HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH KIỂM TRA & HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH KIỂM TRA & NGHIỆM THU ĐỀ TÀI – DỰ ÁN I THÔNG TIN CHUNG 1 1 Cơ sở xây dựng hướng dẫn Quyết định số 1005/QĐ BNN KHCN ngày 08/4/2009 về việc phân công t[.]
HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH KIỂM TRA & NGHIỆM THU ĐỀ TÀI – DỰ ÁN I THÔNG TIN CHUNG 1.1 Cơ sở xây dựng hướng dẫn: - Quyết định số 1005/QĐ-BNN-KHCN ngày 08/4/2009 việc phân công trách nhiệm quản lý nhiệm vụ khoa học công nghệ môi trường Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; - Quy chế quản lý đề tài, dự án khoa học công nghệ theo Quyết định ban hành số 36/2006/QĐ-BNN, ngày 15/5/2006 Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn; - Quy chế quản lý khoa học công nghệ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam ban hành kèm theo định số 1246 QĐ/VKHTLVN-KHTH ngày 09/9/2009 Giám đốc Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam; - Thông tư số 12/2009/TT-BKHCN Bộ Khoa học Công nghệ việc Hướng dẫn đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ, dự án sản xuất thử nghiệm cấp nhà nước 1.2 Mục tiêu, phạm vi đối tượng áp dụng - Nhằm hỗ trợ công tác quản lý đề tài, dự án Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam chủ trì Giúp đơn vị thành viên chủ nhiệm nắm quy trình kiểm tra, nghiệm thu đề tài, dự án từ nâng cao hiệu hoạt động khoa học công nghệ - Đây hướng dẫn chi tiết quy trình kiểm tra nghiệm thu nhiệm vụ khoa học công nghệ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam quản lý, quy định điều điều Quy chế quản lý khoa học công nghệ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam ban hành kèm theo định số 1246 QĐ/VKHTLVN-KHTH ngày 09/9/2009 Giám đốc Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam - Hướng dẫn áp dụng cho tất cá nhân đơn vị thực nhiệm vụ khoa học Viện quản lý 1.3 Một số khái niệm: - Cơ quan chủ trì: Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam - Cơ quan thực hiện: Các tổ chức giao thực nhiệm vụ khoa học công nghệ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam quản lý - Bộ phận quản lý khoa học: Nhóm cán giao nhiệm vụ quản lý khoa học quan thực - Quyết định công nhận kết nghiên cứu: Quyết định Giám đốc Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam việc công nhận kết nghiên cứu nhiệm vụ khoa học công nghệ cấp sở Viện quản lý II CÔNG TÁC KIỂM TRA TÌNH HÌNH THỰC HIỆN ĐỀ TÀI, DỰ ÁN 2.1 Thời gian kiểm tra: Đối với đề tài cấp Nhà nước - Một năm 02 đợt kiểm tra định kỳ vào tháng 3, tháng Đối với đề tài cấp Bộ & cấp sở: - Một năm 02 đợt kiểm tra định kỳ vào tháng 7, tháng 12 Cơng tác kiểm tra tình hình thực kế hoạch nghiên cứu đề tài tiến hành định kỳ năm đột xuất thấy cần thiết 2.2 Phân cấp tổ chức chức kiểm tra: - Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước, Bộ Khoa học Cơng nghệ chủ trì, phối hợp với Bộ Nơng nghiệp & PTNT Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam - Đối với đề tài cấp Bộ, Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam chủ trì, phối hợp với Vụ Khoa học Công nghệ Môi trường, Vụ Tài Chính đơn vị liên quan kiểm tra - Đối với đề tài cấp sở, đơn vị thực chủ trì, phối hợp với Ban Kế hoạch Tổng hợp Ban Tài Chính Kế tốn tổ chức kiểm tra tất nhiệm vụ đơn