(Đồ án hcmute) hoàn thiện quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện công ty tnhh tmdv tcbd duy an

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN LÝ CƠNG NGHIỆP HỒN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TNHH-TMDV-TCBD DUY AN GVHD : TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN SVTH : TRẦN THỊ KIM HỒNG MSSV : 12124137 SKL 0 6 Tp Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2016 an TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỜ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO ~~ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TNHH-TMDV-TCBD DUY AN Sinh viên thực : TRẦN THỊ KIM HỜNG MSSV : 12124137 Khóa : 2012 – 2016 Ngành : QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn : TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN Thành phố Hồ Chí Minh tháng 6, năm 2016 i an CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc *** Tp Hồ Chí Minh, ngày - tháng năm 2016 NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP Họ tên sinh viên: TRẦN THỊ KIM HỒNG Ngành: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn: TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN Ngày nhận đề tài: MSSV: 12124137 Lớp: 12124CLC ĐT: 01694210244 Ngày nộp đề tài: Tên đề tài: HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CƠNG TY TMDV TCBD DUY AN Các số liệu, tài liệu ban đầu: Nội dung thực đề tài: Sản phẩm: TRƯỞNG NGÀNH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ii an CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc *** -Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng … năm 2016 PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên Sinh viên: TRẦN THỊ KIM HỒNG MSSV: 12124137 Ngành: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP Tên đề tài: HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TMDV TCBD DUY AN Họ tên Giáo viên hướng dẫn: TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN NHẬN XÉT Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện: Ưu điểm: Khuyết điểm: Đề nghị cho bảo vệ hay không? Đánh giá loại: Điểm: (Bằng chữ: ) Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng năm 2016 Giáo viên hướng dẫn (Ký & ghi rõ họ tên) iii an CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc ******* PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Họ tên Sinh viên: TRẦN THỊ KIM HỒNG MSSV: 12124137 Ngành: QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP Tên đề tài: HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CÔNG TY TMDV TCBD DUY AN Họ tên Giáo viên phản biện: TH.S HÀ NGUYỄN MINH QUÂN NHẬN XÉT Về nội dung đề tài & khối lượng thực hiện: Ưu điểm: Khuyết điểm: Đề nghị cho bảo vệ hay không? Đánh giá loại: Điểm: (Bằng chữ: ) Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng ….năm 2016 Giáo viên phản biện (Ký & ghi rõ họ tên) iv an LỜI CẢM ƠN Hoàn thành báo cáo thực tập em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Thầy Hà Nguyễn Minh Quân giúp đỡ cho em lời khuyên chân thành trình thực báo cáo thực tập lời tri ân sâu sắc đến đội ngũ giáo viên khoa Đào Tạo Chất Lượng Cao nói riêng toàn thể cán bộ, giáo viên trường Đại Học Sự Phạm Kĩ Thuật Tp.HCM dạy dỗ tạo điều kiện hỗ trợ em học tập Thời gian thực tập tuần không dài sự giúp đỡ anh chị em học hỏi nhiều điều bổ ích nhờ mà hồn thành nhiệm vụ giao cơng ty Cảm ơn anh chị đặt biệt Thầy Duy An giám đốc công ty tin tưởng giao công việc cho em tiếp cận thực tế để tìm hiểu có thêm nhiều kinh nghiệm cho thân bổ sung thêm kiến thức học lý thuyết trường Bài báo cáo hoàn thành với kiến thức hạn hẹp kinh nghiệm cịn non trẻ nên khơng thể tránh khỏi hạn chế định Đồng thời ý kiến chủ quan em nhũng ưu điểm, khuyết điểm công ty TNHH TMDV TCBD Duy An mong anh chị cơng ty, thầy đóng góp ý