Bé Khoa häc C«ng nghÖ vµ M«i trêng BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số QT 01/LĐ Quảng Ninh, năm 2016 QUY TRÌNH Mã hiệu QT 01/LĐ Lần ban hành 01 Ng[.]
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT.01/LĐ Quảng Ninh, năm 2016 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 2/9 BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI TT Lần sửa đổi Trang Nội dung thay đổi Ngày thay đổi Trách nhiệm Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ tên Hồng Tuấn Chung Dỗn Văn Thanh Nguyễn Đức Tính Ký tên QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Chức vu TP.TTr-KĐCL Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 3/9 Phó Hiệu Trưởng Hiệu Trưởng MỤC ĐÍCH Quy định phương pháp kiểm sốt tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng Trường Đại Học Công nghiệp Quảng Ninh nhằm đảm bảo tài liệu sử dung nơi, thời gian muc đích PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dung với tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng tài liệu bên TÀI LIỆU THAM KHẢO - Sổ tay chất lượng - muc Kiểm soát tài liệu (4.2.3) - TCVN ISO 9001:2008, muc 4.2.3 ĐỊNH NGHĨA 4.1 Tài liệu kiểm soát - Tài liệu ghi, chứa đựng hay truyền tải thông tin - Tài liệu kiểm soát bao gồm: + Các tài liệu nội hệ thống chất lượng tài liệu Trường Đại Học Công nghiệp Quảng Ninh ban hành: Sổ tay chất lượng, quy trình, quy định biểu mẫu Tài liệu nội có dấu Kiểm sốt (dấu trịn) màu đỏ có đầy đủ chữ ký trang phê duyệt tài liệu Khi thay đổi tài liệu cập nhật cho cá nhân đơn vị liên quan + Các tài liệu bên tài liệu không Trường Đại Học Công nghiệp Quảng Ninh ban hành, có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng đưa vào áp dung quan, bao gồm: văn pháp quy TW, tài liệu tham khảo, … Tài liệu bên kiểm soát qua việc lập danh muc, xếp Khi thay đổi tài liệu cập nhật cho cá nhân đơn vị liên quan 4.2 Tài liệu không kiểm sốt: tài liệu khơng có muc 4.1.1 NỘI DUNG 5.1 Kiểm soát tài liệu nội 5.1.1 Q trình viết sửa đổi tài liệu QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 4/9 - Khi có nhu cầu viết/sửa tài liệu, người có nhu cầu (tất cán - viên chức) viết yêu cầu vào Phiếu yêu cầu viết/sửa tài liệu (BM.01-QT.01/LĐ) trình Lãnh đạo đơn vị Lãnh đạo ISO xem xét - Lãnh đạo ISO Lãnh đạo đơn vị phê duyệt định người viết/sửa tài liệu, ấn định thời hạn hồn thành - Người/đơn vị phân cơng thu thập thơng tin, nghiên cứu tình hình thực tế để soạn thảo tài liệu nộp lại người định thời gian quy định - Trong trường hợp cần thiết, tài liệu người viết/sửa chuyển đến đơn vị có liên quan để lấy ý kiến đóng góp Phiếu góp ý viết sửa tài liệu (BM.02-QT.01/LĐ) - Người viết/sửa tài liệu tập hợp ý kiến góp ý để hoàn chỉnh tài liệu cho phù hợp - Đại diện Lãnh đạo ISO kiểm tra Hiệu trưởng phê duyệt tài liệu (xem muc 5.1.3) - Tài liệu tổ chức lưu trữ phân phối theo quy định (xem muc 5.1.4) 5.1.2 Nhận biết tài liệu Các tài liệu trình bày theo hình thức quán cho loại tài liệu Thể thức trình bày tài liệu tuân thủ theo văn quy phạm hành a) Hình thức Sổ tay chất lượng Quy trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng Trường Đại Học Công nghiệp Quảng Ninh quy định giống trang tài liệu Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm: - Trang đầu tiên: (như trang tài liệu này) ghi thông tin sau: + Tên quan: Cỡ chữ 13 14, Font Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm, + Tên quy trình: Cỡ chữ 22, Font Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm, + Mã