Trách nghiệm pháp lý trong tổ chức sự kiện

Trách nghiệm pháp lý trong tổ chức sự kiện Để tổ chức một sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm đến một loạt các vấn đề pháp lý Ngay từ đầu nhà tổ chức sự kiện cần phải xác định trách nhiệm pháp l.

Trách nghiệm pháp lý tổ chức kiện Để tổ chức kiện, nhà tổ chức kiện cần quan tâm đến loạt vấn đề pháp lý Ngay từ đầu nhà tổ chức kiện cần phải xác định trách nhiệm pháp lý liên quan đến hoạt động kiện cụ thể Hiện Việt Nam chưa có nhiều luật quy định vấn đề tổ chức kiện thức, nhiên tốc độ hội nhập kinh tế quốc tế nhanh tạo điều kiện cho nhà kiện nội địa hợp tác với đối tác quốc tế Đặc biệt nước phát triển Mỹ, Anh,… họ điều có quy định pháp lý riêng cơng tác tổ chức kiện Vì nhà tổ chức kiện cần đặc biệt lưu ý đến trách nhiệm pháp lý nhằm có định hướng quản lý tốt nội dung chương trình kiện Các yếu tố cần quan tâm: Hợp đồng Hợp đồng thỏa thuận hai nhiều bên Trong đó, xác định nghĩa vụ , quyền lợi mô tả mối quan hệ trao đổi thực bên tham gia hợp đồng trước pháp luật Hợp đồng tồn nhiều thể thức khác nhau: tài liệu văn giấy, tài liệu kỹ thuật số ( gửi qua email, hay đĩa CD- ROM), fax thỏa thuận lời nói Tuy nhiên để phịng tránh rủi ro tương lai nhà kiện nên thỏa thuận văn để tăng tin cậy Song hợp đồng liên quan đến số tiền lớn có trách nhiệm quan trọng, xây dựng hợp đồng thức cần thiết Ở nước ngồi, số cơng ty có ban pháp lý Họ soạn thảo hợp đồng theo tiêu chuẩn riêng công ty nhà cung cấp đơn giản điền thông tin vào khoảng trống định sẵn Dưới số lưu ý công tác xây dựng quản lý hợp đồng thuê số dịch vụ đặc biệt tổ chức kiện, bao gồm: - Hợp đồng thuê dịch vụ vui chơi giải trí: Hợp đồng thường liên quan nhiều đến việc hợp tác với nghệ sĩ biểu diễn Thuê nghệ sĩ biểu diễn cần phải ký hợp đồng dài từ 20 đến 30 trang.Hợp đồng thường bao gồm điều khoản yêu cầu công ty kiện cung cấp hàng hóa dịch vụ cho diễn viên, lệ phí thực Nhà đại điện liệt kê tập hợp chi phí thêm, chẳng hạn, ăn uống, chỗ ở, vận chuyển thiết bị biểu diễn diễn viên hỗ trợ dàn dựng Công ty kiện bỏ qua điều nhiều trường hợp đối mặt rủi ro nguy hiểm Về nội dung, khác với hợp đồng thuê dịch vụ thơng thường tất hợp đồng giải trí, có điều khoản quan trọng điều khoản loại trừ Nếu hoạt động quảng cáo người tham gia biểu diễn thực khu vực kiện, dễ dàng làm giảm tính độc đáo kiện Vì thế, hợp đồng giải trí cần đưa vào hợp đồng điều khoản loại trừ để ngăn chặn điều Điều khoản rõ người biểu biễn không phép biểu diễn số khu vực địa lý kiện diễn số ngày định trước sau kiện - Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức Hợp đồng thuê địa điểm có điều khoản đặc biệt, bao gồm số yếu tố cụ thể sau:       - Các khoản bồi thường tổn thất thiệt hại địa điểm Những yêu cầu cụ thể nhân lực ( nhân viên an ninh, cung ứng dịch vụ thiết yếu ( thức ăn, đồ uống,điện, nước), dịch vụ ( y tế, chữa cháy); tiền bảo đảm ( khoản tiền, thường % giá thuê để dùng cho công việc tăng thêm làm sửa chữa hậu kiện) Hình phạt hủy bỏ ( mơ tả hình phạt cho việc hủy kiện có người th hồn lại địa điểm tái sử dụng vào thời điểm); hình phạt kiện tăng thêm thời gian tổ chức kiện Thời gian đóng, mở cửa địa điểm dẫn để sử dụng