Giáo trình tổ chức sự kiện (nghề quản trị bán hàng cao đẳng)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định Số: 161/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 15 tháng năm 2018 Hiệu trƣởng Trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2018 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm             LỜI NÓI ĐẦU Tổ chức kiện, xem xét dƣới góc độ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tƣơng đối mẻ Việt Nam Cùng với phát triển kinh tế, khoa học công nghệ, thông tin dịch vụ tổ chức kiện có bƣớc phát triển đáng kể Việt Nam Tuy nhiên tài liệu hƣớng dẫn tổ chức kiện rời rạc, chƣa đƣợc hệ thống, chƣa đƣợc tiếp cận với phát triển tổ chức kiện nƣớc phát triển giới nhƣ đặc thù riêng tổ chức kiện Việt Nam Đáp ứng yêu cầu dạy học kỹ nghề nghiệp tổ chức kiện giai đoạn nay, biên soạn Bài giảng tổ chức kiện Đây giảng có tham khảo, kế thừa tài liệu trƣớc với bổ sung, cập nhật kiến thức phục vụ nƣớc Với nội dung tƣơng đối đầy đủ, cập nhật tập tài liệu việc đáp ứng nhu cầu dạy học cịn xem tài liệu tham khảo tốt cho cán quản lý, nhân viên làm việc doanh nghiệp tổ chức kiện nói riêng doanh nghiệp du lịch nói chung Việc biên soạn giảng tâm huyết cố gắng khơng nhỏ tác giả nhằm mang tới tài liệu tƣơng đối hệ thống nghề Việt Nam Tuy nhiên hạn chế nhiều mặt trình biên soạn, chắn giảng khơng tránh khỏi thiếu sót Tác giả xin chân thành cảm ơn mong nhận đƣợc ý kiến góp ý bạn đọc Cuối cùng, xin chân thành cảm ơn tác giả có tài liệu ý kiến mà tơi tham khảo, cảm ơn hỗ trợ đóng góp ý kiến đồng nghiệp BAN BIÊN SOẠN MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1 Tổ chức kiện gì? 1.1.2 Các hoạt động tác nghiệp tổ chức kiện 11 1.1.3 Các thành phần tham gia kiện 12 1.1.4 Đặc điểm tổ chức kiện 17 1.1.5 Sơ lƣợc thị trƣờng tổ chức kiện Việt Nam 19 1.2 CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 23 1.2.1 Theo quy mô, lãnh thổ 23 1.2.2 Theo thời gian 24 1.2.3 Theo hình thức mục đích 24 1.3 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG TỚI TỔ CHỨC SỰ KIỆN 27 1.3.1 Các yếu tố vĩ mô 27 1.3.2 Các yếu tố vi mô 30 1.4 MỘT SỐ Ý NGHĨA VÀ TÁC ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 32 1.4.1 Ý nghĩa hoạt động tổ chức kiện với thành phần tham gia kiện 32 1.4.2 Một số tác động kiện đến lĩnh vực đời sống xã hội 37 1.4.3 Mối quan hệ kiện du lịch 39 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 41 CHƢƠNG 2: HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ, LẬP CHƢƠNG TRÌNH VÀ DỰ TỐN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN 42 2.1 NGHIÊN CỨU CÁC YẾU TỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN SỰ KIỆN 42 2.1.1 Mục tiêu kiện 42 2.1.2 Tiếp nhận thông tin nhà đầu tƣ kiện 46 2.1.3 Nghiên cứu yếu tố khác có liên quan đến kiện 47 2.2 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN 49 2.2.1 Chủ đề kiện gì? 49 2.2.2 Hình thành chủ đề cho kiện 49 2.2.3 Các ý tƣởng cho kiện 50 2.3 .L ẬPCHƢƠNGTRÌNHVÀKẾHOẠCHTỔNGTHỂTỔCHỨCSỰKIỆN 51 2.3.1 Chƣơng trình kiện gì? 51 2.3.2 Xây dựng chƣơng trình cho kiện 52 2.4 LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 54 2.4.1 Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức kiện 54 2.4.2 Các nhóm chi phí tổ chức kiện 55 2.4.3 Các hình thức lập dự tốn ngân sách tổ chức kiện 63 2.4.