(Tiểu luận) đồ án môn học quản lí khách sạn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP HCM ĐỒ ÁN MƠN HỌC QUẢN LÍ KHÁCH SẠN Sinh viên thực : PHẠM THANH TÍN MSSV: 1511060758 Lớp:15DTH04 NGƠ THỐNG LĨNH MSSV: 1511060218 TP Hồ Chí Minh, 2018 LỜI MỞ ĐẦU 0 Tieu luan Lớp:15DTH03  Ngày nay, khơng cịn ghi ngờ vai trị thơng tin đời sống xã hội Sự nắm bắt nhu cầu thực tế xã hội, thơng tin xác, nhanh chóng nhu cầu người mặt vận động xã hội, quy mô ngày đóng vai trị cốt yếu việc quản lí điều hành Nhờ vào tin học , quản lý lĩnh vực cách nhanh chóng Quản lý khách sạn, Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý hàng, Quản Lý nhận mà trước tin học chưa phổ biến cơng việc làm nhiều thời gian công sức Sự phát triển nhanh chóng máy tính làm thay đổi cục diện lĩnh vực quản lý Các phần mềm linh hoạt thơng minh giúp cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóng việc thơng kê , tìm kiếm , tính tốn , thơng báo kịp thời thơng tin cần thiết giảm nhẹ không gian lưu trữ , thay cho việc làm thủ công với hiệu thap lại cồng kềnh Để thực phần mềm hay dự án giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống thông tin giai đoạn quan trọng để thực phần mềm Mơ hình để phát triển phần mềm dựa theo mơ hình vịng đời ( lập tăng dần ), vịng đời có giai đoạn: Sơ bộ, chi tiết, xây dựng chuyển giao Công cụ để phát triển phần mềm sử dụng ngơn ngữ mơ hình hóa để đặc tả xây dựng làm tài liệu vật phẩm q trình xây dựng hệ thống phần mềm Trong UML ngôn ngữ sử dụng phổ biến Do nhu cầu du lịch , công tác nghỉ dường ngày tăng cao nước ta nhóm chúng em mang đến đề tài Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Khách Sạn Đây đề tài mang tính thực tế với kinh nghiệm chưa nhiều kiến thực có hạn nên khó tránh khỏi sai sót Em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp bào thầy có bạn bè để đề tài hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn ! Mục Lục 0 Tieu luan I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG : II MÔ TẢ HỆ THỐNG Tổ Chức Nhiệm Vụ 2.1 Bộ phận đón tiếp 2.2 Bộ phận buồng phòng 2.3 Bộ phận nhà hàng .8 2.4 Bộ phận kế toán – tài 2.5 Bộ phận nhân 2.6 Bộ phận kĩ thuật 2.7 Bộ phận bảo vệ 2.8 Bộ phận kinh doanh tổng hợp 2.9 Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm 2.10 Bộ phận vui chơi giải trí: thể thao, spa, massage, casino, vũ trường .9 Các Nghiệp Vụ 10 Công việc 1: Vai trò chức người quản lý khách sạn 10 Công việc 2: Quản lý nghiệp vụ buồng 10 Công việc 3: Quản lý nghiệp vụ lễ tân 10 Công việc 4: Quản lý nghiệp vụ ăn uống 10 Công việc 5: Quản lý nghiệp vụ kế toán 10 Công việc 6: Quản trị nhân 11 Công việc 7: Quản lý hoạt động Marketing 11 Điều Kiện 12 Các Biểu Mẫu 12 III SƠ ĐỒ USE CASE 13 Sơ đồ người quản trị toàn hệ thống 13 Sơ đồ toàn hệ thống 14 Sơ đồ nhân viên lễ tân 15 IV SƠ ĐỒ LỚP .16 V SƠ ĐỒ ACTIVITY 17 Quản lí th phịng .17 Quản lí phịng 18 Quản lý khách hàng 21 Quản lý tài khoản 23 0 Tieu luan Quản lý nhân viên 25 Lập hóa đơn 27 Lập báo cáo .29 Quản lý tiện nghi .31 Quản lý dịch vụ .33 10 Quản lý thuê dịch vụ .35 VI SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ 37 Đăng ký trực tiếp 37 Đổi phòng .38 Nhận phòng .38 Gia hạn Phòng 39 0 Tieu luan I GIỚI THIỆU HỆ THỐNG : Ngày nay, ngành công nghiệp du lịch ngày phát triển dẫn đến việc có nhiều nhà nghỉ, khách sạn to nhỏ khách mọc lên Việt Nam khơng nằm ngồi luồng phát triển Theo thống kê, Việt Nam có gần 10.000 khách sạn lớn nhỏ hoạt động, hàng năm có đến gần 10 triệu lượt khách du lịch nước nước đến Viêt Nam Đây số đáng tự hào ngành du lịch Lượng khách du lịch nhiều đồng nghĩa với việc khách sạn trải qua nhiều lượt đến khách Công việc quản lý khách sạn trở nên khó khăn khơng có cơng cụ hỗ trợ giúp cho phận liên quan chủ khách sạn giảm thiểu công việc quản lý khách sạn thất tài Nhận thấy khó khăn này, Nhóm chúng em định làm Phần mềm quản lý khách sạn nho nhỏ Với việc đưa phần mềm quản lý khách sạn vào sử dụng, : Quản trị khách sạn lúc nơi : Người dùng nắm bắt hoạt động kinh doanh lúc nơi thơng qua điện thoại laptop nhờ tính Quản lý từ xa Quản lí tổng hợp dịch vụ khách sạn : Tích hợp quản lý nhà hàng, minibar,spa, karaoke… khách sạn, chuyển tiền tốn hóa đơn phòng khách Những ưu điểm nhưu tiện ích hệ thống : Quản lí thuê phòng Quản lí phịng Quản lí khách hàng Quản lí tài khỗn Quản lí nhân viên Quản lí tiện nghi Lập hóa đơn Lập báo cáo Quản lí dịch vụ khác Ngồi giúp tiết kiệm : 0 Tieu luan 0 Tieu luan II MÔ TẢ HỆ THỐNG Tổ Chức 0 Tieu luan Nhiệm Vụ 2.1 Bộ phận đón tiếp Nhiệm vụ: đón tiếp, nhận, giải yêu cầu khách hàng chuyển thông tin khách hàng đến phận liên quan; hướng dẫn khách, làm thủ tục đăng ký phòng trả phòng cho khách, thu phí khách hàng sử dụng sản phẩm khác khách sạn; lưu trữ thông tin khách lên hệ thống, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động; liên kết, hỗ trợ phận khác hồn thành nhiệm vụ 2.2 Bộ phận buồng phịng Nhiệm vụ: chuẩn bị buồng, đảm bảo chế độ sẵn sàng đón khách; vệ sinh buồng phịng hàng ngày, khu vực tiền sảnh khu vực công cộng; kiểm tra tình trạng phịng, thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác phòng làm vệ sinh; nhận giao dịch vụ phục vụ khách, báo cho bp lễ tân vấn đề có liên quan; nắm tình hình khách th phịng 2.3 Bộ phận nhà hàng Nhiệm vụ: tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm hoạt động chính: chế biến, lưu thơng tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống khách sạn; phục vụ ăn uống cho nhân viên khách sạn; cung cấp dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, buffet cho hội thảo, tổ chức tiệc theo yêu cầu khách 2.4 Bộ phận kế toán – tài Nhiệm vụ: lập chứng từ việc hình thành sử dụng vốn; lập chứng từ xác định kết kinh doanh phận tồn khách sạn; lập báo cáo tài theo tháng, quý, năm Quản lý giám sát thu, chi 2.5 Bộ phận nhân Nhiệm vụ: tổ chức, xếp cán bộ, nhân viên; ban hành thể chế, quy chế làm việc; theo dõi, đánh giá nhân viên phận tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên 0 Tieu luan 2.6 Bộ phận kĩ thuật Nhiệm vụ: theo dõi, bảo trì thường xuyên thiết bị khách sạn; sửa chữa cơng cụ, thiết bị có u cầu phận khác; thực công việc trang