TR NG Đ I H C M HÀ N IƯỜ Ạ Ọ Ở Ộ TRUNG TÂM ĐÀO T O ELEARNINGẠ H và tên sinh viên ọ Hoàng Văn Ch ngươ Ngày sinh 0741987 L p ớ 0721 HDNVT116A Ngành Lu tậ BÁO CÁO TH C T PỰ Ậ H C PH N Ọ Ầ TH C T P Đ N. Báo cáo thực tập hướng nghiệp 3. Báo cáo thực tập hướng nghiệp 3 Trường Đại Học Mở Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO ELEARNING Họ và tên sinh viên: Hoàng Văn Chương Ngày sinh: 07/4/1987 Lớp: 0721.HDNVT116A Ngành: Luật BÁO CÁO THỰC TẬP HỌC PHẦN: THỰC TẬP ĐỊNH HƯỚNG NGHỀ NGHIỆP 3 Cán bộ hướng dẫn thực tập: Nguyễn Lê Thu Hằng NĂM 2022 MỤC LỤC I. PHẦN MỞ ĐẦU 1.1. Giới thiệu về cơ quan thực tập Cơng ty TNHH An Thịnh Lâm Đồng được thành lập ngày 27/4/2008, trụ sở chính tại thơn Phúc Thọ 2, xã Tân Hà, Lâm Hà, Lâm Đồng.Văn phịng đại diện tại số 1C Quang Trung, Phường 9, Đà Lạt, Lâm Đồng. Có các chi nhánh tại: Tp Bảo Lộc, huyện Lâm Hà, huyện Đam Rơng tỉnh Lâm Đồng Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh của Cơng ty TNHH An Th ịnh Lâm Đồ ng * Mục tiêu hoạt động Cơng ty TNHH An Th ịnh Lâm Đồ ng được thành lập để huy động có hiệu quả các nguồn vốn cho hoạt động đầu tư, kinh doanh các dịch vụ về đo đạc địa chính và các lĩnh vực khác, nhằm mục tiêu thu lợi nhuận hợp pháp; tạo cơng ăn việc làm ổn định cho người lao động; đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển Cơng ty ngày càng lớn mạnh * Ngành nghề kinh doanh + Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi th + Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan Chi tiết: Tư vấn lập dự án và quản lý dự án đầu tư và xây dựng. Tư vấn giám sát, lập hồ sơ mời thầu, đấu thầu các cơng trình xây dựng: dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, cấp thốt nước, cấp điện. Thiết kế quy hoạch: Xây dựng đơ thị, nơng thơn và khu cơng nghiệp. Thiết kế và đầu tư xây dựng, thẩm tra thiết kế, dự tốn các cơng trình xây dựng: dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, cấp thốt nước, cấp điện. Thẩm định: dự tốn, kết quả đấu thâu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ u cầu các cơng trình xây dựng: dân dụng, cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi, cấp thốt nước, cấp điện, trang thiết bị. Thiết kế nội thất, nhà tiền chế, hệ thống chống sét, hệ thống phịng cháy chữa cháy. Kiểm định chất lượng và thí nghiệm vật liệu Kiểm tra chứng nhận về sự phù hợp về chất lượng cơng trình xây dựng. Khảo sát địa hình, địa chất cơng trình. Lập đề án, dự án, thiết kế kỹ thuật. Dự tốn nhiệm vụ đo đạc và bản đồ cơ bản, chun ngành. Kiểm tra chất lượng sản phẩm đo đạc và bản đồ cơ bản, chun ngành. Xây dựng mạng lưới tọa độ, độ cao, trọng lực. Đo đạc, thành lập bản đồ địa hình các tỷ lệ.Đo đạc, thành lập bản đồ địa chính các tỷ lệ. Khảo sát, đo đạc, thành lập bản đồ cơng trình. Thành lập bản đồ chun đề. Hoạt động đo đạc và bản đồ * Bộ máy lãnh đạo bao gồm: 1. Ơng Nguyễn Đỗ Hải – Giám đốc 2. Ơng Lương Anh Tồn Phó Giám đốc 3. Bà Pang Tinh Đinh Thảo Trưởng phịng Kỹ thuật – Nghiệp vụ 4. Bà Nguyễn Lê Thu Hằng Trưởng phịng Hành chính – Nhân Sự * Chức năng, nhiệm vụ: Cty TNHH An Th ịnh Lâm Đ ồng được tổ chức và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 đã được Quốc hội Nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thơng qua ngày 17 tháng 6 năm 2020 có hiệu lực tứ ngày 01 tháng 01 năm 2021. Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Cơng ty và các văn bản khác có liên quan 1.2.Giới thiệu về cán bộ hướng dẫn thực tập Khi được nhận vào thực tập tại cơng ty TNHH An Thịnh Lâm Đồng, người trực tiếp hướng dẫn cơng việc cho tơi là bà Nguyễn Lê Thu Hằng – Trưởng phịng Hành chính – Nhân sự của cơng ty. Bà Nguyễn Lê Thu Hằng là người nhiệt huyết trong cơng việc và u nghề. Cách xử lý cơng việc của đồng chí rất khoa học và chuẩn xác. Đồng chí được mọi người u q và kính trọng trong cả cơng việc và đời thường. II. PHẦN NỘI DUNG 2.1. Mơ tả các vị trí nghề nghiệp trong cơng ty TNHH An Thịnh Lâm Đồng * Chức danh: Giám đốc cơng ty * Trách nhiệm, quyền hạn Chức năng nhiệm vụ: Điều hành chung Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của cơng ty; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Ban hành quy chế quản lý nội bộ của công ty; Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm người quản lý trong công ty; Ký kết hợp đồng nhân danh công ty; Quyết định phương án cơ cấu tổ chức công ty; Quyết định phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; Tuyển dụng lao động; Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Điều lệ công ty và hợp đồng lao động mà Giám đốc ký với người lao động * Chức danh: Phó Giám đốc * Trách nhiệm, quyền hạn Phó giám đốc là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành, thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các cơng việc khi Giám đốc vắng mặt, thực hiện những cơng việc được ủy quyền Quản lý nhân sự: Cơng việc của một Phó giám đốc bao gồm phân cơng, bố trí nhân sự, đơn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của cơng ty. Ngồi ra cịn đào tạo, đánh giá khen thưởng nhân viên, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới. Dẫn dắt, phát triển đội ngũ nhân sự đáp ứng u cầu, chức năng và nhiệm vụ của họ Kinh doanh, sản xuất: Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo q trình hoạt động trơn tru Trao đổi với Giám đốc, thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp Đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức cho từng phịng ban, trình ban giám đốc phê duyệt nhằm hồn thành các mục tiêu được giao phó. Ban hành quy chế, quy định về văn hóa doanh nghiệp. Đề xuất với ban giám đốc ứng dụng cơng nghệ mới, biện pháp quản lý hiệu quả phù hợp với tổ chức * Chức danh: Trưởng phịng Kỹ thuật – Nghiệp vụ * Trách nhiệm, quyền hạn Phụ trách điều hành chung, trực tiếp phụ trách cơng tác tổ chức, nhân sự, đối với cán bộ thuộc quản lý của phịng Kỹ thuật – Nghiệp vụ, nhiệm vụ cụ thể như sau: Tiếp nhận xử lý văn bản, phân cơng và điều phối cơng việc thuộc phịng, tham gia điều phối cơng việc cơng ty theo thẩm quyền được giao. Rà sốt, hiệu chỉnh các họa đồ. Trực tiếp làm việc với TAND các cấp và các đối tác về những vấn đề kỹ thuật phát sinh trong khi biên tập họa đồ. Tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc cơng ty, trước Pháp luật về tính chính xác của họa đồ ban hành Chủ trì cuộc họp tồn thể hoặc hội ý đột xuất để rà sốt, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của phịng, triển khai nhiệm vụ mới theo kế hoạch, hoặc đột xuất theo u cầu của nhiệm vụ. Chủ trì hoặc trực tiếp soạn thảo các văn bản tham mưu về cơng tác tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, nghỉ việc, thay đổi vị trí, kỷ luật đối với cán bộ trực thuộc phịng; tham mưu đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của cán bộ hàng năm Thực hiện các cơng việc khác do Giám đốc phân cơng Trực tiếp ký thừa lệnh, ký nháy tham mưu các văn bản: Được Thừa lệnh Giám đốc ký thơng báo nội dung họp, giấy mời họp, giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận thời gian cơng tác theo thẩm quyền được giao