Những vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Theo chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho ( Ban hành theo QĐ 149/2001/QĐ – BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001) hàng tồn kho là những tài sản:
-Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường
-Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Nguyên vật liệu là một phần quan trọng của hàng tồn kho, đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh Chúng tham gia trực tiếp vào sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng đến chất lượng cuối cùng của sản phẩm Ví dụ, hạt nhựa trong ngành sản xuất đồ nhựa, vải trong ngành may mặc, và sắt thép trong ngành cơ khí đều là những dạng vật hóa của nguyên vật liệu.
Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu có những đặc điểm sau:
Nguyên vật liệu là thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nơi chúng bị tiêu hao hoặc biến đổi hình thái ban đầu dưới tác động của lao động và tư liệu lao động, nhằm tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, giá trị của nguyên vật liệu sẽ được chuyển dịch toàn bộ vào giá trị của sản phẩm mới được tạo ra.
Nguyên vật liệu là yếu tố thiết yếu trong mọi quá trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm lao động Dưới hình thức hiện vật, nguyên vật liệu trở thành bộ phận không thể thiếu của sản phẩm, trong khi dưới hình thức giá trị, nó là thành phần chủ chốt của vốn lưu động.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của sản xuất kinh doanh, khiến mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Do đó, các doanh nghiệp đang nỗ lực giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm Nguyên vật liệu, chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, cần được quản lý hiệu quả Việc sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn giảm giá thành, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường Quản lý nguyên vật liệu khoa học sẽ tăng cường hiệu quả kinh tế, vì vậy yêu cầu quản lý cần được thực hiện chặt chẽ từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản đến khâu sử dụng.
Doanh nghiệp cần thường xuyên thu mua nguyên vật liệu để đảm bảo quy trình sản xuất và đáp ứng nhu cầu khác Việc này yêu cầu quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả của nguyên vật liệu.
Để đảm bảo quá trình sản xuất liên tục, cần dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, tránh gián đoạn sản xuất, đồng thời không được dự trữ quá mức cần thiết để tránh ứ đọng vốn và tốn diện tích Ngoài ra, việc thực hiện chế độ bảo quản phù hợp với tính chất lý hóa của vật liệu là rất quan trọng.
Doanh nghiệp cần phải tính toán chính xác và kịp thời giá nguyên vật liệu trong giá vốn thành phẩm Để đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả, cần tổ chức ghi chép rõ ràng về tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhằm tiết kiệm và nâng cao hiệu quả sử dụng.
Vật liệu là yếu tố quan trọng cấu thành sản phẩm, chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, do đó quản lý và tổ chức vật liệu là hai điều kiện thiết yếu Hạch toán vật liệu cần phải chính xác, kịp thời và đầy đủ để lãnh đạo có thể nắm bắt tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu, từ đó đưa ra các biện pháp quản lý phù hợp Sự chính xác và kịp thời trong hạch toán cũng góp phần vào việc tính toán giá thành của doanh nghiệp một cách chính xác Dựa trên yêu cầu quản lý vật liệu và đặc điểm của chúng, công tác hạch toán cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo hiệu quả.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chủng loại và tình hình thực tế của vật liệu nhập kho.
Tập hợp và phản ánh chính xác số lượng cùng giá trị vật liệu xuất kho, đồng thời kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu là rất quan trọng.
- Phân bổ hợp lý giá trị vật liệu sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.
Để tối ưu hóa quản lý kho, doanh nghiệp cần tính toán và phản ánh chính xác số lượng cũng như loại vật liệu tồn kho Việc phát hiện sớm các vấn đề như vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc kém chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, từ đó hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra.
Phân loại và tính giá nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
1.1.3.1 Phân loại nguyên vật liệu.
Trong doanh nghiệp, vật liệu rất đa dạng với vai trò và tính năng khác nhau, do đó việc phân loại vật liệu là cần thiết để quản lý hiệu quả Mỗi doanh nghiệp áp dụng các phương pháp phân loại khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của họ.
*Phân loại theo công dụng của nguyên vật liệu gồm có:
Nguyên liệu và vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất, tạo nên thực thể vật chất của sản phẩm Khái niệm này liên quan chặt chẽ đến từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ, không cần thiết phải phân biệt giữa vật liệu chính và vật liệu phụ Ngoài ra, nguyên liệu và vật liệu chính còn bao gồm cả nửa thành phẩm được mua ngoài, nhằm phục vụ cho việc tiếp tục quá trình sản xuất và chế tạo thành phẩm.
