Thông tin tài liệu
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG KHOA: TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN NĂNG LỰC SINH VIÊN MÔN: KĨ NĂNG MỀM -oOo- TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: KĨ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm Lớp học phần: 212_71SSK020003_56 Giảng viên hướng dẫn: ThS Phạm Phương Vũ TP.HCM, ngày 12 tháng 03 năm 2022 Mục Lục LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU I.Nhóm gì? II Ý nghĩa làm việc nhóm Phân công công việc Quản lý kiểm sốt cơng việc 3 Giải vấn đề định 4 Thu thập thông tin ý tưởng Xử lý thông tin Phối hợp, tăng cường tham gia cam kết Đàm phán giải xung đột Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội tăng cường ý thức thân mối quan hệ với người khác Nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể 10 Chia sẻ, thông cảm tạo nên thành lao động cụ thể III Tính tất yếu hợp tác làm việc nhóm IV Bốn yếu tố tảng nhóm làm việc .6 Mục tiêu chung Tầm nhìn Sứ mệnh .7 Giá trị cốt lõi V Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc a Giai đoạn hình thành b Giai đoạn bão tố .9 c Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực 10 d Giai đoạn trưởng thành hoạt động thành công 10 e Giai đoạn kết thúc / trì hỗn 10 VI Các tiêu chí đánh giá nhóm làm việc hiệu 11 VII Các giai đoạn tiếp cận chuẩn bị làm việc nhóm 12 Giai đoạn lập kế hoạch 12 Giai đoạn thực 13 VIII.Các yếu tố tạo nên hiệu làm việc nhóm 13 Yếu tố nội 13 Yếu tố ngoại 14 IX Các yếu tố cản trở hiệu làm việc nhóm .14 Yếu tố tâm lý thành viên nhóm 14 Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng 15 Quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ, phối hợp thành viên lỏng lẻo .15 X Kỹ lãnh đạo nhóm 16 a Thúc đẩy tận tâm thành viên 16 Ln khuyến khích động viên 16 Đề cao tinh thần đồng đội 16 Nuôi dưỡng hăng hái, nhiệt tình 16 Tạo khơng khí vui vẻ 16 b Xác định điều quan trọng thời điểm 17 c Xây dựng tinh thần chung cho nhóm 17 XI Các kỹ cần có để làm việc nhóm hiệu 18 Đối với cá nhân 18 a Lắng nghe .18 b Chất vấn 18 c Thuyết phục 18 d Tôn trọng 18 e Trợ giúp 18 f Sẻ chia 18 g Phối hợp .18 Đối với tổ chức nhóm 19 a Các kỹ chung tổ chức nhóm .19 b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm 24 c Một số điều cần lưu ý làm việc nhóm 24 LỜI CẢM ƠN 24 Tư liệu kham khảo 25 Bảng hiệu suất đóng góp : 25 LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, hẳn bạn thường nghe nói nhiều đến thuật ngữ “làm việc đồng đội”, “xây dựng tinh thần đồng đội”, thuật ngữ tương ứng tiếng Anh “team building”, “teamwork skills”,… Ngày nay, khái niệm “làm việc đồng đội” ngày trở nên phổ biến sử dụng nhiều công ty, tổ chức Trên thực tế, nhiều người nghe nói đến kỹ làm việc đồng đội, trang bị hiểu biết làm việc đồng đội, phải làm việc đồng đội làm để nâng cao tinh thần làm việc đồng đội, xây dựng đội làm việc hiệu doanh nghiệp, trường học ? Khi tìm hiểu định chọn đề tài làm tiểu luận, nhóm em khơng học hỏi thêm kiến thức mà thực hành kĩ làm việc nhóm hiệu Trân trọng! I.Nhóm gì? Trong giai đoạn nay, xu hướng làm việc nhóm khuyến khích hầu hết lĩnh vực, xuất phát từ quan niệm “trí tuệ tập thể sáng suốt trí tuệ cá nhân” Người ta coi nhóm làm việc nhân tố tạo nên hiệu vốn nhân lực tổ chức Nhưng làm để có kỹ làm việc nhóm thành thục nhằm phát huy triệt để khả cá nhân phối hợp hoạt động phương diện? Đó vấn đề đặt chuyên đề Một cách hiểu khái quát nhất, nhóm tập hợp thành viên có số lượng từ hai người trở lên, có giao tiếp trực diện, có kỹ bổ sung cho nhau, có chia sẻ mối quan tâm mục đích chung Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm thức nhóm khơng thức: + Nhóm thức nhóm có tổ chức ổn định, có chức nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp người chung chun mơn có chun mơn gần gũi nhau, tồn thời gian dài + Nhóm khơng thức thường hình thành theo yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, tập hợp người có chun mơn khơng giống nhiều lĩnh vực khác Nhóm khơng thức có nhiệm vụ giải nhanh vấn đề thời gian ngắn Đa số tổ chức xuất nhóm thức nhóm khơng thức II Ý nghĩa làm việc nhóm Phân cơng cơng việc Hoạt động nhóm ngày trở thành yêu cầu thiết yếu tổ chức với mục tiêu để phân công công việc phối hợp công việc Trong thực tế có cơng việc mà cá nhân không đủ khả giải giải hiệu khơng cao, thế, lựa chọn làm việc nhóm phương pháp thực cơng việc hợp lý Theo đó, thành viên nhóm tham gia đóng góp vào nội dung làm việc chung nhóm để đảm bảo hồn thành nhiệm vụ vấn đề yêu cầu công việc mà nhóm giao Mỗi thành viên tiếp nhận phần