MOÄT SOÁ KHAÙI NIEÄM CÔ BAÛN TRONG THOÁNG KEÂ ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN LẬP HỒ SƠ NGHỀ VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẠC LIÊU TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ – KỸ THUẬT GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: LẬP HỒ SƠ NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-KTKT ngày tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu) Năm 2020 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Làm tốt công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan nội dung quan trọng, thiếu công tác văn thư quan, tổ chức Trong chương trình đào tạo trình độ trung cấp nghề "văn thư Hành " Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu, mô đun "Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan" nhằm trang bị kiến thức rèn luyện cho sinh viên kỹ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, giúp sinh viên sau trường đáp ứng u cầu nhiệm vụ cơng tác Giáo trình "Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan" phù hợp với mục tiêu đào tạo nghề hành văn thư trình độ trung cấp Giáo trình dùng công tác giảng dạy học tập giảng viên sinh viên Trường Cao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Bạc Liêu Nội dung giáo trình gồm cụ thể sau: Bài mở đầu Những vấn đề chung lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Bài Lập danh mục hồ sơ Bài Lập hồ sơ giấy Bài Lập hồ sơ điện tử Bài Nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hy vọng giáo trình tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo bổ ích cho giáo viên, sinh viên Nhà trường Mặc dù có nhiều cố gắng, chắn giáo trình cịn nhiều hạn chế, mong nhận ý kiến đóng góp q thầy, bạn đọc để giáo trình hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Bạc Liêu, tháng năm 2021 Chủ biên Phạm Mạnh Cƣờng GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: Lập hồ sơ Mã mô đun: MĐ17 Thời gian thực mô đun: 45 giờ; (Lý thuyết: 15 giờ; Thực hành: 28 giờ; Kiểm tra: giờ) Vị trí, tính chất ý nghĩa vai trị mơ đun - Vị trí: mơ đun thuốc khối mơn học, mơ đun chun mơn bắt buộc chương trình đào tạo nghề Văn thư hành trình độ trung cấp - Tính chất: mơ đun chun mơn bắt buộc, bảo đảm tính trọn vẹn, tính tích hợp nghiệp vụ lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Ý nghĩa vai trò mô đun: mô đun cung cấp kiến thức chuyên môn giúp người học rèn kỹ nghiệp vụ lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; nội dung quan trọng, thiếu công tác văn thư quan, tổ chức Mục tiêu mô đun: Sau học xong mơ đun người học có khả năng: - Kiến thức: chức Trình bày khái niệm, yêu cầu việc lập hồ sơ quan, tổ Nêu loại hồ sơ, vai trò trách nhiệm việc lập hồ sơ quan, tổ chức Trình bày nội dung quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Kỹ năng: Thực bước quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Phối hợp lập danh mục hồ sơ, hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan thuộc phạm vi nhiệm vụ công việc đảm trách - Rèn luyện tính cẩn thận, tỷ mỷ, xác chịu trách nhiệm hồ sơ thuộc phạm vi nhiệm vụ công việc phân công phụ trách Nội dung môn học/mô đun: Bài mở đầu NHỮNG VẦN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mục tiêu: Sau học xong mở đầu, người học có khả năng:: - Nêu yêu cầu việc lập hồ sơ quan, tổ chức; phân biệt loại hồ sơ quan, tổ chức; trình bày trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan; - Nâng cao ý thức trách nhiệm chủ động lập hồ sơ nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan phạm vi nhiệm vụ, công việc đảm trách Nội dung: Khái niệm phân loại hồ sơ 1.1 Khái niệm hồ sơ “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Mỗi hồ sơ nhiều tập, tập đơn vị bảo quản đơn vị thống kê tài liệu, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Ví dụ: - Tập tài liệu công tác tuyển sinh năm 2021 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu - Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác năm 2021 UBND tỉnh Bạc Liêu Tài liệu văn pháp quy mặt nghiệp vụ định gồm văn pháp quy quy định, hướng dẫn giải thích pháp luật, chế độ, sách dùng để làm ban hành văn quan, đơn vị Ví dụ: Tập văn Chính phủ Bộ Nội vụ chế độ tuyển dụng công chức, viên chức từ 2015 đến 2020 Tài liệu văn thư văn bản, tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Ví dụ: tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu công văn 1.2 Phân loại hồ sơ Có nhiều hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc hàng ngày, phản ánh nhiều nội dung khác nhau, gọi hồ sơ hành Có ba loại hồ sơ hành bản, phổ biến quan, tổ chức, hồ sơ cơng việc, hồ sơ ngun tắc hồ sơ nhân 1.2.1.