số tài liệu: Cỡ chữ 13 14, Font Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm, + Bảng điền thơng tin theo dõi tình trạng sửa đổi tài liệu: Bảng ghi nhận thông tin lần sửa đổi tài liệu theo quy định muc 5.1.2.7 tài liệu này, QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 5/9 + Bảng điền thơng tin người sốt xét người phê duyệt tài liệu - Các trang ghi nhận nội dung cu thể quy trình Hình thức trình bày: Cỡ chữ 13 14, cỡ chữ nằm ơ, bảng nhỏ khơng nhỏ 10, phông Times New Roman, kiểu chữ đứng, với chữ, thuật ngữ, ký hiệu cần nhấn mạnh dùng chữ đậm Phần Header Footer trang gồm thơng tin để kiểm sốt tài liệu đó, cỡ chữ 12, phơng Times New Roman + Tên tài liệu: Sổ tay chất lượng tên Quy trình + Mã số: Theo quy định phần quy định mã hiệu tài liệu + Trang/ tổng số trang Tham khảo cách thức trình bày Quy trình Đối với Sổ tay chất lượng, ngồi quy định bao gồm quy định sau: * Có trang bìa độc lập * Nội dung chia làm Phần, từng Phần có muc, khoản muc cu thể b) Hình thức biểu mẫu thiết kế theo muc đích sử dung cho hoạt động khác nhau, có mã số số trang để kiểm soát: - Tên biểu mẫu: Cỡ chữ 13 14, phông Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm, - Mã số lần ban hành (LBH): ghi góc bên phải, Cỡ chữ 10 12, phông Times New Roman, kiểu chữ in hoa, đứng đậm - Ngày mở: Ghi góc trên, bên phải (…/…/…) Lưu ý: Với biểu có phần ngày, tháng, năm nội dung biểu, việc điền thơng tin vào ngày mở không bắt buộc Hai thông tin kiểm soát ngăn cách với phần nội dung biểu mẫu đường gạch ngang (xem biểu mẫu quy trình để tham khảo) - Trang/tổng số trang: ghi góc bên phải c) Quy định Hệ thống ký hiệu mã số tài liệu c.1) Mã số quy trình: QT.XX/ZZ - QT chữ viết tắt từ Quy trình; QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 6/9 - XX số thứ tự từ 01 đến n; - ZZ ký hiệu viết tắt đơn vị, riêng phần văn chung bắt buộc hệ thống (trừ Sổ tay chất lượng, ký hiệu STCL) cịn quy trình phần /LĐ Ví dụ: Quy trình Đánh giá nội quy trình chung thứ 03 Hệ thống tài liệu, mang số hiệu QT.03/LĐ c.2) Mã số biểu mẫu: BM yy-XX/ZZ - BM chữ viết tắt từ Biểu mẫu; - yy số thứ tự biểu mẫu từ 01 đến n; - XX mã số Quy trình tương ứng; - ZZ ký hiệu viết tắt đơn vị Ví dụ: Biểu mẫu số quy trình QT.03/LĐ có ký hiệu BM.03-QT.03/LĐ d) Nội dung tài liệu d.1) Sổ tay chất lượng: Sổ tay chất lượng Trường Đại Học Cơng nghiệp Quảng Ninh có nội dung theo yêu cầu điều 4.2.2 Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 d.2) Các Quy trình: Bố cuc nội dung quy trình quy định thống gồm 07 muc sau: Mục đích: Nêu lý tài liệu viết Phạm vi áp dụng: Nêu cu thể quy trình áp dung cho đối tượng nào, hoạt động nào, đơn vị Tài liệu viện dẫn, tham khảo (hoặc pháp lý): Liệt kê tài liệu mà người thực phải sử dung viết tài liệu trình thực từng bước cơng việc Thuật ngữ, định nghĩa chữ viết tắt: Nêu lên định nghĩa chữ viết tắt tài liệu, có Nội dung quy trình: Nêu lên nội dung chi tiết quy trình Trình bày quy trình dạng diễn giải lời, dùng sơ đồ dòng chảy kết hợp trình bày sơ đồ dịng chảy trước, sau diễn giải * Quy định ký hiệu vẽ lưu đồ sau: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 7/9 Bảng biểu diễn sơ đồ dịng chảy cơng việc, q trình trình bày bảng trang quy trình Bắt đầu/ kết thúc công việc/lưu hồ sơ Các thao tác thực công việc; bước trình tự thực quy trình cơng việc Sự phê duyệt, xem xét thông qua/ đưa định Hướng trình thực công việc Lưu trữ Nêu rõ nơi lưu, thời gian lưu, cách thức lưu trách nhiệm