(TIỂU LUẬN) lập kế HOẠCH tổ CHỨC hội THẢO QUỐC tế CHUYÊN đề “tác ĐỘNG của COVID 19 đến HOẠT ĐỘNG DU LỊCH ở VIỆT NAM” (THE IMPACT OF COVID 19 ON TOURISM IN VIETNAM)

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO NHĨM Tập đồn Du lịch Lữ hành TravelOne- Viện Văn hóa Du lịch Hàn Quốc LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI THẢO QUỐC TẾ CHUYÊN ĐỀ “TÁC ĐỘNG CỦA COVID-19 ĐẾN HOẠT ĐỘNG DU LỊCH Ở VIỆT NAM” (THE IMPACT OF COVID-19 ON TOURISM IN VIETNAM) Giảng viên hướng dẫn: ThS Trịnh Thị Hạ Huyền Nhóm: 01 – Ca Thứ Danh sách sinh viên thực hiện: Thái Thị Hồng Cẩm- 719H0621 Trương Mỹ Na- 719H0674 Nguyễn Thị Thảo Vy- 719H1199 Dương Minh Hùng- 719H0649 Lâm Hoàng Lam- 719H1158 Trần Lê An Nhiên- 719H1175 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, THÁNG 12 NĂM 2022 Tieu luan MỤC LỤC KẾ HOẠCH SƠ BỘ : 1.1 Trước hội thảo: 1.2 Trong hội thảo 1.3 Dự phòng rủi ro 1.4 Tổng kết, đánh giá sau hội thảo kết thúc KẾ HOẠCH CHI TIẾT CỦA TỪNG BAN: 2.1 Ý TƯỞNG VÀ TRUYỀN THÔNG: 2.1.1 Lên ý tưởng 2.1.2 Concept trang trí: 2.1.3 Kịch 2.1.4 Thư mời 2.2 HẬU CẦN: 2.2.1 Trách nhiệm: 2.2.2 Chi tiết: 2.2.3 Kinh phí dự trù cho việc dàn dựng, tổ chức hội thảo: 2.3 ĐIỀU HÀNH: 2.3.1 Chuẩn bị nội dung hội thảo: 2.3.2 Thành phần tham dự: 2.3.3 Kinh phí dự trù cho việc tổ chức nội dung hội thảo 2.3.4 Tổ chức thực hiện: 2.3.5 Tiến hành: 2.3.6 Xin giấy phép: 2.3.7 Dự phòng, rủi ro: 2.3.8 Sau hội thảo: Tieu luan Tieu luan KẾ HOẠCH SƠ BỘ: 2.3.1 Trước hội thảo: - Xác định mục đích, mục tiêu đạt buổi hội thảo - Booking công ty kiện Buổi hội thảo diễn với nội dung gì? Thời gian, địa điểm diễn hội thảo đâu? Danh sách khách mời gồm ai? Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo Chương trình hội thảo + kịch kiện Chuẩn bị:   Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo Phát thư mời cho khách mời 2.3.2 Trong hội thảo - Tổ chức hội thảo:    - Tiến hành tổ chức hội thảo Đón tiếp khách mời người tham dự hội thảo Khai mạc hội thảo điều phối hội thảo diễn theo kịch kiện Kết thúc hội thảo:    - Bế mạc chương trình Tặng quà lưu niệm Ghi biên hội thảo Gala dinner Tieu luan 2.3.3 2.3.4 Dự phòng rủi ro Tổng kết, đánh giá sau hội thảo kết thúc KẾ HOẠCH CHI TIẾT CỦA TỪNG BAN: 2.3.5 Ý TƯỞNG VÀ TRUYỀN THÔNG: 2.3.6 Lên ý tưởng “DU LỊCH VÀ NHỮNG TÁC ĐỘNG TỪ ĐẠI DỊCH COVID-19 (TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID-19 PANDEMIC)”  Do tình hình covid-19 diễn phức tạp, ảnh hưởng nhiều đến kinh tế nói chung ngành du lịch nói riêng, buổi hội thảo quốc tế nhằm mục đích tìm kiếm, thảo luận đưa ý tưởng cách thức để phát triển ngành du lịch sau thời kì covid-19 - Xác định mục đích, yêu cầu buổi hội thảo  Mục đích: Đánh giá thực trạng ngành du lịch sau đại dịch Covid-19 trao đổi, thảo luận đưa sáng kiến đề xuất hỗ trợ cho cơng tác hồn thiện sách, chiến lược, kế hoạch phục hồi phát du lịch sau đại dịch  Yêu cầu: Tổ chức hội thảo chất lượng, hiệu quả, an toàn, tiết kiệm phù hợp với quy định phòng chống dịch Covid-19 giai đoạn bình thường mới.  