kiến chỗ chưa hợp lý báo cáo giúp em hồn thiện kiến thức chun mơn Sau cùng, em xin kính chúc q Thầy Cơ thật dồi sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Trần Thị Kim Hồng v an TĨM TẮT Đề tài “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH-TMDV-TCBD DUY AN” nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ quy trình bán hàng công ty, hoạt động kinh doanh, đồng thời phân tích thành tựu mà cơng ty đạt giai đoạn 2013-2025, vấn đề tồn đưa kiến nghị góp phần nâng cao hoạt động báng hàng cho công ty Ở chương 1, tác giả trình bày tóm tắt hệ thống hóa sở lý thuyết tổ chức sự kiện, quy trinh tổ chức, quy trình cung cấp dịch vụ, xác định quy trình tổ chức sự kiện tiêu đánh giá quy trình Ở chương 2, tác giả giới thiệu tổng quan công ty, trình hình thành phát triển, chức nhiệm vụ, cấu tổ chức, khát quát hoạt động kinh doanh, giúp cho người đọc nắm bắt cách tổng thể công ty, hoạt động bán hàng công ty trước vào thực tế thực trạng hoạt động kinh doanh công ty Trong chương 3, tác giả trình bày cụ thể thực trạng hoạt động kinh doanh công ty để so sánh với phần sở lý luận đề tài.Dựa sở lý luận chung quy trình tổ chức sự kiện Trong chương này, người viết khát quát phân tích bước quy trình tổ chức sự kiện đồng thời dựa vào sở lý luận để đánh giá quy trình Dựa phương pháp so sánh sở lý luận chung thực trạng hoạt động kinh doanh Công ty TNHH-TMDV-TCBD Duy An, tác giả có số nhận xét ưu điểm vấn đề cịn tồn tại cơng ty vấn đề đội ngũ nhân viên, công tác quản lý, từ đưa số kiến nghị với mong muốn góp phần hồn thiện hoạt động bán hàng công ty vi an SUMMARY “The Improvement of organizing events service process in Duy An Service and Trading, Performance Organizing Co.,Ltd” subject has been studied to understand deeper about the sale process and the business activities in the company; on the other hand, analyze the achievements that the company has achieved in the 2013-2025 period, the existent issues and the suggesting ideas for contributing to advance the sale activities for the company In chapter 1, the author displays the summary and systematic theoretical basis about the event organization, organizing process, service providing process, determination of event organization and the standards of evaluating process In chapter 2, the author introduces the general of company, the establishing and developing process, functions, organizing structures and generalization of business activities, which assists readers to have general information and the sale business of the company before accessing the reality of business activities in the company In chapter 3, the author is specifically displaying the reality of business activities in the company in order to compare to the theoretical basis of the subject Basing on the general theoretical basis of the event organizing process, in this chapter, the author generally analyzes the specific steps and concurrently evaluates the event organizing process Basing on the method of comparing between the general theoretical basis and the reality of business activities in the Duy An Service and Trading, Performance Organizing Co.,Ltd, the author has some comments on the advantages and also the disadvantages of the company such as the staff and the managing operation, etc., then after that, suggests some ideas in the hope of contributing to improve the sale activities in the company vii an MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP ii PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN iii PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN iv LỜI CẢM ƠN .v TÓM TẮT vi SUMMARY vii MỤC LỤC viii DANH CÁCH CÁC BẢNG, HÌNH, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ SỬ DỤNG x LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện: .3 1.1.1 Khái niệm chung dich vụ tổ chức sự kiện: .3 1.1.1.1 Khái niệm quy trình tổ chức: 1.1.1.2 Quy trình cung cấp dịch vụ: .3 1.1.1.3 Vai trò sự kiện .4 1.2 Quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện : .7 CHƯƠNG II: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN 11 2.1 Lịch sử hình thành phát triển đơn vị 11 2.1.1 Lịch sử hình thành: .12 2.1.2 Quá trình phát triển: 12 2.2 Đặc điểm hoạt động công ty Duy An: 13 2.2.1 Đặc điểm kinh doanh công ty Duy An 13 2.2.2 Lĩnh vực hoạt động 13 2.2.3 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi doanh nghiệp .14 2.3 Thành đạt 15 2.3.1 Chiến lược phát triển 15 2.3.2 Cơ cấu tổ chức 16 2.4 Khái quát phận tổ chức sự kiện 19 2.5 Thực trạng tình hình tổ chức sự kiện cơng ty Duy An 19 viii an 2.5.1 Mặt hàng kinh doanh 21 2.5.2 Thị Trường kinh doanh 23 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC BIỂU DIỄN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ TỔ CHỨC BIỂU DIỄN DUY AN .25 3.1 Tổng quan thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam: 25 3.2 Tình hình hoạt động cơng ty Duy An mảng tổ chức sự kiện: .28 3.2.1 Cho thuê âm thanh, ánh sáng, sân khấu: .28 3.2.2 Tổ chức sự kiện .29 3.3 Thực trạng quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện cơng ty TNHH TMDV TCBD Duy An 32 3.3.1 Đội ngũ nhân lực dùng cho tổ chức sự kiện: 32 3.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện công ty Duy An 34 3.3.3 Đánh giá quy trình tổ chức sự kiện công ty Duy An 44 CHƯƠNG 4: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN .49 4.1 Dự báo sự phát triển thị trường tổ chức sự kiện: 49 4.2 Đề xuất giải pháp cho công ty .50 4.2.1 Giải pháp chung: 51 4.2.2 Giải pháp quy trình cơng tác tổ chức sự kiện : 52 4.2.3 Giải pháp nhân lực: 66 KẾT LUẬN .68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 ix an - Cũng bỏ qua yếu tố điểm trông giữ xe, đổ rác thu gom rác đâu, thế nào, ? Đó điều mà chọn địa điểm tổ chức sự kiện ta cần phải cân nhắc tìm hiểu kĩ kí kết hợp đồng thuê địa điểm E Thời gian diễn kiện: Kiểm tra xác thời gian diễn sự kiện: cần phải kiểm tra xem ngày có trùng với dịp lễ, ngày nghỉ hay không, nên lưu ý việc tránh tổ chức ngày với sự kiện thể thao, văn hóa bật, thu hút người xem Nên sớm chuẩn bị cho sự kiện: khoản thời gian rộng rãi để thực sự kiện hạn chế nhiều rủi ro xảy mà ta cịn có thời gian để sửa chữa Ln kiểm sốt quỹ thời gian tổ chức sự kiện: để dự tính trước thời gian tổ chức sự kiện kết thúc muộn so với thời gian dự tính Cố gắng điều chỉnh thời gian bắt đầu kết thúc sự kiện kịch dàn dựng F Ngân sách tổ chức kiện: Chỉ kế hoạch ngắn hạn để tạo lợi nhuận quan trọng để so sánh kết đạt với kế hoạch định Xác định mục tiêu phấn đấu Dự báo sản phẩm, doanh thu, chi phí liệu thu nhập từ thị trường phân tích liệu qua năm trước Xác định lượng vốn nguồn vốn Trình bày giải thích để tìm kiếm sự hỗ trợ tham gia G Đặc tính sản phẩm dịch vụ: Mỗi chương trình nên có ý tưởng lạ để thu hút người tham dự, điều cần thiết Và làm chương trình phải nên ý xem loại hình chương trình để cách tổ chức thích hợp 56 an Xác định rõ mục công ty dễ dàng cho bước tiếp theo sau concept, bước sau cần dựa vào concept xác định triển khai bám sát vào hồn thiện Cơng ty Duy An khai thác thông tin khách hàng khai thác cách sơ sài, có lệ thơng tin cung cấp từ ban lãnh đạo dẫn đến việc khai thác thông tin không chắt chẽ Với mục trích dẫn cách rõ ràng xét thấy cần thiết phù hợp với quy trình cơng ty nên cơng ty tham khảo bổ sung thêm tiêu chí cần thiết góp phần hồn thiện bước đàu tiên quy trình Hiện cơng ty muốn hồn thiện đẩy mạnh mẳng tổ chức sự kiện nên hoạt động kinh doanh thiếu công cụ marketing, tìm kiếm khách hàng Khơng thể ngồi im chờ khách hàng đến tìm từ việc khai thông tin khách