hiệu phương tiện đến Xác nhận số vé miễn phí giành cho nhà quản lý địa điểm Điều khoản thêm vào thay ( khả thay đổi sở vật chất bên điểm đến) Hợp đồng tài trợ: Ngoài điểm chung hợp đồng có, hợp đồng tài trợ phải xác định rõ điều khoản sau:   Các vấn đề liên quan đến chất lượng đại diện nhà tài trợ ( thương hiệu biển hiệu, độc quyền quyền từ chối cho tài trợ thêm) Hợp đồng xác định logo nhà tài trợ thực diện tất tài liệu quảng cáo người bảo lãnh có quyền giám sát chất lượng tài liệu quảng cáo Mức độ tài trợ độc quyền kiện: tài trợ nhất, tài trợ miễn phí cho nhà tài trợ Cuối cùng, mô tả quyền hiếu khách, chẳng hạn, dành số lượng vé miễn phí cho nhà tài trợ - Hợp đồng tường thuật kiện đài truyền hình: Hợp đồng phát sóng phức tạp số tiền lớn liên quan đến phát sóng sản xuất hàng hóa liên quan, chẳng hạn, video ghi âm Những điều khoản quan trọng hợp đồng phát sóng, bao gồm:        Xác định rõ vùng phát sóng ( lãnh thổ hay khu vực) Công ty kiện phải nhận thức đầy đủ quyền trao cho đài truyền hình giá trị họ thơng qua danh mục vùng phát sóng ( địa phương, khu vực, quốc tế) Xác định quyền bảo đảm: Quan trọng điều khoản rõ cơng ty kiện có quyền ký cho tồn kiện Chẳng hạn, số hội đồng địa phương, yêu cầu thêm khoản phí phải trả cho phát sóng từ khu vực họ Ngồi ra, quyền người biểu diễn ngăn cản phát sóng khơng phép họ cơng ty xuất Biểu diễn hài hay biểu diễn hành động đặc biệt nhạy cảm chương trình phát sóng ghi âm Tài trợ: Lĩnh vực đặt vấn đề mức độ khác nhà tài trợ có liên quan Đơi quyền nhà tài trợ tài trợ phát sóng xung đột Phát lại, trích dẫn quyền: Những điều xác định số lần cho phép phát sóng lại, có hay khơng phép thay đổi phát sóng kiện trích đoạn tư liệu bình luận sử dụng Cơng ty kiện ký với đài truyền hình, nhận thấy quyền phủ sóng kiện bán với doanh số lớn đài truyền hình khác Ngồi ra, điều khoản quyền hủy bỏ nhiều điều khoản khác hợp đồng Bản quyền có khả sử dụng cho nhà tài trợ riêng, vấn đề chúng cạnh tranh trực tiếp với nhà tài trợ kiện Hàng hóa: Hợp đồng có điều khoản đề cập đến quyền sản phẩm riêng có từ chương trình Quyền sở hữu bán băng ghi âm nguồn thu lớn cho kiện Thời gian gần đây, công ty kiện thường bổ sung điều khoản loại hợp đồng có liên quan đến hệ thống cung cấp tương lai: Việc sử dụng truyền thơng đa phương tiện CD- ROM, cáp truyền hình Internet tất thông tin liên lạc gần liên quan đến công nghệ tiếp tục phát triển Công ty kiện dễ dàng bỏ qua quyền kiện hợp đồng điều khoản chưa biết đến, nên nhờ trợ giúp chuyên gia tư vấn pháp lý Tiếp xúc trực tiếp với người biểu diễn: Các yêu cầu tiếp xúc trực tiếp với người biểu diễn đài truyền hình phát sóng kiện cần phải phần kế hoạch hậu cần dàn dựng kiện Một đài truyền hình dễ dàng phá vỡ kiện cách đòi hỏi người biểu diễn đến vấn phải người tiếng Điều quan trọng xác định mức độ tiếp cận phát ngơi Thanh tốn: Ngay từ đầu, thiết lập người yếu tố liệt kê mục tốn Thương hiệu logo Ví dụ: pháp luật cụ thể rút để bảo vệ vận hội thông qua biểu tượng Olympic etc.(Protection) đạo luật 1995, đặc biệt ngăn chặn việc sử dụng biểu tượng họ, phương châm liên quan lời bên khác mà cho phép Anh Hiệp hội vận hội Này bảo vệ tăng cường để bao gồm trò chơi liên quan đến nhãn hiệu biểu tượng liên quan đến vận hội London 2012 Paralympics (London 2012, 2004a) qua London Olympic Paralympics Games hành động năm 2006 Điều minh hoạ tầm quan trọng quyền sở hữu tổ chức kiện biểu tượng Các quy định, giấy phép - Quản trị tiếng ồn kiện Theo Thông tư số 39/2010/TT-BTNMT ngày 16 tháng 12 năm 2010 Bộ trưởng Bộ Tài nguyên Môi trường QUY CHUẨN KỸ THUẬT QUỐC GIA VỀ TIẾNG ỒN National Technical Regulation on Noise Giới hạn tối đa cho phép tiếng ồn (theo mức âm tương đương), dBA TT Khu vực Khu vực đặc biệt(Là khu vực hàng rào 55 sở y tế, thư viện, nhà trẻ, trường học, nhà thờ, đình, chùa khu vực có quy định đặc biệt khác.) 45 Khu vực thông thường (khu chung cư, nhà riêng lẻ 70 nằm cách biệt liền kề, khách sạn, nhà nghỉ, quan hành chính.) 55 - Thủ tục giấy tờ Từ Từ 21 đến 21 đến Thông thường, thủ tục giấy tờ phải nộp cho quan chức xin phép tổ chức kiện gồm có: Đơn xin cấp phép đứng tên Công ty, đơn vị xin phép; Bản Giấy tờ liên quan tới việc đăng ký kinh doanh; Giấy ủy quyền từ khách hàng Công ty cho việc xin phép tổ chức chương trình; Hợp đồng ký với chủ địa điểm tổ chức kiện; Nội dung diễn chương trình… Lưu ý:    Nếu kiện liên quan tới lĩnh vực trình diễn thời trang, thông thường bạn phải gửi phác thảo trang phục tối thiểu 30 ngày trước chương trình thức diễn Sự kiện có diễn tiết mục ca nhạc phải có thêm giấy xác nhận đóng tiền tác quyền, có nghệ sĩ nước ngồi tham gia trình diễn phải kèm theo hộ chiếu người Giấy phép Sở Cơng Thương vơ quan trọng chương trình có phần bốc thăm trúng thưởng, khuyến mãi…Dù kiện cần ghi rõ có bán vé hay khơng phải nộp maket vé bán Những tiêu chí quản trị nội dung kiện Lên kế hoạch - Mức độ khả thi kế hoạch (tồn q trình thực event có theo kế hoạch hay khơng, có chỗ khơng thể thực được, sao) - Mức độ hấp dẫn nội dung (Các hoạt động có đa dạng khơng, có đặc sắc khơng, có làm cho khách thấy chán khơng có hoạt động để tham gia?) - Thiết kế chương trình (Màu sắc, phong cách có phù hợp đối tượng khách tham dự khơng, thơng tin có đầy đủ chưa) Địa điểm, giấy tờ - Thuê địa điểm tổ chức (địa điểm thuê tối ưu cho việc tổ chức kiện hay chưa, có gặp phải vấn đề khơng) - Việc xin giấy phép (có sn sẻ khơng, có hạn khơng) Truyền thơng, quảng cáo - Bài PR báo (có lên báo cam kết, có lên nội dung mong muốn) - Treo bandrol, dán poster (độ phủ bandrol, poster) - Phát tờ rơi (sự phù hợp địa điểm phát, tỷ lệ khách hàng biết đến chương trình qua tờ rơi) - Rải link forum, mạng xã hội (số lượt xem, số lượt phản hồi) - Gởi mail cho khách hàng (tỷ lệ mở mail, tỷ lệ click vào link mail, tỷ lệ forward email cho người khác) Set up, trang trí - Khơng gian tổng thể Event - Lắp đặt trang trí sân khấu (mức độ thẩm mỹ, mức độ thuận tiện quan sát, décor nào, backdrop nào) - Lắp đặt cổng chào, khu triển lãm (nếu có) - Sắp xếp trang trí khu vực lễ tân, quầy bán vé (Set up quầy bán vé thuận tiện chưa? Quầy lễ tân tìm kiếm khơng?) - Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet (Chỗ đậu xe tiện lợi chưa, Toilet có thuận tiện cho khách dùng hay khơng) Kỹ thuật - Lắp đặt hệ thống âm ánh sáng (Âm ánh sáng có thơng suốt khơng hay trục trặc, âm có tốt khơng, nghe