Mục tiêu hội thảo -   Giúp cho ngành du lịch phục hồi phát triển  Đưa biện pháp phòng ngừa dịch bệnh quy trình đảm bảo an tồn du khách từ nơi, vùng, thành phố, quốc gia khác đến du lịch  Đưa biện pháp thực phát F0 quy trình cách ly bảo đảm an toàn cho cộng đồng   Phong tác phòng, chống dịch cho phương tiện di chuyển công cộng Đưa định hướng chung cho toàn cục ngành du lịch thời gian tới (tập trung phát triển đẩy mạnh du lịch ngồi nước) 2.3.7 Concept trang trí: - Hội thảo: Ngày 19-20/02/2022  Tông màu vàng đồng -trắng  Tạo khơng khí sang trọng, lịch thoải mái cho khách mời Tieu luan  Trang trí địa điểm tổ chức hội nghị hổi thảo: Treo băng rơn đón tiếp khách, banner dọc theo lối địa điểm xung quanh, dải thảm đỏ lối đi,…  Trang trí sân khấu thảm đỏ, hoa tươi, backdrop,…  Khu vực dành cho đại biểu: Đặt biển tên, nước uống, hoa tươi, khăn chải bàn, xếp ghế ngồi ngắn,…  Khu vực dành cho khách tham dự khác: Sắp xếp ghế ngồi ngắn,…  Khu vực lễ tân: Sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh khẹo, tài liệu,… cho khách lúc tham dự hội thảo - Gala dinner: Đêm 20/02/2022    Tông màu đen tím   Bàn trịn tạo giác ấp cúng, dễ chịu Đèn vàng Không gian thoải mái sau buổi hội thảo để khách mời thư giản hài lòng Sắp xếp số thứ tự bàn để hướng dẫn khách ngồi vào vị trí 2.3.8 Kịch - Hội thảo:  Ngày 18/02/2021: đón khách mời nước ngồi từ sân bay sau chở khách sạn Sofitel Sai Gon Plaza Thời gian Nội dung Ngày 19/02/2022 Đón khách 7g30-9g00 Đo nhiệt độ Chi tiết Lễ tân hướng dẫn khách mời đến khu vực đo nhiệt độ, khát khuẩn trước vào hội thảo Kiểm tra thư mời check số lượng thư kí 8g00 Cho xe đón Đón khách mời từ nước ngồi địa khách điểm khách sạn 9g15 Khai thảo mạc hội Thực nghi lễ khai mạc Tieu luan 9g15-10g30 Diễn hội thảo Thực chủ đề hội thảo 10g30 – 10g45 Giải lao Nhân viên phục vụ trà bánh cho khách mời 10g45-11g30 Tiếp tục kết Thực chủ đề hội thảo thúc hội thảo Ngày 20/02/2022 Đón khách 7g30-9g00 Đo nhiệt độ Lễ tân hướng dẫn khách mời đến khu vực đo nhiệt độ, khát khuẩn trước vào sảnh Khách mời ngồi vào vị trí cũ 8g00 Cho xe đón Đón khách mời từ nước ngồi địa khách điểm khách sạn 9g15- 10g30 Tổng kết Ban tổ chức khách mời đưa ý kiến đóng góp sau hội thảo diễn tổng kết 10g30 Bế mạc Phát biểu bế mạc Tieu luan 2.3.9 Thư mời From: Ms Ha Huyen Trinh President TravelOne Travel and Tourism Group January 19, 2022 To: Mr/ms:……………………………… ……………………………………… INVITATION TO SEMINAR ON TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID-19 PANDEMIC Dear