hàng phong tổ chức sự kiện cơng ty thu thập đánh giá thị trường tổ chức sự kiện, xem xét tiềm khảo sát yêu cầu khách hàng để lập nên chiến lược marketing phù hợp Có cơng ty đẩy mạnh doanh thu khách hàng thương hiệu công ty từ hồn thiện Bước 2: Hình thành concept theme Concept ý tưởng chủ đạo sự kiện, thường người làm tổ chức sự kiện ví “linh hồn sự kiện” bước hình thành concept quan trọng Từ đạo diễn sự kiện phát triển mục khác hỗ trợ xoay quanh ý tưởng chủ đạo này: hiệu ứng, trang trí, hoạt động khác để phù hợp với concept đề Để thiết kế chương trình phải tìm hiểu thơng tin khách hàng phải nắm bắt tâm lý họ để biết họ nghĩ gì, muốn làm cho chương trình, cách thức để đưa bảng thiết kế hồn hảo đơi ta có ý tưởng hay kinh phí thực chương trình lại q cao khơng phù hợp với tài công ty khách hàng, hay khách hàng cảm thấy ý tưởng không phù hợp thời gian công ty Không nên phô trương hết ý 57 an tưởng có cách chi tiết cho khách hàng để tránh tình trạng ăn cắp ý tưởng Đối với chương trình sự kiện hình thành ý tưởng điều quan trọng ý tưởng phải có điểm nhấn Và để đạt điểm nhấn phải bao gồm ba điều là: thăng hoa nghệ thuật +chuyển tải chủ đề +tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng, điều cần thiết hình thành nên ý tưởng hay… Mặt khác, nghệ thuật lại bắt nguồn từ sống, thế dễ dàng hòa nhập vào thế giới thực tầm mức cao hơn, tinh vi Nghệ thuật tạo hướng toàn vẹn ý tưởng cởi mở cho tất vấn đề liên quan Trong tầm nhìn ấy, sự sáng tạo nâng cao ứng dụng hiệu Âm nhạc, thơ ca, múa làm cho người xem có cảm giác dễ chịu buổi diễn thuyết phục cho khách mời Cảm xúc thực tế người làm tổ chức sự kiện hành động thể - biểu tượng đặc trưng câu chuyện mang tính trừu tượng, tất phải mang đến cho người cảm xúc khó phai lịng tất nhiên phải liên quan đến thông điệp sự kiện Sau kết hợp điều với nghệ thuật để mang lại hiệu cảm xúc cao sự kiện khiến cho người khách tham gia mang tâm trạng hào hứng - chờ đợi - ấn tượng cảm xúc than để lại dư âm lòng Đối với chuyển tải chủ đề nên dung hành động đời sống thực tế thay thế cho ý nghĩa thông điệp sự kiện Nếu thông điệp mang ý nghĩa cảm ơn khách hàng hành động thể cho sự cảm ơn có thể: tặng thiệp - mời ăn uống hay quà Tiếp xúc trực tiếp từ khách hàng: để tìm hiểu nhu cầu họ, cho người khác cần đừng cho có Đối với chương trình làm theo yêu cầu khách hàng ta cần có biểu tượng đặc trưng để thể cho thông điệp công ty Những câu chuyện trừu tượng: để làm tôn vinh thêm ý nghĩa biểu tượng Những câu chuyện trừu tượng, tượng trưng cho việc thiết kế trang trí cho khán phịng từ việc xuất phát biểu tượng đặc trưng (2 vấn đề thường đôi với nhau) Ý tưởng hay chưa đủ làm nên sự kiện thu hút thuyết phục, cần thăng hoa nhờ vào nghệ 58 an thuật hiệu ứng sân khấu, vũ điệu, âm thanh, nghệ thuật lắp đặt, bố trí Và cuối điện ảnh kết hợp tất thế mạnh vào với kịch hấp dẫn, để sự kiện tổ chức đạt hiệu cao cách diễn đạt dễ hiểu nhất, sống động vào lòng khán giả thuyết phục Khách hàng sự kiện yêu cầu khách hàng họ tơn vinh Vì để chuyển hóa nghệ thuật tổ chức sự kiện, phụ thuộc vào nhiều tài người tổng huy, sự kiện nghệ thuật hóa am hiểu nhiều loại ngôn ngữ nghệ thuật, biết cân nhắc tỷ lệ việc áp dụng, cuối thực cách trôi chảy, dĩ nhiên tiết kiệm Tới lần phải khẳng định sự quan trọng concept nhiên với mơ hình quy trình sẵn có, Duy An nên trì việc cộng tác với đạo diễn công ty Đức Anh, q trình đồng thời tìm cho nhân lực có chun mơn phù hợp với quy mô công ty để chủ động cung cấp dịch vụ cho khách hàng mà không cần thông qua công ty khác Có thể chi phí doanh nghiệp phải tăng việc từ lên ý tưởng việc công ty khơng vững vàng trức tiếp thực tích lũy kinh nghiệm, phát huy hết khả sáng tạo nhân viên mà gián tiếp đánh giá lực nhân sự đánh giá tiềm mảng kinh doanh tổ chức sự kiện