việc buộc phải có tương tác với cơng việc thành viên khác nhóm Phân công công việc không tạo nên hoạt động độc lập mà thực chất phân công phối hợp Quản lý kiểm sốt cơng việc Làm việc nhóm để tăng cường quản lý kiểm sốt cơng việc, vai trị trách nhiệm nhóm khiến thành viên nhóm phải có xem xét tồn diện cơng việc giao Đối với cơng việc địi hỏi phải có định rõ ràng, làm việc nhóm giúp giải vấn đề cách tối ưu nhất, từ giúp tổ chức có định tốt Trong nhóm, hoạt động thành viên kiểm soát quy chế làm việc nhóm thống Với tư cách cá nhân làm việc nhóm, thành viên chịu quản lý người phụ trách nhóm, điều chỉnh hành vi giao tiếp, giải vấn đề theo khuôn khổ quy chế đề Cơng việc, vậy, tiến hành trơi chảy đồng bộ, có phối hợp nhịp nhàng Giải vấn đề định Làm việc nhóm dịp để cá nhân đóng góp ý tưởng với phát kiến Những vấn đề cá nhân khơng thể giải có tham gia đề xuất ý kiến, giải pháp nhóm Từ ý kiến, quan điểm giải pháp khác nhau, thông qua hoạt động nhóm thống nội dung, vấn đề mối, tránh chủ quan, độc đoán Quyết định cuối nhóm khơng thành viên thành làm việc nhóm Thu thập thơng tin ý tưởng Làm việc nhóm q trình thu nạp thông tin ý tưởng hiệu Mỗi thành viên trình làm việc tham gia đóng góp ý kiến tức cung cấp thơng tin liên quan đến vấn đề cần giải thông tin chia sẻ làm bổ sung làm phong phú nguồn tư liệu cần thiết phục vụ cho nội dung vấn đề nhóm cần giải Cũng q trình làm việc nhóm, ý tưởng khác đề xuất, tạo nên đa dạng việc kiếm tìm giải pháp cho vấn đề cần giải Nhờ nhóm có hội lựa chọn nhiều cho định cuối Xử lý thông tin Thực chất việc xử lý thông tin sở nguồn liệu, liệu cung cấp, nhóm phải lựa chọn thông tin thiết yếu, liên quan trực tiếp đến vấn đề nhóm cần giải Việc xử lý thơng tin tập thể nhóm định với nhìn đa chiều, đa diện đảm bảo tính khách quan Nguồn thơng tin ý tưởng đa dạng địi hỏi việc xử lý thơng tin phải nhanh chóng chuẩn xác Sự tham gia thành viên nhóm thực chất hướng tới tiêu chí Phối hợp, tăng cường tham gia cam kết Một nhóm hiệu nhóm có phối hợp chặt chẽ, tăng cường tham gia thành viên nhóm, chí tham gia người ngồi nhóm theo thống trao đổi, học hỏi nhóm Nhóm phối hợp tốt nhóm phát huy tối đa khả thành viên mục tiêu chung nhóm Giữa thành viên có ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ giải vấn đề Nhóm phối hợp tốt nhóm mà thành viên tuân thủ theo cam kết thơng qua trước nhóm, khơng có quan điểm cá nhân định cuối nhóm Đàm phán giải xung đột Làm việc nhóm tăng cường mối quan hệ giao tiếp Mọi ý kiến cá nhân đưa xem xét quan điểm nhóm, vậy, ý kiến phải tìm kiếm đồng thuận thành viên nhóm Để thuyết phục thành viên khác, ý kiến, giải pháp đưa phải dựa thương thuyết với luận điểm, luận luận chứng xác đáng Nhờ kỹ đàm phán phát huy Mặt khác trường hợp quan điểm trái chiều xuất nhóm điều tiết thống cuối nhóm, tránh nảy sinh xung đột, xung đột cá nhân xảy Thoả mãn nhu cầu quan hệ xã hội tăng cường ý thức thân mối quan hệ với người khác Làm việc nhóm đáp ứng nhu cầu quan hệ xã hội Q trình làm việc nhóm trình kết nối, tìm hiểu thành viên nhóm, đồng thời trình tự ý thức thân người mối tương quan với thành viên khác nhóm Mỗi thành viên nhóm có hội bộc lộ lực, trình độ, chí cá tính mình, đồng thời có nhìn nhận, đánh giá biểu người khác nhóm, từ điều chỉnh hành vi, ngơn ngữ, chí tính cách cho phù hợp với tập thể nhóm, Nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể Thơng qua nhóm, cá nhân có hội tự điều chỉnh phương diện giao tiếp, khả phối hợp kiến thức, nhận giúp đỡ việc thực mục tiêu cụ thể Thế mạnh khả trình độ phát huy, bên cạnh điểm yếu cá nhân khắc phục 10 Chia sẻ, thông cảm tạo nên thành lao động cụ thể Nhóm nơi chia sẻ, thơng cảm tìm cộng hưởng tạo nên thành lao động cụ thể Làm việc theo nhóm giảm số nhân sự, khâu trung gian nên hoạt động tổ chức linh hoạt điều kiện khác nhau, kể bối cảnh biến đổi mạnh, nhờ nắm bắt hội giảm thiểu nhiều nguy nguy Ý thức trách nhiệm cá nhân nhóm, thành cơng việc nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân tạo nên đồng cảm thành viên nhóm Các thành viên có chung niềm vui, nỗi buồn học quý giá sau làm việc nhóm III Tính tất yếu hợp tác làm việc nhóm Chắc chắn tất ngưỡng mộ người thành đạt, người tiên phong, cá nhân dũng cảm nhà khoa học làm thay đổi giới sức mạnh trí óc Dù ngưỡng mộ thành tựu cá nhân, thật thành tựu tạo cá nhân riêng lẻ Một cá nhân đơn lẻ tự làm nên điều vĩ đại có thần thoại Rambo hay vị anh hùng chiến đấu chống lại kẻ thù nhân vật hư cấu, khơng có thực Những thành tựu cá nhân thực chất kết làm việc nhóm Ngay Elbert Einstein, người tạo bước đột phá