vị thực 2.3 Hướng dẫn kiểm tra 2.3.1 Quy trình kiểm tra: - Trước kỳ báo cáo, chủ nhiệm đề tài/dự án tất cấp lập báo cáo định kỳ theo mẫu B22-BCĐK-NN đề tài dự án độc lập cấp Nhà nước, mẫu B23-BCĐK đề tài cấp Bộ cấp sở nộp Bộ phận quản lý khoa học đơn vị để kiểm tra trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt - Bộ phận quản lý khoa học tập hợp đầy đủ báo cáo định kỳ nộp Ban Kế hoạch Tổng hợp trước ngày 15/3 15/9 hàng năm đề tài/dự án cấp Nhà nước, 15/6 15/12 hàng năm đề tài/dự án cấp Bộ & cấp sở đăng ký lịch kế hoạch kiểm tra với Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam - Ban Kế hoạch Tổng hợp thống lịch kiểm tra đề tài cấp sở, cấp Bộ với Bộ phận quản lý khoa học đơn vị thực hiện; Riêng đề tài cấp Nhà nước tiến hành theo quy định kế hoạch Bộ Khoa học & Công nghệ Trong trường hợp đặc biệt Viện tiến hành kiểm tra riêng - Bộ phận quản lý khoa học có trách nhiệm thơng báo thời gian & địa điểm kiểm tra cho chủ nhiệm đề tài/dự án, yêu cầu chủ nhiệm chuẩn bị tài liệu cần thiết - Đối với đề tài cấp sở, Bộ phận quản lý khoa học dự buổi kiểm tra chịu trách nhiệm viết Biên kiểm tra lập theo mẫu B24-BBKTĐK Đối với đề tài cấp Bộ, Ban Kế hoạch tổng hợp chịu trách nhiệm viết biên kiểm tra 2.3.2 Tài liệu chủ nhiệm cần chuẩn bị kiểm tra gồm có: - Báo cáo định kỳ - Thuyết minh đề cương dự toán tổng hàng năm phê duyệt - Tất sản phẩm đề tài/dự án tính từ đầu năm cuối kỳ báo cáo - Các liệu điều tra, nhật ký theo dõi (nếu có) Yêu cầu tài liệu: - Báo cáo định kỳ theo mẫu B22-BCĐK-NN/B23-BCĐK, điền xác thông tin theo hướng dẫn yêu cầu trang cuối biểu mẫu, phải nêu rõ khối lượng tiến độ công việc thực kỳ báo cáo Bộ phận quản lý khoa học có trách nhiệm rà soát yêu cầu chủ nhiệm đề tài/dự án chỉnh sửa nội dung thiếu sót khơng theo hướng dẫn trước trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt - Báo cáo định kỳ thuyết minh đề cương dự toán phải gửi tới thành phần kiểm tra trước buổi kiểm tra ngày 2.3.3 Báo cáo kết kiểm tra Đối với đề tài cấp sở: Cuối đợt kiểm tra, Bộ phận quản lý khoa học tập hợp, hoàn thiện đẩy đủ thơng tin, trình ký đầy đủ biên kiểm tra đưa lên Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra trình ký lãnh đạo Viện Sau đó, Bộ phận quản lý khoa học nhận lại biên kiểm tra, đóng lại thành có kèm theo danh mục đề tài nộp 02 Ban Kế hoạch tổng hợp, 01 Ban Tài Chính Kế Toán Chậm 03 ngày sau đợt kiểm tra kết thúc Đối với đề tài cấp Bộ cấp Nhà nước: Ban Kế hoạch chịu trách nhiệm hồn thiện trình ký Biên kiểm tra với Lãnh đạo Viện gửi đơn vị thời gian chậm 03 ngày sau đợt kiểm tra kết thúc III CÔNG TÁC NGHIỆM THU ĐỀ TÀI, DỰ ÁN 3.1 Phân cấp nghiệm thu: Tất đề tài/dự án nghiệm thu cấp: Cấp sở cấp quản lý Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức nghiệm thu cấp sở, Bộ Khoa học Cơng nghệ nghiệm thu thức Đối với đề tài, dự án cấp Bộ Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức nghiệm thu cấp sở, Bộ Nông nghiệp PTNT nghiệm thu thức Đối với đề tài cấp sở: Các đơn vị thực tổ chức nghiệm thu sở, Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam tổ chức nghiệm thu thức 3.2 Trình tự nghiệm thu sở 3.2.1 Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước: + Chậm 30 ngày trước kết thúc thời hạn đề tài, dự án ghi hợp đồng văn điều chỉnh, gia hạn thời gian