Vật liệu phụ là các loại vật liệu không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất Chúng có khả năng kết hợp với vật liệu chính để thay đổi màu sắc, mùi vị và hình dáng bên ngoài, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm Ngoài ra, vật liệu phụ còn hỗ trợ cho quá trình chế tạo, đáp ứng nhu cầu công nghệ và kỹ thuật, đồng thời đảm bảo đóng gói hiệu quả cho quá trình lao động.
Nhiên liệu là các chất cung cấp nhiệt lượng trong sản xuất và kinh doanh, giúp quá trình diễn ra một cách bình thường Nhiên liệu có thể tồn tại ở ba trạng thái: khí, lỏng và rắn.
-Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,công cụ,dụng cụ sản xuất.
Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản là những thành phần thiết yếu trong ngành xây dựng, bao gồm các loại vật liệu và thiết bị cần thiết cho việc thi công Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị lắp đặt và không lắp đặt, cùng với các công cụ, khí cụ và vật kết cấu phục vụ cho việc lắp đặt các công trình xây dựng.
* Phân loại theo nguồn hình thành gồm có:
- Vật liệu tự chế biến, thuê gia công: là vật liệu doanh nghiệp tự tạo ra để phục vụ cho nhu cầu sản xuất.
- Vật liệu mua ngoài: là loại vật liệu doanh nghiệp không tự sản xuất mà do mua ngoài từ thị trường trong nước hoặc nhập khẩu.
- Vật liệu khác: là loại vật liệu hình thành do được cấp phát, biếu tặng, góp vốn liên doanh.
* Phân loại theo mục đích sử dụng gồm có:
-Vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm.
- Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ cho sản xuất chung, cho nhu cầu bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp.
Để quản lý vật tư một cách hiệu quả, việc lập danh điểm vật tư là cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán Danh điểm vật tư quy định mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng, bao gồm hệ thống chữ số kết hợp với chữ cái, thay thế cho tên gọi, quy cách và kích cỡ Hệ thống này có thể được xây dựng theo nhiều phương thức khác nhau, nhưng cần đảm bảo tính đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp và thống nhất về tên gọi, mã hiệu, quy cách, đơn vị và giá hạch toán của nguyên vật liệu.
1.1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu.
❖ Tính giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong hạch toán nguyên vật liệu, sử dụng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo các nguyên tắc nhất định Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, và nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm các chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để đưa hàng tồn kho đến địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết để tiêu thụ chúng.
Nguyên vật liệu nhập kho của doanh nghiệp trong kỳ đến từ nhiều nguồn khác nhau, và giá trị thực tế của vật liệu này được xác định tùy theo từng nguồn nhập.
* Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài:
Giá trị thực tế nhập kho
Giá mua ghi trên hoá đơn
Các khoản thuế không được hoàn lại
CKTM, Giảm giá hàng mua
Khi nguyên vật liệu được nhập khẩu từ nước ngoài, thuế nhập khẩu sẽ được tính vào giá trị nhập kho Ngoài ra, khoản thuế GTGT phải nộp khi mua nguyên vật liệu cũng sẽ được cộng vào giá nhập nếu doanh nghiệp không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
*Đối với nguyên, vật liệu tự chế biến:
Giá trị thực tế nhập kho = Giá thành sản xuất vật liệu + Chi phí chế biến
*Đối với nguyên, vật liệu thuê ngoài gia công,chế biến:
Giá trị thực tế nhập kho =
Giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến
Chi phí thuê ngoài gia công chế biến
+ Chi phí vận chuyển (nếu có)
*Đối với nguyên,vật liệu nhận góp vốn liên doanh,cổ phần:
Giá trị thực tế nhập kho = Giá trị vốn góp do hội đồng định giá đánh giá + Chi phí liên quan đến tiếp nhận
❖ Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho cần dựa vào đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp, bao gồm số lượng danh điểm, tần suất nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ nhân viên kế toán và thủ kho, cũng như điều kiện kho tàng Theo Điều 13 của chuẩn mực số 02, có 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho, và doanh nghiệp phải đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ niên độ kế toán khi lựa chọn phương pháp (Bộ Tài chính, 2009) [4].
