Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 1

LỜI GIỚI THIỆU Trong thời đại ngày nay, thông tin là nhân tố thiết yếu hoạt động quản lí, là công cụ thiếu để lãnh đạo, điều hành và kiểm soát hoạt động nhà quản trị doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán là phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lí, với hệ thống thông tin chức khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh đảm bảo vận hành doanh nghiệp phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp Với mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng tốt yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu khoa học và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hạch toán kế toán doanh nghiệp, Hội đồng Khoa học - Đào tạo Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng đạo và giao nhiệm vụ cho Khoa Kế toán và tác giả biên soạn Giáo trình Hệ thống thơng tin kế toán Đây là tài liệu giảng dạy Học phần "Hệ thống thơng tin kế tốn" cho sinh viên chun ngành Kế toán Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Cuốn sách bổ ích cho sinh viên thuộc chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Tin học quản lí người có nhu cầu tìm hiểu, lựa chọn và sử dụng phần mềm kế tốn Trong giáo trình, tác giả tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể nhằm trang bị cho sinh viên hiểu biết toàn diện hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện tin học hóa kĩ cần thiết để khai thác, sử dụng phần mềm kế toán Giáo trình bao gồm kiến thức tảng mối quan hệ hệ thống thông tin kế tốn với hệ thống thơng tin chức khác doanh nghiệp; phương pháp xây dựng mã đối tượng kế tốn; kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn; tổ chức liệu quy trình luân chuyển, xử lí liệu và cung cấp thông tin kế toán điều kiện ứng dụng tin học Nội dung xuyên suốt toàn Giáo trình là hướng đến việc tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ đối tượng sử dụng thơng tin kế toán sở xác định rõ loại thơng tin kế tốn cần thiết cho ai, cho phận chức nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lí, báo cáo phân quyền truy cập, khai thác thơng tin cách nhanh chóng và chính xác tảng ứng dụng công nghệ thơng tin Kết cấu giáo trình bao gồm chương sau: Chương 1: Tổng quan hệ thống thơng tin kế tốn Chương 2: Tổ chức liệu hệ thống thơng tin kế tốn Chương 3: Xây dựng mã đối tượng kế toán Chương 4: Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn Chương 5: Tổ chức thơng tin chu trình doanh thu Chương 6: Tổ chức thơng tin chu trình cung ứng Chương 7: Tổ chức thơng tin chu trình chuyển đổi Chương 8: Tổ chức thông tin chu trình tài chính Giáo trình PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn chủ biên và biên soạn chương 1, 2, 3, và 8; TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh biên soạn chương 4, và sở tham khảo nhiều tài liệu và ngoài nước Các nội dung trình bày giáo trình lơgic, đảm bảo tính khoa học Mặc dù tác giả đầu tư nhiều thời gian và công sức, nhiên số nội dung trình bày cịn mẻ Việt Nam và biên soạn lần nên giáo trình cịn nhiều khiếm khuyết, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái sau hoàn chỉnh Xin trân trọng giới thiệu bạn đọc GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐHĐN Chương TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mỗi doanh nghiệp xem là hệ thống bao gồm nhiều hệ thống cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, tài chính, kế toán… Mỗi hệ thống này có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lí và đầu khác Để thực hoạt động quản lí tác nghiệp phận chức năng, toàn doanh nghiệp cần phải có hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin Hệ thống thông tin doanh nghiệp, quan trọng là hệ thống thơng tin kế tốn, đóng vai trị là cầu nối hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt mục tiêu hoạt động doanh nghiệp Việc nghiên cứu cụ thể hệ thống thông tin kế toán chương sau dựa cách tiếp cận hệ thống Vì vậy, chương này sẽ cung cấp cho người đọc nội dung sau: - Khái niệm, kết cấu, đặc trưng hệ thống nói chung và hệ thống thơng tin nói riêng - Khái quát doanh nghiệp và hệ thống chức doanh nghiệp - Giới thiệu hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp - Khái niệm, vai trị hệ thống thơng tin kế tốn mối quan hệ hệ thống thông tin kế tốn với hệ thống thơng tin khác - Các công cụ kĩ thuật để nghiên cứu và mô tả hệ thống Khái quát chung hệ thống 1.1 Khái niệm hệ thống Hệ thống là tập hợp phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại cách có quy luật để tạo thành chỉnh thể thống nhằm thực mục tiêu định Hoạt động người thường gắn liền với hệ thống Chẳng hạn, người có cảm giác là nhờ hệ thống thần kinh - tập hợp bao gồm thành phần não bộ, thần kinh cảm giác và tế bào cảm giác da hoạt động giúp cảm nhận nóng, lạnh, sợ hãi Chúng ta giao tiếp với thông qua hệ thống ngôn ngữ, bao gồm thành phần là từ ngữ, dấu hiệu thể ý nghĩa Có thể thấy, mn vàn hệ thống tồn xung quanh Từ hệ thống có kích thước nhỏ bé, chẳng hạn tế bào, thể sống, gia đình, doanh nghiệp hệ thống lớn hệ thống giao thông, hệ thống giáo dục, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế quốc gia, hệ thống thông tin liên lạc toàn giới, chí có hệ thống khổng lồ hệ Mặt Trời bao la Một số hệ thống có cấu trúc giản đơn có hệ thống phức tạp, có hệ thống người tạo và có hệ thống có nguồn gốc từ tự nhiên Mỗi hệ thống là chỉnh thể thống nhất, đối tượng tương đối trọn vẹn Nói đến hệ thống, cần phải xem xét hai điều kiện Thứ tập hợp phần tử hệ thống Thứ hai mối liên hệ lẫn phần tử Các phần tử hệ thống có tính độc lập tương đối, để hiểu chất hệ thống không xem xét phần tử bên hệ thống cách riêng