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức kiện theo hình thức chi phí cố định, chi phí biến đổi 66 2.5 ĐÀM PHÁN VÀ TIẾN HÀNH KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI NHÀ ĐẦU TƢ SỰ KIỆN 68 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 71 CHƢƠNG 3: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 72 3.1 KHÁI QUÁT VỀ KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 72 3.1.1 Kế hoạch tổ chức kiện gì? 72 3.1.2 Phân loại kế hoạch tổ chức kiện 73 3.1.3 Vai trò kế hoạch tổ chức kiện 75 3.2 NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 77 3.2.1 Một số yêu cầu quy trình chung lập kế hoạch tổ chức kiện 77 3.2.2 Hệ thống hóa hoạt động kiện 78 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 86 CHƢƠNG 4: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 87 4.1 THÀNH LẬP BAN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 87 4.2 LẬP TIẾN ĐỘ CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 88 4.2.1 Bảng tiến độ 88 4.2.2 Quy trình lập tiến độ cho cơng tác chuẩn bị tổ chức kiện 88 4.3 CHUẨN BỊ VỀ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 89 4.4 CHUẨN BỊ CÁC CÔNG VIỆC CÓ LIÊN QUAN ĐẾN KHÁCH MỜI THAM GIA SỰ KIỆN 93 4.4.1 Khái niệm, phân loại khách mời tham gia kiện 93 4.4.2 Lập danh sách khách mời 94 4.4.3 Chuẩn bị gửi thiếp mời/ giấy mời cho khách 99 4.5 CHUẨN BỊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 105 4.5.1 Tổng quan địa điểm tổ chức kiện 105 4.5.2 Phân loại địa điểm tổ chức kiện 105 4.5.3 Các khu vực không gian địa điểm tổ chức kiện 108 4.5.4 Các yêu cầu lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 108 4.5.5 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức kiện 110 4.5.6 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức kiện 111 4.6 CHUẨN BỊ VỀ NHÂN LỰC CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN 111 4.6.1 Xác định mơ hình tổ chức lao động 111 4.6.2 Các chức danh tổ chức kiện 117 4.7 CHUẨN BỊ HẬU CẦN CHO SỰ KIỆN 126 4.8 DỰ TÍNH VÀ XỬ LÝ CÁC SỰ CỐ TRONG SỰ KIỆN 127 4.8.1 Sự cố tổ chức kiện gì? 127 4.8.2 Dự tính xử lý cố có liên quan đến chủ đề kiện 127 4.9 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ KHÁC CHO SỰ KIỆN 132 4.9.1 Chuẩn bị tài liệu 132 4.9.2 Chuẩn bị chƣơng trình bổ trợ, dự phịng 137 4.9.3 Chuẩn bị quà tặng 137 4.10 CHUẨN BỊ CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN TRONG TRÌNH DIỄN SỰ KIỆN 137 4.10.1 Không gian thực kiện 137 4.10.2 Ngƣời dẫn chƣơng trình diễn giả 140 4.10.3 Đạo diễn dàn dựng sân khấu 142 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 145 CHƢƠNG 5: QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 146 5.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 146 5.1.1 Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? 146 5.1.2 Vai trò quản trị hậu cần tổ chức kiện 147 5.2 QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ HẬU CẦN TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 147 5.2.1 Lập kế hoạch cung ứng dịch vụ 148 5.2.2 Lựa chọn nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ 148 5.2.3 Thƣơng lƣợng ký kết hợp đồng cung ứng dịch vụ 152 5.2.4 Kiểm soát phối hợp cung ứng dịch vụ 155 5.2.5 Dự tính xử lý cố có liên quan 155 5.3 CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ VẬN CHUYỂN VÀ TỔ CHỨC ĐƢA ĐÓN KHÁCH 155 5.3.1 Các nhà cung ứng dịch vụ phƣơng tiện vận chuyển 157 5.3.2 Tổ chức đón khách khách sử dụng phƣơng tiện vận chuyển công cộng 160 5.4 CUNG ỨNG DỊCH VỤ LƢU TRÚ 161 5.4.1 Quy trình việc tổ chức nhận buồng 161 5.4.2 Quy trình chung việc tổ chức trả buồng 162 5.5 CUNG ỨNG DỊCH VỤ ĂN UỐNG 163 5.6 TỔ CHỨC MẠNG LƢỚI THÔNG TIN, LIÊN LẠC TRONG SỰ KIỆN 164 5.6.1 Thông tin nội 165 5.6.2 Các tài liệu bảng dẫn cho thành phần tham gia kiện 166 5.6.3 Cung ứng dịch vụ thông tin liên lạc 166 5.7 CUNG ỨNG CÁC DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU CỦA KHÁCH VIP VÀ CÁC PHƢƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG 167 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 168 CHƢƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN 169 6.1 TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN 169 6.1.1 Tổ chức đón tiếp khách nơi diễn kiện 169 6.1.2 Khai mạc kiện 170 6.2 ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN 170 6.2.1 Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu 170 6.2.2 Điều hành, quản lý khán giả khách mời 171 6.2.3 Điều hành hoạt động phụ trợ 172 6.43 KẾT THÖC SỰ KIỆN 173 6.3.1 Tổ chức bế mạc kiện 173 6.3.2 Tiễn khách 174 6.3.3 Thanh toán kiện 175 6.3.4 Phối hợp giải cơng việc cịn lại sau kiện 175 6.3.5 Lập báo cáo tổng kết công tác tổ chức kiện 176 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƢƠNG 177 PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ ĐIỂM CHÚ Ý TRONG TỔ CHỨC CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN 178 PHỤ LỤC 2: CÁC MẪU GIẤY TỜ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 214 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 240 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên môn học: TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mã môn học: CKT507 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Tổ chức kiện môn học sở ngành Quản trị bán hàng - Tính chất: Tổ kiện mơn học bắt buộc cho ngành Quản trị bán hàng - Ý nghĩa: Trong thời kỳ kinh tế phát triển, hội nhập nhƣ nay, tổ chức kiện kênh tiếp cận, giao lƣu với khách hàng mục tiêu nhanh chóng, xác Việc tổ chức kiện doanh nghiệp giúp thúc đẩy, quảng bá đa chiều thƣơng hiệu sản phẩm, đồng thời tăng cƣờng mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp Ngồi cịn quảng bá hình ảnh doanh nghiệp xã hội cách trực tiếp, hiệu - Vai trò tổ chức kiện: Giúp gia tăng ý khách hàng mục tiêu thƣơng hiệu, phát triển sản phẩm, dịch vụ, phƣơng thức bày tỏ lòng biết ơn với khách hàng, đối tác, kênh thuyết phục khách hàng tiềm đến với doanh nghiệp Chính lợi ích khơng ngờ đó, mà việc tài trợ kiện, thuê agency để tổ chức kiện, quảng bá thƣơng hiệu xu hƣớng phổ biến, đƣợc áp dụng cho nhiều doanh nghiệp Mục tiêu môn học: Sau học xong môn học này, ngƣời học có khả năng: - Về kiến thức:  Hiểu đƣợc khái niệm kiện gì? Vai trị kiện? Các loại hình kiện;  Biết đƣợc quy trình tổ chức kiện, chất liệu hiệu ứng thƣờng sử dụng kiện;  Cách ứng dụng công cụ truyền thông để quảng bá cho kiện - Về kỹ năng:  Xác định đƣợc mục tiêu kiện;  Biết cách phân công nhân hợp lý;  Soạn thảo công văn xin phép tổ chức chƣơng trình kỹ xây dựng mối quan hệ với quyền địa phƣơng; - Về lực tự chủ trách nhiệm:  Hiểu đƣợc kiện đòi hỏi đam mê, sáng tạo, uy tín, trách nhiệm, có tinh thần đội nhóm, kiến thức xã hội rộng ;  Tự đánh giá khả phù hợp với công việc kiện hay không;  Nghiêm túc, chuyên nghiệp hiểu đƣợc giá trị nghề kiện CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu: - Hiểu trình bày đƣợc ý nghĩa tổ chức kiện, hoạt động tác nghiệp kiện, thành phần tham gia kiện - Phân tích đƣợc đặc điểm hoạt động tổ chức kiện - Mô tả sơ lƣợc thị trƣờng tổ chức kiện Việt Nam - Phân biệt đƣợc loại hình kiện - Hiểu chứng minh đƣợc vai trò, tác động kiện tới thành phần tham gia kiện đời sống xã hội - Trình bày đƣợc yếu tố ảnh hƣởng tới tổ chức kiện 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1.1 Tổ chức kiện gì? 1.1.1.1 Sự kiện gì? Tổ chức kiện thuật ngữ tƣơng đối mẻ Việt Nam, có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ Trƣớc tiên, tìm hiểu ý nghĩa từ kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tƣợng, cố, biến cố mang tính chất bất thƣờng xuất Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm ngƣời ta đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán… Trong số lĩnh vực khác kiện cịn có nghĩa hồn tồn khác hẳn, ví dụ thống kê học trƣờng hợp xuất biến cố đƣợc xem kiện Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam ngƣời ta thƣờng quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực nhƣ thể thao, thƣơng mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có ngƣời hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nƣớc, đƣợc phƣơng tiện truyền thông quan tâm đƣa tin) đƣợc xem kiện Ví dụ kiện nhƣ: hội nghị nƣớc nói tiếng Pháp, SEGAMES 23, thi hoa hậu toàn quốc… - Trong đó, có ngƣời lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa ngồi kiện đƣơng nhiên nhƣ cách hiểu nói trên, cịn bao hàm hoạt động thƣờng mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thƣờng ngày nhƣ: tang ma, đám cƣới, sinh nhật, tiệc mời… Dƣới đây, đoạn trích tổ chức kiện diễn đàn kinh doanh Internet nói nghề tổ chức kiện để biết thêm cách hiểu khác “sự kiện” Hộp 1.1 Tổ chức kiện Tổ chức kiện gì? Những ngƣời mộ cô đào kiêm ca sĩ tiếng Jennifer Lopez hẳn xem vai diễn cô phim hài tình cảm “Ngƣời tổ chức đám cƣới” Trong phim, thủ vai nhà tổ chức đám cƣới chuyên nghiệp, tài tình việc biến đám cƣới thành kiện hoàn hảo lãng mạn cho cặp tình nhân Thực ra, bạn bắt đầu nghề nghiệp nhƣ vai diễn Jennifer Lopez Những công ty tổ chức kiện Việt Nam làm công việc nhƣ Khi nói đến tổ chức kiện, ngƣời ta thƣờng nghĩ đến công tác tổ chức kiện quy mô nhƣ Thế vận hội Olympics, World Cup, SEA Games, Lễ trao giải điện ảnh Oscar Lễ hội Sài Gòn 300 năm, Festival Huế Trên thực tế, dịch vụ đa dạng, từ việc xếp tổ chức hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến buổi tiệc chiêu đãi, họp mặt đại lý, mắt sản phẩm nhiều hoạt động khác Rất nhiều công ty, đặc biệt tập đoàn lớn nƣớc ngoài, xem việc quảng bá thƣơng hiệu tên tuổi công ty thông qua hoạt động tổ chức kiện công cụ cần thiết hiệu để thực chiến lƣợc kinh doanh tiếp thị Chẳng hạn, hãng nƣớc Coca Cola sẵn sàng bỏ khoản ngân sách lớn để vận động tổ chức đƣa Cúp vàng FIFA đến với ngƣời hâm mộ Việt Nam Hay nhƣ tập đoàn xe tiếng dám chi vài chục ngàn đô-la Mỹ để giới thiệu loại xe Còn cơng ty máy in "chơi đẹp" cách mời ngàn khách hàng đại lý vui chơi ngày Saigon Water Park (theo http://vinamap.vn) Nghĩa vụ/ Obligations : Thanh toán cho bên B theo nhƣ thoả thuận To make payment to party B as agreed Cung cấp nội dung chƣơng trình huấn luyện kiến thức sản phẩm cho nhân viên (nếu có) To supply the content of the project, train product knowledge for staffs (if any) Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B / RIGHT AND OBLIGATIONS OF PARTY A: Quyền lợi/ right: a) Nhận đƣợc toán bên A nhƣ điều To receive payment as mentioned in Article b) Phối hợp với bên A giải vấn đề phát sinh xảy chƣơng trình hội chợ thuộc trách nhiệm bên B/.Coordinate with party A to solve overhead problems during the trade fair within the responsibility of part B Nghĩa vụ/ Obligations : Bảo đảm nhân cung cấp cho bên A chất lƣợng nhƣ yêu cầuc/ Ensure a sufficient good quality PG supply to Party A Hợp đồng đƣợc lập đƣợc thành hai (02) song ngữ Việt – Anh, đƣợc đóng dấu ký đại diện có thẩm quyền bên có giá trị nhƣ nhau, bên giữ (01) This contract has two (02) original copies: In bilingual Vietnamese and English which are stamped and signed by the parties’ duty authorized representatives All have the same value Each party keeps one (01) original copy ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 226 Phụ lục 2.4 mẫu lý hợp đồng (mẫu 1) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc   THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại , chúng tơi gồm có: Đại diện bên th tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI ABCD - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phƣờng Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Ngƣời đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dƣơng, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƢƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Ngƣời đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trƣởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thƣơng Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên thống lý hợp đồng 227 với nội dung sau: Điều 1: Nội dung lý Bên B tổ chức chƣơng trình …………… cho Bên A NTD………… Chƣơng trình đƣợc thực theo hợp đồng ký Nay hai bên thống lý hợp đồng theo nội dung đƣợc ký kết Trong q trình thực chƣơng trình có phát sinh số chi tiết hai bên giải quyết: - Phát sinh chi phí bên B thuê dây điện & ổ cắm điện cho 100 máy tính cho bên A : 000000000000000000 đồng (Bằng chữ: trăm triệu….) ( chƣa VAT) - Bên A trừ chi phí giấy phép theo hợp đồng khơng có banner treo ngồi mặt đƣờng NTĐ ………… bên B ( chữ ) ( chƣa VAT) Chi tiết : Đơn vị tính: Vnđ Chi phí phát sinh tăng (+) Chi phí phát sinh giảm (-) Tổng chi phí phát sinh (chƣa có VAT) VAT Tổng chi phí phát sinh (bao gồm VAT) Bằng chữ: Bảy triệu trăm năm mươi ngàn đồng chẵn (đã có VAT) Điều 2: Giá trị lý hình thức toán 2.1 Giá trị lý hợp đồng: Giá trị lý theo hợp đồng ký đồng Tổng số tiền phát sinh : đồng Tổng giá trị lý Hợp đồng: đồng (Bằng chữ: ) 2.2 Hình thức toán: - Bên A tạm ứng cho bên B 50% giá trị hợp đồng tạm tính, tƣơng đƣơng số tiền ………………… đồng ( đồng chẵn) - Số tiền lại Thanh lý là: ……………… đồng (…………………………… 228 đồng chẵn), Bên A tốn cho Bên B vịng 07 ngày kể từ ngày nhận đƣợc đầy đủ Hóa đơn Thanh lý Hợp đồng Bên B Điều 3: Điều khoản chung - Hai bên cam kết thực nghiêm chỉnh điều khoản lý - Sau hai bên hoàn tất thủ tục Thanh lý Thanh toán, vấn đề liên quan đến hợp đồng khơng cịn giá trị pháp lý - Thanh lý hợp đồng đƣợc làm thành 04 (bốn) tiếng Việt có giá trị pháp lý nhƣ Bên A giữ hai bản, bên B giữ hai ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 229 Phụ lục 2.5 Mẫu biên nghiệm thu lý hợp đồng CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc   THANH LÝ HỢP ĐỒNG Số: …… /2008 Căn theo nội dung Hợp đồng kinh tế số …………… ký ngày Tháng năm 2008 Công ty ………………… Công ty ……………………… Căn vào việc thực hợp đồng hai bên; Hôm nay, ngày tháng ……… năm 2008 Tại , chúng tơi gồm có: Đại diện bên thuê tổ chức kiện (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI ABCDE - Địa trụ sở chính: Tổ 12 phƣờng Thụy Long, Tây Hồ, Hà Nội - Ngƣời đại diện: Ông Nguyễn Xuân Sang - Chức vụ: Giám đốc Công ty - Điện thoại: 043.1234567 Fax: 043.1234567 - Email: ABCVN@yahoo.com.vn - Tài khoản số: 111111111222 Ngân hàng nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Đông Dƣơng, Hà Nội - Mã số thuế: 5200 263 975 Đại diện bên nhận tổ chức kiện (Bên B): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƢƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Ngƣời đại diện: Bà Nguyễn Thảo Nguyên - Chức vụ: Trƣởng phòng nghiệp vụ (Theo giấy ủy quyền số GUQ/01-2006 ngày 1/10/2006 …………………ký đóng dấu) - Điện thoại: 043 2342345 Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thƣơng Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 230 Sau tiến hành thực hợp đồng, hai bên thống lý hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực cung cấp hạng mục nhân sự, vật dụng cho kiện …… diễn từ ngày …… …… Điều 2: Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo thời gian, địa đIểm đầy đủ yêu cầu đƣợc ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số …… Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng a Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể nhƣ sau: Nội dung STT Bồi dƣỡng cho helper ngày đầu làm việc Thƣởng cho PG đêm giao lƣu Số tiền (VNĐ) Cộng tổng c Chi phí phát sinh giảm: Nội dung STT Số tiền (VNĐ) Giảm tiền thuê MC Thu Thủy Cộng tổng d Tổng chi phí phát sinh thực tăng VND Phí quản lý VAT: VND e Giá trị hợp đồng (a+d): VND bao gồm VAT Bằng chữ: Sáu mƣơi mốt triệu ba trăm hai mƣơi bảy ngàn bốn trăm đồng chẵn 3.2 Nghĩa vụ toán: Bên A tạm ứng cho bên B VND( Ba mƣơi triệu hai trăm mƣời ba ngàn bảy trăm đồng chẵn) Số tiền lại bên A phải toán cho bên B: Bằng chữ:……… 231 ……… Điểu Kết luận Hai bên thống nghiệm thu hợp đồng cung cấp dịch vụ số ……… Biên nghiệm thu lý hợp đồng để kết thúc hợp đồng cung cấp dịch vụ số 21/11/07 /YPR_TN Bên A toán nốt tồn số tiền cịn lại ……… (…………) cho Bên B sau nhận đƣợc hoá đơn tài theo hợp đồng hai bên Biên nghiệm thu lý hợp đồng đƣợc lập thành hai bản, bên giữ 01 có hiệu lực pháp lý ngang ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 232 Phụ lục 2.6 Biên xác nhận phát sinh CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ************** BIÊN BẢN XÁC NHẬN PHÁT SINH Số: ……… Hôm nay, ngày… tháng… năm …… gồm: Bên A: …… Địa : …… Đại diện : …… Chức vụ : ……… MST : ……… Bên B: ……… Địa : …………… Đại diện : …………… Chức vụ : ……………… MST : …………… Điều Nội dung công việc Bên A định cho bên B đơn vị thực ………… ……… Điều Thực Căn nội dung hợp đồng, bên B hoàn tất hạng mục theo thời gian, địa đIểm đầy đủ yêu cầu đƣợc ghi hợp đồng cung cấp dịch vụ số ………… Điều Giá trị lý hợp đồng 3.1 Giá trị hợp đồng Tổng giá trị hợp đồng ban đầu: VND b Chi phí phát sinh tăng cụ thể nhƣ sau: 233 STT Nội dung Số tiền (VNĐ) In thêm 120m cờ dây Tin 10 standee 0.6m*1.6m PP Cho thuê 10 chân đứng standee Phát sinh may đồng phục PG chiều 7/9 MC đêm 7/9 Ca sĩ đêm 7/9 Âm ánh sang chiều 7/9 Ghi banner Cộng tổng c Tổng chi phí phát sinh thực tăng: ……… Phí quản lý VAT (12% + 10%): ……………… e Giá trị hợp đồng thực tế (a+c): VND bao gồm VAT Bằng chữ: Bảy mƣơi mốt triệu trăm tám chín ngàn bốn trăm năm mƣơi sáu đồng Điều Kết luận Hai bên thống khoản chi phí phát sinh Bên A tốn nốt tồn số tiền cịn lại VND (gồm 50% giá trị hợp đồng …… VND số tiền phát sinh VND) cho Bên B sau nhận đƣợc hoá đơn tài theo hợp đồng hai bên Biên xác nhận phát sinh đƣợc lập thành hai bản, bên giữ 01 ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 234 Phụ lục 2.7 Hợp đồng nhà cung cấp CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc   HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: HĐKT (V/v biểu diễn nghệ thuật ) - Căn vào Bộ Luật dân hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực ngày 01/01/2006 Bộ Luật Thƣơng mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006 Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam - Căn vào nhu cầu khả đáp ứng bên Hôm nay, ngày 12 tháng 12 năm 2008 trụ sở Công ty Tổ chức kiện thƣơng mại du lịch VICEP (ETV), chúng tơi gồm có: I CÁC BÊN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG: Đại diện bên thuê biểu diễn (Bên A): - Tên đơn vị: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ THƢƠNG MẠI DU LỊCH VICEP (ETV) - Địa trụ sở chính: 171/120B Lý Nam Đế – Thành phố Hà Nội - Ngƣời đại diện: Ông Nguyễn Việt Tú - Điện thoại: 043 2342345 - Chức vụ: Giám đốc Fax: 043 2342345 - Email: ETVVN@.com - Tài khoản số: 322 110 004 024 ngân hàng Ngoại thƣơng Hà Nội - Mã số thuế: 0101483547 Đại diện bên nhận biểu diễn (Bên B): - Họ tên: - Số CMT (hoặc hộ chiếu): - Địa - Điện thoại… Sau xem xét đàm phán kỹ, Hai bên thống ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với nội dung sau đây: 235 Điều 1: Nội dung công việc Bên B nhận cung cấp ca sĩ ………………biểu diễn chƣơng trình ………… bên A tổ chức Địa điểm : …………… Thời gian từ : …………… Nội dung : Biểu diễn ca nhạc ( có danh sách hát kèm theo) Tổng cộng chi phí bên A phải trả cho bên B : ………… VNĐ ( Không bao gồm loại thuế theo quy định pháp luật VN ) Số tiền viết chữ : ………………………… Điều Trách nhiệm bên 2.1 Trách nhiệm bên A : - Đảm bảo tƣ cách tổ chức biểu diễn phù hợp với quy định giấy phép quan chức quản lý ban hành cấp phép - Đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng , sân khấu chuyên nghiệp - Cung cấp thông tin chƣơng trình trƣớc khai mạc chƣơng trình 48 - Đảm bảo an ninh trật tự khu vực tổ chức - Thanh tốn đầy đủ chi phí theo nhƣ thỏa thuận (điều 1) 2.2 Trách nhiệm bên B : - Cung cấp cho bên A danh sách tiết mục tham gia chƣơng trình - Biểu diễn với nội dung chƣơng trình đƣợc bên A thỏa thuận duyệt - Đến thỏa thuận.Trang điểm trang phục phù hợp với quy định văn hóa hoạt động nghệ thuật biểu diễn Điều Thanh toán - Phƣơng thức toán: tiền mặt; Đồng tiền toán: Việt Nam đồng - Bên A toán cho bên B số tiền sau ký kết hợp đồng số tiền là: ………………… Bằng chữ :(Hai triệu đồng chẵn) Số tiền lại (Ba triệu tám trăm ngàn đồng chẵn) bên A tóan cho bên B chậm ngày sau kết thúc chƣơng trình ( Ngày 9/09/2008) Điều Điều khoản hủy bỏ, vi phạm hợp đồng 4.1 Đối với bên A : - Nếu bên A thông báo hủy hợp đồng phải bồi thƣờng cho bên B nhƣ sau : + Trƣớc 03 ngày : bồi thƣờng 50% giá trị hợp đồng + Trƣớc 01ngày : bồi thƣờng 70% giá trị hợp đồng 236 + Trƣớc khai mạc chƣơng trình phải bồi thƣờng 100% giá trị hợp đồng - Bên A có quyền địi bên B bồi thƣờng bên B biểu diễn tiết mục không với thỏa thuận, khơng phù hợp với quy định văn hóa biểu diễn nghệ thuật bên B làm chậm tiến trình chƣơng trình dẫn đến chƣơng trình bị gián đoạn phải kết thúc sớm kế hoạch kịch Mức bồi thƣờng dao động từ 30% đến 100% thƣơng lƣợng hai bên dựa vào thiệt hại xảy 4.2 Đối với bên B : - Nếu bên B đến muộn từ 10 phút đến 20phút so với thỏa thuận (khơng có lý đáng) phải bồi thƣờng 20% giá trị hợp đồng - Nêú bên B đến muộn từ 20phút đến 60phút so với thỏa thuận ( khơng có lý đáng) phải bồi thƣờng 50% giá trị hợp đồng - Nếu bên B đến muộn sau 60phút so với thỏa thuận( khơng có lý đáng) đơn phƣơng hủy bỏ hợp đồng mà khơng có chấp thuận bên A phải bồi thƣờng 100% giá trị hợp đồng - Nếu bên B thông báo hủy hợp đồng phải toán lại cho bên A số tiền nhận lần (nếu có) bồi thƣờng cho bên A nhƣ sau : + Trƣớc 03 ngày : bồi thƣờng 50% giá trị hợp đồng + Trƣớc 01ngày : bồi thƣờng 100% giá trị hợp đồng + Trƣớc khai mạc chƣơng trình phải bồi thƣờng 200% giá trị hợp đồng Điều Điều khoản chung - Hai bên cần chủ động thông báo cho tiến độ thực hợp đồng, có vấn đề phát sinh hai bên phải kịp thời thơng báo cho biết bàn bạc tích cực giải sở thƣơng lƣợng Trƣờng hợp có tranh chấp khơng tự giải đƣợc thi hai bên khiếu nại tới Tòa án kinh tế TP.HCM định Tòa án phán cuối cùng.Các chi phí thẩm định, kiểm tra, xác minh lệ phí bên có lỗi chịu - Hai bên xem xét kỹ điều khoản hợp đồng đồng ý ký kết - Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến ngày toán thời gian kết thúc nội dung chƣơng trình nhƣ nêu ( Điều 1) - Hợp đồng đƣợc làm thành 03 bản, bên A giữ 02 , bên B giữ 01 tất có giá trị nhƣ ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 237 Phụ lục 2.8 Thơng báo thực khuyến mại CƠNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN & CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM DU LỊCH ETV Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 234/TB Hà Nội, ngày…… tháng… năm 2008 THƠNG BÁO THỰC HIỆN KHUYẾN MẠI Kính gửi: SỞ THƢƠNG MẠI THÀNH PHỐ HÀ NỘI - Tên Doanh nghiệp : - Địa trụ sở chính: - Điện thoại: Fax - Mã số thuế: - Số tài khoản: Văn phòng Asiasoft Hà Nội Địa chỉ: Đại Diện: Chức Vụ: Giấy phép đăng ký kinh doanh số: Sở Kế hoạch đầu tƣ cấp ngày … tháng năm ………… - Ngƣời liên hệ: ……………… Điện thoại: ……………… Căn Luật Thƣơng mại, Nghị định số 37/2006/NĐ-CP ngày tháng năm 2006 Chính phủ quy định chi tiết Luật Thƣơng mại hoạt động xúc tiến thƣơng mại, Thông tƣ liên tịch số 07/2007/TTLT-BTM-BTC ngày 06 tháng năm 2007 hƣớng dẫn thực số điều khuyến mại hội chợ, triển lãm thƣơng mại, ……………………… thơng báo chƣơng trình khuyến mại nhƣ sau: Tên chƣơng trình khuyến mại: " " Địa bàn khuyến mại: ……………… Hình thức khuyến mại: ………………… Thời gian khuyến mại: …………………… Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại: …………………… 238 Hàng hóa, dịch vụ khuyến mại: ………………………… Khách hàng chƣơng trình khuyến mại: ……………………… Cơ cấu giải thƣởng: (tài liệu đính kèm) Tổng giá trị hàng hóa dùng để khuyến mại VNĐ Nội dung chi tiết chƣơng trình khuyến mại: (thơng tin đính kèm) Cơng ty thông báo đến Quý Cục cam kết thực hoàn toàn chịu trách nhiệm chƣơng trình khuyến mại theo qui định pháp luật hành ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Đóng dấu ghi rõ họ tên) 239 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Lƣu Văn Nghiêm, Tổ chức kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2007 - Special Events: Best Practices in Modern Event Management (Hospitality, Travel & Tourism) - Event Risk Management and Safety by Peter E Tarlow in Front Matter - Event Sponsorship (The Wiley Event Management Series) by Bruce E Skinner in Front Matter - Event Marketing: How to Successfully Promote Events, Festivals - Conventions, and Expositions (The Wiley Event Management Series) (Hardcover) by Leonard H Hoyle - Festival and special event management- Johnny Allen, William O’toole, Ian McDonnell, Robert Harris- Wiley Australia Tourism Series - Các trang web tiếng Việt: www.vneconomy.vn ; www.sukien24.com ; www.tochucsukienvip.com ; www.dulichcaocap.vn ; www.vietnamtourism.edu.vn ; prclub.com.vn ; www.tuoitre.com.vn ; www.f-event.com.vn ; www.alogroup.com.vn ; vietnammarcom.edu.vn my.opera.com ; www.htc.edu.vn - Các trang web tiếng Anh: http://eventmanagement.com ; www.eventmanagement-uk.co.uk ; www.eventsvietnam.com ; www.eventeducation.com ; www.wikipedia.org ; www.businessdictionary.com ; www.effectiveevents.com ; www.worldevents.com ; news.xinhuanet.com ; www.alsacreations.com ; www.gchagnon.fr/ /evenements.html ; www.organisateurevenement.com ; www.dia.unisa.it/ ; www.gfi-italia.com ; www.intuit.ru/ ; http://vinamap.vn ;… 240 ... VỀ QUẢN TRỊ HẬU CẦN TỔ CHỨC SỰ KIỆN 146 5.1.1 Quản trị hậu cần tổ chức kiện gì? 146 5.1.2 Vai trò quản trị hậu cần tổ chức kiện 147 5.2 QUY TRÌNH CHUNG TRONG QUẢN TRỊ... nhà tổ chức kiện Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ Nhà tổ chức kiện Khách hàng nhà tổ chức kiện Khách hàng nhà tổ chức kiện Khách hàng đối tƣợng mà nhà tổ chức kiện phục vụ đƣợc trả cơng cho q trình. .. đến kiện; Hình thành chủ đề, lập chƣơng trình kế hoạch tổng thể cho kiện; Chuẩn bị tổ chức kiện; Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; Tổ chức điều hành diễn biến kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống kiện; Tổ