Phương pháp giá thực tế đích danh cho phép tính toán giá trị vật tư xuất theo giá của từng lô hàng cụ thể, phù hợp cho doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu và dễ dàng nhận diện từng lô Ưu điểm của phương pháp này là xác định chính xác giá vật tư xuất, giúp chi phí hiện tại tương thích với doanh thu Tuy nhiên, đối với các đơn vị có nhiều mặt hàng nhập – xuất thường xuyên, việc theo dõi sẽ trở nên khó khăn và công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu sẽ phức tạp hơn.
Phương pháp bình quân gia quyền là một kỹ thuật tính toán giá trị hàng tồn kho, trong đó giá trị của từng loại hàng được xác định dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị hàng được mua sắm hoặc sản xuất trong kỳ Việc tính toán giá trị trung bình có thể thực hiện theo từng thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng mới, tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp.
Trị giá vật liệu xuất kho được tính bằng cách nhân số lượng vật liệu xuất với đơn giá bình quân gia quyền Phương pháp tính đơn giá bình quân cả kỳ giúp giảm khối lượng tính toán nhưng chỉ phản ánh trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu vào cuối kỳ, ảnh hưởng đến tính kịp thời của thông tin kế toán Công thức tính đơn giá bình quân cả kỳ là tổng trị giá vật tư tồn đầu kỳ cộng với trị giá vật tư nhập trong kỳ.
Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật liệu, theo chỉ tiêu số lượng Mỗi danh điểm vật liệu đều có thẻ kho riêng Hàng ngày, khi nhận chứng từ nhập, xuất, thủ kho kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ, sau đó ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Cuối tháng, thủ kho tổng hợp số liệu để báo cáo.
Ghi cuối kỳ: Đối chiếu:
Sổ kế toán tổng hợp
NXT tổng hợp số liệu nhập, xuất và tồn cuối kỳ cho từng loại vật liệu trên thẻ kho, đồng thời đối chiếu với kế toán chi tiết vật tư để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu thông qua sổ hoặc thẻ chi tiết Hàng ngày, sau khi nhận chứng từ từ thủ kho, kế toán kiểm tra đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ để ghi vào sổ chi tiết Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu và đối chiếu với thẻ kho, từ đó lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu Để đảm bảo tính chính xác, kế toán phải căn cứ vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp và đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp.
Phương pháp này nổi bật với ưu điểm ghi chép đơn giản và dễ dàng kiểm tra đối chiếu Tuy nhiên, nhược điểm của nó là sự trùng lặp trong việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán, dẫn đến việc chỉ tiêu số lượng và khối lượng ghi chép vẫn còn nhiều.
Sơ đồ 1.1: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết
Ghi cuối kỳ: Đối chiếu:
Phiếu xuất kho Bảng kê xuất NVL
Sổ kế toán tổng hợp
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
1.2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống như phương pháp thẻ song song.
Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu theo từng kho Cuối tháng, dựa trên chứng từ nhập và xuất nguyên vật liệu, kế toán phân loại và lập Bảng kê nhập vật liệu cùng Bảng kê xuất vật liệu Sau đó, thông tin được ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng nguyên vật liệu trên sổ với thẻ kho và kiểm tra số tiền với kế toán tổng hợp.
Phương pháp kế toán này giúp giảm khối lượng ghi chép bằng cách chỉ ghi một lần vào cuối tháng, tuy nhiên, nó cũng gây ra tình trạng ghi sổ trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này hạn chế hiệu quả kiểm tra của kế toán.
Sơ đồ 1.2: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng nguyên vật liệu nhập xuất Định kỳ, thủ kho tập hợp chứng từ nhập xuất theo từng nguyên vật liệu và lập phiếu giao nhận nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ này Ngoài ra, thủ kho cũng ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối tháng vào sổ số dư, sổ này được kế toán mở cho từng kho và sử dụng trong cả năm Trước khi ghi vào sổ, kế toán sẽ giao sổ cho thủ kho, và sau khi ghi xong, thủ kho phải gửi lại cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền.
Nhân viên kế toán định kỳ kiểm tra và hướng dẫn việc ghi chép thẻ kho của thủ kho tại kho Khi nhận chứng từ, kế toán sẽ kiểm tra, tính giá hạch toán và ghi tổng số tiền vào phiếu giao nhận Đồng thời, kế toán cũng ghi số tiền của từng nhóm nguyên vật liệu vào bảng lũy kế nhập – xuất – tồn kho, được mở riêng cho từng kho dựa trên các phiếu giao nhận chứng từ.
