Bài giảng Kỹ năng sử dụng excel nâng cao - Trung tâm Tin học Sao Việt

Bài giảng Kỹ năng sử dụng excel nâng cao được thực hiện bởi Trung tâm Tin học Sao Việt nhằm giúp các bạn học viên thành thạo Excel để quản lý giấy tờ sổ sách thu chi, quản lý bán hàng kinh doanh, quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý kho hàng, hàng hóa, quản lý tài chính, phân tích dòng tiền, thẩm định giá, lãi vay, các hoạt động của cơ quan doanh nghiệp tổ chức hay công việc cá nhân đều được dùng bằng excel. Cùng tham khảo bài giảng để nắm được nội dung chi tiết nhé.

TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812 114 345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến LỜI MỞ ĐẦU  Không biết tạo báo cáo nhanh, chuẩn, ý sếp  Giải công việc lâu với công việc lặp lặp lại  Số liệu lộn xộn nên thống kê  Bảng tính nặng nề q nhiều công thức  Số liệu liên kết phận, phòng ban…  Chưa hiểu rõ chất hàm nên không hiểu kết sai  Khơng biết dùng hàm vào công việc gặp phải Thành thạo Excel để quản lý giấy tờ sổ sách thu chi, quản lý bán hàng kinh doanh, quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý kho hàng, hàng hóa, quản lý tài chính, phân tích dịng tiền, thẩm định giá, lãi vay, hoạt động quan doanh nghiệp tổ chức hay công việc cá nhân dùng excel Hãy đến với Tin Học Sao Việt, vấn đề nan giải giải cách bản, nhanh chóng chuyên nghiệp, để bạn trở thành nhân viên xuất sắc, chuyên gia lĩnh vực thống kê, báo cáo phân tích TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến LỜI MỞ ĐẦU Trung tâm Tin Học Sao Việt tự hào đơn vị 10 năm kinh nghiệm lĩnh vực đào Thống kê, Báo cáo phân tích số liệu Chúng đào tạo cho hàng trăm Doanh nghiệp, cho hàng ngàn học viên người làm, đồng thời cung cấp dịch vụ viết phần mềm, file Excel theo yêu cầu với hàng trăm đơn hàng từ loại hình Doanh nghiệp khác nhau… qua chúng tơi hiểu rõ tầm quan trọng lợi ích mà bảng tính Excel mang lại Trong q trình biên soạn, khơng thể tránh số thiếu sót, đóng góp ý kiến Quý học viên cho Trung Tâm làm cho nội dung tái lần sau hoàn thiện Chân thành cảm ơn Quý học viên CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO KỸ NĂNG SỬ DỤNG EXCEL NÂNG CAO Bài 01 Kỹ Năng Trình Bày Bảng Tính Bài 06 TIN HỌC SAO VIỆT Tổng Hợp Và Phân Tích Dữ Liệu Chuyên nghiệp – Tận tâm – Học thành nghề Bài 02 Định Dạng liệu nhiều Điều Kiện Bài 03 Bài 07 Cơ Sở Đào tạo Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai Hotline/Zalo 093.11.44.858 Ràng Buộc Và Chỉ Dẫn Nhập Liệu Bài 04 Lọc Dữ Liệu Nhiều Điều Kiện Biểu Đồ - Chart Bài 08 Bài Tập Tổng Hợp Youtube Tin Học Sao Việt Website Bài 09 Bài Thi Cuối Khóa blogdaytinhoc.com Bài 05 Hàm Nâng cao Bài 10 Phím Tắt Và Thủ Thuật Hay TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến BÀI 01 KỸ NĂNG TRÌNH BÀY BẢNG TÍNH TỰ ĐỘNG Tác dụng việc sử dụng bảng tính tự động gì? ✓ Thao tác nhanh việc kẻ bảng tính ✓ Thay đổi nhanh chóng định dạng bảng tính có sẵn ✓ Tự động mở rộng định dạng bảng tính nhập thêm dịng, cột vào bảng tính ✓ Phạm vi vùng tự động mở rộng theo số liệu nhập vào dòng cột mới, việc giúp dùng công thức, sử dụng Pivot Table không bị cập nhật thiếu liệu phát sinh nhập liệu vào dòng cột cuối bảng tính ✓ Các vùng tương ứng tự động tạo tương ứng tên cột, vùng tương ứng ✓ Dùng để tính tổng nhanh với nhấp