khoa học giới với thuyết tương đối khơng làm việc Chính ông khẳng định điều đó: “Cuộc sống thành tựu mà đạt ngày hôm nhờ đóng góp nhiều người Do đó, tơi phải sống làm việc cho xứng đáng với họ làm cho tơi.” Lịch sử đánh dấu thành tựu nhà lãnh đạo tài ba cá nhân có tư đổi Và họ ln thành viên nhóm Điều cho thấy làm việc nhóm khơng có tầm quan trọng phát triển cá nhân, nhóm riêng lẻ mà với đất nước, dân tộc nói rộng giới Nếu muốn khai thác tiềm đạt thành tựu đó, bạn nên gia nhập nhóm IV Bốn yếu tố tảng nhóm làm việc Một nhóm làm việc gọi nhóm phải đảm bảo đủ yếu tố sau: (1) có mục tiêu chung; (2) có tầm nhìn ; (3) có sứ mệnh; (4) có giá trị cốt lõi Mục tiêu chung Mục tiêu chung điểm quy tụ các thành viên họ phải chia sẻ trách nhiệm để đạt điều Vì vậy, mục đích rõ ràng, khiến người hiểu hiểu giống thống hay tính liên kết nhóm tăng lên mạnh mẽ Mục đích mơng lung, hay thay đổi dễ dẫn đến việc nhóm trở nên rời rạc, chia rẽ, chí thành viên trở nên đồn kết, nghi ngờ hay nhiệm vụ chồng chéo lên Ví dụ, số trường đại học gần thành lập “Câu lạc tiếng Anh” nhằm cải thiện khả nói nghe sinh viên qua thực hành ngoại khóa Có thực tế để trì Câu lạc khó thành viên thường xuyên thay đổi sinh hoạt không đặn, thường xun Trong khó khăn tài chính, nguồn hỗ trợ, người quản lý hồn tồn giải khó khăn trì mục đích thành viên lại khó vơ Thời gian đầu, sinh viên đến tham gia Câu lạc Tiếng Anh có nhiều mục đích khác cải thiện kỹ nghe, kỹ nói, tăng cường tự tin, tìm kiếm hội thực hành trình bày hay đơn giản tìm kiếm bạn bè, thử sức … Tuy nhiên, để Câu lạc vào hoạt động cách hiệu quả, người tổ chức phải xây dựng mục đích chung cho tất thành viên tham dự Và điều phải trì thường xuyên người xác định lại mục đích cá nhân Từ củng cố phát triển mục đích chung nhóm Sau thời gian vào hoạt động, với số lượng gần 100 người ban đầu tham gia, lại 20 thành viên Tuy số nhiều bạn hồn tồn n tâm vào người mục đích chung Câu lạc xác định cụ thể họ Những người tổ chức cịn có nhiệm vụ khơng phần quan trọng tiếp tục phát triển để trì mục đích chung cho nhóm Do điều quan trọng cho mục tiêu chung nhóm mục tiêu cá nhân “ăn khớp” với Mục tiêu điểm quy tụ ban đầu cần rà sốt suốt q trình sinh hoạt nhóm sống thay đổi, nảy sinh vấn đề mới, nhu cầu Tầm nhìn Tầm nhìn tập trung vào tương lai Nó nguồn cảm hứng động lực Tầm nhìn giúp thành viên nhóm khơng ngừng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu chung Ngoài ra, cá nhân có định hướng nâng cao lực thân, phát triển tồn diện để ngày thành cơng Sứ mệnh Sứ mệnh mô tả hành động mà thành viên nhóm cần thực để đạt Tầm nhìn Sứ mệnh tập trung vào việc làm tại, tầm nhìn hướng tương lai Giá trị cốt lõi Giá trị cốt lõi (Core Values) hiểu tập hợp quan niệm nguyên tắc bản, thiết yếu, mang tính lâu dài nhóm Giá trị cốt lõi tun bố xác định điều có ý nghĩa quan trọng nhóm điều chỉnh cách thức nhóm hoạt động V Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc Bất kỳ nhóm trải qua giai đoạn khai sinh, lớn lên, trưởng thành kết thúc Khi bạn bước chân vào mơi trường Đại học hồn tồn gặp gỡ người bạn xa lạ Từ người chưa quen biết nhau, bạn người lớp sinh hoạt học tập Ban đầu, người chưa hiểu nhau, hiểu lầm nhau, chí có xung đột Dần dần, bạn biết cách hợp tác, giúp đỡ học tập hoàn thành mục tiêu chung lớp Hết bốn năm học, bạn có tình cảm với sâu nặng lắm, lại điểm kết thúc nhóm (lớp) đại học Các bạn trường, tìm việc làm, vào công ty khác – tức gia nhập vào nhóm mới, khơng nhóm mà có nhiều nhóm sau mà chắn để đạt thánh công, bạn phải tham gia Biết quy luật phát triển nhóm, người phụ trách có sách lược can thiệp phù hợp cho giai đoạn Theo nhà Tâm lý học Tổ chức Công nghiệp Bruce Tuckman (Hoa Kỳ), nhóm trải qua giai đoạn sau: Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming); Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming); Giai đoạn ổn định hay xây dựng chuẩn mực (norming); Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động/ thực thi (performing); Giai đoạn kết thúc/ trì hỗn (adjourning) a Giai đoạn hình thành Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Mọi người giữ gìn rụt rè Sự xung đột phát ngôn cách trực tiếp, chủ yếu mang tính chất cá nhân hồn tồn tiêu cực Do nhóm cịn nên cá nhân bị hạn chế ý kiến riêng nhìn chung khép kín Điều đặc biệt thành viên quan trọng lo âu Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở người trội lên người lãnh đạo Trong giai đoạn này, thành viên tỏ giữ ý, khiêm nhường có phần lạnh nhạt Mâu thuẫn bùng phát chủ yếu hoạt động cịn mang tính chất cá nhân Mỗi cá nhân có ý kiến