Để tính số dư cuối tháng cho từng nhóm nguyên vật liệu, cần cộng tổng số tiền nhập và xuất trong tháng với số dư đầu tháng Số dư cuối tháng này sẽ được sử dụng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư.
Phương pháp này giúp hạn chế ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép tại kho, từ đó đảm bảo số liệu kế toán chính xác và kịp thời Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là không theo dõi được sự biến động của từng nguyên vật liệu, làm cho việc kiểm tra và phát hiện sai sót, nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán trở nên phức tạp.
Bảng lũy kế Nhập – xuất – tồn
Sổ kế toán tổng hợp
Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho
Sơ đồ 1.3: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Ghi cuối kỳ: Đối chiếu:
Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi liên tục sự biến động của nguyên vật liệu trên sổ kế toán Phương pháp này cho phép tính toán trị giá nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn kho tại bất kỳ thời điểm nào Tài khoản nguyên vật liệu được phản ánh đúng theo nội dung tài khoản tài sản, và thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có giá trị nguyên vật liệu lớn.
*Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu" :
Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152:
+ Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác;
+ Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn;
+ Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc giảm giá hàng mua;
+ Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng;
+ Trị giá nguyên vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê.
- Số Dư Bên Nợ : Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
*Tài khoản 151 "Hàng mua đi đường" :
Tài khoản 151 phản ánh giá trị nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đã mua và thanh toán cho người bán, nhưng chưa được nhập kho vào cuối kỳ.
- Bên Nợ : Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường.
- Bên Có : Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng.
- Số Dư Bên Nợ : Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa về nhập kho đơn vị).
Ngoài ra, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 111,
Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua sơ đồ 1.4 như sau:
Sơ đồ 1.4: Phương pháp kế toán tổng hợp Nguyên vật liệu theo Phương pháp kê khai thường xuyên
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp kiểm kê định kỳ dựa trên kết quả kiểm kê thực tế để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trong sổ kế toán tổng hợp Từ đó, phương pháp này giúp tính toán trị giá của vật tư và hàng hóa đã xuất.
Trị giá vật tư xuất kho được tính bằng công thức: Trị giá vật tư tồn đầu kỳ cộng với tổng giá vật tư mua vào trong kỳ, sau đó trừ đi trị giá vật tư tồn cuối kỳ Mặc dù phương pháp này tiết kiệm công sức ghi chép, độ chính xác không cao và thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư với giá trị thấp và thường xuyên xuất dùng hoặc bán.
Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật liệu mua vào, xuất trong kỳ Kết cấu TK 611:
+ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê);
+ Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại.
+ Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê);
Giá gốc của hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ được sử dụng trong kỳ, hoặc giá gốc của hàng hóa xuất bán nhưng chưa được xác định là đã bán trong kỳ.
+ Giá gốc hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá.
- Tài khoản 611 cuối kỳ không có số dư, chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: + TK 6111 "Mua nguyên vật liệu"
*Tài khoản 152 "Nguyên vật liệu" :
Dùng để phản ánh thực tế nguyên vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại.Kết cấu TK152:
- Bên Có : Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ.
- Số Dư Bên Nợ : Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản 152 có thể mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu tùy theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường" :
- Bên Nợ : Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường cuối kỳ.
- Bên Có : Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đầu kỳ
- Số Dư Bên Nợ : Trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường (chưa nhập về kho đơn vị).
Ngoài ra, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như tài khoản 111, 112,
Phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ 1.5 như sau:
Sơ đồ số 1.5: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc dự tính vào chi phí sản xuất kinh doanh năm nay giá trị hàng tồn kho có khả năng giảm xuống dưới giá gốc Việc này nhằm bảo vệ doanh nghiệp khỏi thiệt hại do hàng hóa hư hỏng, lỗi thời hoặc bị trả lại, đồng thời phản ánh chính xác giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho Điều này giúp cung cấp hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định là chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho Việc lập dự phòng này cần thực hiện cho từng mặt hàng cụ thể, dựa trên bằng chứng đáng tin cậy tại thời điểm ước tính Cần xem xét sự biến động giá cả và chi phí liên quan đến các sự kiện sau ngày kết thúc năm tài chính Đối với nguyên vật liệu dự trữ cho sản xuất, không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm tạo ra sẽ được bán với giá bằng hoặc cao hơn tổng chi phí sản xuất Tuy nhiên, nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn tổng chi phí sản xuất, nguyên vật liệu tồn kho sẽ được đánh giá theo giá trị thuần có thể thực hiện của chúng.
