THƯ VIỆN PHÁP LUẬT TÊN ĐƠN VỊ Mã hiệu QT ISO 03 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Lần ban hành Ngày ban hành / / SỞ NỘI VỤ TỈNH GIA LAI QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ QT ISO 03 Trách nhiệm Soạn thảo Kiểm[.]
Mã hiệu: QT.ISO.03 TÊN ĐƠN VỊ …… SỞ NỘI VỤ TỈNH GIA LAI Lần ban hành: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỢ Ngày ban hành: ./ / QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ QT.ISO.03 Trách nhiệm Họ tên Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt Phạm Ngọc Sơn Đỗ Duy Nhật Võ Quốc Hùng Thư ký Ban ISO Chánh Văn phòng Trưởng Ban ISO Chữ ký Chức vụ SỞ NỘI VỤ Mã hiệu: QT.ISO.03 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỢ Ngày ban hành: MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT NỘI DUNG BIỂU MẪU HỒ SƠ CẦN LƯU 17/11/2020 SỞ NỘI VỤ Mã hiệu: QT.ISO.03 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỢ Ngày ban hành: 17/11/2020 SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung Trang / Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi SỞ NỘI VỤ Mã hiệu: QT.ISO.03 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỢ Ngày ban hành: 17/11/2020 MỤC ĐÍCH Quy trình quy định trình phương pháp tiến hành đánh giá nội hệ thống quản lý chất lượng nhằm xác định hiệu lực hiệu việc áp dụng, trì cải tiến hệ thống quán lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Sở Nội vụ (dưới viết tắt quan) PHẠM VI ÁP DỤNG Phạm vi tài liệu tập trung vào việc xác định tính hiệu lực hiệu Hệ thống quản lý chất lượng quan Khi phát trình HTQLCL không đầy đủ thông qua hoạt động đánh giá nội giúp hội để cải tiến Áp dụng cho đánh giá nội Hệ thống quản lý chất lượng, kể định kỳ đột xuất tiến hành quan TÀI LIỆU VIỆN DẪN - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9000:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở từ vựng - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu - Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 19011:2013 Hướng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý - Mô hình hệ thống quản lý chất lượng ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT - Định nghĩa: + Đánh giá: trình có hệ thống, độc lập lập thành văn để nhận chứng đánh giá xem xét đánh giá chúng cách khách quan để xác định mức độ thực chuẩn mực thoả thuận + Chuẩn mực đánh giá: tập hợp sách, thủ tục hay yêu cầu xác định gốc so sánh + Bằng chứng đánh giá: Hồ sơ, việc trình bày kiện hay thông tin khác liên quan tới chuẩn mực đánh giá kiểm tra xác nhận + Phát đánh giá: Kết việc xem xét đánh giá, chứng đánh giá thu thập so với chuẩn mực đánh giá (Phát đánh giá phù hợp không phù hợp với chuẩn đánh giá, hội cải tiến) + Sự không phù hợp: không đáp ứng yêu cầu + Hành động khắc phục: Hành động nhằm chấm dứt nguyên nhân khơng phù hợp SỞ NỢI VỤ Mã hiệu: QT.ISO.03 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỘ Ngày ban hành: 