lẻ, độc lập mà quan trọng là phải hiểu mối liên hệ tác động qua lại chúng Cần phân biệt hệ thống với tập hợp ngẫu nhiên yếu tố khơng có quan hệ tất yếu nào với Một đống củi bao gồm đầy đủ yếu tố cây, gồm rễ cây, thân cây, cành cây, là hệ thống Các mối liên hệ phần tử hệ thống biểu nhiều hình thái khác nhau: liên hệ mặt học, sinh học, lượng, thông tin 1.2 Kết cấu hệ thống Để hiểu hệ thống cần phải nghiên cứu kết cấu Kết cấu hệ thống là cách thức cấu tạo nên hệ thống, phản ánh xếp phần tử và quan hệ chúng theo trật tự định Xem xét kết cấu hệ thống là tìm hiểu nội dung, chất phần tử và mối quan hệ chúng xét không gian và thời gian định Kết cấu hệ thống tồn cách khách quan Nhờ có kết cấu xác định mà hệ thống có ổn định để đảm bảo trạng thái cân nội tại thời điểm Khi mối liên hệ phần tử số phần tử hệ thống thay đổi đến mức độ định kết cấu hệ thống sẽ thay đổi Trong thực tế, phần tử hệ thống thường có nhiều mặt, nhiều thuộc tính khác Không phải tất mặt, thuộc tính này tham gia tác động và có mối liên hệ với phần tử khác hệ thống Vì vậy, chất hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm mặt, thuộc tính phần tử tham gia tác động lẫn Khi số lượng thuộc tính phần tử tham gia tác động lẫn càng lớn kết cấu hệ thống càng phức tạp Cùng số phần tử tác động lẫn cách thức khác lại tạo nên hệ thống khác Ví dụ, gia đình có ba người: vợ (A), chồng (B), (C) Trong gia đình, ba người đối xử với theo quan hệ A là vợ B và là mẹ C; B là chồng A và là bố C; C là A và B Trong trường hợp ba người làm nhà máy, đó, B là giám đốc cịn A và C cơng nhân quan hệ B với A và C lại là quan hệ lãnh đạo Rõ ràng, ba người thuộc hệ thống khác, là hệ thống tổ chức nhà máy Như vậy, khái niệm kết cấu phản ánh hình thức xếp phần tử và tính chất tác động lẫn phần tử Nhờ có kết cấu mà hiểu đặc tính hệ thống nói chung khơng giống với tổng số đặc tính phần tử tạo thành 1.3 Các đặc trưng bản hệ thống Mỗi hệ thống có phần tử cấu thành, có mục tiêu, phương thức hoạt động và phối hợp phần tử nhằm đạt mục tiêu đề Hệ thống tiếp nhận yếu tố đầu vào, xử lí theo phương thức xác định và kết xuất kết đầu biểu diễn Hình 1.1 Mục tiêu Mơi trường Đầu vào Đầu Xử lí Giao diện Hình 1.1: Các đặc trưng hệ thống Một hệ thống hoàn chỉnh sẽ bao gồm đặc trưng sau: - Mục tiêu hệ thống: Là lí để tồn hệ thống, là trạng thái, kết hệ thống mong đợi dự định đạt tới trình hoạt động hệ thống Mỗi hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hướng hệ thống và mục tiêu riêng phần tử, phân hệ hệ thống Giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng có thống khơng thống Tính có mục tiêu là đặc trưng hệ thống phức tạp Mục tiêu hệ thống thay đổi giai đoạn định - Hoạt động xử lí hệ thống: Là toàn hoạt động bên hệ thống, thể tương tác qua lại phần tử hệ thống với nhằm tác động đến đầu vào để chuyển hóa thành đầu - Đầu vào: Là toàn từ mơi trường tham gia vào hệ thống, hay nói cách khác đầu vào tác động mà hệ thống nhận từ môi trường - Đầu ra: Là sản phẩm hệ thống đưa trở lại mơi trường Đó là kết trình hoạt động hệ thống phản ứng trở lại từ hệ thống đến môi trường Tập hợp đầu vào và đầu hệ thống gọi là tương tác hệ thống với môi trường Có thể có nhiều loại tương tác khác nhằm trao đổi lượng, vật chất hay trao đổi thông tin - Môi trường: Là hoàn cảnh mà hệ thống hoạt động Để đạt mục tiêu, hệ thống tương tác với môi trường chúng Đó là thực thể tồn bên ngoài hệ thống lại có quan hệ, tác động lên hệ thống và chịu tác động hệ thống - Giao diện: Hay gọi là đường biên, là điểm tiếp xúc hệ thống với môi trường ranh giới chung hai hay nhiều hệ thống để phân định phạm vi chúng - Phản hồi: Là cách thức cung cấp thông tin ngược trở lại cho hệ thống để so sánh kết đầu với kết mong muốn Điều này giúp cho hệ thống tự điều chỉnh hoạt động 1.4 Phân loại hệ thống Tùy thuộc vào tiêu thức phân loại khác phân chia hệ thống thành loại sau đây: Theo mức độ quan hệ tương tác với mơi trường - Hệ thống mở: Hệ thống có tương tác với môi trường, nhận đầu vào từ môi trường và có đầu đến mơi trường Trong hệ thống mở, tương tác với môi trường thường không nhận biết cách đầy đủ khơng kiểm sốt toàn - Hệ thống đóng: Hệ thống lập, có tương tác thành phần hệ thống, khơng có giao tiếp với mơi trường bên ngoài và môi trường không tác động vào q trình xử lí hệ thống Hệ thống đóng tồn lí thuyết, thường sử dụng để mô nghiên cứu hệ thống Trên thực tế, hệ thống nào có tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách thức khác - Hệ thống liên kết đóng: Hệ thống có tương tác với mơi trường thơng qua giao thức định trước và kiểm sốt (tính liên kết) Tuy nhiên, hệ thống vận hành mơi trường khơng thể can thiệp vào vận hành hệ thống (tính đóng) Theo mức độ phức tạp - Hệ thống giản đơn: Hệ thống có ít phần tử cấu thành và phần tử có ít thuộc tính tác động lẫn - Hệ thống phức tạp: Hệ thống có số lượng phần tử cấu thành lớn, phần tử có nhiều thuộc tính và quan hệ thuộc tính đan xen phức tạp Theo mức độ phản ứng với tác động môi trường - Hệ thống phản xạ đơn: Hệ thống có vài cách phản ứng định theo quy luật trước tác động môi trường - Hệ thống phản xạ phức tạp: Các phản ứng hệ thống tác động môi trường là không lường hết và không theo quy luật định Theo phân cấp phần tử thuộc hệ thống Cách phân loại này tồn hệ thống có cấu gồm nhiều cấp khác nhau, có cấp (cha) và hay nhiều cấp (con) - Hệ thống cha: Là hệ thống cấu thành phần tử là hệ thống nhỏ hơn, gọi là hệ thống - Hệ thống con: Hệ thống có đầy đủ tính chất hệ thống Các hệ thống có phương thức hoạt động và mục tiêu khác vận hành để đạt mục tiêu hệ thống cha Cơ thể người chẳng hạn, có hệ thống là hệ hơ hấp, hệ tuần hoàn, hệ vận động , động có hệ thống gồm hệ thống đốt