công ty Và từ việc công ty quản lý tốt tất công việc cần thực lường trước rủi ro ln nằm sẵn đầu họ, họ người lên ý tưởng  Bước 3: Lập kế hoạch Hiện công ty sự kiện Đức Anh đơn vị thực bước cho công ty xét ́u tố khác cơng ty thực việc lập kế hoạch bằng kinh nghiệm học hỏi từ chương trình qua làm việc với ekip công ty Đức Anh Để nếu xét thấy hợp lý thực với kế hoạch cịn chưa hợp lý để thực hành đánh giá xem chỗ tốt khơng tốt khắc phục Khi lập kế hoạch PR cho chương trình nên ý đến thời gian, để người biết đến ý đến sự kiện, nên thơng báo trước cho họ thời 59 an gian Khi thông báo đến người tham dự thời gian sớm, khả họ tham dự cao Kế hoạch chi tiết chương trình phải ghi rõ: cách thực thế nào, có trị chơi gì, triển khai thế nào, hoạt động tương tác với nhãn hàng, cách thức thực công việc nhân sự chương trình Thời hạn hồn thành phần việc khác nhau: - Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? - Khi cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? - Khi phê chuẩn cần thực hiện? - Ngày tiến hành? - Ngày bắt đầu gửi giấy mời? - Tổ chức họp định kỳ với người tham gia tổ chức sự kiện để đảm bảo rằng công việc triển khai Nên sử dụng phương tiện tuyên truyền quảng bá kết hợp: phát cataloge, xây dụng phòng tham quan, triển lãm… sự tham gia quan thơng tin: truyền hình, báo chí Thống yêu cầu công việc, hạng mục thiết kế, trang trí, dàn dựng phục vụ sự kiện Trên sở thơng tin đó, lên hạng mục cơng việc, kế hoạch tổng quát, bảng ngân sách dự trù, thiết kế mặt bằng khu vực… cho khách hàng xem qua Để chạy chương trình tổ chức sự kiện cần nhiều nhân lực, cơng ty phải có kế hoạch nhân sự cụ thể cho người thuê nhân sự bên bạn cộng tác viên Nhưng nên giao cơng việc mang tính chất nhỏ, q trình làm việc phải có trưởng nhóm để tổng hợp lại thơng tin, người trưởng nhóm nên nhân viên cơng ty Nên xếp công việc người phù hợp với lực họ, tránh tình trạng người ôm đồm nhiều công việc làm không hết, cuối việc khơng đến đâu chậm tiến độ công việc Nên ý khoản thời gian như: thời gian tối thiểu gởi mail hàng loạt 48 trước sự kiện xảy - Thông cáo báo chí cho báo mạng: đến tuần 60 an - Thơng cáo báo chí cho báo giấy: đến tuần - Lập web: đến tuần - Poster, banrol: đến tuần - Tờ rời: tuần - Gởi thư: đến tuần - Print ad, tvc: đến tuần Để tránh áp lực thời gian: Làm bước một: xếp thứ tự công việc cần làm theo danh sách cụ thể chi tiết Làm cơng việc theo bước kiểm sốt chặt chẽ cơng việc thời gian để hồn thành cơng việc tiến độ, sau làm cơng việc tiếp theo Cách kiểm sốt mặt thời gian tiến độ công việc cách chặt chẽ Làm song song: việc làm song song ta làm song song lúc Thường cơng việc khơng liên quan đến ta xếp làm lúc để rút ngắn thời gian dàn dựng sân khấu viết thiệp mời Kết hợp hai phương án trên: giai đoạn cụ thể có việc cần thực lúc nhiên có giai đoạn quan trọng cần có sự chi tiết ti mỉ đầu tư nhiều thời gian công sức Phải lên bảng kế hoạch B, để đối phó việc bất ngờ xảy ra.Nếu khơng có kế hoạch dự phịng kế hoạch bị phá hủy chốc lát Lập kế hoạch công bố thông tin sớm đến quan báo chí giúp có thời gian để chuẩn bị đồng thời để khẳng định quyền chương trình Lên ngân sách để quảng bá cho sự kiện sớm mở nhiều hội với ngân sách cho phép book quảng cáo báo, tạp chí, radio, hay TV, sản xuất brouchure, poster, gửi mail trực tiếp… rằng có nhiều tùy chọn có việc quảng bá miễn phí nên hạn chế khổn kiểm sốt thời gian nội dung thông điệp Cần phải lên kế hoạch cho thư mời: thư mời có chuẩn thế nào, nội dung sao, hình thức thế nào, gởi vào thời gian nào, cho ai? Tất điều cần phải xem xét đưa duyệt với khách hàng Khi gởi kế hoạch 61 an cho khách hàng ngồi thời gian cơng việc cần làm cần kèm bảng chi phí (khơng cần q chi tiết) phải bao gồm hạn mục cần thiết cho chương trình bảng thiết kế sân khấu khung