riêng nhìn chung dè dặt Dường khơng chứng tỏ khả làm lãnh đạo nhóm Ở giai đoạn này, hai vấn đề chủ yếu xác định mục đích tạo đồng thuận cao tồn nhóm mục đích Kế xác định thành viên phù hợp cho mục đích Việc khởi đầu khơng dễ tranh cãi mục đích khơng tới đâu kết nạp thành viên không phù hợp nhóm tan rã, giống “chết yểu” vụ, nhóm cần trao đổi, rút kinh nghiệm, khen thưởng quy trách nhiệm thành viên VIII.Các yếu tố tạo nên hiệu làm việc nhóm Nhóm làm việc hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài) Yếu tố nội tại: Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ hợp tác thành viên nhóm, tuân thủ quy chế làm việc nhóm thành viên, khả điều hành trưởng nhóm, mục tiêu nhóm, điểm mạnh điểm yếu nhóm… Yếu tố ngoại tại: Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường điều kiện làm việc, quy mô nhóm, đánh giá tổ chức kết làm việc nhóm, thuận lợi khó khăn từ yếu tố khách quan công việc nhóm… (xem sơ đồ) Các yếu tố tạo nên hiệu làm việc nhóm IX Các yếu tố cản trở hiệu làm việc nhóm Có nhiều yếu tố rào cản cho hoạt động nhóm, ảnh hưởng đến hiệu cơng việc Có thể kể số yếu tố sau: 15 Yếu tố tâm lý thành viên nhóm Đây mơ hình thể trạng thái khác thành viên bắt đầu hình thành nhóm Theo có biểu sau: – Sự thỏa mãn: Những thành viên có thỏa mãn thường có biểu hiện: + Tự ý thức cao thân; + Cho ý kiến đưa đúng; + Không để ý đến ý kiến người khác – Sự từ chối: Biểu người là: + Ngại đưa ý kiến; + Ngại giao tiếp; + Tự ti mặc cảm thân – Sự dự với biểu cụ thể: + Dễ bị chi phối ngoại cảnh; + Hồi nghi ý kiến người khác; + Quá thận trọng trước ý kiến khác; + Thiếu dứt khoát lựa chọn định, thường phải có tác động mạnh 16 – Sự thay đổi: Là người có biểu sau: + Quyết đốn với quan điểm nhóm đồng thuận; + Nhận thiếu sót quan điểm chấp nhận thay đổi; + Thích tiếp cận Trong yếu tố trên, ba trạng thái đầu khơng nhanh chóng chuyển sang trạng thái thứ tư chắn hoạt động nhóm khơng đạt hiệu mong muốn Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng Mục tiêu đích cuối mà nhóm hướng tới để thực cơng việc Nhóm làm việc mà khơng có mục tiêu rõ ràng dẫn đến mơ hồ, cảm tính giải vấn đề Theo khó có đồng thuận nhóm, hiệu làm việc nhóm khơng đạt, đạt không cao Mục tiêu nhóm cần xây dựng theo tiêu chí; Rõ ràng, cụ thể; Có định lượng;Thực tế; Có khả thực thi; Có hạn định thời gian Quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ, phối hợp thành viên lỏng lẻo Điều rào cản ảnh hưởng xấu đến kết làm việc nhóm Khi quy chế làm việc nhóm khơng chặt chẽ dễ xuất tình trạng lộn xộn q trình làm việc Khơng đảm bảo quy chuẩn theo nguyên tắc bắt buộc trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc nhóm trở thành hình thức, qua qt, tầm phào Bên cạnh việc phối hợp thành viên lỏng lẻo khiến kết làm việc nhóm khơng đạt kết định thống tập thể Trong thực tế nhiều kết cuối chi phối một vài cá nhân có tầm ảnh hưởng lớn nhóm X Kỹ lãnh đạo nhóm Kỹ lãnh đạo nhóm khả dẫn dắt, khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên làm việc, tạo ảnh hưởng đến cách làm việc thúc đẩy, nâng cao tinh thần làm việc hiệu quả, nhanh chóng đạt mục tiêu Nhóm tập hợp nhiều thành viên khác biệt, để thống nhóm thúc đẩy nhóm đạt mục tiêu giao nhiệm vụ địi hỏi người lãnh đạo nhóm phải có nhiều kỹ năng, quan trọng kỹ lãnh đạo nhóm Khi lãnh đạo nhóm, người nhóm trưởng cần lưu ý thực hoạt động sau: a Thúc đẩy tận tâm thành viên Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng tạo nên tận tâm công việc thành viên nhóm Trách nhiệm phân định rõ ràng đánh giá cụ thể, tận tâm thành viên điều khó kiểm sốt Vì vậy, người lãnh đạo cần biết cách khéo léo thúc đẩy tận tâm thành viên nhóm Những phương pháp gây dựng tận tâm yếu tố sau: 17 Ln khuyến khích động viên: Sự động viên người quản lý động lực làm việc mạnh mẽ người thực họ cảm nhận quan tâm khích lệ người giám sát cơng việc Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần mời gọi tham gia đóng góp người trường hợp cụ thể; động viên họ học hỏi thêm kỹ cần thiết để phát huy điểm mạnh người; kêu gọi tinh thần trách nhiệm thành viên; nhận biết ưu cá nhân sẵn sàng hỗ trợ cần thiết Đề cao tinh thần đồng đội: Một nhóm hoạt động hiệu tinh thần đồng đội trọng phát triển, tất thành viên hướng quan tâm đến chung nhóm Vì vậy, để xây dựng phát triển tinh thần đồng đội, người lãnh đạo cần: thường xuyên tổ chức hoạt động mang tính tập thể; khen thưởng thành tích chung khơng phải cá nhân đó; loại bỏ tính vị kỷ cá nhân cơng việc; ln xác định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao thành công cống hiến tồn thành