nhiên liệu, hệ thống điện, hệ thống truyền động Việc tương tác lẫn hệ thống hệ thống cha thường phổ biến Theo mức độ biến đổi theo thời gian - Hệ thống động: Hệ thống có trạng thái biến đổi theo thời gian - Hệ thống tĩnh: Hệ thống có trạng thái khơng biến đổi theo thời gian đối Việc phân chia hệ thống thành động và tĩnh hoàn toàn mang tính tương Theo khả định hướng đến mục tiêu cho trước - Hệ thống điều khiển được: Là hệ thống mà trạng thái hành vi định hướng tới mục tiêu cho trước Sự định hướng này thực tác động điều khiển có ý thức người (hệ thống bị điều khiển) có chế điều khiển tồn khách quan bên hệ thống (hệ thống tự điều khiển) - Hệ thống không điều khiển được: Là hệ thống định hướng trạng thái hành vi tới mục tiêu cho trước Theo khả tự điều chỉnh - Hệ thống tự điều chỉnh: Là hệ thống có khả tự thích nghi với biến đổi môi trường nhờ chế nội hệ thống để giữ cho trạng thái ln ổn định phạm vi cho phép - Hệ thống không tự điều chỉnh: Cơ chế nội hệ thống khơng có khả làm cho hệ thống tự thích nghi với biến đổi môi trường 1.5 Doanh nghiệp các hệ thống doanh nghiệp Mơi trường Văn hóa Xã hội Môi trường Kinh tế Ngân hàng Chủ sở hữu Nhà cung cấp Khách hàng HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP Nhân lực Nguyên liệu Cơ sở vật chất Vốn Dữ liệu Công chúng Nhà nước Công đoàn Môi trường Luật pháp Sản phẩm Dịch vụ Thông tin Đối thủ cạnh tranh Mơi trường Chính trị Hình 1.2: Các đặc trưng hệ thống doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp xem là hệ thống Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tiếp nhận và xử lí cách tối ưu yếu tố đầu vào vốn, nguyên nhiên vật liệu, nhân lực, nhà xưởng, máy móc thiết bị, cơng nghệ, liệu… Sản phẩm và dịch vụ đầu tiêu thụ thị trường Hoạt động doanh nghiệp tách rời môi trường sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp có mối quan hệ với nhiều thực thể khác kinh tế chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, ngân hàng, quan quản lí Nhà nước, tổ chức công đoàn, công chúng… Trong thời đại tồn cầu hóa, mơi trường hoạt động doanh nghiệp cịn bao gồm mơi trường kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội và luật pháp khơng đất nước mà phạm vi toàn cầu Để thành cơng, doanh nghiệp phải thường xuyên thu thập và tiếp nhận thông tin phản hồi từ thị trường để điều chỉnh chiến lược và chính sách kinh doanh cho phù hợp Trong giai đoạn hoạt động định, doanh nghiệp xác định mục tiêu cụ thể khác nhau, nhiên mục tiêu cuối là tối đa hóa giá trị doanh nghiệp Nhằm thực q trình chuyển hóa yếu tố đầu vào thành sản phẩm, dịch vụ đầu ra, doanh nghiệp tổ chức thành nhiều phận, phận thực chức khác Các chức doanh nghiệp thường là marketing, cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, chăm sóc khách hàng, quản trị nguồn nhân lực, kĩ thuật, nghiên cứu - phát triển, tài chính, kế toán… cụ thể sau: - Marketing: Là chức quản lí hoạt động nhằm phát và biến sức mua người tiêu dùng thành nhu cầu thực sản phẩm cụ thể Trên sở nhận biết nhu cầu, doanh nghiệp tổ chức cung ứng, sản xuất vận chuyển sản phẩm đến khách hàng cách tối ưu Triết lí marketing đại là “bán thị trường cần khơng phải bán có sẵn” Muốn vậy, hoạt động doanh nghiệp phải xuất phát từ lợi ích người mua, hiểu biết yêu cầu thị trường và chiến lược hoạt động đối thủ cạnh tranh - Cung ứng: Là chức đảm bảo nguồn nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho hoạt động doanh nghiệp Chức cung ứng bao gồm hoạt động xác định nhu cầu vật liệu; lập kế hoạch cung ứng; tìm kiếm và xây dựng quan hệ tin cậy lâu dài với nhà cung cấp; đặt hàng và kí kết hợp đồng; đàm phán giá và phương thức toán; vận chuyển; bảo quản; xếp dỡ; kiểm nghiệm và tiếp nhận vật tư, hàng hóa nhập kho; bảo quản vật tư hàng hóa để sẵn sàng xuất kho phục vụ cho nhu cầu phận… Yêu cầu đặt hoạt động cung ứng là phải đảm bảo kịp thời, đầy đủ vật tư, hàng hóa cho hoạt động sản xuất, tiêu thụ và quản lí đồng thời không phép tồn kho nhiều gây ứ đọng vốn, lãng phí mặt và công sức bảo quản… - Sản xuất: Là chức tổ chức trình sử dụng nguyên vật liệu, lao động và máy móc thiết bị doanh nghiệp nhằm tạo sản phẩm phục vụ nhu cầu khách hàng Những định liên quan đến chức này thường bao gồm vấn đề chính như: sản xuất gì? sản xuất nào? sản xuất cho ai? làm nào để hạ thấp giá thành sản phẩm thông qua việc tối ưu hóa q trình sử dụng và khai thác nguồn lực? - Tiêu thụ: Là chức thực việc phân phối sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ đến tay người tiêu dùng Chức tiêu thụ doanh nghiệp bao gồm xây dựng kế hoạch tiêu thụ, tìm kiếm và mở rộng thị trường, lựa chọn phương thức tiêu thụ hợp lí loại mặt hàng, xây dựng kênh phân phối, tạo dựng quan hệ với khách hàng, quản lí giá bán và chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ… - Quản trị nhân lực: Là chức liên quan đến việc tổ chức, xếp nhân lực nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp Chức này bao gồm hoạt động xác định nhu cầu nhân lực ngắn hạn và dài hạn, tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, đãi ngộ, khuyến khích, động viên người lao động nhằm nâng cao hiệu hoạt động và tăng suất lao động Thực tốt chức quản trị nguồn nhân lực sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện cho người lao động doanh nghiệp tuân thủ quy định và chính sách kinh doanh, thực tốt nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm, đóng góp sáng kiến nhằm đạt mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp… - Nghiên cứu phát triển: Là hoạt động doanh nghiệp nhằm mục đích phát triển sản phẩm và quy trình cải tiến sản phẩm và quy trình Hoạt động nghiên cứu và phát triển là động lực quan trọng thúc đẩy tăng trưởng tương lai Đặc biệt, môi