cảnh bên bên khu vực diễn chương trình cho khách xem thử, qua thấy sự chuyên nghiệp, quan tâm công ty chương trình khách hàng tạo cho họ sự thiện cảm Viết kịch cho chương trình nên bao gồm đầy đủ chi tiết thời gian, địa điểm, nhân sự, chi phí… kể chi tiết nhỏ nhặt Khi địa điểm tổ chức trời khơng xác định người tham gia, họ cơng chúng hiếu kì cần tính tốn kỹ lưỡng, dự tốn người tham dự có phương án dự phịng Trường hợp q tải phải có đội bảo vệ ổn định trật tự trường hợp tải, xếp chỗ khu vực diễn sự kiện Thậm chí sự kiện diễn ngồi trời mà ngày hơm trời mưa ta dự trù thêm địa điểm khác nhà.Lên danh sách công việc cho người thật chi tiết, bao gồm ai, làm gì, đâu, lúc nào, làm thế nào… nếu sự kiện tổ chức lớn có phận dự phịng  Bước 4: Triển khai công tác thực giám sát Công ty thực công việc quản lý giám sát Khi nhân sự phân công đảm nhiệm cơng việc, phải báo cáo tiến độ làm việc theo thời gian quy định tốt nên hỗ trợ trình làm việc để cơng việc tiến hành cách nhanh chóng.Để tiếp tục quản lý tốt ekip thuê ngồi cơng ty nên đặt điều lệ, hình phạt nên đưa vào hợp đồng tránh trường hợp du di, nhắc nhở cho qua Và cơng ty có ekip thực riêng sau số yêu cầu bước cơng ty chưa thực nên việc sai sót khơng tránh khỏi tham khảo luu ý công ty sự kiện Đức Anh để có nhìn tổng qt cho bước - Trong q trình triển khai cơng việc việc kí kết hợp đồng làm chương trình phải ghi hợp đồng rõ ràng, tránh dùng cụm từ chủ quan như: thỏa thuận, quyết định ngày sau dẫn 62 an đến nhiều lý giải khác dẫn đến xích mích, trường hợp xấu chương trình bị hủy kiện tụng hợp đồng Khi làm việc với giới nghệ sĩ nên cho họ biết trước nội dung chương trình để tránh hát hát không phù hợp với nội dung đối tượng khách hàng chương trình Đối với người dẫn chương trình phải tập dợt trước chương trình diễn ra, người dẫn chương trình phải nhận bảng lời dẫn trước vài ngày để người dẫn chương trình nghiên cứu tránh tình trạng đến lúc chương trình diễn người dẫn đọc nội dung chương trình, khó mà có cách cứu vớt chương trình người dẫn nói đằng mà nội dung chương trình nẻo - Khi làm việc với quan báo chí vấn đề PR cho chương trình, phải hiểu rõ nhu cầu tính chất công việc nhà báo, chủ bút ta thuhút giới truyền thông tốt Nếu làm việc với nhà báo trước hết ta gửi mail cho họ với nội dung mang tính chất giới thiệu diễn tả cách thức gây tò mò cho họ đồng thời thúc đẩy hành động Thời gian liên hệ với báo chí nên tránh vào buổi chiều thời điểm họ bận Khi xin giấy phép tổ chức họp báo: thời gian cấp giấy phép cho doanh nghiệp Việt Nam ngày, doanh nghiệp có ́u tố nước ngồi bảy ngày Đây điều doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần nắm rõ để tránh tình trạng họp bị trì hỗn Tốt xin giấy phép để chạy chương trình nên xin trước chương trình diễn khoảng tháng, ta bổ sung giấy tờ thay đổi nội dung để phù hợp theo yêu cầu Sở Vì giấy phép qút định chương trình diễn tiến bộ, bị hủy hay dời ngày diễn Trong tay ln có bảng doanh mục cơng việc cần làm để nắm bắt tình trạng cơng việc thời gian hồn tất để theo sát tiến công việc nhằm kịp thời điều chỉnh Về địa điểm tổ chức chương trình nên đến nơi tổ chức sự kiện đến ngày trước diễn sự kiện để kiểm tra công việc chuẩn bị 63 an Với lưu ý việc lập bảng quản lý tiến độ phân công công việc để tránh việc qn hay khơng biết thời gian nên làm việc gì, làm trước làm sau, xong chưa xong để hết tự nhắc nhỡ Quản lý chặt chẽ thời gian góp phần thuận lợi cho việc quản lý rủi ro xử lý tình  Bước 5: Tiến hành tổ chức Đây giai đoạn cực kỳ quan trọng, cho thấy sự chuyên nghiệp công ty tổ chức sự kiện, lên danh sách cơng việc phân cơng cách rõ ràng đưa tình xấu xảy để giải qút tình kịp thời chương trình diễn sn sẻ Trước diễn chương trình, bảo đảm rằng thứ tình trạng chuẩn bị cách tốt công ty Duy An nên