17/11/2020 + Xem xét: hành động tiến hành để đảm bảo thích hợp, thoả đáng hiệu lực đối tượng để đạt mục tiêu đề - Viết tắt: + HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng Mã hiệu: QT.ISO.03 SỞ NỢI VỤ Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Ngày ban hành: 17/11/2020 NỘI DUNG XEM XÉT ĐÁNH GIÁ 5.1 Lưu đồ Yêu cầu TCVN ISO 9001:2015 Khiếu nại khách hàng Yêu cầu HTQLCL Chính sách, mục tiêu chất lượng Các hành động khắc phục Các yêu cầu pháp lý Các định lãnh đạo Kết xem xét lãnh đạo Yêu cầu bên hữu quan Xem xét tài liệu Chương trình đánh giá Lập phiếu hỏi (nếu cần) Kế hoạch đánh gián Tiến hành đánh giá trường Phân cơng nhiệm vụ CĨ Phát Sự KPH? Yêu cầu khắc phục KHÔNG Lập Báo cáo đánh giá Báo cáo KQ đánh giá Khuyến nghị cải tiến Thực khắc phục / cải tiến Thẩm tra hành động khắc phục cải tiến Xem xét lãnh đạo SỞ NỘI VỤ Mã hiệu: QT.ISO.03 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỢ Ngày ban hành: 17/11/2020 5.1.2 Diễn giải lưu đồ: 5.1.2.1 Hoạch định hoạt động đánh giá: - Chương trình đánh giá: Cuối quý IV năm trước, Ban ISO thiết lập Chương trình đánh giá nội cho năm sau theo biểu mẫu BM.QT.ISO.03.01, trình Lãnh đạo quan phê duyệt Cơ quan tiến hành đánh giá đột xuất theo yêu cầu Lãnh đạo Hoạt động đánh giá phải thể tất yêu cầu HTQLCL, yêu cầu đánh giá tối thiểu năm 01 lần đơn vị đầu mối đánh giá tối thiểu năm 01 lần Đối với yêu cầu quan trọng thường xảy sai lỗi thì chu kỳ đánh giá ngắn lại - Chỉ định thành viên đoàn đánh giá: Căn vào Chương trình đánh giá yêu cầu đánh giá đột xuất, Trưởng/Phó ban đạo ISO quan định thành lập đồn đánh giá nội xác định trưởng đoàn đánh giá thành viên, trình Lãnh đạo quan phê duyệt 5.1.2.2 Chuẩn bị hoạt động đánh giá: - Kế hoạch đánh giá: Trước tiến hành đánh giá cụ thể xác lập Chương trình đánh giá, Trưởng đoàn đánh giá có trách nhiệm thiết lập Kế hoạch đánh giá theo biểu mẫu BM.QT.ISO.03.02 thông báo cho phận đánh giá biết - Phân công nhiệm vụ: Thơng qua trao đổi với thành viên đồn đánh giá, trưởng đồn đánh giá phân cơng trách nhiệm cho thành viên trình, hoạt động, chức địa điểm đánh giá Việc phân công phải sở độc lập dựa lực chuyên gia đánh giá - Xem xét tài liệu lập Phiếu câu hỏi (nếu cần): Các chuyên gia đánh giá yêu cầu Bộ phận đánh giá phạm vi phân công cung cấp tài liệu liên quan đến phạm vi đánh giá nhằm: + Thu thập thông tin để chuẩn bị cho hoạt động đánh giá + Xác định xem thơng tin tài liệu có đầy đủ, thỏa đáng cập nhật không + Xác định xem tài liệu có báo trùm phạm vi đánh giá cung cấp đủ thông tin để hỗ trợ mục tiêu đánh giá + Việc xem xét tài liệu hiệu lực việc kiểm soát tài liệu Hệ thống quản lý bên đánh giá Sau xem xét tài liệu, chuyên gia đánh giá thiết lập phiếu câu hỏi theo biểu mẫu BM.QT.ISO.03.03 (nếu cần) nhằm hỗ trợ cho trình đánh giá trường SỞ NỘI VỤ Mã hiệu: QT.ISO.03 Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỢ Ngày ban hành: 17/11/2020 - Chuẩn