thực (nếu có), chủ nhiệm đề tài, dự án có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ đánh giá cấp sở, nộp cho Bộ phận quản lý khoa học kiểm tra xác nhận gửi Ban Kế hoạch tổng hợp Hồ sơ đánh giá cấp sở bao gồm tài liệu sau: Báo cáo tổng hợp kết đề tài, dự án (theo mẫu B35- BCTKĐT-NN); sản phẩm KH&CN đề tài, dự án với số lượng chất lượng theo hợp đồng Báo cáo tóm tắt đề tài Nhận xét tổ chức thực Viện đơn vị thực đề tài (theo mẫu B36- PNXTCTHĐT-NN) Hợp đồng thuyết minh đề cương dự toán đề tài, dự án kèm theo Tài liệu kết đo đạc, kiểm định, đánh giá, thử nghiệm sản phẩm đề tài, dự án tổ chức có thẩm quyền (phịng thí nghiệm chun ngành, trung tâm đo lường, trung tâm giám định kỹ thuật, ) thực Các văn xác nhận tài liệu liên quan đến việc công bố, xuất bản, tiếp nhận sử dụng kết nghiên cứu đề tài, dự án (nếu có) 6 Biên kiểm tra định kỳ, báo cáo định hình triển khai thực đề tài, dự án Ban chủ nhiệm chương trình, quan chủ quản, Bộ KH&CN (đóng thành tập) Báo cáo tốn tài đề tài, dự án Bản vẽ thiết kế (đối với sản phẩm máy, thiết bị…), số liệu điều tra, khảo sát gốc, sổ nhật ký sổ số liệu gốc đề tài, dự án Các báo công bố kết nghiên cứu đề tài đăng tạp chí khoa học 10 Bản danh mục thống kê tài liệu sản phẩm giao nộp + Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ trình Giám đốc Viện ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở (Hội đồng gồm đến thành viên, có Chủ tịch ủy viên, có 02 phản biện Hội đồng bao gồm chuyên gia lĩnh vực với đề tài song số thành viên ngồi đơn vị khơng 50% Cá nhân tham gia đề tài không thành viên Hội đồng) + Phương thức làm việc Hội đồng nghiệm thu sở: thực theo Quy định đánh giá nghiệm thu đề tài khoa học công nghệ cấp Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 12/2009/QĐ-BKHCN ngày 8/5/2009 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ + Hồ sơ hợp lệ gửi tới thành viên hội đồng trước phiên họp 07 ngày 04 hồ sơ đầy đủ gửi tới chủ tịch hội đồng, ủy viên phản biện lưu tổ chức chủ trì phục vụ phiên họp hội đồng; 06 hồ sơ gửi tới ủy viên lại (Trừ vẽ thiết kế, số liệu điều tra, khảo sát gốc, sổ nhật ký sổ số liệu gốc đề tài, dự án.) + Chủ tịch hội đồng phối hợp với Viện tổ chức chủ trì phiên họp hội đồng đánh giá cấp sở; Biên đánh giá, Phiếu đánh giá nhận xét ủy viên Hội đồng lấy theo mẫu tương ứng từ mẫu B37 đến mẫu B42 ban hành kèm hướng dẫn + Sau đó, Chủ tịch hội đồng phối hợp với Viện xác nhận việc hoàn thiện hồ sơ đánh giá chủ nhiệm đề tài, dự án theo ý kiến kết luận hội đồng đánh giá cấp sở (theo mẫu B43- BCHTCS-NN kèm theo hướng dẫn này); 3.2.2 Đối với đề tài, dự án cấp Bộ: + Sau kết thúc đề tài (tối đa 30 ngày), Chủ nhiệm đề tài hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu nộp cho Bộ phận quản lý khoa học đơn vị kiểm tra, xác nhận sau gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp Hồ sơ bao gồm tài liệu sau: - Hợp đồng khoa học công nghệ; - Thuyết minh đề tài phê duyệt; - Báo cáo tổng kết đề tài theo mẫu B25- BCTKĐT (có thể tham khảo thêm mẫu B35- BCTKĐT-NN); - Báo cáo tóm tắt đề tài - Các báo cáo định kỳ (đóng thành tập); - Các sản phẩm khoa học đề tài theo thuyết minh đề cương dự toán phê duyệt; - Các tài liệu có liên quan: Số liệu gốc, nhật ký thí nghiệm, báo cáo khảo sát nước ngồi (nếu có), biên kiểm tra hàng năm đột