trí sân khấu, chuẩn bị âm cho hội trường khách sạn có hội nghị, hội thảo có yêu cầu 2.7 Bộ phận bảo vệ Nhiệm vụ: tuần tra, canh gác theo ca, tư sẵn sàng gặp cố; trông giữ xe cho khách cho nhân viên phận khác khách sạn; hỗ trợ phận lễ tân việc hướng dẫn, chuyển hành lý khách vào khỏi khách sạn; hỗ trợ phận khác hoàn thành nhiệm vụ 2.8 Bộ phận kinh doanh tổng hợp Nhiệm vụ: lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng; tiếp thị sản phẩm; nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh; thống kê, phân tích, đánh giá hiệu kinh doanh khách sạn; khảo sát khách hàng để góp ý với cấp việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu 2.9 Bộ phận quầy hàng, bán hàng lưu niệm Nhiệm vụ: tìm kiếm sản phẩm đẹp, độc đáo, chất lượng giới thiệu đến khách hàng khách sạn; tìm kiếm sản phẩm riêng biệt làm điểm nhấn cho khách sạn 2.10 Bộ phận vui chơi giải trí: thể thao, spa, massage, casino, vũ trường Nhiệm vụ: tìm hiểu nhu cầu thiết kế chương trình phù hợp; tổ chức buổi tiệc, liên hoan, trị chơi có u cầu 0 Tieu luan 10 Các Nghiệp Vụ Công việc 1: Vai trò chức người quản lý khách sạn Tổ chức vai trò người quản lý khách sạn nhỏ Quản lý khách sạn nhỏ Chức công việc hàng ngày người quản lý khách sạn nhỏ Trách nhiệm người quản lý khách sạn nhỏ việc kiểm soát nội Chăm sóc khách với cương vị người quản lý khách sạn span> Chăm sóc khách với cương vị người quản lý khách sạn (kiến thức) Công việc 2: Quản lý nghiệp vụ buồng An ninh an tồn Phịng đồ vải Kiểm tra tình trạng buồng Bảo dưỡng Cơng việc 3: Quản lý nghiệp vụ lễ tân Quy trình nhận đặt buồng Công nghệ thông tin lễ tân Quy trình nhận trả buồng An ninh, kiểm sốt chìa khóa đối phó với trường hợp khẩn cấp Công việc 4: Quản lý nghiệp vụ ăn uống Xác định nhu cầu khách Các loại đồ ăn, đồ uống phục vụ nhà hàng lập thực đơn An toàn vệ sinh thực phẩm Chuẩn bị ca làm việc nhà hàng Các mối quan hệ công việc hiệu phương pháp làm việc Công việc 5: Quản lý nghiệp vụ kế toán Hiểu biết khái niệm kế toán 0 Tieu luan 27 Lập hóa đơn Đặc tả: - Tóm tắt : Ca sử dụng cho phép lập ¡n hóa đơn tính tiền , chi phí mà khách hàng phải trả - Dịng kiện : ● Ca sử dụng dùng nhân viên lựa chọn chức ● Nhân viên nhập đầy đủ thơng tin khách th phịng, số phịng, người lập hóa đơn, ngày thuê, ngày trả , giấy tờ liên quan ● Hệ thống tính tiền dựa vào giá phòng, thời gian thuê phòng, số dịch vụ sử 0 Tieu luan 28 dụng ● Sau , nhân viên có nhiệm vụn lưu hóa đơn, giữ lại giao cho khách - Dịng kiện phụ : ● Nếu có sai sót khâu nhập : ngày thuê , ngày trả VD: ngày thuê sau ngày trả, hệ thông thông báo cho nhân viên biết yêu cầu nhập lại ● Nếu nhập thông tin thành công, sau in, hóa đơn tự động lưu bảng CSDL để tiện cho việc tìm kiếm sửa chữa sau 0 Tieu luan 29 Lập báo cáo Đặc tả: - Tóm tắt : Ca sử dụng cho phép người quản trị lẫy thông tin , báo cáo nhỏ từ nhân viên , tổng hợp thành báo cáo hàng tháng báo cáo có u cầu doanh thu, tình trạng phịng ,, danh sách khách hàng thuê - Dòng kiện : ● Người quán trị đăng nhập vào hệ thơng tài khoản , lựa chọn chức cần thống kê, lấy