trường cạnh tranh gay gắt nay, hoạt động nghiên cứu phát triển ngày càng đóng vai trị tảng cho thành cơng lâu dài và bền vững doanh nghiệp - Tài chính: Là chức huy động đầy đủ, kịp thời nguồn vốn và sử dụng có hiệu vốn huy động nhằm tối đa hóa giá trị doanh nghiệp Chức tài chính là phải xác định phương thức huy động vốn tối ưu điều kiện cụ thể, đồng thời định việc đầu tư, sử dụng nguồn vốn huy động cho có hiệu - Kế tốn: Có chức thu thập, xử lí và cung cấp thơng tin tình hình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, bao gồm thông tin tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, lãi (lỗ) doanh nghiệp… Thông tin cung cấp dạng thơng tin tổng hợp (báo cáo tài chính) và thơng tin chi tiết (báo cáo kế tốn quản trị) Những thơng tin này cấp quản lí doanh nghiệp đối tượng bên ngoài sử dụng để định liên quan đến việc đầu tư, cho 10 tiến hành sau nghiệp vụ xảy Các hoạt động và thủ tục kế toán giúp phát sai sót gian lận thường bao gồm thực kiểm tốn nội bộ, kiểm tra định kì, thiết kế chứng từ, sổ kế tốn cách khoa học, có chế giám sát thường xuyên và thực thủ tục nghiệp vụ kế toán đối chiếu sổ chi tiết và sổ phận kế toán chi tiết và phận kế toán tổng hợp; đối chiếu sổ chi tiết ngân hàng với kê ngân hàng; đối chiếu sổ chi tiết hàng tồn kho với thẻ kho thủ kho; hoạt động kiểm kê tài sản định kì đột xuất… - Kiểm sốt sửa sai: Là q trình kiểm sốt sai sót và gian lận phát nhằm sửa chữa và hạn chế đến mức thấp ảnh hưởng tiêu cực sai sót và gian lận này Thơng thường kiểm sốt phát ln kèm theo kiểm soát sửa sai 2.2.2 Phân loại kiểm soát theo phạm vi Theo phạm vi kiểm soát, kiểm soát chung (kiểm soát tổng quát) là kiểm soát gắn liền với tất hoạt động liên quan đến hệ thống thơng tin kế tốn và tài sản doanh nghiệp, kiểm soát ứng dụng (kiểm soát giao dịch) liên quan đến hoạt động xử lí thông tin ứng dụng cụ thể - Kiểm soát chung: Bao gồm tất chính sách, thủ tục thiết kế có hiệu lực toàn hệ thống, ảnh hưởng đến tất chu trình kế tốn và tất hệ thống ứng dụng chu trình kế tốn Kiểm sốt chung hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm nội dung lập kế hoạch an ninh cho hệ thống, phân chia trách nhiệm việc thực chức hệ thống, kiểm soát truy cập hệ thống, kiểm soát lưu trữ liệu, kiểm soát truyền liệu - Kiểm soát ứng dụng: Là chính sách, biện pháp thực việc kiểm soát ứng dụng cụ thể, ví dụ hệ thống thu tiền, hệ thống quản lí hàng tồn kho Nội dung kiểm soát ứng dụng sẽ trình bày phần kiểm sốt chu trình cụ thể chương sau Kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn mơi trường xử lí máy 3.1 Đặc điểm việc xử lí máy tính đến hoạt động kiểm soát Hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện tin học hóa có nhiều đặc điểm khác với hệ thống thủ cơng Những đặc điểm này có ảnh hưởng đến cơng tác kiểm soát sau: - Dữ liệu được tự động chuyển đến hệ thống thơng tin kế tốn từ nhiều phận chức năng: Trong hệ thống kế toán thủ công, nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải lập đầy đủ chứng từ để sở kế tốn thực kiểm tra, sau tiếp tục xử lí và lưu trữ Trong điều kiện tin học hóa, đặc biệt trường hợp hệ 92 thống thơng tin nối mạng toàn doanh nghiệp, có nhiều liệu phận chức khác nhập và xử lí, sau chuyển vào sở liệu kế tốn cách tự động thơng qua hệ thống mạng máy tính để kế toán tiếp tục theo dõi, hạch toán Trong trường hợp vậy, phận kế toán thực kiểm tra không không nhập lại chứng từ này Điều này cho phép tiết kiệm nhiều thời gian, công sức và đảm bảo cung cấp thông tin cách kịp thời, nhanh chóng nhiên tiềm ẩn nhiều rủi ro Bất kì sai sót có hiệu chỉnh liệu từ phận chức khâu trước làm ảnh hưởng đến chất lượng thơng tin kế tốn Do vậy, địi hỏi kế tốn cần phải tăng cường kiểm sốt liệu đầu vào cập nhật từ phận khác Bên cạnh đó, thân hệ thống thơng tin kế tốn có nhiều nghiệp vụ phần mềm kế tốn tự động xử lí theo chương trình lập trước tự động kết chuyển, khấu hao, phân bổ, điều chỉnh, tính lương Đây xem là đầu vào hệ thống thơng tin kế tốn và phải kiểm sốt chặt chẽ Trong hạch tốn thủ cơng, việc kiểm sốt thực khâu q trình tính toán, lập bảng phân bổ lập chứng từ ghi sổ để kết chuyển kế tốn viên có liên quan Một hạch tốn tự động, việc kiểm soát nghiệp vụ này cần phải thực cách nghiêm ngặt, thông qua việc thiết kế và xây dựng thủ tục kiểm sốt phần mềm phân cơng cho kế toán viên phần hành kiểm soát thủ cơng - Dấu vết kiểm tốn: Trong điều kiện hạch tốn thủ cơng, dấu vết kiểm tốn phải lưu giữ đầy đủ hệ thống chứng từ, sổ kế toán Kế toán phải thực việc chỉnh sửa sai sót theo qui định nghiêm ngặt nhằm lưu lại dấu vết kiểm toán Trong trường hợp xử lí máy tính, toàn dấu vết kiểm tốn thường khơng lưu lại, lưu giữ thời gian ngắn dạng đọc máy tính Do đó, hệ thống ứng dụng phức tạp xử lí khối lượng lớn nghiệp vụ, dấu vết kiểm tốn khơng lưu giữ đầy đủ sẽ gây khó khăn việc kiểm tra, phát kịp thời sai sót, gian lận Một hệ thống thơng tin kế toán thiết kế tốt phải cho phép lưu lại tất dấu vết kiểm toán thời gian dài để xác định chính xác thời gian liệu chỉnh sửa cá nhân cụ thể - Đọc liệu thông tin: Đối với trường hợp hạch tốn thủ cơng, liệu và thông tin viết giấy ngôn ngữ người đọc và hiểu Trong mơi trường tin học hóa, liệu lưu trữ tập tin Do vậy, thiếu máy tính và phần mềm thích hợp người khơng thể đọc liệu và thông tin hệ thống máy tính, đường truyền phần mềm bị cố khơng thể đọc thơng tin này, chí 93 số trường hợp nghiêm trọng có khả kiểm sốt hệ thống thơng tin kế toán Xuất phát từ lí trên, yêu cầu đặt là phải in giấy toàn hệ thống sổ và báo cáo kế toán để lưu trữ giống trường hợp hạch toán thủ cơng Tuy nhiên, doanh nghiệp có quy mơ lớn khơng thể in hết tất liệu và thông tin toàn hệ thống, mà in sổ kế toán quan trọng