chuột ✓ Dùng chế độ lọc Insert Slicer chuyên nghiệp, đồng thời lọc với nhiều điều kiện khác chế độ lọc nâng cao TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Một số lưu ý trình bày bảng tính dạng tự động: ✓ Khơng tự định dạng bảng tính theo cơng cụ nằm ngồi bảng tự động ✓ Khơng trộn với bảng tính chứa liệu nguồn ✓ Dữ liệu nguồn tốt trình bày theo cột trình bày kiểu nhật ký (tức cột tiêu, liệu ghi liên tục theo phát sinh) TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Sử dụng mẫu bảng tính có sẵn: Chỉ cần chọn vào bảng tính tại→ FAT→ Chọn bảng có sẵn→ hộp thoại ra, kiểm tra vùng chọn tiêu đề TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Tạo mẫu bảng tính tùy chỉnh: Thẻ Home→ FAT→ New Table Style…→ ❖ Whole Table: Định dạng cho tồn bảng tính Chủ yếu định dạng phần Border, màu Border nên sử dụng màu đen nhạt ❖ First Row Stripe: Tạo dịng màu xen kẽ nhau, đầu tiên, mục chủ yếu chọn mục Fill ❖ Header Row: Định dạng tiêu đề cho bảng tính, mục chủ yếu định dạng Font đậm, Fill màu sáng nhạt → Khi tạo xong, phải vào lại Menu Format as table chọn bảng tạo để áp dụng Chỉnh sửa mẫu bảng tính tạo: Thẻ Home → FAT → Chuột phải vào mẫu bảng tính vừa tạo→ Modify… TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT ❖ 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Các thẻ chức làm việc Định dạng Font chữ Định dạng màu Định dạng khung viền bảng tính 10 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT ❖ 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Một số thao tác Table: chọn ô vùng→ thẻ Design→ ❑ Đặt tên Table vừa tạo: Nhóm Properties→ Table Name ❑ Chỉnh kích thước Table: Nhóm Properties→ Resize Table ❑ Tạo lọc chuyên nghiệp: Nhóm Tools→ Insert Slicer ❑ Loại bỏ giá trị trùng lặp: Nhóm Tools→ Remove Duplicate ❑ Loại bỏ nút lọc mặc định: Nhóm Table Style Options→ Filter Button ❑ Tạo dịng tổng cộng: Nhóm Table Style Options→ tích chọn Total row ❑ Chuyển sang dạng Range: Nhóm Tools→ Convert to Range 11 Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến ❖ Hàm EOMONTH trả ngày cuối tháng =EOMONTH(Ngày tháng, k), đó: ❑ k = 0: Trả ngày cuối tháng kiểm tra ❑ k > 0: Trả ngày cuối sau k tháng, so với tháng ❑ k < 0: Trả ngày cuối trước k tháng, so với tháng Ví dụ, để trả ngày cuối dựa vào ch̃i ngày tháng 05/08/2020, k=0 trả ngày cuối tháng 8, k=2 trả ngày cuối tháng 10, k= -1 trả ngày cuối tháng 07 ❖ Hàm EDATE trả ngày sau trước ngày n tháng =EDATE(Ngày tháng, n), đó: ❑ n0: Sau tháng n tháng TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến XI HÀM XỬ LÝ CHUỖI ❖ Hàm SEARCH Tìm vị trí từ chuỗi, không phân biệt hoa thường, Cú pháp: =SEARCH(đối tượng tìm vị trí, ch̃i địa chứa ch̃i, vị trí bắt đầu đếm) ❖ Hàm FIND Tìm vị trí từ ch̃i, có phân biệt hoa thường, Cú pháp: =FIND(đối tượng cần tìm vị trí, Ch̃i địa chứa ch̃i, vị trí bắt đầu đếm) ❖ Hàm SUBSTITUTE Thay ký tự chuỗi ký tự khác Cú pháp: =SUBSTITUTE(Chuỗi cần xử lý, ký tự cần thay, ký tự thay thế, vị trí bắt đầu) ❖ Hàm TEXT Chuyển từ định dạng số sang định dạng TEXT dạng tùy chọn định =TEXT(Ô chứa định dạng số, kiểu định dạng trả về) TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xn Hiến XII.HÀM TÌM KIẾM ❖ Hàm LOOKUP Tìm kiếm thông tin đối tượng, liên quan nhiều điều kiện khác =LOOKUP(1,1/(VTC1=ĐK1)/(VTC2=ĐK2)…, VTC) =LOOKUP(1,1/((VTC1=a)*(VTC1=b)+(VC1=c))/(VC2=ĐK2)…, VTC) Lưu ý: + Sử dụng * thay cho AND + thay cho OR + Số thay số TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến XIII.HÀM TÌM KIẾM ❖ Hàm INDEX Trả kết giá trị giao dòng cột tương ứng, Cú pháp: INDEX(Vùng TC, vị trí dịng, vị trí cột) ❑ Vùng tham chiếu dịng vị trí dịng =0 ❑ Vùng tham chiếu cột vị trí cột =0 ❖ Hàm MATCH Tìm vị trí dịng cột đối tượng =MATCH(Đối tượng cần tìm kiếm vị trí, vùng TC dòng cột chứa đối tượng, 0) Lưu ý: Hàm MATCH tìm dịng cột ❖ Hàm OFFSET Trả vùng tham chiếu mới, dựa vùng tham chiếu trước =OFFSET(Vùng TC cũ, số dòng bỏ đi, số cột bỏ đi) TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến XIV.HÀM THAM CHIẾU ❖ Hàm INDIRECT Trả kết giá trị địa chỉ, cú pháp: =INDIRECT(“Địa chỉ”, 1) =INDIRECT(“địa dạng R1C1”,0) XV.HÀM THAY THẾ ❖ Hàm CHOOSE =CHOOSE(Chỉ số, “Giá trị 1”, “Giá trị 2”…) , số =1 KQ trả “Giá trị 1” ❖ Hàm REPLACE, thay ký tự chuỗi giá trị khác =REPLACE(ch̃i ký tự ban đầu, vị trí bắt đầu thay, số ký tự cần thay, ký tự thay) TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến BÀI 06: TỔNG HỢP VÀ PHÂN TÍCH VỚI PIVOT TABLE I KHỞI ĐỘNG CÙNG PIVOTTABLE Tạo PivotTable ❖ B1: Công việc nên làm trước ▪ Làm liệu liệu nguồn ▪ Định dạng tự động cho bảng ▪ Đặt tên bảng ❖ B2: Thẻ Insert→ PivotTable→ chọn bước sau: ❑ Choose the data that you want to analyze: Lựa chọn liệu để tạo báo cáo phân tích ❑ Choose where you want the PivotTable report to be place: (Lựa chọn vùng hiển thị báo cáo) o New SHEET: Tạo sheet o Existing SHEET: lựa chọn địa ❑ Choose whether you want to analyze multiple tables Đưa vào Data Model để lưu trữ kết nối chúng lại với 41 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Các vùng thao tác PivotTable ❖ Fields: Danh sách trường ❖ Filters: Chỉ tiêu dùng để lọc ❖ Rows: Chỉ tiêu phân tích theo dịng ❖ Columns: Chỉ tiêu phân tích theo cột ❖ Values: Giá trị thống kê 42 Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Thao tác thẻ Design a Nhóm cơng cụ PivotTable Style Option: Row Headers b Nhóm Layout ❖ Blank Rows (Chèn thêm dịng trống nhóm phân tích) ❖ Report layout: ❑ Show in Compact Form: Trường phân tích gom cột, dòng Total dòng cùng, không xuất chữ Total ❑ Show in Outline Form: Trường phân tích tách riêng ra, dịng Total dịng khơng xuất chữ Total ❑ Show in Tabular Form: Trường phân tích tách cột riêng, có tên đại diện đầu nhóm dịng Total cùng, xuất thêm chữ Total ❑ Repeat All Items Lables: Nhắc lại tên tiêu phân tích tất dịng ❖ Grand Totals Subtotal 43 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Thao tác thẻ Analyze ❖ Show: Field List (Danh sách tên cột) ❖ Tools: PivotChart (Tạo biểu đồ) ❖ Calculations: Relationships (Truy vấn) Field, Items, & Set (Tạo công thức riêng) ❖ Actions: Move PivotTable (Di chuyển vùng báo cáo) ❖ Data: Refresh Change Data Source (Cập nhật thay đổi liệu nguồn) ❖ Filter: Insert Timeline Insert Slicer (Chèn lọc thời gian lọc miếng) ❖ Group: Group Selecttion, Group Field Ungroup (Nhóm) ❖ PivotTable: PivotTable Name (Đặt tên cho Pivot) GetpivotData (Công Pivot) 44 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Thao tác với chuột phải vùng phân tích ❖ PivotTable Option ❑ Tự động co giãn cột báo cáo ❑ Thay giá trị lỗi giá trị khác ❑ Thay chữ Blank ô trống