viên nhóm mang lại cho công ty Nuôi dưỡng hăng hái, nhiệt tình: Trong hoạt động nhóm, hăng say nhiệt tình người dễ tác động đến người Người lãnh đạo nhóm cần nhận điều nắm bắt để khuấy động nên hăng hái nhiệt tình cho tồn đội Niềm tin người lãnh đạo dành cho thành viên nhóm tác nhân tạo tích cực, nhiệt tình hoạt động thành viên Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần làm cho thành viên nhận thấy rõ tin tưởng họ nhận thông qua nhiệm vụ giao mong đợi kết cụ thể đạt Tạo khơng khí vui vẻ: Sức mạnh tập thể mang đến hiệu bất ngờ Bầu khơng khí vui vẻ, cởi mở củng cố mối quan hệ thành viên góp phần tạo nên sức mạnh tập thể Người lãnh đạo cần có kỹ giao tiếp hiệu để dẫn dắt xây dựng bầu khơng khí tích cực nhóm Khi ấy, người nhóm cảm thấy tất họ cá nhân thiếu tập thể, họ cảm thấy thoải mái hăng say làm việc b Xác định điều quan trọng thời điểm Trưởng nhóm ln người hướng thành viên vào điều quan trọng để tạo nên thành công Trong giai đoạn hoạt động nhóm, khơng lần thành viên nhóm xa rời mục tiêu ban đầu lung lay ý chí tác động yếu tố bên ngồi Trưởng nhóm phải người tỉnh táo để loại trừ hoạt động không cần thiết chỗ dựa cho nhóm tránh lãng từ bên ngồi c Xây dựng tinh thần chung cho nhóm Làm việc theo nhóm hoạt động ln cơng nhận đánh giá cao Sự công nhận, thăng tiến tiền thưởng …phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác đóng góp thành tựu đạt cá nhân Những vấn đề nghiên cứu quan trọng thảo luận công ty nhấn mạnh hoạt động đội nhóm 18 Cơ cấu quản lý hoạt động trọng đánh giá cao tầm quan trọng đội nhóm Thường thơng tin phản hồi thống tồn hệ thống; tất phản hồi từ đồng nghiệp, từ báo cáo trực tiếp từ cấp lãnh đạo có ảnh hưởng mạnh mẽ hành xử công việc thành viên Làm việc theo nhóm xu làm việc phát triển hiệu doanh nghiệp Để nhóm hoạt động tích cực, vai trị việc xây dựng tinh thần chung cho nhóm vô quan trọng Trước triển khai công việc, thành viên nhóm phải hiểu rõ mục tiêu mà nhóm hướng đến, cách thức quản lý hoạt động nhiệm vụ cụ thể thành viên Có vậy, tất thành viên có đích đến biết cách định hướng cho việc thực nhiệm vụ Trong trình phân cơng nhiệm vụ, người lãnh đạo nhóm cần lưu ý phân công phù hợp với khả động thành viên Đó đảm bảo chắn cho nhiệm vụ hoàn thành hiệu Khi đặt người vào vị trí họ, trao cho họ vũ khí sở trường, công việc đảm bảo thực xuất sắc Người lãnh đạo nhóm cần phải sâu sát hoạt động nhóm để có điều chỉnh hợp lý Khơng điều chỉnh cơng việc, trưởng nhóm cịn phải điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát mâu thuẫn nội để hóa giải, khơng để chúng ảnh hưởng đến cơng việc Sự minh bạch, rõ ràng việc truyền đạt thơng tin cho nhóm điều kiện quan trọng để thành cơng Tập thể nhóm cần thơng tin thay đổi nào, từ tránh va chạm làm ảnh hưởng đến công việc nhiệm vụ họ Người lãnh đạo nhóm cần chắn thành viên có nhận thức đầy đủ cần hồn thành người ln gắn kết với Bên cạnh đó, trưởng nhóm ln phải cập nhật thông tin phản hồi từ thành viên khác để kịp thời điều chỉnh Có vậy, hoạt động nhóm thực mang lại hiệu tối ưu XI Các kỹ cần có để làm việc nhóm hiệu Đối với cá nhân Đối với cá nhân phải hình thành số kỹ sau: a Lắng nghe: Đây kỹ quan trọng Các thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến Kỹ phản ánh tôn trọng (hay xây dựng) ý kiến thành viên Thực kỹ lắng nghe nhóm làm việc gắn liền với quan tâm tới vấn đề nhóm cần giải Lắng nghe khơng tiếp nhận ý kiến mà cịn lọc, phân tích lựa chọn ý kiến Cần thể thái độ lắng nghe cử chỉ, ánh mắt tư Khi người trình bày ý kiến cảm nhận cử tọa ý cảm thấy tự tin phấn khích hơn; Cần thể thái độ lắng nghe với quan tâm thực 19 b Chất vấn: Qua cách thức người đặt câu hỏi, nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả thảo luận, đưa vấn đề cho thành viên khác họ Nguyên tắc chất vấn phải tinh thần tôn trọng đối tác, giàu thiện chí; khơng chất vấn q dài; không chất vấn thái độ gay gắt; mội dung chất vấn cần rõ ràng, không mơ hồ c Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét ý tưởng đưa Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến Khả thuyết phục quan trọng trường hợp có ý kiến khác giải vấn đề nhóm Sức thuyết phục không ngôn ngữ, cử chỉ, hành vi mà chân thành, thân thiện d Tơn trọng: Mỗi thành viên nhóm phải tơn trọng ý kiến người khác thể qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành thực Thực chất tôn trọng người khác tức tơn trọng Tơn trọng hình thức khích lệ tinh thần, hỗ trợ cho lịng nhiệt tâm công việc e Trợ giúp: Các thành viên nhóm phải biết giúp đỡ biết cách tiếp nhận giúp đỡ; Sự trợ giúp làm tăng cường