng thời ghi giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (TK 152, 153, 155, 156)
Nếu số hao hụt, mất mát chưa xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý, căn cứ vào giá trị hao hụt, kế toán phản ánh: Ghi tăng tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381) đồng thời ghi giảm nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (TK 152, 153, 155, 156)
Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, kế toán phản ánh: Ghi tăng tiền mặt (TK 111) nếu người phạm lỗi nộp tiền bồi thường, ghi tăng khoản phải thu khác (TK 1388) nếu thu tiền bồi thường của người phạm lỗi hoặc ghi giảm khoản phải trả người lao động (TK 334) nếu trừ tiền lương của người phạm lỗi hoặc ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632) nếu phần giá trị hao hụt, mất mát nguyên liệu, vật liệu cịn lại phải tính vào giá vốn hàng bán và ghi giảm tài sản thiếu chờ xử lý (TK 1381)
4, Đối với hàng tồn kho, phế liệu ứ đọng, không cần dùng:
Khi thanh lý, nhượng bán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phế liệu, kế toán phản ánh giá vốn: Ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632) đồng thời ghi giảm ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa (TK 152, 153, 156)
Trang 37doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511) và ghi tăng Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (TK 3331)
Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ
1, Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho tồn kho đầu kỳ, kế toán phản ánh: Ghi tăng trị giá mua hàng (TK 611) đồng thời ghi giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (TK 152, 153, 155, 156)
2, Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định giá trị hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ, kế toán phản ánh: Ghi tăng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa (TK 152, 153, 155, 156) đồng thời ghi giảm trị giá mua hàng (TK 611)
Sổ kế tốn
Hiện nay, có 4 hình thức sổ kế toán phổ biến để doanh nghiệp lựa chọn áp dụng tùy vào đặc điểm kinh doanh và hạch toán của từng đơn vị là: Hình thức Nhật ký chung, hình thức Nhật ký Sổ cái, hình thức Chứng từ ghi sổ và hình thức kế tốn trên máy vi tính Cụ thể:
Hình thức Nhật ký chung
Hình thức này sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ Nhật ký chung: Sổ ghi chép phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ tài chính theo trình tự thời gian phát sinh chúng
- Sổ cái TK 152, 153, 155, 156, 154, 632, 111, 112, 331, 131,
- Sổ chi tiết: Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi hàng tồn kho, tình hình nhập xuất tồn theo từng nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa
- Sổ chi tiết thanh toán người mua: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình cơng nợ và thanh tốn cơng nợ phải thu của người mua Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người mua thanh toán
- Sổ chi tiết thanh toán người bán: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình cơng nợ và thanh tốn cơng nợ phải trả người bán Nó được mở cho từng nhà cung cấp và theo dõi từng khoản nợ phải trả từ khi phát sinh cho đến khi thanh toán cho người bán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh
tế tài chính phát sinh vào sổ NKC theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản có liên quan để phục vụ cho việc ghi sổ cái
Trang 38Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ
Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Các loại sổ kế toán được sử dụng bao gồm:
- Sổ Nhật ký - Sổ cái các tài khoản 152, 153, 155, 156, 154, 632, 111, 112, 331, 131
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: Sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết mua hàng, sổ chi tiết hàng tồn kho
Đặc trưng cơ bản của hình thức này: Theo hình thức này các nghiệp vụ hàng tồn
kho phát sinh được ghi vào Nhật ký – Sổ cái theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái được dùng để lập báo cáo tài chính
Trang 39Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần.Nhật ký và phần Sổ Cái, bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong q) kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ
được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức Chứng từ ghi sổ
Các loại sổ được sử dụng bao gồm: - Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái các tài khoản 152, 153, 155, 156, 154, 632, 111, 112, 331, 131
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như: Sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ chi tiết hàng tồn kho
Đặc trưng cơ bản: Căn cứ vào các chứng từ ban đầu để ghi sổ kế toán tổng hợp
là “chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp gồm ghi theo trình tự thời gian trên
sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
Trang 40Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng lập “Bảng cân đối tài
khoản” Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì chứng từ kế toán,
Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản đó Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính
Kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ của Hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy (Phụ lục 07)