Madam/Sir, I am pleased to invite you so seminar for TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID-19 PANDEMIC on Sofitel Saigon Plaza 17 Le Duan, District Ho Chi Minh City, VietNam in February 19 and 20, 2022 A draft Agenda is attached for your perusal This Seminar is hosted by TravelOne Travel and Tourism Group and is aimed at Assess the current situation of the current tourism industry after the Covid-19 pandemic and exchange, discuss and give recommendations to support the completion of policies, strategies, recovery plans and develop tourism after the pandemic As space is limited, your confirmation of attendance will be greatly appreciated Please fill your information at the link below Please feel free to contact Ms Thao Vy Nguyen at: thaovy1199@gmail.com if you require additional information I very much look forward to hearing from you and hope that you would be willing to accept our invitation to this very important event Your sincerely, 2.3.10 HẬU CẦN: 2.3.11 Công tác thu thập tham luận Tổng số lượng tham luận: 20 Timeline tổng hợp tham luận:  Thời gian nhận tham luận chủ đề buổi hội thảo: 27/12/2021 – 9/01/2022  Gửi tham luận đến chuyên gia đầu ngành để góp ý: 10/01/2022 – 6/01/2022 Tieu luan  Gửi kết tham luận để người viết chỉnh sửa: 27/01/2022 – 06/02/2022  Cập nhật số tham luận cuối cùng: 07/02/2022 – 10/02/2022 2.3.12 Nhiệm vụ mời – đón khách mời: - Gửi mail mời diễn giả đến tham gia buổi hội thảo (trước 1-2 tháng, nội dung mail có đề cập yêu cầu diễn giả response vịng tuần tham gia không) - Lấy thông tin số người tham gia hội thảo chức vụ người tham gia thông qua việc điền form online qua mail website tập đoàn (sau lấy thông tin khoảng 100 người tham gia bao gồm khách mời thành viên tập đoàn) Trong lúc điền form phải xác nhận tiêm chủng đủ mũi (scan thẻ xanh/hộ chiếu Covid đính kèm vào form) - Khi chốt danh sách đăng ký tiến hành gửi mail xác nhận cho người với mã QR để scan trước tham gia hội thảo - Tập đoàn chủ động cho xe đưa đón khách mời, khách muốn tự di chuyển đến hội thảo có bãi đổ xe miễn phí cho khách 2.3.13 Chi tiết: - Thời gian, địa điểm diễn hội thảo Gala dinner:   Thời gian: từ ngày 19/02/2022 – 20/02/2022  Địa điểm tổ chức kiện Sofitel Sai Gon Plaza quận  Địa chỉ: 17 Lê Duẩn Quận TP Hồ Chí Minh  Tọa lạc đại lộ lịch sử Lê Duẩn gần Nhà thờ Đức Bà, Dinh Độc Lập Thảo Cầm Viên - Lý do:  Sảnh đại yến lớn rộng 400m2 với sức chứa lên đến 350 khách  Trang thiết bị đại thích hợp cho khơng gian tổ chức buổi hội thảo, tiệc tất niên,…  Có phịng chức khác dành cho dịch vụ hội họp kiện năm  Phòng thiết kế riêng cho bữa tiệc lớn  Phòng đa chức cho kiện hội họp  Kết nối Internet miễn phí  Được offer khách mời kính chống giọt bắn cồn xác khuẩn  Bãi đỗ xe miễn