Cuối năm kế toán, cần thực hiện đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho giảm so với năm trước, chênh lệch phải được hoàn nhập để giảm chi phí sản xuất, đảm bảo giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính phản ánh đúng giá gốc Ngược lại, nếu khoản dự phòng phải lập cao hơn năm trước, cần trích thêm để đảm bảo giá trị hàng tồn kho phản ánh theo giá trị thuần có thể thực hiện được (Bộ Tài chính, 2009)
TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”:
- Bên nợ: Khoản nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (nếu số phải lập nhỏ hơn số đã lập của năm trước)
- Bên có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải trích lập thêm (nếu số phải lập lớn hơn số đã lập năm trước)
-Số dư bên có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho lúc cuối năm
*Định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh
1.Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý),khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên ghi:
Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán
Có TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho
2.Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản đã lập ở cuối kỳ trước mà chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch sẽ được ghi nhận.
Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159 - dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch sẽ được ghi nhận là lớn hơn.
Nợ TK 159 – dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 – giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng cân đối số phát sinh
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán vào công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi định kỳ (cuối tháng, cuối quý): Đối chiếu, kiểm tra:
Sổ nhật ký đặc biệt
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Ghi cuối tháng: Đối chiếu:
Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Phiếu nhập kho,Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT, biên bản kiểm kê…
Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Sơ đồ 1.9 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
-Sổ tổng hợp: Sổ NKC, Sổ cái TK 152
-Sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa…
-Báo báo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP NHỰA PHÚ LÂM
Khái quát chung về công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
2.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Công nghiệp nhựa Phú Lâm
-Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần
- Địa chỉ trụ sở: Km9 phố Phạm Văn Đồng-phường Hải Thành-quận Dương Kinh-thành phố Hải Phòng
Công ty Cổ phần Công nghiệp Nhựa Phú Lâm, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài, đã được Bộ Kế hoạch Đầu tư Hải Phòng cấp giấy phép đầu tư số 1946/GP vào ngày 12 tháng 7 năm 1997.
Qua nhiều lần điều chỉnh và cổ phần hóa nay được UBND thành phố Hải Phòng cấp giấy chứng nhận đầu tư số 021033000101 ngày 30/06/2008.
Sau quá trình động thổ và xây dựng nhà xưởng, công ty đã chiêu mộ nhân tài và mua sắm lắp đặt trang thiết bị Đến tháng 1/1999, dây chuyền đầu tiên đã chạy thử thành công Để phát triển sản phẩm mới, công ty không ngừng đầu tư vào công nghệ, và đến tháng 3/2000, dây chuyền 2 chính thức đi vào hoạt động.
Với mô hình kinh doanh chuyên nghiệp và sự phối hợp chặt chẽ với yêu cầu của khách hàng, công ty đã khai thác sản phẩm hiệu quả và không ngừng cải tiến chất lượng Đến tháng 1/2003, công ty vinh dự nhận Giấy chứng nhận tiêu chuẩn chất lượng Quốc tế ISO 9001 do SGS cấp.
Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm chuyên sản xuất vải giả da và màng nhựa PVC, phục vụ cho các nhà xưởng trong ngành sản xuất ghế sofa, áo mưa, cặp túi, giày dép và đồ gia dụng.
2.1.2 Đặc điểm của bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Công ty Cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm áp dụng mô hình quản lý trực tuyến chức năng, với Hội đồng quản trị đứng đầu Giám đốc điều hành quản lý các hoạt động của công ty, hỗ trợ bởi các phòng ban chuyên môn.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Kế toán thanh toán tập hợp chi phí giá thành thành
Kế toán công nợ, TSCĐ
Kế toán vật tư, thành phần
2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm hoạt động độc lập với bộ máy kế toán tổ chức theo mô hình tập trung Tất cả công việc kế toán được thực hiện tại bộ phận kế toán thuộc phòng kinh tế của công ty, do Trưởng phòng phụ trách kế toán – tài vụ kiêm kế toán trưởng dẫn dắt, cùng với các nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
2.1.3.3 Các chính sách và phương pháp kế toán áp dụng tại công ty
- Niên độ kế toán của công ty là 1 năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: sử dụng Đồng Việt Nam để ghi chép và lập các báo cáo tài chính của công ty.
- Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được ghi nhận theo nguyên giá Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để quản lý hàng tồn kho, đồng thời áp dụng phương pháp bình quân liên hoàn để tính giá trị hàng xuất kho.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ và tài khoản theo Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, căn cứ theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
2.1.3.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán tại công ty
Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung, giúp đảm bảo thông tin được ghi chép nhanh chóng, chính xác và kịp thời Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán được thiết lập theo quy định, phù hợp với quy mô và đặc điểm của xí nghiệp, bao gồm Nhật ký chung, Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại
Công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
2.1.3.5 Tổ chức hệ thống Báo cáo tài chính
Hệ thống Báo cáo tài chính của công ty áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ truởng Bộ tài chính
-Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN),
- Báo cáo kết quả kinh doanh (mẫu số B02-DN),
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN),
-Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN).
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP NHỰA PHÚ LÂM
Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
Sau nhiều năm phát triển, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn nhờ chiến lược sản xuất kinh doanh hợp lý và sự nỗ lực của Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty đạt tốc độ tăng trưởng nhanh chóng và khẳng định vị thế vững mạnh trên thị trường thông qua việc đầu tư phát triển thương hiệu Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, công ty đã từng bước khẳng định tính độc lập và tự chủ trong kinh doanh, đồng thời khai thác và phát huy hiệu quả nội lực tiềm năng của mình.
Tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm, chi phí vật liệu đóng vai trò quan trọng trong giá thành sản phẩm Do đó, việc tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, là cần thiết để tiết kiệm chi phí sản xuất và giảm giá thành sản phẩm của công ty.
Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm, tôi đã nhận được sự hỗ trợ nhiệt tình từ ban lãnh đạo và các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán tài chính, giúp tôi tiếp cận thực tế công tác kế toán Việc áp dụng kiến thức học được từ trường vào thực tế đã cho tôi cái nhìn sâu sắc về công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, đồng thời nhận ra những ưu điểm và hạn chế trong quy trình làm việc tại công ty.
Cùng với sự phát triển của công ty, ban lãnh đạo không ngừng nâng cao chất lượng quản lý thông qua việc áp dụng khoa học kỹ thuật, nhằm tăng hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian Điều này không chỉ mang lại lợi ích tối đa cho công ty mà còn cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên, đồng thời góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng đất nước.
*Về tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hiệu quả và gọn nhẹ, tuân thủ đúng chế độ kế toán hiện hành Nhân viên kế toán có trình độ và nhiệt tình, nhạy bén trong xử lý nghiệp vụ kinh tế và tổng hợp thông tin Mỗi kế toán viên được giao nhiệm vụ cụ thể, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời và chính xác Điều này góp phần củng cố và phát triển công tác quản lý của công ty, đặc biệt là lĩnh vực kế toán.
*Về công tác quản lý nguyên vật liệu:
Công ty chú trọng vào công tác thu mua bằng cách ký hợp đồng với các nhà cung cấp uy tín, đảm bảo cung cấp hàng hóa chất lượng cao với giá cả hợp lý Điều này giúp công ty duy trì đủ số lượng và quy cách chất lượng nguyên vật liệu, đồng thời đảm bảo giao hàng đúng hẹn, kịp thời, phục vụ cho nhu cầu sản xuất liên tục.
Công ty sở hữu một hệ thống kho được tổ chức hợp lý, phù hợp với tính chất lý, hóa học của từng loại vật tư Đội ngũ cán bộ quản lý kho có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn cao, giúp việc quản lý nguyên vật liệu diễn ra nề nếp Nhờ đó, vật tư được quản lý chặt chẽ, giảm thiểu tình trạng thất thoát và bảo vệ lợi ích cho công ty.
Công ty đã phát triển một hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính xác cho từng sản phẩm, giúp quản lý việc xuất kho nguyên vật liệu đúng mục đích và giảm thiểu lãng phí Nhờ vào hệ thống này, chi phí nguyên vật liệu được tiết kiệm hiệu quả, đồng thời công ty có thể tính toán hợp lý mức thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu.
*Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán
Hệ thống chứng từ và tài khoản kế toán tại công ty tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán hiện hành Các chứng từ được lập, kiểm tra và luân chuyển một cách hợp lý, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời đảm bảo phản ánh đầy đủ và kịp thời.
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, một phương pháp đơn giản phù hợp với quy mô doanh nghiệp Việc sử dụng kế toán máy trong công ty giúp hệ thống hóa thông tin một cách chính xác và khoa học.