giá trị khác ❖ Show Detail: Hiển thị chi tiết giá trị thống kê tiêu dòng lựa chọn Để hiển thị chi tiết tiêu, chuột phải vào giá trị thống kê tương ứng chọn vào Show Detail, số liệu chi tiết tiêu hiển thị sang Sheet khác ❖ Summarize Values By: thay đổi phép thống kê ❖ Show Values As: Hiển thị giá trị so sánh, chức xuất chuột phải vào cột thống kê Value Field Setting ❑ % Difference From: Tính tỉ lệ tăng trưởng ❑ % of Column Total: Từng tiêu so sánh với giá trị tổng cột phân tích ❑ % of Row Total: Từng tiêu so sánh với giá trị tổng dịng phân tích… 45 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Thao tác với chuột phải vùng phân tích (tiếp) ❖ Remove…: Xóa bỏ cột chọn ❖ Sort: Sắp xếp liệu ❖ Refresh: Cập nhật liệu ❖ Filter: Lọc liệu Để lọc giá trị số lượng tháng 11 (như hình), chuột phải vào cột có chức lọc → Filter→ Chọn chức lọc sau: ❑ Lable Filters: Lọc cột tiêu chọn ❑ Value Filters: Lọc cột giá trị thống kê ❑ Top 10: Lọc n giá trị lớn nhỏ ❑ Hide Select Items: Lọc giá trị khác giá trị lựa chọn ❑ Keep Only Select Items: Lọc giá trị lựa chọn (Xem tiếp trang sau) 46 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Thao tác với chuột phải vùng phân tích (tiếp) ❖ Filter: Lọc liệu, chức xuất cột có biểu tượng lọc 47 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến Thao tác vùng phân tích (tiếp) ❖ Filter: Lọc liệu Để lọc giá trị số lượng tháng 11 (như hình), chuột phải vào cột có chức lọc → Filter→ Chọn chức lọc sau: ❑ ❑ ❑ ❑ ❑ Lable Filters: Lọc cột tiêu chọn Value Filters: Lọc cột giá trị thống kê Top 10: Lọc n giá trị lớn nhỏ Hide Select Items: Lọc giá trị khác giá trị lựa chọn Keep Only Select Items: Lọc giá trị lựa chọn 48 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Một số lưu ý phân tích ✓ Chỉ tiêu phân tích nằm phía ngồi, tiêu phụ nằm ✓ Chỉ tiêu tổng quát nằm tiêu chi tiết ✓ Chỉ tiêu có dịng nên nằm theo cột, nhiều dịng nằm theo dịng ✓ Nếu cho tiêu thời gian nằm theo cột 49 Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Bạch Xuân Hiến BÀI 07: PIVOTCHART VÀ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL I Ý NGHĨA CỦA VIỆC SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ Trực quan, sinh động ưu điểm biểu đồ Nhìn vào hình ảnh, đưa đánh giá định nhanh Sử dụng biểu đồ nào? Biểu đồ sử dụng làm báo cáo để phân tích liệu, nghĩa sau tạo báo cáo, sử dụng thêm công cụ biểu đồ vào II CÁC BƯỚC TẠO BIỂU ĐỒ Chuẩn bị liệu báo cáo phân tích chuẩn Chọn vùng báo cáo → Insert→ Nhóm Chart→ Chọn kiểu biểu đồ phù hợp toán Lưu ý: Có thể nhấn Alt + F1 để tạo nhanh biểu đồ III MỘT SỐ VÙNG LÀM VIỆC CHÍNH TRÊN BIỂU ĐỒ Chart Title: Tiêu đề biểu đồ Chart Area 50 ... TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com 16 Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com Lập công thức 17 Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT... liệu 23 TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com 24 Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345 blogdaytinhoc.com 25 Bạch Xuân Hiến TRUNG TÂM TIN HỌC SAO VIỆT 0812.114.345... CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO KỸ NĂNG SỬ DỤNG EXCEL NÂNG CAO Bài 01 Kỹ Năng Trình Bày Bảng Tính Bài 06 TIN HỌC SAO VIỆT Tổng Hợp Và Phân Tích Dữ Liệu Chuyên nghiệp – Tận tâm – Học thành nghề Bài 02 Định Dạng