“Hồ sơ công việc” tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan kể từ việc bắt đầu đến kết thúc Ví dụ: Hồ sơ hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết; hồ sơ giải tranh chấp; hồ sơ quản lý thực đề án, hồ sơ trả lời vấn đề nghiệp vụ 1.2.2.“Hồ sơ nguyên tắc” tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc quan, tổ chức, cá nhân Ví dụ: Tập văn quy phạm pháp luật quy định chế độ cơng tác phí cho cán bộ, công chức; tập văn chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức; hướng dẫn nghiệp vụ tài kế tốn… 1.2.3 “Hồ sơ nhân sự” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể Ví dụ: hồ sơ đảng viên; hồ sơ cán bộ, công chức viên chức; hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh Ví trí, tác dụng việc lập hồ sơ 2.1 Vị trí việc lập hồ sơ - Lập hồ sơ công việc cần thiết cho khâu quản lý tra tìm văn bản, tạo nguồn thơng tin để nghiên cứu giải công việc trước mắt sử dụng lâu dài sau Ví dụ: Khi ta lập hồ sơ tuyển sinh năm 2009, trước mắt giúp cho theo dõi, giải vấn đề cần thiết Nhưng sau cần thiết giúp cho ta biết thơng tin như: tình hình tổ chức tuyển sinh, kết tuyển sinh - Lập hồ sơ khâu cuối cơng tác văn thư, mắt xích nối liền cơng tác văn thư công tác lưu trữ 2.2 Tác dụng việc lập hồ sơ a) Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải cơng việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu cần, nhanh chóng tìm văn b) Đối với quan, lập hồ sơ nhằm quản lý tồn cơng việc quan, quản lý chặt chẽ tài liệu c) Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ Yêu cầu chung việc lập hồ sơ - Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức Nghĩa quan đơn vị, cá nhân lập hồ sơ văn bản, tài liệu công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ theo dõi, giải - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Nghĩa văn hồ sơ phải phản ánh đầy đủ, trọn vẹn vấn, việc; không để lẫn lộn văn bản, tài liệu nhiều vấn đề, việc hồ sơ ngược lại không để văn bản, tài liệu vấn đề, việc phân tán nhiều hồ sơ khác Ví dụ: Hồ sơ nhà số X, đường , phường Trong hồ sơ gồm văn bản, tài liệu liên quan nhà số X, như: khảo sát thực tế, sơ đồ, vẽ, giấy phép xây dựng… ) Như cần thông tin nhà số X ta nhanh chóng tìm hồ sơ - Văn hồ sơ phải bảo đảm giá trị pháp lý phải đủ thể thức Văn đưa vào hồ sơ phải có chọn lọc phù hợp với hình thành hồ sơ thực tế giải công việc Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan 4.1 Trách nhiệm ngƣời đứng đầu quan, tổ chức Người đứng đầu quan, tổ chức phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu quan, tổ chức; đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan 4.2 Trách nhiệm ngƣời đứng đầu phận hành a) Tham mưu cho người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức 4.3 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, tổ chức a) Người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan b) Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan c) Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan d) Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu đ) Cán bộ, công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức Câu hỏi: chức Câu Nêu khái niệm, yêu cầu chung việc lập hồ sơ quan, tổ Câu Phân biệt loại hồ sơ quan, tổ chức Câu Trình bày ví trí, tác dụng việc lập hồ sơ Câu Trình bày vai trị trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan ... trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Phối hợp lập danh mục hồ sơ, hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ. .. cầu việc lập hồ sơ quan, tổ Nêu loại hồ sơ, vai trò trách nhiệm việc lập hồ sơ quan, tổ chức Trình bày nội dung quy trình lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ (hồ sơ giấy hồ sơ điện tử) nộp hồ sơ vào... Nội dung giáo trình gồm cụ thể sau: Bài mở đầu Những vấn đề chung lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Bài Lập danh mục hồ sơ Bài Lập hồ sơ giấy Bài Lập hồ sơ điện tử Bài Nộp hồ sơ vào lưu