Hệ thống sổ sách báo cáo của công ty cũng khá linh hoạt và đầy đủ phù hợp với chế độ quy định của nhà nước.
*Về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu:
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong công tác kế toán nguyên vật liệu, giúp theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho một cách liên tục và kịp thời, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Phương pháp này cho phép quản lý nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng đáp ứng yêu cầu cung cấp Việc xác định mức tiêu hao nguyên vật liệu được tính toán chi tiết cho từng loại, và công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán, phù hợp với sự phong phú và đa dạng của nguyên vật liệu Nhờ đó, công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả cao.
Việc hạch toán nguyên vật liệu tại công ty đã đạt được nhiều thành tựu, giúp phản ánh và giám sát hiệu quả hoạt động của công ty cũng như tình hình nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Điều này hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định chính xác, góp phần quan trọng vào việc duy trì hoạt động kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận cho công ty.
Mặc dù công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát.
*Công ty chưa lập sổ danh điểm vật tư để phục vụ cho việc quản lý nguyên vật liệu:
Hiện nay, công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý nguyên vật liệu do chưa có hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại nguyên vật liệu Các loại nguyên vật liệu chỉ được mã hóa bằng chữ cái viết tắt, dẫn đến sự thiếu thống nhất và khó khăn trong việc phân biệt nguyên vật liệu chính và phụ Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và gia tăng khối lượng công việc Ban lãnh đạo công ty cần xem xét để xây dựng một hệ thống mã hóa nguyên vật liệu hợp lý, nhằm cải thiện công tác quản lý, bảo quản, sử dụng và thuận tiện cho việc ứng dụng phần mềm kế toán trong tương lai.
*Về việc luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ giữa phòng kinh doanh, phòng kế toán và thủ kho diễn ra thường xuyên nhưng thiếu biên bản giao nhận, dẫn đến tình trạng dễ mất mát chứng từ Khi mất mát xảy ra, việc quy trách nhiệm trở nên khó khăn, gây ra sự thiếu trách nhiệm trong quản lý chứng từ từ phía cán bộ công nhân viên.
* Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Một số biện pháp về kế toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm
Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hiện nay, các nhà quản lý cần tìm hiểu và phát huy điểm mạnh của doanh nghiệp, đồng thời khắc phục những hạn chế Hạch toán kế toán là công cụ quản lý quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hỗ trợ Nhà nước trong việc lãnh đạo và chỉ đạo Thông tin chính xác từ kế toán giúp nhà quản trị đưa ra quyết định hiệu quả Vì vậy, nghiên cứu và hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, cần tuân thủ những yêu cầu cụ thể.
Các biện pháp hoàn thiện cần được xây dựng dựa trên việc tôn trọng cơ chế tài chính và chế độ kế toán hiện hành Các đơn vị kinh tế có thể tổ chức công tác kế toán theo cách phù hợp với tình hình quản lý của mình, không nhất thiết phải tuân theo một cách cứng nhắc Tuy nhiên, trong quá trình cải tiến, vẫn phải đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý tài chính của Nhà nước.
Thông tin kế toán cần phải chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu để hỗ trợ các nhà quản trị đưa ra quyết định đúng đắn, đạt kết quả tối ưu Đây là yếu tố thiết yếu trong công tác kế toán.
Để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, doanh nghiệp cần điều chỉnh phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ kế toán viên và tình hình tài chính hiện tại Mục tiêu chính là tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.
Để tối đa hóa lợi nhuận, các doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình hoạt động dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí Bên cạnh việc gia tăng doanh thu, việc áp dụng các biện pháp hiệu quả nhằm giảm thiểu chi phí là điều cần thiết trong bối cảnh nền kinh tế thị trường Qua quá trình thực tập tại công ty cổ phần công nghiệp nhựa Phú Lâm, bài viết này sẽ trình bày những kiến nghị nhằm cải thiện công tác kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán nguyên vật liệu của công ty.
3.2.1 Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm vật tư:
Hiện nay, công ty đang gặp khó khăn trong việc quản lý nguyên vật liệu do thiếu hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại Việc mã hóa nguyên vật liệu chỉ sử dụng chữ cái viết tắt dẫn đến sự thiếu thống nhất, gây khó khăn trong việc phân biệt nguyên vật liệu chính và phụ Để nâng cao hiệu quả quản lý, công ty cần xây dựng một hệ thống danh điểm vật tư thống nhất, bao gồm danh mục toàn bộ nguyên vật liệu theo từng loại, nhóm và quy cách Sổ danh điểm vật tư sẽ giúp quản lý và hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và hiệu quả Điều quan trọng là xây dựng bộ mã nguyên vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp và hợp lý Công ty nên dựa vào các đặc điểm cụ thể để phát triển bộ mật mã này.
