Giáo trình mô đun tin học văn phòng (nghề tin học ứng dụng trình độ trung cấp)

UBND TỈNH BẠC LIÊU TRƯỜNG CĐ KINH TẾ - KỸ THUẬT BẠC LIÊU GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGÀNH: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ- … ngày … tháng … năm …… Hiệu trưởng trường CĐ Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu Bạc Liêu - 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giảng nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Bài giảng biên soạn theo đạo Ban giám hiệu, nhằm nâng cao chất lượng giảng dạy Biên soạn theo thời gian nhằm đáp ứng kế hoạch đào tạo Tin học văn phịng mơ đun chun mơn bắt buộc chuyên ngành như: Tin học ứng dụng, Công nghệ phần mềm, Hành văn thư, Thư ký văn phòng, … Cấy trúc giảng gồm 02 bài: Soạn thảo văn với Microsoft Word, Bảng tính Microsoft Excel Xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo, Khoa Cơ – Luật – Nghiệp vụ đạo góp ý cho giảng Cảm ơn sâu sắc quý Thầy cô thuộc tổ chuyên môn Tin học tận tình phản biện, góp ý chun mơn cho giảng Mặc dù cố gắng biên soạn giảng đầy đủ nội dung theo chương trình trình bày trực quan, logic, dễ hiểu Nhưng chắn khơng tránh khỏi thiếu xót, mong thơng cảm mong tiếp tục nhận góp ý quý Thầy cô bạn học sinh, sinh viên Tác giả MỤC LỤC BÀI 1: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO .5 Giới thiệu: Mục tiêu bài: Nội dung chính: .5 1.1 Các thao tác nâng cao với Microsoft Word 1.1.1 Thao tác nhanh văn với phím tắt 1.1.2 Tách trang tài liệu để so sánh 1.1.3 Hiển thị đồng thời nhiều cửa sổ 1.1.4 Đánh dấu tài liệu 11 1.1.5 Hạn chế quyền định dạng chỉnh sửa tài liệu 12 1.1.6 Tạo mật bảo quản tài liệu 13 1.2 Định dạng văn nâng cao 14 1.2.1 Định dạng Font chữ cửa sổ Font 14 1.2.2 Định dạng đoạn văn cửa sổ Paragraph 16 1.2.3 Định dạng khung cửa sổ Borders and Shading 17 1.2.4 Đánh dấu đầu đoạn cửa sổ Bullet and Numbering 19 1.2.5 Tìm kiếm, thay cửa sổ Find and Replace 20 1.2.6 Thiết lập điểm dừng cửa sổ Tab 22 1.3 Thiết lập cấu trúc trang tái sử dụng nội dung 24 1.3.1 Thiết lập cấu trúc trang 24 1.3.2 Thiết lập Header and Footer cho tài liệu 26 1.4 Chèn định dạng hình minh họa – đồ họa cho tài liệu 28 1.4.1 Chèn định dạng hình ảnh vào tài liệu 28 1.4.2 Chèn định dạng đối tượng có sẵn, chữ nghệ thuật, lược đồ, chèn biểu tượng xây dựng sẵn (Shapes) .32 1.4.3 Chèn định dạng chữ nghệ thuật WordArt 33 1.4.4 Chèn định dạng hình ảnh SmartArt 35 1.4.5 Chèn định dạng hình ảnh từ thư viện Office (Online Pictures) .36 1.4.6 Chèn định dạng Text Box 37 1.4.7 Tạo bảng 38 BÀI TẬP THỰC HÀNH MS WORD 45 BÀI 2: SỬ DỤNG BẢNG TÍNH NÂNG CAO 57 Giới thiệu: 57 Mục tiêu bài: 57 Nội dung chính: .57 2.1 Nhập liệu tự động 57 2.2 Thao tác Cell 59 2.2.1 Các thao tác cell 59 2.2.2 Sao chép liệu cell hay nhiều cell 60 2.2.3 Merge /Split Cells 62 2.2.4 Ẩn/hiện dòng cột 62 2.3 Định dạng bảng tính nâng cao 62 2.3.1 Định dạng liệu có điều kiện 62 2.3.2 Thao tác nhiều cửa sổ Workbook .63 2.3.3 Các chế độ xem workbooks 63 2.3.4 Thao tác với công thức hàm 64 2.4 Sử dụng hỗn hợp hàm để giải toán nâng cao 64 2.4.1 Các hàm toán học 64 2.4.2 Các hàm thống kê 65 2.4.3 