khả cá nhân, tạo mối liên kết thành viên nhóm f Sẻ chia: Các thành viên đưa ý kiến trình bày, chia sẻ suy nghĩ cho Việc tham khảo ý kiến người khác sẵn sàng nhận sẻ chia thành viên khác nhóm điều tối cần thiết Sẻ chia khiến thành viên nhóm có hội tự hồn thiện Sẻ chia yếu tố dễ dẫn đến gắn kết người với nhau; g Phối hợp: Đây kỹ quan trọng q trình làm việc nhóm Thiếu khả phối hợp nhóm rời rạc, mục tiêu làm việc nhóm khơng thể thực Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực thực kế hoạch đề Sự phối hợp địi hỏi phải biết rõ cơng việc mối quan hệ tương tác với thành viên nhóm Phối hợp cần đồng quán Đối với tổ chức nhóm Trước hết cần xây dựng nguyên tắc làm việc nhóm với nội dung sau: Cần chia sẻ thông tin nguồn lực; Thống phương thức thực hiện; Tơn trọng khích lệ nhau; Cộng tác khơng cạnh tranh; Nhận diện xem nhóm cá nhân đâu, nhanh chóng chuyển sang thay đổi 20 a Các kỹ chung tổ chức nhóm a.1 Thiết kế nhóm làm việc Muốn đảm bảo thành cơng nhóm, tiến hành thiết kế nhóm làm việc tức bao quát toàn hoạt động với khâu cốt lõi qúa trình làm việc Các bước thiết kế nhóm làm việc cụ thể hóa sau: + Xác định mục tiêu, quyền hạn thời gian tồn nhóm Khi nhóm hình thành, cần mục tiêu để tập trung vào nỗ lực Như nêu, mục tiêu cần cụ thể, có tính khả thi, có ý nghĩa thực tiễn phù hợp với tầm nhìn giá trị tổ chức Cần có hạn định rõ ràng thời gian để nhóm xây dựng kế hoạch hợp lý đảm bảo việc thực theo mục tiêu kết công việc đề ra; + Xác định vai trò trách nhiệm Đây bước cần tiến hành để đảm bảo cho thành viên nhóm thực chức trách, nhiệm vụ giao phối hợp hiệu mục tiêu chung nhóm; Cần có cam kết thành viên việc thực nhiệm vụ yêu cầu tuân thủ quy chế trình làm việc + Xác định tiêu chí đánh giá Các thành viên nhóm cần phải biết thống tiêu chí đánh giá cơng việc phương diện lực, phẩm chất hiệu công việc Điều quan trọng việc đảm bảo công thành viên Đồng thời có tác dụng khích lệ, động viên, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh cho khả cống hiến thành viên; + Chọn thành viên cho nhóm Đây coi khâu quan trọng việc thiết kế nhóm làm việc Sự thành bại nhóm bước lựa chọn thành viên có phù hợp với nhiệm vụ nhóm hay khơng Nhìn chung, người có phẩm chất sau phù hợp với hoạt động nhóm: o Thẳng thắn, trung thực; o Biết từ chối lời đề nghị quỹ thời gian làm việc họ bị sử dụng hết; o Chuyển giao nhận ý kiến phản hồi có tính xây dựng, ý kiến tích cực hay tiêu cực; o Mạnh dạn đưa đề xuất với lãnh đạo cấp vấn đề cần thiết để hỗ trợ nhóm; o Có khả thương lượng; o Chịu trách nhiệm hành động mình; o Có trình độ lực chuyên môn phù hợp tôn trọng chuyên môn theo u cầu cơng việc nhóm 21 Tùy theo mục tiêu u cơng việc nhóm để hạn định số thành viên nhóm Thơng thường nhóm nhỏ tối đa 10 thành viên gắn với nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi kỹ cụ thể Các nhóm lớn khoảng 20 thành viên phù hợp với nhiệm vụ đơn giản Khó khăn nhóm lớn phối hợp, đồng thuận tất thành viên a.2 Kỹ giải xung đột Xung đột vấn đề thường xảy nhóm làm việc Lý xung đột xuất phát từ khác biệt trình độ, lực, kinh nghiệm, tảng văn hóa, hay bất đồng quan điểm, quyền lợi, trách nhiệm Xung đột tạo động lực, nhân tố phá hoại hoạt động nhóm Chính vậy, để đảm bảo cho hoạt động nhóm diễn thuận chiều, cần nhanh chóng tích cực giải xung đột Tránh việc đẩy xung đột nhỏ lên thành xung đột lớn, phát sinh thêm xung đột Cách giải xung đột tốt tất thành viên “gặp điểm giữa” Chia sẻ thơng cảm với mục tiêu chung Khơng tìm cách xốy sâu vào điểm khác biệt Trong thực tế có nhiều cách giải xung đột: + Bằng biện pháp áp đảo: Thể cứng rắn, cương số đông số có uy tín nhóm, áp đặt thành viên cịn lại theo quan điểm, hướng giải Biện pháp dễ dẫn tới hai kết quả: o Khiến thành viên bị áp đảo không thoải mái, ấm ức, chí dẫn đến thù địch o Có giải pháp rõ ràng, tạo thay đổi; chí tiến vượt bậc + Bằng biện pháp né tránh: Ngại va chạm, sẵn sàng đồng ý giải pháp dung hịa cho bên mà khơng ảnh hưởng đến quyền lợi bên nào, không quan tâm đến chất lượng, hiệu vấn đề đưa giải Thực chất biện pháp bên tham gia khơng hài lịng đành chấp nhận + Biện pháp nhường nhịn: Đây biện pháp mà định cuối đưa nhằm xoa dịu căng thẳng, giải mối quan hệ đáp ứng yêu cầu công việc mức cao Biện pháp thường thực bên chấp nhận hi sinh, thiệt thịi phần Thực tế có trường hợp bên “thua” nhận thấy giải pháp tối ưu, nhiên sợ quan hệ nên họ đành nhường nhịn Dẫn tới tình trạng hoạt động nhóm khó đạt kết tốt + Biện pháp hợp tác “cộng hòa”: Xung đột nảy sinh bên không đồng quan điểm, trường hợp bên mục tiêu chung đạt hiệu công việc