vào số thời điểm cụ thể, thường là cuối kì hạch tốn - Xét duyệt phê chuẩn việc thực nghiệp vụ: Trong hệ thống máy tính, số nghiệp vụ thực tự động và không lưu lại phê duyệt chứng từ Trong trường hợp này, nhà quản lí ngầm định phê duyệt thiết kế chương trình phần mềm Do đó, thiết kế hệ thống hay lựa chọn phần mềm, cần lưu ý đến biện pháp, thủ tục cho phép xét duyệt nghiệp vụ phần mềm - Nhập liệu lần, liệu được cập nhật vào nhiều tập tin: Đây là đặc điểm khác biệt điều kiện hạch toán máy tính và có ảnh hưởng lớn đến tính tin cậy thơng tin kế tốn Nếu hạch tốn thủ công, việc ghi chép, xử lí độc lập kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết sẽ cho phép đối chiếu số liệu tài khoản tổng hợp và sổ chi tiết (thông qua việc lập bảng tổng hợp chi tiết) Trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán, nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần nhập vào máy lần là tất tập tin liên quan đến nghiệp vụ (bao gồm tập tin sử dụng để hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết ) cập nhật Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian q trình nhập liệu nhiên có rủi ro lớn là việc nhập liệu bị sai tất tập tin liên quan sẽ bị sai và cân đối số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết, khơng cho phép đối chiếu số liệu hạch tốn tổng hợp và hạch toán chi tiết để phát sai sót - Xử lí tự động bằng chương trình: Trong hệ thống thủ cơng phát sai sót q trình xử lí, chương trình máy tính thực xử lí hàng loạt nghiệp vụ loại theo cách thức nên có khiếm khuyết chương trình lỗi phần cứng làm cho kết bị sai lệch cách có hệ thống Vì có ít tham gia người trình xử lí, thơng tin khơng xác thường khó bị phát Do vậy, trường hợp chương trình xử lí phân tích, thiết kế và lập trình khơng chính xác khơng lường hết tình phát sinh thơng tin tạo sẽ không đáng tin cậy - Các thủ tục kiểm soát được lập trình sẵn: Trong điều kiện xử lí tự động phần mềm, thủ tục kiểm sốt thường lập trình sẵn Nếu 94 thủ tục kiểm soát này thiết kế và lập trình tốt, sẽ giúp ngăn chặn và phát sai sót hiệu Các thủ tục này dựa việc kiểm tra tính logic tính hợp lí nghiệp vụ - Khả truy cập, phá hủy hệ thống liệu cao: Trong hệ thống xử lí trực tuyến, khả bị sửa đổi, đánh cắp, phá hủy liệu và chương trình thường cao Việc truy cập, phá hủy hệ thống và liệu thiếu sót q trình phát triển, trì vận hành hệ thống gian lận để tìm cách truy cập trái phép, đánh cắp thông tin và sửa đổi liệu mà khơng để lại chứng hay dấu vết nhận thấy Kiểm soát truy cập bất hợp pháp và phân quyền truy cập liệu cách khoa học hệ thống thơng tin kế tốn là nội dung quan trọng công tác tổ chức kế tốn điều kiện tin học hóa Nếu liệu và chương trình lưu trữ đĩa từ, băng từ lưu trữ địa điểm, ví dụ máy chủ sẽ dễ bị lấy cắp, phá hủy, sửa đổi chép Ngoài hệ thống máy tính, băng từ, đĩa từ là thiết bị nhạy cảm với môi trường nên dễ bị phá hủy hư hỏng sử dụng Điều này dẫn đến việc hỏng liệu làm cho hệ thống ngừng hoạt động 3.2 Các rủi ro gian lận môi trường xử lí máy tính 3.2.1 Rủi ro - Rủi ro xử lí thơng tin: Là rủi ro liên quan đến việc ghi nhận, xử lí liệu và lập báo cáo Gồm loại sau đây: + Đầu vào: Ghi nhận liệu sai, không chính xác, không đầy đủ và không hợp lệ + Xử lí: Dữ liệu xử lí bị sai phân loại sai, tính tốn sai chương trình xử lí khơng xác + Kết quả: Các báo cáo không kịp thời, đầy đủ, chính xác báo cáo chuyển không đến người nhận - Rủi ro liên quan đến hệ thống: gồm rủi ro liên quan đến việc xây dựng, bảo dưỡng và sử dụng hệ thống, bao gồm: + Rủi ro liên quan đến quy trình phát triển hệ thống: Hệ thống phát triển khơng quy trình (phân tích, thiết kế, thực hiện, bảo dưỡng hệ thống), không đáp ứng nhu cầu người sử dụng + Rủi ro liên quan đến nhân sự: Nhân viên thiếu lực, thiếu kiến thức dẫn đến ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống + Rủi ro liên quan đến thiết bị: Sự hư hỏng máy tính, phần cứng 95 + Rủi ro liên quan đến liệu hệ thống: Hệ thống, liệu bị phá hủy phá hoại, vơ tình sử dụng khơng kĩ thuật bị thâm nhập để lấy cắp thông tin chỉnh sửa số liệu Ngoài liệu cịn bị máy hư hỏng thiết bị lưu trữ bị đánh cắp 3.2.2 Gian lận Để thiết kế thủ tục kiểm soát cách hiệu quả, ngoài đánh giá rủi ro, cần phải xác định cách thức kĩ thuật thường sử dụng để thực gian lận Cả trường hợp kế toán thủ cơng hay kế tốn máy, gian lận thể ba dạng: ăn cắp tài sản, tiêu thụ tài sản và che dấu hành vi gian lận cách làm giả mạo chứng từ, sổ kế toán báo cáo kế toán Trong môi trường xử lí máy, ngoài trường hợp gian lận thường gặp môi trường xử lí tay, gian lận liên quan đến việc sử dụng kĩ thuật đặc thù điều kiện xử lí máy sau: Các gian lận liên quan đến tập tin chương trình ứng dụng: Các gian lận thuộc loại này bao gồm trường hợp sau: - Cố tình cập nhật sai liệu - Cài đặt chương trình bất hợp pháp vào máy tính để thực hành vi gian lận, ví dụ cho phép nhập khống nhân viên để ăn cắp tiền lương; cho phép làm tròn số để chuyển nhiều tiền nhỏ đến địa nào (các tiền này tích lũy lâu dài trở thành số tiền lớn)… Trường hợp máy nối mạng kẻ gian cài chương trình từ máy trạm để lấy cắp phá hủy liệu nhiều máy hệ thống Các gian lận liên quan đến hệ thống: Các gian lận hệ thống thực với mục đích thâm nhập bất hợp pháp vào hệ thống cách sau: - Đóng giả người sử dụng hợp pháp hệ thống để đưa yêu cầu cho thành viên khác hệ thống Ví dụ, yêu cầu gửi đến thành viên hệ thống dạng thông báo, nhận thông báo cho là hợp lệ này, thành viên hệ thống sẽ thực yêu cầu nhận - Cài đặt thiết bị đặc biệt vào đường truyền để chặn thông tin truyền hệ thống đến người sử dụng, đồng thời thực việc sửa đổi thay thông tin 3.3 Nội dung kiểm soát chung hệ thống thơng tin kế toán Quy trình xử lí thơng