Ký nháy sốt thể thức văn bản, ký nháy tham mưu các văn bản do phịng soạn thảo (các lĩnh vực đã phân cơng cho Phó phịng, Trưởng phịng chỉ ký nháy khi Phó phịng đi vắng hoặc xét thấy cần thiết) * Chức danh: Trưởng phịng Hành chính Nhân Sự * Trách nhiệm, quyền hạn Tham mưu giúp Tổng giám đốc cơng ty trong cơng tác hành chính,văn thư lưu trữ, y tế.Giúp việc cho đồng chí giám đốc cơng ty trong lĩnh vực đối ngoại Để thực hiện các ch ức năng trên Phòng Hành chính có những nhiệm vụ sau: Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản xuất. Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn và kiểm tra, đôn đốc, báo cáo việc thực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phịng. Quản lý tồn bộ tài sản, các trang thi ết bị và dụng cụ văn phịng của cơ quan công ty. Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ ch ức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ, in ấn tài liệu. Quản lý và sử dụng con dấu Thực hiện tốt các cơng tác quản lý hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan cơng ty hoạt động có hiệu quả cao. Mua sắm trang thiết bị văn phịng và văn phịng phẩm. Đảm bảo thơng tin liên lạc, điện nước trong cơ quan. Quyền hạn: Để thực hiện tốt ch ức năng và nhiệm vụ của mình, Phịng Hành chính phải quan hệ chặt chẽ với các phịng ban trong cơng ty, các đơn vị trực thuộc công ty để chỉ đạo, hướng dẫn, nhắc nhở về cơng tác nghiệp vụ văn phịng và các lĩnh vực khác mà lãnh đạo cơng ty phân cơng. Được ủy quyền ký các văn bản như: các loại công văn đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban, đơn vị trực thuộc thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo công ty, ký các thông báo, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đi đường… 2.2. Vị trí nghề nghiệp mà bản thân quan tâm tìm hiểu a) Lý do chọn nghề nghiệp: Văn phịng của bộ phận Hành chính là nơi để xử lý công văn giấy tờ, đồng thời cũng là bộ máy giúp vi ệc cho Giám đốc cơng ty. Thơng qua văn phịng các chủ trương, chính sách, chỉ thị của cấp trên đến được từng bộ phận, phòng ban và các đơn vị đồng thời những thông tin từ cấp dưới gửi lên để phản ánh tình hình, xin ý kiến chỉ đạo cũng đều được chuyển qua văn phịng để xử lý, phân loại, tổng hợp và gửi lên cấp trên giúp cho lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, qua đó tìm ra những biện pháp cần thiết để điều chỉnh, bổ sung kịp thời. Phịng Hành chính được bố trí nơi làm vi ệc tại tầng 1 nên rất thuận tiện cho việc giao nhận cơng văn, tài liệu và đón khách đến liên hệ cơng tác. Hiện nay phịng làm việc của tồn cơ quan cơng ty được bố trí theo kiểu văn phịng đóng, tách riêng từng bộ phận tạo sự yên tĩnh và tập trung cao độ khi làm việc, phát huy khả năng tư duy và tính độc lập của một số bộ phận nghiệp vụ hoặc các trung tâm thuyền viên, rất an tồn cho vi ệc giữ bí mật, thơng tin. b) Tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên Văn Phịng Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên Trình độ giáo dục phổ thơng: Tốt nghiệp trung học phổ thơng Trình độ chun mơn nghiệp vụ: Tốt nghiệp các trường Trung cấp, Cao Đẳng, Đại học của ngành đào tạo phù hợp với u cầu nhiệm vụ của cơng ty Trình độ tin học: Được cấp chứng chỉ sử dụng cơng nghệ thơng tin theo chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản quy định Thông tư 03/2014/TTBTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014 của Bộ Thơng tin và truyền thơng Cần mẫn, trung thực, thẳng thắn, có trách nhiệm với cơng việc được giao, chịu được áp lực cơng việc. Nhạy bén, mềm mỏng, khéo léo trong giao tiếp và trong xử lý cơng việc. Có khả năng làm việc độc lập, ham học hỏi, cầu tiến, thân thiện. Tiếng Anh giao tiếp thành thạo, soạn thảo, biên phiên dịch tốt c) Chi tiết cơng việc của nhân viên Văn Phịng : Quản lý hồ sơ, giấy tờ Nhân viên hành chính văn phịng có nhiệm vụ tiếp nhận các loại giấy tờ, hồ sơ, cơng văn,… được gửi đến cơng ty. Sau đó chuyển đến các bộ phận có liên quan khác. Hành chính văn phịng là bộ phận lưu trữ các loại giấy tờ, thủ tục quan trọng của cơng ty. Các báo cáo về tình trạng của nhân viên như đau ốm, thai sản, nghỉ phép,… đều được đưa đến hành chính văn phịng tiếp nhận và xử lý. Lập các văn bản theo u cầu của ban lãnh đạo cũng như các phịng ban trong cơng ty và in ấn, phát hành khi cần thiết Cơng tác lễ tân Nhân viên hành chính văn phịng có nhiệm vụ nhận các cuộc gọi đến và chuyển sang bộ phận có liên quan. Cũng như đón tiếp khách hàng, đối tác,… đến làm việc tại cơng ty. Các cuộc hội, họp sẽ do bộ phận hành chính văn phịng chuẩn bị tài liệu, giấy tờ, nước uống,… theo u cầu. Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân viên trong cơng ty,… theo những chỉ thị từ ban lãnh đạo Cơng tác quản lý tài sản, thiết bị Lập danh sách theo dõi, lên kế hoạch mua, tu sửa các trang thiết bị, tài sản của cơng ty phù hợp với tình hình, u cầu thực tế, đảm bảo cho q trình làm việc tốt nhất của nhân viên Lập danh sách, kế hoạch mua các thiết bị văn phịng phẩm kịp thời phục vụ q trình làm việc của cơng ty Quản lý hồ sơ nhân viên Hành chính văn phịng chính là bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ các hồ sơ của nhân viên. Đây cũng là bộ phận xử lý các thủ tục, giấy tờ cần thiết cho nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, nghỉ việc,… Lên hợp đồng thử việc, hợp làm việc chính thức và thực hiện cơng tác ký kết hợp đồng với nhân viên Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ theo u cầu của Pháp luật Giải quyết những thắc mắc, u cầu bổ sung về BHXH, BHYT của nhân viên cũng như những phúc lợi, thưởng phạt chung của cơng ty 2.3. Các cơng việc được giao thực hiện Khi liên hệ giải quyết các thủ tục hành chính, tơi đã chủ động hỏi và được Trưởng phịng hướng dẫn cụ thể các thủ tục hành chính và giấy tờ liên quan đến các thủ tục đó. * Đối với cơng văn đi: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phịng ban, đơn vị xin trình ký lãnh đạo cơng ty, chuyển cho trưởng phịng xem xét thể thức, tính hợp pháp của văn bản. Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản, Trưởng phịng chuyển cho trợ lý giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó chuyển l i cho văn thư đăng ký số, ngày tháng văn bản ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu. Bản chính lưu lại văn thư, 01 bản chuyển cho bộ phận soạn thảo có dấu đỏ, cịn lại chuyển đến nơi nhận theo u cầu của người soạn thảo. Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của cơng ty ban hành tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các loại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên sổ công văn đi. Việc vào sổ đăng ký công văn đi được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước * Đối với công văn đến Công văn, tài liệu đến cơng ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua bưu cục, fax, email…từ các đơn vị trong nội bộ đến các cơ quan bên ngoài. Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận cơng văn, phân loại, đóng dấu cơng văn đến (trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các tài liệu, cơng văn đến chỉ trừ cơng văn gửi đích danh trong phong bì và cơng văn g ửi đến có đóng dấu mật. Sau đó chuyển cho Trưởng phịng Hành chính căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể * Thủ tục soạn thảo văn bản, duyệt và trình ký văn bản Tiếp nhận, hiểu rõ mục đích, u cầu của văn bản sẽ ban hành Xác định văn bản, hồ sơ, tài liệu và các đối tượng liên quan đến văn bản cần soạn thảo Soạn thảo văn bản theo đúng quy cách. Rà sốt nội dung, hình thức, kiếm tra lỗi chính tả trước khi in bản nháp Trình trưởng phịng xem xét bản in nháp Hồn thiện văn bản, trình trưởng phịng xem xét lần cuối để ký duyệt Trưởng phịng trình ký hoặc ủy quyền cho cán bộ trình văn bản Phát hành văn bản Lưu bản gốc 2.4. Thuận lợi, khó khăn trong tương lai khi được giao đảm nhận vị trí nghề nghiệp * Thuận lợi Được học tập, trau đồi kiến thức đã lĩnh hội khi học lý thuyết cùng sự dìu dắt, chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của đồng chí trưởng phịng Hành chính – Nhân sự có năng lực, chun mơn nghiệp vụ vững vàng Biết kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, tạo sự gắn kết giữa kiến thức trên đã học và kiến thức thực tiễn tại địa phương. Lắng nghe ý kiến của cán bộ hướng dẫn, kiểm tra kỹ các cơng việc được giao, biết kiên trì tạo mơi tường làm việc thoải mái khi làm việc để tạo ra được hiệu quả cao Được thực tập ở mơi trường lành mạnh, cơ quan là khối tập thể đồn kết, thống nhất, có chính sách quan điểm chuẩn mực, đúng đắn theo đường lối, quy định của Đảng, Nhà nước Cơ sở vật chất đầy đủ, đảm bảo được u cầu đề ra, tạo ra khơng gian làm việc thoải mái cho người làm * Khó khăn Do chỉ có kiến thức học trên lý thuyết, thiếu kiến thức trong thực tế, cịn bỡ ngỡ nên ban đầu trong xử lý cơng việc cịn chậm, chưa mạnh dạn đề xuất ý tưởng Vị trí làm việc chỉ có một người, cơng việc thì nhiều, nên xảy ra tình trạng q tải cơng việc, khơng đủ thời gian, điều kiện để hồn thành cùng lúc các nhiệm vụ được giao 2.5. Nhận xét chung Qua thời gian thực tập, nghiên cứu về vị trí cơng việc tư pháp hộ tịch tại Cơng ty TNHH An Thịnh Lâm Đồng, tơi thấy cơng việc được cấp trên giao phù hợp với khả năng, trình độ của bản thân. Nhận thấy bản thân có khả năng làm tốt cơng việc được giao III. KẾT LUẬN Thực tế cho thấy, các cơng ty, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ ln ln chú trọng tới cơng tác Văn phịng; coi cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng đội ngũ quản lý Văn phịng là một trong những nhiệm vụ hàng đầu trong xây dựng và củng cố cơng ty. Từng bước quan tâm xây dựng, đổi mới chế độ, chính sách đào tạo đối với đội ngũ cán bộ văn phịng theo hướng khơng ngừng nâng cao Trên cơ sở những lý thuyết đã được học và q trình thực tập cơng tác quản lý văn phịng tại cơng ty TNHH An Thịnh Lâm Đồng, bản thân nhận thấy cần phải nắm vững các kiến thức cơ bản về quy trình, thủ tục. Trang bị và hiểu biết nhiều hơn về luật và các văn bản hướng dẫn thi hành luật để xử lý tốt hơn các trường hợp, tình huống phát sinh Đợt thực tập đã giúp bản thân tơi nhận thức đầy đủ hơn về nghề nghiệp của mình, cảm nhận được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế. Biết học hỏi và tiếp thu ý kiến của cấp trên; cởi mở, hồ đồng và giúp đỡ mọi người để cùng hồn thành tốt cơng việc. Đây là mơi trường giúp tơi được hồn thiện hơn kỹ năng giao tiếp của bản thân, đặc biệt là kỹ năng tiếp dân, là mơi trường để tơi có thể chủ động tham gia nhiều việc, biết nhiều điều và tự tin hơn trong định hướng công việc đã chọn