Các hàm xử lý chuỗi 65 2.4.4 Các hàm logic 65 2.4.5 Hàm tìm kiếm tham chiếu – Lookup & Reference Functions .65 2.5 Biểu diễn liệu 67 2.5.1 Tạo đồ thị dựa liệu bảng tính 67 2.5.2 Đánh giá liệu Sparklines .70 2.6 Sắp xếp lọc liệu 71 2.6.1 Lọc liệu 71 2.6.2 Sắp xếp liệu 72 BÀI TẬP THỰC HÀNH MS EXCEL 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO: 84 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Tin học văn phịng Mã mơn học/mơ đun: MĐ07 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun: chung - Vị trí: Mơ đun bố trí giảng dạy sau học sinh học xong mơn học - Tính chất: Là mơn học sở nghề bắt buộc chương trình đào tạo Trung cấp nghề Tin học ứng dụng công nghệ kỹ thuật phần mềm máy tính - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Cung cấp kiến thức quan trọng việc soạn thảo văn tính tốn, thống kê số liệu Giúp người học có kỹ phục vụ công việc liên quan máy tính văn phịng Mục tiêu mơn học/mơ đun: - Về kiến thức:  Trình bày khái niệm, số thao tác làm việc Microsoft Word;  Phân tích kiểu định dạng văn bản, tiện ích, cơng cụ như: chữ nghệ thuật Word Art, điểm dừng Tab, chia cột Column, chèn định dạng ảnh Picture, hộp văn , bảng biểu Table;  Trình bày khái niệm, số thao tác làm việc Microsoft Excel;  Phân tích hàm thơng dụng Excel - Về kỹ năng:  Nhập định dạng liệu theo yêu cầu;  Định dạng kiểu định dạng văn bản, tiện ích, công cụ như: chữ nghệ thuật Word Art, điểm dừng Tab, chia cột Column, chèn định dạng ảnh Picture, hộp văn , bảng biểu Table;  Định dạng bảng tính Excel nhanh yêu cầu;  Vận dụng hàm vào tính tốn tập thực tế cách linh hoạt xác;  Vẽ biểu đồ theo yêu cầu - Về lực tự chủ trách nhiệm:  Soạn văn xác trung thực số liệu;  Cẩn thận q trình nhập liệu Nội dung mơ đun: BÀI 1: XỬ LÝ VĂN BẢN NÂNG CAO Giới thiệu: Microsoft Word, biết đến với tên khác Winword, chương trình soạn thảo văn phổ biển công ty phần mềm tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn thô (text), hiệu ứng phông chữ, màu sắc, với hình ảnh đồ họa (graphics) nhiều hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) khác âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn thuận tiện Ngồi có cơng cụ kiểm tra tả, ngữ pháp nhiều ngơn ngữ khác để hỗ trợ người sử dụng Các phiên Word thường lưu tên tập tin với đuôi doc, hay docx phiên từ Word 2007 trở Hầu hết phiên Word mở tập tin văn thơ (.txt) làm việc với định dạng khác, chẳng hạn xử lý siêu văn (.html), thiết kế trang web Mục tiêu bài: - Trình bày loại định dạng văn thông dụng Microsoft Word; - Định dạng font chữ, đoạn văn theo yêu cầu; - Chèn hình minh họa – đồ họa cho tài liệu; - Thiết lập cấu trúc trang in ấn tài liệu; Nội dung chính: 1.1 Các thao tác nâng cao với Microsoft Word 1.1.1 Thao tác nhanh văn với phím tắt Phím tắt Tác dụng Ctrl+1 Giãn dịng đơn (1) Ctrl+2 Giãn dịng đơi (2) Ctrl+5 Giãn dòng 1,5 Ctrl+0 (zero) Tạo thêm độ giãn dòng đơn trước đoạn Ctrl+L Căn dòng trái Ctrl+R Căn dòng phải Ctrl+E Căn dòng Ctrl+J Căn dòng chữ dàn bên, thẳng lề Ctrl+N Tạo file Ctrl+O Mở file có Ctrl+S Lưu nội dung file Ctrl+P In ấn file Phím tắt Tác dụng F12 Lưu tài liệu với tên khác F7 