bị tài liệu làm việc: Để phục vụ cho hoạt động ghi chép thông tin chứng, chuyên gia đánh giá cần chuẩn bị tài liệu làm việc sau: + Kế hoạch đánh giá + Phiếu câu hỏi + Phiếu ghi chép đánh giá + Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 + Báo cáo không phù hợp + Báo cáo đánh giá tổng hợp 5.1.2.3 Thực đánh giá: - Họp mở đầu: Thành phần họp bao gồm Đoàn đánh giá, Lãnh đạo quan Đại diện bên đánh giá Trưởng đoàn chủ trì họp để thống nội dung cần đánh giá với bên đánh giá - Tiến hành đánh giá: Thực việc đánh giá thông qua vấn, quan sát, xem xét hồ sơ tài liệu sau so sánh kết thực với quy định HTQLCL Kết đánh giá ghi vào Phiếu đánh giá theo BM.QT.ISO.03.03 Đối với vấn đề phức tạp phải có trao đổi hội ý Đồn để thống ý kiến Những điểm không phù hợp phải có chứng cụ thể Khi phát điểm không phù hợp, chuyên gia đánh giá thiết lập hồ sơ không phù hợp yêu cầu Đại diện đơn vị đầu mối đánh giá khắc phục - Xem xét kết đánh giá viết báo cáo đánh giá tổng hợp: Sau đánh giá, Trưởng đoàn tổ chức hội ý với thành viên đoàn để thống kết đánh giá viết báo cáo đánh giá tổng hợp theo BM.QT.ISO.03.04 Báo cáo đánh giá tổng hợp phải nêu điểm mạnh điểm không phù hợp - Họp kết thúc: Trưởng đoàn báo cáo kết đánh giá (kể điểm phù hợp không phù hợp) cho Lãnh đạo quan Nêu rõ tầm quan trọng điểm không phù hợp Thống kết đánh giá 5.1.2.4 Lập hồ sơ đánh giá: Trưởng đoàn lập hồ sơ đánh giá gửi tới Lãnh đạo quan Sau photocopy Hồ sơ khơng phù hợp chuyển cho đơn vị đầu mối Mã hiệu: QT.ISO.03 SỞ NỢI VỤ Lần ban hành: 01 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Ngày ban hành: 17/11/2020 liên quan để thực hiện, đồng thời dự kiến ngày đánh giá lại (nếu cần thiết) 5.1.2.5 Theo dõi hành động khắc phục: Lãnh đạo quan điều hành đạo thực hoạt động khắc phục nêu Hồ sơ không phù hợp theo quy định Căn vào ngày dự kiến đánh giá lại ghi Hồ sơ không phù hợp, Lãnh đạo quan cử chuyên gia đánh giá kiểm tra lại kết thực biện pháp hiệu lực hoạt động khắc phục (nếu cần) Nếu đơn vị đầu mối thực xong có hiệu lực thì đóng hồ sơ Nếu đơn vị đầu mối chưa thực xong thực chưa có hiệu lực phải Lập hồ sơ khơng phù hợp Kết đánh giá lại hồ sơ liên quan Ban ISO lưu trữ Căn vào kết đánh giá, Ban ISO điều chỉnh Chương trình đánh giá năm cho phù hợp thực tế quan BIỂU MẪU STT Ký hiệu biểu mẫu Tên biểu mẫu BM.QT.ISO.03.01 Chương trình đánh giá năm BM.QT.ISO.03.02 Kế hoạch đánh giá BM.QT.ISO.03.03 Phiếu đánh giá BM.QT.ISO.03.04 Báo cáo đánh giá tổng hợp LƯU HỒ SƠ STT Tên hồ sơ Chương trình đánh giá năm Kế hoạch đánh giá Phiếu đánh giá Báo cáo đánh giá tổng hợp Quyết định thành lập đoàn đánh giá (nếu có) Trách nhiệm lưu Thời gian lưu Ban ISO năm UBND TỈNH GIA LAI SỞ NỢI VỤ CỢNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Gia Lai, ngày tháng năm CHƯƠNG TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỢI BỢ NĂM… Bộ Phận đánh giá Chú thích: Thời gian Hoạt động đánh giá - Kế hoạch đánh