-Dựa vào các nhóm nguyên vật liệu.
-Dựa vào các loại nguyên vật liệu trong mỗi nhóm.
- Dựa vào số thứ tự nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu với hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán Để mở sổ này, công ty cần xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn bộ công ty, không chỉ giữa kho và phòng kế toán Sổ danh điểm vật tư cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho theo giá hạch toán Việc áp dụng phương pháp thẻ song song và tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân liên hoàn giúp giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, xử lý nhanh chóng và cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý và điều chỉnh sản xuất kinh doanh Để lập sổ danh điểm vật tư, công ty cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định.
Mã hóa vật tư được thực hiện theo cách phân loại ban đầu, xây dựng hệ thống mã phân cấp với nhiều trường, trong đó trường tận cùng bên trái thể hiện đặc trưng chủ yếu của nguyên vật liệu Cụ thể, mã cho nguyên vật liệu chính được quy ước là 1521, mã cho nhóm vật liệu phụ là 1522, và mã cho nhóm nhiên liệu là 1523.
Khi cần thiết, mã hóa nguyên vật liệu chính có thể kéo dài về bên phải Nếu có khoảng 10 loại nguyên vật liệu, ta sẽ thêm hai chữ số mã hóa sau mã nhóm cho từng loại, sau đó tiếp tục thêm hai chữ số để chỉ tên vật liệu chính trong từng loại Nhờ đó, công ty sẽ có một hệ thống mã hóa thống nhất cho tất cả các loại vật tư, giúp quản lý, thu mua và bảo quản hiệu quả hơn.
Qua nghiên cứu, tìm hiểu các loại vật liệu tại công ty em thấy công ty có thể xây dựng sổ danh điểm vật tư như sau:(biểu 3.1)
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính
Để mở sổ danh điểm vật liệu, cần có sự phối hợp nghiên cứu giữa phòng kế toán và phòng kế toán cung ứng, sau đó trình lên cơ quan chủ quản của công ty nhằm thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty Việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư giúp theo dõi và kiểm tra vật tư dễ dàng hơn, từ đó ban lãnh đạo có thể đưa ra giải pháp kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và giảm thiểu tổn thất không mong muốn.
3.2.2 Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ:
Công ty nên thiết lập sổ giao nhận chứng từ để quản lý việc luân chuyển tài liệu giữa các phòng ban Mỗi lần chuyển giao, các bên liên quan cần ký vào sổ để đảm bảo trách nhiệm Điều này không chỉ giúp dễ dàng xác định người và bộ phận chịu trách nhiệm khi xảy ra mất mát chứng từ, mà còn nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên đối với công việc và quản lý tài liệu.
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Nội dung trên chứng từ
Số tiền trên chứng từ Người giao Người nhận
3.2.3 Hoàn thiện về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để đảm bảo nguyên tắc “thận trọng” trong kế toán, tránh được những tổn thất có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh, phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho sát hợp với giá trị trường tại thời điểm nhất định, đồng thời góp phần phản ánh kết quả kinh doanh trong ký chính xác Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm Bộ tài chính ban hành thông tư 228/2009/TT-BTC tháng 12 năm 2009, quy định về chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng.
Đối tượng lập dự phòng bao gồm nguyên vật liệu sản xuất, hàng tồn kho bị hư hỏng, kém chất lượng, lỗi thời, sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ dở dang Những tài sản này cần được ghi nhận khi giá gốc trên sổ kế toán cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
+ Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ Tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn hàng tồn kho.
Tồn kho là những vật tư hàng hóa thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính Nếu nguyên vật liệu có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ sản xuất từ nguyên vật liệu này không bị giảm, doanh nghiệp không được trích lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu tồn kho.
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định cho từng loại hàng hóa và tổng hợp vào bảng kê chi tiết, làm cơ sở cho việc hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chế biến và các chi phí liên quan theo Chuẩn mực kế toán số 02 Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho được tính bằng giá bán ước tính trừ đi chi phí hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ Để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”.