xuất, nhận xét doanh nghiệp địa phương (nếu có); - Bản danh mục thống kê tài liệu sản phẩm giao nộp - Các văn giải vấn đề phát sinh (gia hạn thực hiện, thay đổi nội dung đề cương dự toán) + Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ trình Giám đốc Viện ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở (Hội đồng gồm đến thành viên, có Chủ tịch ủy viên, có 02 phản biện Hội đồng bao gồm chuyên gia lĩnh vực với đề tài song số thành viên ngồi đơn vị khơng 30% Cá nhân tham gia đề tài không thành viên Hội đồng) + Sau có định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm gửi tài liệu cho Ủy viên hội đồng trước họp 05 ngày (Riêng ủy viên phản biện phải gửi đầy đủ tài liệu gồm báo cáo, thuyết minh đề cương dự toán, hợp đồng, sản phẩm đề tài) + Phương thức làm việc Hội đồng nghiệm thu sở: thực theo Quy chế số 36/2006/QĐ-BNN Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Biên đánh giá, Phiếu đánh giá nhận xét ủy viên Hội đồng lấy theo mẫu tương ứng từ mẫu B29 đến mẫu B38 ban hành kèm hướng dẫn 3.2.3 Đối với đề tài cấp sở: + Sau kết thúc đề tài (tối đa 15 ngày), Chủ nhiệm đề tài hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu nộp Bộ phận quản lý khoa học đơn vị Hồ sơ bao gồm tài liệu sau: - Thuyết minh đề tài phê duyệt; - Báo cáo tổng kết đề tài theo mẫu B25- BCTKĐT (có thể tham khảo thêm mẫu B35- BCTKĐT-NN); - Báo cáo tóm tắt đề tài - Các báo cáo định kỳ, biên kiểm tra định kỳ (đóng thành tập); - Các sản phẩm khoa học đề tài theo thuyết minh đề cương dự toán phê duyệt; - Các tài liệu có liên quan: Số liệu gốc, nhật ký thí nghiệm, báo cáo khảo sát nước ngồi (nếu có), biên kiểm tra hàng năm đột xuất, nhận xét doanh nghiệp địa phương (nếu có); - Các văn giải vấn đề phát sinh (gia hạn thực hiện, thay đổi nội dung đề cương dự toán) - Bản danh mục thống kê tài liệu sản phẩm giao nộp + Bộ phận quản lý khoa học kiểm tra hồ sơ trình lãnh đạo đơn vị ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở (Hội đồng gồm đến thành viên, có chủ tịch ủy viên, có 01 phản biện Hội đồng bao gồm chuyên gia lĩnh vực với đề tài song số thành viên ngồi đơn vị khơng 30% Cá nhân tham gia đề tài không thành viên Hội đồng) + Sau có định thành lập Hội đồng nghiệm thu sở, chủ nhiệm đề tài có trách nhiệm gửi tài liệu cho ủy viên hội đồng trước họp 03 ngày (Riêng ủy viên phản biện phải gửi đầy đủ tài liệu gồm báo cáo, thuyết minh đề cương dự toán, hợp đồng, sản phẩm đề tài) + Hội đồng tiến hành có 2/3 tổng số thành viên Hội đồng tham dự Tham dự phiên họp có đại diện quan chủ trì, địa phương doanh nghiệp (nếu cần) + Biên họp hội đồng, phiếu đánh giá ủy viên theo mẫu B26-BBNTCSCS B27- PĐGKQCS-CS 3.3 Nghiệm thu thức: Sau nghiệm thu cấp sở có kết đánh giá mức “Đạt” (chậm 30 ngày) chủ nhiệm đề tài, dự án hoàn chỉnh hồ sơ theo ý kiến đóng góp Hội đồng nghiệm thu cấp sở gửi Ban Kế hoạch Tổng hợp Ngoài danh mục tài liệu nêu hồ sơ bao gồm: - Biên họp Hội đồng nghiệm thu cấp sở - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu cấp sở - Bản tóm tắt kết nghiên cứu đề tài (mẫu B46-TTKQ) - Báo cáo hoàn thiện hồ sơ đánh giá cấp sở theo mẫu B43A- BCHTCS-NN (đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước) theo mẫu B43B- BCHTCS (đối với đề tài cấp Bộ cấp sở) - Văn xác nhận tác giả việc xếp thứ tự tên danh