giá - Đánh giá hoàn thành - Đánh giá đột xuất - Không đánh giá theo kế hoạch BM.QT.ISO.03.01 10 PHÊ DUYỆT BH/SĐ: 01/00 Ngày ban hành: 17/11/2020 11 12 UBND TỈNH GIA LAI SỞ NỢI VỤ CỢNG HỊA XÃ HỢI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Gia Lai, ngày tháng năm KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Thời gian Địa điểm đánh giá Chuyên gia đánh giá Nội dung đánh giá Đại diện bên đánh giá Ngày Ngày Ghi chú: diễn giải Nội dung đánh giá: 4.1 Hiểu biết tổ chức bối cảnh tổ chức 7.1 Các nguồn lực 8.5 Sản xuất cung cấp dịch vụ 4.2 Hiểu biết nhu cầu mong đợi bên quan tâm 7.2 Năng lực 8.6 Thông qua sản phẩm dịch vụ 4.3 Xác định phạm vi HTQLCL 7.3 Nhận thức 8.7 Kiểm sốt đầu khơng phù hợp 4.4 HTQLCL trình hệ thống 7.4 Trao đổi thơng tin 9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích đánh giá 5.2 Chính sách 7.5 Thơng tin dạng văn 9.2 Đánh giá nội 5.3 Vai trò, trách nhiệm quyền hạn tổ chức 8.1 Hoạch định kiểm soát thực tác nghiệp 9.3 Xem xét lãnh đạo 6.1 Các hành động giải rủi ro hội 8.2 Các yêu cầu sản phẩm dịch vụ 10 Cải tiến BM.QT.ISO.03.02 BH/SĐ: 01/00 Ngày ban hành: 17/11/2020 6.2 MTCL hoạch định để đạt MTCL 8.3 Thiết kế phát triển sản phẩm dịch vụ 6.3 Hoạch định thay đổi 8.4 Kiểm sốt QT, SP, DV bên ngồi Người lập BM.QT.ISO.03.02 Phê duyệt BH/SĐ: 01/00 Ngày ban hành: 17/11/2020 UBND TỈNH GIA LAI SỞ NỢI VỤ CỢNG HỊA XÃ HỢI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Gia Lai, ngày tháng năm PHIẾU ĐÁNH GIÁ Địa điểm: ……………………………………………………………Ngày: ………… Chuyên gia: …………………………………………………………Ký tên: ……… PH: Phù hợp; A: Không phù hợp nặng; B: Không phù hợp nhẹ; C: Khuyến nghị Điều khoản BM.QT.ISO.03.03 Nội dung đánh giá BH/SĐ: 01/00 Nhận xét A/B/C Ngày ban hành: 17/11/2020 UBND TỈNH GIA LAI SỞ NỘI VỤ CỘNG HỊA XÃ HỢI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ TỔNG HỢP HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2015 Ngày đánh giá: …………………… Bộ phận đánh giá: (Đánh dấu√ tương ứng) Ban lãnh đạo Văn phòng Sở Thanh tra Sở Phòng TCBC Phòng CCHC Phòng XDCQ Phịng CCVC Thành phần đồn đánh giá: 10 Mục tiêu đánh giá: Xác định hiệu lực phù hợp HTQLCL … tên quan, tổ chức thuộc hệ thống HCNN… so với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 Tổng kết nội dung không phù hợp: ĐIỀU KHOẢN BỘ PHẬN ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ Ban LĐ Văn phòng Sở Thanh tra Sở Phòng CCVC Phòng TCBC Phòng CCHC Phòng XDCQ 4.1 4.2 4.3 4.4 5.2 5.3 6.1 6.2 6.3 7.1 7.2 BM.QT.ISO.03.04 BH/SĐ: 01/00 Ngày ban hành: 17/11/2020 7.5 8.2 8.4 8.5 8.6 8.7 9.1 9.2 9.3 10.2 Tổng Nhận xét kết đánh giá: 6.1 Các kết đạt được: a) Hoạch định hệ thống: b) Trách nhiệm lãnh đạo: c) Nguồn lực: 6.2 Những tồn tại: 6.3 Khuyến nghị cải tiến: 6.4 Kết luận / đầu đánh giá: BM.QT.ISO.03.04 BH/SĐ: 01/00 Ngày ban hành: 17/11/2020 Gia Lai, ngày tháng năm 202… Trưởng đoàn đánh giá BM.QT.ISO.03.04 BH/SĐ: 01/00 Ngày ban hành: 17/11/2020