Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin (nghề công nghệ thông tin cao đẳng)

UBND TỈNH THANH HĨA TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠNG NGHIỆP THANH HĨA GIÁO TRÌNH PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG NGHỀ: CƠNG NGHỆ THƠNG TIN (ƢDPM) TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Năm 2018 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đich khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Phân tích hệ thống khâu quan trọng dự án tin học Vấn đề phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý đƣợc đƣa vào nội dung giảng dạy bậc đại học, cao đẳng nhiều ngành có ngành Cơng nghệ thơng tin Giáo trình phục vụ cho công tác giảng dạy giáo viên học tập, nghiên cứu làm đề tài sinh viên, tài liệu tham khảo cho quan tâm đến việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thơng tin Giáo trình “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin” cung cấp cho ngƣời đọc kiến thức hệ thống thông tin Các cách tiếp cận để tìm hiểu hệ thống thông tin, phƣơng pháp điều tra công cụ để tổng hợp kết điều tra nhằm mô tả hệ thống thông tin Trên cở sở báo cáo tổng hợp kết điều tra, bƣớc xây dựng mơ hình cho thành phần ứng với giai đoạn tiếp cận để thành phần tham gia xây dựng hệ thống thơng tin góp phần tự động hóa tổ chức, làm cho hệ thống hồn thiện Đối với sinh viên thực tập tốt nghiệp, chọn kiểu đề tài phân tích thiết kế hệ thống thơng tin tài liệu để sinh viên vào bƣớc mà thực hiện: điều tra, báo cáo, xây dựng mơ hình Cuốn giáo trình đƣợc hồn thành đúc kết từ kinh nghiệm xây dựng hệ thống thông tin thực tế số năm giảng dạy mơn học với góp ý cán giảng dạy Trong trình biên soạn giáo trình có sử dụng số tài liệu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, nhiên khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến ngƣời đọc để giáo trình ngày hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Thanh Hóa, ngày 20 tháng năm 2018 Tham gia biên soạn: Lê Thị Bằng Lê Ngọc Tâm Vũ Thị Tuyết MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học/mơ đun: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Mã mơn học/mơ đun: MH25 Vị trí, ý nghĩa, vai trị mơ đun/mơn học: - Vị trí: Mơn học đƣợc bố trí sau mơn học chung mơn học/ mơ đun sở - Tính chất: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin môn học bắt buộc thuộc chuyên môn nghề chƣơng trình đào tạo Cao đẳng nghề Cơng nghệ thơng tin (Ứng dụng phần mềm) Mục tiêu mô đun/môn học: Về kiến thức: - Hiểu trình bày đƣợc khái niệm hệ thống thông tin - Biết đƣợc phƣơng pháp khảo sát hệ thống thông tin thực; - Hiểu trình bày đƣợc qui trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin; - Hiểu trình bày đƣợc phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp thiết kế xây dựng hệ thống thông tin; - Trình bày đƣợc thiết kế hệ thống với đầy đủ khía cạnh: sở liệu, chức năng, giao diện, chƣơng trình, kiểm sốt; Về kỹ năng: - Sử dụng cơng cụ phân tích thiết kế để phân tích thiết kế số hệ thống thực tế nhƣ Hệ thống quản lý bán hàng, Quản lý nhân sự, ; Về lực tự chủ trách nhiệm - Tích cực, tỉ mỉ, khoa học việc tiếp thu lý thuyết, tham khảo ví dụ minh họa Chủ động tƣ duy, phân tích tình thực tiễn, chủ động tìm làm tập thực tế Nội dung mơ đun/mơn học Chƣơng 1: Đại cƣơng hệ thống thông tin Chƣơng 2: Khảo sát trạng xác lập dự án Chƣơng 3: Phân tích hệ thống chức Chƣơng 4: Phân tích hệ thống liệu Chƣơng 5: Thiết kế hệ thống thông tin quản lý CHƢƠNG I: ĐẠI CƢƠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN MÃ CHƢƠNG: MH25/I Giới thiệu: Chƣơng trình bày cách khái quát khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin, số hệ thống cần ý (hệ thống kinh doanh/ dịch vụ, hệ thống thông tin quản lý) sau đề cập đến loại chu trình phát triển hệ thống tin học, bao gồm bƣớc phân tích, thiết kế, mã hóa… phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống, đặc biệt lƣu ý phƣơng pháp đƣợc sử dụng giảng phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc Mục tiêu: - Trình bày đƣợc khái niệm, thành phần, vai trị hệ thống thơng tin; - Trình bày đƣợc qui trình để xây dựng hệ thống thơng tin thành cơng; - Biết đặc điểm, tính số loại hệ thống thông tin thông dụng; - Biết số phƣơng pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin; - Mô tả mạch lạc đƣợc nội dung bƣớc xây dựng hệ thống; - Trình bày mạch lạc đƣợc đặc điểm loại hệ thống - Nghiêm túc, tích cực học tập Nội dung chính: HỆ THỐNG 1.2 Khái niệm hệ thống Hệ thống thuật ngữ dùng để đồ vật (things), tình trạng (conditions), phƣơng thức (methods) Chẳng hạn hệ thống tốn, hệ thống truyền thơng hay hệ thống giao thơng Hệ thống tập hợp đối tƣợng, thành phần có quan hệ với nhau, tƣơng tác với theo nguyên tắc, chế nhƣng tồn thể thống Trong hệ thống, thành phần có chức khác nhƣng kết hợp lại chúng chúng có chức đặc biệt Thí dụ: Tất thứ nhƣ: giá đỡ, bánh xe, phụ tùng, dây dẫn, đai ốc, bulơng, nhãn hiệu, , thứ có chức riêng, nhƣng chúng đƣợc lắp ráp cách hợp lý tạo thành ơtơ chúng có khả di chuyển nhanh, chuyên chở nặng Giá trị toàn hệ thống hẵn giá trị tất tạo nên cộng lại Các hệ thống có mối quan hệ: - Phân cách phân cách với môi trƣờng bên ngồi Một hệ thống nhận đối tƣợng từ mơi trƣờng bên ngồi vào, biến đổi chúng kết xuất mơi trƣờng bên ngồi Kết kết xuất có đánh giá phạm trù tiêu chuẩn kết xuất - Bao hàm nhau: hệ thống phận hay chứa hệ thống Giao nhau: thành phần hệ thống thành phần hệ thống khác Chẳng hạn sơng ngịi vừa đối tƣợng hệ thống địa lý vừa thành phần hệ thống giao thơng - Có thể có ảnh hƣởng qua lại lẫn Có hệ thống đơn giản: phần tử, mối quan hệ hay mối quan hệ đơn giản; nhƣng có hệ thống phức tạp: nhiều phần tử, nhiều mối quan hệ mối quan hệ phức tạp Vì hệ thống thƣờng có cấu trúc, hoạt động theo nguyên lý chặt chẽ, nói tóm lại hoạt động cách có tổ chức Thuật ngữ hệ thống thƣờng dùng để tổ chức hoạt động có chế quy cũ, mà nhiều đồng nghĩa hai thuật ngữ tổ chức hệ thống với 1.2 Phân loại hệ thống Có nhiều quan điểm để phân loại hệ thống: theo chủ thể tạo chúng, theo tính chất chúng, vân vân Cách phân loại theo tính chất hệ thống: Hệ thống mở hay cịn đƣợc gọi hệ thống có tính xác suất đầu vào, đầu khơng thể xác định xác nhƣng dự đốn đƣợc Chẳng hạn hệ thống đặt chổ vé máy bay đốn xác chỗ đƣợc đặt cho chuyến bay Hệ thống đóng hệ thống đốn trƣớc kết đầu biết đầu vào Chính mà hệ thống đóng dễ quản lý hệ thống mở Cách phân loại theo chủ thể tạo hệ thống:  Các hệ thống tự nhiên (khơng ngƣời tạo Thí dụ: nguyên tử, phân tử, tế bào, vật chất: (sơng ngịi, núi non ), tổ chức sống (thực vật, động vật), hành tinh, thiên hà, vũ trụ  Các hệ thống ngƣời tạo nên Thí dụ: Trƣờng học, bệnh viện, máy tính, đơn vị công ty, nhà nƣớc, Trong hệ thống ngƣời tạo có hệ thống tự động hóa, nghĩa điều khiển chế hoạt động máy tính Nhờ phát triển khoa học kỹ thuật, đặc biệt khoa học công nghệ thông tin, ngƣời tạo hệ thống tự động mong muốn điều khiển (toàn hay phần nào) hoạt động hệ thống họ tạo hệ thống tự nhiên Do để cải tiến chúng phải có hiểu biết hệ thống cách đầy đủ xác Từ sau, giáo trình tơi đề cập đến tổ chức (hay hệ thống) giải (tồn hay phần nào) trợ giúp máy tính, tiếp cận hệ thống với ý niệm mong muốn tự động hóa chúng, cải tiến chúng 1.3 Cấu tạo hệ thống Hình 1-1 Cấu tạo hệ thống Một hệ thống bao gồm nhiều phận, thành phần mà ta thƣờng gọi hệ thống (subsystems) Mỗi hệ thống đảm nhận số tác vụ riêng biệt hệ thống lớn mà thành phần Thí dụ: hệ thống thông tin bao gồm mạng truyền thông, hệ thống điện thọai, máy tính ngƣời thao tác chúng Môi trƣờng ngƣời, phƣơng tiện, quy luật, sách bao quanh hệ thống Một hệ thống họat động độc lập, tìm hiểu hệ thống khơng thể khơng quan tâm tới mơi trƣờng bao quanh hệ thống Biên hay giới hạn (boundaries) chu vi hay đƣờng ranh giới hệ thống mơi trƣờng bên ngồi Nó cách biệt phần tử tạo nên hệ thống giới bên Trong số trƣờng hợp biên dễ xác định, nhƣng có hệ thống mà biên không rõ ràng Đầu vào (inputs) hệ thống đối tƣợng từ môi trƣờng bên tham gia vào hệ thống Hệ thống tác động lên chúng biến đổi chúng tạo thành kết đầu Khơng có đầu vào hệ thống tạo đƣợc kết đầu Thành phần xử lý (processing) hệ thống có chức biến đổi từ đối tƣợng đầu vào thành kết đầu Đầu (outputs) sản phẩm, kết xử lý Một số thí dụ: Phép toán x, x2 , đầu vào nhận số thực, kết xuất số thực bình phƣơng số thực đó, xử lý đơn giản phép bình phƣơng Một nhà máy nhận nguồn nhƣ: nguyên liệu, nhiên liệu, sức lao động theo quy trình hợp lý để tạo sản phẩm Một trƣờng học nhận thí sinh đạt tiêu chuẩn sau kỳ tuyển sinh, qua q trình đào tạo thơng qua giảng dạy giáo viên, giáo trình, phƣơng tiện nghiên cứu, cho trƣờng học viên tốt nghiệp Một hệ thống quản lý liệu bao gồm việc thu thập, lƣu trữ, tìm kiếm, xếp, tổng hợp, tính tốn thao tác tƣơng tự Kết hệ thống thơng tin bao gồm báo cáo, biểu đồ, tập tin kết xuất Đối với hệ thống phức tạp, nhận nhiều loại đối tƣợng từ giới bên ngồi, xử lý gồm nhiều phận, phận chia làm hai loại: Các xử lý chức đảm bảo mục tiêu hệ thống Những xử lý tác động lên đối tƣợng đầu vào theo qui trình nghiêm ngặt, tạo đối tƣợng kết xuất mơi trƣờng bên ngồi Các xử lý tiết chế nhằm giữ cho hệ thống ổn định Có phận kiểm soát đối tƣợng đầu vào, kết đầu xử lý khác nghĩa kiểm sốt lẫn Có phạm trù đặc biệt kiểm soát đầu vào đầu gọi tiêu chuẩn nạp nhập tiêu chuẩn kết xuất Chẳng hạn, tiêu chuẩn tuyển sinh để kiểm soát thí sinh đậu vào trƣờng, điểm bình qn gia quyền để xác định điểm trung bình học kỳ sinh viên, sở xét học bổng, lên lớp cuối năm, tốt nghiệp trƣờng 1.4 Các thành phần hệ thống Một hệ thống phân hoạch thành phận nhƣ sau: - Bộ phận tác vụ: thƣờng gồm nhiều xử lý sơ cấp hơn, nhận luồng thông tin từ giới bên ngoài, tác động lên chúng làm việc với chúng Bộ phận tác vụ hệ thống xác định, nghĩa xử lý cấu tạo nên sử dụng quy tắc ứng xử đƣợc cố định phận định, cho liệu nhập giống sinh liệu xuất - Bộ phận quản lý: Bộ phận quản lý hệ thống tập hợp có tổ chức phƣơng tiện thơng tin, nhằm mục đích cung cấp biểu diễn cho hoạt động tổ chức Nó có chức năng: - Thu thập thông tin đến (từ Bộ phận định, Bộ phận tác vụ, môi trƣờng bên ngồi) - Lƣu trữ thơng tin lƣu kết xử lý chúng Xử lý theo yêu cầu phận tác vụ phận định Nó có hai phận con: + Bộ phận ghi nhớ, lƣu trữ thông tin + Bộ phận xử lý thông tin - Bộ phận định: có chức đƣa định mục tiêu hoạt động, tồn phát triển tổ chức Những định thƣờng dựa vào biểu diễn thông tin dùng để lấy định, nhƣng khơng thể đốn trƣớc đƣợc THƠNG TIN (INFORMATION)I.2 THƠNG TIN(IRMATION) 2.1 Khái niệm thông tin Thông tin hay tập hợp phần tử mà ta thƣờng gọi tín hiệu phản ánh ý nghĩa đối tƣợng, tƣợng hay trình vật thơng qua q trình nhận thức Tín hiệu đƣợc biểu dƣới nhiều dạng khác nhau: ngơn ngữ (tiếng nói, văn chữ viết, động tác), hình ảnh, âm thanh, mùi vị đƣợc nhận biết thông qua quan cảm giác trình nhận thức Cần ý (hoặc tập hợp) tín hiệu nhƣng tùy ngữ cảnh khác thể thông tin khác thơng tin biểu diễn dạng tín hiệu khác Một tổ chức đƣợc nhìn nhận, xem xét dƣới góc độ khác nhau, có nhiều dạng thơng tin khác Tập hợp tất thông tin tổ chức cho ta tiếp cận hiểu biết tổ chức Trong tin học, thơng tin tinh lọc từ việc xử lý liệu Chính mà hai thành phần quan trọng hệ thống thông tin thành phần liệu thành phần xử lý 2.2 Tính chất Hai tính chất chủ yếu giá thành (cost) giá trị (value) Giá thành giá trị thông tin giá thành giá trị phần tử khác cấu thành nên thơng tin Giá thành thơng tin chi phí phải trả vào việc thu thập, lƣu trữ, biến đổi truyền thông tin sở cấu thành nên thơng tin Ví dụ: Chi phí phải trả cho việc điều tra dân số, đo đạc địa hình hành chánh, lƣu trữ, xử lý để có thơng tin mật độ dân số đơn vị diện tích hay đơn vị hành Giá trị phụ thuộc vào:  Bản chất thơng tin  Tính trung thực  Thời điểm  Mức độ hoi  Giá thành  Sự biểu diễn thông tin  Chủ thể sử dụng thông tin Ta thấy, giá trị thông tin đƣợc xác định mà phục vụ cho Nhƣ vậy, thơng tin có giá trị đáp ứng đƣợc nhu cầu Nếu khơng khai thác đƣợc, trở thành vơ ích HỆ THỐNG THƠNG TIN 3.1 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thơng tin tổ chức tập hợp có hệ thống thơng tin tổ chức Một tổ chức, nhƣ biết, thƣờng gồm nhiều lớp đối tƣợng đa dạng, nhiều mối quan hệ, nhiều quy trình xử lý, biến đổi phức tạp, để phản 10 số đơn vị học trình tƣơng ứng mơn đó) Tất nhiên mơn học đƣợc dạy học kỳ cho sinh viên đăng ký mà phịng Giáo vụ có kế hoạch thời khóa biểu thơng báo cho sinh viên biết trƣớc đăng ký Mỗi mơn học ngồi việc định danh tên cịn kèm theo số tín học trình đƣợc gán cho mã số mơn học Số tín mơn học tùy thuộc vào thời gian giảng dạy (thƣờng 15 tiết lý thuyết tập hay 30 tiết thực hành tƣơng đƣơng tín chỉ) éể đơn giản ngƣời ta phân thành hai loại môn: môn lý thuyết (hoặc tập) môn thực hành Nếu đăng ký môn lý thuyết sinh viên phải trả 27000 đồng/ tín chỉ, cịn với mơn thực hành 37000 đồng/tín Có số mơn, muốn đăng ký học, sinh viên phải học đạt điểm trung bình số mơn trƣớc để làm sở cho việc học mơn (gọi mơn tiên mơn học đó) Mỗi ngành học bao gồm hệ thống nhiều môn mà sinh viên thuộc ngành phải theo học nằm nội dung chƣơng trình giảng dạy ngành đó; có nhiều mơn thuộc chƣơng trình giảng dạy nhiều ngành học khác Mỗi học kỳ, vào việc đăng ký môn học đối tƣợng sinh viên mà ngƣời ta xác định đƣợc số tiền học phí mà sinh viên phải đóng Sau đăng ký xong môn học, sinh viên phải đến Phịng Tài vụ trƣờng để đóng học phí Mỗi lần sinh viên đến nộp học phí, phiếu thu đƣợc lập, ghi nhận mã số sinh viên, ngày lập, số tiền mà sinh viên đóng đƣợc đánh số thứ tự để tiện việc theo dõi Mỗi phiếu thu thu tiền học phí sinh viên học kỳ Một phiếu thu đƣợc in thành hai liên, liên gửi cho sinh viên nhƣ biên lai, liên lại để lƣu Nhân viên Phòng Tài vụ lập phiếu phải nhận tiền học phí sinh viên để cuối buổi nộp cho thủ quỹ Mỗi học kỳ, nhà trƣờng khống chế thời điểm cuối (một ngày đó) mà sinh viên phải hoàn thành thủ tục trên, hạn phịng Tài vụ khóa sổ khơng thu nữa, nhƣ sinh viên khơng đóng, khơng kịp đóng đóng khơng đủ học phí khơng đƣợc tham dự kỳ thi cuối học kỳ Mỗi học kỳ, sau cho sinh viên đăng ký môn học, để khuyến khích sinh viên đóng học phí sớm nhà trƣờng qui định ngày mà sinh viên đóng học phí trƣớc ngày đƣợc giảm tỷ lệ (thƣờng 5% số tiền học phí mà sinh viên phải đóng cho học kỳ đó) Mỗi học kỳ sinh viên đóng học phí làm nhiều lần tùy theo tình hình tài phải đóng trƣớc ngày hết hạn đóng học phí học kỳ Khi hết hạn đóng học phí Phịng Tài vụ tổng kết số tiền học phí mà sinh viên đóng, kết hợp với số tiền học phí mà sinh viên phải đóng xác định danh sách sinh viên nợ học phí học kỳ để gửi cho phận quản lý Phòng Giáo vụ loại sinh viên khỏi danh sách dự thi QUẢN LÝ ĐỒ ÁN - NIÊN LUẬN Bộ môn Hệ thống thông tin tốn ứng dụng khoa Cơng Nghệ Thơng Tin muốn quản lý tất đồ án - niên luận sinh viên tin học quy nhƣ chức éể dễ dàng việc quản lý, sau vào trƣờng sinh viên họ tên, ngày sinh, giới tính đƣợc gán mã số gọi mã số sinh viên Sinh viên quy thuộc quản lý trƣờng sinh viên chức 97 thuộc quản lý đơn vị đào tạo (thường trung tâm giáo dục thường xun) tỉnh Trong chƣơng trình đào tạo sinh viên phải thực số loại đồ án (niên luận - lập trình chuyên ngành, niên luận - lập trình quản lý, niên luận – lập trình ứng dụng, tiểu luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp cho số sinh viên xuất sắc trƣờng) Mỗi loại đồ án - niên luận có số đơn vị học trình tƣơng ứng gọi số tín Theo chƣơng trình học, đến kỳ triển khai đồ án - niên luận môn yêu cầu giáo viên đề tài cho sinh viên chọn Mỗi đề tài giáo viên yêu cầu điều mà sinh viên phải làm, cung cấp tài liệu để sinh viên tham khảo Sau giáo viên nộp đề tài môn gán cho đề tài mã số Việc định danh (đặt tên) giáo viên đề tài định Mỗi đề tài thuộc loại đồ án niên luận nhất, đƣợc giáo viên môn Mỗi giáo viên đƣợc nhận biết qua mã số giáo viên, họ tên, ngày sinh, phái chức danh Mỗi chức danh có hệ số chức danh, vào chức danh để sau tính tiền cho giáo viên đề tài hay giáo viên hƣớng dẫn đồ án - niên luận Đến học kỳ mà sinh viên phải thực loại đồ án đó, mơn triển khai việc thực đồ án - niên luận cho sinh viên Trƣớc hết môn cung cấp danh sách đề tài mà giáo viên thuộc loại đểứ sinh viên lựa chọn thực Đối với loại niên luận, tiểu luận, sinh viên tự lập nhóm, tối đa hai sinh viên nhóm, nhóm chọn làm chung đồ án đồ án nhƣ làm đề tài danh sách đề tài đƣợc môn cung cấp Riêng trƣờng hợp luận văn tốt nghiệp, có số sinh viên xuất sắc đƣợc chọn sinh viên làm đồ án tốt nghiệp riêng rẽ Sau sinh viên lựa chọn đề tài, môn phân công giáo viên hƣớng dẫn cho nhóm sinh viên làm chung đề tài viết chung đồ án niên luận Nói chung giáo viên đề tài ngƣời hƣớng dẫn sinh viên thực đề tài đó, nhiên có giáo viên đề tài bận cơng tác, mơn cử ngƣời khác hƣớng dẫn éến hạn sinh viên phải hoàn thành nộp đồ án Quyển đồ án phải đƣợc soạn theo mẫu mà môn quy định để dễ dàng việc quản lý đánh giá Cán trực môn phải chịu trách nhiệm thu nhận đồ án mà sinh viên nộp éể đơn giản quản lý, đồ án niên luận đƣợc cán trực môn gán cho