cao nhất, nỗ lực phân tích, đánh giá đồng thuận với giải pháp cho kết 22 tốt Đây biện pháp lý tưởng mà xung đột diễn nhóm mong muốn đạt Thắng lợi cuối thuộc tập thể nhóm làm việc Giải xung đột vấn đề phức tạp Đòi hỏi trước hết khả điều hành hoạt động nhóm người nhóm trưởng Tiếp hưởng ứng tích cực thành viên nhóm mục tiêu chung Để quản lý xung đột cần tiến hành bước sau: o Xác định xung đột: Vấn đề gây xung đột gì? Thuộc loại xung đột nào? Những tham gia vào xung đột diễn ra; o Tiên liệu xung đột: Xung đột đơn giản hay phức tạp? Nguy gia tăng xung đột; o Tìm biện pháp giải xung đột: Trưng cầu ý kiến khác để giải xung đột Huy động tham gia người mục tiêu chung? Tránh đề cập quan điểm cá nhân Tránh định kiến áp đặt với nhóm xung đột; o Nếu huy động nhóm nhỏ có quan điểm dung hịa bên xung đột để làm dịu xung đột Tiếp tìm điểm tương hợp bên động viên, khích lệ bên tập trung giải nhiệm vụ nhóm a.3 Kỹ tổ chức họp nhóm – Chuẩn bị cho họp: Xác định nội dung mục tiêu cần đạt họp bao gồm: + Cuộc họp nhằm giải vấn đề gì? + Khi họp kết thúc? + Các thành viên đóng góp ý kiến nào? + Các mâu thuẫn, xung đột giải nào? + Mong đợi từ thành viên? Chuẩn bị điều kiện cần thiết để tiến hành họp như: địa điểm, thời gian, phương tiện, công cụ cần thiết phục vụ cho họp (nếu cần); chuẩn bị kế hoạch triển khai họp (có thể thơng tin trước kế hoạch nội dung tiến hành họp cho thành viên nhóm trước họp diễn để họ có thời gian suy nghĩ) – Triển khai họp: Để tạo khơng khí hợp tác họp, tốt nên có bước giới thiệu thành viên họp với Có nhiều cách giới thiệu: 23 + Trưởng nhóm người điều hành giới thiệu thành viên; + Để thành viên tự giới thiệu mình; + Đề nghị thành viên tự tìm hiểu người bên cạnh giới thiệu cho thành viên khác – Tiếp cần thống cách thức làm việc: yêu cầu mà họp cần đạt được; triển khai nội dung xây dựng bảng kế hoạch – Thảo luận định nhóm: Đây bước quan trọng định kết họp Những nội dung cần giải đưa để người đóng góp ý kiến Điều quan trọng phải huy động tham gia tất thành viên với tinh thần tích cực, hợp tác Tránh tình trạng ý kiến tập trung vào số thành viên, thành viên khác không quan tâm Việc tranh luận, quan điểm trái nhau, chí xung đột diễn ra, đòi hỏi người điều hành họp phải linh hoạt Cần tôn trọng ý kiến chất vấn đóng góp thành viên Làm rõ diễn giải cẩn thận ý kiến then chốt Đề nghị người đưa quan điểm để bảo vệ ý tưởng Cần sử dụng phát huy tối đa kỹ “động não” kích thích tư duy, khích lệ sáng tạo; phát huy ý tưởng Chú ý ghi chép lại cẩn thận ý kiến đóng góp, hiển thị bảng, biểu hình ảnh minh họa cho người dễ quan sát Đưa câu hỏi mở để khích lệ tham gia ý kiến người hình thành ý tướng Cần kiểm soát kế hoạch xây dựng tập trung vào chủ đề họp, tránh lệch hướng, lan man, không cứng nhắc dễ dập tắt ý tưởng sáng tạo Sau nội dung triển khai cần có sơ kết Đảm bảo thành viên nắm diễn biến họp mục tiêu họp mục tiêu vấn đề – Công đoạn định thường diễn số tình trạng sau: + Quyết định đưa nhanh chóng thành viên tỏ thờ ơ, khơng quan tâm Tình trạng thường dẫn đến nguy bỏ qua nhiều ý kiến có giá trị, không chịu đào sâu suy nghĩ, định thường hời hợt, thiếu chất lượng + Ra định kiểu áp đặt: Những định cuối thường bị chi phối lãnh đạo cấp trên, người bảo trợ nhóm người trưởng nhóm Thường kiểu định tiến hành không thông qua thảo luận, thảo luận mang tính hình thức Chính định theo kiểu thường mang tính chủ quan Trong trường hợp người định khơng có đủ thơng tin đầy đủ, xác dễ dẫn đến cảm tính, sai lệch, chí gây hậu kiểu định áp đật + Ra định theo nguyên tắc đa số: Trong thực tế, định vào đồng ý biểu số đơng khơng hồn tồn cho ý nghĩa tích cực Bộ phận thiểu số cịn lại nhóm cảm thấy bị yếu rơi vào tình trạng mâu thuẫn, xung đột với 24 nhóm mạnh Mặt khác dễ xảy tình trạng lơi kéo, bè phái để trở thành nhóm đa số số thành viên nhóm Vì kết cuối khơng phải định mang tính khách quan, phát huy khả tất thành viên mục tiêu mong muốn + Ra định tình thần hợp tác: Đây hình thức định lý tưởng nhất, theo tất thành viên nhóm hướng tới mục tiêu chung thể tính thần trách nhiệm Mỗi người phát huy mạnh đồng thời có khả kiểm soát thấn để phối hợp hiệu với thành viên lại Ở thành viên có tơn trọng nhau, đánh giá thỏa đáng Những định xuất phát từ đồng thuận cao đích đến nhóm làm việc hiệu – Một số lưu ý: + Lắng nghe cẩn thận trì họp tập trung mục tiêu nó; + Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết; + Ngăn chặn hiểu lầm mơ hồ, cố gắng trì sáng buổi thảo luận; + Kiểm soát ý kiến dài làm ảnh hưởng đến nội dung kế hoạch làm việc nhóm; + Cố gắng để đạt mãn nguyện lẫn khơng lãng phí tồn thời gian thảo luận vào nội dung đơn lẻ; + Tại cuối nội dung chương trình họp nhóm, tổng kết thảo luận đạt đồng thuận – Kết thúc họp ghi biên với nội dung cốt yếu sau: + Thời gian, ngày, nơi họp chủ toạ họp nhóm; + Tên tất thành viên dự họp thành viên vắng mặt (cùng với lý vắng mặt); + Toàn nội dung thảo luận, định, trách nhiệm cá nhân cho nhiệm vụ phân công; + Thời điểm kết thúc họp; + Thời gian, ngày, nơi chốn cho lần họp kế.