có rõ khơng, có bị vang khơng) - Hệ thống trình chiếu ( thiết bị trình chiếu set up tốt chưa, có bị ngắt chừng khơng, có bị che chắn tầm nhìn hay khơng) - Nguồn điện Hậu cần, th mua (Logistic) - Việc sản xuất, in ấn vật dụng thiết kế, vật phẩm quảng cáo (màu sắc chuẩn chưa, số lượng, chất lượng có đạt yêu cầu khơng) - Việc chuẩn bị q tặng (q tặng có phù hợp với đối tượng khách không, thừa thiếu sao) - Tiệc đồ uống (Có ngon miệng khơng, có phải đợi lâu để lấy đồ ăn khơng) Nhân - Cách làm việc MC (Nói chuyện có lưu lốt, ứng xử có linh hoạt, có thu hút khán giả tập trung vào chương trình khơng) - Chương trình biểu diễn ca sĩ, nhóm nhảy (có xuất với lịch trình hay khơng, biểu diễn có hấp dẫn nhiệt tình khơng) - Sự có mặt khách mời, đại diện cơng ty, khách VIP (Có đến trễ không, cách họ phát biểu khai mạc, chào đón khách tham dự ổn chưa) - Thái độ làm việc PG, PB (Trang phục có đẹp phù hợp chương trình khơng, có lịch sự, chun nghiệp khơng, có giải than phiền (nếu có) khách tốt khơng, có nghiêm túc khơng, có hành vi ko chuyên nghiệp cười đùa, nói chuyện, ăn uống, chống cằm… trước mặt khách khơng, có quản lý họ khơng) Tổ chức thực - Việc đón khách, đăng ký (Có người tiếp đón khơng, có chu đáo khơng, quy trình đón khách hợp lý chưa, có bắt khách chờ đợi lâu khơng, có xảy tình trạng ùn tắc khơng) - Việc tổ chức trị chơi (trị chơi có khách hưởng ứng nhiều hay khơng, có góp phần truyền tải hình ảnh khách hàng/nhà tài trợ không) - Việc phát quà mẫu, tặng q (Tặng trước hay sau chương trình, có bị lộn xộn khơng, khách có hài lịng khơng) - Việc bán vé (Việc bán vé nào? Có dễ dàng mua vé không? Vấn đề vé chợ đen ) - Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách mời (Việc hướng dẫn khách tốt chưa, khách tham dự dàng tìm chỗ khơng) - Biện pháp thu hút khách, làm nóng chương trình (có hoạt động để đón tiếp khách) Điều phối kiện, giải rủi ro - Mức độ ăn ý, chặt chẽ phối hợp thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân (đã hợp lý hay chưa, có chỗ trục trặc) - Chạy thử, tổng duyệt - Rehearsal - Thời gian thực (Thời gian bắt đầu Event, thời gian kết thúc Event, thời gian chạy phần khai mạc, thời gian chạy phần giới thiệu nội dung, thời gian phần giải trí, chương trình có thơng suốt hay khơng, có trục trặc xảy ko, có nhiều thời gian chết không) Đánh giá chung sau Event - Mức độ truyền tải thông điệp, concept qua Event (qua thơng điệp, slogan, cách trí, hoạt động , xem thứ có qn hay khơng, hay slogan kiểu mà décor nội dung lại phong cách khác) - Sự ăn khớp thời gian, lịch trình kế hoạch thực tế ... địa lý kiện diễn số ngày định trước sau kiện - Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức Hợp đồng thuê địa điểm có điều khoản đặc biệt, bao gồm số yếu tố cụ thể sau:       - Các khoản bồi thường tổn... làm sửa chữa hậu kiện) Hình phạt hủy bỏ ( mơ tả hình phạt cho việc hủy kiện có người thuê hoàn lại địa điểm tái sử dụng vào thời điểm); hình phạt kiện tăng thêm thời gian tổ chức kiện Thời gian... từ khách hàng Công ty cho việc xin phép tổ chức chương trình; Hợp đồng ký với chủ địa điểm tổ chức kiện; Nội dung diễn chương trình… Lưu ý:    Nếu kiện liên quan tới lĩnh vực trình diễn thời