số thứ tự, ghi nhận lại ngày mà sinh viên nộp Ngay sau ngày hết hạn nộp trƣởng phó mơn phân cơng giáo viên đánh giá chấm điểm cho đồ án Bộ môn yêu cầu giáo viên nộp kết kỳ hạn để tổng kết điểm Các sinh viên thực chung đề tài đƣợc chung điểm kết qua cho điểm Khi đến hạn, môn tổng kết điểm, lập danh sách báo cáo cho phòng Giáo vụ 98 Cuối học kỳ môn tổng kết số đề tài mà giáo viên (mà đƣợc sinh viên chọn làm đồ án - niên luận), số đồ án - niên luận mà giáo viên hƣớng dẫn, chấm để làm sở cho việc tính tiền giảng dạy QUẢN LÝ CÔNG TÁC GIẢNG DẠY - CỐ VẤN HỌC TẬP Một trƣờng đại học muốn quản lý công tác giảng dạy cán Trƣờng có nhiều khoa, khoa chịu trách nhiệm quản lý nhiều cán giảng dạy Phòng tổ chức quản lý phần lý lịch ngƣời, nhiên công tác ngƣời ta quan tâm đến số thuộc tính phổ biến sau: mã số cán bộ, họ tên cán bộ, chức danh, thâm niên công tác Chức danh giảng dạy sở để toán tiền giảng dạy cho giáo viên, chức danh có hệ số chức danh tƣơng ứng Ngồi việc giảng dạy quy trƣờng, cán cịn đảm nhận giảng dạy đơn vị đào tạo khác tỉnh thành phố khác Ngƣời ta nhận biết lớp nhờ ngành, khóa tên đơn vị đào tạo Thí dụ “Tin học 95 Vĩnh Long” - lớp thuộc hệ chức, “Sƣ phạm Toán 20” - lớp thuộc hệ quy Mỗi lớp thuộc hệ, lớp trƣờng thuộc hệ quy, lớp ngồi trƣờng thuộc hệ chức Mỗi học kỳ năm học đó, cán dạy nhiều mơn cho nhiều lớp môn cho lớp, học kỳ nhiều ngƣời dạy với số tiết tƣơng ứng Việc quy chuẩn tiết dạy tùy thuộc vào tính chất mơn học Các môn lý thuyết môn tập tiết tƣơng đƣơng tiết chuẩn, nhƣng môn thực hành, tiết ẵ tiết chuẩn Căn vào số lƣợng sinh viên học mà giáo viên dạy cho lớp đƣợc hƣởng hệ số giảng dạy, lớp đơng hệ số giảng dạy cao, chẳng hạn sỹ số lớp 80 hệ số 1, sỹ số lớp từ 80 tới 139 hệ số 1, 2, sỹ số từ 140 đến 179 hệ số 1, 5, ; hệ số sở để tính số tiết chuẩn giảng dạy Việc đề tài, hƣớng dẫn đánh giá (nhận xét cho điểm) đồ án - niên luận nhiệm vụ cán giảng dạy Theo quy định việc hƣớng dẫn đồ án niên luận tùy thuộc vào số tín loại đồ án - niên luận Mỗi loại đồ án niên luận tƣơng đƣơng với số tín tƣơng ứng: niên luận 1, 2, tƣơng đƣơng tín chỉ, tiểu luận tốt nghiệp tín luận văn tốt nghiệp 15 tín Giáo viên hƣớng dẫn đề tài hƣởng tiết chuẩn/1 tín chỉ, với tiểu luận tốt nghiệp ngồi số tiết cho giáo viên hƣớng dẫn, ngƣời đọc nhận xét đƣợc hƣởng tiết / đồ án tốt nghiệp, với luận văn tốt nghiệp giáo viên phản biện đƣợc hƣởng tiết / Ngồi cơng tác giảng dạy, giáo viên có thể làm cố vấn học tập lớp học quy Tại học kỳ, lớp có giáo viên làm cố vấn học tập Giáo viên làm cố vấn học tập lớp đƣợc hƣởng 20 tiết / học kỳ Cuối năm giáo viên kê khai khối lƣợng cơng tác học kỳ đó, trƣởng phó mơn kiểm tra, điều chỉnh để báo cho phận giáo vụ làm sở tính tiền giảng dạy cho ngƣời 99 QUẢN LÝ NHÀ HÀNG KHÁCH SẠN “Paradis” Thiên đƣờng khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, nhà hàng bán đồ ăn, thức uống, sàn nhảy phịng giải trí Doanh số đạt đƣợc nhờ cho thuê phòng bán đồ ăn, thức uống Ban giám đốc đặc biệt bận tâm cơng việc Phịng tiếp tân Chính khâu mà khách liên hệ đặt chổ, tìm phịng th, nhận chìa khóa phịng, đặt tiệc, u cầu dịch vụ (giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ) toán tiền lúc rời khách sạn Khách đặt chổ phải liên hệ với nhân viên phòng tiếp tân, nhân viên phải phân tích yêu cầu khách tham khảo hồ sơ dành chổ trạng kháh sạn để giải yêu cầu khách Cần phải biết khách có ngƣời, từ ngày đến ngày nào, khách cần phòng hạng (phịng hạng sang hay phịng bình dân), có u cầu đặc biệt khơng? để dành chổ cho khách đến thời điểm khách đến phòng trống (phòng chưa đặt chổ khơng cịn khách ở) Khi khách hàng đến: Đa số khách đến khách sạn có dành chổ trƣớc (hoặc nhờ hƣớng dẫn viên du lịch dành chổ) Số lại đến thuê ngay, với hy vọng thuê đƣợc phòng để thuê Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận hỏi xem vị khách có dành chổ trƣớc hay khơng, danh trƣớc với tên Nhƣ cần phải tham khảo đến hồ sơ dành chổ trƣớc Đôi khách khăng khăng có dành chổ, thật khơng có Khi khách đến khơng dành chổ trƣớc, nhân viên tiếp nhận phải xem cịn phịng trống hay khơng Nếu không, nhân viên phải thông báo cho khách biết tên số khách sạn khác có khả cịn phịng Nếu có phịng đáp ứng u cầu khách nhân viên tiếp tân yêu cầu khách xuất trình giấy tờ giữ lại chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác (nếu khách khơng có chứng minh nhân dân) Giấy tờ trả lại khách hồn thành thủ tục rời khách sạn Mỗi phịng, tùy theo kiểu, vị trí tiện nghi bố trí bên mà có giá biểu riêng Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu đến Mỗi phiếu đến lập cho ngƣời khách, thƣờng ngƣời chịu trách nhiệm toán sau Trên phiếu đến cần phải ghi rõ khách đƣợc bố trí phịng nào, vào khoảng thời gian (ngày nào) để thuận tiện việc khai báo tạm trú, tạm vắng nhà chức trách đến kiểm tra Nhân viên tiếp nhận cho biết giá phòng ngƣời nhóm (nếu nhóm chung, mƣớn nhiều phịng trả tiền chung) Nếu khách có u cầu dịch vụ (giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke, ), nhân viên tiếp tân phải lập bảng kê Mỗi bảng kê có số thứ tự lập cho khách, ghi tất dịch vụ mà khách yêu cầu suốt trình lƣu trú khách sạn Trong phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ vào thời điểm nào, chi phí tƣơng ứng Bảng kê chi phí nhân viên tiếp tân giữ lại yêu cầu khách toán rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc tùng, nhân viên tiếp tân phải lập hóa đơn Trên hóa đơn ghi nhận mà khách yêu cầu Qua hóa đơn thể 100 yêu cầu khách (số lượng, thẩm mỹ, cách thời gian bày trí, ) từ nhân viên tiếp tân thõa thuận với khách đơn giá tƣơng ứng cho Một hóa đơn đƣợc giao cho nhà hàng để phận phục vụ chuẩn bị Mỗi hóa đơn có số thứ tự ghi cho khách hàng Khách hàng tốn hóa đơn phận tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau Cuối ca làm việc nhân viên tiếp tân phải bàn giao hồ sơ cho nhân viên làm việc ca kế hồ sơ, trao đổi công việc tồn đọng cần phải giải quyết, nộp hết số tiền mà khách toán cho thủ quỹ Khi khách đi: Mọi thủ tục diễn Phịng tiếp tân Lúc đó, phiếu đến, bảng kê dịch vụ hoá đơn tiệc tùng chƣa toán sở yêu cầu khách phải trả Bộ phận phục vụ kiểm tra phòng mà khách xem có hƣ hao khơng xác nhận vào phiếu đến Nếu khách làm hƣ hại đồ đạc phịng khách phải đền bù trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại Khi khách trả tiền phiếu thu đƣợc lập Mỗi phiếu thu có số thứ tự, thu tiền khách hàng, ngày thu, lý (thu phiếu đến, bảng kê hoá đơn nào) với số tiền thu Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách hàng, ký xác nhận vào phiếu thu, lập thành hai liên liên giữ lại, liên giao khách hàng Ban Giám Đốc muốn tin học hóa cơng việc: dành chổ trƣớc, theo dõi lƣu trú, yêu cầu dịch vụ, đặt tiệc toán khách hàng QUẢN LÝ CƠ SỞ SẢN XUẤT VÀ CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM Chi cục tiêu chuẩn đo lƣờng chất lƣợng sản phẩm tỉnh cần quản lý chất lƣợng sản phẩm sở sản xuất tỉnh Trên địa bàn tỉnh quản lý có nhiều sở sản xuất éể thuận tiện quản lý ngƣời ta gán sở mã số sở Mỗi sở có địa chỉ, ngƣời chịu trách nhiệm gọi chủ sở, đƣợc biết họ tên, khơng có, có có vài số điện thoại để tiện liên hệ Cơ sở muốn sản xuất mặt sản phẩm phải đăng ký thông qua phiếu đăng ký chất lƣợng cho Một phiếu đăng ký có số đăng ký hay số thứ tự cấp cho sản phẩm nhất, nhiên sở sản xuất đăng ký nhiều sản phẩm khác Mỗi phiếu đăng ký có thời hạn (từ ngày đến ngày đó) số lƣợng đăng ký sản xuất thời hạn Mỗi sản phẩm đƣợc gán cho mã số sản phẩm, định danh rõ ràng đơn vị tính tƣơng ứng Một sản phẩm thƣờng phải đăng ký nhiều tiêu, tiêu có đơn vị tính cho tiêu đó, đăng ký số đăng ký cho tiêu tƣơng ứng Trong thời hạn đăng ký, nguyên tắc sản phẩm đăng ký sản xuất đƣợc bán thị trƣờng phải bảo đảm tiêu đăng ký Theo định kỳ có nghi vấn chi cục tiêu chuẩn đo lƣờng chất lƣợng sản phẩm bốc mẫu sản phẩm sở để kiểm nghiệm, đánh giá Khi đánh giá xong phiếu kiểm nghiệm đƣợc lập Một phiếu kiểm nghiệm kiểm sản phẩm theo số tiêu với số kiểm nghiệm tƣơng ứng Hơn phiếu kiểm nghiệm có số thứ tự, ngày đánh giá dùng cho sở sản xuất sản phẩm đăng 101 ký Dựa vào kết kiểm nghiệm mà ngƣời có trách nhiệm cho đánh giá đạt hay không đạt chất lƣợng theo mức đăng ký Sản phẩm sở không đạt chất lƣợng không đƣợc phép tiếp tục sản xuất lƣu hành thị trƣờng, bị rút giấy phép kinh doanh Nếu sản phẩm gây nguy hại cho ngƣời dùng chủ sở bị truy tố trƣớc pháp luật Đến lúc cục tiêu chuẩn đo lƣờng chất lƣợng sản phẩm muốn biết sản phẩm sở hết thời hạn đăng ký, sản phẩm không đạt chất lƣợng TỔ CHỨC HỘI THẢO KHOA HỌC Ban tổ chức hội thảo khoa học quốc tế muốn tin học hóa cơng việc để kịp thời theo dõi hàng ngày tình hình đăng ký tham dự hội thảo, tình hình báo cáo khoa học gởi đến, tình hình báo cáo đƣợc xét duyệt, in ấn, tình hình tốn lệ phí tham dự quản lý lịch báo cáo Ban tổ chức chia làm phận: ban phụ trách chƣơng trình hội thảo, ban phụ trách đăng ký tham dự hội thảo ban thƣ ký Ban Phụ Trách Đăng Ký Tham Dự Hội Thảo Ban lập danh sách quan nƣớc nƣớc để sau ban thƣ ký gởi thông báo hội thảo Những ngƣời muốn tham dự phải điền vào phiếu đăng ký gởi bƣu điện đến cho ban tổ chức liên hệ trực tiếp điện thoại với ban phụ trách đăng ký Nhƣng để đƣợc thực tham dự phải đóng đủ lệ phí hội thảo Ngƣời đăng ký đóng tiền trực tiếp (khi phiếu thu đƣợc lập) chuyển khoản vào tài khoản hội thảo éối với ngƣời tốn lệ phí tiền mặt ban phụ trách đăng ký đƣa họ vào danh sách ngƣời tham dự hội thảo éối với ngƣời tốn lệ phí chuyển khoản, ban phụ trách ghi họ vào danh sách khác (danh sách ngƣời tham dự chờ toán lệ phí), đợi ngân hàng gởi giấy báo số tiền thực đƣa vào tài khoản ban tổ chức hội thảo, tên họ đƣợc đƣa vào danh sách ngƣời tham dự hội thảo Cuối ban lập danh sách ngƣời tham dự thức để chuyển qua cho ban thƣ ký Tất ngƣời muốn tham dự hội thảo phải làm thủ tục đóng lệ phí đầy đủ, kể ngƣời báo cáo hội nghị Ban Thƣ Ký Ban thƣ ký có nhiệm vụ phục vụ cho ban phụ trách đăng ký ban phụ trách chƣơng trình Sau công việc ban thƣ ký: Gửi tờ thông báo hội thảo theo danh sách cho ban phụ trách đăng ký chuẩn bị Tờ thông báo ghi tin sau: chuyên đề hội thảo, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng ban tổ chức, tên ngƣời trƣởng ban tổ chức chung, tên ngƣời trƣởng thành viên ban phụ trách chƣơng trình, tên ngƣời trƣởng ban phụ trách đăng ký tham dự, tên vủa ngƣời trƣởng ban thƣ ký, thời hạn đăng ký tham dự, thời hạn gởi báo cáo khoa học đến để xét chọn Tờ thông báo có kèm theo phiếu đăng ký gồm khoản phải đền họ tên, địa 102 liên lạc, tên quan làm việc, có dự định báo cáo hay khơng, phƣơng tiện tốn (tiền mặt, chuyển khoản) Gửi báo cáo cho phản biện theo yêu cầu ban phụ trách chƣơng trình Trong thƣ gởi có ghi rõ thời hạn phản biện phải gởi trã - Nhận nhận xét phiếu điểm báo cáo phản biện gởi trả chuyển cho ban phụ trách chƣơng trình Đánh thƣ thơng báo gởi cho tác giả báo cáo đƣợc ban phụ trách chƣơng trình xét chọn Trong thƣ có u cầu tác giả soạn sẵn báo cáo thành file theo qui cách (kích cở, font chữ) ban thƣ ký qui định (để sau tiện việc in ấn tập kỷ yếu hội thảo) thời hạn tác giả gởi trả ban thƣ ký Tổ chức việc in ấn tập kỷ yếu hội thảo In chƣơng trình chi tiết buổi hội thảo (do ban phụ trách chƣơng trình cung cấp), in danh sách thứcnhững ngƣời tham dự hội thảo Chuẩn bị hồ sơ cho ngƣời tham dự hội thảo để phát cho họ vào ngày Hồ sơ gồm chƣơng trình, danh