tin kế tốn hệ thống kế tốn máy có đặc thù riêng nên việc kiểm sốt có nhiều khác biệt so với kiểm sốt hệ thống thơng tin thủ cơng Bên cạnh thủ tục kiểm sốt áp dụng kiểm 96 soát hệ thống kế tốn thủ cơng, phần này sẽ trình bày hoạt động kiểm sốt chung hệ thống thơng tin kế toán máy gồm nội dung chủ yếu sau: 3.3.1 Xác lập kế hoạch an ninh Trong trình hoạt động, doanh nghiệp phải đối mặt với hàng loạt rủi ro và an toàn tài sản, việc đảm bảo an ninh cho tài sản doanh nghiệp là quan trọng Tài sản doanh nghiệp cần phải bảo vệ không là tài sản vật chất tiền bạc, máy móc thiết bị, vật tư, hàng hóa… mà bao gồm tài sản phi vật chất là liệu, thông tin minh họa Hình 4.3 Trong điều kiện việc ứng dụng cơng nghệ thông tin trở nên phổ biến, tài sản là máy tính, hệ thống chương trình và mạng máy tính ngày càng trở nên quan trọng Hình 4.3: Các tài sản doanh nghiệp cần được bảo vệ Chính vậy, việc đảm bảo an ninh cho tài sản này cần trọng hết Bảo vệ an ninh cho tài sản này chính là bảo vệ an ninh cho hệ thống thơng tin nói chung và hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng doanh nghiệp Để làm điều cần xác lập kế hoạch an ninh phù hợp bao gồm việc 97 xác định thông tin cần cung cấp, cung cấp cho và vào thời gian nào Từ đó, xác định rủi ro, gian lận hệ thống thông tin và lựa chọn phương thức bảo đảm an ninh cho hệ thống hiệu Kế hoạch an ninh cần cấp lãnh đạo doanh nghiệp xác lập sau tuyên truyền triển khai rộng rãi đến toàn thể nhân viên đồng thời thường xuyên thực việc giám sát kế hoạch an ninh lập nhằm đảm bảo an toàn cho hệ thống 3.3.2 Phân chia trách nhiệm chức hệ thống Trong mơi trường kế tốn máy, mối quan hệ chức hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ, đặc biệt tích hợp chức ngày cao Khi có thủ tục trước thực cá nhân, phận riêng biệt hệ thống thông tin máy nhiều lại kết hợp chức cá nhân Chính thế, nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm càng phải tăng cường, theo phận chức định cần tổ chức độc lập với Trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin doanh nghiệp cần trọng phân chia trách nhiệm phận (1) phát triển hệ thống, (2) vận hành hệ thống, (3) hỗ trợ kĩ thuật và (4) quản trị sở liệu minh họa Hình 4.4 Các phận chức hệ thống thơng tin kế tốn Bộ phận phát triển hệ thống Phân tích và thiết kế hệ thống Lập trình Bộ phận hỗ trợ kĩ thuật Triển khai Bộ phận quản trị sở liệu Nhập liệu Xử lí liệu Bộ phận vận hành hệ thống Lưu trữ liệu Hình 4.4: Tổ chức độc lập hệ thống thông tin 98 Cung cấp thông tin Có thể thấy phận phát triển hệ thống liên quan đến việc phân tích, thiết kế, lập trình, cung cấp tài liệu và triển khai ứng dụng cho phận sử dụng Bộ phận vận hành hệ thống (trong trường hợp này là phận kế toán) chịu trách nhiệm cập nhật, xử lí liệu và cung cấp thông tin, đảm bảo liệu xử lí, kiểm sốt theo quy trình nghiệp vụ và chịu trách nhiệm hoàn toàn tính chính xác liệu và thông tin Trong thân phận kế toán, kế toán viên phụ trách phần hành phải phân công trách nhiệm cụ thể, người phép tiếp cận với liệu và thông tin liên quan đến phần cơng việc Hai chức phát triển và vận hành hệ thống phải tách biệt độc lập Nếu cá nhân có hiểu biết chi tiết chương trình và liệu nhau, có hội tiếp cận và chỉnh sửa chúng, họ thay đổi chương trình xử lí liệu không quyền, điều này ẩn chứa rủi ro lớn thân hệ thống thông tin kế tốn doanh nghiệp Vì vậy, lập trình viên và nhà phân tích hệ thống không phép tiếp cận liệu kế toán, nhân viên kế tốn khơng tiếp cận và chỉnh sửa chương trình xử lí Ngoài ra, để hệ thống vận hành thơng suốt cần có hỗ trợ phận kĩ thuật quản trị mạng hay bảo trì hệ thống phần cứng Bộ phận này không phép tiếp cận với chương trình xử lí tài liệu kế tốn 3.3.3 Kiểm soát dự án phát triển hệ thống Việc phát triển hệ thống thơng tin nói chung và hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng quan trọng từ hình thành dự án phát triển hệ thống Bất kì sai sót, thiếu thận trọng, thiếu kế hoạch và thiếu tầm nhìn việc phát triển hệ thống sẽ gây khó khăn việc ứng dụng hệ thống sau, làm tăng chi phí vận hành, giảm tính hữu hiệu hiệu việc áp dụng hệ thống tương lai Trên quan điểm “Làm từ đầu”, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chặt chẽ dự án phát triển hệ thống thủ tục kiểm soát như: + Xây dựng kế hoạch chiến lược việc ứng dụng công nghệ thông tin dài hạn kế hoạch phát triển dự án cụ thể ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn + Phân tích cụ thể thực trạng hệ thống thông tin kế tốn để có giải pháp kế thừa nhằm tối ưu nguồn lực sẵn có để đảm bảo tính hiệu dự án + Giám sát và đánh giá định kì việc thực dự án phát triển hệ thống để dự án thực tiến độ và chi phí dự kiến 99 + Xây dựng tiêu thức để đo lường hoạt động hệ thống và thực việc đo lường này để xác định tính hữu hiệu và hiệu hệ thống 3.3.4 Kiểm sốt thâm nhập mặt vật lí Việc thâm nhập bất hợp pháp máy tính hay trang thiết bị phần cứng khác để ăn cắp, thay linh kiện máy tính làm tổn hại vật chất cho doanh nghiệp và làm cho hệ thống kế tốn doanh nghiệp khơng thể vận hành theo thiết kế Để hạn chế nguy thiết bị máy tính, hay bị tiết lộ và phá hoại thơng tin việc kiểm sốt truy cập vật chất vào hệ thống máy tính doanh nghiệp là cần thiết Tùy theo điều kiện cụ thể, doanh nghiệp áp dụng biện pháp kiểm soát để hạn chế thâm nhập bất hợp pháp mặt vật lí hệ thống máy tính sau: + Bố trí hệ thống thiết bị máy tính nơi có khóa an toàn, có người bảo vệ + Có hệ thống an ninh nhằm hạn chế vào khu vực thiết bị, cho phép người có trách nhiệm tiếp cận + Có hệ thống thiết bị giám sát và cảnh báo khu vực thiết bị hệ thống camera, báo động có xâm nhập ngoài làm việc + Huấn luyện nhân viên việc sử dụng, vận hành và phịng chống virus