phí  Tieu luan 2.3.14 Kinh phí dự trù cho việc dàn dựng, tổ chức hội thảo: - Thuê VietPower để tổ chức buổi hội thảo: 50.000.000đ - Chi phí th phịng tổ chức hội thảo, phòng chức năng: 200.000.000đ (bao gồm Gala dinner) - Chi phí th phịng cho đêm (hồ bơi, quầy bar): 36,400,000đ/13 phịng đơn dành cho khách (1.820.000/1 phịng đơn) - Chi phí tổ chức tiệc trà: Miễn phí - Chi phí buffet sáng, tối: Miễn phí - Chi phí gửi xe: Miễn phí - Chi phí phát sinh (sự cố điện, lỗi âm thanh, ): 5-10% tổng chi phí kiện - Chi phí quà tặng tri ân khách mời diễn giả (Bao gồm phần hoa, tượng thủy tinh mang biểu tượng cơng ty có khắc tên công ty dưới, Gift Voucher 1.000.000 sử dụng dịch vụ du lịch công ty): 170.000.000đ/20 phần - Các hạng mục khác: Stt Hạng mục kiện Đơn giá (chưa VAT) I Các hạng mục Backdrop (khung sắt, bạt hiflex) 2,5 x 2,3m 863.000đ Backdrop (Màn hình led P3) 2,2 x 2,4m 3.696.000đ Pháo bắn kim tuyến (4 máy) 8.000.000đ Trụ inox (mới 100%) trụ 120.000đ In ấn (bandroll, banner) 1.500.000đ 14.179.000đ II Các hạng mục nhân   MC dẫn chương trình (1 người) Nhân viên cơng ty PG kiện (1.65m – 1.7m) (2 nam nữ) 2.800.000đ Ca sĩ chuyên nghiệp 40.000.000đ Tieu luan Phương Ly (2 bài) Bích Phương (1 bài) Nhóm nhảy chun nghiệp (Vũ đồn ABC) 3.500.000đ Chụp hình 2.000.000 vnđ Quay phim 3.000.000 vnđ 51.300.000đ III Các hạng mục tham khảo khác Cổng hoa hội thảo (4m – 6m) 1.500.000đ Cổng hoa hội thảo (8m) 2.000.000đ Cổng hoa hội thảo (10m – 15m) 3.000.000đ Trang trí cổng bong bóng 700.000đ Treo graphic quảng cáo kiện 660.000đ 7.860.000đ Tổng 73.339.000đ Tổng chi phí: 359.793.000đ Chi phí phát sinh (5-10% tổng chi phí): 37.684.000đ TỔNG CỘNG: 418.683.000đ 2.3.15 ĐIỀU HÀNH: 2.3.16 Đơn vị đồng tổ chức: Tổ chức Travel & Tourism Research Association (TTRA) – đơn vị đứng đầu nghiên cứu, phân tích tiếp thị liên quan đến du lịch du lịch Mỹ Tieu luan 2.3.17 Chuẩn bị nội dung hội thảo: - Phiên thảo luận 1: Ảnh hưởng đại dịch Covid-19 Việt Nam giới:  Thực trạng ngành du lịch thời hậu Covid-19  Tác động đến kinh tế-xã hội đời sống người dân  Chính sách nhà nước ứng phó với đại dịch    Tác động đến khối doanh nghiệp vừa nhỏ  Tác động đến doanh nghiệp du lịch (hãng hàng không vận chuyển, sở lưu trú, sở ăn uống, điểm thu hút khách, công ty lữ hành)  Tác động đến nhân lực ngành du lịch - Phiên thảo luận 2: Du lịch Việt Nam nói riêng kinh tế-xã hội Việt Nam nói chung cần thay đổi để Việt Nam trở thành điểm đến an toàn lựa chọn hàng đầu du khách thời Covid-19?  