thống kê từ nhân viên 0 Tieu luan 30 ● Lựa chọn cách tổng hợp : theo tháng, tuần , theo thời gian ● Người quản trị chọn “Lưu” in báo cáo - Dịng kiện phụ : ● Nếu có sai sót tên truy cập mật người quản trị đăng nhập , hệ thông thông báo cho người quản trị biết 0 Tieu luan 31 Quản lý tiện nghi Dặc tả: - Tóm tắt : Ca sử dụng dùng để quản lý thông tin tiện nghi phịng có khách sạn - Dịng kiện : ● Nhân viên đăng nhập vào hệ thống tài quản , lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu : thêm, sửa, xóa ● Nếu nhân viên lựa chọn thêm sửa , sau nhập điều chỉnh đầy đủ thông tin tiện nghi khách sạn , nhân viên click vào “Cập nhập”, thông tin 0 Tieu luan 32 tiện nghi khách sạn tự động thêm vào bảng CSDL ● Nếu nhân viên chọn xóa , u cầu nhân viên nhập xácthơng tin mã tiện nghi , nhân viên chọn xóa , đồng ý thơng tin tiện nghi xóa khỏi bảng CSDL Dịng kiện phụ : ● Nếu thêm tiện nghi khơng cần phải nhập mã tiện nghi mã tiện nghi tự tăng ● Nếu có sai sót q trình nhập , VD nhập mã tiện nghi đề xóa sửa mà mã lại khơng có CSDL, hệ thống có thơng báo cho nhân viên biết 0 Tieu luan 33 Quản lý dịch vụ Đặc tả: - Tóm tắt : Dùng đề quản lý dịch vụ có khách sạn - Dịng kiện : ● Nhân viên đăng nhập vào hệ thống tài quản , lựa chọn chức phù hợp với yêu cầu : thêm, sửa , xóa ● Nếu chọn thêm sửa dịch vụ ,sau nhập điều chỉnh đầy đủ thông tin dịch vụ khách sạn, nhân viên click vào “Cập nhập”, thông tin dịch vụ khách sạn tự động thêm vào bảng CSDL 0 Tieu luan 34 ● Nếu nhân viên lựa chọn xóa ,u cầu nhập thơng tin mã dịch vụ cần xóa , nhân viên xác nhận , thơng tin dịch vụ cần xóa xóa bỏ khỏi bảng CSDL ● Nếu có sai sót trình nhập (tên DV, giá DV ), hệ thơng có thông báo cho nhân viên biết 0 Tieu luan 35 10 Quản lý thuê dịch vụ Đặc tả: - Tóm tắt : Ca sử dụng dùng đề quản lý việc cho thuê dịch vụ khách sạn - Dòng kiện : ● Khi khách hàng có yêu cầu muốn sử dụng dịch vụ, liên hệ với phận lễ tân ● Nhân viên lễ tân tìm kiếm dịch vụ mà khách hàng yêucầu hệ thống dịch vụ khách sạn Dịch vụ có khách sạn 0 Tieu luan 36 ● Nhân viên lễ tân lập phiếu đăng ký sử dụng dịch vụ cho khách hàng ● Sau sử dụng xong dịch vụ, nhân viên lễ tân có nhiệm vụ lập phiếu thu, in lưu, giao cho khách hàng Chị phí cho dịch vụ tính vào tổng tiền có hóa đơn tốn khách trả phịng 0 Tieu luan 37 VI SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ Đăng ký trực tiếp 0 Tieu luan 38 Đổi phòng 0 Tieu luan 39 Nhận phòng 0 Tieu luan 40 Gia hạn Phòng 0 Tieu luan 0 Tieu luan ... karaoke… khách sạn, chuyển tiền tốn hóa đơn phòng khách Những ưu điểm nhưu tiện ích hệ thống : Quản lí thuê phòng Quản lí phịng Quản lí khách hàng Quản lí tài khỗn Quản lí nhân viên Quản lí tiện... chức người quản lý khách sạn Tổ chức vai trò người quản lý khách sạn nhỏ Quản lý khách sạn nhỏ Chức công việc hàng ngày người quản lý khách sạn nhỏ Trách nhiệm người quản lý khách sạn nhỏ việc... việc quản lí điều hành Nhờ vào tin học , quản lý lĩnh vực cách nhanh chóng Quản lý khách sạn, Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý hàng, Quản Lý nhận mà trước tin học chưa