máy tính + Thường xuyên nâng cao ý thức cảnh giác nhân viên việc bảo vệ an ninh máy tính và sử dụng mạng máy tính 3.3.5 Kiểm soát truy cập hệ thống Kiểm soát truy cập hệ thống là giới hạn quyền truy cập vào hệ thống người sử dụng Đó là việc ngăn chặn truy cập tất liệu và thông tin người không phép và giới hạn truy cập người phép liệu, thông tin định Nói cách khác, người sử dụng phép truy cập đến hệ thống, liệu, thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phân quyền Các biện pháp áp dụng để kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: - Phân quyền truy cập và sử dụng hệ thống: Việc phân quyền thực thông qua việc xác định rõ ràng tên người dùng, chức hay nhiệm vụ phép sử dụng hay truy cập 100 - Sử dụng mật để xác nhận người sử dụng: Mỗi nhân viên sẽ cấp tên truy cập với mật họ và hệ thống cho phép truy cập nhập mật đăng kí Để ngăn ngừa việc đoán mật khẩu, doanh nghiệp cài đặt phần mềm khóa thiết bị sau lần thử mật không - Sử dụng mật mã và phân quyền truy cập tập tin: Ngoài hệ thống mật khẩu, doanh nghiệp cịn sử dụng mật mã để mã hóa mật liệu tập tin Các quyền truy cập liệu tập tin gồm đọc, ghi thêm, sửa, xóa quy định cụ thể cho chức năng, công việc, cá nhân cụ thể Ví dụ, kế tốn trưởng có quyền truy cập tất chức kế toán và thực tất quyền có, cịn nhân viên kế tốn truy cập vào chức phụ trách để đọc, ghi, sửa và in liệu chi tiết… - Khóa bàn phím: Khi máy tính khơng giám sát, kĩ thuật tự động khóa bàn phím làm cho điều khiển máy tính không hoạt động Như sẽ ngăn chặn truy cập người sử dụng rời khỏi máy tính vô tình chưa khỏi hệ thống - Sử dụng hộp lưu: Để lưu trữ toàn thông tin liên quan đến việc truy cập vào hệ thống Hộp lưu chính là nhật kí truy cập, phản ánh thời gian, mã người truy cập, loại yêu cầu hay phương thức tác động vào liệu Đây là để truy tìm truy cập bất hợp pháp vào hệ thống 3.3.6 Kiểm soát lưu trữ liệu Kiểm soát lưu trữ liệu bao gồm việc kiểm soát thiết bị lưu trữ liệu và kiểm sốt lưu dự phịng liệu Các biện pháp kiểm soát thường áp dụng bao gồm: - Đối với thiết bị lưu trữ đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa nén, đĩa CD hay băng từ: cần dán nhãn, đặt tên đĩa, phân loại, xếp theo thời gian và bảo quản nơi an toàn, tránh để bị hư hỏng hay cắp Sau khoảng thời gian định cần thực việc thay đĩa lưu trữ này (do tuổi thọ đĩa là có giới hạn), đồng thời thực việc hủy đĩa lưu trữ không sử dụng để ngăn ngừa việc lộ thông tin doanh nghiệp bên ngoài - Đối với việc lưu dự phòng liệu: Việc lưu liệu là cần thiết để tránh mát liệu, nhiên doanh nghiệp cần phải kiểm soát chặt chẽ việc lưu này Cụ thể, doanh nghiệp cần đưa quy định kiểm sốt lưu liệu nêu rõ phương pháp, thời gian lưu, quy trình thực lưu, đồng thời phải xác định rõ trách nhiệm phận, cá nhân trình 101 thực lưu liệu Tùy theo phương thức xử lí liệu doanh nghiệp là xử lí theo lô, xử lí theo thời gian thực hay hạch tốn trực tuyến mà doanh nghiệp có phương pháp lưu cho phù hợp Việc lưu liệu thực tự động thơng qua phần mềm backup liệu thực chép thủ cơng 3.3.7 Kiểm sốt truyền tải liệu Việc truyền tải liệu tiềm ẩn nhiều rủi ro làm liệu bị mất, bị phá hủy, sửa đổi, thay chuyển đến đối tượng khơng phép Chính doanh nghiệp phải coi trọng việc kiểm sốt q trình truyền liệu cách biện pháp như: mã hóa liệu, thường xuyên thực kiểm tra đường truyền, sử dụng phần mềm ngăn chặn thâm nhập đường truyền liệu doanh nghiệp 3.3.8 Các kế hoạch phục hồi xây dựng lại liệu Mặc dù doanh nghiệp áp dụng nhiều biện pháp bảo vệ liệu thảm họa bất ngờ cháy nổ, lũ lụt hư hỏng bất ngờ phần cứng làm liệu sẽ bị Việc phục hồi và xây dựng liệu bị đơi là sống cịn cơng ti Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch ngăn ngừa và phục hồi liệu việc thực lưu dự phòng liệu Đối với liệu đặc biệt quan trọng cần cất giữ nơi an toàn, ngoài phạm vi doanh nghiệp càng tốt Đồng thời, doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm ứng dụng cho phép phục hồi nhanh liệu 3.4 Nội dung kiểm soát ứng dụng hệ thống thơng tin kế toán Kiểm sốt ứng dụng là kiểm sốt có liên quan trực tiếp đến hệ thống xử lí nghiệp vụ chu trình kinh doanh riêng lẻ Mục đích toàn diện kiểm soát ứng dụng là giúp đảm bảo tất giao dịch hợp lệ ghi nhận, phân cấp, xử lí và báo cáo chính xác Như vậy, kiểm soát ứng dụng là chính sách, thủ tục thực liên quan đến chu trình, phần hành ứng dụng cụ thể Nội dung cụ thể kiểm sốt ứng dụng chu trình sẽ trình bày cụ thể chương sau Trong phần sau trình bày khái quát thủ tục kiểm sốt ứng dụng áp dụng chung cho tất chu trình Các thủ tục kiểm sốt chu trình khác gồm ba nội dung, là kiểm sốt đầu vào, kiểm sốt q trình xử lí và kiểm sốt đầu Hình 4.5 102 Kiểm sốt đầu vào Nguồn liệu Nhập liệu Kiểm sốt xử lí Hiệu chỉnh Xử lí liệu máy tính Kiểm sốt đầu Thơng tin đầu Người dùng Hình 4.5: Kiểm sốt ứng dụng hệ thống thơng tin kế tốn 3.4.1 Kiểm soát đầu vào Kiểm soát đầu vào liên quan đến kiểm soát nguồn liệu đầu vào và kiểm sốt q trình nhập liệu Kiểm sốt nguồn liệu đầu vào là việc kiểm tra chứng từ bao gồm kiểm tra nội dung (sự chính xác số liệu, phê chuẩn hợp lí nghiệp vụ chính từ) và kiểm tra hình thức (có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa số liệu hay khơng, có đầy đủ yếu tố chứng từ hay không ) Đối với doanh nghiệp thực việc tích hợp nhiều chức phận khác hệ thống thông tin, nguồn liệu đầu vào kế tốn đơi là kết xuất chuyển đến từ phận chức khác Khi đó, việc kiểm sốt nguồn liệu đầu vào hệ thống kế toán chính là kiểm sốt liệu đầu hệ thống thơng tin khác Kiểm sốt q trình nhập liệu nhằm bảo đảm việc nhập liệu là chính xác và đầy đủ Nhập liệu đầu vào là công việc đặc biệt quan trọng hệ thống thông tin máy tính trực tuyến lẽ lỗi liệu đầu vào nhanh chóng