Giải pháp đặt để thích nghi với đại dịch Covid-19 đón đầu thời kỳ hậu COVID-19  Vai trò Nhà nước việc xử lý khắc phục thiệt hại  Nghiên cứu so sánh Việt Nam mơ hình nước giới 2.3.18 Thành phần tham dự: a Các chuyên gia đầu ngành Bà Esra Calvert – Phó chủ tịch TTRA (đơn vị đồng tổ chức) Ông Zhu Shanzhong - Giám đốc Điều hành Tổ chức Du lịch Thế giới (UNWTO) TS Nguyễn Anh Tuấn - Viện trưởng Viện Nghiên cứu Phát triển Du lịch (ITDR) Ơng Hà Văn Siêu - Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Du lịch b Khách mời nước: Ông Đinh Việt Thắng - Cục trưởng Cục Hàng khơng Việt Nam Ơng Nguyễn Văn Huyện - Tổng cục trưởng Tổng cục Đường Việt Nam Ông Vũ Quang Khôi - Cục trưởng Cục Đường sắt Việt Nam Ông Lê Hồng Hà - Tổng giám đốc cơng ty Hàng Khơng Việt Nam Ơng Trịnh Văn Quyết - Chủ tịch kiêm Tổng Giám đốc hãng hàng không Bamboo Airways c Khách mời quốc tế: Tieu luan Bà Poonam Khetrapal Singh - Giám đốc WHO khu vực Đông Nam Á Bà Emmanuelle Peyvel - Research Institute on Contemporary Southeast Asia (IRASEC – thuộc Ủy ban NCKH quốc gia CNRS Pháp) Giáo sư Badaruddin Mohamed - Trường Đại học Sains Malaysia TS Kim Dae Kwan – Viện trưởng Viện Văn hóa Du lịch Hàn Quốc d Báo cáo viên: Các nhà khoa học nước; nghiên cứu sinh, học viên cao học; bán làm việc, công tác hoạt động lĩnh vực Du lịch e Các thành phần khác: Các quan báo chí, truyền thơng nhà tài trợ 2.3.19 Kinh phí dự trù cho việc tổ chức nội dung hội thảo Nội dung  Đvt Đơn giá Số lượng Tổng cộng ( dự kiến) Người chủ trì Người 1,500,000 1,500,000 Thư ký hội thảo Người 500,000 1,000,000 Khách mời Người 34,380,000 13 446,940,000 Tổng cộng 449,440,000 Cùng với chi phí chuẩn bị hội thảo team hậu cần Tổng cộng: 475.937.000đ 2.3.20 Tổ chức thực hiện: - Hồn thành cơng tác thu thập nghiên cứu tham gia hội thảo - Họp Ban Chỉ đạo Ban Tổ chức hội thảo - Hồn thành cơng tác thẩm định biên dịch hội thảo sang tiếng Anh (tiếng Việt nhà khoa học quốc tế); thông qua kỷ yếu hội thảo; kiểm tra công tác chuẩn bị thông qua kịch tổ chức hội thảo - Tổng kiểm tra công tác chuẩn bị hội thảo 2.3.21 Tiến hành: - Quy định thời gian:  Họp Ban Chỉ đạo Ban Tổ chức hội thảo: trước 19/01/2022 10 Tieu luan -  Thông qua kỷ yếu hội thảo; kiểm tra công tác chuẩn bị thông qua kịch tổ chức hội thảo: 19/01/2022 - 27/01/2022  Hồn thành cơng tác thu thập nghiên cứu tham gia hội thảo: 10/02/2022  Tổng kiểm tra công tác chuẩn bị hội thảo: trước 17/02/2022 Trên sở nội dung nhiệm vụ giao, Ban lập kế hoạch cụ thể phân công nhiệm vụ cho phận cán bộ, nhân viên Hằng tuần, giao ban Tiểu ban báo cáo tiến độ công việc để trưởng phòng nắm kết luận, giải vấn đề cần tiếp tục phối hợp triển khai Trong q trình triển khai thực nhiệm vụ, có thay đổi khó khăn, vướng mắc phát sinh, Tiểu ban bàn bạc, trao đổi; đồng thời kịp thời báo cáo xin ý kiến Chủ tịch Ban đạo giải quyết, kịp thời, hiệu nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ giao 2.3.22 Xin giấy phép: Phịng Nhân Tập đồn Du lịch Lữ hành TravelOne gửi xin phép tổ chức hội thảo quốc tế cho Thủ trưởng