sách thức ngƣời tham dự hội thảo, tập kỷ yếu giấy trắng để ghi chép Ban Phụ Trách Chƣơng Trình Ban phụ trách chƣơng có nhiệm vụ xây dựng danh mục chủ đề hội nghị, mời số nhà khoa học phản biện báo cáo, để dễ dàng chọn ngƣời phản biện sau này, ngƣời phản biện đƣợc ban phụ trách xếp vào chủ đề phù hợp với chun mơn ngƣời phản biện Các tác giả gởi báo cáo làm đến ban phụ trách chƣơng trình Mỗi tác giả đƣợc quyền gởi tối đa báo cáo nhƣng có báo cáo tác giả (trong trƣờng hợp đồng tác giả, tác giả ghi đƣợc xem tác giả chính) Khi hết hạn nộp báo cáo, ban phụ trách chƣơng trình sét duyệt sơ bộ, loại báo cáo chủ đề hội nghị, xếp sơ báo cáo vào chủ đề Công việc xếp sơ nhằm giúp ban phụ trách chƣơng trình dễ dàng chọn ngƣời phản biện Các phản biện phải ghi nhận xét tờ nhận xét ban phụ trách chƣơng trình gởi đến, cho điểm (điểm không chấp nhận báo cáo, điểm từ đến 4: báo cáo đƣợc đề nghị chọn, điểm cao khả đƣợc chọn lớn) Việc cho điểm giúp ban phụ trách chƣơng trình dễ dàng chọn lựa có nhiều báo cáo chuyên đề đƣợc đề nghị chọn Thời hạn phản biện gởi nhận xét thời hạn áp dụng chung cho tất phản biện Sau chọn thức cáo báo cho hội thảo, ban phụ trách chƣơng lập danh sách cáo báo đƣợc chọn để gởi qua cho ban thƣ ký, đồng thời lên lịch hội thảo (nghĩa xếp báo vào chuyên đề thức, xếp chuyên đề vào cáo buổi, ngày, phòng, định ngƣời trách nhiệm điều khiển buổi hội thảo chủ đề) Một buổi hội thảo diễn ngày, buổi (sáng chiều), phòng liên quan đến chủ đề, ban phụ trách chƣơng trình xếp vào nhiều buổi hội thảo, có lƣợng lớn báo cáo đƣợc chọn xếp cho chủ đề éể ngƣời tham dự dễ nhớ phòng, buổi hội thảo chủ đề ln đƣợc xếp vào phịng 103 Trong ngày buổi diễn nhiều buổi hội thảo song song liên quan đến chủ đề khác Đối với báo cáo khơng đƣợc chọn, ban phụ trách chƣơng trình gởi trả tác giả hết với nhận xét (không kèm điểm) phản biện éối với phản biện chƣa gởi nhận xét, sau hết hạn tuần, ban phụ trách chƣơng trình bố trí cho ngƣời đến tận nơi địi QUẢN LÝ LƢƠNG SẢN PHẨM Một công ty sản xuất muốn quản lý tiền lƣơng tất nhân viên Các nhân viên thuộc hai loại: nhân viên hành chánh cơng nhân Mỗi nhân viên có mã số, họ tên, phái, ngày sinh, ngày bắt đầu tham gia công tác Mỗi nhân viên thuộc đơn vị quản lý Đối với cơng nhân hƣởng lƣơng sản phẩm Các sản phẩm thƣờng đƣợc công ty khác đặt hàng thông qua hợp đồng với số lƣợng tƣơng ứng yêu cầu kỹ thuật thẩm mỹ kèm theo Một sản phẩm có mã số mang tên để gọi đơn vị tính Các hợp đồng đƣợc đánh số thứ tự, tên hợp đồng, ngày bắt đầu ngày kết thúc Một hợp đồng sản phẩm, liên qua đến nhiều sản phẩm tất sản phẩm kết thúc thời điểm ghi hợp đồng để giao hàng lý hợp đồng Quá trình sản xuất sản phẩm gồm nhiều công đoạn tùy theo sản phẩm Do đặc tính kỷ thuật, thẩm mỹ môi trƣờng làm việc mà công đoạn đƣợc trả đơn giá tƣơng ứng Các công đoạn sản xuất sản phẩm đƣợc gọi tên công đoạn thƣờng đƣợc đánh số thứ tự Hàng ngày, phận quản lý ghi nhận kết làm việc công nhân ngày hôm trƣớùc đơn vị sản xuất báo lên Kết làm việc công nhân ngày thể việc cơng nhân thực đƣợc công đoạn sản phẩm đƣợc hợp đồng với số lƣợng tƣơng ứng công đoạn ca làm việc Làm việc ca ca ngày chủ nhật đƣợc hƣởng thêm hệ số cao làm việc ca khác ngày làm việc bình thƣờng Kết xác định thu nhập công nhân ngày hơm Đối với việc tính lƣơng cho nhân viên hành chánh vào hệ số lƣơng số ngày làm việc tháng ngƣời Nếu nghỉ có lý (bệnh đột xuất, thai sản, ) đƣợc hƣởng tiền bảo hiểm xã hội tùy theo số ngày nghỉ có lý tháng Nếu nghỉ khơng lý khơng đƣợc tính lƣơng Hệ số lƣơng thƣờng vào trình độ chuyên mơn, trình độ ngoại ngữ, thâm niên cơng tác lãnh đạo công ty xem xét định éối với ngƣời có đảm trách chức vụ đƣợc hƣởng phụ cấp chức vụ tùy theo đặc thù chức vụ Do nhu cầu công tác, nhân viên hành chánh làm việc Bộ phân theo dõi lƣơng tổng kết số buổi làm thêm nhân viên tháng để tính lƣơng ngồi cho nhân viên CÔNG TÁC THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Thực tập tốt nghiệp học phần chƣơng trình đào tạo sinh viên Hàng năm nhà trƣờng có kế hoạch gửi sinh viên cuối khóa đến quan, đơn 104 vị ban ngành nƣớc thực tập tốt nghiệp Công tác thực tập hàng năm khoa chịu trách nhiệm lập kế hoạch thực Kế hoạch thay đổi hàng năm tuỳ theo tình hình thực tế Chẳng hạn: thời gian, thời điểm nơi sinh viên đến thực tập năm khác năm trƣớc Tuỳ theo ngành học mà thời gian thực tập tốt nghiệp khác Trƣờng có nhiều khoa khoa chịu trách nhiệm đào tạo nhiều ngành, dĩ nhiên tồn ngành thuộc quản lý hai khoa khác Sinh viên vào trƣờng nhập học đƣợc gán cho mã số gọi Mã sinh viên Mã số khơng thay đổi suốt q trình học tập trƣờng Ngƣời ta cần quản lý đến họ tên, phái, ngày sinh quê quán sinh viên (huyện tỉnh nào) Mỗi sinh viên thuộc ngành học Trƣớc triển khai đƣa sinh viên thực tập, khoa phải liên hệ địa điểm thực tập cho sinh viên Thông thƣờng khoa phải gửi thơng báo đến đơn vị trình bày vấn đề, xem họ có khả nhu cầu nhận sinh viên thực tập hay khơng? nhận với số lƣợng sinh viên Có trƣờng hợp khoa phải cử cán trực tiếp đến liên hệ éể tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên khoa cho phép sinh viên tự liên hệ nơi thực tập, nhiên phải báo cho khoa biết để xét duyệt xem địa điểm có thích hợp hay khơng Nơi thực tập quan, đơn vị, trƣờng học, có điều kiện vật chất khả chuyên môn để hƣớng dẫn thực nội dung công tác thực tập éể dễ dàng việc quản lý điểm thực tập gán cho mã số gọi mã đơn vị Ngƣời ta cần quan tâm đến tên đơn vị, địa cụ thể, số điện thoại liên lạc có Mỗi đơn vị nhƣ đóng huyện - tỉnh hay thành phố Điều ƣớc lƣợng khoảng cách từ nơi thực tập tới trƣờng để xác định chi phí lại cho sinh viên thực tập Khi đến hạn, trợ lý giáo vụ ngƣời ban chủ nhiệm khoa phân bổ sinh viên đến điểm thực tập Việc phân bổ thể qua định cử sinh viên thực tập tốt nghiệp (tham khảo mẫu định) Tất nhiên trƣớc lúc đi, lãnh đạo ngƣời có trách nhiệm khoa nhắc nhở điều cần thiết liên quan đến đợt thực tập: yêu cầu sinh viên phải chấp hành nội quy quan thực công tác thực tập theo hƣớng dẫn cán phụ trách Khi hoàn thành đợt thực tập phải làm báo cáo cơng tác cho tồn nhóm thực tập, có xác nhận đơn vị nhận xét tinh thần, thái độ, kết công tác đánh giá (tốt/khá/trung bình/kém) sinh viên Khoa muốn tin học hóa cơng tác để quản lý công tác thực tập tốt nghiệp sinh viên thuận tiện TRƢỜNG CĐNCNTH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KHOACÔNG NGHỆTHÔNG TIN Độclập - Tựdo - Hạnh phúc STT: 09163/QĐ QUYẾTĐỊNH 105 - Căn cứvào chức năng, quyền hạn trƣởng khoa - Căn vào nội dung chƣơng trìnhđào tạo sinh viên ngành:TIN HỌC Đƣợcsựchấp thuận của:Cơng ty FPT chi nhánh thành phố HồChí Minh Nay cử sinh viên sauđây: STT MÃSỐ HỌTÊN Đến thực tập tốt nghiệp tại:Công ty FPT chi nhánh thành phố HồChí Minh Trong khoảng thời gian từngày: 02- 01-1999 đến ngày:18- 03 - 1999 Các sinh viên đƣợc hƣởng khoản chi phí: lƣu trú,đi lại theo quiđịnh công tác thực tập tốt nghiệp Bộ Giáo dục Đào tạo hành Thanh Hoá, ngày tháng năm Trƣởngkhoa: QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU, SẢN PHẨM VÀ CÁC HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU Một công ty xuất nhập thủy sản cần quản lý tất hợp đồng xuất với khách hàng Về mặt cấu tổ chức, cơng ty có số đơn vị phịng ban (phịng kế tốn, phịng cung ứng, phòng kinh doanh), số phân xƣởng sản xuất Một đơn vị phòng cung ứng Nhiệm vụ phịng cung ứng mua nguyên liệu ngƣ dân đơn vị nuôi trồng nhƣ đánh bắt thủy sản sau cung cấp cho phân xƣởng chế biến Các phân xƣởng có nhiệm vụ nhân nguyên liệu từ phận cung ứng, sản xuất sản phẩm để xuất cho hợp đồng xuất Nguyên liệu chủ yếu làm nên sản phẩm xuất tơm Vì tơm sản phẩm nuôi trồng đánh bắt tự nhiên nên có nhiều cở khác Một sản phẩm thƣờng ứng với cở tơm (thƣờng tính theo số con/kg hay độ dài tôm), ngƣời ta nhận biết sản phẩm thơng qua mã số éể cấu thành đơn vị sản phẩm khách hàng chấp nhận đƣợc thƣờng cần số loại sản phẩm với tỷ lệ tƣơng ứng Thí dụ để có đơn vị (chẳng hạn kg) tôm sản phẩm cở 22 con/kg không thiết tôm phải cách tuyệt đối mà cần 40% tôm sản phẩm cở 21 con/kg, 30% tôm sản phẩm cở 22 con/kg 30% tôm sản phẩm liệu cở 22 con/kg (nghĩa kiểm tra kg 22 con/kg chấp nhận đƣợc) Để có đơn vị tôm sản phẩm cần nhiều đơn vị tôm nguyên liệu Cụ thể để sản xuất thành đơn vị sản phẩm thực tế cần số loại nguyên liệu với hệ số tƣơng ứng Thí dụ để sản xuất đƣợc đơn vị (chẳng hạn 106 kg) tôm sản phẩm cở 22 con/kg cần phải có 0, kg tơm ngun liệu cở cở 21 con/kg, 0, kg tôm nguyên liệu cở 22 con/kg 0, kg tôm nguyên liệu cở 22 con/kg (tổng cộng 1, kg) phải loại bỏ phận không cần thiết làm tôm Để đơn giản cách quản lý ngƣời ta cho loại sản phẩm hay nguyên liệu cở mã số - gọi mã số để phân biệt Chẳng hạn TT22/ - Tôm thẻ cở 22 con/kg Cơng ty có nhiều khách hàng thƣờng xuyên ký hợp đồng mua hàng Trên hợp đồng có ghi số thứ tự hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, thời gian giao hàng, nơi giao hàng, phƣơng thức toán chi tiết sản phẩm: tên sản phẩm, qui cách sản phẩm (cở tôm), số lƣợng, đơn giá điều khoản cam kết hai bên Khi phân xƣởng mua hàng (tôm nguyên liệu) ngƣ dân đơn vị đánh bắt, ni trồng hải sản, hóa đơn mua hàng đƣợc lập Trên hóa đơn mua hàng có ghi số thứ tự hóa đơn, ngày mua, thơng tin khách hàng: Tên, địa chỉ, mã số thuế giá trị gia tăng (nếu có), tỷ lệ thuế giá trị gia tăng chi tiết tôm nguyên liệu: tên nguyên liệu, qui cách (cở tôm), số lƣợng, đơn giá tƣơng ứng Tổng số tiền hóa đơn mua hàng tổng giá trị mặt hàng cộng với tồn thuế giá trị gia tăng tính hóa đơn Khi mua hàng xong phân xƣởng bảo quản đem xuất để chế biến sản phẩm Khi phân xƣởng xuất nguyên liệu cho sản xuất, phiếu xuất đƣợc lập (thƣờng xuất sau mua khách hàng) Hình thức nội dung phiếu xuất tƣơng tự nhƣ hóa đơn mua hàng, nhiên khơng có thơng tin khách hàng thuế giá trị gia tăng Phiếu xuất hóa đơn mua hàng sở để xác định tồn kho nguyên liệu Khi phân xƣởng sản xuất xong lô sản phẩm, phiếu nhập sản phẩm đƣợc lập Các sản phẩm đƣợc tập trung để xuất bán cho hợp đồng Trên phiếu nhập sản phẩm có ghi số thứ tự phiếu nhập, ngày nhập chi tiết sản phẩm tên sản phẩm, qui cách (cở tôm), số lƣợng tƣơng ứng Công ty số lƣợng sản phẩm mà phân xƣởng sản xuất đƣợc để cung ứng cho hợp đồng Khi phân xƣởng xuất số sản phẩm cho hợp đồng hóa đơn bán sản phẩm đƣợc lập Trên hóa đơn bán sản phẩm có ghi số thứ tự hóa đơn, ngày bán, bán cho hợp đồng chi tiết sản phẩm tên sản phẩm, qui cách (cở tôm), số lƣợng xuất tƣơng ứng Căn vào nội dung hợp đồng, phiếu nhập nguyên liệu, phiếu xuất, phiếu nhập sản phẩm, hóa đơn bán sản phẩm mà biết đƣợc số lƣợng tồn đọng hàng hóa nhƣ sản phẩm phân xƣởng, số lƣợng cần nguyên liệu cần phải mua để sản xuất nhằm cung ứng cho hợp đồng thời hạn, Công ty muốn tin học hóa việc quản lý việc quản lý nguyên liệu, sản phẩm hợp đồng xuất Đến thời điểm công ty cần biết: - Tình hình tồn nguyên liệu phân xƣởng (chƣa xuất) 107 - Tình hình tồn sản phẩm phân xƣởng (sản xuất xong nhƣng chƣa xuất) - Tình hình xuất sản phẩm cho hợp đồng, hợp đồng thiếu sản phẩm bao nhiêu? từ cần phải cung ứng loại nguyên liệu cho hợp đồng cho tất hợp đồng nhằm lên kế hoạch vay vốn để mua hàng, bố trí sản xuất QUẢN LÝ CÔNG TÁC THỰC HÀNH TIN HỌC Khoa Công nghệ thông tin muốn quản lý công tác thực hành tin học phòng thực hành Khoa có nhiều phịng máy tính phục vụ mơn học thực hành làm niên luận, luận văn cho sinh viên Mỗi phịng có