(Nếu có) – Đánh giá họp: + Cái làm được, chưa; 25 + Cái cần phát huy, cần rút kinh nghiệm – Những việc cần làm tiếp theo: + Công việc chung cho nhóm; + Cơng việc cho thành viên b Một số phương pháp sử dụng làm việc nhóm b.1 Phương pháp vấn đề Đây phương pháp giúp phân tích sâu, tồn diện logic vấn đề diễn để tìm nguyên nhân gốc rễ nhận thức hậu vấn đề Phương pháp ứng dụng hữu hiệu liệt kê nhiều vấn đề mà nhóm phải giải Ngồi mục đích phân tích vấn đề để tìm ngun nhân, phương pháp vấn đề cịn dùng để phân tích mục tiêu phân tích chiến lược Phương pháp vấn đề giúp cho thành viên nhóm hình dung rõ nét nội dung cần giải quyết, vấn đề liên đới, vấn đề nguyên nhân vấn đề hệ Từ có lựa chọn giải pháp hợp lý nhằm giải tốt cơng việc mà nhóm phải triển khai b.2 Phương pháp khung xương cá Đây công cụ phân tích vấn đề đơn giản hiệu Đó tranh miêu tả mối quan hệ logic vấn đề nguyên nhân gây vấn đề đó, giúp nhóm làm việc dễ thống cách phân tích để tìm ngun nhân vấn đề cần giải Áp dụng mơ hình khung xương cá giúp phân tích vấn đề bao quát, kín kẽ, xem xét cách tồn diện từ tránh thiếu sót, khiếm khuyết giải vấn đề nhóm 26 b.3 Phương pháp “Bể cá vàng” Phương pháp thường áp dụng nhằm khai thác lực tư số thành viên nhóm, trao đổi thảo luận theo chủ đề góp ý, giúp đỡ Thực phương pháp bể cá tạo bầu khơng khí thân mật, gần gũi, rèn luyện kỹ qua sát kiềm chế Có thể chọn từ đến thành viên nhóm ngồi vào vịng với người điều hành ghế trống, Các thành viên lại số ngồi vịng ngồi đóng vai trị thẩm định, đánh giá, tạo thành mơ hình bể cá Những người ngồi vịng tham gia thảo luận vấn đề đưa ra, người ngồi quan sát, lắng nghe Khi người ngồi vịng ngồi có nhu cầu phát biểu, họ ngồi vào ghế trống vòng Phát biểu xong họ lại vịng ngồi để nhường hội cho người khác Sau thành viên vòng kết thúc vấn đề bàn luận, thành viên vịng ngồi đưa nhận xét, đánh giá bổ sung ý kiến Một số phương pháp khác sử dụng kỹ làm việc nhóm phương pháp nêu ý kiến ghi lên bảng; phương pháp làm việc theo công đoạn; phương pháp vấn, phương pháp sàng lọc… c Một số điều cần lưu ý làm việc nhóm Nguy hình thức làm việc nhóm: Nhóm thành lập, thực tế có thành viên làm việc, kết mang tính chất chủ quan cá nhân Vì vai trị trưởng nhóm quan trọng; Đối với vị trí trưởng nhóm: Có thể nhóm bầu trực tiếp định; Trong q trình làm việc nhóm, phải đảm bảo huy động tham gia tất thành viên nhóm Thư kí nhóm người ghi chép lại đầy đủ ý 27 kiến gửi công khai kết ghi chép cho thành viên sau lần làm việc nhóm; Làm việc nhóm hiệu có thêm phương tiện hỗ trợ bảng; giấy A0; bút số phương tiện hỗ trợ khác; Cần ý đánh giá, tổng kết, rút kinh nghiệm sau lần nhóm làm việc, tránh tình trạng giải xong vấn đề giải tán nhóm LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Văn Lang với sở vật chất, hệ thống thư viện tạo điều kiện cho chúng em hoàn thành chương mục giao Xin cảm ơn giảng viên môn – Phạm Phương Vũ giảng dạy tận tình, chi tiết để nhóm em có đủ kiến thức vận dụng chúng vào tiểu luận Do kiến thức chúng em cịn hạn chế chưa có nhiều kinh nghiệm đề tài nên không tránh khỏi việc mắc sai lầm Mong thầy bỏ qua cho chúng em biết lỗi sai lời nhận xét, ý kiến đóng góp thầy để chúng em hồn thiện Nhóm em xin chân thành cảm ơn! Tư liệu kham khảo https://dtbd.moha.gov.vn/ https://iae.ufm.edu.vn/) https://lytuong.net/ky-nang-lam-viec-nhom/ #cac_yeu_to_tao_nen_hieu_qua_lam_viec_nhom Bảng hiệu suất đóng góp : Tư Chia sẻ 28 Họ tên Mã số sinh viên Tỉ lệ đóng góp 29 ... VIII.Các yếu tố tạo nên hiệu làm việc nhóm Nhóm làm việc hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong) , có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài) Yếu tố nội tại: Là yếu. .. cảnh làm việc, môi trường điều kiện làm việc, quy mơ nhóm, đánh giá tổ chức kết làm việc nhóm, thuận lợi khó khăn từ yếu tố khách quan cơng việc nhóm? ?? (xem sơ đồ) Các yếu tố tạo nên hiệu làm việc. .. muốn khai thác tiềm đạt thành tựu đó, bạn nên gia nhập nhóm IV Bốn yếu tố tảng nhóm làm việc Một nhóm làm việc gọi nhóm phải đảm bảo đủ yếu tố sau: (1) có mục tiêu chung; (2) có tầm nhìn ; (3)
Ngày đăng: 15/12/2022, 14:55
Xem thêm:
