UBND TỈNH BẮC GIANG UBND TỈNH BẮC GIANG SỞ NỘI VỤ Số /TB SNV CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Bắc Giang, ngày tháng năm 2022 THÔNG BÁO Kết luận kiểm tra công tác văn thư, lưu[.]
UBND TỈNH BẮC GIANG SỞ NỘI VỤ Số: 76 /TB-SNV CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Bắc Giang, ngày 30 tháng05 năm 2022 THƠNG BÁO Kết luận kiểm tra cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Ngạn Thực Quyết định số 5206/QĐ-SNV ngày 14/12/2021 Giám đốc Sở Nội vụ ban hành kế hoạch công tác tra, kiểm tra; giải khiếu nại, tố cáo phịng, chống tham nhũng năm 2022 Sở; Đồn kiểm tra Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Ngạn, qua kiểm tra Sở Nội vụ thông báo kết luận sau: I KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ a) Công tác tham mưu, ban hành văn Từ tháng 01/2021 đến 30/4/2022, UBND huyện Lục Ngạn thực tốt công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Hàng năm, Chủ tịch UBND huyện ban hành đầy đủ văn đạo hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ theo hướng dẫn ngành cấp như: Quy chế công tác văn thư lưu trữ, Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan; Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý; Công văn số 355/UBND-NV ngày 25/5/2020 triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Đồng thời gửi văn qui định, đạo, hướng dẫn cấp đến quan, đơn vị để thực thống địa bàn huyện như: Quyết định số 02/2021/QĐ-UBND ngày 08/02/2021 UBND tỉnh Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước tỉnh Bắc Giang; Chỉ thị số 6/CT-UBND ngày 11/5/2021 Chủ tịch UBND tỉnh tăng cường công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Bắc Giang; Công văn số 812/SNV-VTLT ngày 17/6/2021 Sở Nội vụ hướng dẫn sử dụng dịch vụ lưu trữ địa bàn tỉnh b) Việc bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Ngạn đạo quan chuyên môn đơn vị nghiệp; UBND xã, thị trấn phân cơng, bố trí đủ số lượng công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư lưu trữ quan theo qui định pháp luật Tại Phịng Nội vụ có 01 lãnh đạo phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, 01 viên chức trình độ Đại học chuyên ngành chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm Lưu trữ UBND huyện hưởng chế độ phụ cấp độc hại ngành Lưu trữ; Văn phòng HĐND UBND huyện bố trí 01 cơng chức có trình độ Đại học làm công tác văn thư chuyên trách 2 Đối với phịng chun mơn, đơn vị nghiệp, xã, thị trấn bố trí đủ số công chức, viên chức chuyên trách kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ quan Tổng số công chức, viên chức làm văn thư lưu trữ địa bàn huyện Lục Ngạn tính đến ngày 30/4/2022 149 người (trong số người làm chuyên trách: 41 người; số người làm kiêm nhiệm: 108 người; số người có trình độ chun mơn đào tạo chuyên ngành chiếm 27 % so với tổng số người làm công tác văn thư lưu trữ) c) Công tác kiểm tra, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Hàng năm, UBND huyện Lục Ngạn ban hành kế hoạch định kỳ tổ chức đợt kiểm tra hướng dẫn trực tiếp chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn địa bàn (năm 2021, thực kiểm tra 08 quan, đơn vị; tháng đầu năm 2022, kiểm tra 02 quan, đơn vị) Đồng thời UBND huyện chủ động phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức mở lớp tập huấn, phổ biến văn cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị thuộc huyện, UBND xã, thị trấn, trường học địa bàn huyện Tình hình thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a) Hoạt động nghiệp vụ văn thư - Công tác soạn thảo văn UBND huyện quan tâm đạo quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn thực quy định soạn thảo ban hành văn hành theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP - Công tác quản lý văn đi, văn đến quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật: Theo báo cáo kiểm tra thực tế số phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn, việc quản lý văn đi, đến thực triệt để phần mềm Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp tỉnh; định kỳ in sổ theo dõi từ Hệ thống quản lý văn bản; qua ứng dụng Hệ thống quản lý công tác văn thư giúp cho việc quản lý, đạo, điều hành công việc huyện quan nhanh chóng thuận tiện Cơng tác quản lý văn đi, văn đến văn thư quan thực nghiêm túc, tập lưu văn thư quan xếp trật tự khoa học theo tên loại số kí hiệu văn Các văn đi, văn đến mức độ mật mở sổ riêng theo dõi quản lý theo quy định Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan giao cho người làm công tác văn thư quan bảo quản sử dụng Việc đóng dấu vào văn giấy chữ ký số quan vào văn điện tử thực đảm bảo quy định quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật - Cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan bước triển khai thực Công chức, viên chức nâng cao nhận thức thực tập hợp loại văn liên quan với vấn đề để tự bảo quản, phục vụ công tác chuyên môn b) Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ: UBND huyện tổ chức chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu tồn đọng số quan trực thuộc (02 quan chỉnh lý 6.255 hồ sơ tương đương 225 mét giá tài liệu 05 quan chỉnh lý 80 hồ sơ tương đương 04 mét giá tài liệu); số tài liệu chỉnh lý xong lưu trữ kho lưu trữ UBND huyện Phòng Nội vụ quản lý Đối với UBND xã, thị trấn việc thu thập, chỉnh lý tài liệu từ công chức chuyên môn bước quan tâm thực Tài liệu phận văn thư xếp theo năm chia theo tên loại văn bản, phục vụ tốt cho nhiệm vụ tìm kiếm - Công tác bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: UBND huyện Lục Ngạn bố trí kho lưu trữ chuyên dụng diện tích khoảng 45m để thu thập bảo quản hồ sơ, tài liệu UBND phịng chun mơn giao cho Phòng Nội vụ quản lý; trang thiết bị đầu tư mua sắm đầy đủ đảm bảo cho việc bảo quản an toàn tài liệu UBND huyện ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu trang bị phương tiện để phục vụ việc tra cứu tài liệu bao gồm: Sổ mục lục hồ sơ, Sổ theo dõi độc giả tài liệu tra cứu, Phiếu yêu cầu khai thác hồ sơ, tài liệu để phục vụ độc giả Tại phịng chun mơn thuộc UBND huyện kiểm tra, có 3/4 phịng bố trí kho lưu trữ quan riêng để bảo quản hồ sơ, tài liệu Việc ứng dụng công nghệ thông tin Tại quan kiểm tra, 100 % quan, đơn vị, xã, phường ứng dụng hiệu phần mềm Hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp tỉnh; việc tiếp nhận, tạo lập phát hành văn điện tử có ký số, dấu số lưu trữ tài liệu điện tử theo quy định Bộ phận văn thư quan, đơn vị bố trí máy vi tính, máy scan, máy photocopy để thực việc tiếp nhận phát hành văn điện tử II HẠN CHẾ, KHUYẾT ĐIỂM Trong giai đoạn từ 01/01/2021 đến 30/4/2022, công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Ngạn quan tâm đạo, thực bảo đảm theo quy định Tuy nhiên, q trình thực cịn số hạn chế, khuyết điểm, cụ thể: Trong công tác đạo, triển khai quy định văn thư lưu trữ số quan, đơn vị chưa thực ban hành đầy đủ văn tổ chức thực theo quy định như: Kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm, Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu Việc bố trí, phân cơng người làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm quan, đơn vị UBND xã, thị trấn có trình độ chun mơn, nghiệp vụ khơng chuyên ngành văn thư lưu trữ chưa có chứng bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn ngành văn thư lưu trữ Trong công tác tổ chức kiểm tra theo kế hoạch quan, đơn vị UBND huyện (Phòng Nội vụ thực hiện) kết kiểm tra chưa đưa nhận xét kiến nghị cụ thể sai phạm đơn vị kiểm tra; hồ sơ kiểm tra số Biên kiểm tra nêu nội dung kiến nghị không sai sót ghi biên Điều ảnh hưởng đến hoạt động khắc phục sai sót đơn vị kiểm tra hiệu công tác kiểm tra Việc thực hoạt động nghiệp vụ văn thư thời điểm kiểm tra có số quan đơn vị cịn có văn ký chưa đóng dấu đầy đủ (Phịng Tài ngun Mơi trường, Văn phòng HĐND UBND, ) Một số quan, đơn vị chưa mở Sổ theo dõi mẫu văn mật đến (Phòng Giáo dục Đào tạo, Phòng Lao động Thương binh Xã hội) Đối với số văn phát hành quan, đơn vị kiểm tra cịn có lỗi thể thức kỹ thuật trình bày, chưa theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như: Công văn ghi tên loại phần số ký hiệu văn bản; thể thức phần tên quan chủ quản quan ban hành văn chưa quy định, phần nơi nhận cịn để “như kính gửi” (UBND xã Quý Sơn, UBND thị trấn Chũ phịng thuộc UBND huyện) Cơng tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan số phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn chưa thực theo quy định Hàng năm quan, đơn vị không tổ chức thu thập giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn phải nộp vào Lưu trữ quan theo Luật Lưu trữ; nhiều hồ sơ, tài liệu lưu trữ phận công chức tham mưu, giải công việc Một số phịng chun mơn (Phịng Tài ngun Mơi trường, Phịng Tài – Kế hoạch) thực giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan chưa thực theo quy trình: chưa có mục lục tài liệu hồ sơ, chưa có danh mục hồ sơ nộp lưu chưa lập biên giao nhận tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu: Tại UBND xã, thị trấn tài liệu tồn đọng thu chưa chỉnh lý, phân loại theo quy định; chưa bố trí kho lưu trữ quan trang thiết bị bảo quản tài liệu, điều gây ảnh hưởng đến mức độ an toàn bảo mật tài liệu Đối với phịng chun mơn thuộc UBND huyện, diện tích kho lưu trữ trang bị sở vật chất bảo quản hồ sơ, tài liệu hạn chế; việc thu tài liệu để chỉnh lý chưa triệt để, cịn nhiều phịng chun mơn chưa chỉnh lý khoa học số tài liệu tồn đọng từ nhiều năm III KIẾN NGHỊ Đề nghị Chủ tịch UBND huyện Lục Ngạn đạo phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn thực số nội dung sau: Tăng cường phổ biến, triển khai văn công tác văn thư lưu trữ, văn đến tồn thể cơng chức, viên chức quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý Quán triệt quan, đơn vị hàng năm ban hành đầy đủ văn công tác văn thư lưu trữ để tổ chức thực như: Kế hoạch văn thư lưu trữ hàng năm, Danh mục hồ sơ, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu Tổ chức đào tạo, tập huấn bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm văn thư lưu trữ phịng chun mơn, đơn vị nghiệp, UBND xã, thị trấn để đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn vị trí việc làm theo quy định 5 Tăng cường công tác kiểm tra công tác văn thư lưu trữ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý Kết kiểm tra phải sai sót vi phạm để yêu cầu quan, đơn vị khắc phục, nâng cao hiệu cơng tác kiểm tra Chỉ đạo phịng chuyên môn thực đầy đủ qui định cơng tác văn thư như: đóng dấu đầy đủ vào văn qua kiểm tra chưa đóng dấu quan vào văn bản, đồng thời đạo công chức, viên chức khắc phục số lỗi thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Thực triệt để công tác lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan hàng năm công chức, viên chức phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn địa bàn Tiếp tục bố trí kinh phí để chỉnh lý hồn chỉnh khối tài liệu lưu trữ cịn tồn đọng UBND xã, thị trấn phịng chun mơn theo Đề án UBND tỉnh thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử Kế hoạch số 168/KH-UBND ngày 31/12/2020 UBND huyện Phối hợp tổ chức nghiệm thu chất lượng dịch vụ chỉnh lý tài liệu thực theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật ngành lưu trữ Bố trí đủ diện tích kho trang thiết bị cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ, nhằm bảo quản an toàn, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời ban hành nội quy khai thác, sử dụng tài liệu trang bị phương tiện để phục vụ việc tra cứu tài liệu Chuẩn bị nộp lưu hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử theo Luật Lưu trữ quy định Tiếp tục thực Kế hoạch số 2130/KH-UBND ngày 20/5/2020 Chủ tịch UBND tỉnh lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2020 - 2025 Trên Thông báo kết luận Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Ngạn, đề nghị Chủ tịch UBND huyện quan tâm, đạo thực báo cáo kết thực kiến nghị định kỳ Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh theo quy định./ Nơi nhận: - UBND huyện Lục Ngạn; - Lãnh đạo Sở (b/c); - Thanh tra Sở; - Cổng TTĐT Sở Nội vụ; - Lưu: VT, VTLT KT GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Trần Văn Đơng ... 2130/KH -UBND ngày 20/5/2020 Chủ tịch UBND tỉnh lưu trữ tài liệu điện tử quan nhà nước địa bàn tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2020 - 2025 Trên Thông báo kết luận Sở Nội vụ công tác văn thư, lưu trữ UBND. .. chức phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn địa bàn Tiếp tục bố trí kinh phí để chỉnh lý hồn chỉnh khối tài liệu lưu trữ cịn tồn đọng UBND xã, thị trấn phịng chun mơn theo Đề án UBND tỉnh thực Chỉ thị... nơi nhận cịn để “như kính gửi” (UBND xã Quý Sơn, UBND thị trấn Chũ phịng thuộc UBND huyện) Cơng tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan số phịng chun mơn, UBND xã, thị trấn chưa thực theo