số phịng, hệ thống máy tính Các máy tính đƣợc đánh số có cấu hình (các phụ tùng: Mainboard, Ram, Harddisk, với đặc tính kỷ thuật liên quan) khác Mỗi phòng thực hành cán phụ trách Ngƣời ta quan tâm đến họ tên, phái, ngày sinh, địa cán đơn giản ngƣời ta cho cán mã số để phân biệt Dựa vào việc đăng ký môn thực hành sinh viên vào đầu học kỳ mà phòng Giáo vụ chuyển danh sách cho, trợ lý giáo vụ khoa phân thành nhóm thực hành Các sinh viên nhóm có lịch thực hành Lịch thực hành môn học học kỳ đƣợc bố trí thành buổi phòng thực hành Mỗi buổi thực hành dành cho mơn thực hành nhóm Phịng Giáo vụ dựa vào việc đăng ký môn học đầu học kỳ sinh viên mà cung cấp danh sách nhóm thực hành cho mơn, vào cán coi thi thực hành điểm danh kiểm tra Khi tiến hành buổi thực hành, cán phụ trách bố trí vị trí sinh viên (ngồi vào máy phịng máy) Nói chung sinh viên tham dự buổi thực hành theo lịch thực hành mà trợ lý giáo vụ hay trƣởng phịng thí nghiệm xếp Cũng nhƣ cán bộ, ngƣời ta quan tâm đến họ tên, phái, ngày sinh, địa sinh viên đơn giản ngƣời ta cho sinh viên mã số gọi lã mã sinh viên để phân biệt Những thông tin sinh viên đƣợc ghi nhận Phòng Giáo vụ sinh viên nhập học sau trúng tuyển qua kỳ tuyển sinh Một buổi thực hành phịng máy thực hành mơn học Chú ý ngày làm việc có buổi thực hành (sáng, chiều, tối) Sau trợ lý giáo vụ công bố lịch thực hành, môn phân công cán giảng dạy hƣớng dẫn sinh viên thực tập cho thực hành Cùng mơn nhƣng có nhiều cán coi thực hành buổi thi Xong đợt thực hành cán phụ trách phòng thực hành kiểm tra sinh viên đủ tiêu chuẩn thi, sinh viên không tham dự đầy đủ số buổi thực hành bị cấm thi Cuối học kỳ môn tổng kết số coi thực hành cán để giáo vụ khoa tổng hợp cơng tác giảng dạy CƠNG TÁC TỔ CHỨC THI HỌC KỲ 108 Trợ lý giáo vụ khoa công nghệ thơng tin muốn tin học hóa việc tổ chức thi cử đơn vị đào tạo mà khoa phụ trách Hàng năm khoa phải tổ chức nhiều đợt thi cho sinh viên đơn vị đào tạo: thƣờng thi cuối học kỳ mổi năm học, mổi học kỳ có hai lần thi, mổi lần thi lại tổ chức nhiều đợt khác có nhiều môn thi lần thi Tùy lần thi có 1, chí đợt cho lần thi Trƣớc hết trợ lý giáo vụ phải dự kiến thời gian tổ chức cho mổi đợt mổi lần kỳ thi, danh sách môn thi, số sinh viên tham dự cho lớp tƣơng ứng mổi đơn vị đào tạo Mổi đợt thi đơn vị đào tạo khác có hệ thống mơn thi khác Có số đơn vị đào tạo điều kiện khách quan khơng có số khóa học Nếu tất sinh viên lớp đơn vị đào tạo đạt lần thi thứ khơng cần tổ chức thi mơn cho lớp lần 2; nhƣng đợt thi lần thi đơn vị đào tạo khác lại phải bố trí có sinh viên chƣa đạt kết lần thi trƣớc Số sinh viên lần thi thứ thƣờng tất sinh viên lớp đủ điều kiện dự thi Nói chung đợt thi có lịch thi thống áp dụng cho số đơn vị đào tạo Tuy nhiên hồn cảnh nhiều nguyên nhân chủ quan nhƣ khách quan, nên thời gian thi áp dụng cho đơn vị đào tạo khác với thời gian thi áp dụng cho đơn vị đào tạo điều xảy Việc dự kiến trƣớc thời gian tổ chức thi nhằm có kế hoạch trƣớc để môn phân công cán đề thi Cùng môn thi đợt thi, nhƣng đơn vị đào tạo khác giáo viên khác đề Giáo viên đề tự định thời gian làm thí sinh cho đề Giáo viên đề phải hồn thành trƣớc thời gian bắt đầu tổ chức đợt thi tuần Sau trợ lý giáo vụ khoa làm lịch thi cử cán làm giám sát đợt thi đơn vị đào tạo có tổ chức thi Có thể có nhiều cán tham gia làm giám sát đợt thi đơn vị đào tạo (thƣờng đầu tuần ngƣời, cuối tuần lại ngƣời khác sang tuần sau lại cán khác nữa) đợt thi kéo dài đến vài tuần Khi làm lịch thi trợ lý giáo vụ khoa dự kiến ngày, bắt đầu cho mổi môn thi đơn vị đào tạo Ngƣời có trách nhiệm đơn vị đào tạo chịu trách nhiệm phân công cán coi thi cho mổi mơn Theo qui định thƣờng có cán coi thi cho mổi môn Tùy theo thời gian làm sinh viên mổi môn thi đƣợc qui định giáo viên đề mà tính tiền coi thi cho cán coi thi mơn Thời gian thi dài tiền coi thi nhiều Mổi đợt thi, sau phòng đào tạo xử lý thi (cắt phách) xong trƣởng môn phân cơng cán đến phịng đào tạo nhận thi chấm Chú ý đợt thi, môn thi, thi lớp đơn vị đào tạo khác nhau, cán khác chấm Sau chấm xong cán chấm thi nộp kết cho phòng đào tạo báo số sinh viên thiếu điểm để trợ lý giáo vụ khoa ghi nhận, làm sở xác định số lƣợng đề cần photocopy cho việc đề lần sau Mổi đợt thi mổi đơn vị đào tạo, trợ lý giáo vụ khoa cần biết thông tin cụ thể nhƣ: ngày, giờ, môn, lớp thời gian thi, cán đề, cán chấm, số sinh viên nợ sau chấm, cán coi thi tƣơng ứng môn thi 109 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Ba – Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin – NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội Đồng Thị Bích Thủy - Bài giảng Phân tích hệ thống - Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh Trần Thành Trai, Giáo trình Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tác giả - NXB Thống kê, 1994 110 Phạm Thị Xuân Lộc, Bài giảng Phân tích hệ thống Thạc sỹ , Khoa Cơng nghệ Thông tin - Đại học Cần Thơ Đinh Khắc Quyền, Bài giảng Phân tích hệ thống-Khoa Cơng nghệ Thông tin Đại học Cần Thơ Website http://www.moet.gov.vn Website http://www.ctu.edu.vn 111 ... Hiểu trình bày đƣợc khái niệm hệ thống thông tin - Biết đƣợc phƣơng pháp khảo sát hệ thống thông tin thực; - Hiểu trình bày đƣợc qui trình phân tích thiết kế hệ thống thơng tin; - Hiểu trình. .. thống, hệ thống thông tin, số hệ thống cần ý (hệ thống kinh doanh/ dịch vụ, hệ thống thơng tin quản lý) sau đề cập đến loại chu trình phát triển hệ thống tin học, bao gồm bƣớc phân tích, thiết kế, ... lƣợng Hệ thống đóng vai trị phục vụ hệ thống thông tin quản lý, hệ trợ giúp điều hành hệ hoạt động hiệu * Hệ thống thông tin tổng hợp Một hệ thống thôyng tin tổ chức thƣờng gồm vài loại hệ thống thông