Kiểm tra lỗi tả tiếng Anh Ctrl+X Cắt đoạn nội dung chọn (bôi đen) Ctrl+C Sao chép đoạn nội dung chọn Ctrl+V Dán tài liệu Ctrl+Z Bỏ qua lệnh vừa làm Ctrl+Y Khôi phục lệnh vừa bỏ (ngược lại với Ctrl+Z) Ctrl+Shift+S Tạo Style (heading) -> Dùng mục lục tự động Ctrl+Shift+F Thay đổi phông chữ Ctrl+Shift+P Thay đổi cỡ chữ Ctrl+D Mở hộp thoại định dạng font chữ Ctrl+B Bật/tắt chữ đậm Ctrl+I Bật/tắt chữ nghiêng Ctrl+U Bật/tắt chữ gạch chân đơn Ctrl+M Lùi đoạn văn vào tab (mặc định 1,27cm) Ctrl+Shift+M Lùi đoạn văn lề tab Ctrl+T Lùi dịng khơng phải dịng đầu đoạn văn vào tab Ctrl+Shift+T Lùi dịng khơng phải dịng đầu đoạn văn lề tab Ctrl+A Lựa chọn (bôi đen) tồn nội dung file Ctrl+F Tìm kiếm ký tự Ctrl+G Nhảy đến trang số (hoặc F5) Ctrl+H Tìm kiếm thay ký tự Ctrl+K Tạo liên kết (link) Phím tắt Tác dụng Ctrl+] Tăng cỡ chữ Ctrl+[ Giảm cỡ chữ Ctrl+W Đóng file Ctrl+Q Lùi đoạn văn sát lề (khi dùng tab) Ctrl+Shift+> Tăng cỡ chữ Ctrl+Shift+< Giảm cỡ chữ Ctrl+F2 Xem hình ảnh nội dung file trước in Alt+Shift+S Bật/Tắt phân chia cửa sổ Window Ctrl+enter Ngắt trang Ctrl+Home Về đầu file Ctrl+End Về cuối file Alt+Tab Chuyển đổi cửa sổ làm việc Start+D Chuyển hình Desktop Start+E Mở cửa sổ Internet Explore, My computer Ctrl+Alt+O Cửa sổ MS word dạng Outline Ctrl+Alt+N Cửa sổ MS word dạng Normal Ctrl+Alt+P Cửa sổ MS word dạng Print Layout Ctrl+Alt+L Đánh số ký tự tự động Ctrl+Alt+F Đánh ghi (Footnotes) chân trang Ctrl+Alt+D Đánh ghi dòng trỏ Ctrl+Alt+M Đánh thích (nền màu vàng) di chuyển chuột đến xuất thích F4 Lặp lại lệnh vừa làm Ctrl+Alt+1 Tạo heading Ctrl+Alt+2 Tạo heading Phím tắt Tác dụng Ctrl+Alt+3 Tạo heading Alt+F8 Mở hộp thoại Macro Ctrl+Shift++ Bật/Tắt đánh số (X2) Ctrl++ Bật/Tắt đánh số (H2O) Ctrl+Space (dấu Trở định dạng font chữ mặc định cách) Esc Bỏ qua hộp thoại Ctrl+Shift+A Chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa (với chữ tiếng Việt có dấu khơng nên chuyển) Alt+F10 Phóng to hình (Zoom) Alt+F5 Thu nhỏ hình Alt+Print Screen Chụp hình hộp thoại hiển thị hình Print Screen Chụp tồn hình hiển thị 1.1.2 Tách trang tài liệu để so sánh Khi bạn soạn thảo văn dài, hàng trăm trang, có phần bạn muốn so sánh nằm vị trí xa Ví dụ bạn muốn so sánh mở đầu kết luận tiểu luận để viết tốt Split Window Word giúp bạn giải - Tab View  group Window  Split Đặt chart worksbook Đặt chart workbook Hình 2.6.2 + Hoặc: R_Click đường bao đồ thị, chọn Move chart - Thay đổi kích thước đồ thị: đưa chuột vào đường bao đồ thị, kéo chuột di chuyển đến kích thước mong muốn - Sao chép đồ thị: chọn đồ thị  nhấn Ctrl-C, di chuyển đến nơi đặt nhấn Ctrl-V - Xóa đồ thị: chọn đồ thị  nhấn Delete - R_Click đồ thị  chọn Format Chart Area  chọn thành phần muốn hiệu chỉnh 2.5.2 Đánh giá liệu Sparklines Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị cỡ nhỏ (mini) ô (cell) Sparklines tập trung vào giá trị tối đa tối thiểu màu sắc khác để phân tích xu hướng liệu như: tiêu dùng, doanh thu…Ví dụ, ta có bảng liệu sau, dùng Sparklines để xem tỉ lệ lao động theo năm nhóm tuổi Tùy thuộc vào liệu mà ta chọn dạng Sparklines Column/Line/WinLoss Hình 2.6.3 a Cách thực hiện: - Bước 1: chọn dòng liệu muốn thống kê 70 Hình 2.6.4 - Bước 2: Vào INSERTSparklines chọn dạng, hình xuất Dịng liệu chọn Bước Chọn nơi đặt Sparklines Nhấn OK để hoàn tất Hình 2.6.5 b Hiệu chỉnh Sparklines Chọn chứa sparklines cần hiệu chỉnh, R_Click Sparklines Toolschọn nhóm cần hiệu chỉnh: - Sparkline: hiệu chỉnh vùng liệu hay vị trí đặt sparklines - Type: điều chỉnh dạng sparklines - Show: chọn cách hiển thị điểm sparklines - Style: chọn kiểu hiển thị cho loại sparklines màu sắc - Group: nhóm sparklines hay gỡ bỏ sparklines 2.6 Sắp xếp lọc liệu Sort (sắp xếp) Filter (lọc) tính cho phép thao tác liệu bảng tính thiết lập dựa tiêu chuẩn có 2.6.1 Lọc liệu - Click vào cột chọn cột có chứa liệu muốn lọc - Tab DataFilter, click vào mũi tên phía tiêu đề, có dạng hiển thị tương ứng kiểu liệu + Nếu cột liệu kiểu text, ta chọn Text Filters, chọn tùy chọn nhập liệu lọc tương ứng 71 Hình 2.6.6 ứng + Nếu cột liệu kiểu số, ta chọn Number Filter nhập liệu lọc tương Hình 2.6.7 + Nếu cột liệu kiểu ngày, ta chọn Date Filters, chọn tùy chọn liệu lọc tương ứng 2.6.2 Sắp xếp liệu - Để thực xếp theo chiều tăng dần hay giảm dần cột: + Đánh dấu ô muốn xếp + Click Sort & Filter tab Data 72 + Kích nút Sort Ascending (A-Z) hay Sort Descending (Z-A) - Tùy chỉnh xếp + Muốn xếp nhiều cột  Click Sort & Filter  Chọn cột muốn xếp (ưu tiên)  Chọn Add level  chọn cột muốn xếpOK Hình 2.6.8 73 BÀI TẬP THỰC HÀNH MS EXCEL BÀI TẬP Nội dung: Thực hành thao tác Sheet: Thêm, đổi tên sheet, copy & paste, điền liệu tự động, định dạng sheet Sử dụng địa tương đối, tuyệt đối Nhập bảng tính Sheet1, sau đổi tên Sheet thành GP Dùng Autofill để điền liệu tự động cho số thứ tự (STT) Tháng Dùng Format table để định dạng bảng Định dạng cột tổng bán hàng, chi phí bán lợi nhuận đơn vị tiền tệ $, có dấu phân cách hàng nghìn Nhập cơng thức cho ô lợi nhuận (E2) = Tổng bán hàng – Chi phí bán Sao chép cơng thức sang dòng lại Tạo thêm sheet khác kế sheet GP Đặt tên Comm Nhập liệu định dạng Sheet Comm mẫu sau (cột AI, dòng 110): Copy vùng liệu từ B1 đến C9 sheet GP vào ô A3 Sheet Comm chọn chế độ chép Transpose Khi đó, bảng tính Comm có dạng sau: 74 Tính tiền hoa hồng ô B9,B10 với tỉ lệ hoa hồng tương ứng B6, B7 Sau chép cơng thức B9,B10 sang cịn lại từ C9,C10  I9,I10 10 Tạo thêm sheet thứ có tên Sales Sao chép liệu Tháng Sheet GP sang sheet Sales đặt vị trí hình dưới: 11 Chọn ô B4 Sheet Sales, tạo liên kết liệu đến ô C2 sheet GP Sau chép cơng thức cho cịn lại cột B sheet Sales 12 Tính Tổng bán hàng cho tất tháng B12 Tính tỉ lệ cho tháng = tổng bán hàng tháng/giá trị ô B12 13 Trở lại Sheet GP, tạo liên kết liệu để lấy liệu từ cột C sheet Sales sang cột F sheet GP 75 BÀI TẬP Nội dung chính: thực hành sử dụng dạng địa định dạng liệu Lập công thức để điền giá trị cho cột thành tiền Lập cơng thức tính thuế cho tháng F4, chép công thức sang tháng 2, 3 Tính tổng tiền cho dịng tổng cộng 76 BÀI TẬP AVG Nội dung chính: sử dụng hàm IF, ROUND, MIN, MAX, Điểm trung bình (ĐIỂM TB) tính theo cơng thức: =(Điểm LT + Điểm TH *2) / Làm tròn số lẻ Kết quả: ĐIỂM TB>=5 đậu, ngược lại rớt Xếp loại sau: - Nếu < Điểm TB < Yếu - Nếu