quan Trung ương, địa phương Hồ sơ bao gồm:  Công văn xin phép tổ chức  Đề án tổ chức theo Mẫu 01 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg ngày 21/02/2020 Thủ tướng Chính phủ tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế Việt Nam  Văn có ý kiến quan liên quan trường hợp quy định pháp luật khác có yêu cầu 2.3.23 Dự phòng, rủi ro: - Tất khách mời, nhân viên ban tổ chức xét nghiệm Covid19 đầy đủ vào trước ngày diễn kiện - Sẽ có chuẩn bị áo mưa cho nhân viên phòng điều kiện thời tiết mưa bão - Sẽ có chuẩn bị 20 che mưa để phía ngồi sảnh vào cho khách mời sử dụng - Máy phát điện phía bên khách sạn cung cấp nhằm đảm bảo cho buổi hội thảo diễn suôn sẻ, không bị gián đoạn - Số lượng ghế ngồi tăng thêm 20 chỗ nhằm trường hợp khách mời có dẫn theo thư ký người gia đình - Tổng duyệt kiện trước ngày diễn hội thảo: Vào ngày 18/02/2022 buổi tổng duyệt trước diễn buổi hội thảo - Các công việc cần thực hiện: 11 Tieu luan  Team hậu cần thực kiểm tra máy móc, loa, hình chiếu, hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, khung giàn sân khấu điểm lỗi hay sai sót liên hệ sửa chữa thay  Team ý tưởng truyền thông thực liên lạc với bên tổ chức kiện nghệ sĩ, ca sĩ để thực việc chạy thử sân khấu tập dợt tiết mục biểu diễn  Team điều hành giám sát hoạt động đạo chạy thử chương trình tổng duyệt Nếu có điểm sai sót cần khắc phục phải điều chỉnh để không xảy lỗi buổi hội thảo diễn 2.3.24 Sau hội thảo - Tổng kết công tác tổ chức hội thảo - Thanh toán khoản chi phí phục vụ hội thảo - Đánh giá kết thực hiện/Rút kinh nghiệm - Lưu hồ sơ: Hồ sơ lưu theo thứ tự kiểm soát hồ sơ, gồm:  Tờ trình xin phép tổ chức hội thảo  Kế hoạch thực  Chương trình hội thảo  Phiếu đánh giá tổ chức hội thảo  Báo cáo công tác tổ chức hội thảo 2.3.25 Tour du lịch sau hội thảo • Địa điểm: Khu du lịch Bửu Long, TP Biên Hịa, Đồng Nai • Thời gian: ngày (21/02/2022) • Đơn vị phụ trách tour: Vietnam Booking • Giá tour: 19.500.000VNĐ • Thành phần: Khách mời đại diện tập đồn • Khoảng cách, thời gian di chuyển: 28km (50 phút) • Phương tiện di chuyển: xe khách (35 chỗ) 12 Tieu luan ... 2.3.2 Trong hội thảo - Tổ chức hội thảo:    - Tiến hành tổ chức hội thảo Đón tiếp khách mời người tham dự hội thảo Khai mạc hội thảo điều phối hội thảo diễn theo kịch kiện Kết thúc hội thảo: ... TÁC ĐỘNG TỪ ĐẠI DỊCH COVID- 19 (TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID- 19 PANDEMIC)”  Do tình hình covid- 19 diễn phức tạp, ảnh hưởng nhiều đến kinh tế nói chung ngành du lịch nói riêng, buổi hội thảo. .. ……………………………………… INVITATION TO SEMINAR ON TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID- 19 PANDEMIC Dear Madam/Sir, I am pleased to invite you so seminar for TOURISM AND THE IMPACTS FROM COVID- 19 PANDEMIC on Sofitel