chạy thử chương trình để đảm bảo rằng khơng có vấn đề phát sinh q trình chạy thử Những nhân viên phụ trách chương trình phải ln túc trực nơi diễn chương trình để theo dõi tiến độ công việc để kịp thời điều động nhân sự Về vấn đề thời gian, công tác chuẩn bị chương trình từ nhỏ đến lớn công ty thực chưa thực sự nghiêm túc nếu tiếp tục tình trạng ảnh hưởng khơng nhiều đến hình ảnh cơng ty Đối với dàn dựng sân khấu phải làm trước ngày phải kiểm tra xem hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu có đủ tiêu chuẩn cho chương trình diễn ra, để tránh tình trạng tiêu chuẩn sân khấu khơng đủ điều kiện gây ảnh hưởng xấu đến tính mạng nhân sự q trình chạy chương trình Bộ phận hậu cần phận kỹ thuật phải chuẩn bị vật dụng thay thế phòng gặp sự cố cho tất chương trình Nói chung chạy chương trình nhiều tình khơng lường trước xảy nên ta chuẩn bị chi tiết hạn chế phần rủi ro Lúc diễn chương trình, tay ln cầm chương trình chi tiết, ln theo sát tiến độ cơng việc chương trình, kiểm tra xem tình xấu xảy có nằm dự tính hay khơng phải bình tĩnh để giải quyết vấn đề 64 an Các trưởng nhóm phụ trách phận q trình chạy chương trình ln phải báo cáo tình hình cách liên tục cho người quản lý chương trình, để phận phối hợp ăn ý với Và tránh tình trạng rời bỏ vị trí đảm nhiệm, nếu rời bỏ vị trí cần phải có người thay thế thời gian vắng mặt Bên cạnh chuẩn bị sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh sự kiện bao gồm chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, nội dung phát biểu chủ yếu diễn văn, tiểu sử nhân vật quan trọng tham dự, bảng tóm tắt vấn đề trị vấn đề quan trọng khác, viết liên quan đến vấn đề  Bước 6: Kết Thúc đánh giá Sau lưu ý bước để công ty ứng dụng vào số chương trình thực để tồn quy trình chỉnh chu: Đối với tiệc chiêu đãi tri ân, bữa tiệc buffet, thời gian kết thúc không chuẩn với quỹ thời gian định sẵn kế hoạch người làm sự kiện phải khơn khéo lựa chọn thời điểm kết thúc phù hợp để vị khách mời cảm thấy hài lòng lưu giữ hình ảnh đẹp cơng ty Sau sự kiện viết thư cảm ơn người tham gia tổ chức sự kiện đại biểu quan trọng nhân viên Khi chương trình kết thúc lúc nhiều thứ phải dọn dẹp, bị hư hỏng q trình sử dụng Chính thế sau chương trình kết thúc nên có nhóm cơng tác hậu cần dọn dẹp lắp ráp lại vật dụng, thiết bị sử dụng cho chương trình bàn giao lại cho nhà cung cấp Chăm sóc khách hàng sau sự kiện bằng cách viết email cảm ơn khách hàng đến tham dự sự kiện kèm theo thông tin, hình ảnh sự kiện sản phẩm cách nhắc nhở khách hàng sự kiện, sản phẩm Đồng thời điều thể lòng biết ơn sự tôn trọng khách hàng Cập nhật thơng tin, hình ảnh lên website để khách hàng biết thêm chương trình, hoạt động công ty quảng bá thương hiệu doanh nghiệp sâu rộng Sau chương trình kết thúc tất phận phòng phải họp lại với nhau, đánh giá – nhận xét chương trình Những mặt chưa được, 65 an người phải góp ý thẳng thắn với nhau, để rút kinh nghiệm cho chương trình sau phải ghi thành văn để làm tư liệu đúc kết Tránh bỏ qua giai đoạn này, chương trình dồn dập cơng ty hay bỏ qua điều không nên.Tổ chức họp kiểm điểm với nhân viên viết báo cáo nhanh việc diễn chưa kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện tương lai 4.2.3 Giải pháp nhân lực: Thực đầy đủ tất bước quy trình tổ chức hay xây dựng lại quy trình tổ chức phù hợp để định hướng phát triển dịch vụ tổ chức sự kiện để mang lại lợi nhuận cho công ty việc cần thiết phải làm định người có lực uy tín để phụ trách tồn tổ chức sự kiện Người phải có khả quản lý chịu áp lực công việc cao, linh động nhanh nhẹn thích ứng với yếu tố xảy bất ngờ Thực sự kiện cần tính sáng tạo cao địi hỏi người có nhiệt hút với cơng việc Quan trọng họ lường phát sinh xảy đến chương trình để có kế hoạch giải qút mà gây ảnh hưởng, khơng làm gián đoạn chương trình.Hiện cơng ty cịn phụ thuộc nhiều ekip thực chương trình chưa có đủ nhân lực để thực Cơng ty gởi người q trình tham gia thực tô chức với êkip đơn vị cộng tác từ học hỏi thêm để tuyển chọn đội ngũ ekip tiềm cho công ty Về nhân lực hỗ trợ thực chương trình (đối với chương trình vừa nhỏ), cơng ty trung tâm đào tạo dạy học nên việc khai thác nhân lực có sẵn cách giải qút khơn ngoan tiết kiệm chi phí Hoặc liên kết với số trường đại học, trung tâm hỗ trợ sinh viên trường đại học cao đẳng thuê nhân sự sinh viên hỗ trợ việc thiết kế, dàn dựng sân khấu… Và nhờ tiềm kiếm cho cơng ty thêm nhân tố có khả tổ chức sự kiện để đào tạo tuyển thêm nhân sự cho ty Nguồn nhân lực thường rẻ lạirất động , nhuyệt huyết, sáng tạo, giảm chi phí phải trả cho nhân viên 66 an Khi có đội ngũ ekip vừa đủ công ty cần mạnh dạn tổ chức thêm nhiều chương trình lớn để thu hút khách hàng, phần để huấn luyện, thử sức thêm cho đội ngũ nhân viên từ đánh giá lực nhân Công ty quy mơ cịn nhỏ nên khơng thiết phải tuyển thêm nhân viên cần tuyển chọn cho cộng tác viên làm viêc hiệu nhuyết huyết với mức lương phù hợp theo sự kiện Cơng ty q trình hồn thiện thương hiệu mình, thực dịch vụ tổ chức biểu diên có chất lượng nhỏ chất để từ thương hiệu Duy An dần có chỗ đứng thị trường Xây dựng thương hiệu trình cần sự kiên nhẫn định.Sau chương trình cần xem xét, đánh kiểm điểm thử khuyết điểm tồn đọng từ rút kinh nghiệm để hồn thiện từ việc tổ chức đến bước quy trình tổ chức 67 an KẾT LUẬN Đã gọi quy trình địi hỏi sự xác cao, lộ trình yêu cầu mà người thực phải tuân theo Quy trình tổ chức biểu diễn việc hồn thiện làm cho sự kiện diễn thuận lợi hơn.Để thực chương trình event hồn chỉnh phải qua nhiều cơng việc tỉ mỉ nhỏ nhặt, cẩn thận bao nhiêu, tỉ mỉ thấy sự chuyên nghiệp nhiêu Hầu hết chương trình cơng ty thực kết hợp với đơn vị khác tổ chức chưa thực sự mang lại danh tiếng cho công ty Thường chương trình có thời gian chuẩn bị dài việc chờ đợi khách hàng hay cấp phê duyệt lâu dẫn đến tình trạng vội vàng, nước đến chân nhảy nên gây khó khăn nhiều tiến trình thực Cùng với tiềm ngành công nghiệp nhiều công ty cung ứng dịch vụ tổ chức biểu diễn đời làm tăng sự cạnh tranh thế cơng ty TNHH TMDV TCBD Duy Ancũng dần hoàn thiện nghiệp vụ tổ chức biểu diễn Công ty q trình hồn thiện phát triển thương hiệu nhằm tìm cho chỗ thị trường tổ chức sự kiện Bài viết mong muốn góp phần nhỏ để hồn thiện quy trình tổ chức cơng ty Hi vọng cơng ty có cải tiến tổ chức để tên tuổi uy tín ngày nhiều khách hàng muốn sử dụng dịch vụ biết đến 68 an TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Internet – Các tài liệu liên quan đên nội dung học tập [2] Lê Thị Mỹ Ngà – Bài giảng Kỹ tổ chức event [3] Lưu Văn Nghiêm: Tổ chức sự kiện – Đại học Kinh tế Quốc dân [4] T.S Nguyễn Thị Mỹ Thanh (chủ biên), T.S Sử Ngọc Diệp – Sách Quản trị tổ chức sự kiện lễ hội [5] T.S Lưu Kiếm Thanh (chủ biên): Sách kiến thức tổ chức sự kiện – Học Viện Hành Chính Quốc Gia [6] Vũ Minh Hạnh, Tạ Vũ Thục Oanh : Giáo trình “Tổ chức sự kiện”, Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM [7] Vương Thanh Long – Bài giảng Quy trình tổ chức sự kiện – Trường Đại học Văn Lang Tp.HCM 69 an S an K L 0 ... trạng quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện cơng ty TNHH TMDV TCBD Duy An 32 3.3.1 Đội ngũ nhân lực dùng cho tổ chức sự kiện: 32 3.3.2 Quy trình tổ chức sự kiện công ty Duy An. .. Kim Hồng v an TĨM TẮT Đề tài “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TNHH- TMDV- TCBD DUY AN? ?? nghiên cứu nhằm tìm hiểu rõ quy trình bán hàng công ty, hoạt động kinh doanh, đồng... ty Duy An 34 3.3.3 Đánh giá quy trình tổ chức sự kiện công ty Duy An 44 CHƯƠNG 4: KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY TNHH TMDV TCBD DUY AN .49 4.1 Dự báo