ĐỀ CƯƠNG MÔN VĂN BẢN ĐỐI NGOẠI 1 Công thư Khái niệm Công thư được sử dụng trong các vấn đề giao dịch quan trọng Công thư được sử dụng tại Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao do Lãnh đạo Bộ, Trư[.]
1 Công thư Khái niệm Công thư sử dụng vấn đề giao dịch quan trọng Công thư sử dụng Bộ Ngoại giao, quan đại diện ngoại giao Lãnh đạo Bộ, Trưởng quan đại diện ngoại giao Việt Nam nước ký Trang đầu công thư in giấy offset vàng Trang in giấy offset trắg khổ A4 Chức danh đầy đủ người gửi in phía góc trái, cân so với Quốc huy, cách mép Quốc huy 0,5 cm, phông Times New Roman, cỡ chữ 10-12, in hoa, đậm thẳng Dấu gạch liền in phía chức danh, độ dài cm, cân giữa, cách chức danh 0,5 cm Địa điểm soạn thư thông tin thời gian in dòng với dòng cuối chức danh, lề phải, cách mép phải giấy 1,5-2 cm Mẫu công thư: Phụ lục I SƠ ĐỒ MẪU CÔNG THƯ trang giấy khổ A4: 210 mm × 297 (Trên mm) Ghi chú: Ơ 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: số: Thành phần mẫu công thư Quốc huy; Chức danh; Địa danh ngày, tháng, năm ban hành công thư; Nội dung công thư; Chữ ký đầy đủ người gửi; Họ tên đầy đủ người gửi; Kính gửi: (Ngài TÊN ĐẦY ĐỦ CỦA NGƯỜI NHẬN, CHỨC DANH ĐẦY ĐỦ NGƯỜI NHẬN) Công hàm thường (note verbale): Khái niệm Công hàm thường thư tín ngoại giao có mức độ nghi thức thấp công thư Công hàm thường bắt đầu câu chào xã giao Cơng hàm thường cấp vụ/ phịng ký cấp cao hơn, người trưởng quan ủy quyền ký tắt góc bên phải trang cuối Trang đầu công hàm thường in giấy offset vàng (conqueror), trang in giấy offset trắng Phụ lục II SƠ ĐỒ MẪU CÔNG HÀM THƯỜNG (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm × 297 mm) Ghi chú: Ơ số : Thành phần mẫu công hàm thường 4a : : : : : : : : Quốc huy Tên quan Số, ký hiệu công hàm thường Nội dung công hàm thường Ký tắt Địa danh ngày, tháng, năm ban hành công hàm Dấu quan, tổ chức Kính gửi: (TÊN CƠ QUAN NHẬN CƠNG HÀM) ĐỊA CHỈ Cơng hàm Pro Memoire: Công hàm pro memorie biên trao đổi thức vấn đề mà Chính phủ ủy quyền đạo Tại Bộ Ngoại giao, văn trao trực tiếp cho Đại sứ, Công sứ đại diện Công hàm loại cấp vụ cấp cao ký tắt góc bên phải trang cuối Tại quan đại diện ngoại giao, cơng hàm trao trực tiếp chuyển qua giao thông ngoại giao Trang đầu công hàm pro memoire in trưên giấy offset vàng Các trang in giấy offset trắng Mẫu công hàm pro memoire (phụ lục 5) Phụ lục V SƠ ĐỒ MẪU PRO - MEMOIRE (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm × 297 mm) Ghi chú: Ô số : mẫu PRO - MEMORIA Thành phần Quốc huy : : Tên quan (Bộ Ngoại giao nước Cơng hịa XHCN VN) 3a : Số, ký hiệu Pro – Memoria 3b : Tiêu đề : Nội dung Pro – Memoria 4a : Ký tắt : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành công hàm : Dấu quan, tổ chức : Kính gửi: (TÊN CƠ QUAN NHẬN CƠNG HÀM) Công hàm ngoại giao (diplomatic note): Công hàm ngoại giao thư tín thức Chính phủ truyền đạt vấn đề Chính phủ ủy quyền đạo Công thức lịch thiệp không sử dụng hình thức thư tín Cơng hàm ngoại giao Lãnh đạo Bộ, trưởng quan đại diện ngoại giao ngừoi ủy quyền ký tắt ký đầy đủ Trang đầu công hàm ngoại giao in giấy offset vàng Các trang in giấy offset trắng Mẫu công hàm ngoại giao (phụ lục 6) Phụ lục VI SƠ ĐỒ MẪU CÔNG HÀM NGOẠI GIAO Ghi chú: Ô số : Thành phần mẫu công hàm Ngoại giao : Quốc huy : Tên quan (Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa XHCN VN) : Số, ký hiệu công hàm : Nội dung công hàm 4a : Ký tắt : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành công hàm : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền (ký đầy đủ : Dấu quan, tổ chức : Kính gửi: (TÊN CƠ QUAN NHẬN CƠNG HÀM) cần) ĐỊA CHỈ Công hàm tập thể (collective note): Cơng hàm tập thể hình thức thư tín hai hay nhiều Chính phủ gửi 01 hay nhiều Chính phủ Cơng hàm tập thể phải có chữ ký đầy đủ đại diện Chính phủ Cơng hàm tập thể khơng in Quốc huy Nếu khơng có thỏa thuận khác với nước ký chung công hàm, công hàm tập thể in giấy offset trắng Mẫu công hàm tập thể (phụ lục 7) Phụ lục VII SƠ ĐỒ MẪU CÔNG HÀM TẬP THỂ (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm × 297 mm) Ghi chú: Ơ số : Thành phần mẫu công hàm tập thể : Nội dung công hàm tập thể : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành công hàm : Chức vụ, họ tên chữ ký đại diện Chính phủ (ký đầy đủ) : Kính gửi: (TÊN CƠ QUAN NHẬN CƠNG HÀM) ĐỊA CHỈ Cơng hàm thông báo: Công hàm thông báo công hàm gửi đến quan đại diện ngoại giao Hà Nội tới quan đại diện ngoại giao nước nước nhận Công hàm Bộ Ngoại giao cấp vụ/phòng cấp cao ký tắt; công àhm quan đại diện người trưởng quan đại diện ủy quyền ký tắt Công hàm thông báo in giấy offset trắng Mẫu công hàm thông báo (phụ lục 8) Phụ lục VIII SƠ ĐỒ MẪU CÔNG HÀM THÔNG BÁO (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm × 297 mm) Ghi chú: Ô số : Thành phần mẫu công hàm thường : Quốc huy : Tên quan (Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa XHCN VN) : Số, ký hiệu công hàm thông báo : Nội dung công hàm thông báo 4a : Ký tắt : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành công hàm : Dấu quan, tổ chức : Kính gửi: (TÊN CƠ QUAN NHẬN CÔNG HÀM) ĐỊA CHỈ I MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY CƠNG HÀM: Stt Thành phần thể Loại thức chi tiết trình chữ bày Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ minh họa (1) (2) (3) (4) (5) (6) Quốc huy Dòng Quốc huy In hoa 1012 Đứn g, đậm BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO (chức danh) Phông chữ Times New Roman NƯỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đại danh ngày, In tháng, năm ban hành thường văn 1314 Nghi êng Hà Nội, ngày tháng năm 2004 Số, ký hiệu văn In thường 1213 Đứn g Số: 32/2002/NĐ-CP; 12/UBND-VX Tiêu đề In hoa 1314 Đứn g BỊ VONG LỤC, PRO-MEMOIRE Nội dung văn In thường 1314 Đứn g Bộ Ngoại giao nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam kính chào… Ký tắt Ký tay (chữ ký tắt phải nhỏ 0,5 cm2) Đóng dấu - Từ “Kính gửi” In thường 1214 - Tên quan, tổ chức, cá nhân In hoa - Chức danh (tên đầy In hoa đủ người nhận) Đứn g Gò Vấp, ngày 29 tháng năm 2004 Số 15/QĐ-BCN; Số: Kính gửi: ĐẠI SỨ QUÁN NƯỚC CỘNG HÒA NHÂN DÂN TRUNG HOA 1214 Đứn g BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO NƯỚC CỘNG HÒA X - Gửi nơi Kính gửi: BỘ CƠNG NGHIỆP - Gửi nhiều nơi Kính gửi: - BỘ NỘI VỤ - BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ 10 Địa II In hoa 1214 Đứn g, đậm HÀ NỘI PHONG BÌ ĐỐI NGOẠI: Nếu cơng hàm khơng gửi qua fax gửi qua giao thông ngoại giao đựng phong bì đối ngoại Phong bì đối ngoại in tiếng Việt tiếng Anh ngôn ngữ khác phù hợp với yêu cầu nước nhận Nơi nhận dán nhãn (label) in trực tiếp vào phong bì phơng chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, in thường thẳng Phong bì đối ngoại có quốc huy sử dụng đựng cơng hàm có in Quốc huy Thơng số kỹ thuật giấy in: giấy offset, khổ 23x16 cm Thông số kỹ thuật Quốc huy: Quốc huy in góc trái phong bì Kích thước Quốc huy 2x2 cm in màu Tên địa quan gửi chức danh người gửi cân so với Quốc huy, cách mép Quốc huy 0,5 cm, phông Times New Roman, cỡ chữ 14, in hoa, đậm thẳng Dấu gạch liền in phía chức danh, độ dài cm, cân giữa,cách chức danh 0,5 cm Tên địa chi tiết người nhận in thường, thẳng cỡ chữ 14, phơng Times New Roman Ghi chú: Ơ số: Thành phần mẫu phong bì đối ngoại có quốc huy 1: Quốc huy 2: Chức danh 3: Số ký hiệu văn 4: Nơi nhận Phong bì đối ngoại khơng có Quốc huy sử dụng đựng giấy mời không in Quốc huy Thông số kỹ thuật giấy in: Phong bì loại giấy offset, khổ 20,5x14 cm Tên địa quan gửi in phía góc trái, phơng Times New Roman, cỡ chữ 14 in hoa, đậm thẳng dấu gạch liền in phía chức danh độ dài cm, cân giữa,cách chức danh 0,5 cm Tên địa chi tiết người nhận in thường, thẳng cỡ chữ 14, phông Times New Roman, lề phải ... NỘI PHONG BÌ ĐỐI NGOẠI: Nếu cơng hàm khơng gửi qua fax gửi qua giao thơng ngoại giao đựng phong bì đối ngoại Phong bì đối ngoại in tiếng Việt tiếng Anh ngôn ngữ khác phù hợp với yêu cầu nước nhận... Times New Roman Ghi chú: Ơ số: Thành phần mẫu phong bì đối ngoại có quốc huy 1: Quốc huy 2: Chức danh 3: Số ký hiệu văn 4: Nơi nhận Phong bì đối ngoại khơng có Quốc huy sử dụng đựng giấy mời không... ngoại giao ngừoi ủy quyền ký tắt ký đầy đủ Trang đầu công hàm ngoại giao in giấy offset vàng Các trang in giấy offset trắng Mẫu công hàm ngoại giao (phụ lục 6) Phụ lục VI SƠ ĐỒ MẪU CÔNG HÀM NGOẠI