sách tác giả thực đề tài, dự án theo mẫu B45-DSTGTH-NN (đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước) - Công văn đơn vị thực đề nghị nghiệm thu thức (Đối với đề tài cấp sở) 3.3.1 Đối với đề tài, dự án cấp Nhà nước cấp Bộ: + Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ, gửi hồ sơ xin nghiệm thu thức kèm theo cơng văn Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam cho quan quản lý + Cơ quan quản lý xem xét tiến hành bước cho nghiệm thu thức đề tài Chủ nhiệm đề tài liên hệ với cấp quản lý Viện Khoa học thủy lợi Việt Nam để chuẩn bị cho cơng tác nghiệm thu thức 3.3.2 Đối với đề tài cấp sở: + Ban Kế hoạch Tổng hợp kiểm tra hồ sơ trình Giám đốc Viện ký định thành lập Hội đồng nghiệm thu thức + Phương thức làm việc Hội đồng nghiệm thu thức áp dụng theo Phương thức Hội đồng nghiệm thu cấp Bộ + Biểu mẫu Biên nghiệm thu, phiếu đánh giá, biên kiểm phiếu áp dụng theo mẫu B28-BBNTCT-CS, B29-PĐGKQCT-CS B30- KPĐGKQCT-CS + Chủ nhiệm gửi tài liệu định thành lập Hội đồng cho thành viên trước họp 05 ngày + Sau đề tài hoàn thành cơng tác nghiệm thu, Chủ nhiệm hồn thiện hồ sơ phục vụ cho công tác lưu trữ kết đề tài + Đề tài sau hoàn thành đầy đủ thủ tục nghiệm thu lưu trữ kết đề tài Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam Quyết định công nhận kết nghiên cứu Quyết định công nhận kết nghiên cứu sở để tốn đề tài IV GIAO NỘP SẢN PHẨM VÀ LƯU TRỮ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU - Đối với đề tài/dự án đánh giá nghiệm thu thức từ mức Đạt trở lên, chủ nhiệm đề tài/dự án phải hoàn chỉnh hồ sơ theo ý kiến đóng góp Hội đồng vòng 30 ngày sau họp nghiệm thu nộp hồ sơ lưu trữ kết nghiên cứu theo quy định hành Bộ Nông Nghiệp & Phát triển Nông thôn, Bộ Khoa học Công Nghệ - Tất đề tài/dự án cấp sau nghiệm thu thức phải nộp lưu trữ Thư Viện Viện Khoa học Thủy lợi Việt Nam 01 sản phẩm - Sau nộp đầy đủ lưu trữ, Chủ nhiệm đề tài/dự án xác nhận hồn thành cơng tác lưu trữ thư viện Quyết định công nhận kết nghiên cứu văn bắt buộc phải có tốn đề tài, dự án Quy cách hồ sơ lưu trữ: - Hồ sơ đóng gói hộp kín - Có dán trang bìa bên ngồi ghi đầy đủ thơng tin: + Tên đề tài: + Đơn vị thực hiện: + Chủ nhiệm: Hồ sơ lưu trữ gồm: o Biên thẩm định đề cương dự toán; o Thuyết minh tổng, đề cương dự toán hàng năm; o Hợp đồng trách nhiệm/hợp đồng nghiên cứu (nếu có); o Các báo cáo định kỳ, biên kiểm tra định kỳ, văn điều chỉnh q trình thực (nếu có); o Biên nghiệm thu; o Các báo cáo chuyên đề; o Báo cáo tổng kết (đã chỉnh sửa theo ý kiến đóng góp HĐ nghiệm thu cấp cao nhất); o Báo cáo tóm tắt; o Đĩa CD lưu trữ; o Bản tóm tắt kết nghiên cứu đề tài (mẫu B46-TTKQ); o Bản danh mục thống kê tài liệu sản phẩm giao nộp ... hợp với Ban Kế hoạch Tổng hợp Ban Tài Chính Kế tốn tổ chức kiểm tra tất nhiệm vụ đơn vị thực 2.3 Hướng dẫn kiểm tra 2.3.1 Quy trình kiểm tra: - Trước kỳ báo cáo, chủ nhiệm đề tài/dự án tất cấp lập... khơng theo hướng dẫn trước trình lãnh đạo đơn vị ký duyệt - Báo cáo định kỳ thuyết minh đề cương dự toán phải gửi tới thành phần kiểm tra trước buổi kiểm tra ngày 2.3.3 Báo cáo kết kiểm tra Đối... gian kiểm tra: Đối với đề tài cấp Nhà nước - Một năm 02 đợt kiểm tra định kỳ vào tháng 3, tháng Đối với đề tài cấp Bộ & cấp sở: - Một năm 02 đợt kiểm tra định kỳ vào tháng 7, tháng 12 Cơng tác kiểm