quản lý hồ sơ phát sinh trình thực cơng việc phần Nội dung Quy trình Phụ lục Liệt kê loại biểu mẫu, phu luc (nếu có) kèm theo biểu mẫu, phu luc phần sau quy trình Ghi chú: Muc khơng có nội dung muc ghi “Không áp dụng”, không bỏ, thay đổi tên trình tự muc 5.1.3 Trách nhiệm xem xét, phê duyệt ban hành loại tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng Trường Loại tài liệu Sổ tay chất lượng Các quy trình chung bắt buộc, quy trình hỗ trợ quản lý Các quy trình tác nghiệp Soạn thảo Phó Hiệu trưởng Thư ký ban ISO Kiểm tra Phê duyệt Phó Hiệu trưởng/ Đại diện LĐ CL Hiệu trưởng Thành viên Ban ISO Nhà trường Phó Hiệu trưởng/ Đại diện LĐ CL Hiệu trưởng Thành viên Ban ISO Nhà trường Phó Hiệu trưởng/ Đại diện LĐ CL Hiệu trưởng QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 8/9 * Ghi chú: Việc xem xét, phê duyệt biểu mẫu, phu luc (đi kèm quy trình) gắn liền với việc xem xét, phê duyệt quy trình 5.1.4 Phân phối tài liệu - Tài liệu thuộc hệ thống chất lượng phân phối phải có dấu “Kiểm soát” mầu đỏ (là dấu Nhà trường) trang tài liệu - Đối với tài liệu phân phối nội bộ: + Đại diện Lãnh đạo ISO người trực tiếp phân phối cho trưởng đơn vị + Trưởng đơn vị vào tài liệu phân phối, xác định số lượng tài liệu cần sử dung, báo cáo Đại diện Lãnh đạo ISO để nhận phân phối cho cán bộ, viên chức đơn vị + Thư ký ban đạo ISO cập nhật vào danh muc tài liệu theo biểu mẫu BM.03-QT.01/LĐ, chup phân phối cho đơn vị liên quan + Khi phân phối phải ghi tên người nhận vào Danh sách phân phối tài liệu (BM.05-QT.01/LĐ), người nhận phải ký tên xác nhận vào sổ phân phối - Đối với tài liệu phân phối cho đối tượng Nhà trường: + Hiệu trưởng người định phân phối tài liệu thuộc hệ thống chất lượng có nhu cầu từ bên ngồi + Tất tài liệu phân phối bên tài liệu khơng kiểm sốt 5.1.5 Thay đổi tài liệu - Tất tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng có thay đổi phải thực theo bước muc 5.1.1 kiểm tra phê duyệt theo quy định muc 5.1.3 - Khi có thay đổi lần ban hành Sổ tay chất lượng, quy trình, quy định, biểu mẫu tăng 01 đơn vị - Mọi thay đổi phải cập nhật vào danh muc thay đổi trang tài liệu - Khi có thay đổi, người uỷ quyền phân phối tài liệu theo muc 5.1.4 đồng thời thu lại tài liệu cũ huỷ 5.1.6 Danh mục tài liệu QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã hiệu: QT.01/LĐ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: /9/2016 Trang: 9/9 Đại diện lãnh đạo đơn vị lập Danh muc tài liệu nội (BM.03QT.01/LĐ) đơn vị cập nhật có thay đổi 5.1.7 Lưu trữ tài liệu Tất tài liệu thuộc hệ thống chất lượng Đại diện Lãnh đạo ISO lưu trữ cũ gần có gạch chéo trang 5.2 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi 5.2.1 Các tài liệu bên liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng Nhà trường bao gồm: văn luật, luật, nghị định, thông tư, loại tài liệu tham khảo,… 5.2.2 Trưởng đơn vị liên quan lập Danh muc tài liệu bên (BM.01.04/LĐ) đơn vị cập nhật có thay đổi 5.2.3 Trách nhiệm cập nhật tài liệu bên Các đơn vị phân cơng người thuộc đơn vị lập, cập nhật phân phối cho thành viên có liên quan LƯU TRỮ - Đại diện lãnh đạo lưu trữ Phiếu yêu cầu viết sửa tài liệu góp ý tài liệu năm - Danh sách phân phối tài liệu Đại diện Lãnh đạo ISO Trưởng đơn vị lưu trữ không thời hạn PHỤ LỤC BM.01-QT.01/LĐ: Phiếu yêu cầu viết/sửa tài liệu BM.02-QT.01/LĐ: Phiếu góp ý tài liệu BM.03-QT.01/LĐ: Danh muc tài liệu nội BM.04-QT.01/LĐ: Danh muc tài liệu bên BM.05-QT.01/LĐ: Danh sách phân phối tài liệu