lan rộng hệ thống và gây khó khăn việc ngăn chặn sau thực nhập liệu Ví dụ, cập nhật sai số lượng lớn hàng X hóa đơn bán hàng doanh nghiệp dẫn đến số lượng hàng X sổ sách giảm xuống mức tồn kho tối thiểu Nếu trình tự mua hàng tự động thiết lập, tình trạng này dẫn đến chuẩn bị thủ tục mua hàng, số lượng hàng X cịn nhiều kho Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập kiểm soát nhập liệu đầu vào để đảm bảo sai sót xác định để ngăn chặn và chỉnh sửa thời điểm nhập liệu Các thủ tục kiểm sốt q trình nhập liệu thường áp dụng gồm: 103 - Thực và kiểm tra việc đánh số liên tục chứng từ gốc để hạn chế việc nhập trùng hay bỏ sót chứng từ - Định dạng liệu: quy định trước liệu theo kiểu số, kiểu ngày tháng hay kiểu chữ Sau liệu nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ tự động chuyển kiểu định dạng theo mẫu định sẵn - Kiểm tra chính xác liệu nhập vào kĩ thuật như: kiểm tra vùng liệu (dữ liệu nhập kiểu khai báo là số hay kí tự); kiểm tra tính hợp lí (ví dụ kiểm tra ngày bán hàng phải trước ngày nhập liệu); kiểm tra tính có thực (kiểm tra mã khách hàng, mã vật tư nhập khai báo hệ thống); kiểm tra giới hạn liệu (ví dụ số lượng hàng xuất không vượt số tồn kho tại, ghi nhận nợ phải thu khách hàng không vượt hạn mức tín dụng) - Cài đặt phần mềm thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi Sau sửa lỗi (nếu có) cho phép thực lại kĩ thuật kiểm tra để bảo đảm chính xác việc nhập liệu (đề phịng trường hợp có thêm sai sót q trình chỉnh sửa) 3.4.2 Kiểm sốt xử lí Kiểm sốt q trình xử lí nghiệp vụ thực để đảm bảo chính xác thông tin kế tốn q trình xử lí Các biện pháp áp dụng để kiểm sốt q trình xử lí liệu hệ thống kế toán máy bao gồm: - Hệ thống phải có chức báo cáo yếu tố bất thường trình xử lí báo hàng tồn kho âm, tiền mặt tồn quỹ âm - Đối chiếu tổng hợp và chi tiết: Hệ thống phải có chức tự động đối chiếu nhằm phát cân đối số liệu tổng hợp và chi tiết, thực liên kết liệu toàn chu trình, liệu thơng tin phải đồng bộ, xuyên suốt qua tất khâu, phận - Đối chiếu liệu kế toán với liệu bên ngoài đơn vị đối chiếu công nợ phải thu với khách hàng, công nợ với nhà cung cấp, đối chiếu với bảng kê ngân hàng 3.4.3 Kiểm soát đầu Các đầu cung cấp hệ thống thông tin kế toán phải đáng tin cậy và cần cung cấp đến người nhận Việc kiểm soát đầu sẽ bao gồm thủ tục sau: - Xem xét kết xuất nhằm bảo đảm nội dung và hình thức thơng tin cung cấp phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin 104 - Quy định cụ thể cá nhân, phận chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và trung thực thông tin sau nhận thông tin, báo cáo - Kiểm sốt q trình chuyển thơng tin đến người sử dụng, bảo đảm an toàn cho thông tin doanh nghiệp Đặc biệt truyền thông tin hệ thống mạng máy tính cần có giải pháp an toàn hệ thống mạng - Kiểm soát việc phân quyền truy cập thông tin cho cá nhân, phận khác - Quy định việc hủy liệu, thông tin bí mật sau tạo kết xuất giấy in CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Nêu chất và cần thiết hoạt động kiểm sốt nói chung và kiểm sốt kế tốn nói riêng doanh nghiệp Trình bày mối quan hệ yếu tố hệ thống kiểm sốt Nêu ví dụ Vì nói nhận diện đầy đủ và chính xác rủi ro là điều kiện quan trọng để xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu doanh nghiệp Trình bày nguy liệu và an toàn thơng tin kế tốn Nêu số ví dụ thường gặp Trình bày cách phân loại kiểm soát Nêu hoạt động và thủ tục kế toán giúp ngăn chặn và kịp thời phát sai sót, gian lận điều kiện hạch toán máy vi tính Nêu đặc điểm việc xử lí máy tính có ảnh hưởng đến hoạt động kiểm sốt hệ thống thơng tin kế tốn Trình bày rủi ro và gian lận thường gặp xử lí liệu và thơng tin ứng dụng máy vi tính Trình bày nội dung liên quan đến kiểm soát chung hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng máy vi tính Vì nói kiểm sốt nguồn liệu đầu vào hệ thống thông tin kế toán chính là kiểm soát liệu đầu hệ thống thông tin khác doanh nghiệp? 10 Nêu rủi ro sai sót gian lận trình nhập liệu vào sở liệu kế tốn Trình bày thủ tục kiểm sốt q trình nhập liệu 105 TÀI LIỆU THAM KHẢO Barry E Cushing, Accounting Information Systems and Business Organizations, Addison – Wesley Publishing Company, 1982 Joseph W Wilkinson and Michael J Cerullo, Accounting Information System, John Wiley & Sons, Inc., 1997 Nguyễn Thế Hưng, Hệ thống thơng tin kế tốn (Lí thuyết, tập giải), Nhà xuất Thống kê, 2006 Robert N Anthony và Vijay Govindarajan, Management Control System, McGraw-Hill Irwin, 2001 Stephen A Moscove, Mark G Simkin và Nancy, A Bagranoff, Core Concepts of Accounting Information System, John Wiley & Son, Inc 1999 Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Thống kê, 2004 Trần Thị Song Minh, Giáo trình Kế toán máy, Nhà xuất Thống kê, 2000 Trần Thị Song Minh, Giáo trình Kế toán máy, Nhà xuất Lao động – Xã hội, 2005 Thiều Thị Tâm, Nguyễn Việt Hưng, Phạm Quang Huy, Hệ thống thơng tin kế tốn, Nhà xuất Thống kê, 2008 10 Ulric J Gelinas, Jr., Steve G Sutton, Accounting Information System, South –Western, 2002 106 ... tiêu đề MIS Hệ thống thông tin bán hàng Hệ thống thông tin sản xuất AIS Hệ thống thông tin nhân Hệ thống thơng tin tài Hình 1. 11: Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thông tin khác... SOTIEN TKNO TKCO PT 12 2 09/ 01/ nn 25.000.000 11 1 11 2 223 223 10 / 01/ nn 10 / 01/ nn 50.000.000 5.000.000 13 1 13 1 511 333 099 099 10 / 01/ nn 10 / 01/ nn 35.000.000 3.500.000 15 2 13 3 3 31 3 31 HĐ HĐ … PN PN …... 099 10 / 01/ nn 10 / 01/ nn 10 / 01/ nn 10 / 01/ nn 10 / 01/ nn 13 897 23098 17 093 45876 12 670 12 0 450 2.500 15 250 10 0.000 15 .500 2.300 450.000 14 .10 0 KHO_ 01 KHO_ 01 KHO_ 01 KHO_ 01 KHO_ 01 KHO 073 073 073 073 12 / 01/ nn